Asignatura Datos del alumno Fecha

Dirección y Gestión de Apellidos: Pazmiño

01/12/2022
Proyectos de Software Nombre: Rodrigo

Actividad: realizar el plan de comunicación de proyecto

Objetivos

El objetivo principal de esta actividad es desarrollar las competencias de los

estudiantes para que identifiquen un análisis de viabilidad y el contenido del plan del
proyecto, así como que sean hábiles para poder diferenciar y jerarquizar la
comunicación con los distintos stakeholders.

Pautas de elaboración

A partir de la identificación de la ejecución de un proyecto de su entorno profesional,

laboral o personal, el estudiante debe tener la capacidad para realizar una propuesta
de acta de inicio, donde considere los elementos básicos necesarios para dar comienzo
al desarrollo del proyecto, tales como:

 Definir los stakeholders asociados al inicio del proyecto.

 Establecer los distintos canales de comunicación en función de cada stakeholder.
 Definir la periodicidad de dicha comunicación con cada uno de los interesados.
 Definir los posibles riesgos derivados de una mala comunicación con el cliente, el
proveedor o el equipo de proyecto.

Extensión y formato
La extensión máxima es de diez páginas en un documento de Word, tipo de letra
Georgia, tamaño once e interlineado 1,5.
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Actividades
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Introducción
Telmo Dice es un evento creado desde la escuela pública que se ha ido afianzando año
tras año y aspira a convertirse en una referencia dentro del sector del diseño gráfico
en Andalucía. El hecho de ser un evento público, gratuito y sin ánimo de lucro no está
reñido con la calidad tanto en las actividades que se realizan, como en los
profesionales de reconocido prestigio que participan.
La realización del evento conlleva un enorme esfuerzo tanto económico como
humano. A nivel económico la situación de precariedad de las escuelas y la falta de
presupuesto complica mucho la parte financiera del evento. A nivel humano la gestión
del evento se lleva a cabo a través de grupos de trabajo que utilizan plataformas
colaborativas como medio principal para la comunicación entre organizadores. Este
medio no favorece la inmediatez o la comunicación fluida que se necesita en muchos
casos.
Actualmente existen múltiples herramientas en el mercado de Apps que ayudan en la
gestión de tareas y proyectos y a la gestión y planificación de eventos.
En general, nos encontramos con la siguiente situación:
• En el ámbito de la gestión de eventos, entre las herramientas existentes,
ninguna destaca especialmente sobre las demás y se observan una gran
similitud en sus características.
• Ninguna herramienta cubre el espectro funcional objeto de estudio y en
muchos casos posee funcionalidad no necesaria.
• La mayoría de las herramientas están diseñadas para eventos genéricos,
normalmente más del ámbito empresarial que el académico.
• En otros casos, el factor limitante también es su coste. No se encuentra en el
mercado herramientas gratuitas, freemium o de bajo coste y que además
cubran las necesidades específicas del colectivo formado por los organizadores
de un evento de una escuela pública.
En consecuencia, el propósito es diseñar el prototipo de una herramienta ad hoc a las
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necesidades de los organizadores y de los asistentes al evento, siguiendo una filosofía

de diseño centrada en el usuario. La realización de la herramienta como aplicación de
tipo móvil se considera la mejor elección para este contexto debido a su flexibilidad y
su ubicuidad.
Para implementar la filosofía del diseño centrado en el usuario en este proyecto, se
seguirá el proceso definido por el estándar ISO 9241-210. Uno de los grandes retos

