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TEORÍA COMPLETA DE EXCEL
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TEORIA DE EXCEL-NIVEL I UNLaM
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
LA MATANZA
COMPUTACIÓN TRANSVERSAL
TEORIA DE EXCEL
Nivel I
(MICROSOFT EXCEL 2016)
AÑO 2019
Autor/es: Equipo Temático EXCEL Página 1 de 29


Tabla de contenido
1. Objetivo. .......................................................................................................................................... 4
2. Conceptos básicos. ........................................................................................................................... 4
2.1. Libro, Hoja de cálculo y celdas. ..................................................................................................................... 4
2.2. Libro de trabajo .............................................................................................................................................. 5
2.3. Hoja de cálculo ................................................................................................................................................ 6
2.4. Borde de celda activa ................................................................................................................................ 6
2.4.1. Etiqueta de la hoja activa ....................................................................................................................................... 6
2.4.2. Puntero del mouse en forma de cruz ...................................................................................................................... 6
2.4.3. Cambiar la cantidad de hojas que aparecen por defecto ........................................................................................ 6
2.4. Identificación de las partes de la planilla de cálculo. ................................................................................... 7
2.5. Visualización del contenido. ..................................................................................................................... 8
2.6. Desplazamiento en una Planilla de Cálculo ............................................................................................ 9
2.7. Modificar el ancho de una columna o altura de fila............................................................................... 9
2.8. Eliminar una columna o fila ................................................................................................................... 10
2.9. Eliminar una hoja ................................................................................................................................... 10
2.10. Insertar una columna o fila .................................................................................................................... 10
2.11. Insertar una Hoja .................................................................................................................................... 11
2.12. Cambiar de nombre a una Hoja ............................................................................................................ 11
3. Ingresando datos con EXCEL ....................................................................................................... 11
3.1. Rangos. ..................................................................................................................................................... 11
3.2. Rango simple. .......................................................................................................................................... 11
3.2.1. Selección de rangos múltiples. ............................................................................................................................. 12
3.2.2. Selección extendida. ............................................................................................................................................ 13
4. Distintos tipos de datos. ................................................................................................................. 13
4.1. Ingreso de números. ...................................................................................................................................... 13
4.1.1 Cantidad fija de decimales. ....................................................................................................................................... 13
4.2. Ingreso de fechas y horas. ............................................................................................................................. 13
4.3. Ingreso de texto. ............................................................................................................................................ 14
5. Aplicar un formato. ....................................................................................................................... 14
5.1. Solapa Número. ............................................................................................................................................. 14
5.1.1. Categoría General ..................................................................................................................................................... 15
5.1.2. Categoría Texto. ....................................................................................................................................................... 15
5.1.3. Categoría Fecha y Hora. ........................................................................................................................................... 16
5.2. Solapa Alineación. ......................................................................................................................................... 16
5.3. Solapa Fuente ................................................................................................................................................ 18
5.4. Solapas de Bordes y Relleno. .................................................................................................................. 19
5.4.1. Copiar Formatos .................................................................................................................................................. 20
6. Fórmulas. ...................................................................................................................................... 21
6.1. Ingreso de fórmulas sencillas. ...................................................................................................................... 21


6.2. Conceptos de Direccionamiento. .................................................................................................... 23
6.2.1. Relativo: ...................................................................................................................................................... 23
6.2.2. Absoluto: ..................................................................................................................................................... 23
6.2.3. Mixto (o híbrido). ....................................................................................................................................... 24
7. Funciones ...................................................................................................................................... 25
7.1. Categoría de Funciones................................................................................................................................. 25
7.2. Los operadores y sus clasificaciones ............................................................................................................ 26
7.2.1. Operadores aritméticos ............................................................................................................................................. 26
7.2.2. Operadores de Comparación .................................................................................................................................... 26
7.3. Valores de Error ............................................................................................................................................ 26
8. Gráficos. ........................................................................................................................................ 27
8.1. Ajuste de un gráfico insertado ..................................................................................................................... 28
8.1.1. Ficha Diseño............................................................................................................................................................. 28
8.1.2. Ficha Formato .......................................................................................................................................................... 29


1. Objetivo.
El objetivo de esta unidad es realizar una introducción a los conceptos básicos sobre las planillas de
cálculo, también denominadas hojas de cálculo electrónicas.
Existen muchos tipos de planillas de cálculo, pero entre las estándares podemos mencionar Lotus 1 y
Excel2, entre otras. Se debe aclarar que en la actualidad también existe software libre que posee
herramientas con estas características como es el caso del Supreme Office Suite 3, diseñado para
entorno libre como Linux, que trabaja perfectamente en un entorno Windows.
2. Conceptos básicos.
Excel es una hoja de cálculo integrada de Microsoft Office. Si se conocen otros programas del Paquete
Office, como Word, Access, PowerPoint, Outlook, resultará familiar utilizar Excel, ya que muchos
comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
La planilla de cálculo se creó para responder a tres necesidades del ámbito administrativo, que son:
1. Gestión de cálculo.
2. Gestión de gráficos.
3. Gestión de bases de datos (operaciones básicas).
Se conforma con ésta herramienta un único entorno de trabajo integrado, que básicamente facilita el
procesamiento y el análisis de la información que se encuentra organizada en forma de matriz
(columnas y filas). Con ella se pueden realizar cálculos matemáticos, estadísticos, desarrollar
funciones, crear, gestionar y presentar datos, efectuar gráficos a partir de los datos, organizar y
manipular datos relacionados mediante funciones de gestión de bases de datos.
En la actualidad, muchas de las presentaciones que se requieren en cualquier sector de una compañía
(informes, proyectos, estudios de factibilidad, requerimientos presupuestarios, etc.), reciben un
tratamiento electrónico, con lo que ésta herramienta facilita la tarea de presentar todo tipo de
informes, que demandan gran cantidad de cálculo, analizar cualquier tipo de curvas e información
visual, resumida para la toma de adecuadas decisiones de los niveles gerenciales.
2.1. Libro, Hoja de cálculo y celdas.

Cada planilla se compone por un conjunto de hojas de cálculo y hojas de gráfico, identificadas
cada una de ellas mediante una etiqueta, con un nombre específico preestablecido, pudiendo el usuario
cambiar el mismo.
La hoja que se va a utilizar, reside en la memoria principal, y al guardarla en el disco se convertirá en

un archivo planilla, con un nombre asignado por el usuario y con una extensión XLSX, establecida
automáticamente por Excel, para versiones 2007 y posteriores.
Estructuralmente, cada hoja de cálculo está compuesta por Columnas y Filas.
1
Lotus ®
2
Excel ® de Microsoft Office
3
Planilla de Cálculo ® from ThizLinux


En versiones anteriores de Excel, las columnas son identificadas
comúnmente con letras: A hasta Z, y luego AA hasta IV,
obteniendo en total 256 columnas disponibles. Las filas son
identificadas con números del 1 al 65.536 inclusive.
A partir de Excel 2007, se disponen de mayor cantidad de filas y
columnas posibles, con los límites siguientes: 18.278 columnas (A
a XFD) y 1.048.576 filas numeradas consecutivamente.
A la intersección entre columna y fila, se la denomina Celda, y es
el lugar donde se introducen los datos que se desea procesar. Las
columnas se identifican con letras y las filas con números, por lo
tanto, cada celda tiene una dirección, consistente en la letra de la
columna y el número de fila, conocida como referencia. Por
ejemplo, para identificar la celda ubicada en la tercera columna
(C) y la cuarta fila (4), se la indicará por su referencia C4.
Barra de acceso rápido

