Rekrytering¶

Odoo håller alla arbetssökande organiserade med en förkonfigurerad serie av steg och steg som varje sökande går igenom. Varje steg har ett eller flera specifika steg som ska utföras. Dessa sträcker sig från att boka ett telefonsamtal, genomföra en intervju till att skicka ett jobberbjudande, för att bara nämna några. Denna process kallas för ”kandidatflödet”.

När en sökande ansöker om en tjänst skapas automatiskt ett sökandekort i Odoo-appen Rekrytering för den specifika tjänsten. När den sökande går vidare i rekryteringsprocessen flyttar rekryteringsteamet kortet från ett steg till nästa.

Stages kan konfigureras så att ett e-postmeddelande automatiskt skickas ut med en förkonfigurerad mall så snart en sökandes kort går in i ett steg. Dessa automatiserade e-postmeddelanden definieras för varje steg i ansökningsflödet.

Ansökningsflödet som förklaras i detta dokument är standardflödet i Odoo, och går igenom ansökningsflödet när du använder Rekrytering-applikationens standardkonfiguration. Ansökningsflödet kan modifieras för att passa det specifika rekryteringsflödet för varje företag.

Kanban-vy¶

För att komma åt kanban-vyn för en jobbposition, navigera till huvudpanelen Recruitment app, som är standardvyn när du öppnar applikationen. Alla jobbpositioner visas på huvudpanelen. Klicka på smartknappen Nya ansökningar på ett jobbpositionskort för att navigera till kanban-vyn för alla sökande till den specifika jobbpositionen.

I jobbansökan visas kanban-stegen, med alla sökande i sina respektive kolumner, vilket indikerar vilket steg de för närvarande befinner sig i. Det finns fem standardstadier i Odoo:

• Initial Qualification

• Första intervjun

• Andra intervjun

• Kontraktsförslag

• Kontrakt undertecknat

Den sista kolumnen, Contract Signed, är vikt som standard, vilket innebär att kolumnen visas i grått och de sökande i den är dolda. För att expandera den vikta scenen och visa de sökande korten för den kolumnen, klicka någonstans på den tunna grå kolumnen som säger scenens namn och kolumnen expanderar och avslöjar de sökande.

Varje steg har en färgkodad stapel under stegnamnet som ger information om den sökandes status i steget. Färgerna är följande:

• Green: det finns sökande i steget med en aktivitet som antingen redan är schemalagd eller behöver schemaläggas i framtiden (t.ex. ett telefonsamtal eller en intervju), enligt parametrarna för det specifika steget.

• Yellow: det finns sökande i etappen med en aktivitet som antingen är schemalagd för idag eller kommer att schemaläggas idag.

• Red: det finns sökande i steget med försenade aktiviteter som behöver schemaläggas.

• Gray: det finns antingen inga aktiviteter för närvarande inplanerade och inga framtida aktiviteter som måste inplaneras, eller så finns det inga sökande för närvarande i fasen.

Anpassa steg¶

Stegen kan modifieras, läggas till eller tas bort för att på bästa sätt tillgodose behoven i ett företags specifika rekryteringssteg.

Ny etapp¶

För att skapa ett nytt steg klickar du på + Lägg till kolumn och en ny kolumn visas. Ange rubriken för det nya steget i fältet Kolumnrubrik och klicka sedan på Lägg till. Den nya kolumnen visas och ytterligare ett nytt steg är tillgängligt att skapa. Om inga nya steg behövs, klicka var som helst på skärmen för att avsluta skapandet av den nya kolumnen.

Ändra stadium¶

För att ändra inställningarna för en scen, håll muspekaren över namnet på scenen och en ⚙️ (gear) ikon visas i den övre högra delen av scenen. Klicka på ikonen ⚙️ (växel) och en meny visas. Klicka sedan på alternativet Edit Stage. Ett Edit Column-formulär visas. Gör eventuella ändringar i formuläret och klicka sedan på Spara när du är klar.

Redigera kolumnformulär¶

I formuläret Edit Column konfigureras scenens inställningar. De enda obligatoriska fälten är Stage Name, och Tooltips sektionen.

De fält som ska fyllas i eller ändras är:

• Stage Name: ange ett namn för scenen.

• E-postmall: välj en e-postmall som ska användas från rullgardinsmenyn. Om en mall har valts kommer ett e-postmeddelande automatiskt att skickas till den sökande med hjälp av den valda mallen när det sökande kortet går in i scenen.

• Folded in Kanban: kryssa i rutan om du vill att scenen ska visas vikt (dold) hela tiden i standardvyn.

