INSTRUCTIVO Fecha: 18-Sep-2013

Revisión: 08
Selección y Evaluación de Página: 1 de 6
Proveedores
IT-733-01-01
Elaborado por: C Aprobado por: GAC

1, Propósito:
Proporcionar un mecanismo que nos permita seleccionar y evaluar a los proveedores como
medio para asegurar la calidad e inocuidad de las materias primas, insumos, material de
empaque y servicios que Corporación Superior S.A, adquiere.

2. Alcance:
El presente instructivo aplica a los proveedores cuyos bienes y/o servicios inciden en la
inocuidad de nuestro producto terminado.

3. Definiciones:
CS: Corporación Superior S. A.
GCAF: Gerente Corporativo Administrativo Financiero.
GAC: Gerente Administrativo Corporativo.
GDP: Gerente de Desarrollo y Proyectos
GO: Gerente de Operaciones
GNL: Gerente Nacional de Logística.
C: Comprador
GASC: Gerente Administrativo y de Supply Chain (para el caso de Manta)
JM: Jefe de Mantenimiento
AC: Asistente de compras
ABMPE: Asistente de Bodega MP y Empaque
JAC: Jefe de Aseguramiento de Calidad
SGIA: Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos.
SACPM: Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y/o Mejoras.
LPA: Lista de Proveedores Aprobados.
SRI: Servicio de Rentas Internas
ISOTECH: Sistema de Control de Documentos
Suministros e Insumos: productos requeridos para la fabricación directa o indirecta de
nuestros productos.
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4. Responsabilidad:
La responsabilidad del cumplimiento de este procedimiento es del GAC/GASC.
El JAC evalúa las fichas técnicas de los insumos, materias primas, empaque y substancias
para fumigación.
El JAC aplica la auditoria al proveedor, misma que es previamente solicitada por el
Comprador y que aplican a los proveedores de materia prima y material de empaque
primario. El GAC/GDP pueden considerar a un proveedor como “Aprobado” para
entregar materias primas, empaque, insumos, repuestos y servicios que CS requiera aun sin
que se haya cumplido con la Auditoria a Proveedor considerando la importancia del
abastecimiento y el JAC junto con el C deberán cumplir con la visita al proveedor en el
menor tiempo posible.
El JM y el GO evalúan los suministros, insumos como, grasas, aceites, lubricantes (de
grado alimenticio), tintas, solventes y repuestos que inciden directamente en los equipos de
producción.
El JAL conjuntamente con el GAC/GNL/GASC evalúan a los proveedores del servicio de
transporte, aspecto que aplica al proceso de logística.
El JAL mantiene y actualiza la LTA D-733-01-01-02.