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será seleccionar de entre todas las herramientas disponibles, cuáles son las más
apropiadas para este proceso, discriminando las técnicas y las metodologías en
función de las necesidades y restricciones del proyecto.
Motivación personal
Desde que comencé mi trayectoria profesional, he participado en la organización de
muchos eventos, que en la mayoría de los casos se realizan gracias al esfuerzo de cada
día. La idea de diseñar una herramienta de gestión para dichos eventos supondrá una
mejora en la experiencia de los usuarios que asistan a dicho evento y sobre todo para
los organizadores que verán una herramienta más ágil y que facilite una comunicación
óptima entre los miembros del equipo, simplificando muchos procesos.
Se trata por tanto de una convergencia entre mi objetivo personal y profesional,
aplicando los conocimientos adquiridos sobre la disciplina de diseño de experiencia
de usuario a tareas que realizo en mi centro de trabajo a lo largo de cada curso.
Además, mi formación académica como Ingeniero en Informática me permite tener
como reto implementar esta aplicación en un futuro, con el enorme beneficio que
supondría principalmente entre los organizadores.
Planteamiento del trabajo
La solución propuesta para el caso de estudio es la realización del prototipo de una
herramienta de gestión que ayude a la organización de un evento en una Escuela de
Arte, en forma de App basada en tecnología Progressive Web App.
La elección de esta tecnología radica en el hecho de que no es necesario descargar la
App de ninguna plataforma de distribución digital como Google Play o App Store y de
que su contenido puede estar disponible de manera off-line.
La aplicación dispondrá de dos perfiles de usuario, uno para los organizadores del
evento que solo se podrán dar de alta desde el panel de control del back-end por parte
de un administrador y otro para asistentes a actividades que se podrán registrar
personalmente.
El sistema constará de una app informativa/productiva y de un panel de control desde
el que se introducirán muchos de los datos que manejará la app. Esta solución de
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backend se puede implementar en servicios como Firebase.

Para el proyecto el objeto de estudio solo se tendrá en cuenta la app, obviándose los
detalles referentes a la aplicación que se usa a modo de panel de control.

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Herramientas para la gestión de tareas y de proyectos

En el ámbito de la gestión de tareas y proyectos, otra de las facetas que debe cubrir la
aplicación que se está desarrollando, destacan varias herramientas ampliamente
contrastadas como son Evernote, Basecamp y Asana.
2.5.1. Evernote.
Evernote es una empresa que se funda para dar solución al problema del desmedido
volumen y velocidad de información provocada por el auge de las nuevas tecnologías.
Está disponible para las principales plataformas de escritorio y dispositivos móviles y
permite la sincronización entre todos ellos. Se puede aplicar tanto a grandes
proyectos, como a distintos aspectos de la vida cotidiana al permitir crear listas de
verificación, recordatorios de actividades, listas de tareas, etc. En su versión para
empresa potencia principalmente el uso compartido de documentación corporativa.
En relación con nuestro estudio, las características más interesantes se encuentran
en las versiones Business o Premium:
• Acceso rápido a la información y sincronización en cualquier dispositivo.
• Creación de anotaciones.
• Gestión de tareas para su seguimiento.
• Gestión de proyectos, plazos y reuniones con facilidad.
• Espacios para colaborar con otros usuarios.
Elegí Basecamp.
Porque es una aplicación colaborativa de gestión de proyectos y seguimiento de tareas
con aplicación desde pymes hasta grandes empresas. Además de proporcionar
funciones para la gestión de tareas y la comunicación en equipo, Basecamp permite la
administración y el almacenamiento seguro y protegido de material y comunicaciones
relacionados con proyectos.
La herramienta de gestión de proyectos de Basecamp se puede usar para enviar
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mensajes, compartir archivos y documentos y colaborar en ellos, temporizar tareas,

definir plazos y proporcionar críticas.
Basecamp también se puede utilizar para enviar mensajes, organizar eventos y
reuniones, compartir archivos y asignar tareas.

