Aplicación de Las Tablas de Retención Documental

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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOMENTAL
INTRODUCCIÓN
Los cambios y la implementación de tecnologías de la información hacen necesario actualizar y
adecuar la normatividad implementando leyes y acuerdos, es por esto que la ley general de
archivos 594 de 2000 junto con el acuerdo 04 de 2014 quiso normalizar y justificar el trabajo
archivístico modificando el procedimiento para la elaboración, presentación y aprobación de las
tablas de retención documental permitiendo la actualización de políticas archivísticas teniendo en
cuenta la estructura organizacional.
Con cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública, del
patrimonio documental y de la actualización continua.
También se reglamentará el procedimiento para la eliminación de los documentos de archivo
garantizando el principio de transparencia.
Para ello es necesario conocer muy bien los procesos de la entidad, su organización y
clasificación, según normatividad vigente.

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Las tablas de retención documental son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos y que se consideran como el instrumento de archivo que permite establecer
cuales son los documentos de una entidad su importancia, su conservación, su preservación y
que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
El objetivo de las tablas de retención documental es proporcionar al funcionario encargado de
la organización, manejo control y custodia de los archivos de gestión, un instrumento orientador
que permita llevar a cabo dicha labor de una manera responsable y eficiente.
Por esto el archivo general de la nación elaboró este instrumento archivístico que estandariza
la denominación de series y subseries documentales, esta herramienta le permite al usuario
interno y externo apropiarse de un lenguaje normalizado de las series y subseries documentales
en las que se agrupa la producción documental que se registra en las tablas de retención
documental.
Los instrumentos archivísticos que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental
al interior de las empresas tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los
documentos y de la información contenida en ellos con el fin de establecer las prioridades de
archivo, el control de la producción de información y la optimización de los procesos.
Para una correcta aplicación de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta la
ordenación, la radicación, la elección natural o depuración, la foliación, la identificación y el
almacenamiento.
Cada empresa produce diferentes tipos de información en distintos formatos por esto si no se
lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir perdiendo control sobre
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lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos al manejo documental, así como el tiem´po que
se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos.
Teniendo esto claro se puede decir que las tablas de retención documental son uno de los
instrumentos de mayor utilidad y más utilizados en las empresas, estas se caracterizan por ser
una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información establecer
los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.

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Conclusiones
Para concluir se puede decir que la adecuada aplicación de las tablas de retención documental
facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados y su disposición final.
Mejora la gestión en la entidad al ser una herramienta que describe la trazabilidad de las series y
subseries documentales utilizadas en la entidad.
Garantiza la conservación de los documentos producidos y recibidos en la entidad.
Regula las transferencias de los documentos.

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REFERENCIAS
https://atsgestion.net/tablas-retención-documental/
https://intranet.idt.gov.co/sites/default/files/GD-105AplicacTRD.pdf
Archivo general de la nación.(15 de marzo de 2013).Acuerdo 4 de 2013.

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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOMENTAL

Los cambios y la implementación de tecnologías de la información hacen necesario actualizar y

archivístico modificando el procedimiento para la elaboración, presentación y aprobación de las

tablas de retención documental permitiendo la actualización de políticas archivísticas teniendo en

cuenta la estructura organizacional.

Con cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública, del

patrimonio documental y de la actualización continua.

También se reglamentará el procedimiento para la eliminación de los documentos de archivo

garantizando el principio de transparencia.

clasificación, según normatividad vigente.

cuales son los documentos de una entidad su importancia, su conservación, su preservación y

El objetivo de las tablas de retención documental es proporcionar al funcionario encargado de

la organización, manejo control y custodia de los archivos de gestión, un instrumento orientador

la denominación de series y subseries documentales, esta herramienta le permite al usuario

interno y externo apropiarse de un lenguaje normalizado de las series y subseries documentales

documentos y de la información contenida en ellos con el fin de establecer las prioridades de

archivo, el control de la producción de información y la optimización de los procesos.

ordenación, la radicación, la elección natural o depuración, la foliación, la identificación y el

se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos.

los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.

estipulados y su disposición final.

subseries documentales utilizadas en la entidad.

Garantiza la conservación de los documentos producidos y recibidos en la entidad.

Regula las transferencias de los documentos.

Archivo general de la nación.(15 de marzo de 2013).Acuerdo 4 de 2013.

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