5. Procedimiento
5.1 Selección
Los criterios de selección de proveedores se aplican a los proveedores de materias primas,
materiales de empaque, insumos y servicios. Como definición para el presente se
considera como un proveedor incluso a los maquiladores que reciben materias primas
provistas por Corporación Superior y retornan transformadas ya sea para integrarlas al
proceso de producción o como producto terminado para venta.
Para la selección y aprobación de los proveedores la empresa determina los siguientes
criterios de aceptación tomando en cuenta aspectos legales, técnicos, económicos y de
inocuidad.
5.1.1 Aspectos Legales
CS requiere de sus proveedores la presentación de los siguientes documentos:
a) Copia del Registro Único de Contribuyentes RUC.
b) Facturas que cumplan con los requisitos establecidos por el SRI.
c) Documento bancario que avale la cuenta bancaria para efectos de los pagos de
Facturas.
Para el caso de los proveedores del exterior se considera documentación similar a la
indicada arriba.
5.1.2 Aspectos Técnicos que cumplan las muestras
Con el propósito de seleccionar la mejor opción, en cuanto al proveedor, el JAC verifica la
calidad e inocuidad de una muestra y la ficha técnica suministrada por el proveedor de los
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productos a comprar cuando éstos incidan directamente en la inocuidad del producto a
elaborar por CS.
El JM y el GO califican los suministros, insumos (grasas, aceites, lubricantes, etc de grado
alimenticio.) y repuestos que inciden directamente en la inocuidad de los productos a
procesar.
El JAL conjuntamente con el JAC califica la unidad de transporte.
Para la calificación de estos aspectos técnicos, los responsables citados anteriormente,
consideran:
a) Características del producto: cumplimiento de las especificaciones requeridas,
para lo cual puede analizar la información técnica del producto contenida en
catálogos y hojas técnicas.
b) Calidad del producto: Para evaluar la calidad del producto, el responsable
verifica:
 Presentación de certificados de calidad.
 Muestra para pruebas en producción/compras piloto.
 Referencias con el material o servicio.
 Auditoria en el local del proveedor (cuando aplique).
c) Certificaciones que garanticen que el proveedor cuenta con un Sistema de
Aseguramiento de Calidad.
d) Calidad de proveedores de servicios: para evaluar la oportunidad en la
prestación del servicio, soporte y garantías que nos aseguren inocuidad, datos
que son registrado en el formato Selección de Proveedores R-733-01-01-01.
5.1.3 Aspectos Económicos
Constituyen atributos de orden financiero que pueden marcar la diferencia entre uno u otro
proveedor al momento de decidir por la mejor opción. Los aspectos a considerar son los
siguientes:
a) Precios: del análisis de las cotizaciones recibidas se procede con la mejor
opción siempre que el producto cumpla los aspectos técnicos y de inocuidad.
b) Condiciones de compra.- entre las cuales podemos analizar:
- Forma de pago: la mejor opción es la de crédito y con el mejor plazo posible.
- Tiempo de entrega: es conveniente optar por el menor tiempo de entrega a fin
de efectuar requerimientos de lotes pequeños y con más frecuencia.
- Capacidad de abastecimiento: analiza a los proveedores a fin de determinar si
tiene las condiciones e infraestructura con la suficiente capacidad para
suministrar el total del requerimiento. Cuando un proveedor no nos asegura el
abastecimiento se debe procurar otro para completar nuestra necesidad.
- Disponibilidad del producto: el inventario donde el proveedor asegura el
abastecimiento a nuestros requerimientos en forma oportuna.
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- Lote mínimo por pedido: existen proveedores que determinan un lote mínimo
en estas circunstancias se opta por seleccionar a aquellos cuyas exigencias son
las menores.
5.1.4 Calidad del servicio
Son datos referenciales para calificarlos, entre éstos tenemos:
a) Atención del proveedor ante los requerimientos de CS.
b) Tiempo de entrega: es conveniente optar por el menor tiempo de entrega a fin
de efectuar requerimientos de lotes pequeños y con más frecuencia.
c) Atención permanente.
d) Garantía/asistencia técnica o profesional.
La calificación de los criterios de selección de proveedores se define en el Registro
Selección de Proveedores R-733-01-01-01, el cual es responsabilidad del GAC/GASC.
5.1.5 Inocuidad
El Comprador al momento de identificar un potencial proveedor solicita al Jefe de
Aseguramiento de Calidad la ejecución de la auditoria de proveedores R-733-01-01-04 y el
JAC es el responsable de ejecutar o delegar la auditoría de Inocuidad, como requisito
indispensable para la Selección de Proveedores.
El proveedor será notificado de dicha auditoria a través del R-733-01-01-05 Notificación y
Plan de Auditoria a Proveedores.
Para proveedores nacionales que en el Informe de Auditoria a Proveedor superen el 60% y
sean calificados como “Aprobados” serán recalificados mediante la auditoria a sus
instalaciones cada 2 años; el Departamento de calidad se reserva el derecho de Aprobar al
