Capítulo 3 Administración de Proyectos
Capítulo 3 Administración de Proyectos
Capítulo 3 Administración de Proyectos
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
OBJETIVOS
1. Comprender cmo se inician y seleccionan los proyectos, definir un problema de negocios y
determinar la viabilidad de un proyecto propuesto.
2. Hacer un inventario y valorar los componentes actuales y propuestos de hardware y software, y
determinar la forma en que brindan soporte a las interacciones de los humanos con la tecnologa.
3. Evaluar las soluciones considerando ventajas y desventajas de crear software personalizado,
comprar software COTS y subcontratar un proveedor de servicios de aplicaciones.
4. Pronosticar y analizar los costos y beneficios tangibles e intangibles.
5. Planear un proyecto al identificar las actividades y programarlas.
6. Administrar los miembros del equipo y las actividades de anlisis y diseo, de manera que se
cumplan los objetivos del proyecto sin exceder el tiempo programado.
7. Escribir y presentar en forma profesional una propuesta de sistemas efectiva, con nfasis tanto en
el contenido como en el diseo.
INICIACIN DEL PROYECTO
Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos
tipos de razones:
1. Porque experimentan problemas que se prestan por s
solos a soluciones de sistemas.
2. Porque reconocen oportunidades para mejorar
mediante la actualizacin o modificacin de los sistemas
existentes, o la instalacin de sistemas nuevos.
Problemas en la organizacin
Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o
dejaron de cumplirse en algn punto.
Resistencia a la implementacin.
Interfaces de usuario elegidas.
Prctica
1. Williwonks Chocolates de St. Louis fabrica varios tipos de dulces y
novedades de chocolate.
La empresa tiene seis tiendas en la ciudad: cinco en los principales
aeropuertos metropolitanos y una pequea sucursal de pedidos por
correo.
Williwonks tiene un pequeo sistema de informacin computarizado que
rastrea el inventario en su planta, ayuda a programar la produccin y
algunas otras cosas ms, pero este sistema no est enlazado
directamente con ninguna de sus tiendas de menudeo.
El sistema de pedidos por correo se administra en forma manual.
Situacin Tipo: Problema, Oportunidad, Objetivo Se resuelve a travs de un Sistemas de
Informacin?
DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE
Y SOFTWARE
Para evaluar la viabilidad tcnica hay que evaluar la
habilidad del hardware y software computacional para
manejar las cargas de trabajo en forma adecuada.
Se necesita conocer:
Comprarlo
Arrendarlo
Rentarlo
La compra del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo.
Si el sistema ser utilizado por ms de cuatro o cinco aos (mientras que los dems factores
se mantengan constantes), la decisin a tomar ser comprar.
La renta con opcin a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una
compaa arrendataria es ms prctico si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro aos.
Por su alto costo final y por el hecho de que la compaa no es duea del equipo rentado, la renta debe
contemplarse slo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cmputo
limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnolgicos son muy frecuentes.
Adquisicin del equipo computacional
Ventajas Desventajas
Comprar 1. A largo plazo, ms econmico que rentar 1. El costo inicial es elevado
2. Posibilidad de cambiar el sistema 2. Riesgo de caer en la obsolescencia
3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la 3. Riesgo de atarse a una eleccin errnea
depreciacin acelerada 4. Plena responsabilidad
4. Control total
Arrendar 1. El capital no queda atado 1. La compaa no es duea del sistema cuando expira
2. No se requiere de financiamiento el contrato de alquiler
3. El pago es menor que la renta simple 2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar
anticipadamente el contrato
3. El alquiler es ms caro que la compra
El punto en el cual se interceptan los costos totales del sistema actual y del
sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa
obtendra utilidades si contara con el nuevo sistema de informacin.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis del punto de equilibrio
Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la operacin del sistema
adems del costo de desarrollo que ocurre una sola vez (costos nicos al instalar
el nuevo sistema).
El anlisis del punto de equilibrio es til cuando una empresa est creciendo y el
costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la
operacin.
Una desventaja del anlisis de punto de equilibrio es que se supone que los
beneficios se mantienen constantes, independientemente del sistema que se
utilice.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis del punto de equilibrio
Un ejemplo de un anlisis de punto de equilibro para una pequea tienda que
mantiene su inventario mediante un sistema manual.
