Chapitre 6 - Facturer, suivre les règlements et les relances clients

◗ COMPÉTENCE
Traiter la demande du client (de la demande de devis jusqu’à la relance des éventuels impayés)
◗ ACTIVITÉ
1.2. Administration des ventes
◗ TÂCHES
1.2.4. Facturation et suivi des règlements et des relances « clients »
1.2.6. Mise à jour du système d’information « clients »
1.2.7. Communication avec des acteurs internes, les fournisseurs et les clients

La participation de Publisign à plusieurs salons professionnels conjuguée au dynamisme de l’équipe

commerciale dirigée par Étienne Duhaut porte ses fruits : les ventes s’accélèrent et il est nécessaire
de faire le point sur la facturation et les règlements des clients.
Les factures sont générées automatiquement par le PGI et sont éditées par Manon Franchitto, la
collaboratrice de M. Duhaut. La comptable de Publisign, Martine Saint-Didier, souhaite vérifier les
factures avant l’envoi aux clients, mais elle est débordée et a pris du retard. Des factures non
comptabilisées, fausses ou erronées ou des avoirs non envoyés ont entraîné des dysfonctionnements
dans le processus de vente, se traduisant par un retard dans le règlement des factures et un
mécontentement des clients.
Alain Camus, le dirigeant, est particulièrement attentif à sa situation de trésorerie. Il redoute
notamment les impayés. Jusqu’à présent, les impayés n’ont pas posé problème et les clients
négligents ont réglé leur créance dès la première relance. Toutefois, depuis le second semestre, le
nombre de clients en retard de paiement augmente de façon significative. M. Camus estime donc
nécessaire d’organiser sérieusement le suivi des règlements pour faire rentrer la trésorerie
nécessaire à la pérennité de Publisign.

Comprendre le contexte
1. Quel est l’intérêt pour la PME d’assurer un suivi de la facturation et des règlements ?
D’un point de vu comptable l’entreprise a pour obligation de retracer avec transparence les
transactions qu’elle réalise. D’un point de vu commercial les clients seront mécontents si la facture
est fausse et mettront plus de temps à payer. D’un point de vu financier il est important de suivre le
règlement pour une transaction saine.

2. Quelle est l’origine des problèmes de trésorerie que rencontre Publisign et comment
aurait-on pu les prévenir ?
Il y a des factures fausses et non comptabilisées. Il aurait fallu vérifier et contrôler les factures avant
de les envoyer, en comparant les factures que l’ont va éditer avec les bons de commandes et ceux de
livraisons.
3. Quel est l’enjeu de la relance « clients » pour Publisign ?
Le but est de récupérer les montants qui nous sont dus pour garantir une bonne trésorerie.

Partie I. Établir et contrôler la facturation

M. Duhaut étant souffrant, le dirigeant M. Camus confie à Manon la gestion du service commercial.
Celle-ci vous demande de traiter la facturation des dossiers des clients du mois de novembre N.

Annexe 1 : Récapitulatif du processus de vente de Publisign

Manon saisit la commande du client sur le PGI, avertit le client de la prise en compte de sa
commande et joint un accusé de réception précisant le délai de livraison. Elle transmet ensuite la
commande à l’atelier de fabrication. Dès que la commande est prête, elle contacte le transporteur
pour l’enlèvement du colis et la livraison auprès du client. Le transporteur récupère le bon de
livraison signé par le client et le remet à Manon. Celle-ci vérifie le bon de livraison, met à jour le
dossier client et édite la facture sur le PGI trois jours plus tard. Enfin, Martine Saint-Didier, la
comptable, enregistre le règlement du client et, éventuellement, le relance en cas d’oubli de
règlement.

