Material de Excel Intermedio - New2

Microsoft
Excel
Instructor:
MAE. Nelly Bravo González
Pertenece a:
Curso Excel Intermedio Pág. 1

MICROSOFT EXCEL .............................................................................................................. 4
FÓRMULAS ............................................................................................................................. 4
Sintaxis para fórmulas .......................................................................................................... 4
Referencias, absolutas, relativa y mixtas .............................................................................. 5
Fórmulas con referencias relativas y absolutas.................................................................... 6
Referencias a otras hojas ...................................................................................................... 6
Dar nombres a celdas y rangos............................................................................................. 7
Crear nombres ...................................................................................................................... 8
Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro................................................ 8
Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro ....................................... 9
Referencia a otros libros. ...................................................................................................... 9
Establecer un vínculo con otro libro o programa................................................................. 9
Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos .............................................................. 10
Controlar cómo se actualizan los vínculos ......................................................................... 11
Crear un vínculo a otra celda, libro o programa ............................................................... 11
Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes ............................................................. 11
Crear un vínculo con un documento existente .................................................................... 12
FUNCIONES .......................................................................................................................... 13
Funciones de BASE DE DATOS: ........................................................................................ 13
Funciones BUSQUEDA: ..................................................................................................... 13
Funciones LÓGICAS: ......................................................................................................... 14
BASES (O LISTAS) DE DATOS ........................................................................................... 14
Ordenar una lista ................................................................................................................ 14
Filtrar una lista ................................................................................................................... 14
Subtotales en una lista ........................................................................................................ 15
Funciones de Resumen para lista con subtotales................................................................ 16
GRAFICOS ............................................................................................................................. 18
Activar y seleccionar elementos del gráfico........................................................................ 18
Realizar modificaciones al gráfico ..................................................................................... 18
TABLAS DINÁMICAS.......................................................................................................... 19
Cambiar el diseño de una tabla dinámica .......................................................................... 19
Como eliminar un campo en una tabla dinámica ............................................................... 20
MACROS................................................................................................................................ 21
Creación de una macro ....................................................................................................... 21
Ejecutar Macro ................................................................................................................... 22
Asignar una macro .............................................................................................................. 23
Asignar una macro a un elemento del menú Herramientas................................................ 23
Asignar una macro a un botón o a un objeto gráfico ......................................................... 24
AUDITORÍA........................................................................................................................... 24
Rastrear Precedentes .......................................................................................................... 25
Rastrear Dependientes ........................................................................................................ 26
Rastrear Errores ................................................................................................................. 26
PLANTILLAS......................................................................................................................... 27
Crear una plantilla.............................................................................................................. 27
Modificar una plantilla ....................................................................................................... 28
VALIDACION DE DATOS.................................................................................................... 28
Limitación de entradas para tipos de datos específicos: .................................................... 28

Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos:............................. 29
Uso de Control+Enter para poner la misma información en un rango de celdas: ............ 29
SEGURIDADES ..................................................................................................................... 31
Proteger un archivo de libro............................................................................................... 31
Seguridad mediante contraseña .......................................................................................... 32
Tipos de cifrado................................................................................................................... 32
Recomendación de sólo lectura........................................................................................... 33
Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro ............................................. 33
Protección de elementos de la hoja de cálculo ................................................................... 33
Opciones de hoja de cálculo ............................................................................................... 34
Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida............. 34
Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros ................. 35
Protección de la estructura y la ventana del libro.............................................................. 35
Protección de datos confidenciales..................................................................................... 35
FORMATO CONDICIONAL................................................................................................. 36
ESTILOS................................................................................................................................. 37
Especificar formatos para un estilo:................................................................................... 37
Copiar estilos de otro libro ................................................................................................. 37

MICROSOFT EXCEL
FÓRMULAS
Una fórmula ayuda a analizar los datos de una hoja de cálculo. Podrá realizar
operaciones con números en la hoja de cálculo, como la suma, resta, la
multiplicación, división y la comparación. Las fórmulas deben comenzar con un
signo igual (=).
Una fórmula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos:
Operadores,
referencias a celdas,
valores,
nombre de hojas de cálculo,
funciones, y ,
nombres de celdas.
Para introducir una fórmula en una celda de una hoja de cálculo, escriba una
combinación de estos elementos en la barra de fórmulas.
Sintaxis para fórmulas

Seleccione la celda en la que desea introducir la fórmula.
Escriba un signo igual (=)
Escriba cualquiera de los elementos mencionados anteriormente (operadores,
referencias a celdas, etc).
Escriba el operador matemático (+ - * / ^)
Nota: Si comienza una fórmula pegando un nombre o una función, Microsoft Excel
insertará automáticamente el signo igual.

