Portal de Proveedores de Coupa

– Guía para los Proveedores

February 24th, 2022
 Introducción a Portal de Proveedores (Coupa Supplier Portal)

INICIO - la pagina de inicio de Portal de Proveedores de Coupa ofrece una instantánea de información de su empresa

PERFIL - donde se crean, modifican y gestionan los perfiles publicos y especificos de los clientes

ORDENES - puede encontrar las ordenes de compra enviadas por sus clientes y emprezar a crear sus facturas

FACTURAS - puede ver sus facturas y comprobar el estado

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 Introducción a Portal de Proveedores (Coupa Supplier Portal)

CONFIGURACION, entre las principales funciones tenemos:

• Administrar usuarios, asignar permisos, accesos;

• Configuracion de la entidad juridica;

• Preferencias de Pago

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 Introducción a Portal de Proveedores (Coupa Supplier Portal)

NOTIFICACIONES – Podra configurar las preferencias de notificacion desplegando la ventana de opciones disponible en el nombre del

usuario, debe hacer click en el usuario a continuacion seleccione: Preferencias de notificacion:

Puede ver los diferentes tipos de notificaciones y seleccionar como quiere verlas:

Para recibir notificaciones sobre una acción en particular, marque la casilla correspondiente en la columna En línea (para recibir
notificaciones en CSP) o Correo electrónico. Si no se selecciona ninguna opción, no se enviará ninguna notificación.

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Tienen un Perfil Publico y un Perfil de Clientes

Recuerde que al final de la página de inicio puede cambiar de idioma si lo desea. Haga clic en “Inglés” y seleccione español de México.

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 Registración en el Portal de Proveedores

Cuando reciba la invitacion por correo electronico, haga click en boton “Unirse a Coupa”

También puede reenviar su invitación aquí, introduciendo la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviar esta
invitación en la sección "Reenviar su invitación".

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Después de hacer clic en el botón, verá el formulario de registro. Por favor, introduzca su nombre, apellido, cree una contraseña,
acepte la Política de Privacidad y Condiciones de Uso. El nombre y el correo electrónico de su empresa ya estarán rellenados. Luego
haga clic en el botón Comenzar

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 Usuarios
El submenú Administrador, que se encuentra en la sección configuración,tiene disponible el listado de usuarios que tienen acceso. Aquí
puede cambiar los permisos y los accesos para los clientes, invitar o desactivar los usuarios.
!Ojo! No se puede cambiar el correo de usuario. Si el usuario quiere cambiar el correo, hay que enviar una invitación nueva.

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 ¿Como invitar nuevo usuario?

Para invitar los usuarios nuevos tiene que hacer un clic “Invitar a usuario”

Rellene los datos de usuario (Nombre & Appelido & Correo), seleccione los permisos y accesos de Clientes

Haga en clic en “Enviar invitación”. El usuario recibirá un correo electrónico de Coupa pidiéndole que acepte y cree una contraseña.

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 Configuración de la entidad jurídica
Seleccione “Configuración de la entidad jurídica”

Si no tiene una entidad legal, debe agregar una haciendo clic en el enlace “Agrega entidad legal”. Introduzca el nombre de su empresa,
especifique el país donde esta registrada su entidad legal y haga clic en “Continuar”

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En el campo „información variada”, introduzca la información que considere oportuna. Para mejorar los resultados con clientes actuales
y futuros, complete toda la información que le sea posible. La información comercial que se le pida estará relacionada con el país que va
a seleccionar. Cuando haya introducido toda la información que desee, haga clic en „Guardar y continuar”. Todos los campos con
estrellas rojas son obligatorios.

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Su dirección de facturacion es la dirección registrada de su entidad jurídica. También recibirá en ella los documentos oficiales. Puede no coincidir
con la dirección física. Si cuenta con más de una dirección para las opciones „Facturar desde”, „Remitir a” y „Enviar desde” puede añadirlas en la
pestaña „Administracion”, haciendo clic en el botón „Agregar entidad legal”.

Introduzca el numero de identificación del IVA del país en que esta registrada su
empresa, o sea el RFC de su empresa.

