JPH11219393A - ワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理システムおよびその方法，並びにその方法の各工程をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 システム側でワークフロー上の業務担当者が
不在等の場合に、業務担当者に代わる代行担当者に電子
文書の処理を依頼することを可能にすること。 【解決手段】 ワークフロー上の業務担当者に代わっ
て、業務担当者による電子文書の処理を代行する代行担
当者を設定しておき、ワークフロー上の業務担当者に対
して処理が依頼されている電子文書について、予め設定
された処理期間内に処理が完了しているか否かを所定の
タイミングで判定し（Ｓ１００１）、電子文書の処理が
処理期間内に完了していないと判定した場合に、業務担
当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子文書の処
理を依頼するための電子メールを生成して送信する（Ｓ
１００４）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、予め設定されたワ
ークフローに従って複数の担当者間における電子文書の
受け渡しを制御して、任意のグループ内における業務の
連携を自動化するワークフロー支援システムに関し、よ
り詳細には、ワークフロー上の正規の担当者が電子文書
の処理を行うことができない場合であっても、システム
側で正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理
を依頼し、電子文書の円滑な処理を促進できるようにし
たワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管
理システムおよびその方法，並びにその方法の各工程を
コンピュータに実行させるためのプログラムを記録した
コンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近時、コンピュータ技術の進歩、ＯＳ・
アプリケーションソフト等のソフトウエア技術の発展、
装置価格の低下、通信・ネットワーク等のインフラの整
備、さらには情報処理産業の発達等に伴って、個人でパ
ソコンを所有することが当然のようになり、その普及率
は飛躍的に向上している。

【０００３】特に、企業においては、ホワイトカラーの
生産性の向上のための道具としてパソコンの導入が急速
に進んでいる。具体的には、パソコンの導入によって、
文書作成ソフトや表計算ソフト等を利用可能とすると共
に、社内文書を特定のソフトウエアに統一したり、紙文
書を電子文書化することでファイルを統一したりして、
社内の業務効率の大幅な改善を図っている。

【０００４】さらに、パソコンとスタンドアローンで使
用しているだけでは、情報の共有化がなかなか進展しな
いため、次の段階としてパソコンをネットワークで接続
することにより、さらに業務の生産性の飛躍的な向上が
図られている。この飛躍的な生産性の向上は、ネットワ
ークを通じて情報を共有することにより、自分以外の他
の人たちから情報提供を受けたり、上司の判断を直ぐに
得られたりして、コミュニケーションの高速化によって
意思決定が迅速に行われるということで達成される。

【０００５】このような個人だけでなく複数の構成員か
らなるグループ全体の生産性を向上させるツールはグル
ープウエアと呼ばれており、次のように定義している人
もいる。『複数のメンバーからなるグループで使われる
ことを前提としてデザインされた、グループの生産性を
高めることを目的としたコンピュータシステム』。この
ようなグループウエアの代表的なものとして、例えば、
ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登
録商標）ソフトがある。

【０００６】さらに、最近では、情報を単に共有するだ
けでなく、電子的に作成した文書について審査・承認を
もらい、配布先に送るということをネットワークを利用
して電子的に行う、いわゆる、ワークフロー支援システ
ムが徐々に使われるようになっている。作成した文書を
特定の人たちに同時に送信するのは電子メールで達成で
きる。しかし、作成した電子文書をあらかじめ決められ
た複数の人に順次送信し、処理が完了すると次の人に自
動的に送信し、全体として文書がどこに到達しているか
をモニターでき、各工程の所要時間を測定できたり、ダ
イナミックにワークフローを変更することは電子メール
ソフトでは難しい。

【０００７】このため、このようなことを実現するため
にワークフローソフトが新しく登場している。例えば、
起案書システムのワークフローソフトはよく知られてい
る。このワークフローソフトは、あらかじめ決められた
各企業独自の起案書フォームにパソコンを利用して所定
の事項を記入し、作成完了後に上司の審査・承認を順次
受けて決済をもらい、決済後は再び作成者に戻ってくる
というシステムである。途中に不備があった場合には、
否認ということで作成者に戻され、修正後再び元の承認
ルートに乗せることができるようになっている。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たワークフローソフトにおいては、起案書フォーム等の
電子文書をワークフロー上の各業務担当者に流すルート
が決定され、そのルートに従って電子文書を流すことに
よって業務の効率化を図ることができるものの、ワーク
フロー上の業務担当者が、電子文書の処理を依頼する内
容の電子メールを開かなかったり、処理すべき電子文書
を開かなかったりするような場合には、電子文書がワー
クフローに従って流れず、円滑な業務の流れを妨げると
いう問題点があった。

【０００９】業務担当者は、病気やけがで会社を休んだ
り、出張で長期間不在になることは日常茶飯事である。
紙ベースで処理を行っている場合には、業務担当者が不
在で、未処理の業務があることに同僚や上司が気づい
て、代行担当者に処理を依頼することも可能である。と
ころが、電子メールで電子文書の処理を連絡するような
ワークフローにあっては、他人の電子メールを無断で読
むことはモラルの面から禁止され、その上、他人の電子
メールを無断で読むことができないようにセキュリティ
管理がシステムとして設計されている。その結果、業務
担当者が不在等で電子文書の処理を行うことができない
ような場合には、その電子文書に関する処理が中断され
た状態のままとなってしまっていた。

【００１０】また、上記のような問題点を解決するた
め、ワークフロー上のどこで電子文書の流れが滞ってい
るかをモニターするためのワークフロー監視システムが
提案されてはいるが、このワークフロー監視システムに
おいては、電子文書の流れをモニターする処理に多大な
労力が必要であるという問題点があった。

【００１１】例えば、電子文書の作成者にワークフロー
上のどこで電子文書の流れが滞っているかをモニターす
る処理を行わせることにする場合には、一般に電子文書
の最終的な処理が完了するまでには多くの部署を経由す
ることになるため、電子文書の流れの全てをモニターす
ることはその者にとって非常に大きな負担となる。ま
た、システムの管理者に上記モニター業務を行わせるこ
とにする場合には、システム全体には多量の電子文書が
流れているため、システム全体の電子文書をモニターし
管理することはその者にとって多大な労力が必要とな
る。

【００１２】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、業務担当者が不在等によりワークフロー上の電子ル
ートを流れる電子文書の処理を行うことができない場合
であっても、システム側でその業務担当者に代わる代行
担当者に電子文書の処理を依頼することにより、電子文
書の円滑な処理を促進できるようにすることを第１の目
的とする。

【００１３】また、本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって、電子文書について円滑な処理を促進すること
により、電子文書の流れをモニターし、管理する処理に
関する労力の軽減を図ることを第２の目的とする。

【００１４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１のワークフロー支援システムにおける電子
文書の処理管理システムは、複数の端末装置が接続され
たネットワークを利用することにより、予め設定された
ワークフローに従って複数の担当者間における電子文書
の受け渡しを制御して、任意のグループ内における業務
の連携を自動化するワークフロー支援システムにおける
電子文書の処理管理システムであって、前記ワークフロ
ー上の正規の担当者に代わって、前記正規の担当者によ
る前記電子文書の処理を代行する少なくとも一人の代行
担当者を設定する第１の代行担当者設定手段と、前記ワ
ークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼されて
いる電子文書について、予め設定された処理期限内に処
理が完了しているか否かを所定のタイミングで判定する
第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記電子文書
の処理が前記処理期限内に完了していないと判定された
場合に、前記正規の担当者に代わる代行担当者に対し、
該当する電子文書の処理を依頼するための電子メールを
生成して送信する第１のメール送信手段と、を備えたも
のである。

【００１５】また、請求項２のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、複数の端末
装置が接続されたネットワークを利用することにより、
予め設定されたワークフロー上の前工程の担当者による
電子文書の処理が完了する毎に、後工程の担当者に対し
て前記電子文書の処理を依頼するための電子メールを順
次生成して送信し、前記ワークフロー上の複数の担当者
間における電子文書の受け渡しを制御して、任意のグル
ープ内における業務の連携を自動化するワークフロー支
援システムにおける電子文書の処理管理システムであっ
て、前記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前
記正規の担当者による前記電子文書の処理を代行する少
なくとも一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者
設定手段と、前記ワークフロー上の正規の担当者に対し
て送信された前記電子メールが予め設定された処理期限
内に開封されたか否かを判定する開封判定手段と、前記
開封判定手段で前記電子メールが開封されていないと判
定された場合に、前記正規の担当者に代わる前記代行担
当者に対し、該当する電子メールに対応する電子文書の
処理を依頼するための電子メールを生成して送信するメ
ール送信手段と、を備えたものである。

【００１６】また、請求項３のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、複数の端末
装置が接続されたネットワークを利用することにより、
予め設定されたワークフローに従って複数の担当者間に
おける電子文書の受け渡しを制御して、任意のグループ
内における業務の連携を自動化するワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理システムであって、
前記ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグルー
プ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した記憶
手段と、前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処
理が依頼されている電子文書について、予め設定された
処理期限内に処理が完了しているか否かを所定のタイミ
ングで判定する判定手段と、前記判定手段で前記電子文
書の処理が前記処理期限内に完了していないと判定され
た場合に、前記グループ情報に基づいて前記正規の担当
者に代わる代行担当者を設定し、設定した代行担当者に
対し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子メ
ールを生成して送信するメール送信手段と、を備えたも
のである。

【００１７】また、請求項４のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、複数の端末
装置が接続されたネットワークを利用することにより、
予め設定されたワークフロー上の前工程の担当者による
電子文書の処理が完了する毎に、後工程の担当者に対し
て前記電子文書の処理を依頼するための電子メールを順
次生成して送信し、前記ワークフロー上の複数の担当者
間における電子文書の受け渡しを制御して、任意のグル
ープ内における業務の連携を自動化するワークフロー支
援システムにおける電子文書の処理管理システムであっ
て、前記ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグ
ループ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した
記憶手段と、前記ワークフロー上の正規の担当者に対し
て送信された前記電子メールが予め設定された処理期限
内に開封されたか否かを判定する開封判定手段と、前記
開封判定手段で前記電子メールが開封されていないと判
定された場合に、前記グループ情報に基づいて前記正規
の担当者に代わる代行担当者を設定し、設定した代行担
当者に対し、該当する電子メールに対応する電子文書の
処理を依頼するための電子メールを生成して送信するメ
ール送信手段と、を備えたものである。

【００１８】また、請求項５のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１ま
たは２に記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記代行担
当者に代わって、前記代行担当者による前記電子文書の
処理を代行する少なくとも一人の他の代行担当者を設定
する第２の代行担当者設定手段を備えたものである。

【００１９】また、請求項６のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１，
２または５に記載のワークフロー支援システムにおける
電子文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記代
行担当者を複数設定する場合に、複数の代行担当者のい
ずれに前記電子文書の処理を依頼するかを定めた代行順
位を設定する代行順位設定手段を備えたものである。

【００２０】また、請求項７のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１ま
たは５に記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記正規の
担当者または代行担当者が不在のために前記電子文書の
処理を行うことができない場合に不在情報を登録するた
めの不在情報登録手段と、前記不在情報登録手段で登録
された不在情報および前記処理期限に基づいて、前記正
規の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者に
代わる他の代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する
か否かを所定のタイミングで判定する第２の判定手段
と、前記不在情報登録手段で前記不在情報が登録された
場合に、前記第１の判定手段から前記第２の判定手段に
よる判定処理に切り替える判定処理制御手段と、を備え
たものである。

【００２１】また、請求項８のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項７に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理システムにおいて、前記不在情報が、前記正規の
担当者または前記代行担当者が不在となる期間の開始日
およびその終了日からなる不在期間を含むものである。

【００２２】また、請求項９のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項８に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理システムにおいて、前記第２の判定手段が、前記
処理期限が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規
の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者に代
わる他の代行担当者に対し、前記電子文書の処理を依頼
すると判定するものである。

【００２３】また、請求項１０のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
〜９のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、さら
に、前記正規の担当者に代わる代行担当者または前記代
行担当者に代わる他の代行担当者に対して前記電子文書
の処理が依頼された場合に、前記正規の担当者または前
記代行担当者が該当する電子文書の処理を行うことがで
きないように、該当する電子文書について処理禁止設定
を行う処理禁止設定手段を備えたものである。

【００２４】また、請求項１１のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項７
〜１０のいずれか一つに記載のワークフロー支援システ
ムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、さら
に、前記不在情報の登録を解除する不在情報解除手段を
備え、前記判定処理制御手段が、前記不在情報解除手段
で前記不在情報の登録が解除された場合に、前記第２の
判定手段から前記第１の判定手段による判定処理に切り
替えるものである。

【００２５】また、請求項１２のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
１に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
の処理管理システムにおいて、さらに、前記不在情報の
登録が解除され、かつ、前記不在情報の登録中に前記正
規の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者に
代わる他の代行担当者に処理を依頼した前記電子文書の
処理が未完了の場合に、前記正規の担当者または前記代
行担当者が該当する電子文書の処理を行うことができる
ように、前記処理禁止設定を解除する処理禁止設定解除
手段を備え、前記処理禁止設定手段が、前記処理禁止設
定が解除された場合に、前記正規の担当者に代わる代行
担当者または前記代行担当者に代わる他の代行担当者が
該当する電子文書の処理を行うことができないように、
該当する電子文書について処理禁止設定を行うものであ
る。

【００２６】また、請求項１３のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項７
または１１に記載のワークフロー支援システムにおける
電子文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記正
規の担当者に電子文書の処理を依頼する場合に、前記電
子文書の処理を依頼するための電子メールを生成して前
記正規の担当者に送信する第２のメール送信手段と、前
記正規の担当者の不在情報が登録されている場合に、前
記不在情報および前記処理期限に基づいて、前記正規の
担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼
するか否かを判定する第３の判定手段と、を備え、前記
第２のメール送信手段が、前記第３の判定手段で前記正
規の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を
依頼すると判定された場合に、前記代行担当者に対し、
該当する電子文書の処理を依頼するための電子メールを
生成して送信するものである。

【００２７】また、請求項１４のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
３に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
の処理管理システムにおいて、前記不在情報が、前記正
規の担当者または代行担当者が不在となる期間の開始日
およびその終了日からなる不在期間を含むものである。

【００２８】また、請求項１５のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
４に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
の処理管理システムにおいて、前記第３の判定手段が、
前記処理期限が前記不在期間中に経過する場合に、前記
正規の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理
を依頼すると判定するものである。

【００２９】また、請求項１６のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
３〜１５のいずれか一つに記載のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、さ
らに、前記正規の担当者の不在情報の登録が解除され、
かつ、前記正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依
頼した前記電子文書の処理が未完了の場合に、前記正規
の担当者に前記電子文書の処理を依頼するための電子メ
ールを生成して送信する第３のメール送信手段を備えた
ものである。

【００３０】また、請求項１７のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
３〜１５のいずれか一つに記載のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、さ
らに、前記正規の担当者の不在情報の登録が解除され、
かつ、前記正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依
頼した前記電子文書の処理が未完了である場合であって
も、処理期限の残日数と比較の上、前記正規の担当者に
該当する電子文書の処理を依頼しないように制御する処
理制御手段を備えたものである。

【００３１】また、請求項１８のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項２
または４に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記開封
判定手段で開封されていると判定された電子メールに対
応する電子文書が前記処理期限内に処理されていない場
合であっても、前記正規の担当者に代わる代行担当者ま
たは前記代行担当者に代わる他の代行担当者に対し、該
当する電子文書の処理を依頼しないように制御する処理
制御手段を備えたものである。

【００３２】また、請求項１９のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項３
または４に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理システムにおいて、前記グループ情報
が、前記グループに属するメンバーの役職による上下関
係を規定し、前記メール送信手段が、前記電子メールを
生成して送信する際に、前記正規の担当者の上司を前記
代行担当者として設定するものである。

【００３３】また、請求項２０のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
〜４，１３および１６のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システム
において、さらに、前記代行担当者に前記電子文書の処
理を依頼するための電子メールに対し、代行処理依頼で
あることを示す代行処理情報を付加する情報付加手段を
備えたものである。

【００３４】また、請求項２１のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
０または１２に記載のワークフロー支援システムにおけ
る電子文書の処理管理システムにおいて、さらに、前記
処理禁止設定手段で処理禁止設定が行われた電子文書の
処理を行おうとする際に、該当する電子文書の処理が禁
止されていることを示す処理禁止情報を表示する禁止情
報表示手段を備えたものである。

【００３５】また、請求項２２のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
〜４，１３および１６のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システム
において、さらに、前記正規の担当者に代わる代行担当
者に前記電子文書の処理が依頼された場合に、前記正規
の担当者に与えられた前記処理期限と同一の期限を該当
する電子文書の処理期限として設定する処理期限設定手
段を備えたものである。

【００３６】また、請求項２３のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理システムにおいて、さらに、前記第１のメール
送信手段から送信された電子メールによって前記正規の
担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼
する場合に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期
限より短い期限を該当する電子文書の処理期限として設
定する処理期限設定手段を備えたものである。

【００３７】また、請求項２４のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
３に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
の処理管理システムにおいて、さらに、前記第２のメー
ル送信手段から送信される電子メールによって前記正規
の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依
頼する場合に、前記正規の担当者に与えられた前記処理
期限と同一の期限を該当する電子文書の処理期限として
設定する処理期限設定手段を備えたものである。

【００３８】また、請求項２５のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理システムにおいて、前記第１のメール送信手段
が、前記電子メールを生成する際に、代行処理依頼であ
ることおよび処理の代行を依頼するに至った経緯を示す
代行処理情報，並びに処理の緊急度を示す緊急度情報を
前記電子メールの書誌的情報に付加し、さらに、前記第
１のメール送信手段から送信された前記電子メールを受
信し、受信した電子メールの前記書誌的情報に前記代行
処理情報および緊急度情報を合成して画面表示し、前記
代行担当者に代行処理の依頼であることおよび処理の緊
急度を通知する通知手段を備えたものである。