Annexe 2 :Relevé des commandes livrées mais non facturées et non enregistrées
Montant
Conditions Mode de
Nom du Date de Date de brut HT de
N° client commerciales et règlement /
client commande livraison la
financières Observations
commande
Chèque 45 jours fin
411SER Serafec 12/10/N 05/11/N 5 850,00 Néant
de mois
Lettres enseigne
411ACM AC Médias 16/10/N 16/11/N 2 377,55 Remise de 15 %
retournées
Acompte de
30 % versé le
Clinique 20/10/N : Chèque n° 1589 reçu
411CLP 20/10/N 20/11/N 3 300,33
du Parc chèque n° 1526 du client le 27/11/N
Escompte de
2%
Traite à 45 jours fin
de mois
Maison de
411MLIT 25/10/N 27/11/N 2 600,00 20% de remise Retard de livraison :
la Literie
accorder remise de
10 %
Acompte de
Pharmacie 30 % versé le Chèque à 30 jours
411ORT 12/10/N 14/11/N 18 386,00
des Roches 30/10/N : fin de mois
chèque n° 867
Annexe 3 :Notes de Manon suite à l’appel des clients pharmacie des Roches et AC Médias
• Le 14/11/N, le client Pharmacie des Roches a bien réceptionné la livraison de sa commande du
12/10/N. Il a reçu la facture le 18/11/N. Il a appelé pour signaler que 20 lettres lui ont été facturées
au lieu des 18 qui composent le nom « Pharmacie des Roches ». Il faut lui envoyer un avoir.
• Le 9/11/N, le client revendeur AC Médias nous a renvoyé les lettres « Dibond », non conformes.Il
faut tenir compte de ce retour.

Annexe 4 :Bon de livraison pour le client Pharmacie des Roches

Annexe 5 :Facture du 17/11/N envoyée au client Pharmacie des Roches

1. Dans le processus de vente de Publisign, listez les documents qui permettent la création
de la facture à un client.
La facture nécessite la création au préalable du devis, du bon de commande, du bon de
livraison. Parmi ces documents seul est officiel, c’est la facture qui donne naissance à
l’enregistrement comptable.

Vous avez validé avec Manon les bons de livraison des clients Serafec, AC Médias, Clinique du
Parc et Maison de la Literie. Elle vous précise de ne pas oublier les remises supplémentaires
accordées pour retard de livraison.

2. Complétez sur tableur le corps des factures en prenant soin de vérifier les montants.
Excel.

3. Établissez sur le PGI les factures de vente. Les montants sont-ils identiques aux calculs
réalisés sur tableur ?
Le 20/11/N, M. Ortega de la Pharmacie des Roches téléphone pour mentionner une erreur sur la
facture envoyée le 17/11/N. Manon a reçu l’appel et vous confie le dossier à traiter rapidement.
4. Effectuez le contrôle du bon de livraison et de la facture. Que constatez-vous ?
La facture pour la pharmacie fait apparaître 20 lettres alors qu’il n’en a été livré 18.

5. Quel document allez-vous envoyer à M. Ortega pour régulariser la situation ?

Pour corriger la facture, on va éditer une une facture d’avoir.

6. Calculez le montant de ce document.

(2*542) *1.2=1300.80€
216.80€ (tva) 1084€ (marchandise)

Partie II. Enregistrer les opérations comptables

Vous secondez Mme Saint-Didier, comptable de l’entreprise. Avant de procéder aux enregistrements
dans le PGI, elle vous demande d’étudier les factures, de les analyser en termes de flux, puis de
proposer un enregistrement qu’elle validera.

Annexe 6:facture d'avoir AC Média

7. Vous analysez la facture du client AC Médias :

a. La TVA collectée auprès du client fait l’objet d’un flux qu’il faudra enregistrer distinctement :
pourquoi ?
La TVA est enregistrée séparément car elle constitue une dette à l’égard de l’État.
b. Vérifiez le montant de cette TVA en expliquant votre calcul.
TVA= 2020.875*0.2=404.175€
c. Dans cette facture, repérez les flux d’emplois et de ressources.
Emplois : débit = créances / crédit = dettes (marchandise : 2020.875, TVA collectée : 404.175
d. Quels seront les comptes à utiliser pour cette facture ? Tracez les comptes au brouillon. Placez les
valeurs.
411 client 707 4471
2425.05 2020.875 404.175

