Programa Para La

Implementación De Los Círculos

De Calidad En
El Gran Torete Sac.
Noviembre 2016

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 ÍNDICE

Página

I. PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………….2

II. OBJETIVOS………………………………………………………………………………………………..3

III. METODOLOGÍA DEL PROGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE CÍRCULOS DE CALIDAD

PARA LA MEJORA CONTINUA………………………………………………………………………….4

3.1. LINEAMIENTOS GENERALES…………………………………………………………………..4

3.2. PLANEAR……………………………………………………………………………………………

3.3. HACER………………………………………………………………………………………………

3.4. VERIFICAR……………………………………………………………………………………….

3.5. ACTUAR……………………………………………………………………………………………..

IV. PROCEDIMIENTO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE CÍRCULOS DE CALIDAD PARA LA

MEJORA CONTINUA………………………………………………………………………………………

V. DIAGRAMA DE FLUJO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE CÍRCULOS DE

CALIDAD PARA LA MEJORA CONTINUA……………………………………………………………..

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE EL PROGRAMA CÍRCULOS DE

CALIDAD PARA LA MEJORA CONTINUA………………………………………………………………

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1
I. PRESENTACIÓN:

Las organizaciones están en constante proceso de innovación en todos los niveles, es por eso
que la importancia de esta reside no sólo en los altos mandos, sino también al nivel operacional.
En el Perú este proceso demanda grandes esfuerzos para la mejora continua de sus
organizaciones, es así que implementan periódicamente programas de intervención que mejoren
sus resultados.

Entonces, una posible forma de solución es la implementación de círculos de calidad. Esta

modalidad de trabajo en equipo es muy eficaz debido a que refuerza la responsabilidad de los
colaboradores con la administración para poder definir y resolver problemas de coordinación,
productividad y por supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integración y el
involucramiento del personal de la empresa con el objetivo de mejorar, ya sea productos o
procesos.

El presente informe ha sido realizado con objetivo de planificar, diseñar y proponer la

implementación de círculos de calidad en la empresa “El Gran Torete” de la urbanización la
Merced de Trujillo, la cual viene laborando desde el ocho de octubre del 2015. Con el fin de
generar estrategias de mejora y procesos de calidad total, ya que ello es indispensable para el
estudio y resolución de problemas que afectan el adecuado desempeño y la calidad de un área
de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.

Este informe cuenta con un objetivo general y siete específicos, la metodología del programa
para su implementación, lineamientos generales, procedimientos, un diagrama de flujo; así
como, formatos e instructivos de llenado sobre el programa círculos de calidad. Este documento
queda puesto a su completa disposición para una futura aprobación e implementación.

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1
II. OBJETIVOS:
II.1. OBJETIVO GENERAL:
 Planificar, diseñar y proponer la implementación de círculos de calidad en la empresa
“El Gran Torete SAC”, con la finalidad de generar estrategias de mejora y procesos de
calidad total, los cuales ayuden al desempeño y crecimiento de la organización.

II.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Seleccionar el problema a resolver dentro de la empresa “El Gran Torete SAC”.
 Establecer la situación actual del problema existente en la empresa.
 Analizar el problema encontrado, recopilando datos relevantes e información
necesaria para tener un conocimiento más preciso de éste.
 Determinar cada una de las alternativas de solución, así como de decisión por
consenso pleno de los colaboradores participantes.
 Definir el plan de implementación de círculos de calidad, detallando cada uno de los
pasos a seguir dentro de la organización.
 Presentar el plan de implementación de círculos de calidad a la administración de la
organización, para su respectiva ejecución.
 Ejecución del plan de implementación de círculos de calidad en la empresa “El Gran
Torete SAC”.
 Evaluación de los resultados obtenidos a partir de la implementación de círculos de
calidad en la empresa, confirmando así los efectos de la mejora obtenida.
 Mantener un control constante de la organización, para que los efectos de la mejora
obtenida perduren.