Referencias, absolutas, relativa y mixtas
Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas
en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde
tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia lo que se desea es
que las referencias a celdas sean relativas.
El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón
para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir
la referencia a una celda en una fórmula, basta clicar en dicha celda. De esta forma,
se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas.
Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una
referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.
2. Teclear un signo igual (=).
3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La
dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la
barra de fórmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos
3 y 4 cuantas veces sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia
la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es
posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o
viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el
carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, que se quieren
mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas
ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:
1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de
fila y/o de columna que se quiere mantener constante.
2. Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera que esté
dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por
referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.
En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos dimensiones, fila
o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es
decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por
ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se

adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna
cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.
Fórmulas con referencias relativas y absolutas
La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si piensa copiar

una fórmula de una celda a otra. Cuando mueva o copie una fórmula que contenga
una referencia absoluta, Microsoft Excel copiará la referencia absoluta tal y como
aparece en la fórmula original.
Para aplicar o utilizar la referencia absoluta, haga lo siguiente:

Introduzca la fórmula o función en la celda.
Ubíquese con el cursor en la barra de fórmulas, en la celda a la cual desea
aplicar referencia absoluta.
Presione la tecla F4. La referencia a celda aparecerá con signos dólar ($)
antepuestos.
Veamos algunos ejemplos de los 3 tipos de referencias que manejamos en Excel.
=Suma($A$1:$B$2) ref. absoluta
=Suma(A1:B2) ref. relativa
=Suma ($A1:$A2) ref. mixta
La referencia mixta es una mezcla entre referencias relativa y absoluta por
tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...)
Referencias a otras hojas
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir

referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja
Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería
de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la
hoja entre comillas simples ' '.
Para crear una referencia a un rango con nombre, presione F3, seleccione el nombre
en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.

Presione ENTRAR.
Dar nombres a celdas y rangos
Las celdas normalmente son identificadas por su ubicación dentro de la hoja, respecto
de la columna y renglón que la forman, por ejemplo, B5 o B3. Sin embargo, es posible
también asignarles un nombre que represente el dato que contienen, por ejemplo: IVA
o DESCUENTO.
Los nombres pueden ser asignados a una sola celda o a un rango de celdas, por
ejemplo: H5 puede llamarse BONO y el rango A1:A5 puede llamarse PRECIOS.
El dar nombre a una celda o rango de celdas tiene dos objetivos o ventajas:
1. Facilitar su uso dentro de las fórmulas, permitiendo que éstas sean más fáciles al
momento de su escritura y más claras en su lectura, es decir, es fácil saber el
origen de un cálculo sin tener que localizar primero las celdas para poder
identificar el sentido del cálculo realizado.
2. Localizar de manera rápida los diferentes datos dentro

de una hoja o entre todas las hojas del libro de trabajo,
por medio del comando Ir a (que se encuentra en el
menú Edición o bien presionando la tecla F5) y que
permite viajar a las celdas o rangos, identificándolos por
su nombre sin tener que saber de memoria en qué celda
se encuentra cada dato. También se puede viajar a una
celda o rango seleccionando su nombre del Cuadro de
Nombres.
Así, una fórmula que incluya el cálculo

del total de una venta, en una hoja en
la que el IVA se encuentra en la celda
B5 y el Subtotal en la celda B4, podría
ser: =B4+B5 o bien, utilizando los
nombres de celdas: =Subtotal+Iva.
DEFINIR NOMBRES
Para definir nombres de celdas o

rangos existen varios métodos:
• Usando el cuadro de nombres:
a. Seleccionar la celda o el rango de celdas a la cual se le quiere asignar el
nombre.
b. Hacer clic en el cuadro de nombres, lo cual pondrá en inverso el nombre
predeterminado de la celda.
c. Escribir el nombre que se le quiere asignar a la celda o al rango de celdas.
d. Dar un Enter.

• Usando el comando Nombre del menú
INSERTAR:
a. Seleccionar la celda o el rango de
celdas a la cual se le quiere asignar el
nombre.
b. Seleccionar el comando Nombre del
menú INSERTAR.
c. Seleccionar la opción definir y teclear
el nombre que se desee dentro del
cuadro de diálogo que aparece.
d. Presionar agregar o aceptar.
Crear nombres
Es posible asignar a una serie de celdas que contienen datos, los nombres que se
encuentran en las celdas, a su izquierda, arriba, abajo o a su derecha, según el diseño
de la hoja de cálculo. Esto permite ahorrar tiempo, ya que se crean nombres para
varias celdas con un solo procedimiento:
Primero se deben seleccionar tanto las celdas que
contienen el texto que será usado como nombre, como
las celdas que contienen los datos. Estas celdas deben
ser adyacentes.
Seleccionar el comando nombre del menú insertar.
Elegir la opción crear.
Excel muestra el cuadro de diálogo crear nombres,
donde es posible elegir si los nombres serán tomados de
la fila superior o inferior o de la columna izquierda o derecha.
Presionar el botón aceptar.
Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro
Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

libro que contenga los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado
el libro de origen).
En el libro de destino, haga clic en Guardar .
Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo. Si
crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o función
que debe preceder al vínculo.

En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a continuación,
en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el
vínculo.
Presione F3 y seleccione el nombre con el que desee establecer el vínculo.
Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro

En el libro de destino, elija Nombre en el menú Insertar y, a continuación, haga
clic en Definir.
En el cuadro Nombres en el libro, escriba el nombre del vínculo.
Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor dentro del
cuadro.
Si el nombre es una fórmula, escríbala y sitúe el cursor en la posición donde
desee colocar el vínculo. Por ejemplo, escriba =SUMA() y sitúe el cursor entre los
paréntesis.
vínculo.
Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desee establecer el vínculo.
Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro
entre corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se
encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya
espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
Establecer un vínculo con otro libro o programa
Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia

externa. También es posible establecer un vínculo con otro programa. A veces los

vínculos de este tipo se denominan referencias remotas. Puesto que los datos de otro
libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos del primer libro,
existen opciones para controlar la actualización de los vínculos.
Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos
La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar grandes

modelos de hoja de cálculo en el mismo libro.
Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o
departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este
modo, al cambiar los libros de origen, no será necesario cambiar manualmente el
libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en uno o
más libros de origen y, a continuación, crear un libro de informe que sólo contenga
los vínculos a los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una
serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo sin necesidad de abrir
todas las hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más fáciles de
modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con
más rapidez.
El aspecto de un vínculo a otro libro

Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen
de que el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto
o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre
corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y
las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las
celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!...
Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso.
Vínculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupues...
Nota Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no
alfabéticos, se deberá poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.

Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del
libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente
fórmula suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)
Controlar cómo se actualizan los vínculos
Un objeto vinculado se actualiza automáticamente cada vez que se abre el archivo de

destino o cada vez que cambia el archivo de origen mientras se abre el archivo de
destino. Al abrir el libro, aparece un mensaje de inicio preguntando si desea
actualizar los vínculos. Éste es el método principal para actualizar los vínculos,
aunque también es posible hacerlo de forma manual. También puede controlar la
respuesta al mensaje o si éste debe aparecer o no.
Si utiliza una fórmula para vincular datos de otros programas, estos datos se
actualizan automáticamente en Microsoft Excel cada vez que se cambian en el otro
programa.
Crear un vínculo a otra celda, libro o programa

Crear un vínculo entre celdas de la misma hoja de cálculo o del mismo libro
Haga clic en la celda que contiene los datos a los que desee vincular y, a
continuación, haga clic en Copiar en la barra de herramientas Estándar.
Haga clic en la celda desde la que desee vincular y, a continuación, haga clic en
Pegar .
Haga clic en Opciones de pegado y después en Vincular celdas.
Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes


En el libro de destino, haga clic en Guardar.
Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo.
Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o función
que debe preceder al vínculo.
vínculo.
Seleccione las celdas que desee vincular.
Complete la fórmula. Una vez introducida la fórmula, presione ENTRAR.
Crear un vínculo con un documento existente
Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto vinculado.

En el menú Insertar, haga clic en Objeto.
Haga clic en la ficha Crear de un archivo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo o haga clic en
Examinar para seleccionarlo en una lista.
Active la casilla de verificación Vincular.
Para mostrar el contenido, desactive la casilla de verificación Mostrar como icono.
Si desea mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación Mostrar como

icono.
Nota No es posible utilizar el comando Objeto del menú Insertar para insertar
gráficos y algunos tipos de archivos. Para insertar un gráfico, elija Imagen en el menú
Insertar y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

FUNCIONES
Funciones de BASE DE DATOS:
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números dentro de la base de

datos y criterios especificados
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de
las entradas seleccionadas de una base de datos
BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las
entradas seleccionadas de una base de datos
BDEXTRAER Extrae un registro individual de una base de datos que coincide
con los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de una
base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de una
base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo de registros determinado que
coinciden con los criterios de una base de datos
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de una base
de datos
BDSUMA Suma los números de la columna nombre_de_campo de los
registros de la base_de_datos que coincidan con el argumento
criterios
Funciones BUSQUEDA:
BUSCAR Busca valores de un rango de una columna o fila o desde una

matriz, proporcionando para compatibilidad inverssa
BUSCARH Busca en la primera fila de una matriz de valores y devuelve el
valor en la misma columna desde una fila especificada
BUSCARV Busca un valor en la primera fila de la izquierda de una tabla y
luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna
especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena en
forma ascendente

Funciones LÓGICAS:
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

NO Invierte la lógica del argumento
O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO
SI Especifica una prueba lógica a efectuar
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO
Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO
BASES (O LISTAS) DE DATOS
En Microsoft Excel, no es necesario llevar a cabo ninguna operación especial para

convertir una lista en una base de datos. Al realizar tareas típicas de base de datos,
como buscar, ordenar o calcular subtotales de datos, Microsoft Excel reconoce
automáticamente la lista como una base de datos.
Las columnas de la lista son los campos de la base de datos.

Los títulos de columna son los nombres de campo de la base de datos.
Cada fila de la lista es un registro de la base de datos.
Ordenar una lista

Puede ordenar las filas de una lista de acuerdo con los valores de una o de varias
columnas. Al ordenar, Microsoft Excel reorganiza las filas, las columnas o las celdas
individuales según las columnas y el orden que especifique.
El Botón "Orden ascendente", ordena una lista desde el valor menor al valor
mayor, usando la columna que contiene la celda activa.
De igual forma, el botón "Orden descendente", ordena una lista desde el
valor mayor al valor menor, usando la columna que contiene la celda activa.
Filtrar una lista

Si filtra una lista, podrá ver únicamente las filas que cumplan criterios especificados.
Por ejemplo, en una lista de vendedores e importes de venta, puede ver los nombres
de aquellos vendedores que hayan vendido más de $5.000. Existen dos maneras de

filtrar una lista de Microsoft Excel: con el comando Filtro automático o el comando
Filtro avanzado, ambos en el menú Datos.
El comando Filtro automático muestra flechas junto a los títulos de las columnas de
una lista, de modo que es posible seleccionar el elemento que se desea mostrar en
pantalla. Use este comando para filtrar rápidamente filas usando los criterios de una
sola columna.
Filtrar una lista con Filtro automático

Para que este procedimiento funcione, la lista deberá tener títulos de columna. Para
filtrar una base de datos, haga lo siguiente:
Seleccione una celda de la lista que desea

filtrar.
En el menú Datos, elija Filtros y, a
continuación, haga clic en Filtro
automático.
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea
filtrar.
Filtros especiales
Para filtrar la lista según un valor de la columna, seleccione dicho valor.
Para filtrar la lista según dos o más valores de la columna, o para aplicar
operadores de comparación distintos de Y, haga clic en "Personalizadas".
Subtotales en una lista

Ordene la lista por las columnas cuyos
subtotales desee calcular.
Haga clic en una celda de la lista cuyo
subtotal desee calcular.
En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
En el cuadro "Para cada cambio en",
seleccione la columna que contiene los
grupos cuyos subtotales desee calcular.