【００３９】また、請求項２６のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムは、請求項１
３に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
の処理管理システムにおいて、前記第２のメール送信手
段が、前記正規の担当者に代わる代行者に前記電子文書
の処理を依頼するための前記電子メールを生成する際
に、代行処理依頼であることおよび処理の代行を依頼す
るに至った経緯を示す代行処理情報を前記電子メールの
書誌的情報に付加し、さらに、前記第２のメール送信手
段から送信された前記電子メールを受信し、受信した電
子メールの前記書誌的情報に前記代行処理情報を合成し
て画面表示し、前記代行担当者に代行処理の依頼である
ことを通知する通知手段を備えたものである。

【００４０】また、請求項２７のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、複数の端末装
置が接続されたネットワークを利用することにより、予
め設定されたワークフローに従って複数の担当者間にお
ける電子文書の受け渡しを制御して、任意のグループ内
における業務の連携を自動化するワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法であって、前記ワ
ークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正規の担
当者による前記電子文書の処理を代行する少なくとも一
人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定工程
と、前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が
依頼されている電子文書について、予め設定された処理
期限内に処理が完了しているか否かを所定のタイミング
で判定する第１の判定工程と、前記第１の判定工程で前
記電子文書の処理が前記処理期限内に完了していないと
判定された場合に、前記正規の担当者に代わる代行担当
者に対し、該当する電子文書の処理を依頼するための電
子メールを生成して送信する第１のメール送信工程と、
を含むものである。

【００４１】また、請求項２８のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、複数の端末装
置が接続されたネットワークを利用することにより、予
め設定されたワークフロー上の前工程の担当者による電
子文書の処理が完了する毎に、後工程の担当者に対して
前記電子文書の処理を依頼するための電子メールを順次
生成して送信し、前記ワークフロー上の複数の担当者間
における電子文書の受け渡しを制御して、任意のグルー
プ内における業務の連携を自動化するワークフロー支援
システムにおける電子文書の処理管理方法であって、前
記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正規
の担当者による前記電子文書の処理を代行する少なくと
も一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定工
程と、前記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信
された前記電子メールが予め設定された処理期限内に開
封されたか否かを判定する開封判定工程と、前記開封判
定工程で前記電子メールが開封されていないと判定され
た場合に、前記正規の担当者に代わる前記代行担当者に
対し、該当する電子メールに対応する電子文書の処理を
依頼するための電子メールを生成して送信するメール送
信工程と、を含むものである。

【００４２】また、請求項２９のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、複数の端末装
置が接続されたネットワークを利用することにより、予
め設定されたワークフローに従って複数の担当者間にお
ける電子文書の受け渡しを制御して、任意のグループ内
における業務の連携を自動化するワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法であって、前記ワ
ークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼されて
いる電子文書について、予め設定された処理期限内に処
理が完了しているか否かを所定のタイミングで判定する
判定工程と、前記判定工程で前記電子文書の処理が前記
処理期限内に完了していないと判定された場合に、前記
ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグループ内
の人的関係を規定したグループ情報に基づいて前記正規
の担当者に代わる代行担当者を設定し、設定した代行担
当者に対し、該当する電子文書の処理を依頼するための
電子メールを生成して送信するメール送信工程と、を含
むものである。

【００４３】また、請求項３０のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、複数の端末装
置が接続されたネットワークを利用することにより、予
め設定されたワークフロー上の前工程の担当者による電
子文書の処理が完了する毎に、後工程の担当者に対して
前記電子文書の処理を依頼するための電子メールを順次
生成して送信し、前記ワークフロー上の複数の担当者間
における電子文書の受け渡しを制御して、任意のグルー
プ内における業務の連携を自動化するワークフロー支援
システムにおける電子文書の処理管理方法であって、前
記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された前
記電子メールが予め設定された処理期限内に開封された
か否かを判定する開封判定工程と、前記開封判定工程で
前記電子メールが開封されていないと判定された場合
に、前記ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグ
ループ内の人的関係を規定したグループ情報に基づいて
前記正規の担当者に代わる代行担当者を設定し、設定し
た代行担当者に対し、該当する電子メールに対応する電
子文書の処理を依頼するための電子メールを生成して送
信するメール送信工程と、を含むものである。

【００４４】また、請求項３１のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７ま
たは２８に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、さらに、前記代行担当
者に代わって、前記代行担当者による前記電子文書の処
理を代行する少なくとも一人の他の代行担当者を設定す
る第２の代行担当者設定工程を含むものである。

【００４５】また、請求項３２のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７，
２８または３１に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、さらに、前記代
行担当者を複数設定する場合に、複数の代行担当者のい
ずれに前記電子文書の処理を依頼するかを定めた代行順
位を設定する代行順位設定工程を含むものである。

【００４６】また、請求項３３のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７ま
たは３１に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、さらに、前記正規の担
当者または代行担当者が不在のために前記電子文書の処
理を行うことができない場合に不在情報を登録するため
の不在情報登録工程と、前記不在情報登録工程で登録さ
れた不在情報および前記処理期限に基づいて、前記正規
の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者に代
わる他の代行担当者に前記電子文書の処理を依頼するか
否かを所定のタイミングで判定する第２の判定工程と、
前記不在情報登録工程で前記不在情報が登録された場合
に、前記第１の判定工程から前記第２の判定工程による
判定処理に切り替える判定処理制御工程と、を含むもの
である。

【００４７】また、請求項３４のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３３に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記不在情報が、前記正規の担当
者または前記代行担当者が不在となる期間の開始日およ
びその終了日からなる不在期間を含むものである。

【００４８】また、請求項３５のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３４に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記第２の判定工程が、前記処理
期限が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担
当者に代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる
他の代行担当者に対し、前記電子文書の処理を依頼する
と判定するものである。

【００４９】また、請求項３６のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７〜
３５のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法において、さらに、前
記正規の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当
者に代わる他の代行担当者に対して前記電子文書の処理
が依頼された場合に、前記正規の担当者または前記代行
担当者が該当する電子文書の処理を行うことができない
ように、該当する電子文書について処理禁止設定を行う
処理禁止設定工程を含むものである。

【００５０】また、請求項３７のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３３〜
３６のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法において、さらに、前
記不在情報の登録を解除する不在情報解除工程を含み、
前記判定処理制御工程は、前記不在情報解除工程で前記
不在情報の登録が解除された場合に、前記第２の判定工
程から前記第１の判定工程による判定処理に切り替える
ものである。

【００５１】また、請求項３８のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３７に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、さらに、前記不在情報の登録が解
除され、かつ、前記不在情報の登録中に前記正規の担当
者に代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる他
の代行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未
完了の場合に、前記正規の担当者または前記代行担当者
が該当する電子文書の処理を行うことができるように、
前記処理禁止設定を解除する処理禁止設定解除工程を含
み、前記処理禁止設定工程が、前記処理禁止設定が解除
された場合に、前記正規の担当者に代わる代行担当者ま
たは前記代行担当者に代わる他の代行担当者が該当する
電子文書の処理を行うことができないように、該当する
電子文書について処理禁止設定を行うものである。

【００５２】また、請求項３９のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３３ま
たは３７に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、さらに、前記正規の担
当者に電子文書の処理を依頼する場合に、前記電子文書
の処理を依頼するための電子メールを生成して前記正規
の担当者に送信する第２のメール送信工程と、前記正規
の担当者の不在情報が登録されている場合に、前記不在
情報および前記処理期限に基づいて、前記正規の担当者
に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼するか
否かを判定する第３の判定工程と、を含み、前記第２の
メール送信工程が、前記第３の判定工程で前記正規の担
当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼す
ると判定された場合に、前記代行担当者に対し、該当す
る電子文書の処理を依頼するための電子メールを生成し
て送信するものである。

【００５３】また、請求項４０のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３９に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記不在情報が、前記正規の担当
者または代行担当者が不在となる期間の開始日およびそ
の終了日からなる不在期間を含むものである。

【００５４】また、請求項４１のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項４０に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記第３の判定工程が、前記処理
期限が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担
当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼す
ると判定するものである。

【００５５】また、請求項４２のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３９〜
４１のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法において、さらに、前
記正規の担当者の不在情報の登録が解除され、かつ、前
記正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依頼した前
記電子文書の処理が未完了の場合に、前記正規の担当者
に前記電子文書の処理を依頼するための電子メールを生
成して送信する第３のメール送信工程を含むものであ
る。

【００５６】また、請求項４３のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３９〜
４１のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法において、さらに、前
記正規の担当者の不在情報の登録が解除され、かつ、前
記正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依頼した前
記電子文書の処理が未完了である場合であっても、処理
期限の残日数と比較の上、前記正規の担当者に該当する
電子文書の処理を依頼しないように制御する処理制御工
程を含むものである。

【００５７】また、請求項４４のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２８ま
たは３０に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、さらに、前記開封判定
工程で開封されていると判定された電子メールに対応す
る電子文書が前記処理期限内に処理されていない場合で
あっても、前記正規の担当者に代わる代行担当者または
前記代行担当者に代わる他の代行担当者に対し、該当す
る電子文書の処理を依頼しないように制御する処理制御
工程を含むものである。

【００５８】また、請求項４５のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２９ま
たは３０に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、前記グループ情報が、
前記グループに属するメンバーの役職による上下関係を
規定し、前記メール送信工程が、前記電子メールを生成
して送信する際に、前記正規の担当者の上司を前記代行
担当者として設定するものである。

【００５９】また、請求項４６のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７〜
３０，３９および４２のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、前記代行担当者に前記電子文書の処理を
依頼するための電子メールに対し、代行処理依頼である
ことを示す代行処理情報を付加する情報付加工程を含む
ものである。

【００６０】また、請求項４７のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３６ま
たは３８に記載のワークフロー支援システムにおける電
子文書の処理管理方法において、さらに、前記処理禁止
設定工程で処理禁止設定が行われた電子文書の処理を行
おうとする際に、該当する電子文書の処理が禁止されて
いることを示す処理禁止情報を表示する禁止情報表示工
程を含むものである。

【００６１】また、請求項４８のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７〜
３０，３９および４２のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、前記正規の担当者に代わる代行担当者に
前記電子文書の処理が依頼された場合に、前記正規の担
当者に与えられた前記処理期限と同一の期限を該当する
電子文書の処理期限として設定する処理期限設定工程を
含むものである。

【００６２】また、請求項４９のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、さらに、前記第１のメール送信工
程で送信された電子メールによって前記正規の担当者に
代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合
に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期限より短
い期限を該当する電子文書の処理期限として設定する処
理期限設定工程を含むものである。

【００６３】また、請求項５０のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３９に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、さらに、前記第２のメール送信工
程で送信される電子メールによって前記正規の担当者に
代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合
に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期限と同一
の期限を該当する電子文書の処理期限として設定する処
理期限設定工程を含むものである。

【００６４】また、請求項５１のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項２７に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記第１のメール送信工程が、前
記電子メールを生成する際に、代行処理依頼であること
および処理の代行を依頼するに至った経緯を示す代行処
理情報，並びに処理の緊急度を示す緊急度情報を前記電
子メールの書誌的情報に付加し、さらに、前記第１のメ
ール送信工程で送信された前記電子メールを受信し、受
信した電子メールの前記書誌的情報に前記代行処理情報
および緊急度情報を合成して画面表示し、前記代行担当
者に代行処理の依頼であることおよび処理の緊急度を通
知する通知工程を含むものである。

【００６５】また、請求項５２のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理方法は、請求項３９に
記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
理管理方法において、前記第２のメール送信工程が、前
記正規の担当者に代わる代行者に前記電子文書の処理を
依頼するための前記電子メールを生成する際に、代行処
理依頼であることおよび処理の代行を依頼するに至った
経緯を示す代行処理情報を前記電子メールの書誌的情報
に付加し、さらに、前記第２のメール送信工程で送信さ
れた前記電子メールを受信し、受信した電子メールの前
記書誌的情報に前記代行処理情報を合成して画面表示
し、前記代行担当者に代行処理の依頼であることを通知
する通知工程を含むものである。

【００６６】さらに、請求項５３のコンピュータ読み取
り可能な記録媒体は、前記請求項２７〜５２のいずれか
一つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文
書の処理管理方法の各工程をコンピュータに実行させる
ためのプログラムを記録したものである。

【００６７】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係るワークフロー
支援システムにおける電子文書の処理管理システムおよ
びその方法，並びにその方法の各工程をコンピュータに
実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読
み取り可能な記録媒体の実施の形態について、添付の図
面を参照しつつ詳細に説明する。なお、ここでは、本発
明を知的所有権に関する出願ワークフロー支援システム
に適用した場合を例として、本発明の実施の形態を説明
することにする。ところで、本発明で使用する「処理期
間」とは、狭義では処理日数を意味し、広義では処理日
数と処理期限日を含んでいるものを意味する。「処理期
限」とは、狭義の処理期間の満了する最終日に対応する
カレンダー上の特定の日を指している。以下、説明はこ
の定義に従って説明される。

【００６８】〔実施の形態１〕実施の形態１に係る出願
ワークフロー支援システムについて、 （１）出願ワークフロー支援システムの概略システム構
成例 （２）本発明を適用するワークフローおよび発明届出書 （３）本発明を適用する場面 （４）実施の形態１に係る電子文書の処理管理の具体的
な内容 （５）実施の形態１の効果 の順で説明する。

【００６９】（１）出願ワークフロー支援システムの概
略システム構成例 図１は、実施の形態１に係る出願ワークフロー支援シス
テムの概略構成を示す構成図である。実施の形態１に係
る出願ワークフロー支援システムの構成は、一般的なワ
ークフロー支援システムと同様であり、様々なシステム
構成で実現することができる。ここでは、その一例とし
て、複数のクライアント（端末装置）１０２〜１０５
と、複数のサーバ１０６および１０７と、複数のプリン
タ１０８および１０９とをローカル・エリア・ネットワ
ーク１０１に接続して構成するものとする。なお、実施
の形態１においては、図１に示す出願ワークフロー支援
システムで使用するグループ・ウエアとして、ロータス
社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）
を使用するものとする。また、以下の説明において単に
システムという場合には、図１に示すシステムおよび上
記グループ・ウエアの両方を意味するものとする。

【００７０】（２）本発明を適用するワークフローおよ
び発明届出書 図２は、実施の形態１に係る出願ワークフロー支援シス
テムで支援するワークフロー（仕事の流れ）の一部を示
す説明図である。なお、この図２は、完成した発明に関
する発明届出書（電子文書）の作成から知的財産部門
（知財部門と記述する）の受付までの間のワークフロー
を示し、業務担当者（または担当部門）として、発明届
出書の記入者・発明者Ａ（１１０），発明者Ｂ（１１
１），発明者Ｃ（１１２），審査者（１１３），承認者
（１１４），知財部門（１１５）の順番でワークフロー
が流れるものとする。

【００７１】まず、記入者・発明者Ａ（１１０）が発明
届出書作成ＤＢ（１１６）上で必要な事項を記入して発
明届出書を作成する。

【００７２】図３は、図２に示した出願ワークフロー支
援システムで用いられる発明届出書の一例を示す説明図
である。記入者・発明者Ａ（１１０）が自分のクライア
ントで発明届出書作成処理を選択すると、図３に示す発
明届出書３００が画面表示される。図３において、３０
１は、記入者・発明者Ａ（１１０）の氏名・ＩＤ等を設
定する記入者設定項目を示している。これは、記入者が
発明届出書の画面表示した際システムで自動的に設定さ
れる。３０２は、選択項目３０２ａまたは３０２ｂを選
択して、発明届出書が１００％電子文書であるか、また
は紙文書を一部含むものであるかを設定する文書形態設
定項目を示している。また、３０３は、届出書番号を設
定する届出書番号設定項目であり、届出書番号取得ボタ
ン３０３ａをクリックすると、システム側で自動的にユ
ニークな届出書番号が採番されて設定・表示される。

【００７３】さらに、３０４は、発明者に関する情報を
設定する発明者設定項目であり、発明者の人数を表示す
る発明者数設定欄３０４ａおよび発明者の氏名・ＩＤ等
を設定する発明者設定欄３０４ｂを含んでいる。なお、
発明者設定欄３０４ｂに発明者の氏名等を設定する場
合、ボタン３０４ｃをクリックすることにより、所定の
データベースから発明者のアドレス帳（図示せず）が表
示され、このアドレス帳から該当する発明者を選択する
と、発明者設定欄３０４ｂに発明者の情報が設定される
と共に、設定した発明者の人数に応じた数が発明者数設
定欄３０４ａにシステムで計算されて表示される。そし
て、発明者設定欄３０４ｂに発明者の情報を設定した
後、漢字氏名変換ボタン３０４ｄをクリックすると、発
明者設定欄３０４ｂの発明者の情報が漢字氏名に変換さ
れて、図示しない発明譲渡欄に表示される。

【００７４】なお、図示することは省略するが、発明届
出書３００には、さらに、発明内容を記述する発明記述
欄，発明者が自己の発明を会社に譲渡することに関して
承認・非承認を設定する発明譲渡欄，出願人を設定する
出願人設定欄，図２に示した審査者（１１３）を設定す
る審査者設定欄，審査者（１１３）による審査結果（評
価結果）を入力する審査結果入力欄，承認者（１１４）
を設定する承認者設定欄，承認者（１１４）による出願
の承認結果を入力する承認結果入力欄，知財部門の担当
者を設定する知財部門担当者設定欄等が設けられてい
る。

【００７５】記入者・発明者Ａは、発明届出書３００を
呼び出し、共同発明者として発明者Ｂおよび発明者Ｃを
指定すると共に、各項目に必要な情報を記入する処理を
行う。この際、発明者Ｂおよび発明者Ｃを指定すると、
ワークフローとして、図２の１１０〜１１５の順番で知
的財産部門までの電子ルートが設定される。そして、発
明者Ａ（１１０）が自己の発明を会社に譲渡することに
関する譲渡承認処理を行うと（譲渡を承認すると）、第
２番目の発明者である発明者Ｂ（１１１）に電子メール
が送信される。

【００７６】発明者Ｂ（１１１）は、電子メールを受信
すると、電子メールに文書リンクされた発明届出書作成
ＤＢ（１１６）上の発明届出書３００を確認して、自己
の発明を会社に譲渡することに関する承認処理を行う。
同様に、発明者Ｃ（１１２）も、電子メールを受信する
と、当該電子メールに文書リンクされている発明届出書
３００を開き、内容を確認して、自己の発明を会社に譲
渡することに関する承認処理を行う。

