UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO BOLÍVAR
EXTENSION PUERTO ORDAZ
LIC. ADMINISTRACIÒN
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
SECCIÓN 1

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y LOS SISTEMAS

BACHILLER:
PROFESOR:
URIMARE CORDOVA
MAGALY FREIRE
25.937.505

CIUDAD GUAYANA, JULIO 2021

 INDICE

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y LOS SISTEMAS

Introducción…………………………………………………………………….Pág. 3

Características generales de los sistemas………………………………….Pág. 4

Ubicación y Delimitación……………………………………………....Pág. 4
Clasificación……………………………………………………………..Pág. 4-5-6
Jerarquización……………………………………………………………..Pág. 6

Teoría general de los sistemas……………………………………………….Pág.7

Contexto Histórico……………………………………………………….Pág. 7-8

Conceptos………………………………………………………………….Pág. 8
Leyes y Principios…………………………………………………….Pág. 8
Principio de Equifinalidad
Principio de Homeóstasis
Ley de Requisito de Variedad
Principio de Entropía
Teoría de la Recursividad
Enfoque de Sistemas…………………………………………………….Pág. 9

Sistemas y procedimientos……………………………………………………Pág. 9

Objetivos……………………………………………………………….Pág.10
Clasificación……………………………………………………………….Pág. 10
Actividades………………………………………………………….Pág.10-11

Departamento de sistemas y procedimientos……………………….Pág. 11

Conclusión……………………………………………………………………….Pág. 12

Anexo…………………………………………………………………………….Pág. 13

Bibliografía…………………………………………………………………….Pág. 14
 INRODUCCIÓN

En la actualidad el enfoque sistémico es tan común que no se nos ocurre

pensar que lo estamos utilizando en todo momento.

Este trabajo permitirá obtener un análisis objetivo de la organización

empresarial y los sistemas, mencionando las características generales, ubicación y
delimitación, clasificación y jerarquización.

El desarrollo de una teoría interdisciplinaria con los trabajos de Ludwing Von

Bertalanffy cuya teoría es capaz de transcender los problemas de cada ciencia y de
proporcionar principios siendo conocida como la Teoría General de Sistemas.

Es conveniente recordar el hecho de que el campo de los sistemas y

procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo, que se identifican en
forma amplia y precisa en el campo de actividades que es de primordial importancia
para el funcionamiento de las organizaciones.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de diversos elementos que se encuentran

interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad.

Cuando se habla de sistemas se viene a la mente un sin fin de áreas donde

se puede encontrar inmerso el concepto de este término.

Los sistemas de organizaciones empresariales permiten conocer la

estructura de una empresa, como se configura la toma de decisiones o los canales
utilizados para la comunicación

Algunas definiciones que han sido dadas por diferentes autores son:

“Un sistema es algo que fundamenta su existencia y sus funciones

como un todo mediante la interacción de sus partes” [OʼCONNOR, 2007].

“Un sistema se define como el conjunto integrado de partes

relacionadas estrecha y dinámicamente, que desarrolla una actividad o
función y está destinado a alcanzar un objetivo específico” [CHIAVENATO,
2002].

“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de

sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que
concatena sus actos hacia un fin determinado” [RODRIGUEZ VALENCIA,
2002].

Ubicación y Delimitación

Depende del interés de la persona que pretende analizarlo. Por ejemplo: Una
organización podrá entenderse como un sistema o subsistema, o incluso como un
macrosistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer. Así un departamento
puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemas (secciones o
sectores) e integrado a un macrosistema (la empresa) y también puede
considerarse un subsistema secciones o sectores que pertenecen a un sistema (la
empresa) integrado a un macrosistema. (el mercado o la comunidad).

Clasificación

Se puede Llevar a cabo tres tipos de clasificaciones basadas en estas premisas:

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  Sistemas de organización empresarial por su formalidad.
En este caso, las organizaciones se clasifican en función de su estructura. Es
decir, si en ella se muestran claramente las jerarquías o niveles. Podemos hablar
de dos tipos:

o Organizaciones formales: En ellas la jerarquía formal es clara y concisa.

Existen diferentes niveles de mando y cada cuál sabe cuáles son sus
atribuciones. Pueden ser de tipo lineal, funcional, de staff o una mezcla
de las tres. En este caso, la estructura se suele representar por medio de
organigramas verticales, lineales o similares.

o Organizaciones informales: En ellas se da mayor importancia a la

estructura informal de la empresa. Es decir, los grupos que se crean de
forma espontánea. Los tipos de organigramas que suelen utilizarse son
los horizontales, los circulares o similares.

 Sistemas de organización empresarial por su grado de centralización.

