ActaReunion 03

NOMBRE DEL PROYECTO
Aplicativo web-móvil para la administración de las visitas empresariales en

el programa académico Comunicación Social de la UFPS
IDENTIFICACIÓN: FP2-ActaReunion
ACTA DE REUNIONES FECHA EMISIÓN:
Versión: 1.0
ACTA No 3
GENERALIDADES
Fecha: 04-03-2020 Hora: 10:20 Lugar: Dirección Comunicación
Social UFPS
ASUNTO
Visita a la dirección del programa académico Comunicación Social de la Universidad Francisco de
Paula Santander, para conocer más aspectos y necesidades sobre los procesos de visitas
empresariales.
PARTICIPANTES
Nombres Rol Hora de Llegada
Angel Leonardo Vivas Andrade Gerente de Proyecto 10:20
Angela Mildred Acevedo Rodriguez Subgerente de Proyecto 10:20
José Eduardo Rozo Molina Desarrollador Back-end 10:20
INVITADOS
Nombres Rol Hora de Llegada
AUSENTES
Nombres Rol
. -----------------------------------------
Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

Aprobado: Fecha:
Formato elaborado por: IS, MAP. María del Pilar Rojas Puentes
NOMBRE DEL PROYECTO
Versión: 1.0
AGENDA
10:20 Llegada a la dirección del programa de Comunicación Social.
10:30 Encuentro con el director del programa, Félix Lozano, dando a conocer los objetivos de la
reunión y el tema central de la entrevista
10:40 Inicio de la entrevista.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Siendo las 10:30 de la mañana se reunieron en las instalaciones de la dirección del programa
académico de Comunicación Social, las siguientes personas: Félix Lozano, director del programa;
Leonardo Vivas, gerente del proyecto; Angela Acevedo, Dpto. administrativo, Jose Rozo,
Desarrollador Back-end; se expone el objetivo de la reunión y se da a conocer el tema principal de
la entrevista.
Siendo las 10:40 a.m. se inicia la entrevista.
1era pregunta: ¿Cuál es el procedimiento actual por el cual se gestionan las visitas empresariales en
el programa?
A lo que el señor Félix responde: “El proceso es por fases; principalmente son los estudiantes de 6to
y 7mo semestre en las materias de Planeación de la Comunicación y Estrategias de la Comunicación
en compañía de 2 profesores, son los que diseñan la propuesta de las visitas, con la información
necesaria como nombre de los estudiantes participantes, empresas, fechas establecidas,
determinación de la temática, esta propuesta es presentada a la dirección del programa. Luego es
dirigida al comité curricular para la previa evaluación.
Una vez aceptada se empiezan a hacer trámites de logística y administración por parte de los
estudiantes que se encargan de la recolección de recursos para los gastos del hotel y la
alimentación; otra fase de este proceso es el envío de las cartas a las empresas por parte de la
dirección del programa, para realizar la invitación más formal; después de ser aceptadas se procede
a hacer oficial la ejecución de las visitas. Por último, después de la visita, los estudiantes y
profesores deben entregar un informe, una retro alimentación de la experiencia y el conocimiento
aprendido de dicha visita”.
2da pregunta: ¿Existe algún modelo de registro establecido en el programa académico para las
visitas empresariales?

Aprobado: Fecha:
NOMBRE DEL PROYECTO
Versión: 1.0
En esta pregunta, el doctor Félix nos explicó: “Contamos con una serie de formatos y documentos
de registro, de forma manual, no sistematizado, manejamos el reporte de los estudiantes
mediante un grupo de WhatsApp; donde ellos mismos me van informando de las visitas mediante
evidencias fotográficas.
3era pregunta: ¿Qué importancia percibe frente a estas visitas empresariales y con qué periodicidad
se realizan?
Lo que nos dijo fue: “Pienso que lo más importante respecto a que los estudiantes realicen este tipo
de actividad, además de la experiencia y enriquecimiento personal, es la oportunidad que tienen
para hacer contacto con los jefes de las empresas con los que pueden hablar para hacer las
prácticas empresariales”.
4ta pregunta: ¿Qué beneficios espera obtener con la incorporación de la aplicación web, que
gestione las visitas empresariales?
El señor Félix enumeró varios beneficios:
1.“Posibilidad de mirar históricos, trazabilidad, información útil para los estudiantes que realizaran
una próxima visita”.
2.“Poder verificar el impacto que estas generarán a los estudiantes”.
3.“Tener unos datos de cuantos y cuales empresas se han visitado”.
4.“Poder tener un seguimiento y control verídico de las visitas y de los estudiantes”.
5.“La oportunidad de automatizar el proceso, evitando procesos manuales, para que sea más ágil”.
6.“La aplicación servirá de soporte para el registro calificado del programa, en las visitas de pares
académicos”.
5ta pregunta: ¿Qué requerimientos principales plantea sobre el desarrollo de la aplicación?

Aunque el señor Félix nos expresó que acerca del funcionamiento de una aplicación no tenia mucho
conocimiento, nos planteo una serie de necesidades importantes para él.
1 “La posibilidad de que la aplicación, el proyecto piloto, sea cerrada, que se implemente
principalmente para el programa de Comunicación Social, que los que puedan ingresar sean los
usuarios registrados en el momento”
2 “Que la aplicación sea de una rápida visualización de su información, que no sea compleja de
administrar”.
3 “Que el estudiante pueda subir a la aplicación información dependiendo de:
- Empresas que pueden visitar y en que fechas
- Requisitos de cada empresa
- Historias de quienes han ido a esa empresa
4 “Posibilidad de que los formatos de las cartas se puedan descargar y que se encuentre el
contacto de cada empresa”.

Aprobado: Fecha:
NOMBRE DEL PROYECTO
Versión: 1.0
5 “Por confiabilidad y seguridad de los datos, cierta información puede ser privada y otra
pública, para su visualización”
Finalizando la reunión el gerente del proyecto solicitó al director del programa, asignar
funcionarios adicionales para obtener información directamente de las actividades realizadas en
cada visita, a lo que el director recomendó hablar con la directora del departamento de pedagogía,
la señora Erika Maldonado.
Siendo las 11:14 se da por terminada la reunión.

Aprobado: Fecha:
Aprobado: Fecha:
NOMBRE DEL PROYECTO
Versión: 1.0
EVIDENCIAS O ANEXOS

Aprobado: Fecha:

ActaReunion 03

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ActaReunion 03

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

ActaReunion 03

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

NOMBRE DEL PROYECTO

Aplicativo web-móvil para la administración de las visitas empresariales en

Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

5ta pregunta: ¿Qué requerimientos principales plantea sobre el desarrollo de la aplicación?

Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

Elaborado: Angela Acevedo Rodriguez

También podría gustarte