Cintas de Grupos, con Barra de título
Fichas botones de opciones
Ayuda
Cuadro de
nombres
Barra de fórmulas
Celda activa
Columnas
Filas
Seleccionar todo el libro
Barras de desplazamiento vertical y horizontal
Botón
Vistas Normal, Diseño de página y Salto de
Barra de etiquetas página. Zoom.
Barra de
tareas
Barra de estado
Figura 1: elementos de una hoja de cálculo
2.2. Libro de trabajo

Al realizar la operación de iniciar el programa Excel, cuando el mismo termina de cargar toda la
configuración predeterminada por el usuario, aparece en el ambiente de trabajo un nuevo libro de


trabajo (llamado Libro1) que por defecto va a contener tres hojas de cálculo tituladas Hoja1 hasta
Hoja3. La hoja de cálculo Hoja1 se encuentra seleccionada, con la celda A1 como celda activa.
2.3. Hoja de cálculo

Es una matriz compuesta por filas y columnas, cuya intersección es una celda, que permite introducir
y calcular datos. En dicha celda se muestra primero la columna y luego la fila.
2.4. Borde de celda activa
Hoja activa
Celda activa
Puntero en cruz
Figura 2
La celda activa es aquella que se encuentra seleccionada y en la que se introducirán datos al comenzar
a escribir. Cuando se nos pide que hagamos foco, significa que tomemos como celda activa una o un
conjunto de celdas determinadas (rango) para realizar la tarea.
2.4.1. Etiqueta de la hoja activa
Se diferencia del resto de las etiquetas por estar seleccionada. Además, su título, que identifica a la
hoja, se muestra en negrita. Es la hoja actual activa en la que nos encontramos realizando nuestra
tarea.
2.4.2. Puntero del mouse en forma de cruz

Indica el lugar de la hoja activa del libro de trabajo al que se está apuntando y la celda que se
seleccionará en caso de hacer clic con el mismo.
2.4.3. Cambiar la cantidad de hojas que aparecen por

defecto
Es posible especificarle a Excel la cantidad de hojas de cálculo que se desea que aparezcan por omisión
al crear un libro de trabajo nuevo. Para hacerlo, se deben seguir estos pasos:
Seleccionar la ficha Archivo…


Elegir la última solapa, que indica Opciones
Aparecerán distintas opciones de Excel (elijo General)
Voy al sector “Al crear nuevo libros” y allí elijo “Incluir éste número de hojas” y la cantidad de hojas
seleccionada quedará para todos los nuevos libros
Hago clic en Aceptar. (Ver Figura 3)
Figura 3
2.4. Identificación de las partes de la planilla de cálculo.

Barras de herramientas de acceso rápido: Es una novedad desde la
versión 2007. Permite colocar varios botones de las tareas más
frecuentes, de este modo constituye un camino más corto para trabajar con ciertos comandos de Excel.
Fichas: son pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas lógicamente. Por ejemplo,
la ficha de Inicio contiene Grupos de herramientas agrupadas en las categorías portapapeles, fuente,
alineación., número, etc. Cada una de estas categorías contiene una serie de botones de comandos
agrupados que nos permite realizar tareas relacionadas.
Cintas de Opciones o Grupos: Es el conjunto o agrupamiento de botones que aparece siempre debajo de
las fichas. Cada agrupamiento contiene un conjunto de útiles, representados por botones de comandos. A
ese grupo de categorías y botones se le llama cinta de opciones.
Barra de estado. Es un panel ubicado en la parte inferior de la ventana de

Excel, que muestra información acerca de la operación en curso y que
también ofrece ayuda y pistas en tiempo real a medida que se efectúan las operaciones. (Ej.: cuando
copiamos una celda, nos indica cómo pegarlo en otro destino).
Cuadro de nombres. Es un cuadro de lista desplegable ubicado sobre el

borde superior izquierdo, en el cual se puede ingresar la referencia de una
celda, para activarla o ingresar el nombre que la representa.


Barra de fórmulas. Se ubica a la derecha del Cuadro de Nombres. Muestra el valor
constante o la fórmula de la celda activa y permite modificar los valores al ingresar
nuevas fórmulas.
Una celda puede contener distintos tipos de objetos:
 Caracteres alfabéticos y especiales.

 Números,
 Representaciones lógicas.
 Fórmulas,
 Funciones,
 Gráficos,
 Etc.
La celda seleccionada se denomina celda activa.
Celda Activa. Esta celda aparece con un borde resaltado y su

referencia se indica en la barra de fórmulas en el cuadro de nombres.
Para introducir datos en una celda basta con apuntar con el puntero
del “mouse” y luego comenzar a escribir desde teclado. Puede haber
solamente una celda activa en cada momento.
2.5. Visualización del contenido.

Es interesante destacar el hecho que una celda puede contener hasta 2 8, es decir 255 caracteres
(letras, números, símbolos, etc.), aunque no implica que éstos datos puedan verse en su totalidad en
la celda. Si la celda que se encuentra a la derecha de la celda activa se encuentra vacía, entonces se
podrá visualizar los datos que se han introducido en la celda activa en forma total.
En la Figura 4 se observa como la celda activa B3 contiene la frase “25 de Mayo de 1810”. Si bien esa
frase excede el ancho predeterminado de la columna, parte de la información aparece como si
estuviera contenida en la celda adyacente (C3).
Se debe comprender que la frase completa está contenida en la celda B3, pero como la celda C3 no
posee información para visualizar, permite que la celda C3 muestre totalmente la información que
contiene.
Figura 4
Basándonos en el ejemplo de la figura anterior si la celda contigua a B3, es decir C3, contuviera
información, los datos de la celda B3 aparecerán visualizados en forma parcial, es decir no se
visualizará el total de datos. Esto no significa que los datos se hubieran perdido o truncado, sino que
la cantidad de datos visualizados están limitados por el ancho de la columna. Estos están alojados en
la celda en cuestión y puede observarse su contenido completo en la Barra de Fórmulas.


