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Faculdade DJ
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PROCESSOS
AULA 5
CONTEXTUALIZANDO
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I. Minimização do envolvimento de pessoas e foco em liderança.
II. Processo de terceirização e redução de custos com fornecedores.
III. Padronização dos processos e redução no tempo de ciclo.
IV. Padronização dos processos e foco na cozinha saudável.
Análise
1.1 Descrição
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Neste momento é necessário que se tenha alguns indicadores básicos
que nos permitam enxergar a situação atual dos processos. Para isto, esses
indicadores devem ser medidos. Essa ação (a de medir os processos) é
fundamental para quem queira administrar algo.
Segundo Deming (2003), “não se gerencia o que não se mede; não se
mede o que não se define; não se define o que não se entende; não há sucesso
no que não se gerencia”. Neste contexto, pode-se entender que medir as
condições do processo é primordial para o sucesso de qualquer organização.
Uma das formas de demonstrar as medições de processos é a utilização
de indicadores. Os indicadores têm relação direta com os objetivos que se
pretende alcançar. Por exemplo, se após um mapeamento de processos
concluiu-se que o foco principal seria a redução de custos, devemos tomar como
partida indicadores financeiros. Por outro lado, se foram constatados problemas
com velocidade de um determinado processo e deseja-se aumentar esta
velocidade, devemos utilizar indicadores relativos a tempo de ciclo (peças por
hora ou tempo padrão para realização de um determinado serviço, por exemplo).
Para se ter um ponto de partida na análise dos processos de negócio, é
importante analisá-los. A seguir veremos alguns indicadores básicos: tempo,
custo, valor agregado e qualidade.
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1.3 Análise do custo
Como foi mencionado nas aulas anteriores, o termo valor agregado refere-
se a algo que agrega valor ao cliente (que ele esteja disposto a pagar). Para
analisar o valor agregado em um fluxo de processo, é necessário identificar as
atividades que realmente agregam valor sob a perspectiva do cliente.
Durante essa análise, vamos encontrar os seguintes tipos de atividades:
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1.5 Análise da qualidade
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Quadro 1 – Exemplos de indicadores
1. Eliminação da burocracia;
2. Eliminação da duplicidade;
3. Avaliação do valor agregado (AVA);
4. Simplificação;
5. Redução do tempo de ciclo;
6. Tornar os processos a prova de erros;
7. Modernização;
8. Linguagem simples;
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9. Padronização;
10. Parceria com fornecedores;
11. Aperfeiçoamento do quadro geral;
12. Automação e/ou mecanização de processos: soluções em
tecnologia da informação.
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Cultura organizacional é o padrão de suposições básicas que um dado
grupo inventou, descobriu ou desenvolveu ao aprender a lidar com
seus problemas de adaptação externa e integração interna e que
funcionou bem o suficiente para ser considerado válido e, portanto,
para ser ensinado a novos membros como sendo a forma correta de
perceber, pensar e sentir em relação aqueles problemas.
Muito tem se falado sobre melhoria contínua, mas como isso realmente
se aplica nas organizações?
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Quadro 2 – Comparação entre melhoria contínua e inovação
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Embora não haja consenso sobre como uma organização deve implantar
um processo de melhoria contínua, reuni algumas citações de autores que
considero relevantes:
● Valorizar o Conhecimento Profundo, fundamentado nos seus 14
princípios que abrangem a natureza da variação, a teoria estatística
da falha até a psicologia da mudança (Deming); [...]
● Usar o princípio de Pareto para definir os poucos problemas críticos
e designar equipes para resolver esses problemas e incutir a
perspectiva que um esforço de melhoria é impulsionado por muitas
melhorias pequenas, passo a passo (Juran);
● Desenvolver a autonomia dos colaboradores para gerenciar a
organização, buscar qualidade e melhorar o desempenho
(Ishikawa). (Tanaka; Muniz Junior; Faria Neto, 2012, p. 106)
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● Liderança, que é o compromisso da gerência com a implantação de
um programa de melhoria. Esse compromisso é traduzido em
comunicação, planejamento, execução e controle de mudança.
● Motivação, que se refere a manutenção do engajamento dos
envolvidos e se relaciona com o incentivo à participação e a
responsabilidade dos mesmos;
● Equipe e Treinamento, que engloba cinco aspectos: líder da equipe,
composição da equipe; existência de um facilitador; presença de um
grupo externo coordenando e apoiando as equipes para alcançar
os objetivos do programa de melhoria;
● Metas e constância de propósito, que enfoca a busca de resultados;
● Disponibilidade, que se refere a dedicação dos envolvidos para
realização das atividades.