12.11.N
 411 245.05
707 2020.875
404.175
4471 facture de doit AC média N°
e. Comment peut-on vérifier que le principe de la partie double est bien respecté ?
2425.05= 2020.875 404.175
f. Sur feuille, procédez à l’enregistrement au journal de la facture de doit pour AC Médias.
Ref : désignation Q Pu tx Montant
LER02 Lettres Dibon 1 90 90
Total brut ht : 90
Remise 15% 13.80
Total net : 76.80
TVA 20% / 15.30
Net à réclamer TTC : 91.80
Date
907 76.80
44571 15.30
411
Facture avoir AC Médias : 91.80

g. Le client a renvoyé des marchandises. L’entreprise Publisign peut-elle demander au client de

détruire la facture de doit pour en éditer une nouvelle corrigée ? Que devra faire l’entreprise
Publisign ? Justifiez.
Remise de 10% sur le net financier. 2080€
h. Sur feuille, enregistrez au journal la facture d’avoir pour AC Médias.

8. Vous analysez la facture du client Maison de la Literie :

a. Ce client a besoin d’une facture d’avoir. Pourquoi ?
b. Calculez les montants pour cet avoir puis passez l’écriture au journal, sur feuille.
Ref : désignation Q Pu tx Montant
TOT03 Remise supplémentaire 1 2080 10% 208
Date
909 208
44571 41.60
411
Facture avoir Maison de la literie : 249.60

9. Vous analysez la facture du client Pharmacie des Roches : le client a versé un acompte. Sur
feuille, enregistrez au journal la facture d’acompte, la facture de doit, puis la facture d’avoir.
Acompte versé : 5515.80€ : écriture journal de l’acompte
Facture de doit : solde : 17848.20
Marchandise : 19470€
TVA : 3894€
Facture d’avoir (2 lettres facturées en trop) : valeur ht : 1084€
TVA : 216.80€
Client : 1300.80€

10. Sur le PGI, enregistrez les écritures au journal, visualisez et vérifiez l’ensemble de vos
écritures comptables.
Partie III. Assurer le suivi des règlements
Mme Saint-Didier est actuellement en réunion de travail avec le dirigeant. Elle sera indisponible
toute la journée, ce qui va retarder le suivi des règlements. Elle met à votre disposition les pièces
comptables extraites du PGI et vous charge de vérifier que les clients ont réglé leur facture dans le
délai imparti.

Annexe 7 : Relevé des factures clients de mai N–1 à novembre N date : 30 novembre
N° Montant Règlement Règlement
Nom Date Date de
N° Facture Date Compt facture effectué non Remarque
client d’échéance règlement
e client TTC (montant) effectué
Solde payé
25/0 moitié fin
F20NN989 5/N– 411002 Gaudin 31 126,80 15 563,40 30/06/N 30/07/N septembre,
1 moitié fin
novembre
01/0 Bob Solde au
F20NN996 411005 56 454,00 26 454,00 30/07/N 15/08/N
6/N Carrelages 15 novembr
Solde payé
02/0 par tiers le
F20NN997 411006 Serafec 49 586,40 19 586,40 02/07/N 31/07/N
6/N dernier
trimestre
03/0 AC Solde à 30
F20NN998 411007 14 712,00 4 712,00 31/07/N 17/10/N
6/N Médias jours
F20NN999 04/0 411010 Maison de 10 233,80 10 233,80 04/08/N 04/08/N
 6/N la Literie
08/1
F20NN07 411006 Serafec 7 020,00 15/01/N+1
1/N
Pharmacie
17/1 5 515,80 14/10/N
F20NN03 411011 des 22 063,20 14/10//N
1/N 16 547,40 31/12/N
Roches
23/1 Clinique 990,00 20/10/N 20/10/N
F20NN04 411012 3 880,80
1/N du Parc 2 890,80 24/11/N 27/11/N
19/1 AC
F20NN06 411007 2 182,55 30/12/N
1/N Médias
05/1 Bob
F20NN05 411005 1 275,60 05/01/N+1
1/N Carrelages
30/1 Maison de
F20NN08 411010 2 808,00 30/01/N+1
1/N la Literie

