Área de efectivo y cuentas por cobrar Grupo #1

INTRODUCCIÓN
La presente investigación tiene como propósito implementar lineamientos
contables para el control del efectivo y las cuentas por cobrar que se llevan en el
departamento de cobranzas y efectivo. Además, complementar los contenidos
académicos fundamentales que se deben desarrollar en cuentas por cobrar, dicha
investigación se titula manual de políticas y procedimientos para el área de
efectivo y cuentas por cobrar.

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Área de efectivo y cuentas por cobrar Grupo #1

Contenido
ÁREA DE EFECTIVO Y CUENTAS POR COBRAR ................................................................................. 5
Objetivo del Manual ...................................................................................................................... 5
Alcance del Manual ........................................................................................................................ 5
Formalización de la adopción del Presente manual o cambios al mismo......................................... 5
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ................................................. 6
FONDO DE CAJA ............................................................................................................................. 7
CUANDO EL IMPORTE DEL ARQUEO SEA MAYOR QUE EL SALDO SEGÚN LIBROS ............................ 8
CUANDO EL IMPORTE DEL ARQUEO SEA MENOR QUE EL SALDO SEGÚN LIBROS ............................ 9
Causas fácilmente identificables............................................................................................ 9
Causas difícilmente identificables .......................................................................................... 9
FONDO DE CAJA CHICA ................................................................................................................ 10
Creación del fondo de caja chica .................................................................................................. 10
Procedimiento uso caja chica efectivo .......................................................................................... 10
Reembolso de la Caja Chica .......................................................................................................... 11
ARQUEO DE LA CAJA CHICA.......................................................................................................... 12
Incremento o disminución del fondo de caja chica ....................................................................... 12
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR ............................................................................ 13
ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES ..................................................................................... 17
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 20

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ÁREA DE EFECTIVO Y CUENTAS POR COBRAR

Objetivo del Manual

El objetivo del presente manual es prescribir el tratamiento contable de las
cuentas de Efectivo y Cuentas por Cobrar que son de importancia relativa que
integran los estados financieros de una empresa.

Alcance del Manual

El presente manual define:
 Las políticas contables aplicables en los casos de:
 Reconocimiento y medición de una partida contable e
 Información a revelar sobre las partidas de importancia relativa.
 Los procedimientos contables a seguir para atender el cumplimiento de
cada una de las políticas contables adoptadas.

Formalización de la adopción del Presente manual o cambios al

mismo
La adopción del presente manual y/o sus actualizaciones oportunas, requieren el
acuerdo formal de aprobación por parte de la administración de la empresa (Junta
Directiva, Consejo Directivo, Presidencia, u otra figura de dirección.), debe
hacerse referencia a la fecha de vigencia.

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CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL

EFECTIVO

Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un

sistema de control adecuado para prevenir irregularidades y evitar que los
empleados utilicen el dinero de la compañía para su uso personal.

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos

y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos, así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Establecer un sistema adecuado de control interno, en lo referente al efectivo,

pueden asumirse como sigue:

 Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del

efectivo en caja y bancos.
 En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben
intervenir cuando menos dos personas.
 Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancos,
debe tener acceso a los registros contables.
 La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y
bancos, será exclusivo del departamento de contabilidad

En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo

debe incluir las siguientes medidas:

1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la

contabilización de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara
decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de caja.
2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan
el efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan
en tal forma que:

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(a) Se minimiza la aparición de errores.

(b) Los errores que se presentan se pueden detectar y
(c) El fraude no se puede ocultar fácilmente
3. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día,
deberán remesarse en forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día
hábil siguiente después de realizada la operación diaria.
4. Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo
cheques, de preferencia Cheque Boucher, para que pueda existir en el
documento una explicación razonable de dicho pago y su respectiva
aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.
5. Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de
conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos
efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
6. Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos,
a fin de solventar pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas
operativos por falta de fondos.
7. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en
caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los
cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa.

FONDO DE CAJA
La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el
valor nominal del dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad,
físicamente representados por billetes, monedas metálicas, giros bancarios,
postales o telegráficos, metales preciosos amonedados y moneda extranjera.

Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en cualquier momento en que se juzgue

conveniente, debe cerciorarse de la corrección de la existencia del efectivo en
custodia del cajero, para lo cual se realiza una actividad denominada arqueo de
caja, que consiste en el recuento físico de la existencia del efectivo y sus
equivalentes en poder del cajero.

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El resultado del arqueo se hará constar en un documento denominado “arqueo de

caja”

Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden
presentarse dos situaciones:

1. Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en

cuyo caso no será necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo
contabilizado coincide con la realidad.
2. Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo
caso las diferencias pueden ser de dos tipos:
a. Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.
b. Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.

Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar que

en todos los casos se tomará como punto de referencia el libro mayor, es decir, el
saldo según libros se ajustará para que su importe coincida con el importe arrojado
por el arqueo, y no a la inversa.