2.6. Desplazamiento en una Planilla de Cálculo

Para desplazarse en una planilla de cálculo, se podrá utilizar las teclas de movimiento del cursor, es
decir las flechas del teclado. Con estas, se logra desplazar el indicador de celda activa, de a una celda
por vez. Para desplazarse más rápidamente, se puede utilizar las teclas especiales <Av Pág>
(avanzar página) y <Re Pág> (retroceder página), que permiten moverse 20 filas hacia abajo o hacia
arriba respectivamente.
La tecla <Fin>, permite moverse rápidamente hacia el lugar de la hoja que se seleccione presionando
a continuación las teclas de movimiento de cursor.
Ejemplo: Posicionado en la celda B3, al presionar las teclas <Fin> y la flecha hacia la derecha, el
indicador de celda se desplazará sobre la misma fila hacia la derecha, ubicándose en la última columna.
Para seleccionar rápidamente la primera celda de la hoja (A1) presionar simultáneamente las teclas
<Control>+<Inicio>. Para seleccionar la última celda con datos, presionar simultáneamente las
teclas <Control>+<Fin>.
2.7. Modificar el ancho de una columna o altura de

fila
Al crear una hoja nueva, todas las columnas tienen el mismo ancho, que se conoce como ancho
estándar (establecido por defecto). Es posible modificar el ancho de una columna o un grupo de
columnas. El ancho de una columna se expresa en la cantidad de caracteres que pueden mostrarse
en una celda utilizando la fuente estándar, siendo la predeterminada la fuente Calibri con un tamaño
11 puntos.
Para modificar el ancho de una columna, basta con posicionar el puntero del “Mouse” en la línea que
separa el nombre de las columnas, (en ese punto el puntero se transforma en una línea con dos
flechas), entonces hacer Clic y desplazar el puntero hacia la izquierda o derecha sin soltar el botón,
hasta lograr la medida deseada. Para modificar el alto de una fila, repito el procedimiento anterior
posicionando el puntero del “mouse” en la línea de separación de los números de filas, moviendo el
puntero hacia arriba o abajo. Ver la siguiente figura:


Otra forma de ajustar el ancho de filas y columnas es:
Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas. En la
barra de opciones hacer Clic sobre
Formato seleccionar la opción Columna
o Fila según nos interesa modificar y se
desplegará un menú con diferentes
opciones:
(ver Figura 5)
Para conseguir otros ajustes de una
columna (o de una fila) posicionar el
puntero delLínea
mouseseparación
sobre eldetítulo
filas de la
columna o de la fila y presionar el botón
derecho; se desplegará un menú
contextual con diferentes opciones, como
ser: Ancho de columna… (en columnas),
Alto de fila… (en filas), Formato de
celdas... (en ambas), y otras opciones
según corresponda. (Figura 6)
Figura 5
Figura 6
2.8. Eliminar una columna o fila

Para eliminar una columna o fila, basta con posicionar el indicador de celda en la columna o fila que
se desea eliminar, hacer Clic con el botón secundario (menú contextual) sobre el título de la fila-
columna a eliminar y elegir la opción eliminar.
Otra Forma: Es ir a la barra de opciones y dentro de ésta a la solapa de celdas, eligiendo la opción
de eliminar (fila, columna u hoja)
2.9. Eliminar una hoja

Para eliminar la Hoja activa, hago Clic sobre el nombre de la hoja selecciona (Menú contextual) y
elijo la opción Eliminar Hoja.
2.10. Insertar una columna o fila


Para estos procesos, basta con posicionar el indicador de celda en la columna o fila a partir de la cual
se desea insertar una columna o fila en blanco. Así, basta con hacer Clic con el botón secundario
(menú contextual) en el lugar donde queremos insertar la fila o columna y seleccionar la opción Filas
o Columnas.
2.11. Insertar una Hoja

Para ello, hacer Clic derecho en la barra de etiquetas, sobre alguna de las hojas ya existentes, y
seleccionar la opción insertar hoja de cálculo (o con las teclas Mayúscula+F11)
Otra opción es ir a la barra de opciones y elegir el botón “+”. Esta nueva hoja se ubicará por delante
de la hoja activa anterior, pasando a ser la activa.
2.12. Cambiar de nombre a una Hoja

Para cambiar el nombre de una hoja, seguir los siguientes pasos:
Hacer Clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de

hoja a la cual se desea modificarle el nombre. Aparecerá un menú
contextual y se activará la hoja correspondiente. De éste,
seleccionar la opción Cambiar Nombre. El texto correspondiente al
título de la etiqueta aparecerá con los colores invertidos. Ingresar el
nombre deseado.
Presionar la tecla <Entrar> si se está conforme con el nombre
nuevo. Si se desea volver al nombre anterior, puede hacerse
presionando la tecla <Esc>, antes de presionar la tecla <Entrar>.
También desde:
Hacer Clic en la barra de opciones, en la parte de celda, eligiendo la
solapa de Formato y seleccionando la opción Hoja, la cual desplegará un menú en que se deberá
seleccionar la opción Cambiar nombre. Automáticamente nos posicionará sobre el título de la
etiqueta, con los colores invertidos. Ingresar el nombre deseado. Presionar la tecla <Entrar> para
aceptar o la tecla <Esc> para cancelar el proceso. También se hace lo mismo con doble Clic sobre la
etiqueta de la hoja y cuando se ilumina el nombre de la hoja, escribimos el nombre deseado.
3. Ingresando datos con EXCEL
3.1. Rangos.
Un rango es un bloque (conjunto) de celdas adyacentes. Puede estar formado por una sola celda o
varias celdas situadas en la misma fila o columna o abarcando varias filas y columnas diferentes. Los
distintos tipos de rangos son:
3.2. Rango simple.

Conjunto de celdas de una misma hoja que tiene forma rectangular. La dirección de un rango está
formada por las direcciones de celdas de dos vértices diagonalmente opuestos del rango, separados
por dos puntos, por ejemplo, B2:E2 (ver Figura 7) o como B3:D7 (ver Figura 8).


Figura 7
Figura 8
Para seleccionar un rango hay varias formas de hacerlo:
Hacer Clic sobre una celda (será el vértice pívot del rectángulo o cuadrado que formará el rango)
activándola, y sin soltar el botón del “mouse”, arrastrar hasta la última celda (vértice que conforma
una diagonal con el pívot); si se ha equivocado no soltar el botón del “mouse” y rectificar el rango. La
primera celda quedará en blanco indicando que es la celda activa.
Otra forma, posicionarse en la celda que será pívot (uno de los extremos del rango), presionar la tecla
<Shift> y hacer Clic en la celda que conformará una diagonal con el pívot.
3.2.1. Selección de rangos múltiples.

La dirección de un rango múltiple es una secuencia de las direcciones de cada uno de los rangos que
lo componen separados por punto y coma. Por ejemplo: A1:B5; D4:F7; J1:G3. Se pueden seleccionar
rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo, para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que
seleccionar la primera celda pívot, y sin soltar el botón del “mouse”, arrastrar hasta la última celda
que conforma una diagonal con el pívot; a continuación, mantener presionada la tecla <Control> y
seleccionar otro rango. Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos
deseados.
Figura 9


3.2.2. Selección extendida.
Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es difícil hacerlo con el “mouse”. Es recomendable, en
este caso, utilizar el teclado. Presionar la tecla <F8> para ingresar en lo que se denomina el modo
extendido de selección. Presionando a continuación las teclas de dirección, vamos seleccionando
rangos adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones más grandes podemos presionar las teclas
<Av Pág> o <Re Pág>. Una vez que se haya finalizado de seleccionar el rango, hay que presionar
la tecla <Esc> para finalizar el modo de selección extendido.
4. Distintos tipos de datos.

Hay datos que se ingresan directamente en celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda
por celda.
Para ingresar datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y presionar la tecla <Entrar>.
Cuando se comienza a escribir, automáticamente se activa la barra de fórmulas. Aparecen tres botones
(Figura 10): para cancelar los datos introducidos (botón en forma de “X”), para validar dichos datos
(botón en forma de “”) y el símbolo de “fx”,para iniciar el asistente de introducción de fórmulas. La
mayoría de las veces es más rápido presionar la tecla <Entrar> que hacer Clic en el botón para validar
los datos. De igual forma, es más rápido presionar la tecla <Esc> que hacer Clic en el botón para
cancelar los cambios.
Figura 10
4.1. Ingreso de números.