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1
III. METODOLOGÍA DEL PROGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE CÍRCULOS DE CALIDAD
PARA LA MEJORA CONTINUA:

III.1.Lineamientos generales:
1. Los Estudiantes de Psicología de la Universidad Católica de Trujillo junto con la
Administración son responsables en elaborar un procedimiento para el
establecimiento de Círculos de Calidad dentro de la organización para la mejora
continua.
2. Dicho procedimiento deberá quedar avalado y autorizado por el Responsable de
cada área de trabajo para su implantación, quienes además promoverán su difusión
entre su personal de mando y responsables de áreas.
3. La aprobación de este procedimiento de mejora e implementación de Círculos de
Calidad deberá efectuarse de acuerdo a los lineamientos establecidos por el
Administrador, con la aprobación de dicho responsable de la entidad y quedará
registrado dentro del acuerdo normativo para su aplicación.
4. Los Jefes de cada área deberán involucrarse e involucrar a TODOS los trabajadores
que tienen al mando en sus áreas de responsabilidad, con la finalidad de participar
en el programa para la implementación de círculos de calidad.
5. Con el propósito de optimizar la gestión del programa para la implementación de
Círculos de Calidad, los Jefes de cada área y el administrador deberán aplicar el
círculo PHVA y seguirán cada una de sus etapas para asegurar dicho proceso de
Círculos de Calidad.

1
1
3.2. Planear:

6. Los estudiantes de psicología, el administrador y los jefes de área son los

responsables de la elaboración del programa para la implementación de círculos de
calidad, en la que deberán participar activamente.
7. De igual manera, son los responsables de asegurar que el personal a su cargo
cuente con la información, documentación, capacitación y los recursos necesarios
para facilitar el programa para la implementación de círculos de calidad, por lo que
deberán establecer un programa de capacitación sobre círculos de calidad al
personal de nuevo ingreso, incluyendo al personal activo, a fin de reforzar las
acciones del proceso.
8.

3.3. Hacer:
9. Los jefes de área deberán fomentar la práctica del trabajo en equipo, supervisando
que los responsables de cada área integren equipos de mejora con el personal a su
cargo y realicen las acciones respectivas.
10. Todos los trabajadores deberán participar activamente en las acciones de mejora
determinadas para el éxito del circulo de calidad.
11. Los integrantes del circulo de calidad, deberán reunirse por lo menos una vez al mes
con sus superiores, así como con los facilitadores para documentar en una minuta,
los avances del cumplimiento a las acciones de mejora programadas.
12. En la elaboración y reporte de avances del plan y círculos de calidad deberán
utilizarse los formatos autorizados dentro de este manual, evitando modificar los
mismos y agregando o quitando renglones o cambiando de ubicación cualquiera de
sus apartados:

1
1
 FORMATO PROPÓSITO

Establecer criterios y participantes para la implementación

Plan de Mejora
de los círculos de calidad.

Acta de Establecer criterios y participantes a seguir para la

implementación implementación los círculos de calidad.

Formato de Registrar la asistencia y las acciones de mejora detectadas

asistencia en las áreas incluidas en el Plan de Mejora.

Acta de acuerdos Registrar los acuerdos obtenidos después de cada reunión.

Se usará en tres situaciones:

1. Registrar los avances semanales del círculo de calidad.
Acta de compromiso 2. Registrar las incidencias durante las actividades.
3. Establecer los resultados de la verificación del cumplimiento
de las acciones de mejora y, en su caso.

3.4 Verificar:

13. Se deberá verificar que la implementación de las acciones previamente definidas y

cronometradas en el círculo de calidad, se lleven a cabo en tiempo y forma, con
base en la metodología.
14. Para evaluar el cumplimiento del Programa de Mejora deberá realizarse en fecha
posterior al cumplimiento total del circulo de calidad o cuando exista una causa que
justifique su realización durante el transcurso del mismo.
15. El Administrador, Jefes de áreas y los estudiantes de psicología son los
responsables de supervisar que el Plan de Auditoría se lleve a cabo de acuerdo a lo
programado, supervisando que las acciones realizadas realmente sean efectivas.
16. La Gerencia de Administración podrá realizar auditorías al centro de trabajo, sin
previo aviso, para verificar el cumplimiento al procedimiento de implementación del
programa, y retroalimentación del mismo.

3.5. Actuar:

17. El Administrador, Jefes de áreas y los estudiantes de psicología informarán

mensualmente a la Subdirección de Administración y Finanzas, sobre los avances y
resultados de la implementación del circulo de calidad, a través del envío de minutas
de mejora y evidencia fotográfica de punto fijo del cumplimiento de las acciones de
mejora programadas para ese mes.

1
1
18. El Administrador, Jefes de áreas y los estudiantes de psicología después de evaluar
la eficacia de las acciones de mejora obtenidas, con base en las Auditorías
ejecutadas, realizarán un análisis de efectividad de las mismas y con los resultados,
retroalimentarán a todo el personal para generar nuevos planes y programas.

