JPH07319820A

JPH07319820A - 情報処理システム

Info

Publication number: JPH07319820A
Application number: JP6136313A
Authority: JP
Inventors: Toshiya Ohashi; 俊也大橋
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1994-05-26
Filing date: 1994-05-26
Publication date: 1995-12-08

Abstract

(57)【要約】【目的】作業担当者の変更などに柔軟に対応できるよ
うにすると共に、作業結果の情報に対するセキュリティ
ーを設定できる情報処理システムを提供する。【構成】各作業段階での処理結果を実体情報記憶部１
２７ａ〜１２７ｎに記憶する。作業の進行状況を把握す
るための情報から、作業段階を識別する。各作業段階の
処理内容に応じて設定された、当該作業段階における情
報に対するアクセス権の情報をアクセス権情報記憶部１
２２，１２３に記憶する。各作業段階の処理を担当すべ
き担当者を特定するための担当者情報を担当者情報記憶
部１５に記憶する。アクセス要求判断手段１１３で、作
業段階の担当者からの作業対象情報に対するアクセス要
求を許可するか否かをアクセス権情報記憶部のアクセス
権情報を参照して判断する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、情報を媒介にして連
携する複数の作業段階からなる作業について、複数の作
業段階の順序と、各作業段階の処理内容を定め、各作業
段階の間での情報の受け渡しなど、作業の処理を支援す
る情報処理システム、すなわち、いわゆるワークフロー
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、業務処理の効率化を図るため
に、コンピュータによる、いわゆるオフィスオートメー
ション化が提案されている。しかし、従来は、業務処理
においては、個々の作業処理自体についての自動化が行
われているだけであった。つまり、作業間の連携の部分
については、従来のオフィスオートメーションでは考慮
されていなかった。

【０００３】この作業間の連携部分を自動化して業務処
理のトータルな効率化や迅速化を図ろうとするものとし
て、ワークフロー・オートメーションが提案されてい
る。ワークフロー・オートメーションにおいては、作業
対象となる情報を媒介にして連携する複数の作業段階を
ワークフローと呼び、このワークフローを自動化するた
めの支援システムはワークフローシステムと呼ばれる。

【０００４】ワークフローシステムは、ネットワーク化
された分散処理環境などの処理環境において、業務処理
における複数のユーザ間の情報の受け渡しと、情報を受
けてから次の作業段階に渡すまでの間に処理すべき作業
などのルールを、予め設計、定義することにより業務処
理を自動化するシステムである。

【０００５】このワークフローシステムは、次のような
処理機能で構成される。業務処理の流れ、各業務におけるルールを定義するた
めの編集機能テンプレート（定義されたワークフロー）を管理する
機能処理すべき情報が配達されたことをユーザに知らせる
通知機能配達された情報を管理するデータベース機能設定された業務の流れ、ルールに従って情報を次の作
業段階に渡すルーティング機能作業の状況を管理するための進捗管理機能実行中のワークフローの維持管理を行うためのシステ
ム管理機能このワークフローシステムの概要は、日経ＢＰ社発行の
雑誌「日経情報ストラテジー」１９９３年８月号、マ
イケル・Ｄ・カーン、安田誠寄稿、「ワークフロー管理
技術とその可能性」Ｐ１２３〜Ｐ１３０に記載されてい
る。

【０００６】しかし、ここで述べられている業務処理の
流れにおいては、作業者の作業内容の権限については述
べられていない。また、各作業段階の担当者に配布する
作業処理に必要な情報の管理方法についても述べられて
いない。

【０００７】ところで、例えば、従来の図面作成業務で
は、図面の作成、修正、承認の複数の作業段階が存在し
ており、図面をファイルとして扱い、この図面ファイル
について、ユーザ（作業者）毎にアクセス権（参照、更
新、追加、削除、権利変更）を定めて管理している。各
作業段階では、作業者の作業内容が規定されているた
め、これをワークフローに応用することが可能である。

【０００８】また、従来から、複数の様々な種類のデー
タを一つの論理的なフォルダーに挟み込み、このフォル
ダーにより一括して様々なデータを渡すようにすること
が知られている。このフォルダーに関する一般的な記述
が、日経ＢＰ社発行の雑誌「日経コンピュータグラフィ
ックス」１９９２年１０月号、「設計環境に革命をも
たらすＰＤＭ」Ｐ７０〜Ｐ８５に記載されている。

【０００９】このフォルダーの概念はワークフローに適
用することが可能である。その場合には、ワークフロー
においては、業務に関連する複数の文書、図面、データ
等の情報への参照ポインターをフォルダーに登録し、そ
れをあらかじめ定義した業務フローに沿って回覧する。
これは、従来、電子メールとファイリングシステムを用
いてユーザの運用により実現されていたものを自動化す
るものである。ユーザは、フォルダーから必要な情報を
取り出し、参照、更新を行うことができる。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】ワークフローシステム
において、複数の作業者を各作業段階に割り当てて作業
を行わせるようにする場合、作業段階で作業の重複があ
ると、非効率で、作業段階での作業が不明確になるた
め、各作業段階では、その作業内容に応じた作業のみが
できるようにすべきである。

【００１１】例えば、前述した図面作成業務にワークフ
ローシステムを適用したときに、作業者に前述のアクセ
ス権がすべて与えられていると、図面作成業務での規定
を守れなくなる。例えば、作業段階「図面の承認」は図
面の合否を判定するための業務で、「合」なら、図面作
成業務は終了するが、「否」ならば、作業段階「図面の
修正」に戻る。このときに、アクセス権がすべてついて
いると、作業段階「図面の修正」と同じ作業が、作業段
階「図面の承認」でもできることになり、作業段階で作
業内容を区別したことが不明瞭になってしまう。

【００１２】これを回避するためには、各作業段階での
作業者には、各作業段階での処理内容に応じたアクセス
権が付与されるようにしなければならない。

【００１３】ところで、従来の図面作成業務での図面フ
ァイルの管理システムでは、アクセス権は、前述したよ
うに各作業者（ユーザ）毎に付与されている。しかし、
例えば同じ作業者が複数の作業段階を担当する場合、作
業段階が変わる毎に当該作業者のアクセス権を変更しな
ければならない。また、例えば、最も作業量が少ない作
業者に作業処理を割り振るような運用を行う場合、ワー
クフローの各作業段階の担当者は、固定ではなく、ワー
クフローが実行されるたびに異なる可能性があるが、こ
の場合にも、ワークフローを実行する毎に、変更された
作業者にアクセス権を設定し直す必要があり、面倒であ
る。

【００１４】しかも、従来の図面作成業務処理において
は、権利変更のアクセス権を有するシステム管理者やオ
ーナーしかアクセス権の変更ができず、その点でも、ユ
ーザ毎のアクセス権の設定のし直しは、非常に厄介なも
のとなる。

【００１５】また、前述したように、フォルダーの概念
をワークフローシステムに適用して、作業段階の移行の
際の担当者に与えられる作業処理に必要な情報や、作業
処理結果の情報を、このフォルダーに登録して授受する
ことが考えられる。この場合に、各作業段階の担当者に
送る情報は、作業段階の遷移に従って変化するが、この
変化する情報に柔軟に対応できる情報管理方式の構築が
望まれる。