Un valor numérico es cualquier combinación de dígitos decimales, que pueden estar acompañados de
símbolos (símbolo de porcentaje, símbolo de moneda, etc., establecidos mediante formatos) y los
signos y operadores aritméticos. El símbolo de separador decimal se establece en el Panel de control
de Windows, en el icono Configuración regional. Por defecto el separador es la coma.
Cuando se desea establecer un tanto por ciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo
0,35 y luego darle formato de porcentaje, o bien directamente escribir 35%.
4.1.1 Cantidad fija de decimales.

Cuando se ingresan muchos números decimales, se puede omitir el ingreso del carácter coma (,)
activando una opción de menú. Si se desea ingresar valores con dos decimales hacer Clic sobre el
menú Herramientas seleccionar la opción Opciones seleccionar la solapa Modificar y activar la
opción Número fijo de decimales. A partir de ese momento, si se ingresa 1256 automáticamente
Excel pondrá 12,56.
4.2. Ingreso de fechas y horas.

Para Excel, una fecha es un número comprendido entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900
y el 2958465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto, podremos operar para calcular
el tiempo transcurrido entre dos fechas. Se deberá ingresar siguiendo el esquema día, mes y año a
no ser que se haya cambiado esta configuración en el menú Configuración regional en el Panel de


control. Entre el día, el mes y el año debe aparecer el separador (/) o bien el guión (-). Por ejemplo:
23/12/02.
Las horas son para Excel números comprendidos entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el
uno, que corresponde a la hora 24. Igual que con las fechas, se puede operar con las horas. Para
ingresar una hora específica habrá que poner la hora seguida de dos puntos y luego los minutos. Se
pueden introducir también seguidas de PM o AM según corresponda. Es equivalente poner 20:44 que
8:44 PM.
4.3. Ingreso de texto.

Texto es para Excel, toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretar como dato numérico,
ni como fecha ni como valor lógico. Si se ingresa 12.56 en una celda Excel lo considerará texto puesto
que no sabrá reconocer el punto como separador decimal.
5. Aplicar un formato.
El formato permite modificar las características de una celda o de un objeto contenido en ella.
Cuando se aplica a una celda o rango de celdas, es posible aplicarlo antes de introducir información
en esa celda o bien hacerlo posteriormente al ingreso del dato. Esto último es lo que normalmente se
hace, para ajustar el tamaño de la fuente, el ancho de las columnas, etc.
Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser
disjunto.
Como regla general, para aplicar formato a una o más celdas se deberá hacer Clic en el menú Formato
y seleccionar la opción Celdas..., con lo que aparecerá el cuadro de diálogo de la Figura 11.
Otra forma es mediante la acción de las teclas rápidas <Control>+<1>. El mismo efecto se obtiene
si se accede a esta opción a través de los comandos del menú contextual (aparece al posicionar el
“mouse” sobre el rango o celda en cuestión y hacer Clic con el botón derecho) en este caso aparecerá
en la lista la opción Formato de Celdas..., entre otras, como se indica en la Figura 11.
Figura 11
5.1. Solapa Número.

Cuando se ingresa un dato en una celda, Excel intentará interpretarlo, analizando al primer carácter
ingresado. Lo tomará como valor numérico si el primer carácter es: un dígito decimal, los símbolos
“+”; “-”; “(”; entre otros.


Si el valor numérico es demasiado grande para Excel, se le aplicará automáticamente el formato
científico. Pero lo más común es no añadir ningún formato hasta que no hayamos terminado de
ingresar todos los datos. Para modificar un formato de número, seleccione la solapa Número del
cuadro de diálogo (como se observa en la Figura 11) para dar formato a celdas.
En esta solapa se encuentran las diferentes categorías para dar formato a los números. Todas ellas
presentan una muestra de cómo quedará el número una vez aplicado el formato, además de ofrecer
una serie de opciones adicionales según la categoría seleccionada.
5.1.1. Categoría General
En los formatos de números existe una diferencia entre los valores internos y los visualizados en la
hoja de cálculo. Los formatos no afectan a los valores numéricos internos, Excel utiliza estos valores
en los cálculos. Todas las celdas de una hoja de cálculo utilizan el formato General como formato
predeterminado. Existen una serie de formatos predeterminados que se pueden aplicar, utilizando
botones de comandos del grupo Número en la ficha Inicio y que suelen ser los más utilizados:
Tipo de formato Aumentar decimales

numérico
Estilo moneda Disminuir decimales
Estilo millares
Estilo porcentaje
Figura12
Haga clic en el Botón El valor Se convertirá en
Estilo moneda 1780250,2 $1.780.250,20
Estilo porcentual 0,25 25%
Estilo millares 12596 12.596,00
Aumentar decimales 12,70 12,700
Disminuir decimales 12,700 12,70
Si ninguno de estos formatos le resulta adecuado, puede obtener una mayor personalización utilizando
una caja de diálogo. Para hacerlo, siga estos pasos:
 Seleccione el rango de celdas al cual desee aplicarle los cambios.

 Seleccione Formato/Celdas o presione Ctrl +1. Aparecerá la caja de diálogo Formato de celdas.
(Figura 12)
 Haga clic en la ficha Número.
 Seleccione una categoría de formatos de la lista Categoría. A la derecha de ésta aparecerán algunos
parámetros opcionales u otras sub-categorías de las cuales deberá seleccionar las que considere
adecuadas. Ante cada cambio, se actualizará una vista previa de cómo quedará la primera celda
seleccionada con el formato y sus parámetros aplicados en el cuadro Muestra. En la parte inferior
de la caja de diálogo, aparece una ayuda explicando la utilidad de la categoría seleccionada.
 Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios.
5.1.2. Categoría Texto.
Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numéricos, pero que no son tales, como por
ejemplo códigos postales. Si se ingresa en una celda 08080, Excel cambiará el valor a 8080 ya que


ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de
texto. En la solapa Número (Figura 11) seleccionar la categoría Texto.
En el caso de los códigos postales, si ya tiene la columna escrita, también puede seleccionar desde la
categoría Especial el formato Código postal.
5.1.3. Categoría Fecha y Hora.
Para establecer o modificar estos formatos, se deberá seleccionar en la solapa Número (Figura 11)
la categoría Fecha o bien la categoría Hora. Como ocurre con los formatos de número, las fechas y
las horas se rigen por sus propios códigos.
Excel trabaja internamente con las fechas convirtiéndolas en un número entero que representa la
cantidad de días que pasaron desde el 01/01/1900 hasta la fecha. Con las horas opera de manera
similar, trabaja con un número de hora, con la cantidad de segundos que pasaron desde medianoche,
con la diferencia que este valor lo guarda del otro lado del separador decimal. Es por eso que se puede
trabajar con una fecha y una hora en una misma celda.
Excel reconocerá los siguientes formatos de fecha:
Formato Ejemplo
dd/mm/aa o dd/mm/aaaa 18/07/00 o 18/07/2000
dd-mmm-aa o dd-mmm-aaaa 05-Mar-01 o 05-Mar-2001
dd-mmm 05-Mar (del año actual)
mmm-aa o mmm-aaaa Mar-02 o Mar-2002
Excel reconocerá los siguientes formatos de hora:
Formato Ejemplo
hh:mm 18:05
hh:mm:ss 18:05:30
hh:mm AM/PM 6:30 PM
hh:mm:ss AM/PM 6:30:50 AM
dd/mm/aa hh:mm 18/07/03 20:15
hh:mm dd/mm/aa 20:15 18/07/02
5.2. Solapa Alineación.

