Preguntas Comunes Factura Electrónica PDF
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RESPUESTAS
TEMA
De conformidad con lo establecido en el artculo 11 del Decreto 2242 de 2015,
El articulo 11. Acuse de recibo aplica solo a quienes reciban facturas en XML,
quienes reciban la factura electrnica en representacin grfica podrn dar el
quienes reciban en representacin grfica tambin deben surtir este acuse de
ACUSE DE RECIBO
correspondiente acuse de recibo por sus propios medios y en los trminos all
recibo?
establecidos.
La DIAN no interviene en la Aceptacin. Sin embargo se aclara que el PDF sera el
equivalente a una representacin grfica, Para el acuse de recibo no es necesario el
En la aceptacin se enva al adquirente un XML y un correo. Tambin un PDF.?
ACEPTACIN
PDF o representacin grfica si el adquirente cuneta con los medios para aceptarla
electrnicamente. en todo caso el acuse de recibo puede acordarse entre las partes.
Es necesario que el adquirente acuerde con quien expide la factura electrnica, la
El acuse de recibo electrnico puede ser on line o asncrono. ?
manera como la recibir de conformidad con el numeral 2 del artculo 15 del ACUSE DE RECIBO
Decreto 2242 de 2015.
Las bases legales son las mismas para todos. Con esta forma de facturar no cambia la
En caso de que un cliente refute el recibo de dicha factura electrnica cuales
legislacin para efectos comerciales. El obligado a facturar debe conservar la prueba ACUSE DE RECIBO
son las bases jurdicas nuestras en caso de algn procedimiento legal?
de la entrega de la factura electrnica al adquirente.
Art. 4 Decreto. 2242/2015. Es necesario tener alguna aceptacin explicita del Si, es necesario que el adquirente acuerde con quien expide la factura electrnica, la
ADQUIRENTES
adquirente de recibir factura electrnica?
manera como la recibir. Numeral 2 del Artculo 15 del Decreto 2242 de 2015.
Las empresas de servicios pblicos domiciliarios pueden voluntariamente facturar de
manera electrnica, caso en el cual deben cumplir con toda la regulacin del Decreto
Las empresas de servicios pblicos domiciliarios como hara Factura
2242/2015. En cuanto a la identificacin del adquirente dice el artculo 3 del Decreto ADQUIRENTES
electrnicamente si no conocen al adquirente?
2242/2015 en su literal c) "Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT
deber incluirse el tipo y nmero del documento de identificacin."
Si la empresa de servicios pblicos factura electrnicamente pero los clientes Si el adquirente de los servicios pblicos no reciben electrnicamente la factura, el
ADQUIRENTES
no la reciben de manera electrnica como funcionaria ?
obligado a facturar la debe entregar en representacin grfica.
Si el adquirente tiene problemas para recibir electrnicamente la factura debe
Cual es el tiempo de la DIAN para que el adquirente informe que tiene informar de inmediato al obligado a facturar para que ste la entregue por otro
ADQUIRENTES
problemas para recibir las facturas electrnicas.?
medio. En todo caso es responsabilidad del obligado entregar la factura al
adquirente.
Se debe dar claridad sobre el numeral 3.2.4 del proyecto de resolucin, a que
La Resolucin 00019 de 2016, aclar el tema, se trata de los prefijos que el obligado
se refiere con la asignacin de los prefijos que el proveedor tecnolgico
a facturar solicita a la DIAN para entregarlos a sus proveedores tecnolgicos que
utilizar en la expedicin de factura electrnica. Hace referencia a los prefijos
generarn las facturas. La DIAN mediante el servicio informtico dispuesto para este ASIGNACION DE PREFIJOS/PROVEEDORES
que entrega en la DIAN al obligado a facturar electrnicamente en la
fin, autorizar los prefijos y rangos de numeracin que se entregarn a cada
resolucin de facturacin o son otros prefijos que entregar al proveedor
proveedor.
tecnolgico.
De acuerdo con los trminos prescritos en el artculo 19 del Decreto 2242 de 2015,
Sera interesante conocer el calendario que regir para que los contribuyentes los voluntarios podrn solicitar su habilitacin como facturadores electrnicos a
CALENDARIO
adopten esta modalidad.
partir del momento en que la DIAN ponga a disposicin los servicios informticos all
descritos.
Una compaa puede tener una facturacin POS y una facturacin de venta (no
pos). La facturacin electrnica solo aplicar entonces para la venta NO POS?,
es decir en el ctalo de participantes de una compaa obligada a facturar
electrnicamente solo estarn los adquirientes de la venta (NO POS que estn
obligados a facturar electrnicamente o que opten por hacerlo?) Donde
consultamos Anexos Tcnicos ?