【００１６】しかし、従来の図面作成業務処理などにお
いては、当該情報をファイル管理システムにより別個に
管理しており、例えば、やり直しの作業が必要な場合が
生じたときに、どの情報をフォルダーに登録して、やり
直しの作業段階に渡すかを決定することは容易ではな
い。

【００１７】また、上記のようにフォルダーにより、必
要な情報のやり取りを行う場合、当該フォルダー内の情
報に対するセキュリティーを設定できなければ、安全な
システムを構築することはできない。

【００１８】例えば、前述した図面作成業務の場合にお
いて、作業段階「図面の修正」と作業段階「図面の承
認」との間に、作業段階「コスト計算書の作成」を設け
た場合に、作業段階「図面の承認」での判定の結果が
「否」であれば、作業段階「図面の作成」あるいは作業
段階「図面の修正」に戻って作業のやり直しが必要とな
る。このとき、作業段階「コスト計算書の作成」でフォ
ルダーに追加されたコスト計算書の内容は、作業段階
「図面の作成」あるいは作業段階「図面の修正」の担当
者には、秘密の情報を含む場合があり、作業段階「図面
の作成」あるいは作業段階「図面の修正」の担当者にや
り直しの処理を行わせる場合に、コスト計算書のセキュ
リティーが確保できる必要がある。

【００１９】この発明は、以上の点にかんがみ、作業担
当者とやり取りする情報の管理が容易であると共に、実
際の作業担当者の変更などに柔軟に対応でき、また、作
業結果の情報に対するセキュリティーを設定できる情報
処理システムを提供することを目的とする。

【００２０】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、請求項１の発明（以下、第１の発明という）による
情報処理システムは、後述の実施例の参照符号を対応さ
せると、情報を媒介にして連携する複数の作業段階から
なる作業について、前記複数の作業段階の順序と、各作
業段階の処理内容を定めて、前記作業の処理を支援する
情報処理システムであって、前記各作業段階の処理結果
の実体情報を格納して管理する第１の管理手段（１１
６）と、前記各作業段階の処理結果を、作業段階ごと
に、かつ、情報単位ごとに識別するための参照情報を管
理する第２の管理手段（１１５）とを備え、第１の管理
手段（１１６）および第２の管理手段（１１５）によ
り、前記作業段階の担当者に与える情報を管理すること
を特徴とする。

【００２１】また、請求項２の発明（以下、第２の発明
という）による情報処理システムは、後述の実施例の参
照符号を対応させると、情報を媒介にして連携する複数
の作業段階からなる作業について、前記複数の作業段階
の順序と、各作業段階の処理内容を定めて、前記作業の
処理を支援する情報処理システムであって、作業対象情
報を記憶する実体情報記憶部（１２７ａ〜１２７ｎ）
と、前記作業の進行状況を把握するための情報から、作
業段階を識別するための作業段階識別情報を記憶する作
業段階識別情報記憶部（１１）と、前記作業段階識別情
報記憶部（１１）の前記作業段階識別情報と、作業の進
行状況を把握するための情報とから、現在実行中の作業
段階を判別する判別手段（１２）と、各作業段階の処理
内容に応じて設定された、当該作業段階における前記情
報に対するアクセス権の情報を記憶するアクセス権情報
記憶部（１２２，１２３）と、前記判別手段（１２）で
判別された作業段階の担当者からの作業対象情報に対す
るアクセス要求を許可するか否かを前記アクセス権情報
記憶部のアクセス権情報を参照して判断するアクセス要
求判断手段（１１３）とを備えることを特徴とする。

【００２２】また、請求項３の発明（以下、第３の発明
という）による情報処理システムは、後述の実施例の参
照符号を対応させると、情報を媒介にして連携する複数
の作業段階からなる作業について、前記複数の作業段階
の順序と、各作業段階の処理内容を定めて、前記作業の
処理を支援する情報処理システムであって、前記作業の
進行状況を把握するための情報から、作業段階を識別す
るための作業段階識別情報を記憶する作業段階識別情報
記憶部（１１）と、各作業段階での処理結果を記憶する
実体情報記憶部（１２７ａ〜１２７ｎ）と、各作業段階
での処理結果の情報のそれぞれについて、それがいづれ
の作業段階の処理結果であり、かつ、何回目の処理であ
るかを示す情報と対応を付けて管理する構成情報管理手
段（１１５）と、所定の作業段階に対するやり直しの指
示があったとき、当該指示された作業段階の作業担当者
に、前記構成情報管理手段での管理情報に基づいて、必
要な情報を与える情報転送手段（１２、１３）とを備え
ることを特徴とする。

【００２３】

【作用】上記の構成の第１の発明の情報処理システムに
おいては、各作業段階の作業結果の実体情報は、第１の
管理手段により格納部に格納されるが、このとき、これ
と共に第２の管理手段により、当該作業結果がいづれの
作業段階のものであり、また、複数個の作業結果の実体
情報が存在する場合には、どの実体情報であるかを情報
単位ごとに識別するための参照情報が生成される。

【００２４】第１および第２の管理手段においては、定
められた作業段階の順序から、次の作業段階が判別さ
れ、当該次の作業段階に転送すべき、その作業段階での
処理に必要な実体情報は、参照情報に基づいて容易に探
されて、当該次の作業段階に渡される。例えば直前の作
業段階の処理結果の情報を次の作業段階に渡す場合に
は、当該直前の作業段階の実体情報が、参照情報から探
知され、これにより第１の管理手段で管理されている当
該実体情報が取り出されて、前記次の作業段階に転送さ
れる。

【００２５】また、例えば、ある作業段階Ａで、その前
の作業段階Ｂでのやり直しの指示が発生した場合には、
その作業段階Ｂの直前の処理結果あるいはその作業段階
の前の処理結果がやり直しの作業段階Ｂに渡されること
が考えられるが、いずれの場合においても、参照情報が
用いられて、作業段階Ｂに渡すべき適切な実体情報を容
易に探知可能である。

【００２６】以上のように、情報処理システム自身が作
業処理結果の実体情報を格納すると共に、その実体情報
を、作業段階ごとに、かつ、情報単位ごとに識別するた
めの参照情報を用いて管理するため、各作業段階の担当
者に配達すべき情報を、容易かつ適切に管理することが
できる。

【００２７】また、上記の構成の第２の発明では、作業
段階が移行する時、判別手段は、担当者からの作業の進
行状況を把握するための情報と、作業段階識別情報記憶
部の作業段階識別情報とから次の作業段階を判別する。
その判別された作業段階の担当者からのアクセス要求
は、アクセス要求判断手段において、常にアクセス権情
報記憶部の、当該作業段階に対して付与されたアクセス
権情報により許可されるか否か判断される。このよう
に、アクセス権は作業段階に対して付与されているの
で、実際に作業段階を担当する担当者が変わっても、当
該作業担当者について、アクセス権の変更の必要はな
く、作業を実行する作業者の変更にも柔軟に対応でき
る。