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Elija el idioma preferido y tipo de pago y guarda los cambios. (no
completar los datos de “código de facturar desde”)

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 Órdenes de Compra
1. Numero de pedido generado por Coupa
2. Estado actual de pedido
3. Fecha en la que se creo el pedido
4. Fecha en la que se revisó el pedido
5. Nombre de solicitante
6. Correo electrónico de solicitante. Los detalles de pedido deberían ser
verificados y si alguna corrección es necesaria, debería ponerse en
contacto directamente con el Solicitante para corregirla.
7. Este campo muestra las condiciones de pago acordadas entre Guardian y
su Empresa
8. Listo de artículos / servicios incluidos en la orden de compra
9. El importe total de la línea de pedido
10. Importe ya facturado en esta línea de pedido
11. Importe total del pedido
12. El botón „Vista previa de impresión” abrirá otra ventana en la que se
mostrara información adicional, como la devisa, la información de contacto
y los términos y condiciones de pago

Cancelado o Cerrado significa que no se puede facturar

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 Órdenes de Compra
• En la pestaña de Pedidos puedes encontrar los Pedidos que recibes, organizados por Cliente

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 órdenes de Compra
• Puede abrir una orden haciendo clic en su número. Una vez que
abre un pedido, puede verificar los detalles. Cada pedido
contiene los siguientes datos: número, estado, fecha del pedido,
condiciones de pago, dirección de envío. Si el pedido no se creó
correctamente, comuníquese con la persona que creó el pedido;
sus datos se pueden encontrar en los campos Solicitante y
Correo electrónico.

En la sección Líneas puede ver la lista de bienes/servicios Coupa

incluidos en el pedido. Asegúrese de que los precios unitarios y los totales
sean correctos.

Si un pedido ha sido cerrado o cancelado, no será posible crear una

factura.

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 Cargar la factura a partir de una orden de compra

Haga clic en la pagina “Ordenes”, o en la página Facturas , haga clic en el botón Crear factura a partir de la orden de compra sobre la
tabla para ir a la página “Ordenes”

Tiene que elegir Guardian como un Cliente – para hacerlo, seleccione “Guardian” / “SRG” en la lista desplegable

Encuentre el pedido que quiere convertir en la factura. Puede utilizar la barra de búsqueda para filtrar la lista con un término de búsqueda,
o hacer clic en el desplegable “VER” para realizar un filtrado avanzado

Puede ver todos los detalles de un pedido individual haciendo clic en el número de pedido.

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Haga clic en el enlace “Número de orden de compra” para abrir la orden de compra y haga clic en el icono “Crear factura” en la columna Acciones de la tabla Órdenes de compra.

La pagina se actualizara para mostrar la pantalla de Crear Factura. Aparecerá la ventana de Elegir detalles de facturación. (en
caso de contar con mas de una entidad jurídica)

Añade el archivo de XML correspondiente a la factura que esta a punto de crear. Al adjuntarlo y dar clic en cargar comienza el
proceso de validación fiscal. Una vez verificado que ese UUID no se haya utilizado anteriormente, que la factura este dirigida a la
ración social correcta de Guardian y que el RFC del emisor concuerde con el del proveedor se envía el xml a validación fiscal.

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Una vez concluido el proceso de validación hay que completar varios campos. La mayoría de la información vendrá automáticamente
cargada en su factura desde el archivo xml. 
Es necesario que revisan los campos de las secciones “Información general”; en el campo “Numero de entrega” en necesario colocar el
folio interno de su factura.
El archivo PDF de su factura lo deberían agregar en el campo “Imagen escaneada”.
De lado derecho hay comprobar si sus direcciones están correctas.

19 01/24/2023
Es importante que al momento de ingresar su factura seleccionen la dirección de envió a la planta a la que
facturan. tiene que darle clic a la lupa, le aparecerá un recuadro para seleccionar la dirección, en el apartado de
BUSCAR deberá colocar el estado donde se encuentra la planta a la que factura y seleccionar la dirección
correcta.

20 01/24/2023
En el campo “Línea de orden de compra” deberían elegir la línea de la
orden correcta para esa factura haciendo clic en la lupa

Ese campo línea de orden de compra no puede quedar en blanco para ninguna línea de pedido. Una línea de factura debería
corresponder a una línea de pedido, no se puede seleccionar todas las lianas de pedido para una línea de factura.