Deberá ser la misma por la que ordenó la lista en el paso 1.
En el cuadro "Usar función:", seleccione la función que desee emplear para
resumir los datos.
En el cuadro "Agregar subtotal a", seleccione las columnas que contienen
los valores cuyos subtotales desee calcular.
Notas
• También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos más pequeños

dentro de grupos de subtotales. Para esto, no debe estar activada la casilla
de verificación “Reemplazar Subtotales Actuales”
• Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales,
con el botón “Quitar Todos”.
Funciones de Resumen para lista con subtotales

Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes
funciones.
Usar esta función Para obtener
Suma La suma de los valores de una lista. Esta es la función

predeterminada para datos numéricos.
Contar El número de elementos de una lista. Esta es la función

predeterminada para datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores de la lista.
Máx El valor más grande de una lista.
Mín El valor más pequeño de una lista.
Producto El resultado de multiplicar todos los valores de una lista.
Contar números El número de registros o filas de una lista que contiene

datos numéricos.
Desvest Una estimación de la desviación estándar de una

población, donde la lista es la muestra.

Desvestí La desviación estándar de una población, donde la lista
es toda la población.
Var Una estimación de la varianza de una población, donde

la lista es la muestra.
Varp La varianza de una población, donde la lista es toda la

población.

GRAFICOS
Seleccione las filas o columnas que contengan los datos y el rótulo

de texto que desea incluir en el gráfico.
Haga clic en el botón Asistente para Gráficos de la barra de
herramientas Estándar.
Siga las instrucciones del Asistente para gráficos.
Activar y seleccionar elementos del gráfico

Para cambiar el formato de un gráfico haga clic en él para activarlo, mientras el
gráfico está activado puede seleccionar elementos para introducir cambios. Algunos
de los comandos no están disponibles hasta que se selecciona el elemento
correspondiente del gráfico.
Realizar modificaciones al gráfico

Seleccione el gráfico (Si está incrustado en la hoja haga clic en él, si se
encuentra una hoja independiente, haga clic en la etiqueta de la hoja de
gráfico).
Presione el botón de asistentes para gráficos
Realice todos los cambios necesarios

TABLAS DINÁMICAS
En el menú Datos, elija Tablas dinámicas.
Se le pedirá que indique de

donde traerá los datos para
armar la tabla.
Seleccione el rango de la Lista
de datos
Presione el botón siguiente
Seleccione el botón diseño
Los botones de campo de cada
campo de la fuente de datos se
muestran en la parte derecha
del cuadro de diálogo Asistente para tablas dinámicas - paso 3.
Para agregar un campo, arrastre el botón de campo hasta la parte del área
dinámica que se corresponda con el tipo de campo que desee crear.
Cambiar el diseño de una tabla dinámica

Si desea cambiar el diseño de las tablas dinámicas o si no incluyó todos los campos
fuente de los datos cuando creó la tabla dinámica, puede cambiar el diseño
utilizando el Asistente para tablas dinámicas. Los cambios en el diseño de la tabla
dinámica no afectan a los datos de origen. Haga lo siguiente:
Seleccione una celda de la tabla dinámica.
En el paso 3 del Asistente para tablas dinámicas, arrastre los botones de
campo hasta la orientación de fila, columna o página que desee.
Para cambiar el diseño de una tabla dinámica arrastrando un campo o una celda de
datos, haga lo siguiente:
Señale el borde de la celda o el botón de campo del elemento o del campo
de la tabla dinámica que desee mover.

Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre la celda o el botón
de campo hasta otra posición.
Como eliminar un campo en una tabla dinámica

El menú Datos, elija Tablas dinámicas
Click en botón diseño
Arrastre el botón del campo fuera de la tabla dinámica, esto no afectará a
los datos de origen.
Campos de Página
Un campo de página de tabla dinámica, es un campo en
donde las ocurrencias se muestran de una en una en una
tabla dinámica, es como un filtro de la tabla dinámica,
pueden utilizarse para mostrar datos de campo
independientes de otros campos de la tabla dinámica.
Puede situar cada página en una hoja individual para
imprimir datos o trazar gráficos independientes de otros
datos de la tabla dinámica.
Como mostrar los elementos de un campo de página en una tabla dinámica

Haga clic en la flecha situada junto al elemento de campo de página
mostrado.
Haga clic en el elemento que desee mostrar.
Mostrar y ocultar totales en una tabla dinámica

Seleccione una celda de la tabla dinámica.
Haga clic en "Siguiente".
Para ver totales generales, active la casilla "Sumas totales de las
columnas", "Sumas totales de las filas", o ambas.
Para ocultar totales generales, desactive la casilla "Sumas totales de las
columnas", "Sumas totales de las filas", o ambas.

