Das Papierzeitalter ist vorbei

Odoo Dokumente ermöglicht dir die Online-Verwaltung von Dateien von einem einzigen Ort aus: kein Scannen von Verträgen, keine manuelle Erfassung von Rechnungen und keine langen Genehmigungsprozesse mehr.

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Mach dich auf den Weg zur echten Digitalisierung!

Deine Dokumentzentrale

Eine einzige papierlose Plattform. Mit Odoos Dokumentverwaltungssystem findest du deine Dokumente im Handumdrehen. Genieße automatischen Versand, Digitalisierung und automatisierte Aktionen.

E-Mails

Scans

Dateien

Eingangsrechnungen verarbeiten

Eine Datei anfragen

Aufgaben erstellen

Um eine Unterschrift bitten

Dateifreigabe und öffentliche Ordner

Drucken, signieren, scannen
Online unterzeichnen!

Mache das Beste aus deiner Zeit. Verschwende keine Zeit mit dem Ausdrucken und Scannen von Dokumenten, wenn du einfach online unterschreiben kannst.

Sicher und geschützt

Odoo Dokumente ist nahtlos
mit über 80 Odoo-Apps integriert

Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg

Alles ist da, wo du es brauchst, sofort verfügbar. Alle Dokumente werden pro Arbeitsbereich kategorisiert. Indem du Stichwörter zuweist, verlierst du niemals den Überblick. Es ist an der Zeit, deinen Kopf und deinen Schreibtisch aufzuräumen.

Benutzerdefinierte
Zugriffsrechte

Die Kunst der effektiven
Zusammenarbeit

Gibt Dateien mit einem Ablaufdatum frei und kommuniziere mit Kollegen, Kunden und Lieferanten an einem Ort, damit du jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen kannst.

Nachricht versenden

Ordner und Arbeitsbereiche teilen

Aktivitäten planen

Notizen hinterlassen

Zeitsparendes Tool

Nutze den interaktiven Rechner unten, um die Anzahl der manuellen Arbeitsprozesse deiner Mitarbeiter pro Monat im Zusammenhang mit Dokumenten zu bestimmen.

Wie viele Dokumente (Verträge/Geheimhaltungsvereinbarungen) werden unterzeichnet?

Wie oft müssen Personen nach einem Dokument suchen?

Wie oft müssen Personen ein Dokument anfordern?

Wie viele Rechnungen werden erfasst?

Wie viele Personen werden eingestellt?

Erfahre hier, wie viel Zeit du sparen würdest

40,9
Stunden/Monat

Ohne Odoo Dokumente:
45,2 Stunden

Mit Odoo Dokumente:
4,3 Stunden

90,4 %
Zeitersparnis

Wie funktioniert dieser Rechner?

**Ohne Odoo Dokumente**
Kunden um Vertragsinformationen bitten (Adresse, Name ...)	2 Min.
Vorlagenbasierte Vertragsentwürfe mit Kundeninformationen	4 Min.
Von Kunden zu unterzeichnende Verträge versenden	2 Min.
Unterschriebene Verträge erhalten & ausdrucken	5 Min.
Den CEO oder einen Manager wegen einer Unterschrift suchen	5 Min.
Unterbrechung des Geschäftsführers/Managers	10 Min.
Den von beiden Parteien unterschriebenen Vertrag scannen	5 Min.
Vertrag an beide Parteien senden	10 Min.
Archivieren	10 Min.
	Gesamt: 33 Min.

**Mit Odoo Dokumente**
Dem Kunden & Manager eine Vorlage senden	10 Min.
Dateneingabe und Unterschrift des Kunden	0 Sek.
Elektronische Unterschrift des Managers mit einem Klick	10 Min.
Alle Parteien erhalten eine Kopie, Dokument wird indiziert und gespeichert	0 Sek.
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	Gesamt: 2 Min.

**Ohne Odoo Dokumente**
Dem Buchhalter fehlt zur Erfassung einer Zahlung ein Beleg	30 Sek.
E-Mail senden, um nach dem Beleg zu fragen, eine nachfolgende Aktivität planen	60 Sek.
2 Wochen später: Erinnerung senden, um den Beleg zu erhalten	30 Sek.
Der Mitarbeiter schickt ein Foto des Belegs per E-Mail	60 Sek.
Nach Eingang des Belegs erneut die Buchhaltungssoftware öffnen, um die Ausgaben zu erfassen	120 Sek.
Ausdruck des Belegs oder Ablage im DMS	0 Sek.
Zahlung finden, um den fehlenden Beleg zuordnen zu können	90 Sek.
	Gesamt: 390 Sek.