Annexe 8 :Relevé du compte client 411012 – Clinique du Parc

Extrait du compte client 411012 – Clinique du Parc au 30/11/N
Libellé de Solde Solde
Date Débit Lettrage Crédit Lettrage
l’écriture débiteur créditeur
20/10/
Chèque n°1526 990,00 990,00
N
23/11/N Facture n°20NN04 3 880,80 2 890,80
27/11/N Chèque n°1589 2 890,80 0,00

Annexe 9 :Notes prises lors de l’entretien avec Mme Saint-Didier

• La facture est transmise par voie postale au client dans les trois jours qui suivent la réception du
bon de livraison signé par lui.

• 1re relance au client : par téléphone, 15 jours après la date d’exigibilité de la facture

• 2e relance : par courrier, 30 jours après la date d’exigibilité de la facture

• Une mise en demeure est envoyée 45 jours après la date d’exigibilité de la facture au client qui
n’a pas répondu aux deux précédentes relances.
• 8 jours après la mise en demeure, procédure de contentieux assurée par le cabinet d’expertise
comptable : coût à la charge du client = 10 % de la somme due.
Les nouveaux clients paient un acompte de 30 % à la commande, le reste à 30 jours fin de mois.
Les autres clients paient à 30 jours ou 45 jours fin de mois.
11. Sur tableur, réalisez un échéancier clients à fin novembre faisant apparaître les factures et
le montant restant dû.
12. Établissez la balance âgée d’après la date d’écriture la plus lointaine.
13. Procédez au lettrage du compte du client Clinique du Parc. Quel est le solde du client ?
14. Analysez votre travail. Préparez quelques éléments d’information qui étayeront un
compte-rendu oral à l’attention de Mme Saint-Didier.
Entre mai et novembre Nous avons vendu pour 201 343k de marchandise hors nous n’avons
encaissé que la moitié, certaines créances ne sont pas encore arrivées à échéances par contre 5
factures sont inquiétantes, elles concernent les clients Gaudin, Bob carrelage, serafec, ac médias,
pharmacie des roches, ils présentent un retard de paiement entre 75 jours et 150 jours.

Le client Bob Carrelages a été facturé le 01/06/N pour un montant de 56 454,00 € ; il a réglé la
somme de 26 454,00 € le 15/08/N. Nous sommes actuellement le 31 octobre N.

15. Où en sommes-nous dans la procédure ? Quelle est la prochaine étape ?

Le client avec 120 jours de retard est dans la phase de contentieux en terme de relance.

16. Quel intérêt présente une procédure de relance ?

Fiches ressources
Voici le récapitulatif des fiches ressources dont vous disposez.
• Fiche ressource 1 - La facture dans le processus de vente
• Fiche ressource 2 - Le contrôle de la facture de vente
• Fiche ressource 3 - Les aspects fiscaux liés aux ventes : le mécanisme de la TVA
• Fiche ressource 4 - La partie double et l’enregistrement des flux
• Fiche ressource 5 - Les écritures comptables relatives aux ventes
• Fiche ressource 6 - Comment mettre en place un suivi efficace des règlements ?

Fiche ressource 1 -La facture dans le processus de vente

À chaque étape du processus de vente, divers documents sont créés. Chacun d’eux a un rôle précis
dans le processus. Le dernier document du processus est la facture.

I Les documents commerciaux

1. La facture, le document obligatoire
Les entreprises doivent obligatoirement établir une facture et la transmettre à leur client, dans les
cas suivants :
– vente ou prestation de services > à 25 € et en B to B (vente entre professionnels) ;
– vente en B to C (de professionnel à particulier) sur demande du client ;
– versement d’un acompte.
La facture indique le paiement à faire au client et prouve la vente. C’est pourquoi on parle de
facture de doit.
Chaque facture porte une date et un numéro unique. Une fois émise, on ne peut plus l’annuler ni
la modifier.
S’il se passe un événement après l’édition de la facture, on devra alors émettre une facture d’avoir.
Elle est établie lors d’un retour de marchandises ou à l’occasion d’un rabais, d’une remise ou d’une
ristourne accordée après facturation.
Elle annule donc en partie ou en totalité la facture de doit.
Les contraintes légales sont les mêmes que celles de la facture et les modalités de calcul sont les
mêmes que celles qui ont servi à la création de la facture initiale, mais inversées.