MACROS
En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez.
En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por
nosotros. Las macros son funciones que ejecutan instrucciones automáticamente y
que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo.
Los pasos para crear una macro son:
Acceder a Herramientas – Macro – Grabar macro
Pulsar las teclas o tareas una tras otra teniendo cuidado en no
equivocarnos.
Detener la grabación de la macro.
Depurar posibles errores o modificar la macro.
Las macros también pueden ejecutarse pulsando una combinación de teclas

específica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un menú para invocar a la
macro, o bien asignársela a un botón.
Cuando creamos una macro, en realidad Excel está creando un pequeño programa
utilizando el lenguaje común en aplicaciones Office: el Visual Basic.
Creación de una macro

Accede a Herramientas – Macro – Grabar nueva macro. Te aparecerá un
menú:
Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de diálogo.

A continuación aparecerá un pequeño botón desde el que
podrás detener la grabación de la macro.

A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar, cambiar algo...) se
irá grabando. Debemos tener cuidado, porque cualquier fallo también se grabaría.
Pulsa Control + Inicio
Escribe: Días transcurridos y pulsa Intro.
En la celda A2 escribe: Fecha actual y pulsa Intro.
En la celda A3 escribe: Fecha pasada y pulsa Intro.
En la celda A4 escribe: Total días y pulsa Intro.
Selecciona con un click la cabecera de la columna A (el nombre de la
columna) de forma que se seleccione toda la columna.
Accede a Formato – Columna – Autoajustar a la selección
Pulsa click en la celda B2 y escribe: =HOY(). Pulsa Intro.
Escribe: 29/09/03 y pulsa Intro.
Accede a Formato – Celda elige el formato Número y acepta.
Sitúa el cursor en la celda A1.
Pulsa la combinación de teclas Control + * (se seleccionarán todo el rango
no-vacío).
Accede a Formato – Autoformato – Multicolor 2 y acepta.
Finaliza la grabación desde el botón Detener grabación o bien desde el
menú Herramientas – Macro – Detener grabación.
Ejecutar Macro
Colócate en la Hoja2
Accede a Herramientas – Macro – Macros.
Elige tu macro y pulsa el botón Ejecutar.
Observa su comportamiento.
La macro ha ido realizando paso a paso todas las acciones que hemos
preparado.

Asignar una macro
Puede asignar una macro para que se ejecute al presionar una determinada
combinación de teclas, o al hacer clic en un objeto gráfico, un elemento de menú o
un botón de barra de herramientas determinados.
Asignar una macro a un método abreviado de teclado
En el menú Herramientas, elija Macro.
En el cuadro "Nombre o referencia de la macro", escriba un nombre para la
macro.
Haga clic en "Opciones".
En el cuadro "Ctrl+", escriba una letra o presione MAYÚS+ una letra.
Haga clic en "Aceptar".
Haga clic en "Cerrar".
Nota:
Las asignaciones de método abreviado reemplazarán a las equivalente de
Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
Para que una macro esté disponible todo el tiempo, almacénela en el Libro de
macros personal. Este libro siempre está abierto. En el cuadro de diálogo
Grabar nueva macro, haga clic en "Opciones" y luego en "Libro de macros
personal".
Asignar una macro a un elemento del menú Herramientas

En el menú Herramientas, elija Macro.
macro.
Haga clic en "Opciones".
En el cuadro "Elemento del menú Herramientas", escriba un nombre para el
elemento del menú. Escriba una "y comercial" (&) antes del carácter que
desee utilizar como tecla de acceso al nuevo elemento de menú (por
ejemplo, &Nuevo elemento). Utilice una letra que no esté asignada a otro
elemento del menú Herramientas.
Haga clic en "Aceptar".
Haga clic en "Cerrar".

Sugerencia:
Para que una macro esté disponible todo el tiempo, almacénela en el Libro
de macros personal.
Este libro siempre está abierto. En el cuadro de diálogo Grabar nueva
macro, haga clic en "Opciones" y luego en "Libro de macros personal".
Asignar una macro a un botón o a un objeto gráfico

Después de crear un botón o un objeto gráfico, podrá asignarlo a una macro. Cuando
haga clic en el botón o en el objeto, la macro se ejecutará automáticamente.
Haga clic en el botón u objeto gráfico con el botón secundario del mouse
(ratón).
En el menú contextual, haga clic en Asignar macro.
macro.
Para asignar una macro ya existente al botón u objeto gráfico, haga clic en
"Aceptar" después de introducir el nombre de la macro en el cuadro
"Nombre o referencia de la macro".
AUDITORÍA
Microsoft Excel proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de

problemas en las hojas de cálculo.
Al auditar una hoja de cálculo, puede rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que
dependen del valor de una celda específica).

Una flecha de rastreo de color azul muestra que las celdas D9 a D11 son precedentes
de la celda B5, que contiene la fórmula =SUMA(D9:D11). Las otras flechas de rastreo
azules muestran que las celdas C9, C10 y C11 son precedentes de B6, que contiene la
fórmula =C9+C10+C11. Observe que D9:D11, por ser un rango de la fórmula, se
rastrea como grupo.
Rastrear Precedentes
Si la celda que ha seleccionado contiene una fórmula, puede buscar todas las celdas
que proporcionan datos a esa fórmula. Las celdas que proporcionan datos se conocen
como celdas precedentes. La fórmula de la celda seleccionada calcula un nuevo
resultado cuando cambian los valores de las celdas precedentes.
Al hacer clic en Rastrear precedentes , las flechas de rastreo azules muestran

las celdas de la hoja activa que proporcionan datos a la fórmula. Si vuelve a hace clic
en este comando, Microsoft Excel desciende un nivel y rastrea las celdas de la hoja
activa a las que hacen referencia las celdas precedentes.
Si la celda seleccionada contiene una referencia a otra hoja de trabajo o a otro
Libro, una flecha de rastreo negra une el icono de la hoja de cálculo con la celda
seleccionada.
El cuadro azul que rodea el rango D9:D11 y la flecha de rastreo azul que señala a la
celda B5 indican que D9:D11 proporciona datos a la fórmula de la celda B5.