Se debe aclarar si existir una clave tcnica por cada rango de un prefijo que
Se entregar una clave de contenido tcnico de control para cada uno de los rangos
tenga una resolucin de facturacin autorizada por la DIAN o solo por la
CLAVE TECNICA DE CONTROL
autorizados para facturar, que pueden incluir prefijos.
resolucin independiente de la cantidad de prefijos que esta contenga.
La Clave de contenido tcnico de control es uno de los elementos necesarios para
La clave de contenido tcnico de control descrito en Resolucin es el
generar el CUFE, sin embargo ste no es el nico elemento para generarlo. Ver CLAVE TECNICA DE CONTROL
procedimiento que permite obtener este cdigo nico de factura ?.
anexo 003 de la Resolucin 0019 de 2016.
La factura electrnica se emitir a todos los clientes de la compaa.?
Que caractersticas especiales tiene el cliente para expedirle la factura
electrnica. ?
Se cuenta con la informacin detallada que ser disponibilidad cuando sea
entregada la factura en representacin grafica fsica o digital, en la lectura del
cdigo QR? Y que campos sern mostrados por el servicio ofrecido por la
DIAN?
Si. Debe emitirse a todos los clientes. Esto sin perjuicio de utilizar los documentos
CLIENTES
equivalentes a la factura a que se refiere Artculo 16 del Decreto 2242 de 2015.
No existen caractersticas especiales para los clientes que reciben la facturar
CLIENTES
electrnica.
La informacin detallada disponible para el caso en que se entregue la factura en
representacin grfica se encuentra contenida en el anexo tcnico 003 de la CODIGO QR
Resolucin 0019 de 2016,
El Articulo 8 del proyecto de Resolucin indica el cdigo nico de factura La forma de calcular el CUFE se encuentra en el anexo tcnico y es responsabilidad
electrnica (nuevo requisito de facturacin), este ser entregado por la del obligado a facturar generarlo a travs de la plataforma tecnolgica que disponga CUFE
Administracin de Impuestos a la compaa o al proveedor tecnolgico?
para generar la factura electrnica.
Si se rechaza una factura por error en el CUFE como se reenva.
Si hay error en el CUFE no se debe reenviar. Esta es una validacin interna de la DIAN
CUFE
que de estar incorrecto el clculo puede dar lugar a sanciones.
La DIAN entregar una clave de contenido tcnico de control para cada uno de los
rangos autorizados para facturar. La clave se le entrega al obligado a facturar CUFE/CLAVE TECNICA DE CONTROL
electrnicamente o a su proveedor autorizado.
Si aplica Factura Electrnica para las ventas POS, la impresin la debe hacer el El proveedor tecnolgico slo est autorizado para generar factura electrnica, no
proveedor?, Si no es el proveedor intermediario, se debe tener respuesta de la para emitir factura POS. Las normas que reglamentan los documentos equivalentes DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS
aprobacin de la DIAN para poder emitir una factura POS (tirilla)?
POS continan vigentes.
Se puede facturar electrnicamente solo una parte de los negocios o pueden La factura electrnica puede existir con el POS, con las facturas generadas en
DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS
existir dos sistemas facturacin diferentes ?
contingencia y con los otros documentos equivalentes a la factura.
El plazo de entrega de ejemplar de la factura electrnica a la DIAN es de 48 horas,
El Articulo 11 del proyecto de Resolucin, no menciona si el plazo para la Contadas a partir de la generacin de cada factura electrnica. La DIAN llevar a cabo
entrega del ejemplar a la DIAN inicia su obligacin con en el plan piloto o, un piloto para probar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto ENTREGA DEL
debe entenderse cuando salga la Resolucin de los obligados a facturar 2242 de 2015 y en la Resolucin 00019 de 2016 . Las 48 horas para entregar la DIAN/PILOTO
electrnicamente?
factura electrnica a la DIAN opera independientemente del piloto. Las noticias sobre
el avance y resultados del piloto sern publicados en la pgina web.
EJEMPLAR
LA
Las notas para facturas del exterior son las relacionadas con las exportaciones, luego
FACTURAS DEL EXTERIOR
son iguales a las nacionales.
Cules son las caractersticas tecnolgicas de envo que debe tener el archivo. Es el XML estndar adoptado por la Dian especificado en el Anexos 001 de la
FORMATO XML
? (Tipo de archivo, compresin, marcas de agua, tamao)
Resolucin 00019 de 2016.
Notas dbito o crdito de facturas del exterior que requisitos tienen ?
El clculo es correcto, en suma son seis meses como perodo mnimo para empezar a
facturar electrnicamente. De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 10 del Decreto
A partir del Prrafo del ARTCULO 3. Habilitacin para expedir factura 2242 de 2015 las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a
electrnica. , se deduce que el plazo mximo que un contribuyente obligado facturar electrnicamente entrarn en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) HABILITACION
a facturar electrnicamente, es de 6 meses?
meses despus de su publicacin en el Diario oficial, lo anterior, sin perjuicio del
plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artculo 684-2 del Estatuto Tributario
para que la DIAN pueda hacer exigible la facturacin electrnica.