【００７７】全ての共同発明者が発明を会社に譲渡する
ことを承認すると、審査者（１１３）によって発明の審
査が行われ、発明の評価等が入力される。その後、承認
者（１１４）によって発明届出書３００の内容による出
願が承認されると、知財部門（１１５）で発明届出書３
００の受け付けが行われた後、出願ワークフロー上の次
の工程（図示せず）に処理が進む。なお、承認者（１１
４）が出願を承認すると、発明届出書は発明届出書ＤＢ
（１１６）から出願知財ＤＢ（１１７）にコピーされ
る。また、承認済の発明届出書は一切修正ができないよ
うにプロテクトをかけられた形式で適当な記憶手段（図
示せず）に保管される。システムによって修正ができな
いように保証することによって発明完成日の立証に役立
てることも可能である。

【００７８】（３）本発明を適用する場面 図２に示したワークフローにおいては、発明者，審査者
等の各業務担当者（ワークフロー上の正規の担当者）が
上述した処理を順次行うことにより、円滑に知的所有権
に関する出願業務を遂行することができる。ところが、
各業務担当者が不在等により発明届出書の処理を行うこ
とができない場合には、その業務担当者のところで電子
文書の処理がストップしてしまい、知的所有権に関する
出願業務を円滑に遂行することができなくなってしま
う。そこで、本発明では、業務担当者が不在等により電
子文書（発明届出書）について処理を行うことができな
い場合には、システム側でその業務担当者に代わる代行
担当者に電子文書の処理を依頼できるようにし、電子文
書の処理を円滑に行うことができるように管理する。

【００７９】ただし、図２に示したワークフローにおけ
る発明者の処理には、発明を譲渡するか否かの承認処理
が含まれており、この発明の譲渡の承認処理は発明者の
みが行うことが可能な処理である。したがって、図２に
示したワークフローにおいては、審査者（１１３）・承
認者（１１４）・知財部門（１１５）が不在により発明
届出書３００の処理を行うことができない場合に本発明
を適用することが可能である。なお、以下の説明におい
て、業務担当者というときは、図２に示した発明者Ａ
（１１０）〜知財部門（１１５）のいずれかの者を指す
ものとする。

【００８０】（４）実施の形態１に係る電子文書の処理
管理の具体的な内容 続いて、ワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理方法、即ち、どのようにして電子文書の処理を
円滑に行うことができるように管理するかについて、 ワークフロー上の業務担当者の設定処理 業務担当者に代わる代行担当者の設定処理 不在情報の登録 業務担当者が不在の場合の代行処理 代行処理の場合に代行担当者に与える処理期限 受信した電子メールの表示例 不在解除処理 の順で詳細に説明する。

【００８１】 ワークフロー上の業務担当者の設定処
理 図１に示したシステムは、図２に示したワークフロー上
の各業務担当者を設定するために、前工程の業務担当者
が後工程以降の業務担当者をマニュアルで設定するため
の手段や、例えば前工程の業務担当者の所属部署，業務
内容によって自動的に後の工程の業務担当者を設定する
ための手段を備えている。ここでは、前工程の業務担当
者が後工程の業務担当者をマニュアルで設定する場合を
例として、後の工程の業務担当者を設定する処理につい
て説明する。

【００８２】図４はマニュアルによる業務担当者の設定
処理を示すフローチャートであり、図５および図６は図
３に示した発明届出書３００を例として、業務担当者を
設定するため処理を説明するための説明図である。な
お、図５および図６は、発明者Ａ（１１０）が、発明の
審査を行う審査者（１１３）を設定する場合を例として
示すものである。

【００８３】まず、ワークフロー上の前工程の業務担当
者（発明者Ａ（１１０））は、図５に示す送付先選択ボ
タン５０１ａをクリックする。送付先選択ボタン５０１
ａがクリックされると、システムは、図６に示すよう
に、所定のデータベースに記憶されているアドレス帳６
００を前工程の業務担当者のクライアントに画面表示す
る（Ｓ４０１）。ここで、図６は、図５に示した発明届
出書３００上にアドレス帳６００を重ねて表示した例を
示している。

【００８４】そして、前工程の業務担当者が、画面表示
されたアドレス帳６００から後工程の業務担当者（審査
者（１１３））となる者を選択すると、選択された者が
図６に示す送付先欄５０１ａに設定される（Ｓ４０
２）。

【００８５】前工程の業務担当者は、上述したようにし
て後工程の業務担当者を設定した後、例えば図示しない
送信ボタンをクリックすることにより、設定した後工程
の業務担当者に電子文書の処理を依頼する（発明の審査
を依頼する）。その結果、システムは設定された後工程
の業務担当者に対して、電子文書の処理を依頼するため
の電子メールを送信する。

【００８６】なお、後工程の業務担当者は、前工程の業
務担当者からの電子メールを開き、例えば受信した電子
メールに添付されている電子文書を開いて、所定の処理
を実行することになる。

【００８７】 業務担当者に代わる代行担当者の設定
処理 図１に示したシステムは、上述したようにして設定され
たワークフロー上の業務担当者が出張で不在等の場合
に、その者に代行して処理を行う代行担当者を設定する
ための手段を有している。ここでは、ワークフロー上の
業務担当者に代わる代行担当者を設定するための処理に
ついて説明する。

【００８８】ａ）後工程の業務担当者設定時の代行担当
者の設定処理 まず、図４〜図６に基づいて説明した後工程の業務担当
者を設定する際に、前工程の業務担当者は、設定した後
工程の業務担当者に代わる代行担当者を併せて設定する
ことができる。図７は、前工程の業務担当者が後工程の
業務担当者を設定すると共にその者の代行担当者を設定
する処理を説明するための説明図である。なお，現実の
業務においては前工程の人が後工程の業務担当者の代行
者を決めるケースは稀であるが，ここでは，代行者の設
定処理の一例として説明する。

【００８９】前工程の業務担当者は、後工程の業務担当
者をアドレス帳６００から選択して送付先欄５０１ａに
設定した後、図７に示すようにアドレス帳６００から後
工程の業務担当者に代わる代行担当者を選択し、選択し
た代行担当者を送付先欄５０１ａに設定する（図４のス
テップＳ４０２参照）。

【００９０】このようにして代行担当者を送付先欄５０
１ａに設定しておくことにより、後工程の業務担当者が
出張等で不在の場合に、後に詳細に説明するように、設
定した代行担当者に電子文書の処理を代行させることが
可能となる。

【００９１】なお、図７は、後工程の業務担当者として
Ａ氏を選択して送付先欄５０１ａの１番目に設定すると
共に、その代行担当者としてＢ氏を選択して送付先欄５
０１ａの２番目に設定した例を示している。ここで、送
付先欄５０１ａに「１，２，３，・・・」で示す数字
は、ワークフロー上の業務担当者（正規の担当者）とな
る優先順位を示しており、第１番目に設定された者が実
際に電子文書の処理を行うワークフロー上の業務担当者
となり、第２番目以降に設定された者がその上位に設定
された者の代行担当者となる。図７は、業務担当者とそ
の業務担当者に代わる代行担当者を一人ずつ設定した例
を示しているが、他の者を選択して送付先欄５０１ａの
３番目に設定することにより、代行担当者であるＢ氏が
不在等の場合にＢ氏の処理を代行する他の代行担当者を
設定することができる。すなわち、ここでは、複数の代
行担当者を優先順位を付けて設定でき、優先順位により
代行担当者に代わる他の代行担当者を設定することがで
きる。これは、通常職場単位に設定するか、職場の業務
担当者の上司が設定するのが一般的である。

【００９２】なお、図６および図７の送付先欄５０１ａ
には、後工程の業務担当者およびその代行担当者の漢字
氏名が設定される。設定後、例えば、後工程の業務担当
者として設定した者を代行担当者に、代行担当者として
設定した者を後工程の業務担当者に入れ替えること等、
優先順位を変更することができる。図７において、Ａ氏
とＢ氏の優先順位を変更する場合、例えば、Ａ氏の漢字
氏名の部分を反転させた後、マウスを使用してドラッグ
・アンド・ドロップを行ってＡ氏の漢字氏名を第２番目
の位置に移動させると、Ａ氏を第２番目（後工程の業務
担当者に代わる代行担当者）に、Ｂ氏を第１番目（後工
程の業務担当者）に設定し直すことができる。

【００９３】さらに、後工程の業務担当者または代行担
当者として設定する者を容易に検索できるようにするた
め、例えば、アドレス帳６００の表示画面を上下にスク
ロールできるようにすると共に、漢字やアルファベット
で姓等を入力することにより、アドレス帳６００から所
望の人物を自動検索することができるようにシステムを
構築しておくことが望ましい。また、後工程の業務担当
者およびその代行担当者を正しく選択することができる
ようにするため、アドレス帳６００には、業務担当者ま
たは代行担当者となり得る者のアドレス，漢字氏名，所
属，役職等の情報を登録しておくことが望ましい。通常
会社全体でグループウェアを導入する場合には、全社員
のアドレスを電子アドレス帳に登録するのが一般的であ
るので、このような場合には特別な配慮は不要である。

【００９４】ｂ）業務担当者自身による代行担当者の設
定処理 上述したようにして設定された後工程の業務担当者（審
査者）またはその代行担当者は、自分自身が不在の場合
のために、任意のタイミングで自己の処理を代行する代
行担当者を設定することができる。これらの者が代行担
当者を設定するには、例えば、メニューから代行担当者
を設定するためのコマンドを選択し、図４〜図７を用い
て説明した処理と同様に、アドレス帳６００を画面表示
し、アドレス帳６００から代行担当者を選択することに
より、自己の代行担当者を少なくとも一人設定すること
ができる。

【００９５】なお、代行担当者の設定処理は、後工程の
業務担当者またはその代行担当者のみが行うことができ
るだけでなく、業務担当者または代行担当者となりうる
者全てが自分自身のために行うことができる。また、本
人ではなく第三者が本人に代わって代行担当者の設定を
行うこともできる。

【００９６】また、ここでは、代行担当者を設定するた
めの処理の例として、前工程の業務担当者（第三者）が
後工程の業務担当者に代わる代行担当者を設定する例
と、業務担当者または代行担当者（本人）が自分自身の
代行担当者を設定する例とについて説明した。この２つ
の例を用いて代行担当者の設定を可能とするようにシス
テムを構築した場合には、本人が設定した場合と第三者
が設定した場合とで異なる人物が代行担当者として設定
されてしまう可能性がある。このような場合のために、
予めいずれの設定を優先するかを決定しておくか、同一
人物を代行担当者として設定できるようにしておくか、
または、本人または第三者の一方が代行担当者を設定し
た場合に他方は代行担当者を設定することができないよ
うにしておく等の措置を講じておくようにすれば良い。

【００９７】さらに、ここでは代行担当者を必要に応じ
て設定することにしたが、業務担当者または代行担当者
となりうる者全てに対し、予め代行担当者を少なくとも
一人設定しておくことにすることにより、上述したよう
にして代行担当者を設定する処理を省略することができ
る。

【００９８】 不在情報の登録 また、システムは、ワークフロー上の業務担当者または
その代行担当者として設定された者（業務担当者または
代行担当者として設定されていないが業務担当者になり
得る者を含む）が出張等で不在となる場合に、その期
間、即ち不在の開始日および終了日からなる不在期間を
含む不在情報を登録するための手段を有している。

【００９９】図８は、不在情報を登録（更新）し、また
は登録した不在情報を解除するための処理を示すフロー
チャートである。業務担当者および代行担当者は、予め
用意されたメニューから不在情報を設定するためのコマ
ンド（図示せず）を選択し、不在情報の登録（更新）ま
たは解除処理の実行を指定する（Ｓ８０１）。

【０１００】システムは、ステップＳ８０１において不
在情報の登録（更新）および解除処理のいずれが選択さ
れたかを判定する（Ｓ８０２）。ステップＳ８０２にお
いて、不在情報の登録（更新）が選択されたと判定した
場合、不在情報の登録（更新）処理を実行する（Ｓ８０
３）。このステップＳ８０３において、ワークフロー上
の業務担当者または代行担当者は、不在の開始日および
終了日からなる不在期間を含む不在情報を入力し、不在
情報を登録する処理を行う。また、ワークフロー上の業
務担当者または代行担当者は、新たな不在期間を入力し
て先に登録されていた不在情報を更新する処理を行うこ
ともできる。不在情報の登録（更新）処理が終了する
と、システムは不在情報の登録・解除処理を終了する。

【０１０１】一方、ステップＳ８０２において不在情報
の解除が選択されたと判定した場合、システムは登録さ
れている不在情報の解除処理を実行し（Ｓ８０４）、不
在情報の登録・解除処理を終了する。

【０１０２】なお、不在情報として設定した不在期間が
経過した場合には、システムが自動的に不在情報を解除
することにし、出張から早く戻ることができた（不在期
間が短くなった）場合等にのみ、不在情報を解除する処
理を行えば良いようにシステムを構築することにしても
良い。

【０１０３】また、実施の形態１においては、代行担当
者の設定処理と不在情報の登録処理とを別々に説明した
が、不在情報を登録する際には、必ず代行担当者を設定
しなければならないようにシステムを構築しておくこと
にしても良い。

【０１０４】 業務担当者が不在の場合の代行処理 続いて、ワークフロー上の業務担当者として設定された
者が不在等の場合に、その業務担当者に代わる代行担当
者に電子文書の処理を依頼するための処理（以下、「代
行依頼処理」と記述する）について、ａ）第１の代行依
頼処理，ｂ）第２の代行依頼処理の順で詳細に説明す
る。

【０１０５】ａ）第１の代行依頼処理 システムは、ワークフロー上の業務担当者に対して、前
工程の業務担当者から処理が依頼されている電子文書に
ついて、予め設定された処理期限内に処理が完了してい
るか否かをチェックする手段（プログラム）を有してい
る。すなわち、システムは、例えば１日１回等、所定の
タイミングで、ワークフロー上の業務担当者に対して処
理が依頼されている電子文書について、処理期限内に処
理が完了しているか否かを判定する処理（以下「処理完
了確認処理」と記述する）を実行する。以下に説明する
第１の代行依頼処理は、この処理完了確認処理を実行す
ることにより実行されるものである。

【０１０６】なお、上記予め設定された処理期限とは、
ワークフロー上の業務担当者が電子文書の処理を完了し
なければならない期限を意味している。この処理時間
は、例えば、ワークフロー上の業務担当者に対して送信
される、電子文書の処理を依頼するための電子メール中
に記述されて業務担当者が知ることができるようになっ
ていると共に、電子文書に付加情報としても設定されて
いるものとする。

【０１０７】図９は、処理完了確認処理（第１の代行依
頼処理）を示すフローチャートである。まず、システム
は、データベース（例えば、発明届出書作成ＤＢ１１
６）内の電子文書を参照し、電子文書の処理が完了して
いるか否かを判定する（Ｓ９０１）。

【０１０８】システムは、ステップＳ９０１において処
理が完了していると判定した場合、該当する電子文書に
ついての処理完了確認処理を終了する。一方、ステップ
Ｓ９０１において処理が完了していないと判定した場
合、該当する電子文書の処理を行うべき業務担当者の不
在情報が登録されているか否かを判定する（Ｓ９０
２）。

【０１０９】ステップＳ９０２において不在情報が登録
されていないと判定した場合、システムは図１０に示す
処理完了確認処理Ａを実行し（Ｓ９０３）、不在情報が
登録されていると判定した場合、システムは図１１に示
す処理完了確認処理Ｂを実行する（Ｓ９０４）。

【０１１０】そして、システムは、データベース内の全
ての電子文書について処理完了確認処理が終了したか否
かを判定し（Ｓ９０５）、全ての電子文書について処理
を実行した場合には処理完了確認処理を終了し、全ての
電子文書について処理を実行していない場合にはステッ
プＳ９０１に戻って処理を続行する。

【０１１１】図１０は、図９のステップＳ９０３に示す
処理完了確認処理Ａを示すフローチャートである。シス
テムは、電子文書に付加情報として設定されているワー
クフロー上の業務担当者の処理期限が経過していないか
否かを判定する（Ｓ１００１）。具体的には、処理完了
確認処理の実行時刻が電子文書に設定された処理期限内
であるか否かを判定すれば良い。

【０１１２】ステップＳ１００１において処理期限が経
過していないと判定した場合、該当する電子文書につい
ての処理完了確認処理Ａを終了する。これは、処理期限
が経過していない限り、ワークフロー上の業務担当者が
未だ処理を完了していなくても問題はないからである。
一方、ステップＳ１００１において処理期限が経過して
いると判定した場合、システムは、ワークフロー上の業
務担当者に代わる代行担当者が設定されているか否かを
判定する（Ｓ１００２）。なお、予め代行担当者の設定
を義務づけているような場合には、ステップＳ１００２
の処理を省略して後述するステップＳ１００４に進むこ
とができる。

【０１１３】ステップＳ１００２においてワークフロー
上の業務担当者に代わる代行担当者が設定されていると
判定した場合、システムは、設定されている代行担当者
に対し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子
メールを生成して送信する（Ｓ１００４）。

【０１１４】図１１は、ステップＳ１００４において、
代行担当者に電子文書の処理の代行を依頼するための電
子メールの一例を示す説明図である。図１１に示す電子
メールには、案件名，元の業務担当者名，処理期限等が
記述される。

【０１１５】そして、システムは、ステップＳ１００４
で電子メールを代行担当者に送信することに加え、ワー
クフロー上の業務担当者が該当する電子文書の処理を行
うことができないように、該当する電子文書に対する業
務担当者の処理を禁止するための処理禁止設定（例え
ば、電子文書にアクセスできないようにする）を行う
（Ｓ１００５）。この処理禁止設定を行うことにより、
代行担当者のみが該当する電子文書の処理を行うことが
可能となり、同一の電子文書に対して重複した作業が行
われることを防止することができる。