Rastrear Dependientes
Una celda con una fórmula que haga referencia a la celda que ha seleccionado se
conoce como celda dependiente. El valor de una celda dependiente cambia cuando lo
hace el de la celda seleccionada.
Al seleccionar una celda en concreto, si hace clic en Rastrear dependientes ,

una flecha de rastreo azul mostrará qué fórmulas de la hoja activa dependen de esa
celda. Si vuelve a hacer clic en este comando, Microsoft Excel desciende un nivel y
rastrea todas las celdas de la hoja activa que hagan referencia a las celdas
dependientes.
Si una celda de otra hoja o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, una
flecha de rastreo negra señalará un icono de hoja de cálculo.
Sin embargo, el otro libro debe estar abierto antes de que Excel pueda rastrear las
dependencias.
La flecha de rastreo azul situada entre B9 y D9 muestra que el costo total de las
acciones de Líneas Aéreas Cielo Azul depende del precio de compra. La flecha de
rastreo azul situada entre D9 y B5 muestra que el costo total de todas las acciones
depende del costo total de las participaciones de Líneas Aéreas Cielo Azul.
Rastrear Errores
Si una fórmula muestra un error, como #¡DIV/0!, puede usar Rastrear error para

buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula. Unas flechas rojas
relacionan las celdas que causan el error con la celda que tiene el error; las flechas
azules señalan las celdas precedentes de la celda que provoca el error.
Las flechas de rastreo rojas muestran que el error #¡DIV/0! de la celda G11 provoca
el error de la celda H11 que, a su vez, da lugar a un error en B3. La celda G11
contiene la fórmula =E11/B11; Microsoft Excel interpreta la celda B11 como cero (0)
porque está vacía.
PLANTILLAS
Una plantilla es esencialmente un archivo con ciertas características que sirven como
base para crear otros archivos. Esto proporciona un aspecto uniforme entre
documentos y significa ahorro de tiempo.
Las plantillas pueden ser usadas para una variedad de propósitos, que van desde
libros de trabajo de “rellenar los huecos en blanco”, hasta cambiar cualquier valor
predeterminado de Excel que se desee.
La plantilla normal de Excel se llama Libro, por esa razón los archivos nuevos antes
de ponerles su nombre se llaman Libro1, Libro2, etc. Excel cuenta con otro tipo de
plantillas, por ejemplo, facturas, informes de gastos y pedidos; y también brinda la
posibilidad de crear plantillas personalizadas.
Si se abre un nuevo archivo basado en una plantilla diferente a la plantilla normal, el
nuevo archivo se nombrará: nombre de la plantilla1, nombre de la plantilla2, etc.
Crear una plantilla
1. Crear un libro que contenga las hojas, texto predeterminado (como los
encabezados de página y los rótulos de filas y columnas), fórmulas, macros,
estilos y otro formato que se desee en los nuevos libros que se basen en la
plantilla.
2. En el menú ARCHIVO, hacer clic en Guardar como.
3. En el cuadro Guardar como tipo, hacer clic en Plantilla (*.xlt).
4. En el cuadro Guardar en, aparecerá la carpeta Plantillas que es donde se
debe guardar para tener acceso a ella con el comando Nuevo archivo.

Modificar una plantilla
Para modificar una plantilla se sigue el mismo procedimiento que con un archivo
normal, sólo hay que tener cuidado de volverla a guardar como tipo .xlt y con el mismo
nombre.
VALIDACION DE DATOS
Las siguientes técnicas simplifican el proceso de captura de datos
Limitación de entradas para tipos

de datos específicos:
Una técnica muy útil es limitar los errores de
entrada de datos especificando el tipo de
datos que la celda o rango de celdas debe
alojar. Por ejemplo, si una celda es usada
para el “mes”, se puede indicar que solo
admita valores entre 1 y 12. Para establecer
una validación de datos se selecciona el
comando Validación del menú DATOS, es
este cuadro de diálogo se definen:

• los datos permitidos
• un mensaje que aparecerá al seleccionar la celda validada
• un mensaje que aparecerá si se introducen datos no válidos
Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir

datos:
Si se selecciona un rango de celdas antes de introducir los datos, al presionar la tecla
Enter, se volverá “celda activa” la siguiente celda dentro de la selección. Si la
selección consiste de varias filas y columnas, Excel primero se mueve hacia abajo y al
llegar a la última celda seleccionada brinca automáticamente a la siguiente columna
dentro de la selección.
Uso de Control+Enter para poner la misma información en un

rango de celdas:
Si se van a introducir los mismos datos en varias celdas, se pueden seleccionar todas
las celdas que se quiere contengan el mismo dato, teclear el dato y utilizar la
combinación de teclas Control+Enter. Se insertará la misma información en cada
celda de la selección.
Rellenar celdas con texto o valores secuenciales:

Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto
secuencial, es decir, días de la semana, series de
números, texto más un número (Día 1, Día 2 …). Esto
se logra cuando se copia una celda que contiene el
primer valor o las primeras secuencias de valores
arrastrándola(s) con el ratón.
El método consiste en:

1. Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a
continuación, introducir el valor inicial de la serie.
2. Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente
celda del rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia
entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la
serie.
3. Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar
el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.

• Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la
derecha.
• Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la
izquierda.
Para especificar el tipo de serie, utilice el botón secundario

del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el
rango y, a continuación, haga clic en el comando pertinente
del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la
fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la serie
FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en
Rellenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así
sucesivamente.
Para controlar manualmente la creación

de una serie, se debe utilizar el comando
Rellenar del menú EDICION, este
comando permite rellenar la o las celdas
seleccionadas con los valores que se
encuentran en las celdas que están
arriba, abajo, a la izquierda o a la
derecha de ellas, o con la opción Series,
especificar varios parámetros como son:
el valor del incremento, el límite al que
debe llegar la serie, si la serie irá en una
fila o en una columna; si el incremento
es lineal (suma), geométrico (multiplicación), cronológico (fechas) o si se
autorrellena con el mismo valor;.
La función Auto Completar hace fácil introducir el mismo texto en varias celdas, al
teclear las primera letras de un texto que ya se haya tecleado en esa
misma columna, Excel completa la entrada automáticamente. Esto
además de ahorrar tiempo, asegura que las entradas iguales, sean
escritas correctamente y sean coherentes.
Para introducir la fecha del día actual en la hoja de trabajo basta con seleccionar la
celda y utilizar la combinación de teclas Control+Shift+; Esta fecha es estática.
Para forzar que el texto aparezca en una nueva línea dentro de la misma celda se
usa la combinación de teclas Alt+Enter. Esto es similar a usar el formato de
alineación “ajustar texto”, pero tiene la ventaja de ejercer más control sobre la
apariencia del texto ya que uno decide donde será el cambio forzado de línea.

Si se desea escribir un número como fracción, se debe dejar un espacio
entre el entero y la fracción. Por ejemplo, para escribir 1/8 se debe
introducir “0 1/8” en la barra de fórmulas aparecerá 0.125 pero en la celda
se verá la fracción.
La herramienta de Auto Corrección puede servir

como atajo para la captura de datos; por ejemplo, si
frecuentemente se captura el nombre de la compañía
Aceros y Aluminios Vallarta SA. de CV. Se puede
crear una entrada de auto corrección aav que evite
teclear el nombre completo. Siempre que se teclee la
“palabra” aav Excel la cambiará automáticamente por
el nombre completo. Se debe marcar la opción
“Reemplazar texto mientras se escribe” y a
continuación introducir tantas entradas como se
desee.
SEGURIDADES
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar

quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro mediante
una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una
hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener
hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.), lo cual permite
que sólo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos

elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en
Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas
y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) o del libro, con o
sin una contraseña. Use la protección de elementos para evitar que alguien pueda
modificar, mover o eliminar datos importantes accidental o premeditadamente.
Proteger un archivo de libro

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos
exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.

Seguridad mediante contraseña
La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado
(un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para proteger el libro
frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una contraseña en la ficha
Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).
Puede especificar dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios
para:Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente
a accesos no autorizados.
Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a conceder
permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y guarden los
cambios en el archivo.
Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una seguridad
óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el archivo, y
especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos escriban ambas
contraseña.
Nota La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la
protección de la estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro de
diálogo Proteger libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando Proteger
libro).
Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y

minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no
mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no
segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que
anotarla en ningún sitio.
Tipos de cifrado
Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro y
de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con los
archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos para los
usuarios autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con el tipo de
cifrado y que les permita descifrar el texto.
Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de la
ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando
Opciones).

Recomendación de sólo lectura
Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como lectura/escritura,
pero desea recordarles que los datos son importantes y no deben cambiarse, puede
hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura. Puede hacerlo sin solicitar
una contraseña para abrir el archivo.
Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha Seguridad del
cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones), los usuarios
obtendrán una recomendación de sólo lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no
impide que los usuarios abran el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el
archivo y guardar sus cambios.
Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede
evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de
cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede
especificar una contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen
elementos específicos.
Importante Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad

de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden
protegerlo frente a usuarios malintencionados.
Protección de elementos de la hoja de cálculo
Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma

predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada.
Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de
una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden
modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.
Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y,

a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos
individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes
casillas de verificación.

Opciones de hoja de cálculo
Casilla de verificación Si está desactivada, impide que los usuarios puedan
Seleccionar celdas bloqueadas Mover el puntero a celdas que tienen activada la
casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas Mover el puntero a celdas que tienen desactivada
la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo
Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de

cálculo protegida
Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que
desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede: Desbloquear celdas
para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas
(menú Formato, comando Celdas).
Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección, comando
Permitir que los usuarios modifiquen rangos).
Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón
Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A los
demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para
modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para modificar
algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe seleccionar y modificar
las celdas una a una.
Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen
rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se desbloquearán para todos los
usuarios.

Protección mediante contraseña de elementos de hojas de
cálculo y de libros
Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una
contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el
acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de
protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del
libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña
para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no autorizados.
Nota Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña,
no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.
Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y

minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no
mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no
segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que
anotarla en ningún sitio.
Protección de la estructura y la ventana del libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o
eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede
impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha
configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro
se aplica a todo el libro.
Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a
continuación, haga clic en Proteger libro.
Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos)
activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.
Protección de datos confidenciales
Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o

bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos o
información confidencial en Excel. Estas características pretenden simplemente
esconder datos o formulas que podrían confundir a algunos usuarios o impedir que se
vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la
modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan
ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga dicho
tipo de información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles para los
usuarios autorizados.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite determinar el formato de una celda en función de su
contenido. Por ejemplo, se puede presentar la información sobre las ventas de este
año en azul y negritas si son más altas que las del año pasado y en rojo y cursiva si
son más bajas.
Para aplicar un formato condicional se debe:
1. Seleccionar la celda o rango a la que se aplicará el formato.