De manera predeterminada, Excel utiliza el formato de alineación General mediante el cual los valores
numéricos se alinean a la derecha, el texto de cualquier tipo a la izquierda y los valores lógicos o de
error en el centro. Excel nos permite modificar esta alineación predeterminada para adaptarla a
nuestras necesidades e incluso es posible rotar el contenido de una celda y centrar texto en varias
celdas, entre otras cosas.
Para alinear fácilmente los datos de las celdas se pueden utilizar los botones que para dicho fin tiene
la barra de herramientas Formato. Simplemente seleccione el rango de celdas a los cuales desee
cambiar su alineación y haga clic en el botón que identifique la alineación que desea para los datos.
Muchas veces es necesario agregar un título a una hoja de cálculo y centrarlo para que quede bien
presentado, sin embargo, la estructura de las columnas puede impedirlo.
Excel permite unir un rango de celdas para tratarlo como una única celda y así poder ubicar un texto
que abarque todo ese espacio.
Para hacerlo, simplemente seleccione un rango formado por la celda que contiene el texto junto con
las celdas adyacentes en blanco que desee unir a la misma y haga clic en el botón Combinar y centrar,
de la cinta Alineación de la ficha Inicio. Las celdas se unirán formando una sola y el texto se centrará
en las mismas. Luego podrá modificar la alineación, el texto y efectuar cualquier operación como si
fuera una única celda. (Figura 13)


Figura 13
Para seleccionar la alineación horizontal y
vertical, rotar texto dentro de las celdas,
justificar el texto de las mismas y
administrar otras opciones avanzadas de
alineación, debe utilizar una caja de
diálogo, coma la indicada en la Figura 14,
siguiendo estos pasos:
 Seleccione el rango de celdas al cual

desea aplicarle los cambios.
 Selecciones Formato, Celdas... ó
presione Ctrl + 1. Aparecerá la caja de
diálogo Formato de celdas.
 Haga click en la ficha Alineación.
 En el cuadro de lista desplegable
Horizontal, seleccione la alineación
horizontal que desea para los datos de
la celda. Las opciones son las
siguientes:
Figura 14
o General: Aplica la alineación predeterminada según el tipo de datos que contenga la celda,
la describimos anteriormente.
o Izquierda (sangría) Alinea el contenido de la celda en el extremo izquierdo de la misma.
Al seleccionar esta opción, se habilitará el cuadro de texto Sangría, en el cual podrá indicar
la cantidad de espacios que van a preceder los datos de la celda a la izquierda. Especifique
un valor de 0 si no desea sangría.
o Centrar: Alinea el contenido de la celda en centro de la misma.
o Rellenar: Repite el contenido de las celdas con datos de la izquierda a lo largo del resto
de las celdas del rango seleccionado. Esta opción no ofrece demasiada utilidad.
o Justificar: Divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la misma para ajustar
el espacio entre palabras de cada una de ellas, de manera que cada línea tenga el mismo
ancho que la celda. Esta opción es útil para incluir varias líneas de texto en una celda.


En el cuadro de lista desplegable Vertical, seleccione la opción que desea para los datos de la celda,
teniendo en cuenta que la predeterminada es la alineación vertical en la parte inferior de la celda.
(Esta alineación es respecto al alto de la celda).
En el cuadro Orientación aparecen una serie de controles que permiten modificar la orientación del
texto y rotarlo:
 Haga clic en el cuadro de la izquierda con la palabra Texto orientada en forma vertical si desea
cambiar la orientación del contenido de la celda a la que allí se muestra. Al seleccionar la opción,
se invertirán los colores del cuadro.
 Haga clic en el ángulo que desee para el texto de la celda en el cuadro de la derecha. Al hacer clic,
cambiará la orientación del texto de muestra Texto que presenta una vista previa de cómo quedará
el contenido de la celda. También puede obtener un efecto similar ingresando el valor del ángulo
en grado en el cuadro de texto Grados. El valor predeterminado es 0 y puede utilizar números
positivos para girar el texto de la parte inferior izquierda a la parte superior derecha en la celda o
números negativos para hacerlo de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en la
misma.
Debajo del texto Control del texto aparecen tres opciones que nos permiten indicarle a Excel la manera
en que debe distribuir un texto que supere el ancho de la celda. Las opciones son las siguientes, las
cuales deberá activar o desactivar según considere adecuadas:
 Ajustar texto: Al seleccionar esta opción Excel incrementa la altura de la fila, en la que se
encuentra el texto, y divide el mismo en varias líneas
 Reducir hasta ajustar: Excel reduce el tamaño de la fuente de la celda seleccionada hasta que
su contenido pueda mostrarse entero en la celda. Cuando modifico el ancho de la celda, se
incrementa o disminuye el tamaño de la fuente, pero no supera el tamaño de fuente original.
 Combinar celdas: Si se elige esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una única celda,
como se explicó anteriormente. En caso contrario, si las celdas estaban combinadas, volverán a
su estado original.
Haga clic en el botón Aceptar. Excel aplicará los cambios al rango seleccionado.
5.3. Solapa Fuente

Los atributos de las fuentes son aquéllos que ofrecen alternativas para resaltar la tipografía y el
tamaño seleccionados o le aplican un leve efecto. Los atributos más conocidos de las fuentes y de
mayor utilización, son negrita, cursiva y subrayado. A su vez, estos atributos se pueden combinar,
como por ejemplo negrita y cursiva.
Para aplicar el Atributo Presione

Negrita Ctrl + N
Itálica (cursiva) Ctrl + K
Subrayado Ctrl + S
 Seleccione el rango o los caracteres a los cuales desea aplicarle los cambios.
 Seleccione Formato/Celdas... Aparecerá la caja de diálogo Formato de celdas.


Figura 15
 Haga clic en la ficha Fuente.
 Seleccione la fuente, los atributos de la misma, el tamaño, el tipo de subrayado y el color de
las listas correspondientes.
 Active o desactive los efectos que desee utilizando las casillas de verificación que se encuentran
debajo del texto Efectos.
 A medida que va seleccionando las opciones de esta caja de diálogo, se aplicarán los atributos
a un texto de muestra y aparecerá una vista previa de los cambios realizados en un cuadro
ubicado debajo del texto Vista Previa.
 Una vez que esté conforme con los atributos seleccionados, haga clic en Aceptar.
5.4. Solapas de Bordes y Relleno.

