Löner¶

Odoo Payroll används för att bearbeta arbetsposter och skapa lönebesked för anställda, inklusive både vanlig lön och provision. Lön fungerar tillsammans med andra Odoo-appar, till exempel Anställda, Timmar, Ledig tid och Närvaro.

Appen Payroll hjälper till att säkerställa att det inte finns några problem eller konflikter vid validering av arbetsuppgifter, hanterar landsspecifika lokaliseringar för att säkerställa att lönebeskeden följer lokala regler och skatter samt möjliggör lönetilldelning. Lönekonfigurationen är avgörande för att säkerställa korrekt och snabb bearbetning av lönebesked.

Inställningar¶

För att komma till Inställningar, gå till Payroll ‣ Configuration ‣ Settings. Här väljer du om lönebeskeden ska bokföras i bokföringen eller inte, och om SEPA-betalningar ska skapas.

På skärmen Inställningar konfigureras lokaliseringsinställningarna. Lokaliseringar är landsspecifika inställningar som förkonfigureras i Odoo vid skapandet av databasen och tar hänsyn till alla skatter, avgifter och tillägg för det specifika landet. Avsnittet Lokalisering i Inställningar innehåller en detaljerad vy över alla förmåner som ges till anställda.

Alla landsspecifika lokaliseringar ställs in i avsnittet Localization på skärmen Settings. Alla lokaliseringsobjekt är förifyllda när landet anges under skapandet av databasen. Det rekommenderas inte att ändra lokaliseringsinställningarna om det inte krävs specifikt.

Arbetsposter¶

En arbetspost är en individuell post på en anställds tidrapport. Arbetsposter kan konfigureras för att redovisa alla typer av arbete och ledighet, t.ex. Närvaro, Sjukfrånvaro, Utbildning eller Fridag.

Inmatningstyper för arbete¶

När du skapar en arbetspost i programmet Payroll, eller när en anställd anger information i programmet Timesheets, måste en Work Entry Type väljas. Listan över Work Entry Types skapas automatiskt baserat på lokaliseringsinställningar som anges i databasen.

För att se vilka typer av arbetsposter som finns tillgängliga, gå till Payroll ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Work Entry Types.

Varje arbetsposttyp har en kod för att underlätta skapandet av lönespecifikationer och för att säkerställa att alla skatter och avgifter anges korrekt.

Ny typ av arbetspost¶

För att skapa en ny Work Entry Type, klicka på knappen New och ange informationen för följande avsnitt i formuläret.

Avsnittet Allmän information¶

• Namn på typ av arbetspost: Namnet bör vara kort och beskrivande, till exempel Sick Time eller Public Holiday.

• Kod för lönelista: Denna kod visas med arbetsposttypen på tidrapporter och lönespecifikationer. Eftersom koden används tillsammans med applikationen Accounting rekommenderas att du kontaktar ekonomiavdelningen för att få en kod att använda.

• DMFA-kod: Denna kod används för att identifiera DMFA-poster på en motsvarande DMFA-rapport. DMFA-rapporten är en kvartalsrapport som belgiska företag är skyldiga att lämna in för socialförsäkringsändamål. Denna rapport anger det arbete som utförts av de anställda under kvartalet, samt de löner som betalats till dessa anställda.

• Extern kod: Denna kod används för att exportera data till en tredje parts lönetjänst. Kontrollera med den tredje part som används för att avgöra vilken External Code som ska anges för den nya arbetsposttypen.

• SDWorx-kod: Denna kod är endast för företag som använder SDWorx, en leverantör av lönetjänster.

• Färg: Välj en färg för den specifika arbetsposttypen.

Visning i avsnittet om lönebesked¶

• Avrundning: Den avrundningsmetod som valts avgör hur kvantiteter på tidrapporter visas på lönebeskedet.

  • Ingen avrundning: En tidrapporteringspost är inte modifierad.

  • Halv dag: En tidrapportering avrundas till närmaste halvdag.

  • Dag: En tidrapportering avrundas till närmaste hela dag.

Obetald del¶

• Obetald i Strukturer Typer: Om arbetsposten är för arbete som inte är betalt, ange vilken lönestruktur den obetalda arbetsposten gäller för från rullgardinsmenyn. Några situationer där arbete skulle registreras på en tidrapport men ingen ersättning ges skulle vara för obetald praktik, obetald utbildning eller volontärarbete.