19. El Administrador, Jefes de áreas deberán controlar y mantener los registros de

calidad que resulten de las acciones de implementación y seguimiento de las
mejoras, en apego a los lineamientos establecidos en el procedimiento para el
Control de Registros.

1
1
IV. PROCEDIMIENTO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE CÍRCULOS DE CALIDAD PARA LA
MEJORA CONTINUA:

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD REGISTRO

1 Elaboran del Plan de mejora de

Estudiantes de Plan de mejora de los círculos
psicología. los círculos de calidad. de calidad.

Estudiantes de Supervisan cada área a su Programa para la

psicología, jefes de cargo con la finalidad de implementación de los círculos
2
área y administrador identificar las áreas de de calidad.
oportunidad para llevar a cabo
acciones de mejora del
programa.

Toman fotografías que sirvan

3
como evidencia.
Fotografías de evidencia.

Definen las acciones de mejora

4 mediante el circulo PHVA:

 Planear.
 Hacer. Acta de implementación de los
 Verificar. círculos de calidad.
 Actuar.

Elaboran el Programa para la

implementación de círculos de
5 calidad, definiendo
responsable(s) y fechas con
base en la dificultad y en la
disponibilidad de recursos para
efectuar las acciones.

Elaboran el Programa de
Capacitación en materia de
círculos de calidad, para el

1
1
 6
personal de nuevo ingreso a su
cargo.

Elaboración del Acta de

implementación de los círculos
7 de calidad.

Presentan el Programa para la

implementación de los círculos
de calidad al administrador o
8 Titular para su revisión y
autorización.
Plan de mejora para los círculos
de calidad.
Estudiantes de
psicología, jefes de Una vez autorizado, envían el
área y administrador. Plan y el programa para la
Programa para la
implementación de los círculos
implementación de los círculos
de calidad, así como el
de calidad.
Programa de Capacitación en
círculos de calidad a la
9 Subdirección de Administración
y Finanzas, para su
seguimiento.

Integran los equipos de círculos

10 de calidad por área.

11 Difunden a todo el personal a su

cargo: Plan de mejora para los círculos
de calidad.
Estudiantes de a) Los Objetivos.
psicología, jefes de b) El Plan de Mejora de
área, administrador y círculos de calidad.
colaboradores. c) El Programa para la Programa para la
implementación de los implementación de los círculos
círculos de calidad. de calidad.

12 Capacitan a su personal en la
metodología de los círculos de
calidad.
Organizan, distribuyen y
14 ejecutan las acciones Formato de asistencia círculos
previamente establecidas en el de calidad.
Programa para implementación

1
1
 de los círculos de calidad.
Acta de implementación de los
círculos de calidad.
Realizan reuniones semanales,
verifican y documentan las Acta de acuerdos de los
propuestas y acuerdos de círculos de calidad.
mejora a la Subdirección de
Estudiantes de 15 Administración y Finanzas, a
psicología, jefes de través del Acta de Programa para la
área, administrador. implementación y Acta de implementación de los círculos
acuerdos. de calidad.

Estudiantes de
Acta de implementación
psicología, jefes de
área y administrador

Fin de procedimiento

1
1
 V. DIAGRAMA DE FLUJO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE CÍRCULOS DE
CALIDAD PARA LA MEJORA CONTINUA:

2
INICIO 8
Supervisan cada
Plan y programa 10
para lo C. C.
área a su cargo con
1 Plan de la finalidad de Presentan el Integran los
mejora C. C. identificar las áreas Programa para la equipos de
Elaboran del Plan de oportunidad para implementación círculos de
llevar a cabo de los C. C. calidad por área.
de mejora de los
acciones de mejora.
círculos de calidad
del programa. calidad al
administrador
3 Fotografías de
evidencia. 9 Plan y programa
Toman fotografías que para lo C. C. 11
sirvan como evidencia. Una vez autorizado,
Plan y programa
envían el Plan y el
para
Difunden a todo lo C. C.
el personal
programa para la
implementación de los a su cargo:
4
C. C., así como el
Programa de Los Objetivos.
Capacitación en C. C.
Definen las a la Subdirección de El Plan de Mejora de
acciones de Administración y círculos de calidad.
mejora mediante Finanzas, para su
el círculo PHVA: seguimiento. El Programa para la
implementación de los
círculos de calidad.
Programa de
5
implementación
para C. C
Elaboran el 12
Programa para la
implementación Capacitan a su
de círculos de personal en la
calidad. metodología de
los círculos de
calidad.
6

Elaboran el
Programa de
Capacitación en
materia de
círculos de
calidad.