• Hired Stage: kryssa i rutan om detta steg indikerar att den sökande är anställd. När en sökandes kort går in i detta steg, visar kortet en Hired banner i det övre högra hörnet. Om denna ruta är markerad används detta steg för att fastställa anställningsdatum för en sökande.

• Jobbspecifik: om steget endast gäller för en eller flera specifika befattningar, välj befattning(ar) i rullgardinsmenyn. Flera befattningar kan väljas.

• Show in Referrals: markera rutan om detta steg ska visas i applikationen Referrals och låta värvaren samla poäng när en av deras värvningar når detta steg. Om detta är aktivt visas ett Poäng-fält. Ange hur många värvningspoäng den anställde får när en sökande når detta steg.

• Tooltips section: det finns tre förkonfigurerade etiketter (färgade cirklar) för varje sökandes kort, som indikerar dess status. Dessa färger visas högst upp i varje steg för att återspegla statusen för de sökande i steget. Namnen för etiketten kan ändras, men inte själva etiketten (färgen). Standardnamn och -etiketter är: In Progress (grå), Blocked (röd), och Ready for Next Stage (grön).

• Requirements: ange eventuella interna anteckningar för detta steg som förklarar eventuella krav på steget.

Radera steg¶

Om en scen inte längre behövs kan den raderas. Om du vill radera en scen håller du muspekaren över scenens namn och en ⚙️ (växel)-ikon visas. Klicka först på ikonen ⚙️ (gear) för att visa en rullgardinsmeny och klicka sedan på Delete. En popup-varning visas med frågan Är du säker på att du vill ta bort den här kolumnen?. Klicka på OK för att ta bort kolumnen.

Mallar för e-post¶

För att kommunicera med den sökande har Odoo flera förkonfigurerade e-postmallar som kan användas. De förkonfigurerade e-postmallarna och när de ska användas är följande:

• Sökande: Acknowledgement: denna mall används för att meddela den sökande att deras ansökan har tagits emot. Detta e-postmeddelande skickas automatiskt ut när den sökande befinner sig i Första intervjun-stadiet.

• Sökande: Interest: denna mall används för att meddela den sökande att de har klarat Initial Qualification-stadiet och att de kommer att kontaktas för att boka en intervju med rekryteraren.

• Sökande: Inte intresserad längre: denna mall används när en sökande meddelar att de inte längre är intresserade av tjänsten, och tackar dem för deras tid och omtanke.

• Sökande: Refuse: denna mall används när en sökande inte längre är aktuell för tjänsten.

• Sökande: Ditt lönepaket: denna mall används när en sökande erbjuds en tjänst. Den informerar den sökande om att de kan konfigurera sitt lönepaket.

För att manuellt skicka ett e-postmeddelande klicka på Send message i chattern. En textruta visas, liksom den sökandes e-postadress. Klicka på ⤢ (dubbelpil) ikonen för full kompositör längst ned till höger på fliken Sänd meddelande i chattern.

En popup för e-postkompositör laddas, med Recipients och Subject förifyllda. Den sökandes e-postadress anges på raden Recipients, och Subject är Re: (Ämne / Ansökans namn). E-posttexten är tom som standard.

Om du vill använda en förkonfigurerad e-postmall klickar du på rullgardinsmenyn bredvid fältet Load template i den nedre högra delen av fönstret. Förkonfigurerade e-postmallar kan innehålla dynamiska platshållare så att unik information kan fyllas i i e-postmeddelandet för ett mer personligt meddelande till den sökande. Det finns flera förkonfigurerade e-postmallar att välja mellan. Beroende på vilken mall som valts kan e-postmeddelandets ämne och/eller brödtext ändras.

Om du vill lägga till några bilagor klickar du på knappen Attach A File i det nedre vänstra hörnet. Navigera till den fil som ska bifogas och klicka sedan på Öppna för att bifoga den. Om du vill ta bort en bilaga klickar du på X (Delete)-ikonen till höger om bilagan. Om du behöver göra några ändringar i e-postmeddelandet redigerar du brödtexten i e-postmeddelandet. Om ändringarna ska sparas för att användas i framtiden kan e-postmeddelandet sparas som en ny mall. Klicka på knappen Spara som ny mall i det nedre högra hörnet. För att skicka e-postmeddelandet, klicka på Send och e-postmeddelandet kommer att skickas till den sökande. E-postmeddelandet visas sedan i chattern.