Gäller för förmånssektionen¶

• Måltidskupong: Om arbetsposten ska räknas mot en måltidskupong, markera rutan.

• Avgifter för representation: Markera rutan om arbetsposten ska räknas in i representationsarvoden.

• Ersättning för privat bil: Om arbetsposten ska räknas mot en privat bilersättning, markera rutan.

Avsnitt om alternativ för ledighet¶

• Ledig tid: Markera denna ruta om arbetets inmatningstyp kan väljas för en ledighetsförfrågan eller inmatning i programmet Ledig tid. Om Time Off är markerad visas ett Time Off Type fält. I detta fält finns en rullgardinsmeny där du kan välja den specifika typen av ledighet, t.ex. ”Betald ledighet”, ”Sjukledighet” eller ”Extra timmar”. En ny typ av ledig tid kan anges i fältet om de listade typerna av ledig tid i rullgardinsmenyn inte visar den typ av ledig tid som behövs.

• Keep Time Off Right: Detta gäller endast för belgiska företag och kommer inte att visas för andra lokaliseringar. Markera den här rutan om arbetsposten är för ledig tid som kommer att påverka ledighetsförmånerna för nästa år. Arbetstagare får ledigt varje år enligt regeringen, och i vissa fall kan ledighet som tas ut under en viss tidsperiod påverka hur mycket ledighet den anställda kommer att få eller samla på sig nästa år.

Avsnitt om rapportering¶

• Oförutsedd frånvaro: Om arbetsposten ska vara synlig på rapporten för oförutsedd frånvaro, markera denna ruta.

Arbetsscheman¶

För att se de arbetsscheman som för närvarande är konfigurerade, gå till Payroll ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Working Schedules. De arbetsscheman som är tillgängliga för en anställds kontrakt och arbetsposter finns i denna lista.

Arbetsscheman är företagsspecifika. Varje företag måste identifiera varje typ av arbetsschema som de använder.

Nytt arbetsschema¶

För att skapa ett nytt arbetsschema klickar du på knappen New och anger informationen i formuläret.

Fälten fylls i automatiskt för en vanlig 40-timmars arbetsvecka men kan ändras. Ändra först namnet på arbetstiden genom att ändra texten i fältet Name. Gör sedan eventuella justeringar av de dagar och tider som gäller för den nya arbetstiden.

På fliken Arbetstid ändrar du Veckodag, Dagsperiod och Arbetstidstyp genom att klicka på rullgardinsmenyerna i varje kolumn och göra önskat val. Kolumnerna Work From och Work To ändras genom att skriva in tiden.

Om arbetstiden ska vara två veckor, klicka på knappen Switch to 2 weeks calendar längst upp till vänster. Detta skapar poster för en Even vecka och en Odd vecka.

Lön¶

Typer av strukturer¶

I Odoo baseras en anställds lönebesked på strukturer och strukturtyper, som båda påverkar hur en anställd registrerar tidrapporter. Varje strukturtyp är en individuell uppsättning regler för behandling av en tidrapport, som består av olika strukturer som är kapslade inom den. Strukturtyper definierar hur ofta en anställd får betalt, arbetstiden, och om lönen baseras på en lön (fast) eller hur många timmar den anställde arbetat (varierande).

Till exempel kan en strukturtyp vara Anställd, och den strukturtypen kan ha två olika strukturer i sig: en Regelbunden lön-struktur som innehåller alla de separata reglerna för behandling av regelbunden lön, samt en struktur för en Årsbonus som endast innehåller reglerna för årsbonusen. Både strukturen Regelbunden lön och strukturen Årsbonus är strukturer inom strukturtypen Employee.

De olika strukturtyperna kan ses genom att gå till Lön ‣ Konfiguration ‣ Lön ‣ Strukturtyper.

Det finns två standardstrukturtyper konfigurerade i Odoo: Medarbetare och Arbetstagare. Vanligtvis används Employee för löneanställda, vilket är anledningen till att lönearten är Monthly Fixed Wage, och Worker används vanligtvis för anställda som betalas per timme, så lönearten är Hourly Wage.