Acta de
7 implementación
de los C. C.
Elaboración del
1
Acta de
implementación
de los círculos de
calidad.

1
1
1

1
1
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE
LLENADO SOBRE EL PROGRAMA
CÍRCULOS DE CALIDAD PARA LA
MEJORA CONTINUA

1
1
 PLAN DE MEJORA

1
Empresa: _____________ Dirección: _____________
2 Fecha de elaboración: _______
3

El objetivo principal del presente plan de mejora es:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
4
_________

Las áreas donde se realizaran las mejoras son:

_____________________________________________________________________
5
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Los facilitadores son:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
6
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Documentos de referencia:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
7
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Agenda de identificación de acciones de mejora

Hora/
Fecha Hora/Fin Área/Departamento Reunión con
Inicio

8 9 10 11 12

APROBÓ

13
__________________________________
Nombres completos: 14
Cargo: 15

1
1
 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO – PLAN DE MEJORA

1. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.

2. Dirección del lugar donde se va a realizar la mejora.

3. Fecha de elaboración del Plan de Mejora.

4. Objetivo del Plan de Mejora.

5. Áreas designadas para ubicar acciones de mejora.

6. Nombre de los responsables de la implementación del Plan de Mejora.

7. Documentos que se tomarán como base o referencia para la elaboración del

Plan de Mejora.

8. Fecha en que se buscarán las acciones de mejora en cada área.

9. Hora de inicio para el recorrido de búsqueda de acciones de mejora.

10. Hora en que se tiene planeado finalizar la búsqueda de acciones de mejora.

11. Área en que se realizará el recorrido de búsqueda de acciones de mejora.

12. Nombre del responsable del área a recorrer.

13. Firma de validación del Plan de Mejora.

14. Nombres completos del responsable de la Entidad o Empresa.

15. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

1
1
 ACTA DE IMPLEMENTACIÓN

1 2 3
En los días _____________ del mes de ________________ del año ________, en el
4
departamento _______________ 5
en la empresa ___________________ se establece
que en las diferentes áreas establecidas de dicha empresa, como el área de cocina,
área de salón, azafatas, etc. ha implementado la(s) siguiente(s) medida(s) de
mejora:_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
6
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___________________
Las acciones adelantadas para la implementación de esta medida de mejora
7
___________ con los requerimientos y criterios establecidos previamente en las
jornadas de concertación entre las diferentes áreas.

Firman como responsable de la Entidad o Empresa:

8
__________________________
Nombres completos: 9

Cargo: 10

Dirección Territorial: 11

Firman responsables de la implementación:

12
10

___________________________
Nombres completos: 13
Cargo: 14

1
1
 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO - ACTA DE
IMPLEMENTACIÓN

16. Día en que se celebra la reunión.

17. Mes en que se celebra la reunión.

18. Año en que se celebra la reunión.

19. Región donde se celebra la reunión.

20. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.

21. Descripción de las diferentes medidas de mejora por área.

22. Cumplimiento o Incumplimiento de requerimientos y criterios establecidos

previamente en las jornadas de concertación entre las diferentes áreas.

23. Firma del responsable de la Entidad o Empresa.

24. Nombres completos del responsable de la Entidad o Empresa.

25. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

26. Dirección del lugar donde se va a realizar la reunión.

27. Firma del responsable de la implementación del programa.

28. Nombres completos del responsable de la de la implementación del

programa.

29. Cargo del responsable de la implementación del programa.

1.

1
1
 FORMATO DE ASISTENCIA
CÍRCULOS DE CALIDAD

1 ______
Empresa: _______ 2
Dirección Territorial: _______________

06 09 13 16
CARGO
EDA PUEST No
NOMBRES Y APELLIDOS EN EL Nov Nov Nov
D O v
C.C.
3 Dom Mie Dom Mie

1  
   
2  
   
3  
   
4  
   
    10  11
5 4 5 6 7 8 9

6  
   
7  
   
8  
   
9  
       
10  
   
11  
   
12  
       

12
_____________________ 15
10

___________________
Nombres completos: 13
1

Nombres completos: 16

Cargo: 14 Cargo: 17

1
1
 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO - ASISTENCIA

1. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.