【００２８】また、請求項３に記載の情報処理システム
においては、所定の作業段階に対して、やり直しの指示
があったときには、判別手段で、作業の進行状況を把握
するための情報と、作業段階識別情報記憶部の作業段階
識別情報とからいづれの作業段階からやり直しの指示が
発生したかが判別される。管理手段は、このやり直しの
指示を発生させた作業段階から、やり直し指示された作
業段階に転送する作業に必要な実体情報を、参照情報に
基づいて探知する。情報転送手段は、この参照情報によ
り探知された実体情報を、当該やり直し指示された作業
段階に転送する。

【００２９】このやり直しの作業結果の実体情報は、何
回目の処理であるかを示す情報を含む参照情報と対応付
けられて管理される。したがって、同じ作業段階の処理
結果であっても、それが何回目の処理結果であることが
分かり、例えば繰り返してやり直しの指示がなされた場
合においても、直前の回の処理結果についてやり直しの
処理を行うことができるようになる。

【００３０】また、情報転送手段は、構成情報管理手段
の管理情報から、当該やり直しの作業段階に対して秘密
にしたい情報は除いて必要な情報を選定して、当該作業
段階に転送することができる。例えばやり直し指示が発
生した作業段階Ａの処理結果をやり直しの作業段階Ｂに
渡す場合、やり直し指示が発生した作業段階Ａには、や
り直しの作業段階Ｂには含まれていなかった実体情報が
含まれていて、それがやり直しの作業段階Ｂの担当者に
は秘密事項である場合には、その秘密事項はやり直しの
作業段階Ｂには渡さないようにすることが可能であり、
当該やり直しの作業者に対するセキュリティーが保持さ
れる。

【００３１】

【実施例】以下、この発明による情報処理システムの一
実施例を、図を参照しながら説明する。

【００３２】図２は、この例の情報処理システムの全体
の概要を示すもので、その機能をブロックとして示した
ものである。この情報処理システムは、前述したワーク
フローシステムの構成を有するものであって、システム
部１０と、ユーザインターフェース部２０とからなって
おり、ワークフローを管理して支援すると共に、各作業
段階の担当者による処理を支援するための作業環境を提
供する役割も有する。

【００３３】システム部１０は、ファイル管理装置を内
蔵する例えばサーバー装置の構成とすることができる。
また、ユーザインターフェース部２０は、例えばワーク
ステーションなどの情報処理端末装置により構成するこ
とができ、そのディスプレイに各作業段階の作業環境を
表示することができる。ユーザインターフェース部２０
は、複数の担当者が共通の１個を共有して使用するよう
に構成することもできるし、担当者毎に設ける構成とす
ることもできる。そして、システム部１０とユーザイン
ターフェース部２０とを、例えばＬＡＮなどのネットワ
ークにより接続して、分散処理環境を構築することがで
きる。なお、システム部１０とユーザインターフェース
部２０とを同一の装置において構成することもできる。

【００３４】システム部１０は、テンプレート管理部１
１と、ルーティング管理部１２と、通知管理部１３と、
進捗情報管理部１４と、ユーザ管理部１５と、システム
管理部１６と、参照情報管理部１００とを備える。ま
た、ユーザインターフェース部２０は、編集部２１と、
通知部２２と、進捗管理部２３と、インターフェースコ
ントロール部２４とを備える。

【００３５】ユーザインターフェース部２０の編集部２
１では、ユーザにより設定入力された業務処理の流れ、
各業務におけるルールによりワークフローを定義する。
システム部１０のテンプレート管理部１１は、定義され
たワークフロー（テンプレート）を管理する。

【００３６】テンプレート管理部１１で管理される、定
義されたワークフロー（テンプレート）に関するデータ
は、この例の場合、図３Ａに示すような、ワークフロー
がどのような複数の作業段階（作業段階を以下ステップ
と称する）からなっているかを示すステップテーブルＳ
Ｔと、図３Ｂに示すような、ステップの実行順序の情報
である実行順序テーブルＯＴとからなる。ワークフロー
に関するデータを、以下、ワークフローデータと称す
る。

【００３７】この例の場合には、複数個のワークフロー
を同時に管理することを想定しているためステップテー
ブルＳＴと、実行順序テーブルＯＴには、ワークフロー
識別子（図では、ワークフロー識別子は「ＷＦ識別子」
と記述されている。以下同じ）が付与されており、この
ワークフロー識別子により、参照情報管理部１００内に
おいて、いずれのワークフローであるかが一意に識別さ
れる。図の例のワークフロー識別子「１０００」は、図
面作成処理のワークフローを示している。

【００３８】このワークフロー識別子自体は、システム
部１０のシステム管理部１６により管理されており、後
述する参照情報管理部１００に要求がなされる時に通知
される。参照情報管理部１００は、このワークフロー識
別子に基づいて対象データを限定する。以下の説明で
は、このワークフロー識別子によるデータの絞り込みに
関する処理の説明は、繁雑さを避けるために省略する。

【００３９】この例の説明において、ステップ番号は各
ステップの識別子である。また、ステップ名は、各ステ
ップで行う作業内容を示すものであり、このステップ名
より、図面作成処理のワークフローは、ステップ番号１
のステップ（以下、ステップ１という）が「図面の作
成」、ステップ番号２（以下、ステップ２という）が
「図面の修正」、ステップ番号３（以下、ステップ３と
いう）が「コスト計算」、ステップ番号４（以下、ステ
ップ４という）が「図面の承認」の４つのステップから
なることが定義される。この例の場合、ステップテーブ
ルＳＴには、各ステップの個々の担当者の名前は記述さ
れずに、当該ステップを担当するユーザの役割を表した
役割者（以下、ロールと称する）名が、各ステップに対
応して定義されている。

【００４０】実行順序テーブルＯＴには、ステップ識別
子としてのステップ番号を用いて、前後のステップが記
述される。なお、実行順序テーブルＯＴにおいて、ステ
ップ番号「０」は、開始のステップ、ステップ番号「Ｎ
ＵＬＬ」は、終了のステップを示している。

【００４１】上述した図３のように定義されたワークフ
ローデータから、図４Ａに示すようなステップ遷移図が
得られる。この遷移図は、ワークフローの仕事の流れを
グラフ構造によって表現したものである。この定義され
たワークフローにおいては、各ステップの担当者は、個
々のユーザではなく、ロールとなっている。

【００４２】ワークフローの各ステップは通常以下の４
つの状態をとる。ステップがまだ作業を開始することができない状態
（以下、この状態を「ｎｏｔｒｅａｄｙ」という）ステップの開始準備ができており、担当者の仕事の開
始を待っている状態（以下、この状態を「ｒｅａｄｙ」
という）担当者が作業をしている状態（以下、この状態を「ｒ
ｕｎ」という）担当者が作業を終了した状態（以下、この状態を「ｃ
ｏｍｐｌｅｔｅ」という）。

