DETERMINACION DE LA VIABILIDAD Y ADMINISTRACION DE LAS ACTIVIDADES DE ANALISIS Y

DISEÑO

Existen cinco aspectos fundamentales de un proyecto que el analista de sistemas debe dominar los
cuales son:

(1) la iniciación de proyectos

(2) la determinación de la viabilidad de un proyecto

(3) la planeación y el control de actividades

(4) la programación de proyectos

(5) la administración de los miembros del equipo de análisis de sistemas.

Los proyectos pueden ser solicitados por diversas personas de la organización o por los mismos
analistas de sistemas.

La selección de un proyecto es una decisión difícil, ya que se solicitarán más proyectos de los que se
pueden realizar. Cinco criterios importantes para la selección de proyectos son:

(1) que el proyecto solicitado tenga el respaldo de los directivos de la organización

(2) que cuente con un periodo adecuado de compromiso para la terminación del proyecto

(3) que impulse a la organización hacia la consecución de sus metas

(4) que sea factible

(5) que tenga la importancia suficiente para darle mayor prioridad que a otros proyectos.

Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño

Entre muchas de las capacidades fundamentales que debe dominar un analista de sistemas se
incluye la iniciación de proyectos, la determinación de la viabilidad de un proyecto, la programación
de proyectos, y la planeación y administración de las actividades y los miembros de un equipo para
optimizar la productividad.

Estas capacidades se consideran aspectos fundamentales de un proyecto.

Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar mejoras en un
negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se adapta al cambio.

PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN

Los problemas surgen de diversas maneras. Una forma de averiguar que hay problemas y cómo se
originaron, es considerarlos como situaciones en las cuales ya no se alcanzan o nunca se han
alcanzado las metas fijadas.

En algunos casos, los problemas que requieren la atención del analista de sistemas permanecen
ocultos porque no se realizan mediciones del desempeño. Los problemas (o síntomas de problemas)
en procesos cuyos resultados son visibles y que podrían requerir la ayuda de un analista de sistemas
incluyen errores excesivos y trabajo realizado con demasiada lentitud, incompleto, incorrecto o que
no se hace. Otros síntomas de problemas se vuelven evidentes cuando los individuos no cumplen
las metas de desempeño establecidas.

SELECCIÓN DE PROYECTOS

Se debe tener bien presentes las razones para recomendar el estudio de sistemas de un proyecto
que parezca resolver un problema o propiciar una mejora. Tome en cuenta los motivos que impulsen
una propuesta de proyecto. Debe asegurarse de que el proyecto no tiene como propósito mejorar
su propia imagen política o su poder, o el poder de la persona o grupo que lo proponga, porque hay
una alta probabilidad de que el proyecto sea mal concebido y, con el tiempo, no tenga una buena
aceptación.

A pesar de que los encargados de la toma de decisiones son quienes en última instancia establecen
las fronteras del proyecto de sistemas, éste no se debe considerar o seleccionar de manera aislada
del resto de la organización.

Más allá de estas consideraciones generales, existen cinco criterios específicos para la selección de
proyectos:

1. El respaldo de los directivos de la organización.

2. Un periodo adecuado de compromiso para terminar el proyecto.

3. La posibilidad de mejorar la consecución de las metas organizacionales.

4. Factibilidad en cuanto a recursos para el analista de sistemas y la organización.

5. La rentabilidad del proyecto en comparación con otras formas en que la organización podría
invertir sus recursos.

DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD

La definición de viabilidad es mucho más profunda que la que se le da comúnmente, puesto que la
viabilidad de los proyectos de sistemas se evalúa de tres maneras principales:

 Operativa

 Técnica

 Económicamente

El estudio de viabilidad no consiste en un estudio completo de los sistemas. Más bien, se trata de
recopilar suficientes datos para que los directivos, a su vez, tengan los elementos necesarios para
decidir si debe procederse a realizar un estudio de sistemas.

Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recopilar mediante entrevistas.

El tipo de entrevista apropiado se relaciona directamente con el problema o la oportunidad bajo

análisis. Por lo general, el analista de sistemas entrevista a quienes requieren ayuda y a los
involucrados en el proceso de toma de decisiones, que comúnmente son los directivos. Aunque es
importante abordar el problema correcto, el analista de sistemas no debe invertir demasiado
tiempo en los estudios de viabilidad, porque le solicitarán muchos proyectos y sólo unos cuantos
podrán o deberán ser realizados. El tiempo dedicado al estudio de viabilidad deberá ser bastante
reducido y abarcar diversas actividades.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Las mejoras a los sistemas se pueden definir como cambios que darán como resultado beneficios
crecientes y valiosos. Las mejoras pueden ser de muchos tipos, por ejemplo:

1. Aceleración de un proceso.

2. Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios o duplicados.

3. Combinación de procesos.

4. Reducción de errores en la captura de información mediante la modificación de formularios y

pantallas de despliegue.

5. Reducción de almacenamiento redundante.

6. Reducción de salidas redundantes.

7. Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.

Es importante que el analista de sistemas tenga habilidad para reconocer las oportunidades de
mejora. Sin embargo, quienes están en contacto diario con el sistema podrían ser fuentes de
información más eficaces sobre las mejoras por realizar. Si ya se han sugerido mejoras, son
necesarios sus conocimientos como analista para contribuir a determinar si vale la pena la mejora y
cómo se debe implementar.

También es importante la manera en que las mejoras a los sistemas de información afectan los
objetivos corporativos. Estos objetivos incluyen:

1. Mejora de las ganancias corporativas.

2. Apoyo a la estrategia competitiva de la organización.

3. Mayor cooperación con distribuidores y socios.

4. Incremento del apoyo a las operaciones internas con el fin de producir bienes y servicios de
manera más eficiente y eficaz.

