Tablas de Retención Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Presentado por:
WENDY ALEXA PÁEZ MUÑOZ
POLITÉCNICO SURAMERICANA
DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Bogotá 2020
INTRODUCCIÓN
Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de

empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para
consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de
la empresa se generan una cantidad enorme de documento. Para su correcto
almacenamiento entra en juego la gestión documental, siendo muy importante en
muchas profesiones y empresas.
Dicho esto se es necesario de una buena y exhaustiva clasificación de documentos, la

cual va de la mano de una herramienta llamada tabla de retención documental, quien es
la que le lleva el seguimiento y rastreo de los documentos de la empresa.
Según el archivo general de la nación es un instrumento archivístico que se expresa en

el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente
codificación, en otras palabras es un instrumento clave dentro del proceso de gestión
de documentos ya que permiten identificar archivos a través de la asignación de
números o codificaciones a las series y subseries
¿Qué es una tabla de gestión documental?
Listados de series con sus respectivos tipos de documentales que asignan tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
Se considera el documento que permite establecer cuáles son los documentos de una
entidad, establece la necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y
preservación de los documentos y establece también la necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación de los documentos.
Sus inicios en Colombia
Con el decreto 2609 del 14 diciembre del 2012 por el cual se reglamenta y se dictan las
disposiciones referente a la gestión documental para todas las entidades del estado que
se debe tener todo el archivo organizado, ya el Acuerdo N° 05 del 15 de mayo del 2013
se crean los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los
archivos de las entidades del estado.
De esta manera se crea el programa de Gestión documental, el instrumento archivístico

que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida por una entidad, desde su origen hasta su
destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.
En los pasos para la organización de los archivos como visto en la unidad anterior se
debe clasificar de acuerdo al organigrama de la empresa allí es donde nos encontramos
con la tabla de retención documental.
Los pasos para crear la tabla tiene dos etapas
Primera etapa
1. Identificación: se identifican y se agrupan los documentos homogéneos

2. Jerarquización: se establece la relación entre cada una de las categorías de
acuerdo con una unión de orden establecida
3. Codificación: se asigna un numero por cada uno de las agrupaciones de
documentos que ayuden a su localización
Segunda etapa
1. Validación: se verifica y se aprueba con las autoridades la clasificaron

establecida
2. Formalización: se legaliza el cuadro para implementar en todo el archivo
3. Supervisión y asesoría: se hace el seguimiento a la correcta aplicación y se
corrigen las desviaciones
4. Capacitación: se elabora el material para implementar el cuadro de forma
correcta.
En la parte práctica del archivo, la organización de este, se debe contar con una tabla
de retención documental la cuales permite identificar la producción documental de cada
dependencia, allí establece las series y subseries documentales, los tiempos de
retención en archivo de gestión o en archivo central así como el procedimiento de
disposición final, de modo que la disposición de archivos se controla desde la
producción documental, clasificando los documentos bajo los parámetros que indica la
tabla de retención y realizando las transferencias documentales en su debido tiempo.
En los pasos que debemos seguir en la clasificación de un documento, se toma la tabla

de retención, en donde se empieza a identificar y agrupar la documentación que se
refiere a un mismo asunto por ejemplo: las auditorias, la nómina, las historias laborales,
los contratos, etc., y en este mismo se puede detallar el tiempo que se le da uso.
Ejemplo:
Conclusiones:
¿Para qué sirve?
Su estructura se basa en una jerarquía que permite:
 Identificar
 Agrupar
 Recuperar documentos
Beneficios:
Permite organizar los documentos del archivo
Facilita la localización de documentos
Permite mantener un control y manejo de archivo
Agrupa elementos en un contenido similar para relacionarlo de manera lógica con otros
documentos
Referenciación bibliográfico
http://intranet.veeduriadistrital.gov.co:6969/intranet/images/Articulos/CapacitacionTRD.pdf
https://www.pol.com.co/por-que-es-importante-implementar-el-cuadro-de-clasificacion-documental/
https://www.youtube.com/watch?v=hpsPDWtRLgI
http://intranet.veeduriadistrital.gov.co:6969/intranet/images/Articulos/CapacitacionTRD.pdf

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Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de

Dicho esto se es necesario de una buena y exhaustiva clasificación de documentos, la

Según el archivo general de la nación es un instrumento archivístico que se expresa en

Sus inicios en Colombia

De esta manera se crea el programa de Gestión documental, el instrumento archivístico

Los pasos para crear la tabla tiene dos etapas

1. Identificación: se identifican y se agrupan los documentos homogéneos

1. Validación: se verifica y se aprueba con las autoridades la clasificaron

En los pasos que debemos seguir en la clasificación de un documento, se toma la tabla

¿Para qué sirve?

Su estructura se basa en una jerarquía que permite:

Permite organizar los documentos del archivo

Facilita la localización de documentos

Permite mantener un control y manejo de archivo

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