Excel ofrece una amplia variedad de diseños y anchos de bordes para aplicar a grupos de celdas,
además de poder seleccionar los colores de los mismos, del texto y de relleno de las celdas a las
cuales también se pueden aplicar tramas. Todo esto ayuda a brindar un aspecto más atractivo y
vistoso a la hoja de cálculo.
Existen dos formas de aplicar estos formatos a las celdas:
Mediante la utilización de los comandos del grupo Fuente, en la ficha Inicio: Bordes, Color de Relleno
y Color de fuente, o mediante la caja de diálogo Formato de celdas.
Para aplicar bordes, colores y rellenos utilizando las opciones del grupo Fuente, siga estos pasos,
teniendo en cuenta que, ante cada opción seleccionada, los cambios se reflejarán automáticamente
en el rango seleccionado:
 Seleccione la celda o el rango de celdas a las cuales desea aplicar los cambios de formato.
 Despliegue las opciones del botón Bordes si es que no está visible. (Figura 16)
 Haga clic en el borde que desee de los que aparecen en esta paleta. Haga clic en la primera
opción si desea quitar todos los bordes exteriores e interiores de las celdas.
 Despliegue la paleta del botón Color de relleno si es que no está visible.
 Haga clic en el color de relleno que desee de los que aparecen en esta paleta o seleccione la
opción Sin Relleno si desea que el fondo de las celdas sea el predeterminado de Excel.


Figura 16
 Despliegue la paleta del botón Color de fuente si es que no está visible.
 Haga clic en el color de la fuente que desee de los que aparecen en esta paleta o seleccione la
opción Automático si desea que el color de la fuente sea el predeterminado de Excel.
También puede aplicar bordes, colores y rellenos con mayor flexibilidad y aprovechando opciones
avanzadas utilizando cajas de diálogo, aunque haya que cumplir más pasos.
Para aplicar bordes utilizando una caja de diálogo, siga estos pasos:
 Seleccione la celda o el rango de las celdas a las cuales desea aplicar los cambios de formato.
 Seleccione Formato/ Celdas... o presione Ctrl +1. Aparecerá la caja de diálogo Formato de
Celdas.
 Haga clic en la ficha Bordes. En esta ficha aparecen varios controles para especificarle a Excel
el estilo de línea, el color y los lados del rango seleccionado que cubrirá un borde. Debido a su
gran flexibilidad se puede armar un contorno con bordes de distintos colores y estilos.
 Haga clic en el estilo de línea que desee para el borde que va a aplicar o seleccione la opción
Ninguno para quitar bordes que haya especificado, en el cuadro Estilo.
 Seleccione el color del borde que va a aplicar del cuadro con paleta Color o elija la opción
Automático si quiere que Excel utilice el color predeterminado para los bordes.
 Haga clic sobre los botones que figuran como Preestablecidos y Bordes para indicar en los
lugares de las celdas donde se deben aplicar o haga clic directamente sobre las partes del
interior del cuadro que muestran una vista previa de cómo quedarán los cambios en las celdas
para agregar o quitar bordes con las características seleccionadas en los puntos anteriores.
 Haga clic en Aceptar. Excel aplicará los cambios al rango seleccionado.
5.4.1. Copiar Formatos

Una vez que aplicamos todos los formatos que consideramos apropiados a un grupo de celdas, es
probable que se desee que otras celdas adquieran ese mismo formato rápidamente, sin necesidad de
efectuar todos los pasos realizados.
Para copiar formatos entre celdas o rangos de celdas, siga estos pasos:


 Seleccionar la celda o el rango de celdas que contenga el formato
que desea aplicar a otras celdas.
 Haga clic en el botón Copiar formato de la ficha Inicio, grupo
Portapapeles (tiene el ícono forma de pincel). El puntero del mouse
se transformará en la clásica cruz, pero acompañada con un pincel
o brocha para pintar.
 Seleccione la celda o el rango de celdas a las cuales desee aplicar el
formato utilizando el mouse.
 Al soltar el botón del mismo, se aplicará el formato a las nuevas
celdas.
 Si en el segundo paso de éste procedimiento, hace un rápido doble
clic sobre el ícono de Copiar Formato, tendrá la posibilidad de copiar ese formato elegido a
múltiples celdas o rangos, hasta que desactive la opción haciendo clic nuevamente sobre el pincel
de la cinta.
6. Fórmulas.
Una Fórmula es un conjunto de referencias a celdas, nombres de rangos y valores que, junto con
operadores aritméticos, de comparación y/o de texto, genera un resultado (valor) a partir de valores
existentes. Por ejemplo: una fórmula podría estar formada por la referencia a la celda A1 y otra a la
celda A2, unidas ambas mediante el operador aritmético “+” como (A1 + A2) que indicaría a Excel,
mostrar en la celda en donde se introduce dicha fórmula la suma entre los valores de las celdas A1 y
A2.
Una vez que se hayan ingresado datos, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Los
resultados de las fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para
cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan Funciones.
Toda fórmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y los operandos. Los
operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a
celdas, por ejemplo =A5*B7. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de cálculo:
modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, automáticamente
la fórmula se re-calcula. Una fórmula puede ser tan sencilla como la referencia a una celda. Por
ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1 = A1 y aparecerá 10.
Si modificamos el valor de la celda A1 automáticamente cambiará en B1.
Las fórmulas se pueden utilizar para resolver cálculos matemáticos con valores fijos o valores tomados
de otras celdas pudiendo coexistir ambos en una misma. Su uso más común es para efectuar cálculos
como ser sumas, multiplicaciones, divisiones y restas o un conjunto de todos ellos, sin embargo,
permiten resolver operaciones mucho más complejas que éstas.
Para que Excel interprete que se quiere introducir una fórmula, los datos que se
ingresan en las celdas deberán comenzar con el signo igual (=), si no lo
interpretará como texto.
6.1. Ingreso de fórmulas sencillas.

Para ingresar una fórmula sencilla con valores constantes, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar la celda en la cual se desea ingresar la fórmula.
 Presionar la tecla igual “=”.
 Introducir la fórmula.


Figura 17
En la Figura 17, se desea que el resultado de la suma de los contenidos de las celdas A1 + A2 se
visualice en la celda A3.
Como se observa en la Figura 18, una vez presionada la tecla <Entrar>, la fórmula se almacena en
la celda A3 y se visualizará en esta el resultado de la misma. En la barra de fórmulas, puede verse la
fórmula escrita que dio lugar a ese resultado.
Figura 18
La fórmula en la celda A3 permite visualizar el resultado de la suma del contenido de la celda A1 más
el contenido de la celda A2. Introduciendo el concepto de referencia, diremos que la fórmula está
expresada en forma relativa: tomando como punto de partida que la fórmula reside en A3, se indica
en la misma que se desea sumar el contenido de la celda que está en la misma columna, pero dos
filas hacia arriba, más el contenido de la celda que está en la misma columna pero 1 fila hacia arriba.
En A3 se están operando los contenidos de ciertas celdas con una determinada ubicación “relativa” a
ella, que es fija e invariante.
Supongamos que se desea sumar los valores ingresados en las celdas B1 y B2, y que el resultado
aparezca en la celda B3, como se puede observar en la Figura 19
Figura 19
Para aprovechar la fórmula que ya hemos almacenado en la celda A3, se podría copiar a la celda B3.
Para copiar la celda A3 a la celda B3, debemos realizar los siguientes pasos:
 Primero seleccionar la celda a copiar (es decir que el indicador de celda activa esté en A3), luego
hacer Clic en el menú Edición, y seleccionar la opción Copiar.
 Luego posicionar el indicador de celda en la que se desea que reciba la copia, y una vez ahí, hacer
Clic en el menú Edición y seleccionar la opción Pegar.
El resultado de lo anterior, puede verse en la figura 20.


Figura 20
6.2. Conceptos de Direccionamiento.