2. Dirección del lugar donde se va a realizar la reunión.

3. Número de integrantes que participarán en el círculo de calidad.

4. Nombre y apellidos de los participantes del círculo de calidad.

5. Cargo de los integrantes que participaran en el círculo de calidad.

6. Edad de los integrantes que participaran en el círculo de calidad.

7. Puesto de los integrantes en centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o

API.

8. Fecha de la primera reunión del círculo de calidad.

9. Fecha de la segunda reunión del círculo de calidad.

10. Fecha de la tercera reunión del círculo de calidad.

11. Fecha de la cuarta reunión del círculo de calidad.

12. Firma del responsable de la Entidad o Empresa.

13. Nombres completos del responsable de la Entidad o Empresa.

14. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

15. Firma del responsable de la implementación del programa.

16. Nombres completos del responsable de la de la implementación del

programa.

17. Cargo del responsable de la implementación del programa.

1
1
 ACTA DE ACUERDOS

1
El _____ 2
de ________ 3 se reunieron en la sala de asambleas de la
del 201____
organización 4
___________________________ los señores:
____________________________
5 6
en la calidad de _______________________ y,
7
_____________________________ como _________________________;
8 con el
objeto de llegar a un consenso con respecto a
_____________________________________________________________________
9
_________________________, llegando a los siguientes acuerdos:

PRIMERO:
_____________________________________________________________________
10
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
SEGUNDO:
_____________________________________________________________________
11
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
TERCERO:
_____________________________________________________________________
12
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente siendo las ___:13___ horas del
mismo día de su inicio. Firman este acuerdo los representantes legales de ambas
partes, y al margen los que en ella intervinieron.

14
_____________________ 16
10

___________________

Cargo: 15 Cargo: 17

1
1
 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO - ACTA DE
ACUERDOS

1. Día en que se celebra el acuerdo.

2. Mes en que se celebra el acuerdo.

3. Año en que se celebra el acuerdo.

4. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.

5. Nombres completos del responsable de la Entidad o Empresa.

6. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

7. Nombres completos del responsable de la de la implementación del

programa.

8. Cargo del responsable de la implementación del programa.

9. Descripción del consenso acordado respecto a la problemática encontrada.

10. Descripción del primer acuerdo.

11. Descripción del segundo acuerdo.

12. Descripción del tercer acuerdo.

13. Hora en que se celebra el acuerdo.

14. Firma del responsable de la Entidad o Empresa.

15. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

16. Firma del responsable de la implementación del programa.

17. Cargo del responsable de la implementación del programa.

1
1
 ACTA DE COMPROMISO

El día de hoy: 1
_____________________________, en la empresa:
_______________________,
2 reunidos con los colaboradores que pertenecen a dicha
organización y con la presencia del Administrador empresarial:
3
_______________________________, se han programado ciertas actividades a
realizar a la cual asistirán los empleados.

Con el fin de dejar constancia del compromiso que asumen representante y

representado respecto a los aspectos a mejorar: ______________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
4
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

La presente acta se levanta y queda archivada en la Institución y conformen firman: 5

6
_______________________ _________________________
9

Nombres completos: 7 Nombres completos: 10

Cargo: 8 Cargo: 11

1
1
 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO – ACTA DE
COMPROMISO

1. Fecha de la realización del compromiso.

2. Nombre del centro de trabajo, sea Corporativo, Sucursal o API.

3. Nombre del administrador empresarial.

4. Descripción de los aspectos a mejorar dentro de la entidad o empresa.

5. Descripción de la archivamiento y conformidad dentro de la entidad o

empresa.

6. Firma del responsable de la Entidad o Empresa.

7. Nombres completos del responsable de la Entidad o Empresa.

8. Cargo del responsable de la Entidad o Empresa.

9. Firma del responsable de la implementación del programa.

10. Nombres completos del responsable de la de la implementación del

programa.

11. Cargo del responsable de la implementación del programa.

1
1
 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO DE "ISHIKAWA”

CAUSA
NIVEL 2
MANO DE
OBRA
CAUSA
NIVEL 1
PERSONAL

El problema
Se identifican los factores que o efecto es
contribuyen a las causas definido

MATERIAL

ORGANIZACIÓN

CAUSA
NIVEL 3

1
1