Manual Compras

PROCEDIMIENTO Fecha: 18-Sep-13
Revisión: 08
Compras Página: 1 de 7
P-733-01
Elaborado por: C Aprobado por: GAC
1. Propósito:
Establecer el mecanismo para realizar las compras de materiales requeridos por
Corporación Superior S. A. de manera que se asegure el correcto abastecimiento,
identificación, aprobación y comunicación a los proveedores acerca de las características
requeridas con el fin de asegurar la inocuidad en la producción de todos los productos que
elabora Corporación Superior S.A.
2. Alcance:
Artículos que inciden en la inocuidad de los productos que ofrece Corporación Superior S.
A. a sus clientes.
3. Definiciones:
Productos habituales: son los artículos cuya frecuencia de compra es alta. Alta frecuencia
son los que se repiten todos los meses y no presentan cambios en su costo y forma de
comercialización.
CS: Corporación Superior S. A.
GCAF: Gerente Corporativo Administrativo Financiero.
GAC: Gerente Administrativo Corporativo.
GDP: Gerente de Desarrollo y Proyectos
GO: Gerente de Operaciones
C: Comprador
Co: Auxiliar Contable
GASC: Gerente Administrativo y de Supply Chain (para el caso de Manta)
JM: Jefe de Mantenimiento
AC: Asistente de compras
ABMPE: Asistente de Bodega MP y Empaque
JAC: Jefe de Aseguramiento de Calidad
SGIA: Sistema de Gestión de la Inocuidad Alimentaria.
SACPM: Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y/o Mejoras.
LPA: Lista de Proveedores Aprobados.
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Repuestos: partes que reemplazan a los defectuosos para el correcto funcionamiento de la

maquinaria, y/o equipos.
Repuestos Críticos: se identifican a éstos como los que por su importancia o por su
continua necesidad deben mantenerse con un mínimo de inventario.
Equipos: accesorios que complementan el trabajo de la maquinaria para la producción y
control.
Insumos: son las materias primas indirectas (etiquetas, cintas adhesivas, hilos, tintas, etc.)
4. Responsabilidad:
El responsable del cumplimiento de este procedimiento es el Gerente Administrativo
Corporativo.
El JAC es el responsable de verificación de las especificaciones de los artículos comprados
(materiales de empaque y materias primas).
El C y el AC (en el caso de Manta) son los responsables de realizar y dar seguimiento a las
órdenes de compra colocadas a los proveedores y es el custodio administrativo de la
documentación de soporte para la compra de materias primas, insumos y materiales de
empaque.
Cuando un artículo no cumple especificaciones el JAC reporta al C o el AC (en el caso de
Manta) para que emprendan acciones con el Proveedor.
El JM es el responsable de determinar las características o especificaciones de los equipos,
maquinarias o repuestos.
5. Procedimiento:
5.1 Identificación de las necesidades de compra
Con la finalidad de identificar los materiales que necesitamos adquirir en CS y que inciden
en la inocuidad de los alimentos se los clasifican en los siguientes:
5.1.1 Insumos, Materias primas y Material de empaque:
Para que no surja un desabastecimiento de Insumos, Materias primas o Material de
empaque el GAC fija las existencias mínimas de seguridad, llegadas a éstas, el AC o C
notifican al GAC por medio del registro Presupuesto 4 R-733-01-05. Este registro es
electrónico puesto que está en línea con el sistema.
En el caso de la materia prima Trigo, su planificación y requerimiento, se la realiza
mediante el documento PL-733-01-01 Planificación aprovisionamiento de trigo, que es
administrado y controlado por el GO y el GCAF, además es comunicado al GASC para
que planifique la recepción y almacenamiento del trigo.
La comunicación con los proveedores de la materia prima, las especificaciones técnicas de
compra de trigo y precios son parte integrante del contrato, el mismo que es administrado y
archivado por el GCAF. La documentación técnica por cada importación de trigo,
incluyendo aspectos de inocuidad es recibida por: GASC, JAC, GO, GCAF y archivada
por GASC.
5.1.2 Repuestos y Equipos:

La necesidad de adquisición y la descripción de las características o especificaciones de los
repuestos, repuestos críticos y equipos se detallan en el registro Solicitud de Provisión
Interna R-733-01-01 y está a cargo del JM. El GO decide la mejor opción en cuanto al
costo.
5.1.3 Servicios:
Constituyen los trabajos externos y necesarios para CS.
Con la finalidad de cumplir adecuadamente con las actividades de mantenimiento y
fumigación, el JM y JAC, respectivamente, son los encargados de ejecutar y/o vigilar el
cumplimiento de los procedimientos en los cuales se citan los planes de mantenimiento y
fumigación, sin embargo la aprobación de la cotización más adecuada para la ejecución de
los planes está a cargo del GO para el mantenimiento y el GDP para los planes de
fumigación. El JM y el JAC son los encargados de reportar al GAC/GASC los proveedores
calificados para estos servicios a fin de incluirlos en la LPA D-733-01-01-01.
5.2 Indicadores de cumplimiento
Para evidenciar el cumplimiento de este procedimiento se consideran 3 indicadores que
están definidos en el MP-01-03 (Caracterización de Compras) y son: Cumplimiento de
los Planes de Auditoria a Proveedores, N° de notificaciones de reclamo a la inocuidad de
MP / N° total de recepciones en planta de MP, y, N° de notificaciones de reclamo a la
inocuidad de EMP / N° total de recepciones en planta de EMP.
5.3 Solicitud de cotizaciones
Una vez que el GAC/GASC, el GO o el GDP son informados sobre una necesidad de
compra o servicio no recurrente, solicitan al C, AC (para Manta), JM o al JAC,
respectivamente, que proceda con la cotización a los proveedores de la base de datos o en
su defecto proceden con la localización de nuevos oferentes.
Se recurre a la solicitud de cotizaciones cuando éstas superen al monto establecido por la
GCAF, comunicación que la hace el GCAF a través del registro Autorización para
Compras R-733-01-04.
Las cotizaciones de productos habituales requieren su aprobación al recibirlas por primera
vez o cuando surjan cambios en el precio de adquisición o en las condiciones de
negociación con los proveedores.
En cualquier caso las cotizaciones se solicitan a los proveedores que se encuentren
incluidos dentro de la LPA D-733-01-01-01 siendo necesario para el análisis de las
mismas por lo menos tres cotizaciones cuando existan las fuentes. El formato de solicitud
de cotizaciones es abierto.
5.4 Análisis de las cotizaciones y autorización para compra

La negociación de las cotizaciones las realiza el GSC/GASC/GO y procura las más
ventajosas para los intereses de CS y se asegura que el proveedor esté incluido en la LPA
D-733-01-01-01 para lo cual aplica el Instructivo IT-733-01-01 de Selección y Evaluación

de Proveedores.
El GCAF determina un monto máximo para la compra que puede realizar el GAC/GASC
sin su autorización, un valor superior a éste llevará su aprobación. La autorización la hace
el GCAF a través del registro Autorización para Compras R-733-01-04.
En el caso del trigo GCAF conjuntamente con el GO deciden la variedad y las cantidades a
comprar. Las variedades se ajustan a la especificación E-733-05-01-99, E-733-05-01-100 y
E-733-05-01-101 según corresponda.
5.5 Orden de Compra / Trabajo Externo
Una vez que la cotización es aprobada por el GAC/GASC/GO/GDP o por el GCAF,
cuando competa, si se trata de la compra de un bien el C, y/o el AC son los encargados de
colocar la Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03 llenando adecuadamente los
campos que les corresponden.
Existen proveedores que requieren que CS utilice sus formatos de requisición, en estos
casos los encargados los usan registrando la información pertinente y los archivan bajo el
código R-733-01-03.
Si el caso requiere la contratación de un servicio el JAC, JM o quien lo requiera, según el
caso, llenan una Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03 en los campos que les
corresponden.
La Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03 puede ser emitida de forma manual o
del sistema. Las manuales se rigen al formato existente, las del sistema son formatos
generados por el programa o software utilizado las mismas que se archivan bajo el código
R-733-01-03.
5.6 Aprobación y envío de la Orden de Compra / Trabajo Externo
La Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03 es aprobada por la Gerencia del
proceso que competa (GAC/GASC/GO/GDP) quienes revisan que la información
contenida en la misma, sea clara, no presente ambigüedad, que se ajuste a las necesidades
de la organización y son entregadas al C y/o AC quien las remite a los proveedores por el
medio más adecuado (vía correo ordinario, correo electrónico, etc.)
En el caso del trigo el GCAF gestiona la compra y se encarga del seguimiento de la misma
hasta su arribo. Situación que está en conocimiento del GASC.
5.7 Seguimiento de la Orden de Compra / Trabajo Externo
Si la Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03 no es suministrada en el plazo
determinado como tiempo de reposición por parte de los proveedores, el C y/o AC son los
encargados de coordinar con los proveedores la provisión de ésta y la respuesta la ponen en
conocimiento de quien la solicita.
5.8 Verificación del producto comprado
La notificación de los productos que llegan hasta las instalaciones de CS, como resultado
de una compra, según el caso la realizan el AC, ABMPE (de Materia Prima o Material de
Empaque cuando les competa) o los responsables del servicio de mantenimiento o
fumigación.
Los transportes que traen los artículos comprados, excepto repuestos, son sometidos a
inspección, cuya responsabilidad es del JAC, para lo cual utiliza el formato Control de las
condiciones de transporte R-720-11-01-01.
Por efectos de control se dividen en tres:
a) Bodega de Repuestos y Empaques: la tarea de verificación de las cantidades y del
requerimiento del producto recibido la lleva a cabo el JM, AC y/o ABMPE. Para los
materiales de empaque éstos pueden venir con no más del 10% de la cantidad solicitada
y cumpliendo las Especificaciones de producto comprado definido en el procedimiento
Manejo de Especificaciones P-733-05. El registro del cumplimiento de las
especificaciones quedan evidenciadas en el formato Análisis de Materiales de Empaque
R-830-01-02 y es responsabilidad del JAC. Si la cantidad despachada por el proveedor
supera el 10% queda a criterio del C devolver la diferencia.
b) Insumos y Materias Primas: la tarea de verificación de las cantidades y del
requerimiento del producto recibido la lleva a cabo el ABMPE y/o AC. La verificación
del cumplimiento de especificaciones está evidencia en el Procedimiento de Control de
Calidad P-830-01 actividad bajo la responsabilidad del JAC. El detalle del manejo de
tamaño de la muestra está descrito en el instructivo IT-830-01-01 Muestreo e IT-830-
01-49 Control de Trigo y Harina. Una vez verificado el producto sella el registro y
llena los campos pertinentes.
c) Cuando se trate de la prestación de servicios para CS la verificación es de
responsabilidad de cada dueño de proceso en la que se aplica el servicio, la
verificación se lleva a cabo en el formulario Orden de Compra / Trabajo Externo R-
733-01-03, en los campos correspondientes que evidencie el servicio contratado.
Si como resultado de la verificación el AC y/o ABMPE o responsables
correspondientes detectan que el producto o el servicio no cumplen con las
especificaciones detalladas en el formulario Orden de Compra / Trabajo Externo R-
733-01-03 el C, AC y/o ABMPE o dueño del proceso proceden de acuerdo a lo
detallado en el procedimiento Identificación, Estado y Trazabilidad del producto P-
790-01 y Control de Producto no Conforme P-710-01.
5.9 Ingreso de productos
Una vez que los artículos son verificados, la factura del proveedor la entregan al C y/o AC
para que registra el número de la Orden de Compra / Trabajo Externo R-733-01-03, luego,
en el casillero pertinente del sello, registra el número del pedido de compra generado por el
sistema y pasa la factura para aprobación por parte del GAC/GASC/GO/GDP/C según
corresponda.
y la pasan al Co para que la registre en el sistema luego de lo cual los artículos quedan
ingresados en el sistema de inventarios y su contrapartida contable de cuentas por pagar.
Las facturas por la compra de trigo los proveedores las remiten al GCAF quién autoriza el
registro contable luego de que es informada la cantidad recibida por el GASC.
Tan pronto como la factura es contabilizada, el Co estampa el sello en la Factura y su firma
en el casillero correspondiente lo responsabiliza y da lugar a que la factura se la considere
como registrada e ingresada en el sistema.
Finalmente el Co elabora y firma un listado de facturas de proveedores para remitirlas al
departamento de Contabilidad.
5.10 Gestión de pago