Stegflöde¶

För att flytta en sökandes kort från ett skede till ett annat kan den sökandes kort antingen dras och släppas i kanbanvyn till önskat skede, eller så kan skedet ändras på den sökandes kort.

För att ändra stadiet på den sökandes kort, klicka på den sökandes kort i kanban-vyn för att gå till en detaljerad vy av kortet. Det aktuella stadiet för kortet är markerat i lila längst upp, ovanför kortet. Klicka bara på önskat stadium för kortet, så ändras stadiet. En logganteckning som anger stadieändringen visas i chatten. Navigera tillbaka till kanban-vyn genom att klicka på Applications i brödsmulemenyn längst upp till vänster, och den sökandes kort visas nu i det nya stadiet.

Initial kvalificering¶

Alla sökande visas i Initial Qualification-stadiet, oavsett om de skickas in online eller om den sökande matas in manuellt av en rekryterare. När den sökandes kort skapas fyller Odoo automatiskt i den sökandes Namn, E-postadress och Telefonnummer på den sökandes kort. Denna information krävs när man ansöker om en tjänst.

Om den sökande angav någon information i avsnittet Short Introduction i onlineansökan, fylls den i på fliken Application Summary längst ner på den sökandes kort. Om en meritförteckning bifogades onlineansökan visas meritförteckningen i avsnittet Bilagor i chattmeddelandet och lagras också i applikationen Dokument. För att hitta rekryteringsdokumenten som lagras i applikationen Dokument, gå till huvudpanelen Dokument och klicka på mappen Rekrytering på höger sida. Alla rekryteringsdokument kommer att lagras i den mappen.

Skicka intervju¶

När som helst under anställningsprocessen kan en intervju skickas till den sökande för att få mer information. Dessa intervjuer är skräddarsydda och kan formateras på en mängd olika sätt.

Odoo använder termen intervju, men dessa kan betraktas som frågeformulär, undersökningar, tester, certifieringar etc. Anpassade intervjuer kan formateras för att passa varje enskild jobbs behov. Till exempel kan en intervju för en tjänst som datorprogrammerare ha formen av ett programmeringsquiz för att fastställa den sökandes kompetensnivå. En tjänst som restaurangservitör kan ha ett frågeformulär om den sökandes tillgänglighet, om den sökande behöver vara tillgänglig på helgkvällar. Mer information om hur du skapar och redigerar intervjuformulär finns i dokumentationen Arbetsuppgifter.

För att skicka en intervju till en sökande, klicka på den sökandes kort för att navigera till en detaljerad vy av den sökandes kort. Överst på den sökandes kort klickar du på knappen Sänd intervju.

Om den sökandes kort har en e-postadress registrerad, visas ett Survey popup-fönster med all information ifylld. Om det inte finns någon e-postadress på den sökandes kort visas ett kontaktformulär. Ange den sökandes e-postadress och klicka sedan på Spara. Kortet stängs och popup-fönstret Survey visas.

Odoo refererar till intervjuformulären som surveys. Dessa e-postmallar använder också dynamiska platshållare för att anpassa e-postmeddelandet till den sökande och jobbpositionen. Lägg till ytterligare mottagare för undersökningen om fler personer ska få e-postmeddelandet. Om ett e-postmeddelande finns i databasen som en kontakt, lägg till den kontakten på raden Recipients. Om ett e-postmeddelande ska skickas till någon som inte finns i databasen som en kontakt, och de inte ska läggas till som en kontakt, lägg till deras e-post på raden Additional emails.

Om du behöver lägga till några bilagor klickar du på knappen Attachments och ett filutforskarfönster visas. Navigera till önskad fil och klicka sedan på Öppna för att bifoga den till e-postmeddelandet. Bilagan laddas och visas ovanför knappen Attachments.

Om den e-postade intervjun måste vara klar senast ett visst datum väljer du ett datum för Answer deadline i det nedre högra området i popup-fönstret. Klicka på raden bredvid Answer deadline, så visas en kalenderväljare. Använd pilarna < (vänster) och > (höger) på vardera sidan av månaden för att navigera till önskad månad och klicka sedan på day för att välja datum.

Fältet Mail template är förifyllt baserat på konfigurationen för intervjun. En annan mall kan väljas från rullgardinsmenyn om så önskas. Om en ny mall väljs laddas den nya e-postmallen i e-posttexten.

För att skicka e-postmeddelandet med intervjulänken till den sökande klickar du på Send längst ner i e-postfönstret.