【０１１６】一方、ステップＳ１００２においてワーク
フロー上の業務担当者に代わる代行担当者が設定されて
いないと判定した場合、システムは、ワークフロー上の
業務担当者に対し、処理を催促するための電子メールを
生成して送信する（Ｓ１００３）。すなわち、代行担当
者が設定されていない場合には、ワークフロー上の業務
担当者が不在ではないにも拘わらず処理を行っていない
として扱い、ワークフロー上の業務担当者に対し処理期
限が過ぎているので至急処理を行うようにという催促の
電子メールを生成して送信することにする。

【０１１７】システムは、ステップＳ１００３またはス
テップＳ１００５の処理を終了すると、図９に示したス
テップＳ９０５の処理に進む。

【０１１８】図１２は、図９のステップＳ９０４の処理
完了確認処理Ｂを示すフローチャートである。システム
は、電子文書に付加情報として設定されている処理期限
と不在情報中の不在期間とに基づいて、代行担当者に処
理を依頼すべきか否かを以下の判定基準に基づいて判定
する（Ｓ１２０１）。

【０１１９】図１３は、ステップＳ１２０１において、
代行担当者に処理の代行を依頼すべきか否かを判定する
ための判定基準を示す説明図である。図１３において、
ケース１は、不在期間の終了日の後に処理期限日がある
場合を示している。ケース１では、不在期間の終了後に
業務担当者自身が電子文書の処理を行うことが可能であ
るため、代行担当者に処理の代行を依頼することなく業
務担当者本人に電子文書に基づく処理を行わせることに
する（ノーアクション）。

【０１２０】また、ケース２は、業務処理担当者の不在
期間中に処理期限日が経過する場合を示している。この
ような場合には代行担当者に処理の代行を依頼しないと
期限内に処理を完了することが不可能であるため、代行
担当者に処理の代行を依頼することにする。すなわち、
処理期限の経過前に代行担当者に電子文書の処理を依頼
できるため、電子文書の処理の迅速化を図ることができ
る。

【０１２１】さらに、ケース３は、不在開始日より前に
処理期限日がある場合を示している。このような場合に
は、不在開始日の前日までに業務担当者が電子文書の処
理を完了すれば良いため、代行担当者に処理の代行を依
頼することなく、業務担当者本人に処理させることにす
る（ノーアクション）。

【０１２２】システムは、ステップＳ１２０１において
図１２に示すケース１および３に該当すると判定した場
合（代行担当者に処理を依頼しない）、該当する電子文
書についての処理完了確認処理Ｂを終了し、図９のステ
ップＳ９０５に進む。

【０１２３】一方、ステップＳ１２０１においてケース
２に該当すると判定した場合（代行担当者に処理を依頼
する）、ワークフロー上の業務担当者に代わる代行担当
者に対し、該当する電子文書の処理を依頼するための電
子メールを作成して送信する（Ｓ１２０２）。

【０１２４】図１４は、ステップＳ１２０２において、
代行担当者に電子文書の処理を依頼するための電子メー
ルの一例を示す説明図である。図１４に示す電子メール
には、図１１に示した電子メールの内容に加えて、元の
業務担当者の不在期間が記述される。

【０１２５】なお、ステップＳ１２０２においては、ワ
ークフロー上の業務担当者に代わる代行担当者が設定さ
れているものとして処理を進めた例を説明した。したが
って、ステップＳ１２０２の前に、図１０に示したステ
ップＳ１００２のように、代行担当者が設定されている
か否かを判定するステップを含めることにしても良い。

【０１２６】さらに、システムは、ステップＳ１２０２
で電子メールを代行担当者に送信することに加え、ワー
クフロー上の業務担当者が該当する電子文書の処理を行
うことができないように、該当する電子文書に対する業
務担当者の処理を禁止するための処理禁止設定を行う
（Ｓ１２０３）。そして、システムは、図９のステップ
Ｓ９０５に進む。

【０１２７】なお、ワークフロー上の業務担当者が不在
情報を設定した場合に、その業務担当者が処理を行うべ
き電子文書について直ちに処理完了確認処理を実行する
ことにして、ワークフロー上の電子文書の処理の迅速化
を図ることにしても良い。すなわち、図１３のケース２
に該当するような電子文書を速やかに代行担当者に渡す
ことができ、電子文書の処理の迅速化を図ることができ
る。

【０１２８】また、ワークフロー上の業務担当者が不在
等の場合にその者の代行担当者に電子文書の処理の代行
を依頼することを前提として第１の代行依頼処理（処理
完了確認処理）を説明したが、代行処理を依頼された代
行担当者が不在等の場合にも適用可能であることは明ら
かである。

【０１２９】さらに、実施の形態１においては、図９〜
図１４に基づいて処理完了確認処理を説明することによ
って第１の代行依頼処理について説明した。しかしなが
ら、上述した処理はあくまでも一例であって、様々な設
計・変更が可能である。すなわち、どのような方法であ
れ、ワークフロー上の業務担当者の処理の進行状況や、
業務担当者が登録した不在情報に応じて、電子文書の処
理を代行担当者に依頼することができれば本発明の目的
を達成することができる。

【０１３０】ｂ）第２の代行依頼処理 続いて、第２の代行依頼処理について説明する。図２を
用いて説明したように、ワークフロー上の前工程の業務
担当者による電子文書の処理が終了すると、システム
は、後工程の業務担当者にその電子文書の処理を依頼す
る電子メールを送信する。第２の代行依頼処理は、上記
電子メールを後工程の業務担当者に送信する際に、後工
程の業務担当者の不在情報に応じて、後工程の業務担当
者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依頼するとい
うものである。

【０１３１】図１５は、ワークフロー上の前工程の業務
担当者から後工程の業務担当者に電子文書の処理を依頼
する際の処理（第２の代行依頼処理）を示すフローチャ
ートである。システムは、ワークフロー上の前工程の業
務担当者が電子文書に基づく処理を終了すると、ワーク
フロー上の後工程の業務担当者の不在情報が登録されて
いるか否かを判定する（Ｓ１５０１）。

【０１３２】ステップＳ１５０１において、不在情報が
登録されていないと判定した場合、システムは、ワーク
フロー上の後工程の業務担当者に対し、電子文書の処理
を依頼するための電子メールを生成して送信する（Ｓ１
５０４）。一方、ステップＳ１５０１において不在情報
が登録されていると判定した場合、システムは、後工程
の業務担当者に与えられた処理期限と不在情報（不在期
間）に基づいて、後工程の業務担当者の代行担当者に対
して処理の代行を依頼するか否かを図１３に示した判定
基準に基づいて判定する（Ｓ１５０２）。なお、判定基
準については、上述した第１の代行依頼処理において説
明した通りであるため、ここではその説明を省略する。

【０１３３】システムは、ステップＳ１５０２において
図１３に示したケース１および３に該当すると判定した
場合（代行担当者に処理を依頼しない）、システムは、
ワークフロー上の後工程の業務担当者に対し、該当する
電子文書の処理を依頼するための電子メールを生成して
送信する（Ｓ１５０４）。この場合は、通常のワークフ
ローに従った処理が行われることになる。

【０１３４】一方、ステップＳ１５０２においてケース
２に該当すると判定した場合（代行担当者に処理を依頼
する）、システムは、ワークフロー上の後工程の業務担
当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子文書の処
理を依頼するための電子メールを生成して送信する（Ｓ
１５０３）。ワークフロー上の後工程の業務担当者が不
在のために電子文書の処理を行うことができないと判定
した場合は、後工程の業務担当者を介することなく、直
接代行担当者に電子文書の処理を依頼するため、電子文
書の処理の迅速化を図ることができ、また、処理を行え
ない業務担当者に電子メールを送って処理を依頼すると
いう無駄な処理をなくすことができる。

【０１３５】なお、ステップＳ１５０３において代行担
当者に送信される電子メールは図１４に示したものと同
様のものである。

【０１３６】また、システムは、ステップＳ１５０３で
代行担当者に電子メールを送信することに加え、ワーク
フロー上の後工程の業務担当者に対し、代行担当者に処
理を依頼したことを通知する電子メールを生成して送信
することもできる。これに加え、後工程の業務担当者
は、どの電子文書の処理が代行担当者に依頼されたのか
を電子文書を格納しているデータベースのビューを利用
して知ることもできる。

【０１３７】システムは、ステップＳ１５０３またはス
テップＳ１５０４の処理を終了すると、図１５に示した
ワークフロー上の後工程の業務担当者に対する電子文書
の処理を依頼するための処理を終了する。

【０１３８】なお、図１５に示したフローチャートは、
ワークフロー上の後工程の業務担当者に代わる代行担当
者が設定されていることを前提としたものであるが、ス
テップＳ１５０３の前に、代行担当者が設定されている
か否かを判定する処理を行うことにしても良い。

【０１３９】また、ワークフロー上の後工程の業務担当
者に代わる代行担当者に電子メールを送信して電子文書
の代行処理を依頼する際においても図１５に示す処理が
同様に行われる。

【０１４０】 代行処理の場合に代行担当者に与える
処理期限 ところで、ワークフローによる電子文書の処理の円滑化
を図るために、通常、ワークフロー上の各業務担当者に
は電子文書を処理すべき処理期限（処理日数および処理
期限日）が設定されており、各業務担当者は、設定され
た処理期限内で電子文書の処理を行わなければならな
い。したがって、ワークフロー上の業務担当者に代わる
代行担当者に電子文書の処理を依頼する場合であって
も、代行担当者に対して処理期限（処理日数および処理
期限日）を与える必要がある。特に、実施の形態１にお
いては、電子文書の処理依頼を受けた代行担当者が不在
の場合には、その代行担当者に代わる他の代行担当者に
電子文書の処理を依頼する処理を行うことが可能である
ため、処理代行依頼を行うか否かの基準として処理期限
の設定が必要となる。

【０１４１】そこで、実施の形態１においては、処理の
代行を依頼するに至ったルートに基づいて代行担当者の
処理期限を設定することにする。ここで、上述した第１
の代行依頼処理による代行依頼の場合のルートを転送代
行処理ルートと、第２の代行依頼処理による代行依頼の
場合のルートを直接代行処理ルートと、代行処理を行わ
ない場合のルートを通常処理ルートと定義する。

【０１４２】図１６は、転送代行処理ルート，直接代行
処理ルートおよび通常処理ルートを説明するための説明
図である。図１６における通常処理ルートは、ワークフ
ロー上の業務担当者Ａ・業務担当者Ｂ・業務担当者Ｃの
順序で電子文書が流れるルートである。なお、図１６に
おいて、代行担当者ａおよび代行担当者ｂは、ワークフ
ロー上の業務担当者Ｂに代わる代行担当者に該当するも
のとする。

【０１４３】転送代行処理ルート（第１の代行依頼処理
による代行依頼）は、例えば、業務担当者Ａから業務担
当者Ｂに一旦電子文書の処理が依頼され、所定の期間の
経過後、代行担当者ａに電子文書の処理が依頼され、そ
の後、代行担当者ａから業務担当者Ｃに電子文書の処理
が依頼されるというルートである。したがって、ワーク
フロー上の業務担当者Ａの電子文書の処理が完了してか
ら代行担当者に電子文書の処理が依頼されるまでに相当
な時間が経過していることになる。その上、代行担当者
ａに余裕のある処理期限を与えると、ワークフロー上の
業務担当者Ｃに電子文書の処理が依頼されるまでにさら
に時間が経過し、電子文書の処理に遅延が生じる原因と
なる。そのため、転送代行処理ルートの場合は、少なく
ともワークフロー上の業務担当者Ｂに与えられていた処
理期限より短い処理期限を代行担当者ａに与えることに
する。さらに好ましくは、ワークフロー上の業務担当者
Ｂに与えられていた処理期限が経過する前に代行依頼が
なされているのであれば、経過前の残りの処理期限を代
行担当者ａの処理期限として与えることにする。

【０１４４】また、直接代行処理ルート（第２の代行依
頼処理による代行依頼）は、ワークフロー上の業務担当
者Ｂを介することなく、例えば、業務担当者Ａ・代行担
当者ｂ・業務担当者Ｃの順序で電子文書が流れるルート
である。したがって、業務担当者Ｂに代わる代行担当者
ｂが電子文書の処理を行ったとしても、業務担当者Ｂは
この処理に一切関わりを持っていないため、直接代行処
理ルートは通常処理ルートと実質的に同様な処理ルート
であるといえる。よって、直接代行処理ルートの場合
は、ワークフロー上の業務担当者Ｂに与えられていた処
理期限と同一の処理期限を代行担当者ｂに与えることに
する。

【０１４５】このように、図１６を用いて代行担当者に
与える処理期限について説明したが、代行担当者に代行
処理依頼を行うことによるワークフロー全体の処理の遅
延を考慮する必要がない場合等においては、代行される
ワークフロー上の業務担当者に与えられていた処理期限
と同一の処理期限を代行担当者の処理期限として与える
ことができる。

【０１４６】 受信した電子メールの表示例 図１７は、転送代行処理ルートおよび直接代行処理ルー
トとして代行依頼処理を区別した場合に、代行処理ルー
トがわかるように電子メールをクライアントに一覧表示
した様子を示す説明図である。図１７に示すように、書
誌的情報に「代転」を含む電子メールは、転送代行処理
ルートの代行担当者としての処理依頼であり、「代直」
を含む電子メールは、直接代行処理ルートの代行担当者
としての処理依頼であり、「代転」・「代直」が無い電
子メールは通常ルートによる電子文書の処理依頼であ
る。

【０１４７】上述したように、転送代行処理ルートの場
合は、代行担当者に与えられる処理期限が短いことか
ら、「代転」が表示された電子メールを受信した場合
は、電子メールを開くことなく、緊急処理であるという
ことを知ることができる。すなわち、電子メールの受信
者は、「代転」という表示から、代行処理依頼であるこ
と、代行依頼のルート（転送代行処理ルートであるこ
と）および処理の緊急度（転送代行処理ルートであるか
ら緊急処理）を知ることができる。

【０１４８】一方、直接代行処理ルートの場合は、代行
担当者にはワークフロー上の処理担当者と同一の処理期
限が与えられるため、電子メールを開くことなく、通常
の処理であるということを知ることができる。すなわ
ち、電子メールの受信者は、「代直」という表示から、
代行処理依頼であること、代行依頼のルート（直接代行
処理ルートであること）および処理の緊急度（直接代行
処理ルートであるから通常処理）を知ることができる。

【０１４９】ここで、電子メールの書誌的情報に上記
「代転」・「代直」を表示する方法の概略について説明
する。システムは、代行担当者に電子文書の処理を依頼
する電子メールを生成する際に、実行中の処理が第１の
代行依頼処理の場合、「代転」を電子メールの書誌的情
報に付加する。一方、実行中の処理が第２の代行依頼処
理の場合、「代直」を電子メールの書誌的情報に付加す
る。そして、電子メールの一覧表示が指定された場合、
システムは、「代転」または「代直」を電子メールの書
誌的情報に合成して画面表示する。

【０１５０】また、図１８は、転送代行処理ルートおよ
び直接代行処理ルートとして代行依頼処理を区別するこ
となく、代行処理であるか否かを判別できるように電子
メールをクライアントに一覧表示した様子を示す説明図
である。このように、「代」という表示を電子メールの
書誌的情報と共に画面表示するため、電子メールの受信
者が代行処理の依頼であることを容易に理解することが
できる。なお、代行依頼を意味する「代」の表示方法は
「代転」・「代直」を表示する場合と同様であるため、
ここではその説明を省略する。

【０１５１】なお、転送代行処理ルートまたは直接代行
処理ルートに拘わらず、特定の電子文書に限って緊急処
理が設定される場合も考えられるため、このような場合
は、他の方法により電子メールの書誌的情報中に緊急処
理を示す表示を行うことができる。また、代行処理ルー
ト等の表示は、図１７および図１８に示したものに限定
するものではなく、「代行転送」、「代行直接」という
詳しい表現でも良いし、独自のアイコンなど図形や装飾
等により代行処理ルート等を電子メールの書誌的情報中
に表現することにしても良い。

【０１５２】 不在解除処理 転送代行処理ルート（第１の代行依頼処理）において、
ワークフロー上の業務担当者に代わる代行担当者に対
し、電子文書の処理が依頼された場合、ワークフロー上
の業務担当者が該当する電子文書に基づく処理ができな
いように処理禁止設定が行われる（図１０のステップＳ
１００５および図１２のステップＳ１２０３参照）。処
理禁止設定が行われた電子文書について、ワークフロー
上の業務担当者が処理を行おうとした場合、即ち、電子
文書の処理を依頼する内容の電子メールを開いて処理を
行おうとした場合、システムは、例えば、図１９に示す
ようなメッセージを表示する。

【０１５３】図１９は、処理の禁止が設定された電子文
書について、ワークフロー上の業務担当者が処理を行お
うとした場合に表示されるメッセージを示す説明図であ
る。図１９に示すメッセージには、代行担当者に処理が
依頼されていることや、処理の禁止が設定された電子文
書について業務担当者が処理を行う場合には不在解除処
理を行う必要があることが示されている。ここで、不在
解除処理は、業務担当者が不在状態から復帰した場合等
において、代行担当者に処理の代行が依頼されている電
子文書の処理を自らが行うことができるように、処理禁
止設定を解除するための処理である。

【０１５４】なお、ここでは、処理の禁止が設定された
電子文書について、ワークフロー上の業務担当者が処理
を行おうとした場合に図１９のようなメッセージが表示
されることにしたが、これに代えて、図１７や図１８に
示したように、処理禁止設定が行われる前に受信した電
子文書の処理を依頼するための電子メールの書誌的情報
に、処理禁止設定が行われていることを示す情報を付加
して表示することにしても良い。

【０１５５】図２０は、不在解除処理（処理禁止設定解
除処理）を示すフローチャートである。この不在解除処
理は、ワークフロー上の業務担当者が予め用意されたメ
ニューから不在解除処理の開始コマンドを選択した場合
や、図８に示した不在情報の登録解除処理（Ｓ８０４）
を実行した場合に開始される。不在解除処理が開始され
ると、システムは、代行担当者に代行処理を依頼した電
子文書毎に、代行担当者の処理が完了しているか否かを
判定する（Ｓ２００１）。