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Permite personalizar los permisos y las vistas de los distintos elementos para, por
ejemplo, compartir ciertos elementos con los clientes o grupos de trabajo externos al
equipo.
Basecamp está disponible para escritorio y para dispositivos móviles bajo iOS o
Android.
Objetivos y metodología de trabajo
Objetivo general
Realizar el prototipo de una herramienta de gestión que ayude a la organización y
gestión de un evento de un centro público de enseñanza, en concreto de una Escuela
de Arte, utilizando una metodología de diseño centrado en el usuario.
Objetivos específicos
✓ Analizar el estado del arte de herramientas similares para la gestión de
eventos y para la gestión de tareas.
✓ Identificar las necesidades de los potenciales usuarios por medio de
entrevistas individuales y grupales y de encuestas.
✓ Crear arquetipos de personajes utilizando la técnica de 'Personas' en el
proceso de diseño con los datos obtenidos en el trabajo de investigación y
ponerlos a prueba a través de situaciones hipotéticas usando la técnica de
‘Escenarios’ para proporcionar una buena experiencia de usuario.
✓ Implementar una arquitectura de información validada con usuarios
conforme a su modelo mental, mediante la técnica de card sorting.
✓ Elaborar un prototipo de diseño de baja fidelidad de una App, que permita a
los usuarios en una fase temprana del diseño, probar las decisiones tomadas
durante la fase de la arquitectura de la información y verificar que el diseño
se va ajustando a sus expectativas.
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✓ Elaborar un prototipo de diseño de alta fidelidad de una App, que responda a

las necesidades de los usuarios identificadas a través de las técnicas de
investigación empleadas, y que mejore la experiencia de usuario tanto de los
usuarios con perfil de organizador, como de los usuarios con perfil de
asistente.

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✓ Evaluar el prototipo realizado por medio de test de usuarios para conocer si

la propuesta satisface las expectativas de las principales partes interesadas.
Dentro de mi Metodología de trabajo para el proyecto escogí una que se basará
principalmente en el proceso de diseño centrado en el usuario definido por el
estándar ISO 9241-210 que identifica una etapa inicial que da comienzo a un ciclo de
investigación, diseño y evaluación que se repite hasta dar respuesta a las necesidades
identificadas a través de la investigación.
El campo de la experiencia de usuario tiene un amplio número de métodos de
investigación y no es viable ni práctico utilizarlos todos en el desarrollo de un
proyecto y tampoco es recomendable ceñirse solo a los que resultan más conocidos.
Uno de los principales retos será saber que método es mejor aplicar en cada caso, en
función del tipo de proyecto y de la fase del desarrollo actual.
Las características fundamentales de este proceso son las siguientes:
Comprender al usuario, las tareas que realiza y el contexto en el que usa el
producto.
Implicar al usuario de forma continua en el proceso.
Evaluar continuamente los resultados para ir perfeccionando el diseño.
Establecer un proceso iterativo.
Comprender la experiencia que se genera.
Realizar todo esto con un equipo multidisciplinar.
En el proceso de diseño centrado en el usuario incluye elementos cíclicos en cada una
de las fases, cada uno de los elementos que componen el proceso de diseño se
subdivide a su vez en actividades de investigación y de diseño.
• Investigación antes de diseñar orientada a descubrir necesidades u obtener
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información y analizarla de tal forma que se tomen las decisiones rápidas de

diseño.
• Investigación después de diseñar, orientada a evaluar si el diseño cumple o
no con lo que necesitan los usuarios.

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En mi Fase de investigación
Se usarán diversas técnicas cualitativas que no son exclusivas de la investigación para
la Experiencia de Usuario, y que se emplean también en Sociología e investigación de
mercados, como por ejemplo la entrevista, el focus group y técnicas de etnografía.
Entrevista no estructura con stakeholders
Descripción de la técnica
Se emplea la entrevista no estructurada para un primer contacto con el tema objeto
de estudio, con el fin de explorar y descubrir información cualitativa relevante.
Objetivos
Obtener información útil para preparar las entrevistas con usuarios posteriores.
Participantes
Se ha contado con dos participantes, una que ha sido coordinadora en la última
edición y con el director del centro.
Criterios de elegibilidad comunes
• Descripción básica: miembros de la comunidad educativa.
• Habilidades: Personas con un conocimiento profundo del centro y del evento
en cuestión. Guion de la entrevista
No hay un guion previo ni en forma de temas ni de preguntas.
Charla de 30 minutos sobre el contexto de la Escuela y del Evento.
Entrevista estructurada.
Descripción de la técnica
Partiendo de la información previa obtenida mediante las conversaciones anteriores,
se ha entrevistado a una serie de usuarios, formulándole un número de preguntas
concretas en un orden determinado.
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Se tendrá muy en cuenta el diseño de estas preguntas para obtener información

relevante que se desea conocer en aspectos muy concretos como las tareas que
realizan antes, durante y después del evento.