Avslag¶

En sökande kan när som helst i rekryteringsprocessen nekas att delta i jobbansökan. För att neka en sökande klickar du på den sökandes kort för att navigera till en detaljerad vy av den sökandes kort. Överst på den sökandes kort finns det flera knappar. Klicka på den som är märkt Refuse.

En Refuse Reason popup visas. Välj Refuse Reason från rullgardinsmenyn. Standardavslagsorsakerna i Odoo är: Passar inte jobbkraven, Den sökande är inte intresserad längre, och Den sökande får ett bättre erbjudande. Dessa tre avslagsgrunder har förkonfigurerade e-postmallar associerade med dem. Du kan skapa fler avslagsorsaker och ändra eller ta bort befintliga. Lägg till en ny avslagsgrund genom att skriva in namnet på grunden och klicka sedan på Create and Edit…. Ett Create: Refuse Reason popup-fönster visas. Ange namnet på den nya e-postmallen i fältet E-postmall och klicka sedan på Create and Edit…. Ett Create: E-postmall öppnas. Konfigurera den nya e-postmallen och klicka sedan på Spara.

En e-postmall fylls i i fältet E-postmall efter att en avslagsorsak har valts. Om ett e-postmeddelande inte ska skickas till den sökande avmarkerar du kryssrutan Send Email. Om du vill visa e-postmallen klickar du på ikonen Extern länk till höger om den valda e-postmallen. E-postmallen laddas i popup-fönstret och kan ändras vid behov. När du har gjort ändringarna klickar du på Spara. För att stänga e-postmallen, klicka på Discard.

Klicka på Send för att skicka e-postmeddelandet om avslag till den sökande. E-postmeddelandet med avslaget skickas till den sökande och en Refused banner visas på den sökandes kort.

Efter avslag är den sökandes kort inte längre synligt i jobbpositionens kanban-vy. För att se avvisade sökande, navigera till Rekryteringsapp ‣ Ansökningar ‣ Alla ansökningar. Alla ansökningar för alla jobbpositioner visas i en listvy. Om du bara vill se de avvisade ansökningarna klickar du på Filter och sedan på Arkiverad/Refuserad. Alla sökande som har arkiverats och/eller avvisats visas i listan. Om du vill organisera listan ytterligare och visa nekade ansökningar efter befattning klickar du på ≣ Group By och sedan på Job.

Ny sökande¶

Ett sökandekort kan läggas till manuellt om det behövs. Om en sökande behöver läggas till i listan över potentiella kandidater och ett sökandekort inte har skapats ännu (de har inte sökt jobbet online ännu) kan ett sökandekort enkelt läggas till från jobbpositionens kanban-vy på ett av två sätt, antingen med Snabbt tillägg eller med Skapa-knappen.

Snabbt tillägg¶

Lägg snabbt till en ny sökande med hjälp av Quick add-ikonen. Om du inte redan är i Kanban-vyn för jobbpositioner, gå till huvudpanelen för rekrytering och klicka på knappen Nya sökande på jobbpositionskortet som den sökande ska läggas till på. Klicka sedan på den lilla + (plustecken) Quick add-ikonen längst upp till höger i Initial Qualification-stadiet för att snabbt lägga till en ny sökande.

Ange följande information på kortet:

• Subject/Application Name: detta är det enda obligatoriska fältet. Ange titeln för kortet. Vanligtvis är detta den sökandes namn och den tjänst som ansökan gäller, till exempel: Laura Smith - Erfaren utvecklare. Det här fältet syns inte i kanbanvyn (om du inte är i utvecklarläget), men det syns på det enskilda kortet.

• Applicant’s Name: ange den sökandes namn.

• Email: ange den sökandes e-postadress.

• Applied Job: den aktuella befattningen fyller i detta fält. Vid behov kan jobbpositionen ändras genom att välja en annan position från rullgardinsmenyn. Om en annan jobbposition väljs, kommer kortet att visas i den valda jobbpositionen efter att kortet har skapats.

När informationen är inmatad klickar du på Add. Den sökande visas i listan och ett nytt tomt sökandekort visas. Klicka antingen på ikonen 🗑️ (delete) eller klicka var som helst på skärmen för att stänga kortet.

Om så önskas, klicka på Edit efter att ha angett den sökandes namn och en detaljerad Applicant Form laddas. Ange informationen på formuläret, klicka sedan på Save

Skapa¶

Lägg till en ny sökande med all relevant information genom att klicka på knappen Create. Om du inte redan är i kanban-vyn för den jobbposition som du vill lägga till en sökande för, gå till huvudpanelen för rekrytering och klicka på knappen Nya sökande på jobbpositionskortet som den sökande ska läggas till för. Klicka sedan på knappen Create längst upp till vänster i kanban-vyn och ett ansökningsformulär laddas.