El grado de centralización es otra forma de clasificar los tipos de organización.
En este caso el análisis se centra en la concentración de la toma de decisiones.
o Organización centralizada: La jerarquía se sitúa en el nivel superior y es la
que toma la mayoría de decisiones. A su vez, hay poca delegación en los
niveles inferiores. Suelen ser organizaciones que necesitan decisiones
rápidas y poco discutidas.

o Organización descentralizada: En este caso la jerarquía se reparte entre los

diferentes niveles. Las decisiones se toman de forma delegada y en
consenso. Este tipo de estructura suele darse en empresas que se enfrentan
a mercados muy competitivos.

 Sistemas de organización empresarial y comunicación.

No tiene una relación directa con la clasificación de los sistemas de organización

empresarial, pero sí indirecta. La forma de comunicarse está muy relacionada con
la forma de organizarse.

o Comunicación interna descendente: En este caso nos encontramos con una

forma de comunicarse que parte de los niveles superiores. Los trabajadores
reciben la información y la aplican. Es habitual en organizaciones formales y
centralizadas.

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 o Comunicación interna ascendente: Es la inversa de la anterior. En este caso
va de los trabajadores a los directores. Es frecuente en organizaciones
formales y descentralizadas y permite una clara retroalimentación.

o Comunicación horizontal: En este caso se da entre personas del mismo

rango. También se puede encontrar en empresas que tienen una estructura
basada en organigramas horizontales. El objetivo es la cohesión y el trabajo
en equipo. Es la más utilizada en organizaciones informales y
descentralizadas.

o Comunicación externa: Esta sería la forma que la empresa tiene de darse a

conocer en el exterior. Estaría compuesta por la publicidad, la propaganda,
las relaciones públicas o las redes sociales, entre otros.

Jerarquización

Se manifiesta por el hecho de que un sistema puede ser subdividido en

sistemas menores conocidos como subsistemas y también se puede considerar que
el sistema pertenezca a un sistema mayor definido como macrosistema.

TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Contexto Histórico

Aunque la Teoría General de Sistemas (TGS) puede remontarse a los

orígenes de la ciencia y la filosofía, sólo en la segunda mitad del siglo XX adquirió
tonalidades de una ciencia formal gracias a los valiosos aportes teóricos del biólogo
austríaco Ludwig von Bertalanffi (1901-1972). Al buscar afanosamente una
explicación científica sobre el fenómeno de la vida, Bertalanffi descubrió y formalizó
algo que ya había intuído Aristóteles y Heráclito; y que Hegel tomó como la esencia
de su Fenomenología del Espíritu: Todo tiene que ver con todo.

Corrían los años 50, y ya Julian Huxley (el hermano de Aldous) había
desarrollado sus conceptos sobre la síntesis evolutiva moderna y Francis Crick y
James Watson avanzaban en su trabajo sobre la estructura helicoidal del ADN. Por
eso que el ambicioso programa de investigación de Ludwig von Bertalanffi buscaba
responder a la pregunta central de la biología: ¿qué es la vida?. Por su carácter
globalizado y “abierto” Bertalanffi no pudo dar respuesta a esta pregunta crucial,
pero se acercó a su resolución con ideas que transformaron radicalmente nuestra
visión del mundo: el todo es más que la suma de sus partes; el todo determina la
naturaleza de las partes; las partes no pueden comprenderse si se consideran

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aisladas del todo; las partes están dinámicamente interrelacionadas o son
interdependientes. La Teoría General de Sistemas contiene la paradoja de ser uno
de los ámbitos más apasionantes de la ciencia moderna, y también, uno de los más
incomprendidos.

Bertalanffi no pudo responder a la pregunta que lo intrigaba y que permanecía

sin respuesta en todos los libros y manuales de biología. Pero su investigación
marcó un salto cualitativo en la comprensión y desarrollo de la teoría de sistemas,
entendiendo por sistema a un conjunto de elementos que funciona como un todo.
Por ejemplo, cada órgano del cuerpo humano afecta su funcionamiento global; y el
sistema digestivo es bastante diferente al sistema nervioso o al sistema endocrino,
pero no hay parte alguna que tenga un efecto aislado del todo. Ninguno de estos
subsistemas es totalmente independiente. Ni el sistema circulatorio ni el sistema
linfático pueden funcionar de manera aislada, porque entonces no forman un ser
vivo.