【００４３】以下に、ワークフローシステムの基本的な
動作を述べる。以下の動作が各ステップに対して、繰り
返されることにより、ワークフローは進行する。

【００４４】ステップが「ｒｅａｄｙ」になると、担当
者に対して通知を行なうことにより作業の開始を促す。
担当者が開始の合図をワークフローシステムに対して行
なうと、ステップの状態は「ｒｕｎ」となる。このと
き、ワークフローシステムから担当者に対して、作業を
行なうために必要な情報をひとまとめにしたデータの固
まりを送り返す。このデータの固まりは、作業を行なう
ために必要な情報の実体と、その参照ポインターからな
り、この例においては、前述したようなフォルダーに登
録され、ワークフローに沿って回覧される方式が取られ
ている。

【００４５】担当者が指定された作業を終了すると、作
業内容を反映させたデータの固まりとともに、ワークフ
ローシステムに対し、完了の合図を送る。このとき、ス
テップの状態は「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」となる。

【００４６】以上のように、作業を担当する担当者とワ
ークフローシステムとの間では基本的に作業の開始時と
終了時に必要なデータと作業の結果変更されたデータを
やりとりするだけである。ワークフローシステムは各ス
テップが終了した時に次に実行されるステップを決定
し、該当ステップに対して、ルーティングを行なう。こ
こで、「ルーティングを行う」とは、あるステップの作
業が終了したときに、後続のステップの作業を開始させ
ることをいう。

【００４７】システム部１０のルーティング管理部１２
は、設定された業務の流れ、ルールにしたがって、この
ルーティングを行う。

【００４８】システム部１０の通知管理部１３は、処理
すべき情報の配達の、ユーザ（担当者）への通知を管理
する。ユーザへの通知は、ユーザインターフェース部２
０の通知部２２が行う。

【００４９】システム部１０の進捗情報管理部１４は、
作業の状況を管理するための情報、すなわち、各ステッ
プの状態の情報を管理する。ユーザインターフェース部
２０の進捗管理部２３は、この情報を用いて作業の状況
を管理する。

【００５０】ユーザ管理部１５は、実際に各ステップを
担当するユーザを管理する。各ステップの実際の担当者
の決定の仕方、およびそのアクセス権の管理方式につい
ては、後で詳述する。システム管理部１６は、システム
部１０の全体を管理する。

【００５１】［ユーザ管理についての説明］ユーザ管理
部１５には、各ステップの各ロールとなり得る個々の担
当者（ユーザ）名が登録されて管理される。図５は、ユ
ーザ管理部１５が管理するユーザデータの一例である。
どのロールをどのユーザが担当できるかは、この例で
は、ユーザ識別子を介して対応付けられる。

【００５２】すなわち、図５Ａに示すように、ユーザテ
ーブルＵＴには、それぞれのユーザ識別子に対するユー
ザ名が登録されている。また、図５Ｂに示すように、ロ
ールテーブルＲＴには、それぞれのユーザ識別子に対す
るロール名が登録されている。

【００５３】ワークフローシステムは、図４Ａに示した
ようなステップ遷移図を元に、各ステップの作業が終了
すると、適宜、次の作業を開始して、作業全体の流れを
管理する。各ステップの担当ユーザーは、当該ステップ
の作業を終了すると、ワークフローシステムに対して作
業の完了を通知する。ワークフローシステムは、この通
知によって、ステップが終了すると、前述のように定義
されたワークフローに準拠して、次のステップの開始を
行う。

【００５４】進捗情報管理部１４の進捗情報からワーク
フローシステムは、開始しようとするステップを識別す
る。このステップの識別がなされれば、ワークフローデ
ータのステップテーブルＳＴから、そのステップのロー
ルが検知され、ユーザデータのロールテーブルＲＴか
ら、そのロールを担当するユーザ識別子が特定される。
そして、ユーザテーブルＵＴで、この特定されたユーザ
識別子により担当ユーザー名が特定される。したがっ
て、ワークフローの実行時には、図４Ｂに示すように、
ロールが実際の担当ユーザ名に変わるものとなる。

【００５５】しかし、各ステップの担当者のアクセス権
は、前述したように、ステップの担当者に対して付与さ
れており、ユーザには依存せず、ユーザごとのアクセス
権の設定は必要ではない。例えば図４Ａのワークフロー
で、ステップ１の担当者を仮に承認者に変更したとする
と、ステップ１とステップ４は、ともにユーザ「ジョ
ン」によって実行されるが、ステップ１を担当したとき
のユーザ「ジョン」に対しては、図面作成に必要なアク
セス権のみが付与され、ステップ４を担当したときのユ
ーザ「ジョン」に対しては、承認に必要なアクセス権が
与えられる。

【００５６】図６は、このときのルーティング管理部１
２での処理の流れを示すフローチャートである。まず、
処理Ｓ１において、次ステップを進捗情報管理部１４か
らの情報から決定する。次に、判断Ｓ２に進んで、次ス
テップがワークフローの終了のステップであるか否か判
断し、終了ステップであれば、転送処理は行わずに終了
する。そして、次ステップが終了ステップでなければ、
処理Ｓ３において、ユーザデータから当該ステップのロ
ールとなる担当ユーザを決定し、処理Ｓ４で、当該担当
ユーザに対する次ステップへの通知を通知管理部１３に
依頼する。

【００５７】また、図７ＡのユーザテーブルＵＴに示す
ように、担当ユーザを、ステップ数よりも多い人数だけ
用意しておくと共に、図７Ｂに示すように、ロールテー
ブルＲＴにより、一つのロールを複数のユーザが担当す
ることができるように登録しておいて、当該担当可能な
複数ユーザから担当者を選択させるような態様を取るこ
とも可能である。

【００５８】その場合、担当者の選択の方法としては、
前ステップの担当者に、次ステップの担当可能複数ユー
ザを知らせておき、前ステップの終了時に、その担当者
に、次ステップの担当ユーザを選択させる方法や、各担
当者の過去の所用作業時間や作業の質などのパラメータ
を、当該担当者ごとに管理しておき、必要なパラメータ
をワークフロー起動者が入力しておくことにより、当該
パラメータを基準にしてワークフローシステムが自動的
に選択する方法などがある。

【００５９】以上のようにして、各ステップに対して、
ロールを仲介にして実際の担当ユーザーが割り当てら
れ、各ステップに割り当てられたアクセス権にしたがっ
て、各ステップでの処理が実行される。

【００６０】［セキュリティーを確保した情報管理の説
明］この例においては、ワークフローシステムにおいて
要求される情報のセキュリティーを満足するフォルダー
の管理を、参照情報管理部１００により行う。すなわ
ち、この例の場合、前述したように、各作業段階のユー
ザ間で受け渡しされる情報の実体と、その参照ポインタ
ーは、フォルダーに登録され、ワークフローに沿って回
覧される方式が取られており、参照情報管理部１００
は、そのフォルダーの管理を行う。

【００６１】参照ポインターには、作業対象情報に対す
るアクセス権が含まれる。この例の場合、アクセス権
は、各ユーザ毎に付与されるのではなく、各ステップに
対して、その処理内容に応じて設定付与されている。