Vissa fält på sökandekortet kan vara förifyllda, beroende på hur jobbpositionen är konfigurerad. Vanligtvis är Jobb-sektionen, liksom Recruiter-fältet, alla förifyllda.

Ange följande information i formuläret för ny sökande. Observera att alla fält som anges nedan kanske inte är synliga. Beroende på installerade applikationer och konfigurationer kanske vissa fält inte visas.

Avsnitt om sökande¶

• Subject/Application Name: detta är det enda obligatoriska fältet. Ange titeln för kortet. Vanligtvis är detta den sökandes namn och den tjänst som ansökan gäller, till exempel: Laura Smith - Erfaren utvecklare. Det här fältet syns inte i kanbanvyn om inte Den sökandes namn har lämnats tomt. Om det inte finns någon Applicant’s Name, så är det Subject/Application Name som visas på den sökandes kort i kanbanvyn.

• Applicant’s Name: ange den sökandes namn.

• Email: ange den sökandes e-postadress.

• Telefonnummer: ange den sökandes telefonnummer.

• Mobile: ange den sökandes mobilnummer.

• Degree: välj den sökandes högsta utbildningsnivå från rullgardinsmenyn. Alternativen är Graduate, Bachelor Degree, Master Degree, eller Doctoral Degree. Alternativet Graduate anger att du har avlagt examen på den högsta nivån före en kandidatexamen, t.ex. en high school- eller secondary school-examen, beroende på land.

• Tags: välj så många taggar du vill från rullgardinsmenyn. Om du vill lägga till en tagg som inte finns skriver du in taggens namn och klickar på Create ”new tag”.

• Interviewer: välj den person som ska genomföra intervjun/intervjuerna från rullgardinsmenyn. Personen måste ha antingen rekryterare eller officer rättigheter konfigurerade för Rekryteringsapplikationen för att kunna visas i rullgardinsmenyn.

• Recruiter: välj den person som är ansvarig för hela rekryteringsprocessen för jobbpositionen. Endast användare kan väljas, och alla användare presenteras i rullgardinsmenyn för att välja mellan.

• Appreciation: klicka på en av stjärnorna för att välja ett betyg för den sökande. En stjärna anger Good, två stjärnor anger Very Good, och tre stjärnor anger Excellent.

• Referred By User: om referenspoäng ska erhållas för denna tjänst i applikationen Referrals, välj den användare som hänvisade den sökande från rullgardinsmenyn. Applikationen Referrals måste vara installerad för att detta ska visas.

Jobbavsnitt¶

Följande fält är förifyllda när du skapar en ny sökande, så länge dessa fält är angivna på Job Position. Det går att redigera fälten om så önskas.

• Applied Job: välj den tjänst som den sökande ansöker till från rullgardinsmenyn.

• Department: välj den avdelning som jobbpositionen tillhör från rullgardinsmenyn.

• Company: välj det företag där tjänsten är placerad med hjälp av rullgardinsmenyn.

Avsnitt om kontrakt¶

• Förväntad lön: ange det belopp som den sökande begär för rollen i detta fält. Siffran ska vara i formatet XX,XXX.XX. Valutan bestäms av lokaliseringsinställningen för företaget.

• Förväntad lön - Extra förmåner…: Om den sökande vill ha några extra förmåner, ange det i detta fält. Detta bör vara kort och beskrivande, t.ex. 1 veckas extra semester eller tandvårdsplan.

• Föreslagen lön: ange det belopp som ska erbjudas den sökande för rollen i detta fält. Siffran ska vara i formatet XX,XXX.XX.

• Föreslagen lön - Extra förmåner…: Om den sökande erbjuds några extra förmåner, ange dessa i detta fält. Detta bör vara kort och beskrivande, t.ex. 1 veckas extra semester eller tandvårdsplan.

• Availability: använd kalendermodulen i rullgardinsmenyn och välj det tillgängliga startdatumet för den sökande.

Fliken Sammanfattning av ansökan¶

Eventuella ytterligare uppgifter eller anmärkningar som ska läggas till på den sökandes kort kan skrivas in i detta fält.

Första intervjun¶

När en sökande har klarat Initial Qualification-steget, kan de flyttas till First Interview-steget i jobbpositionens kanban-vy. För att flytta den sökande till nästa steg, dra och släpp den sökandes kort till First Interview steget, eller klicka på First Interview stegknappen högst upp på den enskilda sökandes kort.