2. Elegir el comando Formato Condicional del menú FORMATO.
3. Establecer dentro del cuadro de diálogo las condiciones que definirán el criterio
de selección.
4. Hacer clic en el botón Formato para configurar las características que tendrán
las celdas que cumplan la condición.
NOTA: Se pueden establecer hasta tres condiciones.

El formato condicional solo funciona si se introducen los datos manualmente o
si son el resultado de una fórmula. No funcionan si se copia un dato a esa
celda.

ESTILOS
Estilo es un conjunto de formatos de celda que, al estar agrupados bajo un nombre,
permite aplicarlos a una o varias celdas con una sola instrucción. Esto ayuda a
conseguir un formato consistente, tanto en una hoja de cálculo como en varias hojas o
libros de trabajo.
Especificar formatos para un estilo:
1. En el menú FORMATO, hacer clic en Estilo.

2. En el cuadro Nombre del estilo, escribir el nombre que se desee asignar al
nuevo estilo.
3. Para cambiar el formato de un estilo existente, hacer clic en el estilo que se
desee cambiar.
4. Hacer clic en Modificar.
5. En cualquiera de las fichas del cuadro de diálogo, seleccionar los formatos que
desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para obtener ayuda acerca de una opción, hacer clic en el signo de
interrogación y, a continuación, hacer clic en la opción.
7. Desactivar la casilla de verificación correspondiente a cualquier tipo de
formato que no se desee incluir en el estilo.
8. Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, hacer clic en
Aceptar.
9. Para definir el estilo sin aplicarlo, hacer clic en Agregar y, a continuación, en
Cerrar.
Al hacer una modificación a un estilo, todas las celdas a las que se les haya aplicado
ese estilo serán modificadas automáticamente (siempre y cuando primero se haya
escrito el texto y después aplicado el estilo).
Los estilos que se crean en determinado Libro, solo están disponibles para dicho
Libro. Si se quieren usar en otro Libro se debe usar la opción Combinar del cuadro de
diálogo Estilo. Para utilizar esta opción debe estar abierto el Libro que contiene los
estilos a combinar.
Copiar estilos de otro libro

1. Abrir el libro que contenga los estilos que se desean copiar.
2. Abrir el libro al que desean aplicar los estilos y, a continuación, hacer clic en
Estilo del menú FORMATO.
3. Hacer clic en Combinar.

4. En el cuadro Combinar estilos de, hacer doble clic en el libro que contenga los
estilos que desee copiar.
Nota: Si el libro activo contuviera estilos con el mismo nombre que los estilos que
desean copiar, se deberá confirmar que se desea combinar los estilos que tienen los
mismos nombres. Para reemplazar los estilos del libro activo por los estilos copiados,
hacer clic en Sí. Para mantener los estilos del libro activo, hacer clic en No. Este
mensaje de advertencia aparecerá una sola vez, independientemente del número de
nombres de estilos en conflicto.

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Microsoft

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Curso Excel Intermedio Pág. 2

Curso Excel Intermedio Pág. 3

Sintaxis para fórmulas

Curso Excel Intermedio Pág. 4

Curso Excel Intermedio Pág. 5

Fórmulas con referencias relativas y absolutas

La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si piensa copiar

Para aplicar o utilizar la referencia absoluta, haga lo siguiente:

Referencias a otras hojas

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir

Curso Excel Intermedio Pág. 6

Dar nombres a celdas y rangos

2. Localizar de manera rápida los diferentes datos dentro

Así, una fórmula que incluya el cálculo

Para definir nombres de celdas o

Curso Excel Intermedio Pág. 7

Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro

 Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Curso Excel Intermedio Pág. 8

Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro

 Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Referencia a otros libros.

Establecer un vínculo con otro libro o programa

Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia

Curso Excel Intermedio Pág. 9

Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos

La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar grandes

El aspecto de un vínculo a otro libro

Curso Excel Intermedio Pág. 10

Controlar cómo se actualizan los vínculos

Un objeto vinculado se actualiza automáticamente cada vez que se abre el archivo de

Crear un vínculo a otra celda, libro o programa

Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes

 Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Curso Excel Intermedio Pág. 11

Crear un vínculo con un documento existente

 Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto vinculado.

Si desea mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación Mostrar como

Curso Excel Intermedio Pág. 12

Funciones de BASE DE DATOS:

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números dentro de la base de

BUSCAR Busca valores de un rango de una columna o fila o desde una

Curso Excel Intermedio Pág. 13

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

BASES (O LISTAS) DE DATOS

En Microsoft Excel, no es necesario llevar a cabo ninguna operación especial para

Las columnas de la lista son los campos de la base de datos.

Ordenar una lista

Filtrar una lista

Curso Excel Intermedio Pág. 14

Filtrar una lista con Filtro automático

Seleccione una celda de la lista que desea

Subtotales en una lista

Curso Excel Intermedio Pág. 15

• También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos más pequeños

Funciones de Resumen para lista con subtotales

Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el

Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto vinculado.