Cuando se escriben fórmulas, es común que luego sean copiadas o movidas a otro lugar de la hoja.
En estos casos hay que tener cuidado ya que las fórmulas se actualizan siguiendo una serie de reglas.
En Excel se pueden usar tres tipos diferentes de direccionamiento.
6.2.1. Relativo:
Este direccionamiento significa que Excel almacena la relación que existe entre la celda que está
siendo almacenada y la celda referenciada. Por ejemplo, si en la celda B3 se ingresa la fórmula
=B1*2, Excel la interpreta como: "multiplicar el contenido de la celda que está dos columnas a la
izquierda de esta posición, por 2". Por lo tanto, si el contenido de B3 se copia a C8, en esta celda
quedará almacenada la fórmula =C6*2. (Es lo que está dos columnas a la izquierda de esa posición,
por 2). Por eso es “relativo” a la referencia de la celda actual.
Ejemplo:
La siguiente hoja contiene en la celda B1, la
fórmula =A1*2. La referencia a la celda A1 es
relativa y el número 2, un valor constante. Ver
la Figura 21.
Figura 21
La referencia a la celda A1 al ser relativa, y al

ser copiada esa fórmula a la celda C1, se
visualizará en la celda C1 como la fórmula
=B1*2. Ver la Figura 22.
Figura 22
6.2.2. Absoluto:
En algunos casos, al copiar una fórmula a otro rango, es necesario conservar la referencia a celdas o
rangos tal y como se encuentran en la celda de origen. A tal efecto, se deberá utilizar un
direccionamiento absoluto para dicha celda o rango. (Que esa celda sea fija, siempre la misma en
todas las fórmulas que han sido copiadas). Para establecer este tipo de referencias de
direccionamiento, se deberá ingresar el signo $ delante de cada uno de los elementos que componen
la dirección de la celda, por ejemplo: $A$1. ($A “fija” la columna A, mientras “$1 “fija” la fila 1). De
igual forma, una referencia absoluta a un rango se realiza pulsando el signo $ delante del nombre del
rango previamente definido con ese nombre, por ejemplo: $VENTAS.


En el ejemplo de la Figura 23, se logra la
reproducción del contenido de la celda A1
en la celda C2.
Los signos pesos colocados a la izquierda
de la referencia de columna y a la
izquierda de la referencia de fila,
permiten la construcción de una
referencia de celda de tipo absoluta.
Figura 23
El resultado de la copia es el siguiente:

La fórmula de la celda C2 por contener
referencias absolutas, al ser copiada en
la celda D5 (o cualquier otra) mantiene
las referencias originales a A1, sin
variar por cambios relativos a la
posición inicial de la celda A1.
Figura 24
6.2.3. Mixto (o híbrido).

En algunos casos, al copiar una fórmula a un rango vecino, interesa mantener solo la columna o la fila
como referencia absoluta y que permanezca relativa la otra parte de la referencia. Una referencia
mixta tiene un signo $ delante de la parte que se desea mantener como absoluta. Por ejemplo: $C4,
hace referencia a direccionamiento absoluto para la columna y relativo para las filas; C$3, hace
referencia a direccionamiento relativo para las columnas y absoluto para la fila.
En el ejemplo, se quiere actualizar para varios clientes, a cuantos pesos equivalen sus tenencias en
dólares, según la cotización del momento (que se actualiza desde el valor de C1):
Figura 25
Se podría fijar en la fórmula de C4 en forma absoluta la referencia a $C$1, de modo que al
extenderla a todo el rango de C4:C7 siempre se hiciera el producto por el valor de la cotización de
C1. (Figura 25)
En realidad, al extender hacia abajo la fórmula de C4 hasta C7, lo que interesa es que no cambie de
fila el valor que se referencia en C1.
Por lo anterior, se podría haber usado una fórmula con una referencia mixta a C$1, fijando
solamente la fila de esa dirección, como se muestra en la Figura 26.


Figura 26
7. Funciones
Las funciones son expresiones predefinidas por Excel, que pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas. La función más sencilla en las hojas de cálculo es la función estadística SUMA,
que se utiliza para sumar rangos de celdas. Una fórmula puede estar compuesta por varias funciones
unidas mediante operadores o formando parte de argumentos para otra función. Utilizando funciones,
se simplifican las fórmulas en las cuales los cálculos son complejos.
Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula:
=A1 + A2 + A3 + B1+ B2 + B3
Para sumar los valores de estas seis celdas, se puede utilizar la función SUMA, que recibe como
argumentos el rango de celdas que se desean sumar, y quedará:
=SUMA (A1:B3).
7.1. Categoría de Funciones.

Las funciones utilizadas en Excel 2016 poseen las siguientes categorías básicas:
Base de datos Son funciones cuya utilidad permite efectuar diversos cálculos en
bases de datos o listas de Excel.
Búsqueda y referencia Sirven para buscar valores en listas o tablas y referencias de celdas
y sus valores asociados.
Estadísticas Permiten efectuar análisis estadísticos avanzados sobre rangos de
datos, incluyendo distribuciones muy utilizadas.
Compatibilidad Herramientas más avanzadas para cálculo estadístico y
probabilidades.
Fecha y Hora Sirven para analizar valores de fecha y hora en distintos formatos
y trabajar con cálculos de períodos en las fórmulas.
Financieras Agrupa funciones financieras para efectuar operaciones comunes y
avanzadas, en entornos contables y de economía.
Información Sirven para determinar el tipo de datos almacenado en una celda y
para verificar si se cumplen condiciones de error varias.
Ingeniería Permiten efectuar análisis de ingeniería: convertir valores entre los
sistemas de numeración más comunes (decimal, binario, octal y
hexadecimal) y entre sistemas de medida, así como trabajar con
números complejos.
Lógicas Su utilidad principal es la verificación del cumplimiento de
condiciones determinadas, y decidir a partir de esos resultados.
Matemáticas y Permiten efectuar cálculos matemáticos simples y complejos y
trigonométricas múltiples operaciones con valores numéricos, ángulos, series,
vectores, matrices, etc.
Cubo Nuevo grupo de funciones, permite operaciones en matemática
avanzada usando conceptos de cubo OLAP.
Texto Se utilizan para efectuar operaciones con cadenas de texto.


7.2. Los operadores y sus clasificaciones

Los operadores, como el nombre lo indica, sirven para especificar la operación que se quiere efectuar,
como ser, una suma, una resta, una división, etc. La mayoría de los operadores se utilizan entre dos
expresiones, como, por ejemplo: a + b, donde a y b son expresiones que producen un resultado,
como ser una dirección de una celda, un valor constante o el resultado de otro conjunto de
operaciones.
Los operadores pueden ser, entre varios otros:
 Operadores aritméticos.
 Operadores de comparación.
 Operadores lógicos.
7.2.1. Operadores aritméticos

Se utilizan para efectuar operaciones matemáticas básicas, es decir, que combinan expresiones
numéricas y producen un resultado numérico.
Operador Significado Fórmulas de Ejemplo
+ Suma =A1+B1
- Resta =A1-B1
- Cambio de signo =-(A1+B1)
/ División =B5/5 ó =3/2
* Multiplicación =B5 * 10
^ Potenciación =A1^3 ó =5^2
% Porcentaje =20% ó 1500*20%
7.2.2. Operadores de Comparación
Se utilizan para comparar dos expresiones y producen un resultado lógico VERDADERO ó FALSO.
Operador Significado Fórmulas de ejemplo

= Igual =A1=B1
> Mayor que =A1>B1
< Menor que =A1<B1
>= Mayor o igual que =A1>=B1
<= Menor o igual que =A1<=B1
<> Distinto de =A1<>B1
7.3. Valores de Error

Cuando Excel encuentra alguna dificultad para evaluar una fórmula o alguna de las expresiones que
la componen, no muestra el resultado esperado debido a que lo desconoce, en cambio, muestra un
valor de error en la celda en la cual se esperaba el resultado. Los valores de error aparecen centrados
en la celda siempre comenzando con el signo numeral (#) y nos permiten determinar por qué Excel
no pudo evaluar la fórmula.