Ny typ av struktur¶

Om du vill skapa en ny strukturtyp klickar du på knappen New och ett formulär för strukturtyp visas. Ange informationen i fälten. De flesta fälten är förifyllda, men alla fält kan ändras.

• Strukturtyp: Ange namnet på den nya strukturtypen, t.ex. ”Anställd” eller ”Arbetare”.

• Country: Välj det land som den nya strukturtypen gäller för från rullgardinsmenyn.

• Lönetyp: Välj vilken typ av lön den nya strukturtypen ska använda, antingen Monthly Fixed Wage eller Hourly Wage. Om löneformen ska användas för tjänstemän som får samma lön varje löneperiod, välj Monthly Fixed Wage. Om lönearten ska användas för anställda som får lön baserat på hur många timmar de arbetat under en löneperiod, välj Hourly Wage.

• Default Scheduled Pay: Välj det typiska löneschemat för den nya strukturtypen från rullgardinsmenyn. Alternativen är Monthly, Quarterly, Semi-annually, Annually, Weekly, Bi-weekly, Bi-monthly. Detta anger hur ofta denna typ av strukturtyp betalas ut.

• Förvalda arbetstider: Välj standardarbetstid för den nya strukturtypen från rullgardinsmenyn. Alla tillgängliga arbetstider för det för tillfället valda företaget visas i rullgardinsmenyn. De standardarbetstider som är förkonfigurerade i Odoo är alternativet Standard 40 timmar/vecka. Om de arbetstider som behövs inte visas i listan kan en ny uppsättning standardarbetstider skapas.

• Regelbunden lönestruktur: Ange namnet på den ordinarie lönestrukturen.

• Default Work Entry Type: Välj den standardtyp av arbetspost som den nya strukturtypen kommer att falla under från rullgardinsmenyn. Alternativen inkluderar Närvaro, Övertidstimmar, Generell ledighet, Kompensationsledighet, Hemarbete, Obetald, Sjukledighet, Utbetald ledighet, och Utför kontrakt.

Nya standardarbetstider¶

För att skapa nya standardarbetstider, skriv namnet på de nya arbetstiderna i fältet Standardarbetstider i formuläret för ny strukturtyp. Klicka på Create and edit. Ett formulär för standardarbetstid visas. Formuläret för standardarbetstider har två sektioner, en sektion med allmän information och en flik med en lista över alla individuella arbetstider per dag och tid. När formuläret är ifyllt klickar du på Spara & Stäng.

• Namn: Skriv in namnet på den nya standardarbetstiden. Detta bör vara beskrivande och tydligt att förstå, till exempel Standard 20 timmar/vecka.

• Företag: Välj det företag som kan använda dessa nya standardarbetstider från rullgardinsmenyn. Tänk på att arbetstiderna är företagsspecifika och inte kan delas mellan företag. Varje företag måste ha sina egna arbetstider inställda.

• Genomsnittlig timme per dag: Fältet för genomsnittliga timmar per dag fylls i automatiskt baserat på de arbetstider som konfigurerats på fliken Arbetstider. Denna post påverkar resursplaneringen, eftersom det genomsnittliga antalet timmar per dag påverkar vilka resurser som kan användas, och i vilken mängd, per arbetsdag.

• Timezone: Välj den tidszon som de nya standardarbetstiderna ska användas för från rullgardinsmenyn.

• Företag Heltid: Ange det antal timmar per vecka som den anställde måste arbeta för att betraktas som heltidsanställd. Vanligtvis är detta cirka 40 timmar, och detta antal påverkar vilka typer av förmåner en anställd kan få baserat på sin anställningsstatus (heltid vs deltid).

• Arbetstidsprocent: Denna procentsats genereras automatiskt baserat på posten för Company Full Time och de arbetstider som konfigurerats på fliken Working Hours. Denna siffra bör ligga mellan 0.00% och 100%, så om procentsatsen är över 100% är det en indikation på att arbetstiderna och/eller Company Full Time-timmarna behöver justeras.