【００６２】参照情報管理部１００は、例えば図１に示
すように構成される。すなわち、参照情報管理部１００
は、処理部１１０と、記憶部１２０とからなり、処理部
１１０は、要求処理部１１１と、情報番号管理部１１２
と、アクセス要求可否判定部１１３と、アクセス権設定
部１１４と、構成情報管理部１１５と、実体管理部１１
６とを備えている。

【００６３】要求処理部１１１は、システム部１０の他
の管理部からの要求を受け取り、その要求に対応する処
理を起動する。情報マスター管理部１１２は、作業対象
情報を一意に識別するための情報マスターを管理する。
情報マスターは、記憶部１２０の情報マスター格納部１
２１に格納されている。図８は、この格納部１２１の情
報マスターテーブルの構成の一例を示すものである。す
なわち、情報マスターテーブルは、作業対象情報をシス
テム内で一意に識別するための情報番号と、仕様書、図
面、コスト計算書など当該情報のユーザに対する名称で
ある情報名と、当該情報が削除されているかどうかを示
す削除フラグからなる。この例においては、削除フラグ
が「１」のときには、情報が削除されていることを示
し、削除フラグが「０」であれば、情報が存在している
ことを示している。

【００６４】アクセス要求可否判定部１１３は、前述し
たように、各ステップに対して設定されたアクセス権の
情報に基づき、要求の可否を判定する。この場合、アク
セス権のうち、追加および削除のアクセス権は、ワーク
フローの定義時に、各ステップに対して設定され、記憶
部１２０の追加、削除権情報格納部１２２に格納され
る。また、アクセス権のうち、参照、更新のアクセス権
は、ワークフロー実行中に、ステップに対して情報ファ
イル毎に設定され、記憶部１２０の参照、更新権情報格
納部１２３に格納される。

【００６５】ここで、この例の場合、追加権…ステップ番号の担当者がフォルダーに情報を追
加する権利削除権…ステップ番号の担当者がフォルダーから情報を
削除する権利参照権…ステップ番号の担当者が情報番号の情報を参照
する権利更新権…ステップ番号の担当者が情報番号の情報を更新
する権利を示すことになる。

【００６６】アクセス権設定部１１４は、要求に応じて
前記参照、更新のアクセス権を、ステップに対して、か
つ、情報番号単位で設定し、その参照、更新のアクセス
権を参照、更新権情報格納部１２３に格納する。なお、
アクセス要求可否判定部１１３は、格納部１２２の追
加、削除権情報だけでなく、格納部１２３の参照、更新
権情報をも参照する。

【００６７】図９は、格納部１２２の追加、削除権情報
の一例を示すものであり、追加／削除権テーブルの構成
となっている。この例の場合には、複数個のワークフロ
ーを同時に管理することを想定しているため、この追加
／削除権テーブルには、当該アクセス権の付与対象とな
るワークフローを識別するためのワークフロー識別子を
含む。

【００６８】追加／削除権テーブルは、ワークフロー識
別子の他に、このアクセス権が設定されているステップ
を識別するためのステップ番号と、追加権の有無、削除
権の有無を示すデータとで構成される。

【００６９】また、図１０は、格納部１２３の参照、更
新権情報の一例を示すものであり、参照／更新権テーブ
ルの構成となっている。この参照／更新権テーブルは、
前記追加／削除権テーブルと同様に、ワークフロー識別
子、ステップ番号、参照権の有無を示すデータ、更新権
の有無を示すデータを備える他に、当該参照権および更
新権が付与される作業対象情報の情報番号のデータを備
える。

【００７０】構成情報管理部１１５は、ワークフローの
各ステップに対するフォルダーの内容、つまり実体情報
ファイルと、その参照ポインターを管理する。参照ポイ
ンターとしては、具体的には、当該ステップの作業が何
回目であるかを示すバージョン情報と、フォルダーのバ
ージョン毎の内容構成と、フォルダーに含まれる参照情
報と、作業対象情報の実体情報との関係とを管理する。

【００７１】バージョン情報は、バージョン情報格納部
１２４に格納される。この格納部１２４のバージョン情
報の構成例を図１１に示す。すなわち、この例の場合、
バージョン情報は、ワークフロー識別子と、ステップ番
号と、最新バージョン番号の情報とで構成されるバージ
ョン管理テーブルとして格納されている。

【００７２】また、フォルダーのバージョン毎の内容構
成の情報は、構成管理テーブルとして構成情報格納部１
２５に格納されている。この構成情報格納部１２５の格
納情報である構成管理テーブルの例を図１２に示す。す
なわち、この構成管理テーブルは、ワークフロー識別子
と、ステップ番号と、バージョン番号と、情報番号と、
実体管理部１１６で管理されている情報のファイル名で
ある実体ファイル名とからなる。

【００７３】実体管理部１１６は、情報の実体を管理
し、実体ファイルの格納、取り出しのインターフェース
を提供する。実体ファイルは、格納部１２７ａ，１２７
ｂ，…１２７ｎに格納される。実体管理部１１６は、情
報の実体を一意に識別管理するために、情報の実体を、
ワークフロー識別子ごとのディレクトリにステップ識別
子−バージョン番号−情報番号という組み合わせからな
る実体ファイル名のファイルとして管理する。図７に示
されている実体ファイル名「Ｓ−Ｊ−Ｎ」において、Ｓ
はステップ識別子（例えばステップ番号）、Ｊはバージ
ョン番号、Ｎは情報番号を示している。

【００７４】上述の実体ファイル名は、構成情報格納部
１２５の構成管理テーブルに登録されて参照情報として
構成情報管理部１１５により管理されている。実体管理
部１１６は、この構成情報管理部１１５で管理される実
体ファイル名から、対応するファイル実体の格納部を検
索して、対応する実体ファイルの取り出しおよび登録を
行なう。

【００７５】システム部１０では、前述した図１の構成
の参照情報管理部１００によって、各ステップの作業結
果情報に対するセキュリティーの確保が可能であり、し
かも、担当ユーザの各ステップでの作業におけるアクセ
ス要求に対して、適切に対応できるようにしている。す
なわち、参照情報管理部１００は、システム部１０の他
の管理部からの要求を、後述するように処理して、セキ
ュリティーを満足する情報管理を実現している。

【００７６】参照情報管理部１００の要求処理部１１１
で受け付ける各要求の種類と、それに対応した処理の内
容は、次の通りである。

【００７７】登録…情報をフォルダーに登録し、当該登
録する情報に対する各ステップにおけるアクセス権（参
照権と更新権）を設定する削除…指定された情報をフォルダーから削除する参照…フォルダー内の指定された情報の実体を取り出す更新…フォルダー内の指定された情報の実体を更新する作成…指定されたステップのフォルダーの構成情報を作
成するリスト…指定されたステップのフォルダーの内容のリス
トを返す初期化…ワークフローが起動されたときに必要なレコー
ドを挿入し、初期値を設定する。

【００７８】上記の要求に応じた処理のうち、「作成」
の処理は、ワークフローの一つのステップが終了して、
作業が次のステップに受け渡されるときに、次のステッ
プのフォルダーを作成準備するためにルーティング管理
部１２により起動される。

