Informe Sistema para Ordenacion de Documentos - Sena
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INTRODUCCION
El Proceso de Gestión Documental bajo los principios de eficiencia, oportunidad y eficacia brinda
atención a los ciudadanos, con el fin de satisfacer sus necesidades de información o trámites en
relación con los temas de su competencia.
Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por el archivo
general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos
tales como: producción, distribución, recepción, trámite, consulta, organización, conservación y
disposición final de los documentos de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la
importancia de la gestión documental aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para
conocer el manejo de los documentos y correspondencias, unificando dichos criterios, definiendo
las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose en una
herramienta que le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED.
Este proceso lleva a cabo los procedimientos de la gestión Documental y está encaminado a una
correcta prestación de estos servicios, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos
impartidos por el Archivo General de la Nación.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION...................................................................................................................................2
1. OBJETIVOS.......................................................................................................................................4
2. FORTALEZAS……………………………………………………………………………………………………………………………….5
3.1 PLANEACIÓN………………………………………………………………………………………………………………..6
3.3 TRANSFERENCIAS….………..……………………………………………………………………………………………6
3.4 VALORACIÓN…….….………..……………………………………………………………………………………………6
4. GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………………………………………………………………..7
7. RESULTADO FINAL…………………………………………………………………………………………………………………….10
8. PROPUESTA DE SOLUCIÓN…………………………………………………………………………………………………………12
9. GLOSARIO......................................................................................................................................14
CONCLUSIONES.................................................................................................................................15
BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................................16
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1. OBJETIVOS
Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades realizadas en la
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN de la UNIVERSIDADAUTÓNOMA de OCCIDENTE mostrar
los resultados obtenidos y las debilidades encontradas.
Destacar la importancia que tiene todos los documentos de archivos dentro de cualquier
institución pública o privada.
Estandarizar la utilización de materiales ecológicos y equipos viables de alta tecnología.
Simplificar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Vigilar el uso y circulación de los documentos.
Prevenir la creación de documentos innecesarios y/o la duplicidad en presencia de versiones
caducadas. Abreviar los procedimientos.
Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una adecuada explotación al
servicio de la gestión en la toma de decisiones.
Afirmar la disponibilidad en los documentos esenciales en situaciones de crisis o
emergencia.
Acceder fácilmente a la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y confiable.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de una organización como verdaderas
unidades de información viable y útil no solo para utilizarlas en la administración sino
también para la cultura.
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2. FORTALEZAS
Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de Gestión de cada una
de las Áreas y demás información contenida en los Fondos Documentales Acumulados del Archivo
está organizada por:
Clasificación Documental:
Identificación de Unidades administrativas y funcionales.
Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o Valoración y de los
documentos de apoyo.
Esta organizada por Ordenación Documental:
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformación y apertura de expedientes.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
Foliación.
Está organizada por Descripción Documental:
Análisis de información y extracción de contenidos.
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos.
Etapas o fases del ciclo vital de los documentos:
Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Conservación Total.
Eliminación.
Selección.
Microfilmación ó Digitalización.
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3. PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1 Planeación
Se elaboró el Manual de Comunicaciones Oficiales con la finalidad de establecer e implementar
directrices, normas y procedimientos específicos para la administración, manejo y control de las
comunicaciones oficiales producidas y recibidas por la Institución Universitaria, basados en la
normatividad existente y vigente, de tal forma que se normalicen y racionalicen las actividades de
producción, recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales institucionales.
En este aspecto, la Institución implemento un software para la radicación de comunicaciones
oficiales, de tal forma que se pueda tener control total y preciso de la información entrante y
saliente de la Institución, con posibilidad de conocer, hacer seguimiento y evaluar la trazabilidad de
las respuestas generadas a la ciudadanía.
Se logró elaborar las Tablas de Retención y Valoración Documental.
Con la elaboración del Manual de Comunicaciones Oficiales se diseñaron las plantillas para ser
utilizadas en la elaboración de las comunicaciones institucionales.
3.3 Transferencias
Las transferencias documentales se ejecutaron de acuerdo con el programa de planeación. Estas
fueron las primeras transferencias normalizadas realizadas en la Institución. Fue un ejercicio
enriquecedor en donde se resalta el apoyo de todos los funcionarios, pues aplicaron en un 80% se
cumplieron las transferencias documentales.
3.4 Valoración
Con el procedimiento de Valoración Documental en donde se establecen las actividades para
determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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4. GESTIÓN DOCUMENTAL
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CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Gracias a la ampliación del depósito de archivo se optimizó la ubicación de los documentos, esto
influye positivamente sobre la conservación del soporte documental de la información que se
encuentra en el archivo central. En cuanto a la preservación de la información electrónica, se diseñó
el Sistema Integrado de Conservación que contempló un componente para la preservación de
documentos electrónicos.
DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Con la implementación de las Tablas de Retención Documental se aplican los tiempos de retención
para cada una de las series documentales en archivos de gestión y central. Se encuentra pendiente
por aplicar el proceso de eliminación y selección documental a las series documentales de las
Tablas de Retención y Valoración Documental.
RECEPCIÓN Y DESPACHO
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Los procesos del programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada
en el Archivo Central son: (Organización, Consulta, Conservación y disposición final de los
documentos).