**Mit Odoo Dokumente**
Anfrage „fehlendes Dokument“ zu Beleg 2022/0021 senden	120 Sek.
Automatische Nachverfolgung	0 Sek.
Upload eines Fotos des Belegs durch den Mitarbeiter	60 Sek.
Automatische Bearbeitung des Belegs (KI) und korrekte Ablage	0 Sek.
Stapelweise Prüfung und Abstimmung der Belege durch den Buchhalter	120 Sek.
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	Gesamt: 100 Sek.

**Ohne Odoo Dokumente**
Unterbrechung deiner aktuellen Tätigkeit, um ein benötigtes Logo zu erhalten	60 Sek.
Eine E-Mail an deinen Designer senden	65 Sek.
Designer sendet dir das Logo zu	70 Sek.
1 Tag später: Antwort lesen, Logo herunterladen, deine Tätigkeit fortsetzen	60 Sek.
	Gesamt: 225 Sek.

**Mit Odoo Dokumente**
Die Datei in Odoo Dokumente suchen	30 Sek.
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	Gesamt: 30 Sek.

**Ohne Odoo Dokumente**
50 Rechnungen manuell erfassen	37 Min.
Verifizierung/Validierung für 10 Rechnungen anfragen (scannen, per E-Mail senden, auf Antwort warten)	22 Min.
Rechnungen speichern und indizieren	3 Min.
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	Gesamt: 62 Min.

**Mit Odoo Dokumente**
30 Papierrechnungen scannen	2 Min.
Verarbeitung von 20 Rechnungen durch E-Mail-Gateway	0 Sek.
Bearbeitung aller Rechnungen durch KI	0 Sek.
Validierung von 50 vorregistrierten Rechnungen	7 Min.
Anfrage zur Prüfung von 10 Rechnungen (ein Klick, automatische Nachverfolgung)	3 Min.
	Gesamt: 12 Min.

**Ohne Odoo Dokumente**
Informationen beim Bewerber anfragen (Sozialversicherungsnummer, erster Arbeitstag usw.)	6 Min.
Arbeitsvertrag vorbereiten, als PDF speichern, an den Bewerber senden	15 Min.
Unterzeichnete Version vom Bewerber erhalten, die E-Mail beantworten, sie ausdrucken	5 Min.
Zum Büro des Managers gehen, ihn unterbrechen (2x), um eine Unterschrift bitten	15 Min.
Den Vertrag erfassen. Beidseitig unterschriebenes Dokument scannen, an Bewerber senden, im DMS hochladen	3 Min.
Den vollständig unterschriebenen Vertrag an die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma schicken	10 Min.
1. Tag: Treffen zum Lesen der Unternehmensrichtlinien, signierte Dokumente drucken und scannen	35 Min.
	Gesamt: 78 Min.

**Mit Odoo Dokumente**
Angebot basierend auf einer Vorlage senden	120 Sek.
Eingabe und Prüfung von Informationen durch Bewerber und Unterzeichnung des Angebots	0 Sek.
Unterzeichnung des Dokuments durch den Manager	45 Sek.
Unternehmensrichtlinien mit einem Klick versenden	10 Sek.
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	Gesamt: 75 Sek.

Alle Funktionen
richtig gemacht.

PDFs aufteilen

Teile mehrseitige PDFs mit einem Klick in mehrere Dokumente auf und behandele diese separat. Sehr praktisch, wenn du mit Dokumentstapeln arbeitest.

Künstliche Intelligenz (KI-Rechnung)

Erfasse Daten aus PDFs oder Bildern, um Lieferantenrechnungen automatisch zu codieren.

Fehlende Dokumente

Versende Anfragen, verfolge fehlende Dokumente und automatisiere Erinnerungen.

Arbeitsablauf automatisieren

Eliminiere manuelle Aufgaben mit automatisierten Aktionen wie die Erstellung von Aufgaben, Ausgaben und Lieferantenrechnungen.

Eine Signatur anfragen

Unterzeichne Dokumente oder frage Signaturen in nur wenigen Klicks an.

Tabellenkalkulationen

Erstelle sie aus der App oder arbeite mit all den in anderen Apps erstellten Tabellenkalkulationen.

Alle Funktionen ansehen

Ein Bedarf, eine App.

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E-Signatur

Vertragsunterzeichnung automatisieren

Projekte

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Buchhaltung

Daten aus Rechnungen erfassen

Mitarbeiter

Administrative Dokumente zentralisieren

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die ihr Unternehmen mit Odoo ausbauen

Odoo hat unsere Effizienz im Vergleich zu früher um etwa 80 % bis 90 % gesteigert. Auch der Stresspegel ist niedriger, und wir haben mehr Zeit, über andere Strategien und Planungen nachzudenken.

Muadzin Jihad
Mitgründer von Forest BEverage Solutions

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