【００７９】「追加」、「削除」、「参照」、「更新」
は、ステップの担当者が情報に基づき業務を実施する際
に起動される。「リスト」は、ステップの担当者に情報
の内容を知らせる際に起動される。

【００８０】この例の図面作成のワークフローにおいて
は、各ステップ毎のフォルダーは、図１３に示すような
ものとなる。すなわち、ワークフローの開始時のフォル
ダーＦ０には、図面の作成のステップ１のための仕様書
Ａの実体ファイルおよびその参照ポインターが含まれ
る。この仕様書Ａは、後続の各ステップでは参照だけさ
れる。ステップ１では、このフォルダーＦ０の仕様書Ａ
に基づき図面Ａが作成される。そして、このステップ１
の終了時には、仕様書Ａと、作成された図面Ａとの実体
ファイルおよびその参照ポインターが含まれるフォルダ
ーＦ１が作成される。

【００８１】ステップ２では、フォルダーＦ１の仕様書
Ａおよび図面Ａに基づき、ステップ１で作成された図面
Ａが修正される。そして、このステップ２の終了時に
は、仕様書Ａと、修正後の図面Ａとの実体ファイルおよ
びその参照ポインターが含まれるフォルダーＦ２が作成
される。

【００８２】次のステップ３では、フォルダーＦ２の図
面Ａを参照して、この図面Ａに関するコスト計算書が作
成される。そして、このステップ３の終了時には、仕様
書Ａと、修正後の図面Ａと、コスト計算書との実体ファ
イルおよびその参照ポインターが含まれるフォルダーＦ
３が作成される。

【００８３】最後のステップ４では、フォルダーＦ３の
図面Ａと、ステップ３で作成されたコスト計算書の承認
処理が行われる。この承認のステップ４では、図面Ａ、
コスト計算書の「合」「否」が判定され、判定結果が双
方とも「合」であれば、このステップ４が終了して、図
面作成のワークフローは終了となり、仕様書Ａと、図面
Ａと、コスト計算書との実体ファイルおよびその参照ポ
インターが含まれるフォルダーＦ４が得られる。

【００８４】また、ステップ４において、図面Ａの承認
の結果の判定が「否」であるときには、ステップ４の担
当ユーザは、図面の作成のステップ１あるいは図面の修
正のステップ２に対する「やり直し」の指示を、ユーザ
インターフェース２０を介してシステム部１０に通知す
る。また、コスト計算書についての承認の判定結果が
「否」であれば、ステップ４の担当ユーザは、コスト計
算書の作成のステップ３に対する「やり直し」の指示
を、ユーザインターフェース２０を介してシステム部１
０に通知する。

【００８５】システム部１０は、この「やり直し」の指
示を受けて、指示されたステップ番号のステップにルー
ティングを行う。このとき、上述の図面Ａの作成あるい
は修正のやり直しの際には、コスト計算書は、ステップ
１およびステップ２の担当ユーザには秘密の事項である
ため、そのセキュリティーを確保するため、この例で
は、これらステップ１またはステップ２にとって、やり
直しの際の一つ前のステップ４のフォルダーＦ４から、
これらステップ１、ステップ２に転送するためのフォル
ダーを作成するのではなく、当該ステップ１またはステ
ップ２の１回前のバージョンのフォルダーＦ１またはフ
ォルダーＦ２から、これらステップ１またはステップ２
に、やり直し処理を行わせるための新規のフォルダーを
作成して転送するようにする。

【００８６】参照情報管理部１００の要求処理部１１１
は、上述したようなシステム部１０の他の管理部からの
要求を受け付け、図１４に示す要求処理のルーチンに従
ってその要求の種類のチェックを行い、その結果、判別
された要求に対する処理をそれぞれ起動する。

【００８７】すなわち、図１４に示すように、要求処理
部１１１は、判断Ｓ１１において要求待ちをする。要求
があれば、その要求の種類を判断Ｓ１２、Ｓ１３、Ｓ１
４、Ｓ１５、Ｓ１６、Ｓ１７において順次判別する。

【００８８】そして、判断Ｓ１２で要求が「登録」であ
ると判別されたときには、「登録」の処理ルーチンＳ２
０を起動する。判断Ｓ１３で要求が「削除」であると判
別されたときには、「削除」の処理ルーチンＳ３０を起
動する。判断Ｓ１４で要求が「参照」であると判別され
たときには、「参照」の処理ルーチンＳ４０を起動す
る。判断Ｓ１５で要求が「更新」であると判別されたと
きには、「更新」の処理ルーチンＳ５０を起動する。

【００８９】判断Ｓ１６で要求が「リスト」であると判
別されたときには、「リスト」の処理ルーチンＳ６０を
起動する。判断Ｓ１７で要求が「作成」であると判別さ
れたときには、「作成」の処理ルーチンＳ７０を起動す
る。さらに、判断Ｓ１８で要求が「初期化」であると判
別されたときには、「初期化」の処理ルーチンＳ８０を
起動する。

【００９０】図１５に、初期化の処理ルーチンＳ８０の
例を示す。この初期化処理の実施に際しては、ワークフ
ロー識別子、例えばワークフロー番号と、ワークフロー
の設計時に定義された、各ステップに対する追加権およ
び削除権のリストが指示される。

【００９１】この初期化処理においては、まず、処理Ｓ
８１において、ワークフロー上では存在しない開始のス
テップ（ステップ番号「０」）のデータを、参照／更新
権テーブル、バージョン管理テーブル、構成管理テーブ
ルに記録する。次の処理Ｓ８２では、上記追加権および
削除権のリストを参照して、各ステップに対する追加権
および削除権を、追加／削除権テーブルに記録する。以
上で、初期化処理は終了である。

【００９２】図１６に、リストの処理ルーチンＳ６０の
例を示す。このリストの処理の実施に際してはステップ
番号が指示される。まず、処理Ｓ６１においては、バー
ジョン情報格納部１２４のバージョン管理テーブルをス
テップ番号で検索し、最新のバージョン番号の欄の値を
入手することにより、リストを作成するフォルダーのバ
ージョンを決定する。次に、処理Ｓ６２に進んで、構成
情報格納部１２５の構成管理テーブルを、ステップ番号
と、処理Ｓ６１で決定したバージョン番号とで検索し、
求めたテーブルの情報番号の欄の値を入手する。

【００９３】次の処理Ｓ６３では、処理Ｓ６２で入手し
た情報番号と、削除フラグの値「０」（削除されていな
いことを示している）とで格納部１２１の情報マスター
テーブルを検索し、その情報名の欄の値を入手する。そ
して、次の処理Ｓ６４では、処理Ｓ６２、処理Ｓ６３で
入手したデータから、［情報番号、情報名］のリストを
作成する。このリストは、要求者に渡される。以上で、
リストの処理は終了である。

【００９４】次に、図１７に登録の処理ルーチンＳ２０
の例を示す。この登録処理が実施されるときには、ステ
ップ番号、情報名、情報の実体、アクセスリスト（各ス
テップにおける参照／更新権のリスト）が指示される。