ELECTRONICOS
Los UBL definidos tienen todos los elementos para el cumplimiento que se
expresa en el Proyecto de Resolucin que se estn socializando para facturas,
notas de crdito, dbito y acuses, sin embargo el ARTICULO 9. Del Decreto
2242 de 2015, indica que adicionalmente El obligado a facturar
electrnicamente deber entregar a la DIAN, a travs de los servicios
Lo que se propone podr reglamentarse en el momento en que se solicite la
informticos electrnicos que disponga la Entidad, en las condiciones y
LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS Y VENTAS
obligatoriedad del Libro de Compras y Ventas. (En futuras fases de este proyecto).
trminos que sta seale el Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por
pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la DIAN lo disponga., para lo
cual el actual Proyecto de Resolucin NO contempla una definicin de
esquema UBL para dicho efecto , ni mecanismos para informar a la DIAN dicha
informacin.
Mandato: Cuando se tiene esta figura en un grupo empresarial, si se
implementa una productora se tendra que implementar tambin en la El artculo 11 del Decreto 2242 de 2015, regula las condiciones en caso de Mandato. MANDATO
comercializadora o viceversa?
Se contempla por parte de la DIAN brindar este servicio con un aplicativo ms No se contempla utilizar otro medio para generar y entregar las facturas. Para las
sencillo en su portal que le evite al contribuyente hacer uso de software u microempresas y pequeas empresas la DIAN ofrecer servicios tecnolgicos MIPYMES
operador tecnolgico necesariamente??
gratuitos, de acuerdo con los trminos establecidos en el Decreto 2242 de 2015
En los anexos no se especifica el procedimiento para anulaciones de factura, La anulacin siempre se har con nota crdito electrnica de conformidad con el
NOTAS CREDITO Y DEBITO
como sera?
pargrafo 2 del artculo 3 del Decreto 2242 de 2015
Las notas crdito con las que se contabilizan los rechazos se pueden realizar despus
El cliente puede reclamar despus de las 48 horas ?
NOTAS CREDITO Y DEBITO
de las 48 horas.
Numeracin consecutiva de notas crdito y dbito ser administrada de forma
individual por el emisor de factura electrnica o existir alguna numeracin No existe numeracin autorizada por la DIAN para las notas dbito y crdito. Esto se
NOTAS DBITO Y CRDITO
dada por la DIAN? Si es por parte del emisor ser particular a cada rango de regula con la Resolucin No. 000019 de 2016.
facturas electrnicas o ser consecutiva por todo el tiempo.
NUMERACION
OBSEQUIOS Y MUESTRAS
PILOTO
debe tenerse en cuenta que antes de acreditar los requisitos del artculo 12, quienes
pretendan ser autorizados como proveedores tecnolgicos, deben en todo caso
Articulo 4 del proyecto de Resolucin, indica una serie de requisitos que debe
obtener la habilitacin para facturar electrnicamente para hacer la solicitud de
cumplir el proveedor tecnolgico, estos requisitos deben ser cumplidos antes
autorizacin, el piloto por su parte a realizar pruebas de habilitacin, en dichos PILOTO/PROVEEDORES
o despus del plan piloto?, lo anterior teniendo en cuenta que a la fecha no se
trminos y de acuerdo a la consulta elevada, los requisitos deben acreditarse
encuentran acreditados mediante Resolucin ningn proveedor tecnolgico.
despus de haber surtido el procedimiento de habilitacin ya sea durante piloto o
despus del mismo.
Se pone en consideracin de la Entidad, reevaluar el trmino de las 48 horas
establecido para enviar ste reporte en razn a que es un trmino muy corto
La sugerencia no fue acogida, las 48 horas establecidas parten de anlisis y
en el cual pueden presentarse contingencias de tipo tecnolgico, que
PLAZO
discusiones que se dieron en el marco del proyecto de Decreto 2242 de 2015.
conlleven a incumplimiento por parte de los obligados y a la consecuente
imposicin de sanciones.
En lo que respecta al artculo 6 Autorizacin de Proveedores Tecnolgicos, el No. Los proveedores tecnolgicos deben en primer lugar habilitarse para facturar
proveedor tecnolgico que ya est autorizado, deber pasar por una nueva electrnicamente y luego si lo desean solicitar la autorizacin como Proveedores, PROVEEDORES
solicitud de autorizacin? (como habla de concordancia con esta resolucin). cumpliendo todos los requisitos del Decreto 2242 de 2015
SAP licencia el uso del software a las compaas, en este caso, seremos
nosotros considerados como proveedor tecnolgico y estaremos obligados a
solicitar la autorizacin? O se puede considerar en este punto, que a cada
compaa usar nuestro software para emitir su propia facturacin, SAP no
requiere autorizacin de Proveedor Tecnolgico?