Al contabilizar la factura, el sistema la registra automáticamente en el módulo de cuentas
por pagar. A su vencimiento las facturas son reportadas por el Auxiliar de Tesorería a fin
de solicitar al GCAF la cancelación de la misma. Cuando el caso lo requiera el
GAC/GASC emprenden la gestión necesaria con los ejecutivos pertinentes para solicitar el
pago de facturas de proveedores para dar lugar a nuevas adquisiciones.
6. Referencias:
6.1 Identificación, Estado y Trazabilidad del producto P-790-01
6.2 Control de Producto no Conforme P-710-01
6.3 Muestreo IT-830-01-01
6.4 Análisis de Materiales de Empaque R-830-01-02
6.5 Control de las condiciones de transporte R-720-11-01-01
6.6 Control de Trigo y Harina IT-830-01-49
6.7 Especificaciones de trigo – Baja E-733-05-01-99
6.8 Especificaciones de trigo – Media E-733-05-01-100
6.9 Especificaciones de trigo – Alta E-733-05-01-101
6.10 Planificación aprovisionamiento de trigo PL-733-01-01
6.11 Manejo de Especificaciones P-733-05
6.12 Lista de Proveedores Aprobados LPA D-733-01-01-01
7. Registros:
CÓDIGO NOMBRE DEL CUSTODIO TIPO DE TIEMPO DE
REGISTRO REGISTRO RETENCIÓN
R-733-01-01 Solicitud de Provisión AC Definido 1 año
Interna
R-733-01-03 Orden de Compra / C/AC Definido 1 año
Trabajo Externo
R-733-01-04 Autorización para GAC/GASC Definido 1 año
compras
R-733-01-05 Presupuesto 4 C /AC Definido 1 año

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PROCEDIMIENTO Fecha: 18-Sep-13

Repuestos: partes que reemplazan a los defectuosos para el correcto funcionamiento de la

5.1.2 Repuestos y Equipos:

5.4 Análisis de las cotizaciones y autorización para compra

D-733-01-01-01 para lo cual aplica el Instructivo IT-733-01-01 de Selección y Evaluación

5.10 Gestión de pago

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