【０１５６】ステップＳ２００１において代行担当者の
処理が完了していると判定した場合、システムはステッ
プＳ２００４に進む。一方、代行担当者の処理が完了し
ていないと判定した場合、システムは該当する電子文書
に設定されているワークフロー上の業務担当者の処理禁
止設定を解除する処理を行う（Ｓ２００２）。

【０１５７】ステップＳ２００２でワークフロー上の業
務担当者の処理禁止設定を解除した後、システムは、該
当する電子文書について代行担当者が処理を行うことが
できないようにするための処理禁止設定を行う（Ｓ２０
０３）。なお、ステップＳ２００３においてシステム
は、代行担当者に対し、ワークフロー上の業務担当者が
処理を行う旨の電子メールを送信し、代行処理が禁止さ
れたことを通知することができる。

【０１５８】そして、システムは、代行担当者に処理を
依頼した全ての電子文書についてステップＳ２００１〜
Ｓ２００３の処理を実行したか否かを判定する（Ｓ２０
０４）。ステップＳ２００４において全ての電子文書に
ついて処理を実行したと判定した場合、システムは不在
解除処理を終了し、全ての電子文書について処理を実行
していないと判定した場合、システムはステップＳ２０
０１に戻って処理を続行する。

【０１５９】図２０に示した不在解除処理の終了後、シ
ステムは、不在解除処理を行ったワークフロー上の業務
担当者（代行担当者）に対し、処理禁止設定が解除され
た電子文書に基づく処理を依頼する電子メールを作成し
て送信する。この場合、不在解除処理を行ったワークフ
ロー上の業務担当者（代行担当者）による電子文書の処
理は、代行処理として扱われる。

【０１６０】なお、直接代行処理ルート（第２の代行依
頼処理）の場合、システムは、処理禁止設定を行う処理
を実行しない（図１５参照）。これは、ワークフロー上
の業務担当者を通らず直接代行処理担当者に電子文書の
処理を依頼するからである。この場合であっても、ワー
クフロー上の業務担当者の不在登録が解除された場合
に、上述した図２０で説明したような処理（当然ステッ
プＳ２００２のような処理は行わない）を行い、不在登
録を解除したワークフロー上の業務担当者に代行担当者
の処理が未完了の電子文書の処理を代行させることにし
ても良い。代行担当者に未完了の電子文書がある場合、
システムは、その電子文書の処理をワークフロー上の業
務担当者に依頼するための電子メールを生成して送信す
る。この場合のワークフロー上の業務担当者の処理は、
代行担当者に代わる代行処理として扱われる。

【０１６１】一方、ワークフロー上の業務担当者の不在
情報が解除され、かつ、代行担当者による処理が未完了
の電子文書が存在する場合であっても、システムは、上
記とは逆に、不在情報を解除したワークフロー上の業務
担当者に代行担当者による処理が未完了の電子文書の処
理を依頼しないようにすることにしても良い。システム
上処理が未完了としても、代行担当者による実質的な処
理作業が進行しており途中で変更するとかえって効率が
低下するという場合も考えられる。このようなことを考
慮すると、業務担当者と代行担当者のどちらが最終的に
担当するかをメールなどでやり取りして決定されるよう
にシステムでサポートすることも可能である。このよう
にすることにより、電子文書の処理の迅速化を図ること
ができる。また、代行担当者による処理が未完了の電子
文書が存在する場合であっても、処理期限の残日数と比
較の上、依頼するか否かを決定することにしても良い。

【０１６２】（５）実施の形態１の効果 このように、実施の形態１に係るワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムおよびその方
法によれば、業務担当者が不在等によりワークフロー上
の電子ルートを流れる電子文書の処理を行うことができ
ない場合であっても、システム側でその業務担当者に代
わる代行担当者に電子文書の処理を依頼することにした
ため、電子文書の円滑な処理を促進することができる。

【０１６３】また、システム側で業務担当者に代わる代
行担当者に電子文書の処理を依頼することにより、ワー
クフロー上の業務担当者やシステム管理者が電子文書の
流れをモニターし、管理する必要がなくなるため、ワー
クフローの管理に要する労力の軽減を図ることができ
る。

【０１６４】〔実施の形態２〕つぎに、実施の形態２に
係るワークフロー支援システムにおける電子文書の処理
管理システムおよびその方法について説明する。なお、
実施の形態２においては、実施の形態１と共通する点に
ついては説明を省略し、異なる点についてのみ説明する
ことにする。

【０１６５】実施の形態２において、実施の形態１と異
なる点は、代行担当者の設定方法である。図２１は、代
行担当者の設定方法を説明するための説明図であり、ワ
ークフロー上の業務担当者を含む任意のグループ内の人
的関係情報、具体的には、任意のグループに属するメン
バーの役職に基づく上下関係情報を示している。

【０１６６】実施の形態２において、システムは、例え
ばワークフロー上の業務担当者が不在により電子文書の
処理を行うことができない場合、図２１に示すグループ
内の上下関係情報を参照し、その業務担当者の上司を代
行担当者として設定し、処理の代行を依頼する。例え
ば、図２１において、ワークフロー上の業務担当者がＤ
氏の場合、その代行担当者としてＣ係長を代行担当者と
して選択するというものである。

【０１６７】このように、実施の形態２においては、シ
ステム側で自動的に代行担当者を設定することができる
ため、実施の形態１で説明した代行担当者を設定する処
理を不要とすることができる。また、システム側で代行
担当者を自動的に設定するため、代行担当者に電子文書
の処理を依頼する際に、代行担当者が設定されているか
否かを判定する処理を省略することができる。

【０１６８】なお、図６および図７に示したアドレス帳
６００には組織名や役職が登録されているため、このア
ドレス帳６００を利用することにより、システム側で容
易にかつ自動的に図２１に示したグループ内の上下関係
情報を生成することができる。生成した上下関係情報
は、所定のデータベースに記憶しておくことにより、シ
ステム側で簡単に呼び出して利用することができる。

【０１６９】〔実施の形態３〕さらに、実施の形態３に
係るワークフロー支援システムにおける電子文書の処理
管理システムおよびその方法について説明する。なお、
実施の形態３においては、実施の形態１および実施の形
態２のシステムと共通する点については説明を省略し、
異なる点についてのみ説明することにする。また、代行
担当者を設定するに当たっては、実施の形態１で説明し
たマニュアルによる設定および実施の形態２で説明した
上下関係情報を利用する自動設定のいずれを用いても良
い。

【０１７０】実施の形態３において実施の形態１および
２と異なる点は、不在情報を用いずにワークフロー上の
業務担当者が不在であることを判定できるようにした点
である。図２２は、電子文書の処理完了確認処理を示す
フローチャートである。この図２２は実施の形態１で説
明した図９，図１０および図１２に対応するものであ
る。

【０１７１】まず、システムは、データベース（例え
ば、発明届出書作成ＤＢ１１６）内の電子文書を参照
し、各電子文書についての処理が完了しているか否かを
判定する（Ｓ２２０１）。

【０１７２】ステップＳ２２０１において処理が完了し
ていると判定した場合、システムは該当する電子文書に
ついての処理完了確認処理を終了する。一方、ステップ
Ｓ２２０１において処理が完了していないと判定した場
合、システムは該当する電子文書に設定されている業務
担当者の処理期限が経過しているか否かを判定する（Ｓ
２２０２）。

【０１７３】ステップＳ２２０２において処理期限の経
過前であると判定した場合、システムは該当する電子文
書についての処理完了確認処理を終了する。一方、ステ
ップＳ２２０２において処理期限が経過していると判定
した場合、システムは、ワークフロー上の業務担当者に
対して該当する電子文書の処理を依頼する内容の電子メ
ールが開封済みであるか否かを判定する（Ｓ２２０
３）。

【０１７４】ステップＳ２２０３において電子メールが
開封済みであると判定した場合、システムはワークフロ
ー上の業務担当者に対し、電子文書の処理を行うよう催
促する電子メールを送信する（Ｓ２２０７）。ステップ
Ｓ２２０７において処理期限が経過しているにも拘わら
ず代行担当者に代行処理を依頼しないことにしたのは、
処理を依頼した電子メールが開封されているという事実
から、ワークフロー上の業務担当者は不在ではないと考
えられるからである。このステップＳ２２０７の処理の
終了後、システムはステップＳ２２０６に進む。

【０１７５】一方、ステップＳ２２０３において電子メ
ールが開封されていないと判定した場合、システムは、
ワークフロー上の業務担当者に代わる代行担当者に対
し、電子文書の処理を依頼する（Ｓ２２０４）。電子メ
ールが開封されていないということから、業務担当者が
不在である可能性が高いため、代行担当者に電子文書の
処理を依頼することにする。ただし、業務担当者が不在
でないにも拘わらず、電子メールを開封していないとい
うことも十分考えられる。このような場合には、催促の
電子メールを送信しても同様に開封しないと考えられる
ため、代行担当者に電子文書の処理を依頼することにす
る。

【０１７６】システムは、代行担当者に電子文書の処理
を依頼した後、ワークフロー上の業務担当者が該当する
電子文書の処理を行うことができないように処理禁止設
定を行う（Ｓ２２０５）。

【０１７７】そして、システムは、データベース内の全
ての電子文書について処理完了確認処理を実行したか否
かを判定し（Ｓ２２０６）、全ての電子文書について処
理を実行した場合には処理完了確認処理を終了し、全て
の電子文書について処理を実行していない場合にはステ
ップＳ２２０１に戻って処理を続行する。

【０１７８】このように、実施の形態２に係るワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システム
およびその方法によれば、電子文書の処理を依頼する内
容の電子メールが開封されているか否かでワークフロー
上の業務担当者が不在か否かを判定することにしたた
め、むやみに代行担当者に代行処理を依頼してしまうこ
とを防止することができる。

【０１７９】なお、上述した実施の形態１〜３におい
て、ワークフロー上の業務担当者に代わる代行担当者を
業務担当者の上司に設定することにより、業務担当者が
不在でないにも拘わらず、自らが行うべき電子文書の処
理を行わないというような問題を発見することができ
る。すなわち、このように設定しておくことにより、上
司の責任で部下を指導するための情報提供にもなる。

【０１８０】また、代行担当者として電子文書の処理を
依頼された者が、処理を依頼された電子文書の内容によ
っては、代行担当者として処理を行うことがふさわしく
ないという事態が発生することも考えられる。このよう
な場合は、代行担当者として処理を依頼された者が、本
来処理を行うべき業務担当者に電子文書の処理を依頼す
るか、他の代行担当者に処理を依頼することができるよ
うにしても良い。

【０１８１】以上説明した実施の形態１〜３に係るワー
クフロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法
は、各図に示したフローチャートの手順に従って、予め
用意されたプログラムをコンピュータで実行することに
よって実現される。このプログラムは、ハードディス
ク，フロッピーディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ
等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録さ
れ、コンピュータによって記録媒体から読み出されるこ
とによって実行可能である。また、このプログラムは、
上記記録媒体を介して、またはネットワークを介して配
布することができる。

【０１８２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システム
（請求項１）によれば、ワークフロー上の正規の担当者
に代わって、正規の担当者による電子文書の処理を代行
する少なくとも一人の代行担当者を設定する第１の代行
担当者設定手段と、ワークフロー上の正規の担当者に対
して処理が依頼されている電子文書について、予め設定
された処理期限内に処理が完了しているか否かを所定の
タイミングで判定する第１の判定手段と、第１の判定手
段で電子文書の処理が処理期限内に完了していないと判
定された場合に、正規の担当者に代わる代行担当者に対
し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子メー
ルを生成して送信する第１のメール送信手段と、を備え
たことにより、ワークフロー上の正規の担当者が不在等
によりワークフロー上の電子ルートを流れる電子文書の
処理を行うことができない場合であっても、システム側
で正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を
依頼することができるため、電子文書の円滑な処理を促
進することができる。また、システム側でワークフロー
上の正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理
を依頼することにしたため、電子文書の流れをモニター
し、管理する必要がなくなり、ワークフローの管理に要
する労力の軽減を図ることができる。

【０１８３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２）によ
れば、ワークフロー上の正規の担当者に代わって、正規
の担当者による電子文書の処理を代行する少なくとも一
人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定手段
と、ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
電子メールが予め設定された処理期限内に開封されたか
否かを判定する開封判定手段と、開封判定手段で電子メ
ールが開封されていないと判定された場合に、正規の担
当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子メールに
対応する電子文書の処理を依頼するための電子メールを
生成して送信するメール送信手段と、を備えたことによ
り、電子メールの開封・未開封で正規の担当者が不在か
否かを判定することにしたため、むやみに代行担当者に
電子文書の処理を依頼してしまうことを防止することが
できる。

【０１８４】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項３）によ
れば、ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグル
ープ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した記
憶手段と、ワークフロー上の正規の担当者に対して処理
が依頼されている電子文書について、予め設定された処
理期限内に処理が完了しているか否かを所定のタイミン
グで判定する判定手段と、判定手段で電子文書の処理が
処理期限内に完了していないと判定された場合に、グル
ープ情報に基づいて正規の担当者に代わる代行担当者を
設定し、設定した代行担当者に対し、該当する電子文書
の処理を依頼するための電子メールを生成して送信する
メール送信手段と、を備えたため、請求項１に係る発明
の効果に加え、正規の担当者に代わる代行担当者を設定
する必要をなくすことができる。

【０１８５】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項４）によ
れば、ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグル
ープ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した記
憶手段と、ワークフロー上の正規の担当者に対して送信
された電子メールが予め設定された処理期限内に開封さ
れたか否かを判定する開封判定手段と、開封判定手段で
電子メールが開封されていないと判定された場合に、グ
ループ情報に基づいて正規の担当者に代わる代行担当者
を設定し、設定した代行担当者に対し、該当する電子メ
ールに対応する電子文書の処理を依頼するための電子メ
ールを生成して送信するメール送信手段と、を備えたた
め、請求項２に係る発明の効果に加え、正規の担当者に
代わる代行担当者を設定する必要をなくすことができ
る。

【０１８６】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項５）によ
れば、請求項１または２に記載のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、さ
らに、代行担当者に代わって、代行担当者による電子文
書の処理を代行する少なくとも一人の他の代行担当者を
設定する第２の代行担当者設定手段を備えたため、代行
担当者が不在等の場合であっても、システム側で代行担
当者に代わる他の代行担当者に電子文書の処理を依頼す
ることができる。

【０１８７】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項６）によ
れば、請求項１，２または５に記載のワークフロー支援
システムにおける電子文書の処理管理システムにおい
て、さらに、代行担当者を複数設定する場合に、複数の
代行担当者のいずれに電子文書の処理を依頼するかを定
めた代行順位を設定する代行順位設定手段を備えたた
め、代行担当者が不在の場合であっても、代行担当者に
代わる他の代行担当者に電子文書の処理を順序良く容易
に依頼することができる。

【０１８８】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項７）によ
れば、請求項１または５に記載のワークフロー支援シス
テムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、さ
らに、正規の担当者または代行担当者が不在のために電
子文書の処理を行うことができない場合に不在情報を登
録するための不在情報登録手段と、不在情報登録手段で
登録された不在情報および処理期限に基づいて、正規の
担当者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他
の代行担当者に電子文書の処理を依頼するか否かを所定
のタイミングで判定する第２の判定手段と、不在情報登
録手段で不在情報が登録された場合に、第１の判定手段
から第２の判定手段による判定処理に切り替える判定処
理制御手段と、を備えたため、正規の担当者または代行
担当者が不在であることが明らかな場合に、正規の担当
者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他の代
行担当者に速やかに電子文書の処理を依頼することがで
きる。

【０１８９】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項８）によ
れば、請求項７に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理システムにおいて、不在情報
が、正規の担当者または代行担当者が不在となる期間の
開始日およびその終了日からなる不在期間を含むため、
正規の担当者または代行担当者が不在である期間を容易
に特定することができる。

【０１９０】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項９）によ
れば、請求項８に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理システムにおいて、第２の判定
手段が、処理期限が不在期間中に経過する場合に、正規
の担当者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる
他の代行担当者に対し、電子文書の処理を依頼すると判
定することにより、電子文書を処理すべき処理期限が経
過する前に、正規の担当者に代わる代行担当者または代
行担当者に代わる他の代行担当者に電子文書の処理を依
頼することができるため、電子文書の処理の迅速化を図
ることができる。

【０１９１】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１０）に
よれば、請求項１〜９のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システム
において、さらに、正規の担当者に代わる代行担当者ま
たは代行担当者に代わる他の代行担当者に対して電子文
書の処理が依頼された場合に、正規の担当者または代行
担当者が該当する電子文書の処理を行うことができない
ように、該当する電子文書について処理禁止設定を行う
処理禁止設定手段を備えたため、同一の電子文書に対し
て重複した処理が行われてしまうという事態の発生を防
止することができる。

【０１９２】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１１）に
よれば、請求項７〜１０のいずれか一つに記載のワーク
フロー支援システムにおける電子文書の処理管理システ
ムにおいて、さらに、不在情報の登録を解除する不在情
報解除手段を備え、判定処理制御手段が、不在情報解除
手段で不在情報の登録が解除された場合に、第２の判定
手段から第１の判定手段による判定処理に切り替えるた
め、予定より早く業務に復帰することができたような場
合に、速やかに通常の処理に戻すことができる。

【０１９３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１２）に
よれば、請求項１１に記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、さら
に、不在情報の登録が解除され、かつ、不在情報の登録
中に正規の担当者に代わる代行担当者または代行担当者
に代わる他の代行担当者に処理を依頼した電子文書の処
理が未完了の場合に、正規の担当者または代行担当者が
該当する電子文書の処理を行うことができるように、処
理禁止設定を解除する処理禁止設定解除手段を備え、処
理禁止設定手段が、処理禁止設定が解除された場合に、
正規の担当者に代わる代行担当者または代行担当者に代
わる他の代行担当者が該当する電子文書の処理を行うこ
とができないように、該当する電子文書について処理禁
止設定を行うことにより、本来処理すべきであった正規
の担当者または代行担当者が電子文書の処理を行うこと
ができる場合には、可能な範囲で電子文書の処理を行わ
せることができるため、処理の代行が依頼された代行担
当者の負担を軽減することができる。また、処理の代行
を依頼された代行担当者による電子文書の処理を禁止す
ることにより、同一の電子文書に対して重複した処理が
行われてしまうという事態の発生を防止することができ
る。