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En el Focus Group
Se determinará la descripción de la técnica
Se fijarán cada una de las etapas iniciales de investigación, se usarán también técnicas
de investigación grupales para reafirmar las hipótesis obtenidas a través de las
entrevistas individuales y comprender mejor los objetivos y motivaciones de los
usuarios, así como entender sus distintas responsabilidades dentro de la organización
del evento.
A su vez, permitirá a través de la comprensión de las necesidades específicas generar
ideas para nuevas funcionalidades. A través de la interacción entre los participantes
se obtendrá información adicional sobre problemas, experiencias o deseos
compartidos.
Tanto las entrevistas individuales como las grupales son herramientas cualitativas
que se adaptan perfectamente a la naturaleza de este trabajo, ya que proporcionan
una gran profundidad a la hora de comprender las necesidades de los usuarios, y
aunque llegan a un bajo número de usuarios, esto no es un problema en este caso.
Investigación contextual
Como descripción de la técnica
En la mayoría de los casos, ocurre que entrevistar a los usuarios no es suficiente, pues
en muchos casos los comportamientos reales de los usuarios no coinciden
plenamente con lo que verbalizan al entrevistarlos.
A través de la investigación contextual se observa a los usuarios en el lugar donde
normalmente utilizarán el producto, en este caso la propia escuela. Esto nos
permitirá obtener información acerca de las tareas que realizan en relación con la
aplicación que se está diseñando y el contexto en el que se emplean para lograr sus
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objetivos, de esta investigación cualitativa podemos obtener entre otros aspectos

escenarios de uso y descripciones de tareas, en las que posteriormente basaremos
muchas de las decisiones de diseño.
Usaremos esta técnica en una fase más avanzada de la investigación para obtener
respuestas a aspectos concretos o denegar hipótesis.

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Metodología
Para llevar a cabo esta técnica es necesario que se observe a los usuarios en un
entorno de uso de la aplicación y se hablará con ellos, mientras realizan sus
actividades diarias de una forma habitual. Previamente a la visita, se elaborará un
guion con los temas a tratar. La información recogida será analizada posteriormente
para extraer aquello que se considere más relevante en la fase de diseño.
Desarrollo específico de la contribución
El desarrollo específico de la contribución va orientado, por una parte, a mejorar la
experiencia del usuario en su asistencia al evento, guiándole a través del programa
del evento, valorando conferencias, talleres o masterclasses, reservando su plaza,
accediendo a través de un código QR, realizando encuestas para futuras ediciones,
etc. Y por otra parte a mejorar la productividad desde el punto de vista de los
organizadores, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que se dedica a la organización del
evento.
A lo largo de los siguientes puntos se irán detallando los hallazgos obtenidos a través
de la aplicación de las distintas técnicas en las que se ha basado el trabajo a nivel
metodológico y cómo han influido en el diseño de la App.
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Rúbrica
Puntuación
Título de la Peso
Descripción máxima
actividad %
(puntos)
Criterio 1 Descripción de la importancia de 3,5 35%
establecer un buen plan de comunicación
para nuestro proyecto.
Criterio 2 Identificación de responsabilidades y 2 20%
compromisos del líder del proyecto
respecto a cada uno de los roles con los
que se debe comunicar.
Criterio 3 Redacción del plan como entregable, 4,5 45%
formato, definición y detalle.
10 100
%
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Actividades