Se puede cambiar los proveedores tecnolgicos iniciales ?
En caso de no darse cumplimiento con las condiciones indicadas en el Decreto
2242 de 2015 Articulo 7. Ejemplar de la factura electrnica para la DIAN por
incumplimiento del proveedor tecnolgico. Cul es la responsabilidad por
parte del Proveedor Tecnolgico e implicaciones a nivel sancionatorio?
PROVEEDORES
Quienes alteren los requisitos para obtener la autorizacin, una vez sean detectados
Los proveedores pueden alterar los requisitos ?
por la autoridad tributaria perdern dicha calidad sin perjuicio de las acciones PROVEEODRES
administrativas y penales a lugar.
Cuando se habla de "Representacin Grfica" de la factura esta se puede No, si cualquier momento el adquirente lo solicita, se debe entregar representacin
REPRESENTACION GRAFICA
entregar en CONTINGENCIA?
grfica, no debe entenderse como contingencia
El software lo puede realizar esto depende de los atributos del mismo es un tema
SOFTWARE
que lo define el desarrollador.
Si, el catlogo de factura electrnica incluye estados y los mismos se vern reflejados
en el catlogo, como por ejemplo haber obtenido la habilitacin para facturar
Una vez se haya validado nuestros software queda algn registro de nuestro electrnicamente y haber sido autorizado como proveedor tecnolgico, si otros
software en su Catlogo? O cada vez que uno de nuestros clientes quiera obligados a facturar electrnicamente lo contratan como proveedor tecnolgico, los SOFTWARE/PROVEEDORES
software? Para utilizarnos debe hacer pruebas
mismos no debern hacer nuevas pruebas toda vez que con la autorizacin se
entiende que el proveedor tecnolgico surti exitosamente las pruebas de
habilitacin.
Incluir en los documentos tcnicos flujos del proceso en el cual se involucre a
No se incluirn, existirn otros documentos guas como el manual de usuario.
SUGERENCIAS
todos los actores que formarn parte flujo.
Generar diagramas de los formularios de cada uno de los documentos No se generaran diagramas de formularios pero se explicara en el anexo tcnico de
SUGERENCIAS
electrnicos con los datos obligatorios que debern presentarse.
los documentos XML.
Recomiendo considerar sesiones tcnicas de trabajo para validar la conexin a
Se evaluara durante el piloto, reglas del piloto y de la liberacin en produccin.
SUGERENCIAS
los webservice durante el flujo completo.
Que el envo a la DIAN lo haga el software y este sea automtico ?
SUGERENCIAS
Est contemplado.
SUGERENCIAS
Nos gustara seguir participando de este proceso para juntos analizar la forma La entidad estar atenta a atender las solicitudes de informacin y aclarar las dudas
SUGERENCIAS
de implementar el proyecto y hacerlo viable en un corto tiempo.
de los contribuyentes a travs de las herramientas disponibles.
Se deberan disponibilizar ejemplos de diferentes tipos de documentos en XML
Ya en el anexo tcnico del XML se contempla un ejemplo para estos documentos.
SUGERENCIAS
tales como facturas, notas de crdito y dbito.
La confidencialidad e integridad de la informacin intercambiada entre el
software de facturacin del facturador electrnico y el servicio web dispuesto As funcionara el servicio. Se ha dispuesto todo lo necesario para garantizar la
SUGERENCIAS
por la DIAN se basa en el cifra miento del canal de comunicacin por medio del confidencialidad e integridad en la informacin recibida en la DIAN.
protocolo HTTPS
Una vez ustedes den de alta al pblico su software GRATIS (2017) este debe
tener unos alcances bsicos para evitar que todas las empresas colombianas
opten por este modelo ya que servira como excusa para no contratarnos, lo Esta es una sugerencia relacionada con el decreto, sin embargo el alcance contenido
que nos sacara del mercado a muchas empresas pequeas que ya trabajamos en el Decreto es bsico ya que esta orientado solo a la expedicin de factura SUGERENCIAS
en ese tema. En nuestro caso particular vamos a sacar una APP para factura electrnica
electrnica bajo el modelo FREEMIUM, en donde lo gratis ser definido por la
cantidad de transacciones mensuales.
Lo que se propone es una estrategia que puede ser implementada por los
Para el xito del proyectos se debe contemplar la sociabilizacin del proyecto
contribuyentes al interior de las empresas. No obstante la DIAN ha puesto a
a travs de charlas consultivas al rea contable que va a interactuar con esta
SUGERENCIAS
disposicin del pblico informacin sobre la factura electrnica a travs de su pgina
informacin para sus cierres contables.
web.
Hay servicio para recuperar el estado de validaciones?
XML