【０１９４】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１３）に
よれば、請求項７または１１に記載のワークフロー支援
システムにおける電子文書の処理管理システムにおい
て、さらに、正規の担当者に電子文書の処理を依頼する
場合に、電子文書の処理を依頼するための電子メールを
生成して正規の担当者に送信する第２のメール送信手段
と、正規の担当者の不在情報が登録されている場合に、
不在情報および処理期限に基づいて、正規の担当者に代
わる代行担当者に電子文書の処理を依頼するか否かを判
定する第３の判定手段と、を備え、第２のメール送信手
段が、第３の判定手段で正規の担当者に代わる代行担当
者に電子文書の処理を依頼すると判定された場合に、代
行担当者に対し、該当する電子文書の処理を依頼するた
めの電子メールを生成して送信することにより、正規の
担当者が不在により電子文書の処理を行うことができな
いことが確実である場合に、正規の担当者を介すること
なく代行担当者に直接電子文書の処理を依頼することが
できるため、電子文書の処理の効率化・迅速化を図るこ
とができる。

【０１９５】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１４）に
よれば、請求項１３に記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、不在情
報が、正規の担当者または代行担当者が不在となる期間
の開始日およびその終了日からなる不在期間を含むた
め、正規の担当者または代行担当者不在である期間を容
易に特定することができる。

【０１９６】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１５）に
よれば、請求項１４に記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、第３の
判定手段が、処理期限が不在期間中に経過する場合に、
正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依
頼すると判定することにより、電子文書を処理すべき処
理期限が経過する前に、正規の担当者に代わる代行担当
者または代行担当者に代わる他の代行担当者に電子文書
の処理を依頼することができるため、電子文書の処理の
迅速化を図ることができる。

【０１９７】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１６）に
よれば、請求項１３〜１５のいずれか一つに記載のワー
クフロー支援システムにおける電子文書の処理管理シス
テムにおいて、さらに、正規の担当者の不在情報の登録
が解除され、かつ、正規の担当者に代わる代行担当者に
処理を依頼した電子文書の処理が未完了の場合に、正規
の担当者に電子文書の処理を依頼するための電子メール
を生成して送信する第３のメール送信手段を備えたこと
により、正規の担当者が業務に復帰した時点で処理可能
な電子文書の処理を本来の処理すべきであった正規の担
当者に依頼することにしたため、代行担当者の負担を軽
減することができる。

【０１９８】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１７）に
よれば、請求項１３〜１５のいずれか一つに記載のワー
クフロー支援システムにおける電子文書の処理管理シス
テムにおいて、さらに、正規の担当者の不在情報の登録
が解除され、かつ、正規の担当者に代わる代行担当者に
処理を依頼した電子文書の処理が未完了である場合であ
っても、処理期限の残日数と比較の上、正規の担当者に
該当する電子文書の処理を依頼しないように制御する処
理制御手段を備えたため、業務に復帰した正規の担当者
に処理を戻すことなく、正規の担当者に代わる代行担当
者に引き続き電子文書の処理を行わせることで電子文書
の処理の迅速化を図ることができる。すなわち、代行担
当者に一度依頼した電子文書の処理を業務に復帰した正
規の担当者に依頼するとなると余分な処理時間が発生し
てしまうことになることから、このような余分な処理時
間が発生してしまうことを防止することができる。

【０１９９】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１８）に
よれば、請求項２または４に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、
さらに、開封判定手段で開封されていると判定された電
子メールに対応する電子文書が処理期限内に処理されて
いない場合であっても、正規の担当者に代わる代行担当
者または代行担当者に代わる代行担当者に対し、該当す
る電子文書の処理を依頼しないように制御する処理制御
手段を備えたため、電子メールが開封されている場合に
は正規の担当者は不在ではないと判定することにより、
むやみに代行担当者に電子文書の処理を依頼してしまう
ことを防止することができる。

【０２００】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項１９）に
よれば、請求項３または４に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理システムにおいて、
グループ情報が、グループに属するメンバーの役職によ
る上下関係を規定し、メール送信手段が、電子メールを
生成して送信する際に、正規の担当者の上司を代行担当
者として設定するため、システム側で容易に代行担当者
を設定することができ、予め代行担当者を設定しておく
必要をなくすことができる。

【０２０１】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２０）に
よれば、請求項１〜４，１３および１６のいずれか一つ
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理システムにおいて、さらに、代行担当者に電子
文書の処理を依頼するための電子メールに対し、代行処
理依頼であることを示す代行処理情報を付加する情報付
加手段を備えたため、代行担当者に電子文書の代行処理
であることを容易に認識させることができ、電子文書の
代行処理を確実に行わせることができる。

【０２０２】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２１）に
よれば、請求項１０または１２に記載のワークフロー支
援システムにおける電子文書の処理管理システムにおい
て、さらに、処理禁止設定手段で処理禁止設定が行われ
た電子文書の処理を行おうとする際に、該当する電子文
書の処理が禁止されていることを示す処理禁止情報を表
示する禁止情報表示手段を備えたため、業務に復帰した
正規の担当者または代行担当者に対し、自己に依頼のあ
った電子文書の処理が代行担当者に依頼されたことを容
易に認識させることができると共に、同一の電子文書に
対して重複した処理が行われてしまうという事態の発生
を防止することができる。

【０２０３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２２）に
よれば、請求項１〜４，１３および１６のいずれか一つ
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理システムにおいて、さらに、正規の担当者に代
わる代行担当者に電子文書の処理が依頼された場合に、
正規の担当者に与えられた処理期限と同一の期限を該当
する電子文書の処理期限として設定する処理期限設定手
段を備えたため、代行担当者が処理を完了するまでに要
する期限を適切に設定することができると共に、代行担
当者に対する処理期限の設定処理の容易化を図ることが
できる。

【０２０４】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２３）に
よれば、請求項１に記載のワークフロー支援システムに
おける電子文書の処理管理システムにおいて、さらに、
第１のメール送信手段から送信された電子メールによっ
て正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を
依頼する場合に、正規の担当者に与えられた処理期限よ
り短い期限を該当する電子文書の処理期限として設定す
る処理期限設定手段を備えたため、正規の担当者を経由
して代行担当者に電子文書の処理が依頼されている場合
であっても、電子文書の処理の迅速化を図ることができ
る。

【０２０５】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２４）に
よれば、請求項１３に記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、さら
に、第２のメール送信手段から送信される電子メールに
よって正規の担当者に代わる代行担当者に電子文書の処
理を依頼する場合に、正規の担当者に与えられた処理期
限と同一の期限を該当する電子文書の処理期限として設
定する処理期限設定手段を備えたため、代行担当者に適
切な処理時間を与えることができる。すなわち、正規の
担当者を経由することなく代行担当者に電子文書の処理
が依頼された場合であるため、正規の担当者の処理時間
と同一の処理時間を代行担当者に与えることが望まし
い。

【０２０６】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２５）に
よれば、請求項１に記載のワークフロー支援システムに
おける電子文書の処理管理システムにおいて、第１のメ
ール送信手段が、電子メールを生成する際に、代行処理
依頼であることおよび処理の代行を依頼するに至った経
緯を示す代行処理情報，並びに処理の緊急度を示す緊急
度情報を電子メールの書誌的情報に付加し、さらに、第
１のメール送信手段から送信された電子メールを受信
し、受信した電子メールの書誌的情報に代行処理情報お
よび緊急度情報を合成して画面表示し、代行担当者に代
行処理の依頼であることおよび処理の緊急度を通知する
通知手段を備えたため、代行担当者がいかなる処理を行
えば良いかを容易に認識することができる。

【０２０７】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システム（請求項２６）に
よれば、請求項１３に記載のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理システムにおいて、第２の
メール送信手段が、正規の担当者に代わる代行者に電子
文書の処理を依頼するための電子メールを生成する際
に、代行処理依頼であることおよび処理の代行を依頼す
るに至った経緯を示す代行処理情報を電子メールの書誌
的情報に付加し、さらに、第２のメール送信手段から送
信された電子メールを受信し、受信した電子メールの書
誌的情報に代行処理情報を合成して画面表示し、代行担
当者に代行処理の依頼であることを通知する通知手段を
備えたため、代行担当者がいかなる処理を行えば良いか
を容易に認識することができる。

【０２０８】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項２７）によれ
ば、ワークフロー上の正規の担当者に代わって、正規の
担当者による電子文書の処理を代行する少なくとも一人
の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定工程と、
ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼され
ている電子文書について、予め設定された処理期限内に
処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判定す
る第１の判定工程と、第１の判定工程で電子文書の処理
が処理期限内に完了していないと判定された場合に、正
規の担当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子文
書の処理を依頼するための電子メールを生成して送信す
る第１のメール送信工程と、を含むことにより、ワーク
フロー上の正規の担当者が不在等によりワークフロー上
の電子ルートを流れる電子文書の処理を行うことができ
ない場合であっても、システム側で正規の担当者に代わ
る代行担当者に電子文書の処理を依頼することができる
ため、電子文書の円滑な処理を促進することができる。
また、システム側でワークフロー上の正規の担当者に代
わる代行担当者に電子文書の処理を依頼することにした
ため、電子文書の流れをモニターし、管理する必要がな
くなり、ワークフローの管理に要する労力の軽減を図る
ことができる。

【０２０９】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項２８）によれ
ば、ワークフロー上の正規の担当者に代わって、正規の
担当者による電子文書の処理を代行する少なくとも一人
の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定工程と、
ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された電子
メールが予め設定された処理期限内に開封されたか否か
を判定する開封判定工程と、開封判定工程で電子メール
が開封されていないと判定された場合に、正規の担当者
に代わる代行担当者に対し、該当する電子メールに対応
する電子文書の処理を依頼するための電子メールを生成
して送信するメール送信工程と、を含むことにより、電
子メールの開封・未開封で正規の担当者が不在か否かを
判定することにしたため、むやみに代行担当者に電子文
書の処理を依頼してしまうことを防止することができ
る。

【０２１０】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項２９）によれ
ば、ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼
されている電子文書について、予め設定された処理期限
内に処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判
定する判定工程と、判定工程で電子文書の処理が処理期
限内に完了していないと判定された場合に、ワークフロ
ー上の正規の担当者を含む任意のグループ内の人的関係
を規定したグループ情報に基づいて正規の担当者に代わ
る代行担当者を設定し、設定した代行担当者に対し、該
当する電子文書の処理を依頼するための電子メールを生
成して送信するメール送信工程と、を含むため、請求項
２７に係る発明の効果に加え、正規の担当者に代わる代
行担当者を設定する必要をなくすことができる。

【０２１１】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３０）によれ
ば、ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
電子メールが予め設定された処理期限内に開封されたか
否かを判定する開封判定工程と、開封判定工程で電子メ
ールが開封されていないと判定された場合に、ワークフ
ロー上の正規の担当者を含む任意のグループ内の人的関
係を規定したグループ情報に基づいて正規の担当者に代
わる代行担当者を設定し、設定した代行担当者に対し、
該当する電子メールに対応する電子文書の処理を依頼す
るための電子メールを生成して送信するメール送信工程
と、を含むため、請求項２８に係る発明の効果に加え、
正規の担当者に代わる代行担当者を設定する必要をなく
すことができる。

【０２１２】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３１）によれ
ば、請求項２７または２８に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、さら
に、代行担当者に代わって、代行担当者による電子文書
の処理を代行する少なくとも一人の他の代行担当者を設
定する第２の代行担当者設定工程を含むため、代行担当
者が不在等の場合であっても、システム側で代行担当者
に代わる他の代行担当者に電子文書の処理を依頼するこ
とができる。

【０２１３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３２）によれ
ば、請求項２７，２８または３１に記載のワークフロー
支援システムにおける電子文書の処理管理方法におい
て、さらに、代行担当者を複数設定する場合に、複数の
代行担当者のいずれに電子文書の処理を依頼するかを定
めた代行順位を設定する代行順位設定工程を含むため、
代行担当者が不在の場合であっても、代行担当者に代わ
る他の代行担当者に電子文書の処理を順序良く容易に依
頼することができる。

【０２１４】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３３）によれ
ば、請求項２７または３１に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、さら
に、正規の担当者または代行担当者が不在のために電子
文書の処理を行うことができない場合に不在情報を登録
するための不在情報登録工程と、不在情報登録工程で登
録された不在情報および処理期限に基づいて、正規の担
当者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他の
代行担当者に電子文書の処理を依頼するか否かを所定の
タイミングで判定する第２の判定工程と、不在情報登録
工程で不在情報が登録された場合に、第１の判定工程か
ら第２の判定工程による判定処理に切り替える判定処理
制御工程と、を含むため、正規の担当者または代行担当
者が不在であることが明らかな場合に、正規の担当者に
代わる代行担当者または代行担当者に代わる他の代行担
当者に速やかに電子文書の処理を依頼することができ
る。

【０２１５】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３４）によれ
ば、請求項３３に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、不在情報が、正
規の担当者または代行担当者が不在となる期間の開始日
およびその終了日からなる不在期間を含むため、正規の
担当者または代行担当者不在である期間を容易に特定す
ることができる。

【０２１６】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３５）によれ
ば、請求項３４に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、第２の判定工程
が、処理期限が不在期間中に経過する場合に、正規の担
当者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他の
代行担当者に対し、電子文書の処理を依頼すると判定す
ることにより、電子文書を処理すべき処理期限が経過す
る前に、正規の担当者に代わる代行担当者または代行担
当者に代わる他の代行担当者に電子文書の処理を依頼す
ることができるため、電子文書の処理の迅速化を図るこ
とができる。

【０２１７】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３６）によれ
ば、請求項２７〜３５のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、正規の担当者に代わる代行担当者または
代行担当者に代わる他の代行担当者に対して電子文書の
処理が依頼された場合に、正規の担当者または代行担当
者が該当する電子文書の処理を行うことができないよう
に、該当する電子文書について処理禁止設定を行う処理
禁止設定工程を含むため、同一の電子文書に対して重複
した処理が行われてしまうという事態の発生を防止する
ことができる。

【０２１８】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３７）によれ
ば、請求項３３〜３６のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、不在情報の登録を解除する不在情報解除
工程を含み、判定処理制御工程は、不在情報解除工程で
不在情報の登録が解除された場合に、第２の判定工程か
ら第１の判定工程による判定処理に切り替えるため、予
定より早く業務に復帰することができたような場合に、
速やかに通常の処理に戻すことができる。

【０２１９】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３８）によれ
ば、請求項３７に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、さらに、不在情
報の登録が解除され、かつ、不在情報の登録中に正規の
担当者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他
の代行担当者に処理を依頼した電子文書の処理が未完了
の場合に、正規の担当者または代行担当者が該当する電
子文書の処理を行うことができるように、処理禁止設定
を解除する処理禁止設定解除工程を含み、処理禁止設定
工程が、処理禁止設定が解除された場合に、正規の担当
者に代わる代行担当者または代行担当者に代わる他の代
行担当者が該当する電子文書の処理を行うことができな
いように、該当する電子文書について処理禁止設定を行
うことにより、本来処理すべきであった正規の担当者ま
たは代行担当者が電子文書の処理を行うことができる場
合には、可能な範囲で電子文書の処理を行わせることが
できるため、処理の代行が依頼された代行担当者の負担
を軽減することができる。また、処理の代行を依頼され
た代行担当者による電子文書の処理を禁止することによ
り、同一の電子文書に対して重複した処理が行われてし
まうという事態の発生を防止することができる。

【０２２０】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項３９）によれ
ば、請求項３３または３７に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、さら
に、正規の担当者に電子文書の処理を依頼する場合に、
電子文書の処理を依頼するための電子メールを生成して
正規の担当者に送信する第２のメール送信工程と、正規
の担当者の不在情報が登録されている場合に、不在情報
および処理期限に基づいて、正規の担当者に代わる代行
担当者に電子文書の処理を依頼するか否かを判定する第
３の判定工程と、を含み、第２のメール送信工程が、第
３の判定工程で正規の担当者に代わる代行担当者に電子
文書の処理を依頼すると判定された場合に、代行担当者
に対し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子
メールを生成して送信することにより、正規の担当者が
不在により電子文書の処理を行うことができないことが
確実である場合に、正規の担当者を介することなく代行
担当者に直接電子文書の処理を依頼することができるた
め、電子文書の処理の効率化・迅速化を図ることができ
る。

【０２２１】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４０）によれ
ば、請求項３９に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、不在情報が、正
規の担当者または代行担当者が不在となる期間の開始日
およびその終了日からなる不在期間を含むため、正規の
担当者または代行担当者不在である期間を容易に特定す
ることができる。

【０２２２】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４１）によれ
ば、請求項４０に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、第３の判定工程
が、処理期限が不在期間中に経過する場合に、正規の担
当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依頼すると
判定することにより、電子文書を処理すべき処理期限が
経過する前に、正規の担当者に代わる代行担当者または
代行担当者に代わる他の代行担当者に電子文書の処理を
依頼することができるため、電子文書の処理の迅速化を
図ることができる。

【０２２３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４２）によれ
ば、請求項３９〜４１のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、正規の担当者の不在情報の登録が解除さ
れ、かつ、正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依
頼した電子文書の処理が未完了の場合に、正規の担当者
に電子文書の処理を依頼するための電子メールを生成し
て送信する第３のメール送信工程を含むことにより、正
規の担当者が業務に復帰した時点で処理可能な電子文書
の処理を本来の処理すべきであった正規の担当者に依頼
することにしたため、代行担当者の負担を軽減すること
ができる。