När den sökandes kort flyttas till First Interview-stadiet skickas ett bekräftelsemeddelande automatiskt till den sökande. E-postmeddelandet skapas med hjälp av en e-postmall med titeln Applicant: Bekräftelse. Denna e-postmall är förkonfigurerad i Odoo och innehåller dynamiska platshållare för jobbpositionen, rekryterarens namn och företagets information. När e-postmeddelandet har skickats visas det i chattern.

Boka ett möte¶

När både den sökande och intervjuaren har kommit överens om ett datum och en tid kan intervjun schemaläggas. För att boka en intervju, oavsett om det är en telefonintervju eller en personlig intervju, klickar du på Möte smart-knappen högst upp i den sökandes post.

Du hittar den sökandes kort genom att navigera till Rekryteringsansökan dashboard, klicka på en Nya ansökningar knapp i jobbpositionskortet och klicka sedan på den sökandes kort.

Då laddas programmet Kalender, som visar de möten och händelser som för närvarande är inplanerade för användaren. De möten och händelser som visas är för de anställda som listas under Attendees på höger sida av kalendervyn. Om du vill ändra vilka inlästa möten och händelser som visas avmarkerar du den person vars kalenderhändelser ska döljas. Endast de markerade deltagarna kommer att vara synliga i kalendern.

Standardvyn är veckovyn. Om du vill ändra kalendervyn klickar du på en knapp som visar kalendern i en annan vy, antingen Day, Month eller Year. För att ändra datumintervall för kalendern, använd antingen knapparna ⬅️ (Left), ➡️ (Right) eller Today ovanför kalendern, eller klicka på ett datum i kalendern på höger sida av den visade kalendern.

Om du vill lägga till ett möte i kalendern klickar du på den dag då mötet ska äga rum, eller klickar på starttiden för mötet och drar till sluttiden för att välja datum, tid och längd för mötet. Om kalendern visar dag- eller veckovyn klickar du på den dag och den tidslucka där mötet ska äga rum. En New Event pop up visas, där Meeting Subject har fyllts i med ansökarkortets Subject/Application Name. Standardtiden är 30 minuter. Om informationen är korrekt klickar du på Create för att lägga till mötet i kalendern, eller på Edit för att ändra mötet.

Om du klickar på Edit laddas ett expanderat New Event-kort. Gör eventuella ändringar i formuläret.

Nytt evenemangskort¶

Följande fält kan fyllas i eller ändras på det detaljerade kortet New Event. De enda obligatoriska fälten att ange är Meeting Subject, Starting At och Ending At. När du har angett kortuppgifterna klickar du på Spara för att spara ändringarna och skapa mötet.

• Meeting Subject: ange ämnet för mötet. Detta bör tydligt ange syftet med mötet. Standardämnet är Subject/Application Name på den sökandes kort.

• Attendees: välj de personer som ska vara närvarande. Standardmedarbetaren i listan är den person som skapar mötet. Lägg till så många andra personer som önskas.

Fliken för mötesinformation¶

• Starting At: använd rullgardinsmenyn för att välja datum och tid för mötets starttid.

• Ending At: använd rullgardinsmenyn för att välja datum och tid för mötets sluttid.

• Duration: detta fält fylls i automatiskt baserat på de Starting At och Ending At tider som angetts. Om mötestiden justeras, justeras detta fält automatiskt till rätt varaktighetslängd.

• All Day: om mötet pågår hela dagen, markera rutan bredvid All Day. När denna ruta är markerad är fältet Duration dolt, liksom start- och sluttiderna för mötet.

• Organizer: den anställde som skapade mötet fylls i i detta fält. Använd rullgardinsmenyn för att ändra den valda medarbetaren.

• Description: ange en kort beskrivning i detta fält. Det finns möjlighet att ange formaterad text, t.ex. numrerade listor, rubriker, tabeller, samt länkar, foton och mycket mer. Använd powerbox-funktionen genom att skriva /, så visas en lista med alternativ. Bläddra igenom alternativen och klicka på önskat objekt. Objektet visas i fältet och kan ändras. Varje kommando har ett annat popup-fönster. Följ instruktionerna för varje kommando för att slutföra inmatningen.

• Påminnelser: välj en påminnelse från rullgardinsmenyn. Alternativen inkluderar Notification, Email och SMS Text Message, var och en med en specifik tidsperiod före händelsen (timmar, dagar, etc). Den valda påminnelsen kommer att meddela mötesdeltagarna om mötet via det valda alternativet.

