Recepție¶

Aplicația Odoo Frontdesk oferă vizitatorilor o modalitate de a se înregistra într-o clădire sau locație și să avertizeze persoana pe care o întâlnesc despre sosirea lor. În plus, ei pot solicita să le fie adusă o băutură preconfigurată, în timp ce așteaptă.

Această aplicație este ideală pentru companiile care nu au pe cineva care lucrează la o recepție, locații fără o zonă de așteptare desemnată disponibilă oaspeților și vizitatorilor.

Configurare¶

Primul element de configurat cu aplicația Frontdesk este stația, urmată de orice selecție de băuturi care ar putea fi oferite opțional.

Stații¶

În aplicația Frontdesk de la Odoo, o stație poate fi considerată orice locație în care cineva se poate conecta și aștepta un angajat. Aceasta este de obicei o formă de sală de așteptare, cum ar fi un hol. Fiecare stație are un chioșc unde vizitatorii se înregistrează.

La configurarea aplicației Frontdesk, cel puțin o stație trebuie să fie configurată, dar nu există o limită a câte stații pot fi create și configurate.

Pentru a crea o stație, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe New. Când faceți clic, apare un formular de recepție necompletat.

Introduceți următoarele informații în formular:

• Nume recepție: introduceți un nume pentru locația specifică a recepției. Acesta ar trebui să fie scurt și ușor de identificat, cum ar fi „Recepție” sau „Holul principal”. Acest câmp este necesar pentru a crea o stație.

• Responsabili: selectați persoana (sau persoanele) care sunt alertate atunci când un vizitator se înregistrează folosind acest birou specific. Pot fi introduse selecții multiple. Acest câmp este necesar pentru a crea o stație.

• Adresa URL a chioșcului: acest câmp se completează automat odată ce formularul de recepție este salvat, cu cel puțin câmpurile Nume Recepție și Responsabili. Pentru a salva manual, faceți clic pe pictograma (nor cu săgeată în sus), aflată în partea de sus a formularului.

  Odată salvat, o adresă URL este generată în câmpul Adresa URL a chioșcului. Această adresă URL este o modalitate de accesare a chioșcului de recepție.

  Pentru a accesa chioșc, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul adresei URL și navigați la acea adresă URL într-un browser web. Această adresă URL deschide pagina de conectare la recepția respectivă a stației respective.

  Sfat

  Pentru a adăuga o imagine/fotografie într-un formular de recepție, plasați cursorul peste pictograma (aparat foto cu semnul „+”)” din colțul din dreapta sus al formularului pentru a dezvălui o pictogramă :guilabel:`✏️ (creion) .

  Faceți clic pe pictograma ✏️ (creion) pentru a deschide un explorator de fișiere, navigați la fișierul imagine/fotografie dorit, apoi faceți clic pe Deschidere pentru al selecta.

  Imaginea selectată pentru fotografia stației apare ca imagine de fundal pentru chioșcul stației.

Fila opțiuni¶

• Selectare gazdă: dacă vizitatorul participă la o întâlnire, această opțiune îi permite vizitatorului să selecteze gazda întâlnirii dintr-o listă prezentată și să notifice acea persoană. Când este activată, apar câmpuri suplimentare, după cum este detaliat mai jos.

• Authenticate Guest: dacă sunt necesare informații suplimentare când un oaspete se înregistrează, activați această opțiune și selectați care dintre următoarele sunt necesare:

  • E-mail: selectați dacă adresa de e-mail a oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

  • Telefon: selectați dacă numărul de telefon al oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

  • Organizație: selectați dacă organizația oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

• Temă: selectați modul de culoare al chioșcului. Alegeți fie Light sau Dark. Selecția Deschis afișează un fundal gri deschis pe chioșc, în timp ce selecția Dark afișează un fundal gri închis și negru.

• Self Check-In: activați această opțiune pentru a prezenta un cod QR de check-in pe chioșc. Codul QR permite oaspeților să se înregistreze folosind dispozitivul mobil, în loc să folosească chioșcul. Această opțiune este recomandată pentru un chioșc aglomerat cu mai mulți oaspeți care se înregistrează în orice moment.

• Oferă băuturi: activați această opțiune pentru a oferi oaspeților o băutură la check-in. Dacă această opțiune este activată, este necesar să configurați băuturile oferite, prin intermediul :guilabel :Configure Drinks link care apare când opțiunea este activată. Odată ce toate opțiunile de băutură sunt configurate, selectați fiecare băutură care va fi oferită folosind meniul derulant.