Os 14 Princípios de Deming
1. Para a melhoria de produtos/serviços deve-se estabelecer uma
constância de propósitos de forma a tornar a organização
competitiva e mantê-la em atividade, assim como criar empregos;
2. “Adote a filosofia”. Segundo Deming as organizações ocidentais
deveriam acordar para o “novo desafio”, pois agora estamos em
uma nova era econômica onde se faz necessário que a
administração ocidental assuma seu papel de liderança neste
processo de transformação;
3. Deming defendia que a qualidade deve fazer parte do
produto/serviço desde o início, ou seja, deveria ser eliminada a
necessidade de inspeção (que só detecta as falhas depois que elas
já ocorreram);
4. Para Deming o mais importante na aprovação de orçamentos não
deveria ser o preço, mas a diminuição do custo total, para isso,
deve-se desenvolver um fornecedor para cada matéria-prima ou
insumo de forma a tornar o relacionamento mais duradouro,
confiável e leal;
5. Outra forma de reduzir os custos deveria ser a busca constante por
melhorias no processo/serviço de forma a aumentar produtividade
e a qualidade;
6. “Institua treinamento no local de trabalho”. Manter uma mão-de-
obra qualificada diminui os erros no processo por falha humana;
7. Deve ser instituída a “liderança”. As “chefias” habituais devem ser
revistas. O objetivo do líder é proporcionar as condições adequadas
para uma execução melhor do trabalho;
8. O medo deve ser eliminado a fim de possibilitar que todos trabalhem
de forma eficaz e tranquila;
9. Todos devem trabalhar de forma conjunta. Os departamentos
devem trabalhar juntos de forma a prever e evitar possíveis falhas;
10. Segundo Deming, deve ser eliminada qualquer alusão a metas do
tipo “zero defeitos”, pois, elas servem apenas para causar
inimizades e desmotivação, uma vez que a maioria das falhas se
encontra nos processos e não estão ao alcance da maioria dos
trabalhadores;
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11. Deve ser implantada a gestão por processos e substituídas todas
as quotas na linha de produção. Elas devem ser substituídas pela
liderança;
12. Possibilite que os colaboradores se orgulhem de seu desempenho
e mude os conceitos de responsabilidades de “números absolutos”
para “qualidade” (abolição da avaliação anual de desempenho e da
administração por objetivos).
13. A organização deve instituir um sólido programa de treinamento a
fim de possibilitar o auto aprimoramento da equipe;
14. Todos devem estar envolvidos no processo de realização da
transformação. (Faria, 2018)
Para saber se uma empresa está no caminho certo no que diz respeito à
implantação de projetos de melhoria contínua, pode-se utilizar a tabela a seguir.
No entanto, eventualmente os níveis de melhoria contínua propostos não
descrevem exatamente a realidade vivida pelas organizações, pois cada
organização tem sua própria experiência em relação à melhoria contínua
(Bessant; Caffyn; Gallagher, 2001).
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Quadro 3 – Estágios de Evolução da Melhoria Contínua
TROCANDO IDEIAS
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b. A implantação ocorreu por meio de informações mapeadas pela alta direção,
que a disseminou entre todos os departamentos, tanto produtivos como
administrativos.
c. A base do programa para implantação de melhorias é sustentada por dez
pilares técnicos que, por sua vez, são realizados por meio de sete passos de
implementação baseados no PDCA.
d. A base do programa para implantação de melhorias é sustentada por dez
pilares técnicos baseados no estudo financeiro da empresa.
e. A implantação ocorre com base nos 14 princípios de Deming, ressaltando o
foco na liderança e no “zero defeitos”.
NA PRÁTICA
Vamos relembrar alguns pontos importantes vistos nesta aula que são de
grande valia para a implantação de projetos de melhoria.
Analise e responda às questões propostas. As respostas estão ao fim
deste documento.
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peixe, que facilita a visualização das causas de determinado problema.
Considerando o que foi descrito, avalie as seguintes afirmações:
FINALIZANDO
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Salientamos também algumas recomendações para elaboração de
indicadores, bem como alguns exemplos para serem utilizados como referência.
A partir do momento em que se tem claramente os processos mapeados
e se conhece claramente os indicadores que nos guiarão na decisão de onde
agir, temos recursos para iniciar as melhorias dos processos. Alguns princípios
propostos por Harrington (1993) servem como roteiro para futura implantação de
projetos de melhoria.
E, falando sobre implantação de projetos de melhoria, mais uma vez foram
enfatizadas as dificuldades de executá-los, principalmente levando-se em
consideração a busca por resultados imediatos de algumas organizações por
meio da aplicação de ferramentas da Produção Enxuta.
Projeto de melhoria contínua ou inovação? A partir da tabela comparativa
proposta por Imai (1996), verificamos as diferenças entre as duas possibilidades
de atuação nos processos. Definir que caminho deve ser tomado é uma decisão
do administrador.
Para o sucesso na implantação de projetos de melhoria, alguns fatores
críticos devem ser levados em consideração, tais como: liderança, motivação,
equipe e treinamento, metas claras e disponibilidade dos envolvidos. Os 14
princípios de Deming nos auxiliam no sentido de refletir qual é o papel da
administração no processo de transformação.
Por fim, para saber em qual estágio uma empresa se encontra no que diz
respeito à implantação de projetos de melhoria contínua, foi apresentada uma
tabela para orientação.
Encerro esta aula reforçando mais uma vez a frase: “O processo certo
produzirá os resultados certos”.
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REFERÊNCIAS
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ROTHER, M.; SHOOK, J. Aprendendo a enxergar: mapeando o fluxo de valor
para agregar valor e eliminar o desperdício. São Paulo: Lean Institute Brasil,
2009.
TANAKA, W. Y.; MUNIZ JUNIOR, J.; FARIA NETO, A. Fatores críticos para
implantação de projetos de melhoria contínua segundo líderes e consultores
industriais. Revista Eletrônica Sistemas & Gestão, v. 7, n. 1, p. 103-121, 2012.
Disponível em: <http://www.revistasg.uff.br/index.php/sg/article/view/V7N1A7>.
Acesso em: 04 abr. 2018.
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RESPOSTAS
1. b.
2. d.
3. a.
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