【０２２４】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４３）によれ
ば、請求項３９〜４１のいずれか一つに記載のワークフ
ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法にお
いて、さらに、正規の担当者の不在情報の登録が解除さ
れ、かつ、正規の担当者に代わる代行担当者に処理を依
頼した電子文書の処理が未完了である場合であっても、
処理期限の残日数と比較の上、正規の担当者に該当する
電子文書の処理を依頼しないように制御する処理制御工
程を含むため、業務に復帰した正規の担当者に処理を戻
すことなく、正規の担当者に代わる代行担当者に引き続
き電子文書の処理を行わせることで電子文書の処理の迅
速化を図ることができる。すなわち、代行担当者に一度
依頼した電子文書の処理を業務に復帰した正規の担当者
に依頼するとなると余分な処理時間が発生してしまうこ
とになることから、このような余分な処理時間が発生し
てしまうことを防止することができる。

【０２２５】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４４）によれ
ば、請求項２８または３０に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、さら
に、開封判定工程で開封されていると判定された電子メ
ールに対応する電子文書が処理期限内に処理されていな
い場合であっても、正規の担当者に代わる代行担当者ま
たは代行担当者に代わる他の代行担当者に対し、該当す
る電子文書の処理を依頼しないように制御する処理制御
工程を含むため、電子メールが開封されている場合には
正規の担当者は不在ではないと判定することにより、む
やみに代行担当者に電子文書の処理を依頼してしまうこ
とを防止することができる。

【０２２６】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４５）によれ
ば、請求項２９または３０に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、グル
ープ情報が、グループに属するメンバーの役職による上
下関係を規定し、メール送信工程が、電子メールを生成
して送信する際に、正規の担当者の上司を代行担当者と
して設定するため、システム側で容易に代行担当者を設
定することができ、予め代行担当者を設定しておく必要
をなくすことができる。

【０２２７】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４６）によれ
ば、請求項２７〜３０，３９および４２のいずれか一つ
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理方法において、さらに、代行担当者に電子文書
の処理を依頼するための電子メールに対し、代行処理依
頼であることを示す代行処理情報を付加する情報付加工
程を含むため、代行担当者に電子文書の代行処理である
ことを容易に認識させることができ、電子文書の代行処
理を確実に行わせることができる。

【０２２８】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４７）によれ
ば、請求項３６または３８に記載のワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書の処理管理方法において、さら
に、処理禁止設定工程で処理禁止設定が行われた電子文
書の処理を行おうとする際に、該当する電子文書の処理
が禁止されていることを示す処理禁止情報を表示する禁
止情報表示工程を含むため、業務に復帰した正規の担当
者または代行担当者に対し、依頼のあった電子文書の処
理が代行担当者に依頼されたことを容易に認識させるこ
とができると共に、同一の電子文書に対して重複した処
理が行われてしまうという事態の発生を防止することが
できる。

【０２２９】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４８）によれ
ば、請求項２７〜３０，３９および４２のいずれか一つ
に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
処理管理方法において、さらに、正規の担当者に代わる
代行担当者に電子文書の処理が依頼された場合に、正規
の担当者に与えられた処理期限と同一の期限を該当する
電子文書の処理期限として設定する処理期限設定工程を
含むため、代行担当者が処理を完了するまでに要する期
限を適切に設定することができると共に、代行担当者に
対する処理期限の設定処理の容易化を図ることができ
る。

【０２３０】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項４９）によれ
ば、請求項２７に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、さらに、第１の
メール送信工程で送信された電子メールによって正規の
担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依頼する
場合に、正規の担当者に与えられた処理期限より短い期
限を該当する電子文書の処理期限として設定する処理期
限設定工程を含むため、正規の担当者を経由して代行担
当者に電子文書の処理が依頼されている場合であって
も、電子文書の処理の迅速化を図ることができる。

【０２３１】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項５０）によれ
ば、請求項３９に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、さらに、第２の
メール送信工程で送信される電子メールによって正規の
担当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依頼する
場合に、正規の担当者に与えられた処理期限と同一の期
限を該当する電子文書の処理期限として設定する処理期
限設定工程を含むため、代行担当者に適切な処理時間を
与えることができる。すなわち、正規の担当者を経由す
ることなく代行担当者に電子文書の処理が依頼された場
合であるため、正規の担当者の処理時間と同一の処理時
間を代行担当者に与えることが望ましい。

【０２３２】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項５１）によれ
ば、請求項２７に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、第１のメール送
信工程が、電子メールを生成する際に、代行処理依頼で
あることおよび処理の代行を依頼するに至った経緯を示
す代行処理情報，並びに処理の緊急度を示す緊急度情報
を電子メールの書誌的情報に付加し、さらに、第１のメ
ール送信工程で送信された電子メールを受信し、受信し
た電子メールの書誌的情報に代行処理情報および緊急度
情報を合成して画面表示し、代行担当者に代行処理の依
頼であることおよび処理の緊急度を通知する通知工程を
含むため、代行担当者がいかなる処理を行えば良いかを
容易に認識することができる。

【０２３３】また、本発明のワークフロー支援システム
における電子文書の処理管理方法（請求項５２）によれ
ば、請求項３９に記載のワークフロー支援システムにお
ける電子文書の処理管理方法において、第２のメール送
信工程が、正規の担当者に代わる代行者に電子文書の処
理を依頼するための電子メールを生成する際に、代行処
理依頼であることおよび処理の代行を依頼するに至った
経緯を示す代行処理情報を電子メールの書誌的情報に付
加し、さらに、第２のメール送信工程で送信された電子
メールを受信し、受信した電子メールの書誌的情報に代
行処理情報を合成して画面表示し、代行担当者に代行処
理の依頼であることを通知する通知工程を含むため、代
行担当者がいかなる処理を行えば良いかを容易に認識す
ることができる。

【０２３４】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な記録媒体（請求項５３）によれば、請求項２７〜５
２のいずれか一つに記載のワークフロー支援システムに
おける電子文書の処理管理方法の各工程をコンピュータ
に実行させるためのプログラムを記録したため、このプ
ログラムをコンピュータに実行させることにより、ワー
クフロー上の正規の担当者が不在等によりワークフロー
上の電子ルートを流れる電子文書の処理を行うことがで
きない場合であっても、システム側で正規の担当者に代
わる代行担当者に電子文書の処理を依頼することができ
るようになり、電子文書の円滑な処理を促進することが
できる。また、システム側でワークフロー上の正規の担
当者に代わる代行担当者に電子文書の処理を依頼するこ
とができるようになるため、電子文書の流れをモニター
し、管理する必要がなくなるため、ワークフローの管理
に要する労力の軽減を図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムの概略構成を示す構成図である。

【図２】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムで支援するワークフローの一部を示す説明
図である。

【図３】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムで用いられる発明届出書の一例を示す説明
図である。

【図４】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムにおいて、マニュアルによるワークフロー
上の業務担当者の設定処理を示すフローチャートであ
る。

【図５】図３に示した発明届出書を例として、後工程の
業務担当者を設定するため処理を説明するための説明図
である。

【図６】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムにおいて、後工程の業務担当者をアドレス
帳から選択して設定する処理を説明するための説明図で
ある。

【図７】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムにおいて、前工程の業務担当者が後工程の
業務担当者と共にその者の代行担当者を設定する処理を
説明するための説明図である。

【図８】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムにおいて、不在情報を登録（更新）し、ま
たは登録した不在情報を解除するための処理を示すフロ
ーチャートである。

【図９】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロー
支援システムにおいて、処理完了確認処理（第１の代行
依頼処理）を示すフローチャートである。

【図１０】図９のステップＳ９０３の処理完了確認処理
Ａを示すフローチャートである。

【図１１】図１０のステップＳ１００４において、代行
担当者に電子文書の処理を依頼するための電子メールの
一例を示す説明図である。

【図１２】図９のステップＳ９０４の処理完了確認処理
Ｂを示すフローチャートである。

【図１３】図１２のステップＳ１２０１において、代行
担当者に処理の代行を依頼すべきか否かを判定するため
の判定基準を示す説明図である。

【図１４】図１２のステップＳ１２０２において、代行
担当者に電子文書の処理を依頼するための電子メールの
一例を示す説明図である。

【図１５】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、ワークフロー上の前工程の業
務担当者から後工程の業務担当者に電子文書の処理を依
頼する際の処理（第２の代行依頼処理）を示すフローチ
ャートである。

【図１６】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、転送代行処理ルート，直接代
行処理ルートおよび通常処理ルートを説明するための説
明図である。

【図１７】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、転送代行処理ルートおよび直
接代行処理ルートとして代行依頼処理を区別した場合
に、代行処理ルートがわかるように電子メールをクライ
アントに一覧表示した様子を示す説明図である。

【図１８】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、転送代行処理ルートおよび直
接代行処理ルートとして代行依頼処理を区別することな
く、代行処理であるか否かを判別できるように電子メー
ルをクライアントに一覧表示した様子を示す説明図であ
る。

【図１９】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、処理の禁止が設定された電子
文書について、ワークフロー上の業務担当者が処理を行
おうとした場合に表示されるメッセージを示す説明図で
ある。

【図２０】本発明の実施の形態１に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、不在解除処理（処理禁止設定
解除処理）を示すフローチャートである。

【図２１】本発明の実施の形態２に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、代行担当者の設定方法を説明
するための説明図である。

【図２２】本発明の実施の形態３に係る出願ワークフロ
ー支援システムにおいて、電子文書の処理完了確認処理
を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０１ ローカル・エリア・ネットワーク １０２〜１０５ クライアント（端末装置） １０６，１０７ サーバ １０８，１０９ プリンタ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (54)【発明の名称】 ワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理システムおよびその方法，並びにその方 法の各工程をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能 な記録媒体