2. Les autres documents de la chaîne documentaire du processus de vente

D’autres documents, non obligatoires, sont utilisés dans le processus de vente.

Le devis est une proposition de travaux et de prix, la commande valide le devis accepté par le client,
le bon de livraison permet de contrôler et de valider la livraison. La facture de doit réclame le
paiement au client, la facture d’avoir modifie, si besoin, la facture initiale.
De nombreuses entreprises utilisent un progiciel de gestion intégré (PGI) qui automatise l’ensemble
des traitements, du devis aux factures. Les PGI proposent une représentation de la chaîne
documentaire du processus de vente et précisent les actions possibles de l’utilisateur tout au long
du processus.
II La présentation d’une facture
La facture traduit le contrat existant entre deux parties et se matérialise par un enregistrement
comptable. Elle résulte d’une obligation légale. Elle s’établit en double exemplaire et est
conservée pendant 10 ans. La présentation de la facture de doit ou d’avoir est identique.

III La facture dématérialisée

L’EDI (Échange de données informatisées) permet de dématérialiser la facture, c’est-à-dire d’éviter
le support papier. C’est un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.
Toutefois, l’archivage des informations commerciales reste obligatoire chez le client et le
fournisseur. Il peut aussi être numérique. Le E invoicing.
Dans un souci d’authentification de la facture transmise par Internet, le procédé de la signature
électronique permet de garantir l’échange des données entre le client et le fournisseur.
En 2020, la facture électronique deviendra la règle pour toutes les entreprises et établissements
publics. (Chorus pro)
En 2026 la facture électronique va s’imposer aux GI, ETI
En 2027 pour les PME, MicroE.
Fiche ressource 2 -Le contrôle de la facture de vente
Il est nécessaire de procéder à la vérification des mentions obligatoires devant figurer sur toute
facture : date d’émission, numéro de facture, coordonnées du vendeur et de l’acheteur, désignation
des produits, réductions commerciales et financières, conditions de règlement…, afin de valider la
conformité du document et éviter les réclamations des clients.

I Les éléments à contrôler

II Le devenir de la facture après contrôle

Facture conforme Facture non conforme
▪ Émettre une facture d’avoir
▪ Envoyer un exemplaire des factures de doit et
▪ Envoyer un exemplaire de la facture au client
d’avoir au client
▪ Transmettre un autre exemplaire de la facture
▪ Transmettre un autre exemplaire des deux
au service comptabilité pour enregistrement
factures au service comptabilité pour
enregistrement

Fiche ressource 3 -Les aspects fiscaux liés aux ventes : le mécanisme de la TVA
L’enregistrement des ventes doit se faire dans le respect des règles fiscales relatives à la TVA (taxe
sur la valeur ajoutée).
La TVA est un impôt indirect sur la consommation supporté par le consommateur final.

I Les taux de TVA

Il existe quatre taux de TVA en France : le taux normal de 20 %, le taux intermédiaire de 10 %, le
taux réduit de 5,5 % et le taux super-réduit de 2,1 %.

II Le principe de la TVA pour les entreprises

L’entreprise, par définition, n’est pas un consommateur final. Elle ne devrait pas payer de TVA sur
ses achats. Cependant, si les commerçants devaient facturer TTC pour certains et HT pour d’autres,
cela deviendrait vite ingérable et chronophage. Par simplification, tout le monde paie donc la TVA
lorsqu’il achète. En revanche, l’entreprise devra faire une démarche pour être remboursée de la TVA
qu’elle a payée sur ses achats.
Lorsqu’elle vend, l’entreprise doit donc facturer de la TVA à tous ses clients. Mais cette TVA n’est
pas pour elle. À la fin de chaque mois, l’entreprise regroupe toute la TVA sur vente collectée dans le
mois et la rembourse à l’État.
Ainsi, à la fin du mois, l’entreprise doit la TVA collectée sur vente à l’État, mais l’État doit lui
rembourser la TVA qu’elle a payée sur ses achats.
Elle ne reversera donc à l’État que la différence entre les deux.