A medida que se eleva el volumen, los costos del sistema manual se elevan en
una tasa incremental.
El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto con los recursos
gastados.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis de flujo de efectivo
Comparacin de los Costos y Beneficios
Valor presente
El anlisis del valor presente auxilia al analista de sistemas para presentarle a los
tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversin en el tiempo, as como el
flujo de efectivo asociado con el sistema de informacin.
El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del
costo del dinero.
El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podra obtenerse si el capital
comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente
seguro).
Comparacin de los Costos y Beneficios
Valor presente
Comparacin de los Costos y Beneficios
Lineamientos para el anlisis
El uso de los mtodos anteriores depende en primera instancia, de cul
metodologa se emplee y se acepte dentro de la organizacin. Sin embargo, como
lineamientos generales conviene enunciar los siguientes:
y despus
Descomponer
estimar el
stos incluso
tiempo
an ms
requerido
Estimacin del tiempo requerido
El grado de detalle necesario depende del proyecto.
Todos los pasos crticos deben aparecer en los planes.
Las malas estimaciones en la programacin de los tiempos obstaculizan el xito
del proceso.
La experiencia del analista es lo ms importante.
Estimaciones ms probables, pesimistas y optimistas, aplicar promedio
ponderado.
Metodologa estructurada para identificar actividades y distribuirlas con
suficiente detalle.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
Un grfico de Gantt es una forma fcil para calendarizar tareas.
Es un grfico donde las barras representan cada tarea o actividad.
La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.
La ventaja principal de la grfica de Gantt es su simplicidad.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
El analista de sistemas encontrar que esta tcnica no solamente es fcil de usar,
sino que tambin lleva por s misma a una comunicacin valiosa con los usuarios
finales.
Otra ventaja del uso de un grfico de Gantt, es que las barras son trazadas a
escala indicando la longitud relativa del tiempo.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
La elaboracin de Gantt comprende los siguientes pasos:
1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.
2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.
3. Describir quin ejecutar cada actividad, cmo, con qu recursos y en qu momento. (Actividades
y secuencia).
4. Determinar el tiempo de duracin de cada actividad.
5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de tamao
proporcional a su duracin.
6. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las
actividades programadas con relacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
18. Brian C. OByrne (segn l, la C significa congelado) es propietario de una empresa de comida congelada
y desea desarrollar un sistema de informacin para rastrear los envos a los almacenes.
a. Use los datos de la tabla de la figura para dibujar un grfico de Gantt y ayudar a Brian a organizar su
proyecto de diseo.
b. Cundo sera apropiado usar un grfico de Gantt? Cules son las desventajas? Explique en un prrafo.
Uso de diagramas de Pert
PERT son las siglas de Tcnicas de Evaluacin y Revisin de Programas.
El PERT es til cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez
de en secuencia.
Uso de diagramas de Pert
Los diagramas del PERT muestran las
prioridades, las actividades que deben ser
terminadas antes de que se inicie la siguiente.
Ventajas:
Experiencia en programacin.
Equilibrio entre realizar el trabajo y mantener las relaciones entre los miembros
del equipo.
Dos lderes (tarea y socioemocional), uno que dirige a los miembros para realizar
tareas y otro que se preocupa por las relaciones sociales entre los miembros del
grupo.
Preguntarse si las normas del equipo ayudan o dificultan el progreso del equipo.
Establecer objetivos de productividad del proyecto
Los proyectos exitosos requieren metas de productividad razonables para salidas
tangibles y que el proceso de las actividades sean fijadas.
El equipo necesita formular los objetivos y estar de acuerdo con ellos, basndose
en:
Afiliacin
Control
Independencia
Creatividad
Motivacin de los miembros del equipo del proyecto
Los miembros del equipo se pueden motivar por medio de la participacin en el
establecimiento de los objetivos.
Los miembros del equipo saben con exactitud lo que se espera de ellos.
No contar con expertos profesionales fuera del grupo para ayudarlos a resolver
problemas especficos.
LA PROPUESTA DE SISTEMAS
El propsito de los estatutos del proyecto es:
Identificar los objetivos
Determinar el alcance
Asignar responsabilidades