• Working Hours Tab: This tab is where each day’s specific working hours are listed. When a new default working hour form is created, the working hours tab is pre-populated with a default 40-hour week, with each day divided into three timed sections. Every day has morning (8:00-12:00), lunch (12:00-13:00), and evening (13:00-17:00) hours configured using a 24 hour time format. To adjust any of these hours, click on the specific field to adjust, and make the adjustment using the drop-down menus, or in the specific case of the times, type in the desired time.

  Observera

  Om arbetstiderna inte är konsekventa varje vecka, utan istället visas varannan vecka, klickar du på knappen Switch to 2 week calendar högst upp i det nya standardformuläret för arbetstider. Detta ändrar fliken arbetstid till att visa två veckors arbetstider som kan justeras.

Strukturer¶

Lönestrukturer är de olika sätt på vilka en anställd får betalt inom en specifik struktur, och definieras specifikt av olika regler.

Hur många strukturer ett företag behöver för varje strukturtyp beror på hur många olika sätt de anställda får betalt och hur deras lön beräknas. En vanlig struktur som kan vara bra att lägga till kan t.ex. vara en Bonus.

För att se alla de olika strukturerna för varje strukturtyp, gå till Lön ‣ Konfiguration ‣ Lön ‣ Strukturer.

Varje strukturtyp listar de olika strukturer som är associerade med den. Varje struktur innehåller en uppsättning regler som definierar den.

Klicka på en struktur för att visa dess Löneregler. Dessa regler är vad som beräknar lönebeskedet för den anställde.

Regler¶

Varje struktur har en uppsättning löneregler som ska följas för redovisningsändamål. Dessa regler konfigureras av lokaliseringen och påverkar åtgärder i programmet Bokföring, så ändringar av standardreglerna, eller skapandet av nya regler, bör endast göras när det är nödvändigt.

För att se alla regler, gå till Löneapp ‣ Konfiguration ‣ Lön ‣ Regler. Klicka på en struktur (t.ex. Regelbunden lön) för att visa alla regler.

För att skapa en ny regel, klicka på New. Ett formulär för ny regel visas. Ange informationen i fälten.

De obligatoriska fälten för en regel är:

• Namn: Ange ett namn för regeln.

• Kategori: Välj en kategori som regeln gäller för från rullgardinsmenyn, eller ange en ny.

• Kod: Ange en kod som ska användas för denna nya regel. Det rekommenderas att samordna med redovisningsavdelningen för en kod att använda eftersom detta kommer att påverka redovisningsrapporter och lönebearbetning.

• Lönestruktur: Välj en lönestruktur som regeln gäller för från rullgardinsmenyn, eller ange en ny.

• Tillstånd baserat på: På fliken General väljer du från rullgardinsmenyn om regeln är Always True (gäller alltid), en Range (gäller ett specifikt intervall, som anges under markeringen), eller en Python Expression (koden anges under markeringen).

• Typ av belopp: På fliken General väljer du från rullgardinsmenyn om beloppet är ett Fixed Amount, ett Percentage (%), eller ett Python Code. Beroende på vad som valts måste det fasta beloppet, procentsatsen eller Python-koden anges härnäst.

Regelparametrar¶

Andra typer av inmatning¶

När du skapar lönebesked kan det ibland vara nödvändigt att lägga till andra poster för särskilda omständigheter, t.ex. utgifter, ersättningar eller avdrag. Dessa andra inmatningar kan konfigureras genom att gå till Lön ‣ Konfiguration ‣ Lön ‣ Andra inmatningstyper.

Klicka på knappen New för att skapa en ny indatatyp. Ange Beskrivning, Kod och vilken struktur den gäller för i fältet Tillgänglighet i struktur.

Konfigurator för lönepaket¶

De olika alternativen i avsnittet Lönepaketskonfigurator i menyn Lön ‣ Konfiguration ‣ Lönepaketskonfigurator påverkar alla en anställds potentiella lön. Dessa avsnitt (Fördelar, Personlig information, Cv, och Erbjudanden) anger vilka förmåner som kan erbjudas en anställd i dennes lönepaket.

Beroende på vilken information den anställde anger (t.ex. avdrag, anhöriga etc.) justeras lönen i enlighet med detta. När en sökande söker ett jobb på företagets webbplats påverkar avsnitten under Salary Package Configurator direkt vad den sökande ser, och vad som fylls i när den sökande anger information.