【００９５】まず、処理Ｓ２１では、ステップ番号によ
って、追加／削除権テーブルの検索を行う。次の判断Ｓ
２２では、検索の結果、該当データがあるか否か、つま
り、当該ステップ番号のステップに対して追加／削除権
が設定されているか否か判断される。該当データがなけ
れば、この登録処理ルーチンＳ２０は終了となる。該当
データがあれば、判断Ｓ２３に進んで、追加／削除権テ
ーブルの追加権の欄を調べ、当該ステップの担当者に追
加権があるか否か判断する。追加権がなければ、この登
録処理ルーチンＳ２０は終了となる。

【００９６】追加権があれば、処理Ｓ２４に進んで、情
報マスター管理部１１２に新たな情報番号を要請して取
得する。次に、処理Ｓ２５に進んで、情報マスター管理
部１１２により、格納部１２１の情報マスターテーブル
に、［新しい情報番号、情報名、削除フラグ「０」］の
レコードを登録する。

【００９７】次に、処理Ｓ２６に進んで、この登録処理
ルーチンＳ２０の実行前に指示されたアクセスリストを
元に、参照／更新権テーブルに、登録した情報に対する
各ステップの参照権、更新権を設定する。

【００９８】次に、処理Ｓ２７において、構成管理テー
ブルに、［登録を行うステップ番号、登録を行うステッ
プ番号のステップの最新バージョン番号、新しい情報番
号、実体ファイル名］のレコードを登録する。そして、
処理Ｓ２８において、情報の実体を実体管理部１１６の
管理下の格納部１２７ａ〜１２７ｎの対応するエリアに
格納する。以上で、登録処理ルーチンＳ２０は、終了と
なる。

【００９９】次に、削除の処理ルーチンＳ３０について
説明する。図１８に、この削除処理ルーチンＳ３０の例
を示す。この削除の処理が実施される際には、削除を行
うステップのステップ番号、削除する情報の情報番号が
指示される。

【０１００】まず、処理Ｓ３１では、ステップ番号によ
って、追加／削除権テーブルの検索を行う。次の判断Ｓ
３２では、検索の結果、該当データがあるか否か、つま
り、当該ステップ番号のステップに対して追加／削除権
が設定されているか否か判断される。該当データがなけ
れば、この削除処理ルーチンＳ３０は終了となる。該当
データがあれば、判断Ｓ３３に進んで、追加／削除権テ
ーブルの削除権の欄を調べ、当該ステップの担当者に削
除権があるか否か判断する。削除権がなければ、この削
除処理ルーチンＳ３０は終了となる。

【０１０１】判断Ｓ３３において、削除権があると判断
されたときには、削除対象の情報番号の情報マスターテ
ーブルのレコードの削除フラグの欄に、「１」が設定さ
れる。以上で、削除処理ルーチンＳ３０は終了である。

【０１０２】次に、参照の処理ルーチンＳ４０について
説明する。図１９に、この参照処理ルーチンＳ４０の例
を示す。この参照の処理が実施される際には、参照を行
うステップのステップ番号、参照する情報の情報番号が
指示される。

【０１０３】まず、処理Ｓ４１では、ステップ番号によ
って、参照／更新権テーブルの検索を行う。次の判断Ｓ
４２では、検索の結果、該当データがあるか否か、つま
り、当該ステップ番号のステップに対して参照／更新権
が設定されているか否か判断される。該当データがなけ
れば、この参照処理ルーチンＳ４０は終了となる。該当
データがあれば、判断Ｓ４３に進んで、参照／更新権テ
ーブルの参照権の欄を調べ、当該ステップの担当者に参
照権があるか否か判断する。参照権がなければ、この参
照処理ルーチンＳ４０は終了となる。

【０１０４】判断Ｓ４３で、参照権があると判断された
ときには、処理Ｓ４４に進んで、バージョン管理テーブ
ルを前記ステップ番号で検索し、その最新バージョン番
号の欄の値を入手することにより、フォルダーのバージ
ョンを決定する。

【０１０５】また、次の処理Ｓ４５では、構成管理テー
ブルを、参照を行うステップのステップ番号と、処理Ｓ
４４で入手したバージョン番号と、参照する情報の情報
番号とで検索し、この構成管理テーブルの実体ファイル
名の欄の値を入手することにより、参照する情報の実体
ファイル名を決定する。

【０１０６】そして、次の処理Ｓ４６では、処理Ｓ４５
で決定した実体ファイル名を用いて、当該実体ファイル
を実体管理部１１６により取り出す。取り出したファイ
ルは、要求者に渡される。以上で、参照処理ルーチンＳ
４０は終了となる。

【０１０７】次に、更新の処理ルーチンＳ５０について
説明する。図２０に、この更新処理ルーチンＳ５０の例
を示す。この更新の処理が実施される際には、更新を行
うステップのステップ番号、更新する情報の情報番号、
更新する情報の実体のファイルが指示される。

【０１０８】まず、処理Ｓ５１では、ステップ番号によ
って、参照／更新権テーブルの検索を行う。次の判断Ｓ
５２では、検索の結果、該当データがあるか否か、つま
り、当該ステップ番号のステップに対して参照／更新権
が設定されているか否か判断される。該当データがなけ
れば、この更新処理ルーチンＳ５０は終了となる。該当
データがあれば、判断Ｓ５３に進んで、参照／更新権テ
ーブルの更新権の欄を調べ、当該ステップの担当者に更
新権があるか否か判断する。更新権がなければ、この更
新処理ルーチンＳ５０は終了となる。

【０１０９】判断Ｓ５３で、更新権があると判断された
ときには、処理Ｓ５４に進んで、バージョン管理テーブ
ルを前記ステップ番号で検索し、その最新バージョン番
号の欄の値を入手することにより、フォルダーのバージ
ョンを決定する。

【０１１０】また、次の処理Ｓ５５では、構成管理テー
ブルを、更新を行うステップのステップ番号と、処理Ｓ
５４で入手したバージョン番号と、更新する情報の情報
番号とで検索し、この構成管理テーブルの実体ファイル
名の欄の値を入手することにより、更新する情報の実体
ファイル名を決定する。

【０１１１】そして、次の処理Ｓ５６では、処理Ｓ５５
で決定した実体ファイル名を用いて、当該実体ファイル
を実体管理部１１６により、格納部１２７ａ〜１２７ｎ
の対応する格納部に格納する。当該格納部に、すでに同
じ実体ファイル名のファイルが存在すれば、上書きされ
る。以上で、更新処理ルーチンＳ５０は終了となる。

【０１１２】次に、作成の処理ルーチンＳ７０について
説明する。図２１に、この作成処理のルーチンＳ７０の
例を示す。この作成処理が実施される場合には、フォル
ダーを作成するステップの番号、前ステップの番号、さ
らには、やり直しの作業のときには、やり直しの指示フ
ラグが指示される。

