Tablas de Retención Documental

Sebastián González Ramírez ID 2470416
Trabajo
1. ¿Qué son tablas de retención?
2. ¿Importancia de las tablas de retención?
3. ¿Qué son series documentales?
4. ¿Qué son sub series documentales?
5. ¿Qué es gestión documental?
6. ¿Qué es un programa de gestión documental?
7. ¿Importancia de un programa de gestión documental para una entidad? Dar mi criterio.
8. Escribir los procesos archivísticos o procesos de un programa de gestión documental
Resumen sobre las 7 razones por las que una empresa debe tener tablas de retención.
Desarrollo
1. Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una
entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y
que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
2. Las Tablas de Retención Documental o TRD, hacen parte de los varios instrumentos
archivísticos que permiten el correcto manejo y control de la información. Estos instrumentos le
ayudan a la empresa a determinar el tiempo de conservación de los documentos y su disposición
final.
3.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
4. Sub serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
5. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
6. El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite al

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto,
mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y
preservación.
7. La evolución continua y la modernización de los modelos de gestión documental de la empresa

impulsan la aplicación de prácticas más eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los
procedimientos de gestión documental
Criterio:
Basado en lo leído mi concepto de la importancia de los programas de gestión de
documentación es que bajo estrategias o sistemas previamente analizados, donde se cumpla la
eficiencia, y el objetivo de conservar y crear documentos, cada evoluciona con el paso del
tiempo, en aquellas épocas que la documentación si o si tenía que ser física, pero en nuestro
tiempo solo se utiliza ese tipo de documentación física solo si es necesario, ya que se cuenta
con herramientas tecnológicas más avanzadas para la preservación y gestión de documento
como las bases de datos digitales de la nube.
8.
a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción

o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que
actúa y los resultados esperados.
c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos),
la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema

de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato
de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de
formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,

con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
Resumen sobre las 7 razones por las que una empresa debe tener tablas de retención.
Razón #1. La TRD define la producción documental de acuerdo a la realidad administrativa.
Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo de
toda la empresa. Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa, se
encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la realidad administrativa.
Razón #2. La TRD facilita la Gestión Documental de los trámites que hacen parte de la
empresa.
Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que La Tabla de Retención Documental
especifica las agrupaciones documentales con base en las funciones que dan resolución a dichos
trámites.
Razón #3. La TRD propicia la Gestión del Conocimiento dentro de la empresa.
Disminución del impacto negativo de fuga de información cuando algún empleado renuncia, si
tienes en cuenta que La Tabla de Retención Documental identifica el quehacer a partir de los
documentos y captura la información que se genera.
Razón #4. La TRD impacta la economía y la eficiencia administrativa de la empresa.
Disminución de gastos y costos en la reducción de insumos y la reducción de tiempo para la

búsqueda de información. Y muy importante, agilidad en los procesos administrativos al contar con
la información al alcance y de manera oportuna.
Razón #5. La TRD es un apoyo para fortalecer el Programa de Gestión Documental.
Establece condiciones para los procesos de gestión documental necesarias en el camino hacia la
implementación de un Programa de Gestión Documental.
Razón #6. La TRD sirve de pilar para organizar los documentos de manera adecuada desde
las diferentes oficinas de la empresa.
Tener un instrumento Archivístico que sirve como guía, base y soporte para la organización
adecuada de los documentos que se generan desde su productor.
Razón #7. La TRD garantiza la identificación de los documentos (físicos o electrónicos) que
son evidencia histórica de la empresa.
Selección de los documentos sin importar el soporte y que, por su valor histórico, deben ser de
conservación permanente en un Archivo Histórico.

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Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

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7. La evolución continua y la modernización de los modelos de gestión documental de la empresa

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

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