III L’écriture comptable liée à la TVA

La TVA déductible La TVA collectée
Lorsque l’entreprise achète un bien, elle doit
payer le montant TTC au fournisseur. Mais la Lorsque l’entreprise vend un bien, le client lui
valeur du bien acheté correspond au montant HT, doit le montant TTC. Mais la valeur du bien
et la TVA, payée en plus, doit lui être vendu correspond au montant HT, et la TVA
remboursée. reçue doit être rendue à l’État.
Ainsi, l’entreprise devra enregistrer en Ainsi, l’entreprise devra enregistrer en
comptabilité l’achat d’un bien d’une valeur HT, comptabilité la vente d’un bien d’une valeur HT,
une créance sur l’État du montant de la TVA une dette sur l’État du montant de la TVA
(puisque l’État doit la rembourser), et une dette (puisqu’elle doit la rendre à l’État) et une
fournisseur pour le TTC. créance client pour le TTC.
Cette créance de TVA est enregistrée dans un Cette dette de TVA est enregistrée dans un
compte de tiers 445. État. Taxe sur le chiffre compte de tiers 445. État. Taxe sur le chiffre
d’affaires, sous-compte 44566. TVA déductible d’affaires, sous-compte 44571. TVA collectée. Il
sur autres biens et services. Il s’agit d’une s’agit d’une dette fiscale.
créance fiscale.
Fiche ressource 4 -La partie double et l’enregistrement des flux
Les flux physiques et monétaires font l’objet d’un enregistrement en comptabilité selon le principe
de la partie double.

I L’analyse des flux en termes d’emplois ressources : la partie

double
Toute opération effectuée par une entreprise avec un tiers est décrite par deux flux de même valeur
mais de sens opposé. Dans la comptabilité de l’entreprise, les comptes permettent d’enregistrer la
destination (l’arrivée) d’un flux et l’origine (le départ) de l’autre flux. Le flux entrant s’appelle
emploi et le flux sortant s’appelle ressource.
Exemple : L’entreprise Flash Carrelages achète du carrelage à un fabricant italien pour 350 € et
le revend à des clients particuliers ou professionnels pour 500 €.

Par

Flux sortants : ressources, crédit, dettes

Flux entrants : emplois, débits, créances
Flux entrants tjrs à gauche et sortant à droite.
convention, l’entreprise apparaît toujours en bas du schéma, les emplois sont toujours matérialisés à
gauche et les ressources à droite.
On remarque que les créances et les dettes sont considérées comme des flux monétaires.
L’apparition d’une dette est une ressource, l’apparition d’une créance est un emploi.

II L’enregistrement des flux dans des comptes

Les flux sont enregistrés dans des comptes classés selon une nomenclature définie par le plan
comptable général (PCG). Celui-ci n’utilise pas les termes emplois et ressources mais ceux de
débit et crédit.