• Notifică prin e-mail: activați această opțiune pentru ca un e-mail să fie trimis persoanei pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon de e-mail apare dedesubt, cu :guilabel:` Șablon de e-mail pentru recepție selectat.

  Pentru a schimba șablonul implicit de e-mail, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon de e-mail, apoi selectați un alt șablon de e-mail.

  Pentru a modifica șablonul selectat curent, faceți clic pe pictograma Legătură internă (săgeată) de la sfârșitul rândului și faceți orice modificări ale șablonului.

• Notificare prin SMS: activați această opțiune pentru a primi un mesaj SMS (text) către persoana pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon SMS apare dedesubt, cu valoarea implicită Șablon SMS de recepție selectat.

  Pentru a schimba șablonul SMS implicit, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon SMS și selectați un alt șablon SMS.

  Pentru a modifica șablonul selectat curent, faceți clic pe pictograma Legătură internă (săgeată) de la sfârșitul rândului și faceți orice modificări dorite la conținutul șablonului. Mesajul SMS poate avea maximum 242 de caractere, care se încadrează în 4 mesaje SMS (UNICODE).

• Notificare prin discuție: această opțiune este activată implicit când opțiunea Selectare gazdă este activată. Această opțiune deschide o fereastră de mesaj pentru aplicație Discuți cu persoana pe care oaspetele o vizitează la check-in.

  Când este activată, apare un mesaj implicit pentru persoana pe care o vizitează oaspetele. Aplicația Discuss trebuie să fie instalată pentru ca această opțiune să funcționeze.

Fila Mesaj lateral¶

Introduceți orice text dorit pentru a apărea pe chioșcul stației după ce un oaspete s-a înregistrat, cum ar fi un salut de bun venit sau orice instrucțiuni necesare. Textul apare pe pagina de confirmare, în partea dreaptă a ecranului, după ce un oaspete a finalizat procesul de check-in.

Băuturi¶

După ce o stație este creată, următorul pas este configurarea băuturilor pe care să le ofere vizitatorilor, dacă se dorește. Acest pas nu este necesar sau necesar pentru ca aplicația Frontdesk să funcționeze și trebuie configurat doar dacă băuturile sunt oferite oaspeților.

Pentru a adăuga o opțiune de băutură, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks și faceți clic pe New. Procedând astfel, dezvăluie un formular de băutură gol de configurat.

Introduceți următoarele informații în formularul de băutură:

• Drink Name: introduceți numele opțiunii de băutură în acest câmp. Acest câmp este obligatoriu.

• Persoane de notificat: utilizați meniul derulant din acest câmp pentru a selecta cine este notificat când este selectată băutura. În acest câmp pot fi introduse mai multe persoane. Acest câmp este obligatoriu.

• Secvență: introduceți o valoare numerică în acest câmp pentru a indica unde în lista de opțiuni de băutură apare această opțiune specifică. Cu cât numărul este mai mic, cu atât băutura apare mai sus pe listă. De exemplu, introducerea numărului unu ar plasa acea băutură în partea de sus a listei și va apărea primul în secvență.

Tabloul de bord al stației¶

Configurare chioșc¶

Configurați fiecare chioșc pentru utilizare după configurarea diferitelor stații. Se recomandă utilizarea unui dispozitiv dedicat pentru fiecare chioșc de recepție, cum ar fi o tabletă.

Navigați la chioșc în unul dintre cele două moduri:

• Navigați la tabloul de bord principal al aplicației Frontdesk și faceți clic pe butonul Open Desk de pe cardul stației dorite. Chioșcul se încarcă într-o filă nouă de browser.

• Navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe stația dorită. Apoi, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul liniei Adresa URL a chioșcului și inserați adresa URL într-o nouă filă sau fereastră de browser.

Raportare¶

Aplicația Frontdesk are două rapoarte disponibile: Vizitatori și Drinks.

Pentru a accesa oricare dintre aceste rapoarte, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Raportare pentru a afișa un meniu derulant care conține opțiunile: Vizitatori și Băuturi.

Raportul Vizitatori afișează numărul de vizitatori pe lună, pentru anul curent. Raportul Băuturi arată câte cereri totale au fost făcute pentru fiecare băutură.

Ca și în cazul tuturor rapoartelor din Odoo, filtrele și grupurile pot fi modificate pentru a afișa și alte valori.