Conceptos

Según Van Gigch, un sistema se define como " una unión de partes o
componentes, conectados en una forma organizada. Las partes se afectan por
estar en el sistema y se cambian si lo dejan. La unión de partes hace algo
(muestra una conducta dinámica como opuesto a permanecer interte). Además, un
sistema puede existir realmente como un agregado natural de partes componentes
encontradas en la naturaleza, o ésa puede ser un agregado inventado por el
hombre, una forma de ver el problema que resulta de una decisión deliberada de
suponer que un conjunto de elementos están relacionados, y constituyen una cosa
llamada “un sistema”.”

De acuerdo al cibernetista Stafford Beer, un sistema se define como un

conjunto de ítems que están dinámicamente relacionados. Sumemos a esta
definición una serie de elementos que le otorgan mayor precisión y riqueza:

 Se trata de un conjunto de elementos que son las partes u órganos del

sistema.
 Dinámicamente relacionados en una red de comunicaciones resultante de
la interacción de los elementos.
 Formando una actividad, que es la operación (o procesamiento) del
sistema.
 Para alcanzar un objetivo o propósito.
 Operando sobre datos/energía/materia, que son los insumos o entradas de
recursos para que el sistema pueda operar.

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  En una referencia dada de tiempo, que constituye el ciclo de actividad del
sistema.
 Para suministrar información/energía/materia, que son los resultados de la
actividad del sistema

Leyes y Principios

o Principio de Equifinalidad: Se da cuando el sistema logra el mismo estado

final por diferentes caminos y en otras condiciones iniciales.

o Principio de Homeóstasis: También llamada equilibrio dinámico se expresa

a través de la adaptabilidad de las fuerzas del ambiente que buscan un
funcionamiento eficaz del sistema.

o Ley de Requisito de Variedad: A partir del mecanismo de equilibrio

homeostático, se deriva que “los sistemas viables mantienen un
comportamiento de equilibrio solo mediante un múltiple contacto con todo lo
que se encuentra fuera de ellos y que esto implica necesariamente una
amplia exposición a la complejidad” para mantener el equilibrio y ser
viables, los sistemas requieren mantener un nivel de relaciones adecuado
con un entorno complejo, lo cual les exige mantener en sí mismos niveles
mínimos de complejidad y estar en capacidad de cambiarlos según las
necesidades que plantee su interacción con el ambiente.

o Principio de Entropía: Se refiere al grado de desorganización existente en

un sistema. Volpentesta (2004) dice que es una fuerza que lleva al sistema
hacia un máximo desorden, hacia una falta de transformación de sus
recursos, empujándolo a su desaparición. Existe también la neguentropia
que viene siendo el paso de un estado de desorden aleatorio a otro estado
de orden previsible.

o Teoría de la Recursividad: El hecho de que un objeto sinergético, un

sistema, esté compuesto de partes con características tales que son a su
vez objetos sinergéticos, hablamos entonces de sistemas y subsistemas.

Enfoque de Sistemas

Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de

problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración
de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea,
su problemática, sus componentes y su solución.

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 El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo
general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación
y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas
y sus planes para un problema específico.

El proceso de transformación de un insumo (problemática) en un producto

(acciones planificadas) que requiere de la creación de una metodología organizada
en tres grandes subsistemas:

 Formulación del problema

 Identificación y diseño de soluciones
 Control de resultados

Esto indica que los lineamientos básicos de trabajo son:

1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como

un sistema (formulación del modelo conceptual).

2. El desarrollo de esquemas metodológicos para orientar el proceso de

solución de problemas en sus distintas fases.

3. El desarrollo de técnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones,

así como para obtener y analizar la información requerida.

El enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas

cada vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas,
problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es
fundamental c comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones,
restricciones del medio ambiente, etc.).

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos

del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a
la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de

cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o
administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad
inherente a los sistemas y procedimientos que emplean él y sus subordinados.

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Objetivos

o Reducir tiempos, costos y esfuerzos: Esto se logra evitando el uso de

mensajería para el envío de información y también evitando movilizar
empleados.

o Mejorar el sistema administrativo: Una vez que se mejora la calidad y

cantidad de información importante para la empresa es posible tomar
decisiones certeras para la buena administración de la empresa.

o Centralizar el control de procesos: Esto permite una mejor organización

debido a que la responsabilidad del ingreso de datos puede quedar en una
misma persona y por ende habrá un mejor control sobre los procesos a
ejecutar

Clasificación

a) Sistemas y procedimientos de fábrica o taller.

Son aquellos identificados con la fábrica, proyecto de construcción,

mantenimiento, etc. Quedan incluidos en este rubro los procedimientos (manuales
o mecánicos) que se utilizan en la fabricación, construcción y mantenimiento de
objetos, así como el manejo de las partes y materiales utilizados.

b) Sistemas y procedimientos administrativos.