1. Le cadre comptable
Le PCG prévoit de regrouper les comptes en sept « classes » numérotées de 1 à 7. Chaque classe est
décomposée en comptes et sous-comptes de manière arborescente.
Les comptes utilisés en entreprise sont composés d’au moins trois chiffres et ils commencent
toujours par le numéro de la classe à laquelle ils appartiennent.
Extrait du cadre comptable
 Classe 1
Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7
Comptes
Classes Comptes Comptes Comptes de Comptes Comptes de Comptes de
de
d’immobilisations de stocks tiers financiers charges produits
capitaux
10 20 31 40 51 60 70
Exemple
Capital et Immobilisations Matières Fournisseurs et Banque et Achats Ventes de
de cadre
Réserves incorporelles premières comptes établissements produits
du PCG
rattachés assimilés fabriqués
101 207 311 401 512 607 707
Exemple
Capital Fonds de commerce Matière A Fournisseurs Banque Achats de Ventes de
de n° de
411 Clients marchandises Marchandises
compte
445 État TVA
Les comptes couramment utilisés lors d’opérations commerciales sont les comptes des classes 4, 6
et 7. Le compte 512 Banque est utilisé pour les règlements.
Si achats : 401 fournisseurs = sortant, 445 TVA déductibles= entrant, 60 Achats= entrant
Vente : 411 clients =entrant, 44 571 TVA collectée =sortant, 70 ventes de produits= sortant

2. La notion de compte et son enregistrement

Un compte comprend deux parties : dans la partie gauche sont enregistrés les emplois (ou débit),
dans la partie droite sont enregistrées les ressources (ou crédit).
Exemple (suite) : Le 20/10/N, l’entreprise Flash Carrelages vend du carrelage d’une valeur de
500 € HT au client Dubois. Le paiement est différé.

On

remarque que, comme dans le schéma des flux, les emplois sont enregistrés au débit (à gauche d’un
compte), et les ressources au crédit (à droite) d’un autre compte.

III La transcription des flux au journal

Le comptable ne peut pas écrire directement dans un compte : le travail serait long et fastidieux. En
pratique, il utilise donc un support facilitant la saisie, appelé journal, dans lequel il enregistre
chaque jour les flux.
Exemple (suite) :
Chaque opération inscrite au journal est automatiquement reportée dans les comptes (voir ci-
dessus).

IV Le rôle du PGI dans la transcription des flux

Les PGI proposent plusieurs journaux : le journal des achats, le journal des ventes, le journal de
banque, etc. Cela permet de répartir les tâches dans l’entreprise : celui qui achète ne peut pas être
celui qui paie (règle de contrôle interne). L’enregistrement des flux dans l’un des journaux du PGI
permet la transcription automatique dans tous les documents.

Fiche ressource 5 -Les écritures comptables relatives aux ventes

Les différents éléments d’une facture doivent être enregistrés dans le journal et dans les comptes de
l’entreprise.

I L’enregistrement de la facture de doit

Exemple : L’entreprise Fauvet vend du matériel informatique.

FACTURE de DOIT N° 123

II L’enregistrement de la facture d’avoir
1. Les factures d’avoir pour retour de marchandise
Exemple (suite) : Le client voulait une seule imprimante : il renvoie celle qui est en trop.
L’entreprise Fauvet émet une facture d’avoir.

2. Factures d’avoir pour rabais, remise ou ristourne après facture de doit

Exemple : Le client est déçu de la couleur des produits qu’il a reçus. Il les garde mais l’entreprise
lui accorde une ristourne de 8 %. Elle émet une facture d’avoir.

III Les avances et les acomptes

Lorsqu’un client verse un acompte, il paie par avance une partie de sa commande alors même que le
bien ou le service n’est pas livré. C’est une façon de formaliser un accord et de rassurer le
fournisseur. L’acompte sera déduit de la facture finale.
Pour garder une trace de cet acompte, les entreprises doivent émettre une facture d’acompte qui
respecte les mêmes conditions de forme qu’une facture de doit ou d’avoir.
Sauf dans certaines situations fiscales spécifiques (les prestataires de service assujettis à la TVA sur
les encaissements), les acomptes, généralement, ne donnent pas lieu à TVA. Ainsi, les factures
d’acomptes comportent bien souvent une seule ligne.
Exemple : Le client Roger verse un acompte de 1 000 € sur sa commande.

IV L a

comptabilisation des factures sous le PGI

Dans un PGI, le devis génère automatiquement la commande. La commande génère
automatiquement le bon de livraison. Le bon de livraison génère automatiquement la facture. La
facture génère automatiquement les écritures au journal.