Fördelar¶

När man erbjuder potentiella anställda en tjänst kan det finnas vissa fördelar eller förmåner som anges i Odoo utöver lönen för att göra ett erbjudande mer tilltalande (t.ex. extra ledighet, användning av en tjänstebil, ersättning för telefon eller internet, etc.).

För att se fördelarna, gå till Lön ‣ Konfiguration ‣ Lönepaketskonfigurator ‣ Fördelar. Fördelarna är grupperade efter Strukturtyp, och den fördel som anges för en viss strukturtyp är endast tillgänglig för den specifika strukturen.

För att skapa en ny fördel klickar du på knappen New och anger informationen i fälten. De obligatoriska fälten för en fördel är:

• Namn: Ange namnet på fördelen.

• Förmånsfält: Välj från rullgardinsmenyn vilket fält på lönebeskedet som denna förmån visas under.

• Typ av förmån: Välj i rullgardinsmenyn vilken typ av förmån det rör sig om. Välj mellan Månadsvis naturaförmån, Månadsvis nettoförmån, Månadsvis kontantförmån, eller Årsvis kontantförmån.

• Typ av lönestruktur: Välj från rullgardinsmenyn vilken typ av lönestruktur denna fördel gäller för.

• Typ av visning: Välj från rullgardinsmenyn hur denna fördel ska visas.

Personlig information¶

Varje anställd i Odoo har ett medarbetarkort som skapas när en kandidat blir anställd. Detta kort innehåller all deras personliga information, CV, arbetsinformation och dokument.

Personuppgifterna hämtas från det löneformulär som en kandidat fyller i efter att ha blivit erbjuden en tjänst. Denna personliga information överförs sedan till medarbetarkortet när de anställs.

För att se en anställds kort, gå till huvudpanelen i appen Employees och klicka på den anställdes kort.

I avsnittet Personlig information listas alla fält som är tillgängliga att ange på den anställdes kort. För att komma åt detta avsnitt, gå till Lön ‣ Konfiguration ‣ Lönepaketskonfigurator ‣ Personlig information.

Om du vill redigera en post med personlig information väljer du posten i listan och ändrar den personliga informationen. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny personuppgift.

De obligatoriska fälten, förutom att ange namnet på Information, är Related Model, Related Field och Category. Välj en Related Model från rullgardinsmenyn. Employee fyller i fältet som standard, men alternativet Bank Account är också tillgängligt om informationen istället är relaterad till ett bankkonto. Välj ett Related Field från rullgardinsmenyn som bäst beskriver vilken typ av personlig information denna post är, och var den kommer att lagras i backed. Välj sedan en Kategori från rullgardinsmenyn som den personliga informationen ska ligga under, t.ex. Adress eller Personliga dokument.

De två viktigaste fälten i formuläret för personlig information är Is Required och Display Type. Om du markerar rutan Is Required blir fältet obligatoriskt på den anställdes kort. I rullgardinsmenyn Display Type kan informationen anges på en mängd olika sätt, från en Text-ruta till en anpassningsbar Radio-knapp, en Checkbox, en Document och mycket mer.

CV¶

Erbjudanden¶

När en kandidat erbjuds en tjänst finns det flera saker som behöver spåras för att ett företag ska kunna hålla ordning, till exempel var i erbjudandeprocessen kandidaten befinner sig, hur länge erbjudandet är giltigt samt alla detaljer om erbjudandet. Alla dessa uppgifter lagras i varje offers-post.

För att se alla erbjudanden, gå till Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator ‣ Offers. Alla erbjudanden som har skickats till antingen potentiella kandidater eller nuvarande anställda visas i denna lista. Status, erbjudandets startdatum och utgångsdatum, kontraktsbelopp och mer kan hittas i denna lista. Erbjudanden som skickas via applikationen Rekrytering visas här, men det finns även möjlighet att skapa ett nytt erbjudande från applikationen Payroll.

För att skapa ett nytt erbjudande klickar du på knappen New. De två obligatoriska fälten är Kontraktsmall och Företag. Välj Kontraktsmall och Företag från rullgardinsmenyerna. Fyll i övriga uppgifter om erbjudandet, t.ex. Jobbtitel, Avdelning, Kontraktets startdatum och Erbjudandets giltighetsdatum.