Son los que se identifican con la función administrativa, en su sentido más

amplio. Quedan comprendidos en este grupo los procedimientos de manejo de
documentación, información, proyectos, programas de trabajo, presupuestos,
normas de trabajo (actuación), contabilidad, control de producción y asuntos
similares; no importa si se ejecutan en la fábrica o en la oficina. Los sistemas y
procedimientos de oficina pueden ser efectuados manualmente o por maquinas.

Actividades

o Procedimientos: Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el

planteamiento por escrito de la forma en que debe realizarse cada tramite.

o Organización: Se definen las funciones básicas que requiere la institución

para el logro de sus objetivos y se diseña una estructura de organización
que vaya acorde con las necesidades de la misma.

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 o Informática: En esta parte se debe analizar la viabilidad de los sistemas
manuales, mecanizados o electrónicos para la producción de información y
proponer alternativas de solución, definir los estándares operativos de los
sistemas automatizados, asegurar que proporcione el soporte técnico a los
sistemas automatizados, y desarrollar y mantener programas para el
procesamiento de la información.

o Auditoria Administrativa: De esta función conviene citar las ideas que al

respecto plantea William P. Leonard:

“Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad administrativa en

todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos de peligro en potencia,
hace resaltar las probables oportunidades, eliminar desperdicios o perdidas
innecesarias, observar el desempeño y valorar la eficacia de los controles,
confirmar a la dirección que las políticas y procedimientos de la empresa están
siendo cumplidos, revisar los planes y objetivos generales, estudiar nuevas ideas,
mejorías y nuevas clases de equipos, así como determinar que la empresa está
produciendo beneficios debidos.”

o Servicios complementarios: Además de los anteriores, el área de sistemas

y procedimientos puede presentar estos otros servicios:

 Definición del equipo que facilite la realización del trabajo.

 Aprovechamiento del espacio.
 La aplicación de microcomputadoras.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es un conjunto de funciones y pasos ejecutados por la dirección para que su

trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una
función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de
los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración
en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Se encarga de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos

estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos
sistemas formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y proponer
las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos
posean, apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por
encargo de algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.

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 CONCLUSIÓN

Nuestro mundo real se constituyen en sistemas dentro de otro sistemas,

existiendo simplicidad y complejidad en su desenvolvimiento ubicándolo y
delimitándolo dependiendo del interés de la persona que pretenda analizarlo;
llevando a cabo tres tipos de clasificaciones como el grado de formalidad
(estructura), el grado de centralización (decisiones), y la forma de darse a conocer
dentro y fuera (comunicación).

En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas (TGS) se presenta como

una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad
y, al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para
formas de trabajo transdisciplinarias. Constituyéndose en un mecanismo de
integración entre las ciencias naturales y sociales y ser al mismo tiempo un
instrumento básico para la formación y preparación de científicos.

Un sistema es un todo organizado y complejo, interconectado de

componentes o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son
medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos
de ella y los procedimientos una serie de labores concatenadas (unidas) que
constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo
encaminado al logro de un fin determinado

La finalidad como tal de los sistemas y procedimientos administrativos es

ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que
haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal
pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración
busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de
oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias,
desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

El departamento de Sistemas en una empresa es una parte muy importante,

mediante el cual se mantiene una eficiencia en los labores de cada uno de los
empleados, administrativos e incluso a los clientes. El beneficio de este
departamento se ve reflejado en la notable reducción de tiempo y de costos para
las empresas e instituciones.

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ANEXO

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 BIBLIOGRAFÌA

 https://www.redalyc.org/pdf/4259/425942159009.pdf

 https://www.redalyc.org/pdf/101/10100306.pdf

 https://www.redalyc.org/pdf/4259/425942159009.pdf

 https://es.slideshare.net/NorisMoraC/sistemas-y-procedimientos-
administrativos-69537790

 https://economipedia.com/definiciones/sistemas-de-organizacion-
empresarial.html

 https://www.elblogsalmon.com/conceptos-de-economia/que-es-la-teoria-
general-de-sistemas

 https://www.eumed.net/libros-gratis/2011e/1090/sistema.html

 http://martitha-rivera.blogspot.com/2011/10/ley-de-la-variedad-entropia-y-
sinergia.html

 http://dicyg.fi-c.unam.mx:8080/sistemas/publicaciones/TEMAII.5.pdf

 http://sistemasiupsm.over-blog.com/principios-y-objetivos-de-los-sistemas-
y-procedimientos

 http://biblio3.url.edu.gt/Libros/2011/est_sis/3.pdf

 http://sistemasiupsm.over-blog.com/funciones-administrativas

 https://es.slideshare.net/MariaMartinez228/departamento-de-sistemas-y-
procedimientos

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