PR-03.Procedimiento de Compras y Adquisiciones.

SG-SST PAGINADO: 1/5
VERSION: 003
Nit. 900147770-1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y
Actividades de apoyo a la agricultura. ADQUISICIONES Código: PR- 03
1. Objetivo
Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos,

equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas
críticos que no constituyan una fuente de peligro para los trabajadores,
2. Alcance
Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos y equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores y
contratistas críticos destinados a las actividades de la organización.
3. Términos y definiciones
Activos: constituyen los recursos económicos en general que posee una empresa y que se
espera en sus operaciones futuras. Pueden ser tangibles, como locales, edificios, maquinaria
y mercancía o intangibles conciertos derechos legales y títulos, cuentas por cobrar,
inversiones, marcas de la empresa, etc.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.
Bienes: todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna
necesidad o cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.
Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra
de productos y servicios.
Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para
establecer si existe un peligro y definir las características de este.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u
operación.
Referencia en compra de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo y que está
relacionado con el plan único.
Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las
lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y
promoción de la salud de los trabajadores.
VERSION: 003
Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las

necesidades de un cliente.
Terceros: son todas las personas o entidades que por realizar cualquier transacción activa o
pasiva con la empresa están registrados en la base de datos de terceros de la empresa y tiene
o han tenido algún movimiento en registros contables.
4. Documentación de referencia:
Para el procedimiento de compras y adquisiciones en la empresa Irrimer Ltda se utilizara la
siguiente documentación de referencia:
 Ley 418 de 1997.

 Ley 816 de 2003.
 Decreto 4170 de 2011.
5. Desarrollo (Pasos para la compra y adquisiciones de productos o servicios)
Pasos que utilizara la empresa Irrimer Ltda para la compra y adquisiciones de productos o
servicios que pueda necesitar.
5.1. Solicitud de compra o alquiler: la empresa Irrimer Ltda debido a cualquier

necesidad ya sea administrativa, de producción o de seguridad y salud en el trabajo
del área que provenga realizara la solicitud mediante un formato que tenga la
empresa para esta solicitud; el cual será enviado a las partes interesadas ya sea de
forma física o magnética.
5.1.1. Visto bueno: luego de ser enviada a las partes interesadas como lo son las áreas
administrativas o el encargado de las compras se esperara a que sea revisada
para verificar si es pertinente o no la compra. En caso de que no sea pertinente
porque no es necesario o ya lo hay, ahí acabaría el proceso de compra y
adquisición del producto o servicio y en caso de que el visto sea aprobado se
continuara con los pasos.
5.2. Requisitos de compra: la empresa Irrimer Ltda en cada actividad de

compra hará las debidas investigaciones de acuerdo al equipo o servicio que vaya a
adquirir, para así poder determinar cuáles serán los requisitos que debe contener
cada producto o servicio que se desea adquirir.
VERSION: 003
5.2.1. Selección de proveedor: Antes de realizar la compra de algún producto o

servicio, la empresa Irrimer Ltda realizara la selección y evaluación de
proveedores.
La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante

la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las
competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de La empresa Irrimer Ltda, y
sus clientes finales, además de resumir su portafolio de productos y servicios y pueden
pertenecer al Registro de Proveedores de la empresa Irrimer Ltda.
Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes. De acuerdo a
la evaluación de proveedores todos aquellos que cumplan satisfactoriamente con los
factores evaluados (calidad, costo, oportunidad de entrega, cumplimiento de los requisitos
de compra), se dará continuidad a la adquisición de bienes y servicios ofrecidos y
contratados con ellos.
5.3. Elaboración del pedido: Se hará el debido pedido al proveedor que fue
seleccionado en la empresa Irrimer Ltda; por los criterios de calidad, oportunidad de
entrega, cumplimiento a los requisitos de compra evaluados, por el costo entre
otros.
5.3.1. Envió pedido al proveedor: se envía el pedido que se necesita dentro de la

empresa Irrimer Ltda al proveedor escogido.
5.4. Control documentación y requisitos de compra: lo que se efectuara en

materia de facturación, soportes de documentos, registros, estos deben pasar
también por un visto bueno que en caso de ser aprobados se pueda aceptar el
servicio o compra y en caso de que no se pueda averiguar con un nuevo proveedor.
5.4.1. Comunicación con proveedor y respuesta de corrección: en este se hará la

comunicación con el proveedor para establecer los requerimientos y se
terminara de hacer las correcciones.
5.4.2. Acepta de productos solicitados: se reciben y se aceptan los servicios o

productos que se hayan adquiridos.
5.5. Registro de productos adquiridos: se incide en el proceso de recepción,

cuando el proveedor envié lo que se requirió, se debe incidir en el registro de los
productos adquiridos, se debe participar en la recepción de los productos.
VERSION: 003
5.5.1. Revisión de riesgos: se debe evaluar la revisión del material que se adquirieron
y a la acción de recibir esos equipos o elementos que se pidieron, que esa
recepción se haga de manera segura y con garantías para las personas
implicadas. En caso de que la revisión de riesgo no pasa se termina el proceso,
pero si la revisión es positiva implica seguridad se debe incluir esa adquisición
en la identificación de peligros y valoración de riesgos.
5.6. Procedimiento de identificación de peligros y valoración de riesgos: se

debe tener en cuenta por que posiblemente puede traer cambios en la matriz de
riesgos al adquirir estos equipos o servicios.
6. Anexos (formato de solicitud de compra).
Control de cambio
Fecha Versión Cambios

10/10/2020 01 Adopción del procedimiento de compras y adquisiciones.
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Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos,

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las

 Ley 418 de 1997.

5. Desarrollo (Pasos para la compra y adquisiciones de productos o servicios)

5.1. Solicitud de compra o alquiler: la empresa Irrimer Ltda debido a cualquier

5.2. Requisitos de compra: la empresa Irrimer Ltda en cada actividad de

5.2.1. Selección de proveedor: Antes de realizar la compra de algún producto o

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante

5.3.1. Envió pedido al proveedor: se envía el pedido que se necesita dentro de la

5.4. Control documentación y requisitos de compra: lo que se efectuara en

5.4.1. Comunicación con proveedor y respuesta de corrección: en este se hará la

5.4.2. Acepta de productos solicitados: se reciben y se aceptan los servicios o

5.5. Registro de productos adquiridos: se incide en el proceso de recepción,

5.6. Procedimiento de identificación de peligros y valoración de riesgos: se

6. Anexos (formato de solicitud de compra).

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