proveedor y dejar la notación de Aprobado bajo control para dar el seguimiento pertinente
a las acciones correctivas que considere necesarias para garantizar la inocuidad de las
materias primas o empaques.
Para los proveedores del exterior la auditoria no aplica, en cuyo caso el Comprador deberá
obtener toda la información de fichas y certificados que el JAC solicite.
Los proveedores que tengan certificación ISO 22000, HACCP o BPM pueden presentarla
como aval a su evaluación pero no los exime del plan de visita y auditoria del JAC.
5.2 Lista de Proveedores Aprobados LPA
5.2.1 Para la aprobación de proveedores: se establece como criterio de aprobación el
que está detallado en el registro Selección de Proveedores R-733-01-01-01.
a) Los proveedores que han alcanzado el puntaje para calificarlos como
“Condicional” se consideran aptos para proveer productos o servicios a CS y
según corresponda el GAC o JAC y C darán seguimiento a los parámetros que
consideren merecer seguimiento hasta llevar al proveedor a obtener la
calificación de “Confiable”
b) Una vez que el proveedor es Seleccionado el C/AC envía, por el medio más
adecuado, las Especificaciones del producto a comprar y se mantiene la
constancia de la comunicación al proveedor.
c) Cuando un proveedor incumple los parámetros de inocuidad con los cuales fue
calificado se le hace un seguimiento durante tres meses, transcurrido el tiempo
de control y siempre que el proveedor mejore en los parámetros donde fue
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observado el JAC/C/AC notifican al GAC/GASC, para que los pase a
considerar como aprobados nuevamente.
d) Los proveedores que por la puntuación obtenida son rechazados y notificados
por parte de GAC/GASC/C, mantendrán la constancia de esta comunicación en
registro Selección de Proveedores R-733-01-01-01 y escribe un breve detalle de
la razón del rechazo y la fecha de la notificación al proveedor, datos que los
registra en el campo observaciones del mismo registro y serán excluidos de la
LPA D-733-01-01-01.
e) El GAC/GASC mantienen un listado de proveedores aprobados en el que se
detalla el nombre del proveedor, el producto que ofrece, información de
contacto, y el control que se va a ejercer sobre el mismo cuando aplique.
f) El GSC/GASC es el responsable de mantener y actualizar la LPA D-733-01-01-
01. Cada cambio en el nivel de revisión es actualizado en el ISOTECH e
informado al JAC.
5.3 Proveedores del servicio de transporte: por la frecuente necesidad de este servicio
los transportistas son seleccionados a través del registro Selección de Proveedores R-
733-01-01-01 y/o liberados por el departamento de Aseguramiento de calidad a través
del registro Control de las condiciones del transporte R-720-11-01-01 citado en el
Instructivo Calificación de Transporte IT-720-11-01. Los transportistas aprobados
pasan a formar parte de la LTA D-733-01-01-02.
5.4 Evaluación
La Selección aplica a un proveedor cuando califica por primera vez, en tanto que la
evaluación pretende verificar que los proveedores estén cumpliendo con los requisitos
citados en su selección y que los productos que se le ha adquirido han cumplido con los
requisitos solicitados.
Los proveedores son evaluados 1 vez al año, el GAC/GASC es el responsable de planificar
las fechas estimadas para la Evaluación.
Los aspectos a evaluar son:
a) Inocuidad: el proveedor debe mantener durante toda la cadena de producción,
almacenamiento y logística los mínimos requerimientos de inocuidad del
producto y la entrega de productos en las instalaciones de CS controlados a
través del Indicador pertinente
b) Estratégicos: atención del ejecutivo de ventas, cumplimiento del pedido,
capacidad de despacho, disponibilidad de stocks, etc.
c) Técnicos: Calidad del producto y cumplimiento de especificaciones.
c) Comerciales: negociación, precio, plazo, atención y servicio y entrega oportuna.
Para la Evaluación el GAC/GASC utilizan el registro Evaluación de proveedores R-733-
01-01-03.
Los productos o servicios que no pasan la verificación de producto comprado, y que
reciban notificación por parte de Aseguramiento de Calidad de incumplimiento en la
normativa de inocuidad, citado en el procedimiento de Compras P-733-01 respaldados
con los registros Análisis de Materia Prima R-830-01-01 o Análisis de Material de
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Empaque R-830-01-02 sirven de respaldo o bitácora para el proceso de Evaluación de
proveedores R-733-01-01-03 y el seguimiento de incumplimientos del proveedor.

6. Referencias:
6.1 P-740-01 Compras
6.2 D-733-01-01-01 LPA: Lista de Proveedores Aprobados
6.3 D-733-01-01-02 LTA: Lista de Transportistas Aprobados
6.4 R-830-01-01 Análisis de Materia Prima
6.5 R-830-01-02 Análisis de Material de Empaque

7. Registros:
CÓDIGO NOMBRE DEL CUSTODIO TIPO DE TIEMPO DE
REGISTRO REGISTRO RETENCIÓN
R-733-01-01-01 Selección de proveedores GAC/GASC Definido 1 año
R-733-01-01-03 Evaluación de Proveedores GAC/GASC Definido 1 año
R-733-01-01-04 Auditoría a Proveedores JAC Definido 1 año
R-733-01-01-05 Notificación y Plan de JAC Definido 1 año
Auditoria a Proveedores