Valor de error Significado y causas posible
##### El valor numérico que se introdujo en la celda o
el resultado de la fórmula que en ella se
encuentra es demasiado ancho para poder
visualizarlo por completo en la celda. La
solución es cambiar el formato numérico o
ajustar el ancho de la celda.
#¡VALOR!(#VALUE) La fórmula contiene un tipo de datos

equivocado o un operando que no se puede
aplicar.
# ¡DIV/0! (#DIV/0!) La evaluación de alguna de las expresiones de
la fórmula implica una división por cero.
#NOMBRE? En la fórmula se está haciendo referencia a un
nombre inexistente que Excel no puede
resolver.
# N /A (# N / A ) La fórmula contiene una expresión en la cual
uno de los valores no está disponible - (not
available “no aplicable”)-, por lo tanto el
resultado de ella tampoco lo está.
# REF! (# REF! ) En la fórmula se está haciendo referencia a una
celda inexistente, que no es válida.
# NUM! (# NUM!) Se utilizó un tipo incorrecto en una expresión
que debía utilizar valores numéricos.
# NULO! (# NUM!) Se especificó una intersección no válida entre
dos áreas al utilizar ese operador de referencia.
8. Gráficos.
Un gráfico es una representación de los datos de un rango de una hoja de cálculo en forma visual,
mediante un gráfico. Este tipo de representación facilita la lectura, la interpretación, la comparación
y el análisis de los datos además de ofrecer un realce a los informes.
Otra de las ventajas de la utilización de gráficos, es que si cambiamos los valores del rango al que
pertenece el gráfico, este se actualiza automáticamente.
Para poder crear un gráfico podemos utilizar las herramientas de gráficos que, con simples pasos, nos
permite obtener rápidamente uno como en el siguiente ejemplo:
Figura 27


En la Figura 27 se muestra como se seleccionaron las etiquetas y los valores que se desean representar
mediante un gráfico. En la ficha Insertar, grupo Gráficos, se elige un gráfico de columnas o de barras.
Se nos ofrecen opciones en 2D (dos dimensiones) o 3D (tres dimensiones) y con columnas/barras
agrupadas, apiladas o apiladas al 100%. Elegimos columnas agrupadas 3D, por ejemplo.
Figura 28
Esta forma de mostrar un gráfico se denomina incrustar (o insertar) en la hoja de cálculo. El

Gráfico se comporta como un objeto dentro de la hoja de cálculo, y queda vinculado a los datos que
le dieron origen. Eso significa que si se varían los datos del rango A1:B5, el gráfico se ajustará
inmediatamente de acuerdo a los nuevos valores.
8.1. Ajuste de un gráfico insertado

El gráfico se puede mover, agrandar, achicar y más con los tres botones de opciones rápidas de la
derecha: agregar o modificar cualquier elemento del gráfico, cambiarle el estilo o filtrarlo. Mientras
se esté posicionado sobre el gráfico, estarán también disponibles las fichas Diseño y Formato, dentro
de Herramientas de gráficos, para personalizar totalmente el gráfico creado.
8.1.1. Ficha Diseño
La Ficha Diseño está constituida por los siguientes Grupos (de izquierda a derecha):
 Diseños de gráficos: con botón Agregar elemento de gráfico (ejes, títulos, leyendas,
etiquetas, datos, etc.) Tiene un botón de Diseño rápido, que ofrece varias de las alternativas
más usadas del grupo que sigue.


 Estilos de diseño: amplía las opciones del botón anterior, además de permitir Cambiar colores
en la paleta de estilos ofrecidos.
 Datos: permite alterar los datos que dieron origen al gráfico, además de alternar las variables
de la representación entre ellas.
 Tipo: en este grupo se tiene una galería de más de 15 tipos de gráficos que ofrece Excel, con
varios subtipos en cada uno de ellos, que permiten cubrir las necesidades de representación
de los casos más comunes.
 Ubicación: permite elegir si el gráfico es un objeto flotante en la hoja de cálculo activa, o si
ocupa una hoja independiente de la que contiene los datos de origen.
8.1.2. Ficha Formato
La Ficha Formato está constituida por los siguientes grupos (de izquierda a derecha):
 Selección actual: permite seleccionar cada elemento que forma parte del gráfico, y aplicar
opciones personalizadas de formato, con bordes, sombreados y rellenos.
 Insertar formas: distintas formas y cuadros de texto que se pueden superponer sobre el gráfico
creado, para aclarar y/o ampliar referencias del mismo.
 Estilos de forma: permite modificar los estilos del gráfico, es decir puedo cambiar el color, la
textura, darle efecto 3D o sombras a los títulos, borde del gráfico, trazados, etc.
 Estilos de WordArt: permite cambiar los estilos de las fuentes que integran el gráfico, de
acuerdo a la paleta de opciones presentes en WordArt.
 Organizar: éste grupo brinda las opciones necesarias para organizar (traer al frente, enviar al
fondo, alinear, etc.) a los distintos gráficos de la hoja.
 Tamaño: permite modificar las medidas del gráfico seleccionado.


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2.1. Libro, Hoja de cálculo y celdas.

La hoja que se va a utilizar, reside en la memoria principal, y al guardarla en el disco se convertirá en

Estructuralmente, cada hoja de cálculo está compuesta por Columnas y Filas.

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Barra de acceso rápido

Figura 1: elementos de una hoja de cálculo

2.2. Libro de trabajo

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2.3. Hoja de cálculo

2.4. Borde de celda activa

2.4.1. Etiqueta de la hoja activa

2.4.2. Puntero del mouse en forma de cruz

2.4.3. Cambiar la cantidad de hojas que aparecen por

Seleccionar la ficha Archivo…

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2.4. Identificación de las partes de la planilla de cálculo.

Barra de estado. Es un panel ubicado en la parte inferior de la ventana de

Cuadro de nombres. Es un cuadro de lista desplegable ubicado sobre el

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Una celda puede contener distintos tipos de objetos:

 Caracteres alfabéticos y especiales.

La celda seleccionada se denomina celda activa.

Celda Activa. Esta celda aparece con un borde resaltado y su

2.5. Visualización del contenido.

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2.6. Desplazamiento en una Planilla de Cálculo

2.7. Modificar el ancho de una columna o altura de

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2.8. Eliminar una columna o fila

2.9. Eliminar una hoja

2.10. Insertar una columna o fila

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2.11. Insertar una Hoja

2.12. Cambiar de nombre a una Hoja

Hacer Clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de

3. Ingresando datos con EXCEL

3.2. Rango simple.

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3.2.1. Selección de rangos múltiples.

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