紙本時代已經結束
邁向真正數碼化！
所有文件，集中一處
單一無紙化平台。借助 Odoo 文件管理系統，尋找文件比以往輕鬆得多。享受自動調度、數位化，以及自動化操作。
電郵
掃瞄本
檔案
處理賬單
索取文件
建立任務
要求簽名
文件共享、公用資料夾
告別列印掃描
直接網上簽名
好好利用時間。當你可選擇網上簽署，何必再浪費時間列印然後又要掃瞄文件？
文件管理與 Odoo 另外 80 多個應用程式無縫整合。
好好整理，才是關鍵
一切有用資訊都在你需要使用它們的地方，立即可用。所有文件都按工作區進行分類。透過使用標籤，你將永遠不會再丟失它們。是時候清理一下思路和桌面了。
由你自訂
高效協作的藝術
分享有到期日的文件，並在一個地方集中與同事、客戶及供應商溝通，讓你隨時可以輕易存取關鍵資訊。
傳送訊息
分享文件及
工作區
計劃活動
記下備註
助你省時省力
使用下方的互動計算機，估算你或你的員工每月執行與文件相關的手動任務數目。
需要簽署的文件（合約、保密協議等）有多少份？
試過幾多次員工要花時間尋找一份文件？
試過幾多次員工要花時間提出索閱文件請求？
有多少張賬單是要備存和入賬的？
公司的員工人數
看看你能節省
多少時間！
節省
90.4% 時間
多少時間！
40.9
小時 / 每月
小時 / 每月
沒有 Odoo 文件管理：
45.2 小時
45.2 小時
使用 Odoo 文件管理：
4.3 小時
4.3 小時
90.4% 時間
這個計算機如何運作？
| 向客戶查詢需要填入合約的資料（地址、姓名等） | 2 分鐘 |
|---|---|
| 根據範本及手上的客戶資料，人手草擬合約 | 4 分鐘 |
| 發送合約給客戶簽署作實 | 2 分鐘 |
| 收取並列印已簽妥的合約 | 5 分鐘 |
| 找行政總裁或經理簽署 | 5 分鐘 |
| 打擾行政總裁 / 經理的工作 | 10 分鐘 |
| 把雙方已簽妥的合約掃描 | 5 分鐘 |
| 將合約發送給雙方 | 1 分鐘 |
| 把紙本合約存檔 | 1 分鐘 |
| 總計：33 分鐘 |
| 向客戶及經理傳送範本 | 1 分鐘 |
|---|---|
| 讓客戶自行填寫資料並簽署，你無需費力 | 0 秒 |
| 管理層以電子方式簽署，一鍵即成 | 1 分鐘 |
| 每人都會收到副本，而文件會獲索引編號及自動存檔 | 0 秒 |
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| 總計：2 分鐘 |
| 想要把付款入賬時，會計人員找不到相應的收據 | 30 秒 |
|---|---|
| 發送電郵索取收據，再在待辦事項加入後續跟進工作 | 60 秒 |
| 兩週後發訊息提醒對方提交收據 | 30 秒 |
| 員工以電郵提交收據照片 | 60 秒 |
| 一收到賬單後，再打開會計系統，記錄報銷項目 | 120 秒 |
| 將收據存儲在文件管理系統中，或打印出來 | 0 秒 |
| 尋找付款紀錄，與丟失的收據進行對賬 | 90 秒 |
| 總計：390 秒 |
| 就丟失收據發送「遺失文件」請求 | 20 秒 |
|---|---|
| 跟進工作可自動執行 | 0 秒 |
| 員工上傳賬單照片 | 60 秒 |
| 收據由人工智能（AI）自動處理，再儲存在適當位置 | 0 秒 |
| 會計人員可分批驗證收據和進行對賬 | 20 秒 |
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| 總計：100 秒 |
| 打斷你當前的工作來尋找所需標誌 |
60 秒 |
|---|---|
| 向設計師發送電郵 | 65 秒 |
| 設計師把商標設計發送給你 | 70 秒 |
| 一天後閱讀回覆，下載商標，繼續你的工作 | 60 秒 |
| 總計：225 秒 |
| 在 Odoo 文件管理系統內尋找檔案 | 30 秒 |
|---|---|
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| 總計：30 秒 |
| 手動記錄 50 張發票 | 37 分鐘 |
|---|---|
| 要求驗證/確認 10 張發票（掃描，以電郵發送，然後等待回覆） | 22 分鐘 |
| 把賬單入檔儲存、加入索引 | 3 分鐘 |
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| 總計：62 分鐘 |
| 掃描 30 份紙本賬單 | 2 分鐘 |
|---|---|
| 電郵收發閘道自動幫你處理 20 張賬單 | 0 秒 |
| 人工智能（AI）代勞，替你處理所有賬單 | 0 秒 |
| 直接確認 50 張發票有效（發票內容早已預先記入系統） | 7 分鐘 |
| 要求確認 10 張賬單有效（一鍵辦妥，系統會自動跟進） | 3 分鐘 |
| 總計：12 分鐘 |
| 要求申請人提供資料（身份證/社保號碼、入職日期等） | 6 分鐘 |
|---|---|
| 準備僱傭合約，儲存為 PDF 文件，發給獲聘人士 | 15 分鐘 |
| 收取求職者已簽署的版本，回覆電郵，再打印合約 | 5 分鐘 |
| 造訪經理的辦公室，打擾他的工作（還要打擾兩次），要求他簽名作實 | 15 分鐘 |
| 僱傭合約正式記入系統（掃描雙方簽妥版本、發送給求職者、上傳至文件管理系統） | 3 分鐘 |
| 將雙方完成簽署的合約傳送至發薪服務公司 | 1 分鐘 |
| 新員工入職首天：閱讀公司政策，打印及掃描已簽妥文件 | 35 分鐘 |
| 總計：78 分鐘 |
| 點擊「發送錄用通知」傳送依據範本生成的聘書 | 20 秒 |
|---|---|
| 求職者輸入並核對資料，然後簽署聘書 | 0 秒 |
| 經理簽署相關文件 | 45 秒 |
| 點擊「傳送公司政策」 | 10 秒 |
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| 總計：75 秒 |
一切好用功能
融會貫通。
分拆 PDF
輕按一下，即可將多頁 PDF 分拆為多個文件檔，可各自單獨使用，要處理大批文件時就非常方便。
人工智慧（AI 賬單）
從 PDF 或圖片檔案讀取資料，自動將供應商賬單編碼。
缺漏文件
傳送請求、跟進缺漏的文件，並自動化發出提醒。
將你的工作流程自動化
透過建立任務、費用和供應商賬單等自動操作，減省手動任務。
邀請簽名
只需點擊幾下，即可簽署文件或請求其他人簽名。
活用試算表運算
從應用程式建立，或使用已於其他應用程式中建立的所有試算表。
全球 1,200 萬 使用者
與 Odoo 攜手增長業務與之前相比，Odoo 讓我們效率提高了約 80% 至 90%，工作壓力也較低，我們有更多時間考慮其他策略和計劃。
Muadzin Jihad
Forest Beverage Solutions 聯合創辦人
Forest Beverage Solutions 聯合創辦人