CUANDO EL IMPORTE DEL ARQUEO SEA MAYOR QUE EL SALDO

SEGÚN LIBROS
En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede
originarse por:

Causas fácilmente identificables

Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente identificables, pueden

mencionar se las operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de
más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste

será el de la operación realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargará
a la cuenta Caja y se abonará a la cuenta que corresponda.

Causas difícilmente identificables

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En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no se

cuenta con todos los elementos necesarios para determinar el origen del faltante en
libros, se procederá de la siguiente manera:

Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la

importancia relativa, ya sea en relación con el monto de la partida o su naturaleza,
y apoyados en el juicio profesional, el cual se basa en el criterio prudencial, se debe
optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo que implica “no adelantar
utilidades”, porque no se afectarán cuentas de resultados, ya que se estarían
registrando utilidades que aún no se han devengado; por tanto, se afectan cuentas
de balance, en este caso la de acreedores, para reflejar la obligación de entregar el
efectivo a quien demuestre ser su propietario legítimo, anotando como subcuenta la
de Faltantes en caja, según libros.

CUANDO EL IMPORTE DEL ARQUEO SEA MENOR QUE EL SALDO

SEGÚN LIBROS

En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser
originado por:

Causas fácilmente identificables

Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente identificables, se pueden
mencionar las operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de
más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste

será el de la operación realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargará
a la cuenta de la operación no reportada, con abono a la cuenta Caja.

Causas difícilmente identificables

Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del
sobrante en libros, se procederá de la siguiente manera:

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Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa,

y nuevamente guiados por el juicio profesional basado en el criterio prudencial,
afectaremos cuentas de balance, quedando el ajuste con cargo a la cuenta
Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que él, como responsable de
la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias que se presenten,
con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el pago
de tales diferencias al cajero.

FONDO DE CAJA CHICA

Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un
cheque, emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo
objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir
que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este
realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al
cual se va a realizar los pagos

Creación del fondo de caja chica

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la
necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y
dinamismo a cada departamento donde sea creado. En caso de ser un fondo de
efectivo lo adecuado sería entre L. 200.00 a L. 1,000.00

Procedimiento uso caja chica efectivo

1. Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de
egreso de caja chica.
2. El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto
efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe
emplearse en otras compras no especificadas.
3. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al
estipulado en el formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la
liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

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4. Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté

debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o
sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas,
boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, importes y fechas de
cancelación.
5. La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagará con el
fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser
modificado previa autorización de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido
deberá tener la autorización del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de
auditoría interna de control posterior de todo el movimiento que origina el
fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica

1. La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizará oportunamente previa
documentación sustentadora debidamente autorizada. La reposición
oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no
podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica
asignado. La recepción se efectuará las veces necesarias y/o de acuerdo al
requerimiento de lo que se necesite.
2. Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y
registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el
encargado del fondo.
3. El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen
detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la
Gerencia Financiera la reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se
mantendrá en archivo en forma cronológica
4. El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los
documentos sustentadores y codificación contable, a tramitar el giro del

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cheque de reposición por el departamento de tesorería a nombre de

encargado del manejo del fondo fijo.
5. Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en
cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros
contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
6. El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja
Chica.

ARQUEO DE LA CAJA CHICA

1. Se realizarán arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de
comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de
documentos y el efectivo.
2. Los arqueos sorpresivos se efectuarán cuando las circunstancias así lo
requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna.
3. Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia
del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las
acciones correctivas del caso.

Incremento o disminución del fondo de caja chica

Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva
o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos
circunstancias anteriores.

Es de suma importancia recalcar que la cuenta de caja chica solo se verá afectada
cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableció
originalmente.

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CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son registradas al monto según la factura. Las cuentas
consideradas irrecuperables son dadas de baja en el momento en que son
identificadas y se deterioran según los días de vencimiento.

Procedimientos:

 Cuando la cartera se encuentra vencida de acuerdo al periodo de pactado

para su pago se determina su deterioro.
 Se da de baja aquellas cuentas que se consideran incobrables según
concepto del área jurídica.

Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayoría de las empresas encuentran
que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre
campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo
industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente
incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado
de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de
crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año
en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de
la empresa.

Clasificación de las cuentas por cobrar

1. Provenientes de ventas de bienes o servicios.

2. No provenientes de ventas de bienes o servicios.

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Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios

Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta
a crédito de bienes o servicios y que generalmente está respaldada por la
aceptación de una factura por parte del cliente

Las cuentas por cobrar provienen de ventas al crédito son comúnmente conocida
como cuenta por cobrar comerciales o cuentas por cobrar a clientes y debe ser
presentadas en el balance general en el grupo de activos circulante o corriente
excepto a aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones
de la empresa en cual en la mayoría de casos es de 12 meses.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crédito

Como el titulo lo indica se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee
originados por las transacciones diferente a ventas de bienes y servicios a crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance general
en el grupo de activos circulante o corrientes, siempre que se espere que vayan a
ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa.