• Location: ange platsen för mötet.

• Meeting URL: om mötet är virtuellt, ange möteslänken i detta fält.

• Tags: välj en eller flera taggar för mötet med hjälp av rullgardinsmenyn. Det finns ingen gräns för hur många taggar som kan användas.

Fliken Alternativ¶

• Recurrent: om mötet ska upprepas med ett visst intervall (inte typiskt för en första intervju), kryssa i rutan bredvid Recurrent. Detta visar ett återkommande avsnitt. Ange detaljerna för hur ofta mötet ska upprepas, inklusive en sluttid.

• Privacy: välj hur synligt detta möte ska vara. Alternativen är Public, Private, och Only internal users. Public tillåter alla att se mötet, Private tillåter endast de deltagare som anges på mötet att se mötet, och Only internal users tillåter alla inloggade i företagsdatabasen att se mötet.

• Show as: välj från rullgardinsmenyn om mötestiden ska visas som Busy eller Available i deltagarnas scheman. Om du sätter detta fält till Available kan andra möten schemaläggas för samma tid. Det rekommenderas att ange detta fält till Busy, så att inga andra möten kan schemaläggas för deltagarna samtidigt.

Skicka mötet till deltagarna¶

När ändringarna är inlagda och mötesinformationen är korrekt kan mötet skickas till deltagarna via e-post eller sms.

Om du vill skicka mötet via e-post klickar du på knappen E-post bredvid deltagarlistan. En Kontakta deltagarna popup-fönster för e-postkonfigurator visas. Ett förformaterat e-postmeddelande med standardmallen Calendar: Event Update e-postmall fyller i e-postens kroppsfält. Följarna av dokumentet (jobbansökan), samt användaren som skapade mötet läggs till som Recipients som standard. Lägg till den sökandes e-postadress i listan för att skicka e-postmeddelandet även till den sökande. Gör eventuella andra ändringar i e-postmeddelandet. Om du behöver en bilaga klickar du på knappen Attach A File, navigerar till filen och klickar sedan på Open. När e-postmeddelandet är klart att skickas klickar du på Send.

Om du vill skicka mötet via textmeddelande klickar du på knappen SMS bredvid deltagarlistan. Ett Sänd SMS textmeddelande popup-fönster visas. Överst, i en blå ruta, visas information om meddelandet. Den första raden visar hur många poster (telefonnummer) som är valda. På den andra raden visas antalet mottagare och hur många av dem som är ogiltiga. Om en kontakt inte har ett giltigt telefonnummer i listan klickar du på Stäng, redigerar deltagarens post och gör sedan om dessa steg.

När meddelandet 0 are invalid visas, skriv in det meddelande som skall skickas i fältet Message. Under meddelandefältet visas antalet tecken samt antalet textmeddelanden som krävs för att skicka meddelandet (enligt GSM7-kriterier). Klicka på Put In Queue om du vill att texten ska skickas senare, efter att andra meddelanden har schemalagts, eller klicka på Send Now om du vill skicka meddelandet omedelbart.

Andra intervjun¶

När en sökande har klarat Första intervjun kan de flyttas till Den andra intervjun. För att flytta den sökande till nästa steg, dra och släpp den sökandes kort till Second Interview steget, eller klicka på Second Interview stegknappen högst upp på den individuella sökandes kort.

När den sökandes kort flyttas till En andra intervju-stadiet finns det inga automatiska aktiviteter eller e-postmeddelanden konfigurerade för detta stadium, till skillnad från Första intervjun-stadiet. Rekryteraren kan nu schedule a second interview med den sökande och följa samma process som för den första intervjun.

Förslag till avtal¶

När den sökande har gått igenom intervjufasen och ett erbjudande är redo att skickas, kan de flyttas till Contract Proposal-fasen. Dra och släpp den sökandes kort till Kontraktsförslag-stadiet, eller klicka på Kontraktsförslag-stadieknappen längst upp till höger på den enskilda sökandes kort.

Nästa steg är att skicka ett erbjudande till den sökande. Klicka på knappen Generera erbjudande på den sökandes kort. En Generera en simuleringslänk pop-up visas. Alla fält är förifyllda med information från jobbpositionen, förutom Force New Cars List, Default Vehicle och Canteen Cost (detta är satt till 0.00).

Universella fält¶

Följande fält visas för alla erbjudanden som skickas till sökande oavsett lokaliseringsinställningar.