21 01/24/2023
 Por ultimo se encuentra la sección de
Totales e impuestos, estos se llenan de
manera automática de acuerdo a la
información insertada en las líneas a partir
de XML, en este apartado únicamente se
necesita darle clic al botón de enviar. No
es necesario presionar el botón de calcular
pues ya ha sido precargada la información
de la factura.

Una vez que usted haya revisado que todo está correcto de clic en enviar. Aparecerá una advertencia de rutina, pero no significa que algo
este incorrecto. Si la factura esta enviada correctamente le aparece una notificación en verde:

22 01/24/2023
 ¿Cómo crear una factura con varias órdenes de compra?

Para crear una factura para múltiples pedidos de compra, vaya a la

sección "Pedidos" o "Facturas"

Haga clic en el botón "Seleccionar cliente" para ver los pedidos de Guardian / SRG Global.

Para crear una factura desde la pestaña Pedidos, haga clic en el ícono dorado en la sección "Acciones"
o haga clic en el botón "Crear factura" (disponible cuando abre el pedido y los detalles de la orden de
compra están visibles para usted).

23 01/24/2023
 Aparecen las ventanas emergentes para seleccionar la Entidad jurídica,
Remit-to y Ship from Addresses. Puede seleccionar entre los existentes o
agregar nuevos (botón "Agregar nuevo").

Todos los campos obligatorios están marcados con un asterisco, algunos de ellos se completan
automáticamente según la información al cargar su XML. Verifique la información en las secciones
"Información general"

Verifique la línea de orden de compra que está seleccionada

24 01/24/2023
 Si todo es correcto, puede agregar una segunda orden de compra con el botón "Agregar línea".

Utilice el icono de lupa para seleccionar el nuevo número de orden de compra

Para encontrar un pedido disponible, utilice el botón "x" para eliminar el PO que está
actualmente seleccionado del campo "Cláusula de filtro" y seleccione el nuevo

Una vez hecho esto, coloque el numero de orden de compra en filtrar

cláusula y elija el numero de la orden de compra donde se encuentra la
otra línea que quiere utilizar, filtre y presione "Elegir"

25 01/24/2023
 Crear una nota de crédito
Para crear una nota de crédito haga clic en el botón Crear nota de crédito ( monedas rojas) en la columna Acciones de la tabla
Órdenes de compra.

26 01/24/2023
 Facturas

Al momento de dar clic sobre la factura, usted podrá ver el detalle de la misma y todo la historia de comentarios y / o acciones realizadas sobre
el documento

Si desea guardar el trabajo que realizo hasta el momento haga clic en Guardar como borrador.

Para editar una factura seleccione el icono de pencil (Editar) que se encuentra junto a la facture en la cual estaba trabajando.

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Estados de las facturas en Coupa:

• Nuevo – factura que esta siendo creada y esta siendo capturada en este instante

• Borrador – factura creada en Coupa y ha sido guardada, per no enviada

• Aprobación Pendiente – la facture esta pendiente de aprobación por alguien dentro de la cadena de
aprobadores

• En disputa – la factura esta en disputa o en aclaración con el proveedor

• Anulada – la factura ha sido anulada

• Aprobada – la factura esta aprobada y lista para el pago de acuerdo con los términos de pago acordados

24/01/2023 28
 ¿Cómo revisar el estado de mis facturas en el portal de
proveedores de Coupa?

24/01/2023 29
 Disputa, facturas en el estado “en conflicto”

• Cuando la factura se encuentra en el estado de “en conflicto” o “disputa” se necesita una acción del proveedor
para corregirla. La información adicional se puede encontrar el la sección de comentarios. Para mas detalle
contactar con su usuario comprador de Guardian/SRG.

24/01/2023 30
 • Tanto en la sección de las facturas tanto como de los pedidos pueden usar los filtros y crear su vista propia y
así ubicar las facturas según su estado.

24/01/2023 31
¿Cómo se puede comprobar el estado de pago?
• Hay dos maneras de comprobar la información de pago. En la sección de Facturas, se puede elegir el “estado”
y “información de pago ”

24/01/2023 32
 • Si están en la pantalla de la factura particular se puede también comprobar el estado de pago en la
sección debajo de la página:

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