Claims (53)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末装置が接続されたネットワー
   クを利用することにより、予め設定されたワークフロー
   に従って複数の担当者間における電子文書の受け渡しを
   制御して、任意のグループ内における業務の連携を自動
   化するワークフロー支援システムにおける電子文書の処
   理管理システムであって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正
   規の担当者による前記電子文書の処理を代行する少なく
   とも一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定
   手段と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼
   されている電子文書について、予め設定された処理期限
   内に処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判
   定する第１の判定手段と、 前記第１の判定手段で前記電子文書の処理が前記処理期
   限内に完了していないと判定された場合に、前記正規の
   担当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子文書の
   処理を依頼するための電子メールを生成して送信する第
   １のメール送信手段と、 を備えたことを特徴とするワークフロー支援システムに
   おける電子文書の処理管理システム。
2. 【請求項２】 複数の端末装置が接続されたネットワー
   クを利用することにより、予め設定されたワークフロー
   上の前工程の担当者による電子文書の処理が完了する毎
   に、後工程の担当者に対して前記電子文書の処理を依頼
   するための電子メールを順次生成して送信し、前記ワー
   クフロー上の複数の担当者間における電子文書の受け渡
   しを制御して、任意のグループ内における業務の連携を
   自動化するワークフロー支援システムにおける電子文書
   の処理管理システムであって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正
   規の担当者による前記電子文書の処理を代行する少なく
   とも一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定
   手段と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
   前記電子メールが予め設定された処理期限内に開封され
   たか否かを判定する開封判定手段と、 前記開封判定手段で前記電子メールが開封されていない
   と判定された場合に、前記正規の担当者に代わる前記代
   行担当者に対し、該当する電子メールに対応する電子文
   書の処理を依頼するための電子メールを生成して送信す
   るメール送信手段と、 を備えたことを特徴とするワークフロー支援システムに
   おける電子文書の処理管理システム。
3. 【請求項３】 複数の端末装置が接続されたネットワー
   クを利用することにより、予め設定されたワークフロー
   に従って複数の担当者間における電子文書の受け渡しを
   制御して、任意のグループ内における業務の連携を自動
   化するワークフロー支援システムにおける電子文書の処
   理管理システムであって、 前記ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグルー
   プ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した記憶
   手段と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼
   されている電子文書について、予め設定された処理期限
   内に処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判
   定する判定手段と、 前記判定手段で前記電子文書の処理が前記処理期限内に
   完了していないと判定された場合に、前記グループ情報
   に基づいて前記正規の担当者に代わる代行担当者を設定
   し、設定した代行担当者に対し、該当する電子文書の処
   理を依頼するための電子メールを生成して送信するメー
   ル送信手段と、 を備えたことを特徴とするワークフロー支援システムに
   おける電子文書の処理管理システム。
4. 【請求項４】 複数の端末装置が接続されたネットワー
   クを利用することにより、予め設定されたワークフロー
   上の前工程の担当者による電子文書の処理が完了する毎
   に、後工程の担当者に対して前記電子文書の処理を依頼
   するための電子メールを順次生成して送信し、前記ワー
   クフロー上の複数の担当者間における電子文書の受け渡
   しを制御して、任意のグループ内における業務の連携を
   自動化するワークフロー支援システムにおける電子文書
   の処理管理システムであって、 前記ワークフロー上の正規の担当者を含む任意のグルー
   プ内の人的関係を規定したグループ情報を記憶した記憶
   手段と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
   前記電子メールが予め設定された処理期限内に開封され
   たか否かを判定する開封判定手段と、 前記開封判定手段で前記電子メールが開封されていない
   と判定された場合に、前記グループ情報に基づいて前記
   正規の担当者に代わる代行担当者を設定し、設定した代
   行担当者に対し、該当する電子メールに対応する電子文
   書の処理を依頼するための電子メールを生成して送信す
   るメール送信手段と、 を備えたことを特徴とするワークフロー支援システムに
   おける電子文書の処理管理システム。
5. 【請求項５】 さらに、前記代行担当者に代わって、前
   記代行担当者による前記電子文書の処理を代行する少な
   くとも一人の他の代行担当者を設定する第２の代行担当
   者設定手段を備えたことを特徴とする請求項１または２
   に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
   処理管理システム。
6. 【請求項６】 さらに、前記代行担当者を複数設定する
   場合に、複数の代行担当者のいずれに前記電子文書の処
   理を依頼するかを定めた代行順位を設定する代行順位設
   定手段を備えたことを特徴とする請求項１，２または５
   に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
   処理管理システム。
7. 【請求項７】 さらに、前記正規の担当者または代行担
   当者が不在のために前記電子文書の処理を行うことがで
   きない場合に不在情報を登録するための不在情報登録手
   段と、 前記不在情報登録手段で登録された不在情報および前記
   処理期限に基づいて、前記正規の担当者に代わる代行担
   当者または前記代行担当者に代わる他の代行担当者に前
   記電子文書の処理を依頼するか否かを所定のタイミング
   で判定する第２の判定手段と、 前記不在情報登録手段で前記不在情報が登録された場合
   に、前記第１の判定手段から前記第２の判定手段による
   判定処理に切り替える判定処理制御手段と、 を備えたことを特徴とする請求項１または５に記載のワ
   ークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理シ
   ステム。
8. 【請求項８】 前記不在情報は、前記正規の担当者また
   は前記代行担当者が不在となる期間の開始日およびその
   終了日からなる不在期間を含むことを特徴とする請求項
   ７に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
   の処理管理システム。
9. 【請求項９】 前記第２の判定手段は、前記処理期限が
   前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担当者に
   代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる他の代
   行担当者に対し、前記電子文書の処理を依頼すると判定
   することを特徴とする請求項８に記載のワークフロー支
   援システムにおける電子文書の処理管理システム。
10. 【請求項１０】 さらに、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者または前記代行担当者に代わる他の代行担当者
    に対して前記電子文書の処理が依頼された場合に、前記
    正規の担当者または前記代行担当者が該当する電子文書
    の処理を行うことができないように、該当する電子文書
    について処理禁止設定を行う処理禁止設定手段を備えた
    ことを特徴とする請求項１〜９のいずれか一つに記載の
    ワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理
    システム。
11. 【請求項１１】 さらに、前記不在情報の登録を解除す
    る不在情報解除手段を備え、 前記判定処理制御手段は、前記不在情報解除手段で前記
    不在情報の登録が解除された場合に、前記第２の判定手
    段から前記第１の判定手段による判定処理に切り替える
    ことを特徴とする請求項７〜１０のいずれか一つに記載
    のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管
    理システム。
12. 【請求項１２】 さらに、前記不在情報の登録が解除さ
    れ、かつ、前記不在情報の登録中に前記正規の担当者に
    代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる他の代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    の場合に、前記正規の担当者または前記代行担当者が該
    当する電子文書の処理を行うことができるように、前記
    処理禁止設定を解除する処理禁止設定解除手段を備え、 前記処理禁止設定手段は、前記処理禁止設定が解除され
    た場合に、前記正規の担当者に代わる代行担当者または
    前記代行担当者に代わる他の代行担当者が該当する電子
    文書の処理を行うことができないように、該当する電子
    文書について処理禁止設定を行うことを特徴とする請求
    項１１に記載のワークフロー支援システムにおける電子
    文書の処理管理システム。
13. 【請求項１３】 さらに、前記正規の担当者に電子文書
    の処理を依頼する場合に、前記電子文書の処理を依頼す
    るための電子メールを生成して前記正規の担当者に送信
    する第２のメール送信手段と、 前記正規の担当者の不在情報が登録されている場合に、
    前記不在情報および前記処理期限に基づいて、前記正規
    の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依
    頼するか否かを判定する第３の判定手段と、を備え、 前記第２のメール送信手段は、前記第３の判定手段で前
    記正規の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処
    理を依頼すると判定された場合に、前記代行担当者に対
    し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子メー
    ルを生成して送信することを特徴とする請求項７または
    １１に記載のワークフロー支援システムにおける電子文
    書の処理管理システム。
14. 【請求項１４】 前記不在情報は、前記正規の担当者ま
    たは代行担当者が不在となる期間の開始日およびその終
    了日からなる不在期間を含むことを特徴とする請求項１
    ３に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
    の処理管理システム。
15. 【請求項１５】 前記第３の判定手段は、前記処理期限
    が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担当者
    に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼すると
    判定することを特徴とする請求項１４に記載のワークフ
    ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システ
    ム。
16. 【請求項１６】 さらに、前記正規の担当者の不在情報
    の登録が解除され、かつ、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    の場合に、前記正規の担当者に前記電子文書の処理を依
    頼するための電子メールを生成して送信する第３のメー
    ル送信手段を備えたことを特徴とする請求項１３〜１５
    のいずれか一つに記載のワークフロー支援システムにお
    ける電子文書の処理管理システム。
17. 【請求項１７】 さらに、前記正規の担当者の不在情報
    の登録が解除され、かつ、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    である場合であっても、処理期限の残日数と比較の上、
    前記正規の担当者に該当する電子文書の処理を依頼しな
    いように制御する処理制御手段を備えたことを特徴とす
    る請求項１３〜１５のいずれか一つに記載のワークフロ
    ー支援システムにおける電子文書の処理管理システム。
18. 【請求項１８】 さらに、前記開封判定手段で開封され
    ていると判定された電子メールに対応する電子文書が前
    記処理期限内に処理されていない場合であっても、前記
    正規の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者
    に代わる他の代行担当者に対し、該当する電子文書の処
    理を依頼しないように制御する処理制御手段を備えたこ
    とを特徴とする請求項２または４に記載のワークフロー
    支援システムにおける電子文書の処理管理システム。
19. 【請求項１９】 前記グループ情報は、前記グループに
    属するメンバーの役職による上下関係を規定し、 前記メール送信手段は、前記電子メールを生成して送信
    する際に、前記正規の担当者の上司を前記代行担当者と
    して設定することを特徴とする請求項３または４に記載
    のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管
    理システム。
20. 【請求項２０】 さらに、前記代行担当者に前記電子文
    書の処理を依頼するめの電子メールに対し、代行処理依
    頼であることを示す代行処理情報を付加する情報付加手
    段を備えたことを特徴とする請求項１〜４，１３および
    １６のいずれか一つに記載のワークフロー支援システム
    における電子文書の処理管理システム。
21. 【請求項２１】 さらに、前記処理禁止設定手段で処理
    禁止設定が行われた電子文書の処理を行おうとする際
    に、該当する電子文書の処理が禁止されていることを示
    す処理禁止情報を表示する禁止情報表示手段を備えたこ
    とを特徴とする請求項１０または１２に記載のワークフ
    ロー支援システムにおける電子文書の処理管理システ
    ム。
22. 【請求項２２】 さらに、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に前記電子文書の処理が依頼された場合に、前
    記正規の担当者に与えられた前記処理期限と同一の期限
    を該当する電子文書の処理期限として設定する処理期限
    設定手段を備えたことを特徴とする請求項１〜４，１３
    および１６のいずれか一つに記載のワークフロー支援シ
    ステムにおける電子文書の処理管理システム。
23. 【請求項２３】 さらに、前記第１のメール送信手段か
    ら送信された電子メールによって前記正規の担当者に代
    わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合
    に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期限より短
    い期限を該当する電子文書の処理期限として設定する処
    理期限設定手段を備えたことを特徴とする請求項１に記
    載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理
    管理システム。
24. 【請求項２４】 さらに、前記第２のメール送信手段か
    ら送信される電子メールによって前記正規の担当者に代
    わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合
    に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期限と同一
    の期限を該当する電子文書の処理期限として設定する処
    理期限設定手段を備えたことを特徴とする請求項１３に
    記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
    理管理システム。
25. 【請求項２５】 前記第１のメール送信手段は、前記電
    子メールを生成する際に、代行処理依頼であることおよ
    び処理の代行を依頼するに至った経緯を示す代行処理情
    報，並びに処理の緊急度を示す緊急度情報を前記電子メ
    ールの書誌的情報に付加し、 さらに、前記第１のメール送信手段から送信された前記
    電子メールを受信し、受信した電子メールの前記書誌的
    情報に前記代行処理情報および緊急度情報を合成して画
    面表示し、前記代行担当者に代行処理の依頼であること
    および処理の緊急度を通知する通知手段を備えたことを
    特徴とする請求項１に記載のワークフロー支援システム
    における電子文書の処理管理システム。
26. 【請求項２６】 前記第２のメール送信手段は、前記正
    規の担当者に代わる代行者に前記電子文書の処理を依頼
    するための前記電子メールを生成する際に、代行処理依
    頼であることおよび処理の代行を依頼するに至った経緯
    を示す代行処理情報を前記電子メールの書誌的情報に付
    加し、 さらに、前記第２のメール送信手段から送信された前記
    電子メールを受信し、受信した電子メールの前記書誌的
    情報に前記代行処理情報を合成して画面表示し、前記代
    行担当者に代行処理の依頼であることを通知する通知手
    段を備えたことを特徴とする請求項１３に記載のワーク
    フロー支援システムにおける電子文書の処理管理システ
    ム。
27. 【請求項２７】 複数の端末装置が接続されたネットワ
    ークを利用することにより、予め設定されたワークフロ
    ーに従って複数の担当者間における電子文書の受け渡し
    を制御して、任意のグループ内における業務の連携を自
    動化するワークフロー支援システムにおける電子文書の
    処理管理方法であって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正
    規の担当者による前記電子文書の処理を代行する少なく
    とも一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定
    工程と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼
    されている電子文書について、予め設定された処理期限
    内に処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判
    定する第１の判定工程と、 前記第１の判定工程で前記電子文書の処理が前記処理期
    限内に完了していないと判定された場合に、前記正規の
    担当者に代わる代行担当者に対し、該当する電子文書の
    処理を依頼するための電子メールを生成して送信する第
    １のメール送信工程と、 を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにお
    ける電子文書の処理管理方法。
28. 【請求項２８】 複数の端末装置が接続されたネットワ
    ークを利用することにより、予め設定されたワークフロ
    ー上の前工程の担当者による電子文書の処理が完了する
    毎に、後工程の担当者に対して前記電子文書の処理を依
    頼するための電子メールを順次生成して送信し、前記ワ
    ークフロー上の複数の担当者間における電子文書の受け
    渡しを制御して、任意のグループ内における業務の連携
    を自動化するワークフロー支援システムにおける電子文
    書の処理管理方法であって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に代わって、前記正
    規の担当者による前記電子文書の処理を代行する少なく
    とも一人の代行担当者を設定する第１の代行担当者設定
    工程と、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
    前記電子メールが予め設定された処理期限内に開封され
    たか否かを判定する開封判定工程と、 前記開封判定工程で前記電子メールが開封されていない
    と判定された場合に、前記正規の担当者に代わる前記代
    行担当者に対し、該当する電子メールに対応する電子文
    書の処理を依頼するための電子メールを生成して送信す
    るメール送信工程と、 を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにお
    ける電子文書の処理管理方法。
29. 【請求項２９】 複数の端末装置が接続されたネットワ
    ークを利用することにより、予め設定されたワークフロ
    ーに従って複数の担当者間における電子文書の受け渡し
    を制御して、任意のグループ内における業務の連携を自
    動化するワークフロー支援システムにおける電子文書の
    処理管理方法であって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して処理が依頼
    されている電子文書について、予め設定された処理期限
    内に処理が完了しているか否かを所定のタイミングで判
    定する判定工程と、 前記判定工程で前記電子文書の処理が前記処理期限内に
    完了していないと判定された場合に、前記ワークフロー
    上の正規の担当者を含む任意のグループ内の人的関係を
    規定したグループ情報に基づいて前記正規の担当者に代
    わる代行担当者を設定し、設定した代行担当者に対し、
    該当する電子文書の処理を依頼するための電子メールを
    生成して送信するメール送信工程と、 を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにお
    ける電子文書の処理管理方法。
30. 【請求項３０】 複数の端末装置が接続されたネットワ
    ークを利用することにより、予め設定されたワークフロ
    ー上の前工程の担当者による電子文書の処理が完了する
    毎に、後工程の担当者に対して前記電子文書の処理を依
    頼するための電子メールを順次生成して送信し、前記ワ
    ークフロー上の複数の担当者間における電子文書の受け
    渡しを制御して、任意のグループ内における業務の連携
    を自動化するワークフロー支援システムにおける電子文
    書の処理管理方法であって、 前記ワークフロー上の正規の担当者に対して送信された
    前記電子メールが予め設定された処理期限内に開封され
    たか否かを判定する開封判定工程と、 前記開封判定工程で前記電子メールが開封されていない
    と判定された場合に、前記ワークフロー上の正規の担当
    者を含む任意のグループ内の人的関係を規定したグルー
    プ情報に基づいて前記正規の担当者に代わる代行担当者
    を設定し、設定した代行担当者に対し、該当する電子メ
    ールに対応する電子文書の処理を依頼するための電子メ
    ールを生成して送信するメール送信工程と、 を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにお
    ける電子文書の処理管理方法。
31. 【請求項３１】 さらに、前記代行担当者に代わって、
    前記代行担当者による前記電子文書の処理を代行する少
    なくとも一人の他の代行担当者を設定する第２の代行担
    当者設定工程を含むことを特徴とする請求項２７または
    ２８に記載のワークフロー支援システムにおける電子文
    書の処理管理システム。
32. 【請求項３２】 さらに、前記代行担当者を複数設定す
    る場合に、複数の代行担当者のいずれに前記電子文書の
    処理を依頼するかを定めた代行順位を設定する代行順位
    設定工程を含むことを特徴とする請求項２７，２８また
    は３１に記載のワークフロー支援システムにおける電子
    文書の処理管理方法。
33. 【請求項３３】 さらに、前記正規の担当者または代行
    担当者が不在のために前記電子文書の処理を行うことが
    できない場合に不在情報を登録するための不在情報登録
    工程と、 前記不在情報登録工程で登録された不在情報および前記
    処理期限に基づいて、前記正規の担当者に代わる代行担
    当者または前記代行担当者に代わる他の代行担当者に前
    記電子文書の処理を依頼するか否かを所定のタイミング
    で判定する第２の判定工程と、 前記不在情報登録工程で前記不在情報が登録された場合
    に、前記第１の判定工程から前記第２の判定工程による
    判定処理に切り替える判定処理制御工程と、 を含むことを特徴とする請求項２７または３１に記載の
    ワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理
    方法。
34. 【請求項３４】 前記不在情報は、前記正規の担当者ま
    たは前記代行担当者が不在となる期間の開始日およびそ
    の終了日からなる不在期間を含むことを特徴とする請求
    項３３に記載のワークフロー支援システムにおける電子
    文書の処理管理方法。
35. 【請求項３５】 前記第２の判定工程は、前記処理期限
    が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担当者
    に代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる他の
    代行担当者に対し、前記電子文書の処理を依頼すると判
    定することを特徴とする請求項３４に記載のワークフロ
    ー支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
36. 【請求項３６】 さらに、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者または前記代行担当者に代わる他の代行担当者
    に対して前記電子文書の処理が依頼された場合に、前記
    正規の担当者または前記代行担当者が該当する電子文書
    の処理を行うことができないように、該当する電子文書
    について処理禁止設定を行う処理禁止設定工程を含むこ
    とを特徴とする請求項２７〜３５のいずれか一つに記載
    のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管
    理方法。
37. 【請求項３７】 さらに、前記不在情報の登録を解除す
    る不在情報解除工程を含み、 前記判定処理制御工程は、前記不在情報解除工程で前記
    不在情報の登録が解除された場合に、前記第２の判定工
    程から前記第１の判定工程による判定処理に切り替える
    ことを特徴とする請求項３３〜３６のいずれか一つに記
    載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理
    管理方法。
38. 【請求項３８】 さらに、前記不在情報の登録が解除さ
    れ、かつ、前記不在情報の登録中に前記正規の担当者に
    代わる代行担当者または前記代行担当者に代わる他の代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    の場合に、前記正規の担当者または前記代行担当者が該
    当する電子文書の処理を行うことができるように、前記
    処理禁止設定を解除する処理禁止設定解除工程を含み、 前記処理禁止設定工程は、前記処理禁止設定が解除され
    た場合に、前記正規の担当者に代わる代行担当者または
    前記代行担当者に代わる他の代行担当者が該当する電子
    文書の処理を行うことができないように、該当する電子
    文書について処理禁止設定を行うことを特徴とする請求
    項３７に記載のワークフロー支援システムにおける電子
    文書の処理管理方法。
39. 【請求項３９】 さらに、前記正規の担当者に電子文書
    の処理を依頼する場合に、前記電子文書の処理を依頼す
    るための電子メールを生成して前記正規の担当者に送信
    する第２のメール送信工程と、 前記正規の担当者の不在情報が登録されている場合に、
    前記不在情報および前記処理期限に基づいて、前記正規
    の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依
    頼するか否かを判定する第３の判定工程と、を含み、 前記第２のメール送信工程は、前記第３の判定工程で前
    記正規の担当者に代わる代行担当者に前記電子文書の処
    理を依頼すると判定された場合に、前記代行担当者に対
    し、該当する電子文書の処理を依頼するための電子メー
    ルを生成して送信することを特徴とする請求項３３また
    は３７に記載のワークフロー支援システムにおける電子
    文書の処理管理方法。
40. 【請求項４０】 前記不在情報は、前記正規の担当者ま
    たは代行担当者が不在となる期間の開始日およびその終
    了日からなる不在期間を含むことを特徴とする請求項３
    ９に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
    の処理管理方法。
41. 【請求項４１】 前記第３の判定工程は、前記処理期限
    が前記不在期間中に経過する場合に、前記正規の担当者
    に代わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼すると
    判定することを特徴とする請求項４０に記載のワークフ
    ロー支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
42. 【請求項４２】 さらに、前記正規の担当者の不在情報
    の登録が解除され、かつ、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    の場合に、前記正規の担当者に前記電子文書の処理を依
    頼するための電子メールを生成して送信する第３のメー
    ル送信工程を含むことを特徴とする請求項３９〜４１の
    いずれか一つに記載のワークフロー支援システムにおけ
    る電子文書の処理管理方法。
43. 【請求項４３】 さらに、前記正規の担当者の不在情報
    の登録が解除され、かつ、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に処理を依頼した前記電子文書の処理が未完了
    である場合であっても、処理期限の残日数と比較の上、
    前記正規の担当者に該当する電子文書の処理を依頼しな
    いように制御する処理制御工程を含むことを特徴とする
    請求項３９〜４１のいずれか一つに記載のワークフロー
    支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
44. 【請求項４４】 さらに、前記開封判定工程で開封され
    ていると判定された電子メールに対応する電子文書が前
    記処理期限内に処理されていない場合であっても、前記
    正規の担当者に代わる代行担当者または前記代行担当者
    に代わる他の代行担当者に対し、該当する電子文書の処
    理を依頼しないように制御する処理制御工程を含むこと
    を特徴とする請求項２８または３０に記載のワークフロ
    ー支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
45. 【請求項４５】 前記グループ情報は、前記グループに
    属するメンバーの役職による上下関係を規定し、 前記メール送信工程は、前記電子メールを生成して送信
    する際に、前記正規の担当者の上司を前記代行担当者と
    して設定することを特徴とする請求項２９または３０に
    記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処
    理管理方法。
46. 【請求項４６】 さらに、前記代行担当者に前記電子文
    書の処理を依頼するめの電子メールに対し、代行処理依
    頼であることを示す代行処理情報を付加する情報付加工
    程を含むことを特徴とする請求項２７〜３０，３９およ
    び４２のいずれか一つに記載のワークフロー支援システ
    ムにおける電子文書の処理管理方法。
47. 【請求項４７】 さらに、前記処理禁止設定工程で処理
    禁止設定が行われた電子文書の処理を行おうとする際
    に、該当する電子文書の処理が禁止されていることを示
    す処理禁止情報を表示する禁止情報表示工程を含むこと
    を特徴とする請求項３６または３８に記載のワークフロ
    ー支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
48. 【請求項４８】 さらに、前記正規の担当者に代わる代
    行担当者に前記電子文書の処理が依頼された場合に、前
    記正規の担当者に与えられた前記処理期限と同一の期限
    を該当する電子文書の処理期限として設定する処理期限
    設定工程を含むことを特徴とする請求項２７〜３０，３
    ９および４２のいずれか一つに記載のワークフロー支援
    システムにおける電子文書の処理管理方法。
49. 【請求項４９】 さらに、前記第１のメール送信工程で
    送信された電子メールによって前記正規の担当者に代わ
    る代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合に、
    前記正規の担当者に与えられた前記処理期限より短い期
    限を該当する電子文書の処理期限として設定する処理期
    限設定工程を含むことを特徴とする請求項２７に記載の
    ワークフロー支援システムにおける電子文書の処理管理
    方法。
50. 【請求項５０】 さらに、前記第２のメール送信工程か
    ら送信される電子メールによって前記正規の担当者に代
    わる代行担当者に前記電子文書の処理を依頼する場合
    に、前記正規の担当者に与えられた前記処理期限と同一
    の期限を該当する電子文書の処理期限として設定する処
    理期限設定工程を含むことを特徴とする請求項３９に記
    載のワークフロー支援システムにおける電子文書の処理
    管理方法。
51. 【請求項５１】 前記第１のメール送信工程は、前記電
    子メールを生成する際に、代行処理依頼であることおよ
    び処理の代行を依頼するに至った経緯を示す代行処理情
    報，並びに処理の緊急度を示す緊急度情報を前記電子メ
    ールの書誌的情報に付加し、 さらに、前記第１のメール送信工程で送信された前記電
    子メールを受信し、受信した電子メールの前記書誌的情
    報に前記代行処理情報および緊急度情報を合成して画面
    表示し、前記代行担当者に代行処理の依頼であることお
    よび処理の緊急度を通知する通知工程を含むことを特徴
    とする請求項２７に記載のワークフロー支援システムに
    おける電子文書の処理管理方法。
52. 【請求項５２】 前記第２のメール送信工程は、前記正
    規の担当者に代わる代行者に前記電子文書の処理を依頼
    するための前記電子メールを生成する際に、代行処理依
    頼であることおよび処理の代行を依頼するに至った経緯
    を示す代行処理情報を前記電子メールの書誌的情報に付
    加し、 さらに、前記第２のメール送信工程で送信された前記電
    子メールを受信し、受信した電子メールの前記書誌的情
    報に前記代行処理情報を合成して画面表示し、前記代行
    担当者に代行処理の依頼であることを通知する通知工程
    を含むことを特徴とする請求項３９記載のワークフロー
    支援システムにおける電子文書の処理管理方法。
53. 【請求項５３】 前記請求項２７〜５２のいずれか一つ
    に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書の
    処理管理方法の各工程をコンピュータに実行させるため
    のプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ
    読み取り可能な記録媒体。