Fiche ressource 6 -Comment mettre en place un suivi efficace des

règlements ?
Le suivi des comptes clients permet de connaître l’état des créances à tout moment et d’être ainsi en
mesure de lancer une procédure de relance en cas de non-paiement. Plusieurs outils sont à la
disposition de l’entreprise pour suivre les règlements des clients.

I Les objectifs de la relance clients

La relance clients remplit plusieurs objectifs :
– réduire les retards de paiement et raccourcir le délai moyen de règlement des clients ;
– éviter les impayés sur les clients à risque ;
– améliorer la trésorerie et traiter rapidement les litiges.

II Les outils de suivi des règlements

1. L’échéancier et la balance âgée
L’échéancier et la balance âgée sont deux documents qui se ressemblent : ils traitent tous les deux
des créances à percevoir. La forme des documents n’est pas obligatoire. Ainsi, ils se confondent
parfois.
Généralement, l’échéancier liste les créances clients en attente de règlement.
Échéancier des montants dus le 28/02/N

N° compte Clients Pièce Échéance Montant

411EDV Sarl EDV FC0082 09/01/N 1 458,22
411MAR MARTIN FC0125 01/04/N 4 095,14
 FC0075 03/03/N 2 020,00
411DUB DUBOIS FC0087 16/02/N 984,68
411BLI BLIN FC0145 15/03/N 1 457,00
FC0186 10/04/N 2 033,34
Généralement, la balance âgée présente les soldes de manière plus visuelle. Elle réserve une seule
ligne par client et classe les créances dans des colonnes qui représentent les mois d’échéance. Les
totaux mensuels mettent en avant les montants totaux attendus chaque mois.

Montants
Échéance Échéance Échéance Échéance
N° Date Référence non
Clients de 0 à 30 de 31 à 60 de 61 à 90 de 91 jours
compte facture facture encore
jours jours jours et +
payés
Cap
411CAP 01-oct. N° 202 41 560,00 41 560,00
Alpha
IFTA
411IFT 13-oct. N° 222 21 002,00 21 002,00
Sud
411IGE 08-sept. Igecom N° 188 1 457,00 1 457,00
France
411ACT 19-août N° 119 22 128,00 22 128,00
Actif
Total 86 147,00 1 457,00 41 560,00 21 002,00 22 128,00

2. Le lettrage des comptes de créance client

Le lettrage consiste à pointer les créances (au débit du compte 411) avec leurs annulations liées à
des avoirs ou des règlements (au crédit du compte 411) et ainsi faire ressortir les créances impayées
qui expliquent le solde. On attribue une lettre à un ou plusieurs montants au débit pour les faire
correspondre à un ou plusieurs montants au crédit. À l’issue du lettrage, l’entreprise est en mesure
de connaître les factures clients en attente d’encaissement. Elle pourra relancer ses clients en retard
de paiement. Le PGI propose la fonctionnalité « lettrage des comptes ».
Extrait du compte client Hamon (411-HAM) au 30/03/N

Libellé de Solde
Date Débit Lettrage Crédit Lettrage
l’écriture débiteur
25/01 Facture
420,00 420,00
/N n° 95
02/02 Facture
1 196,00 A 1 616,00
/N n° 158
07/02 Chèque
598,00 A 1 018,00
/N n° 560
28/02 Chèque
598,00 A 420,00
/N n° 587
10/03 Facture
669,76 B 1 089,76
/N n° 169
Facture
avoir
15/03
n° AV14 sur 179,40 B 910,36
/N
facture
n° 169
30/03 Chèque
490,36 B 420,00
/N n° 610
A : Les deux chèques des 07/02 et 28/02 soldent la créance du
02/02/N.
B : Le client a réglé la facture après déduction de l’avoir. Le solde
s’explique par une facture non payée en date du 25/01/N.

III Les étapes de la procédure de relance clients

Compte tenu des enjeux pour les entreprises d’obtenir les règlements dans des délais raisonnables,
elles mettent en place un véritable processus de relance.

Le module de gestion commerciale du PGI intègre un système de relance des factures clients. Il est
basé sur les niveaux de relance traditionnels.