ORGANIZACIÓN: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
Se actualizaron los inventarios documentales con las transferencias primarias realizadas en esta
vigencia. Las transferencias documentales fueron exitosas.
Un aspecto fundamental en este procedimiento fue la remodelación del depósito de archivo el cual
se fue ampliando de tal forma, que se pudiera optimizar el espacio disponible para el
almacenamiento de la documentación. Además de ello, se delimitó el depósito de archivo de la
Oficina de atención de Gestión Documental, de tal forma que el personal que llegue para recibir
atención del funcionario no tenga acceso directo a la documentación que se encuentra en el Archivo
Central.
CONSULTA Se realiza mediante la asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente, nombre o código de la Dependencia, Número de
radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta.
DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Las tablas de Retención Documental: Es un Formato único emitido por el Archivo General
de la Nación por medio del cual se listan, clasifican y codifican todos los documentos
generados por los funcionarios de la organización en cumplimiento de sus funciones, para
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establecer cuanto tiempo se deben archivar y una vez vencidos esos tiempos si se eliminan,
conservan totalmente o si se selecciona un porcentaje de los mismos.
6. PLANEACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
6.1 Fortalecimiento de la Gestión Institucional
En el desarrollo de este punto, se desarrollaron tres iniciativas tendientes a la mejora de los servicios
en la oficina de Gestión Documental, estos son:
Ejecución del PGD: Logrando cumplir en un 90% con la ejecución de las actividades
programadas para la vigencia 2017 en el cronograma de PGD.
Se actualizaron las Tablas de Retención Documental a la última estructura orgánico –
funcional vigente.
Se elaboraron las Tablas de Valoración Documental dando como resultado dos períodos
documentales de acuerdo con las modificaciones de estructura que se han generado en la
Institución.
7. RESULTADO FINAL
Verificando cada uno de los procesos descritos anteriormente, utilizando como media la consulta
sistematizada en el proceso, entrevistas telefónicas a funcionarios de la Institución y a la
observación directa aplicada a cada uno de los procesos de gestión documental, manifiesto lo
siguiente:
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para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
En este proceso tampoco se realizan las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (legalidad).
Lo anterior se fundamenta en las novedades encontradas en el libro Radicador de
correspondencia recibida, control de recepción de facturas en confrontación con los
documentos físicos auditados o verificados por el personal entrevistado.
Radicación de documentos:
No se encontró la asignación de un número consecutivo en los documentos establecidos
en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la hora y fecha de
envío o recibo.
No se evidencio el rotulo impresión de la radicación.
No todos los registros impresos de planillas de radicación y control se hallaron
radicados.
Distribución de documentos:
En esta actividad se debe garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y
al exterior de la entidad visitada, sin interesar el medio de distribución de los
documentos, pero el mecanismo de control y verificación de recepción y envío de los
mismos no cumplen con este proceso.
Correspondencia Interna:
Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento y no se radican y se envía por mensajería interna y muchas veces no se
sabe quien recibió o envió dicha correspondencia; las cartas internas que se radican son
aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la
Universidad y las que no quedan sin archivar y sin radicar quedando mucha
documentación a la deriva.
Consecutivo de correspondencia:
Se detectó que no está organizada por orden numérico para facilitar su consulta esta
organiza con una copia de la correspondencia despachada.
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Tablas de Retención Documental:
Las Tablas de Retención Documental recibieron concepto favorable por el Consejo y la
junta directiva.
Inventario Documental:
Se actualizó el Inventario Documental con las transferencias documentales efectuadas en
la vigencia del tiempo establecido.
8. PROPUESTA DE SOLUCION
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La correspondencia debería ir por orden consecutivo así se sabe a qué rango consecutivo,
fecha y hora llegaron dichos documentos.
Las Soluciones descritas anteriormente, emitidas a manera de recomendación, dejando en claro que
son necesarias para el cumplimiento reglamentario del AGN.
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9. GLOSARIO
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CONCLUSIONES
Rigiéndose por las indicaciones del Archivo General de Nación el cual se rige por las normas que
están establecidas, para la utilización en cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares
se preparan con base a las normas técnicas del ICONTEC ajustándose a los requerimientos de la
Universidad, con el propósito de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus
necesidades y objetivos ; a parte de contribuir en la proyección de una imagen corporativa unificada
que le permite la consolidación y el posicionamiento de la institución.
El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y nuevas
tecnologías para con ello garantizar su originalidad e integridad. También debe tener en cuenta que
un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y recuperar información,
esto es vital para la permanencia de cualquier organización y/o instituciones sin importar su tamaño.
La gestión documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepción y
organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar
mucho tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos permite conservar los
documentos teniendo como base la normatividad de la ley General de Archivos.
Como medio la gestión documental nos provee información y como activo proveen mucha
documentación. Si se llegan a utilizar sistemas automatizados para archivar la información, éstos
nos ayudan a la localización del documento de una forma más rápida desde cualquier lugar ya sea
en la organización o fuera de ella.
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BIBLIOGRAFIA
Información sustraída del “SIGED” Universidad Autónoma de Occidente, Cali vía Jamundí.
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