Las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o

servicios se clasifican en:

1. Cuentas por cobrar que presentan derechos por cobrar en efectivo

2. Cuentas por cobrar que presentan derechos por cobrar en bienes diferentes
a efectivo.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en

efectivo

Esta cuenta por cobra se refiere a derechos que serán cobrados en efectivo. Entre
ellas podemos citar los siguientes:

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1. Cuentas por cobrar a trabajadores; el origen de estas cuentas por cobrar

podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los
trabajadores para su propio consumo.

2. Intereses por cobrar; se refiere a derechos por cobrar surgidos como

consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

3. Alquileres por cobrar; estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa
arrienda un inmueble o parte de él.

4. Reclamaciones de cobrar a compañía de seguro; será registradas en estas

cuentas aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo
que hagan a la compañía de seguros.

5. Reclamaciones por cobrar a proveedores; la empresa compra mercancía de

contado y posteriormente tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier
razón.

6. Reclamaciones judiciales por cobra; cualquier reclamación que se está

litigando y que se tenga un alto grado de seguridad que la sentencia será favorable.

7. Deposito en garantía de cumplimiento de contrato; cuando la empresa es

contratada para realizar cualquier obra o prestar un servicio exige que se haga
deposito garantizando que el objeto del contrato esta cumplido.

8. Regalías por cobrar; cualquier tipo de regalías que la empresa haya

devengado pero que aún no ha cobrado deberá ser registrada en eta cuenta.

9. Cuentas por cobrar a los accionistas; se registra en esta cuenta cualquier

deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa o deban a capital.

10. Dividiendo pasivos por cobrar; para ser aplicada en sociedad anónima en el
módulo de contabilidad y es presentado en balance general.

11. Dividiendo por cobrar sobre inversionistas; inversiones en acciones en otras

compañías.

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12. Cuentas por cobrar compañías subsidiarias; se dice que una compañía es
subsidiaria de otra, cuando esta propietaria del más del 50% de capital de aquella.
La compañía matriz debe registrar estas cuentas cualquier préstamo anticipo etc.,
que considere subsidiaria.

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR

Esto implica que las cuentas por cobrar es solo un elemento de este ciclo de
operaciones que se le denomina ciclos de ingresos en el que está íntimamente
relacionado las operaciones de:

a) Ventas

b) Despacho

c) Facturación

d) Créditos y cobranzas

e) Cuentas por cobrar

f) Caja

Esta es la razón por lo que se recomienda que cuando se implanta el control interno,
se haga no solo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar si no que
simultáneamente deban quedar resguardadas el resto de las operaciones
mencionados.

Se sugiere algunas medidas de control interno que deban ponerse en práctica:

a- Con respecto a las ventas

Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del
despacho de las mercancías. Esta revisión debe ser hecha por;

• El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

• El departamento de crédito en cuanto a determinación de riesgos.

b- Con respecto a despachos

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• Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del

despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.

• Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al

almacén.

• Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que
mencionan en las notas de despacho al cliente.

• Las notas de despacho estar pre numeradas y establecer un control sobre la

secuencia de la misma

c- Respecto a la facturación

• Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación en las

que se realice los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

• Se establece los controles para asegurarse que todas las notas del despacho
de mercancía son facturadas.

• Las facturas deben ser pre numeradas llevando un control adecuado de la

existencia.

d- En cuanto a crédito y cobranza

• El departamento de crédito debe ser independiente del departamento de

ventas y cuentas por cobrar.

• Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para;

a) Dar de baja en los libros de cuentas que resulten incobrables.

b) Conceder descuentos fuera del periodo normal.

• Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas

periódicamente.

ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

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Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la
estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta
de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más
flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y
su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

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CONCLUSIONES

ÁREA DE EFECTIVO Y CUENTAS POR COBRAR

1. Las empresas comerciales del sector privado tienen un mediano interés en

el desarrollo de nuevas estrategias para controlar de manera adecuada los
diferentes departamentos de las organizaciones.
2. La Alta Gerencia busca medir anticipadamente los ingresos y gastos que
ocasionan las diferentes operaciones de la organización.
3. Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un
mal manejo de este puede llevar a una empresa a quebrar. Por ello, tener un control
efectivo de los clientes que te deben y un sistema de cobranza efectivo, ayudará a
tu empresa a cumplir con sus objetivos financieros.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

1. El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores

e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere
a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una
confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un
esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales
en los mismos.
2. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que
estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre
la correcta conducción del negocio.

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BIBLIOGRAFÍA
(s.f.).

Horngren, C. T., Harrison, W. J., & Oliver, S. M. (2010). CONTABILIDAD. México:

Pearson.

https://marioraules.blogspot.com/2015/03/objetivoeducativo-que-el-educando.html.
(s.f.).

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