5. Incremento del apoyo a la toma de decisiones internas para que éstas sean más eficaces.

6. Mejora del servicio al cliente.

7. Incremento en la moral de los empleados.

Una vez más, una cuadrícula de impacto de la viabilidad es útil para incrementar la conciencia de
los impactos en el logro de los objetivos corporativos.
DETERMINACIÓN DE RECURSOS

La determinación de recursos para el estudio de viabilidad sigue el mismo patrón general.

El proyecto debe satisfacer tres criterios de viabilidad para pasar a una siguiente fase de desarrollo.
Los recursos se analizan desde la perspectiva de tres áreas de viabilidad: técnica, económica y
operativa.

Viabilidad técnica Gran parte de la determinación de recursos tiene que ver con la evaluación de la
viabilidad técnica. El analista debe averiguar si es posible actualizar o incrementar los recursos
técnicos actuales de tal manera que satisfagan los requerimientos bajo consideración.

Sin embargo, en ocasiones los "agregados" a los sistemas existentes son costosos y no redituables,
simplemente porque no cumplen las necesidades con eficiencia. Si no es posible actualizar los
sistemas existentes, la siguiente pregunta es si hay tecnología disponible que cumpla las
especificaciones.

Viabilidad técnica

Agregados al sistema actual

Tecnología disponible para satisfacer las necesidades dé los usuarios :

Viabilidad económica

Tiempo de los analistas de sistemas

Costo del estudio de sistemas

Costo del tiempo que los empleados dedicarán al estudio

Costo estimado del hardware

Costo del software comercial o del desarrollo de software

Viabilidad operativa

El Sistema funcionara cuando se instale

El Sistema será utilizado

EVALUACIÓN DE LA VIABILIDAD

La evaluación de la viabilidad de los proyectos de sistemas nunca es una tarea sencilla o bien
definida. La viabilidad de un proyecto no es una decisión a cargo del analista de sistemas sino de los
directivos de la organización. Las decisiones se toman con base en los datos sobre viabilidad
recopilados y presentados de una manera experta y profesional por el analista.

El analista de sistemas debe asegurarse de abordar en el estudio preliminar las tres áreas de
viabilidad técnica, económica y operativa. El estudio de un proyecto de sistemas solicitado debe
realizarse con rapidez con el fin de que los recursos que se dediquen a éste sean mínimos, la
información arrojada por el estudio sea sólida y el interés hacia el proyecto siga vigente.

Por lo general, el proceso de evaluación de la viabilidad es útil para desechar los proyectos que se
contraponen con los objetivos de la organización, que desde el punto de vista técnico no son
factibles y que no ofrecen un aliciente económico. Aunque es muy laborioso, el estudio de la
viabilidad vale la pena y al final ahorra a las empresas y los analistas de sistemas una considerable
cantidad de tiempo y dinero.

PLANEACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES

La administración de proyectos abarca las tareas generales de planeación y control.

La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis de
sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el tiempo necesario para
realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera que las tareas se terminen a tiempo. El
control implica el uso de retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la comparación
del plan original del proyecto con su evolución real. Además, el control significa emprender las
acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para terminar en tiempo, a la vez que
estimulen a los miembros del equipo a realizar el trabajo de manera profesional.

USO DE GRÁFICAS DE GANTT PARA LA PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Una gráfica de Gantt es una forma fácil de programar tareas. En este tipo de gráfica las barras
representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la duración relativa de
dicha tarea.

La principal ventaja de la gráfica de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas esta técnica no sólo
es fácil de utilizar, sino que también es adecuada para establecer una comunicación satisfactoria
con los usuarios finales. Otra ventaja de utilizar la gráfica de Gantt es que las barras representan
actividades o tareas a escala; es decir, el tamaño de las barras indica el tiempo relativo que tomará
completar cada tarea.

USO DE DIAGRAMAS PERT

PERT es un acrónimo de Program Evaluation and Review Techniques (Técnicas de Evaluación y

Revisión de Programas). Un programa (sinónimo de proyecto) se representa mediante una red de
nodos y flechas que se evalúa para determinar las actividades críticas, mejorar la programación de
fechas si es necesario y revisar el progreso una vez que se aborda el proyecto.

PERT es muy útil cuando las actividades se pueden hacer en paralelo en lugar de en secuencia.

El analista de sistemas se puede beneficiar con PERT al aplicarlo a los proyectos de sistemas en una
escala más pequeña, especialmente cuando algunos miembros de un equipo pueden trabajar en
ciertas actividades al mismo tiempo que otros miembros del mismo equipo trabajan en otras tareas.

PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS POR COMPUTADORA

La programación de proyectos con ayuda de las computadoras se ha convertido en una tarea

práctica y sencilla. Microsoft Project es un buen ejemplo de un programa muy eficaz.

La administración de proyectos de comercio electrónico

Es semejante en varios aspectos a la administración de proyectos tradicionales de sistemas de

información, pero hay cuatro aspectos en los cuales difieren significativamente.

El primero es que los datos que usted tendrá que coordinar están dispersos por toda la organización
(lo cual tiene implicaciones políticas); otro es que los miembros especializados del equipo se tienen
que reclutar de todas las áreas de la organización (aquí también podrían verse implicadas las
políticas de la organización); un tercer aspecto es que el gerente de un proyecto de comercio
electrónico debe resaltar la integración estratégica del comercio electrónico con todos los sistemas
de la organización, y el cuarto aspecto es que al establecer un sitio de comercio electrónico primero
se deben abordar las cuestiones de seguridad.