• Offer Template: den mall som för närvarande används för att fylla i Generate a Simulation Link popup-fönstret. Om du vill ändra mallen klickar du på ikonen Extern länk till höger om rullgardinsmenyn. Gör eventuella ändringar och klicka sedan på Spara.

• Job Title: namnet på den tjänst som erbjuds den sökande.

• Contract Start Date: det datum då avtalet träder i kraft. Standarddatumet är det aktuella datumet. Om du vill ändra datumet klickar du på rullgardinsmenyn för att visa en kalender. Använd pilarna < (vänster) och > (höger) på vardera sidan av månaden för att navigera till önskad månad och klicka sedan på day för att välja datum.

• Årskostnad: den årslön som erbjuds.

• Offer Link: denna länk tar den sökande till en webbsida där de kan ange sin personliga information, som kommer att importeras till deras medarbetarpost när den skapas. Om tillämpligt kan den sökande ändra sitt lönepaket (detta alternativ är inte tillgängligt för alla lokaliseringar). Slutligen är det här den sökande accepterar erbjudandet genom att klicka på Review Contract & Sign för att acceptera kontraktet och underteckna det med hjälp av Sign-applikationen.

Valfria fält¶

Följande fält visas endast om specifika lokaliseringsinställningar har valts och/eller om vissa program har installerats. Om t.ex. programmet Fleet inte är installerat visas inga av de valfria fälten som är relaterade till fordon, t.ex. Force New Cars List eller Default Vehicle.

• Job Position: den officiella titeln på det jobb som erbjuds den sökande, från kortet Job Position. Om du vill ändra namnet klickar du på ikonen Extern länk till höger om rullgardinsmenyn. Gör eventuella ändringar och klicka sedan på Spara.

• Avdelning: den avdelning som befattningen faller under. Om du vill ändra avdelningen klickar du på ikonen Extern länk till höger om rullgardinsmenyn. Gör eventuella ändringar och klicka sedan på Spara.

• Force New Cars List: kryssa i denna ruta för att erbjuda ett nytt fordon till den sökande.

• Default Vehicle: Använd rullgardinsmenyn för att välja det fordon som ska tilldelas den sökande.

• Canteen Cost: ange det belopp som erbjuds den sökande för cafeterian.

• Contract Type: använd rullgardinsmenyn för att välja vilken typ av avtal som erbjuds.

Skicka erbjudande¶

För att skicka erbjudandet till den sökande, klicka på Send. Om den sökande inte har någon e-postadress angiven på sitt kort visas ansökningsformuläret så att den sökandes e-postadress kan konfigureras. Om det redan finns en e-postadress konfigurerad på den sökandes kort visas popup-fönstret för e-post istället. Om du uppmanas att ange den sökandes kort anger du den sökandes e-postadress i fältet Email och klickar sedan på Save. Ansökningsformuläret stängs och popup-fönstret för e-post visas.

E-postmallen Applicant: Ditt lönepaket används som e-postmall och Mottagare, Ämne och e-posttexten fylls i baserat på e-postmallen. Om några bilagor behöver läggas till klickar du på knappen Attachments och ett filutforskarfönster visas. Navigera till önskad fil och klicka sedan på Öppna för att bifoga den till e-postmeddelandet. Bilagan laddas och visas ovanför knappen Attachments. När e-postmeddelandet är klart att skickas klickar du på Send.

Kontrakt undertecknat¶

När den sökande har accepterat erbjudandet och undertecknat kontraktet är nästa steg att flytta den sökande till Contract Signed-stadiet. För att flytta den sökande till nästa steg, dra och släpp den sökandes kort till Contract Signed steget, eller klicka på More knappen längst upp på den sökandes kort för att visa Contract Signed stegknappen längst upp på den enskilda sökandes kort, och klicka på Contract Signed.

Stadiet Contract Signed är nedvikt i kanbanvyn, men kortet kan fortfarande dras och släppas i det stadiet.

När den sökandes kort övergår till Contract Signed-stadiet visas en grön Hired-banner uppe till höger på den sökandes kort.

Skapa anställd¶

När den sökande har anställts är nästa steg att skapa ett anställningsregister för dem. På den sökandes kort klickar du på knappen Create Employee längst upp till vänster. Ett medarbetarformulär visas och all information från den sökandes kort som kan importeras till medarbetarkortet visas i formuläret.

Fyll i resten av formuläret. Detaljerad information om fälten finns i dokumentationen Skapa en ny anställd. När du är klar klickar du på Spara. Den anställdes post sparas nu i appen Employees.