【０１１３】まず、判断Ｓ７１において、新規作成の処
理であるか判断される。この判断は、バージョン情報格
納部１２４のバージョン管理テーブルに、フォルダーを
作成しようとするステップ番号がエントリーされている
か否かにより行われる。そして、新規作成の処理と判断
されれば、処理Ｓ７２に進んで、フォルダーを作成する
ステップのバージョン情報を格納部１２４に新規に登録
する。すなわち、バージョン管理テーブルに、フォルダ
ーを作成するステップのステップ番号と、最新バージョ
ン番号として「１」のレコードを追加登録する。

【０１１４】一方、判断Ｓ７１で新規作成の処理でない
と判断されたときは、処理Ｓ７３に進んで、フォルダー
を作成するステップの最新バージョン番号を１だけ増や
す。すなわち、ステップ番号がフォルダーを作成しよう
とするステップの番号であるバージョン管理テーブルの
レコードの、最新バージョン番号に「１」を加える。

【０１１５】処理Ｓ７２および処理Ｓ７３の次には、判
断Ｓ７４に進み、やり直しの処理であるか否かを、やり
直しの指示フラグから判断する。判断７４で、やり直し
でなく、新規作成の処理であると判断されたときには、
処理Ｓ７５に進んで、前のステップのフォルダーを元に
して、フォルダーを作成すべき次のステップの最新バー
ジョンのフォルダーを作成する。すなわち、構成情報格
納部１２５の構成管理テーブルから、前ステップの最新
のバージョン番号のレコードを検索し、ステップ番号の
欄を、フォルダーを作成しようとするステップの番号
に、また、バージョン番号の欄を、フォルダーを作成使
用とするステップの最新バージョンの番号に、それぞれ
置換したレコードを構成管理テーブルに登録する。

【０１１６】判断７４で、やり直しであると判断された
ときには、処理Ｓ７６に進んで、フォルダーを作成する
次ステップの、一つ前のバージョン番号のフォルダーを
元に、最新バージョンのフォルダーを作成する。具体的
には、構成管理テーブルから、フォルダーを作成しよう
とするステップの一つ前のバージョン番号のレコードを
検索し、そのバージョン番号の欄を最新バージョンの番
号に、また、実体ファイル名を前ステップの対応するフ
ァイル名に置換したレコードを構成管理テーブルに登録
する。

【０１１７】つまり、やり直しのときの処理Ｓ７６で
は、前ステップのフォルダーではなく、当該フォルダー
を作成しようとするステップの前のバージョンのフォル
ダーに基づいて最新バージョンのフォルダーが作成され
る。したがって、やり直しの処理であっても、当該ステ
ップの担当ユーザに対してはセキュリティーを確保した
い情報が、当該ステップに配達されることはない。以上
で、作成の処理ルーチンＳ７０は、終了となる。

【０１１８】次に、図１３に示した図面作成のワークフ
ローに基づき、本実施例の処理を、情報マスターテーブ
ル、追加／削除権テーブル、参照／更新権テーブル、バ
ージョン管理テーブル、構成管理テーブルの内容変化を
参照しながら、より具体的に説明する。なお、以下の説
明においては、各テーブルのワークフロー識別子は、説
明の簡単のため、省略してある。

【０１１９】（１）ワークフローが起動され、参照情報
管理部１００が初期化されたときの各テーブルの状態を
図２２に示す。これらのテーブルにおいて、ステップ番
号「０」のステップは、ワークフローの初期化を行なう
ためのフロー上は存在しないステップである。また、情
報番号「０」は、実体のない情報で、空のフォルダーを
構成するために利用される。

【０１２０】また、追加／削除権テーブルの内容は、ワ
ークフロー設計者により各ステップに対して設定されて
いる。図において、「ｔｒｕｅ」は、「当該アクセス権
有り」を示し、また、「ｆａｌｓｅ」は「当該アクセス
権無し」を示している。以下の説明において同様であ
る。この例の場合には、ステップ１とステップ３の担当
者に追加権が与えられており、削除権はだれにも与えら
れていない。なお、構成管理テーブルの実体名「ＮＵＬ
Ｌ」は、実体ファイル名がついていないことを示してい
る。以下同様である。

【０１２１】（２）ワークフロー起動者がフォルダーに
仕様書Ａを登録し、また、この仕様書Ａについての各ス
テップでの参照権および更新権の設定をし、ワークフロ
ーを開始したときの各テーブルの状態を図２３に示す。
仕様書Ａが登録されたことにより、情報マスターテーブ
ル、参照／更新テーブル、構成管理テーブルが変更され
ている。参照／更新権テーブルに示されるように、仕様
書Ａは、すべてのステップにおいて参照のみ可となるよ
うに参照権が設定されている。

【０１２２】仕様書Ａの情報番号は「１０００」と設定
され、１回目の作業であるので、バージョン番号は
「１」にされている。このため、構成管理テーブルの実
体名は、「０−１−１０００」となっている。

【０１２３】（３）ステップ１の担当者が、フォルダー
を受け取ったときと、作業を終了したときの各テーブル
の状態を図２４、図２５に示す。各テーブルにおいて、
２重線までの部分がフォルダーを受け取ったときの内容
であり、２重線より下方の部分が作業を終了したときに
付け加わった内容である。つまり、２重線より下方の部
分は、当該ステップの作業の終了後、次ステップにルー
ティングを行う際に、その次ステップに対するフォルダ
ーを作成するときに作成される部分である。以下の説明
においても同様である。

【０１２４】フォルダーを受け取った時点ではステップ
１のためのフォルダーが新規に作成されている。すなわ
ち、バージョン管理テーブルにステップ番号「１」と、
最新バージョン番号として「１」のレコードが登録さ
れ、また、構成管理テーブルにステップ番号「１」のレ
コードが登録されて、新規のフォルダーが作成されてい
る。

【０１２５】そして、ステップ１の作業が終了したとき
には、図面Ａが新たに登録されたことにより、情報マス
ターテーブル、参照／更新権テーブル、構成管理テーブ
ルが変更されている。

【０１２６】この例の場合には、図面Ａの情報番号は、
「１００１」とされ、ステップ番号は「１」、バージョ
ン番号は「１」であるので、構成管理テーブルの実体フ
ァイル名は、「１−１−１００１」となる。また、図面
Ａは、全てのステップにおいて参照は可能であり、ま
た、ステップ１、ステップ２のみが更新することができ
るように参照権および更新権が設定されている。

【０１２７】（４）ステップ２の担当者が、フォルダー
を受け取ったときと、作業を終了したときの各テーブル
の状態を図２６、図２７に示す。

【０１２８】ステップ２の担当者が、フォルダーを受け
取ったときの構成管理テーブルは、図２７の表のように
なっている。ステップ２の担当者が、図面Ａを参照した
ときには、実体ファイル名「１−１−１００１」のファ
イルが渡され、そして、図面Ａが更新されたことによ
り、ステップ２の、情報番号「１００１」の図面Ａの実
体ファイル名が、矢印で示すように、「２−１−１００
１」に変更される。この実体ファイル名の変更は、前述
と同様に、当該ステップの作業の終了後、次ステップに
ルーティングを行う際に、その次ステップに対するフォ
ルダーを作成するときになされる。

【０１２９】（５）ステップ３の担当者が、フォルダー
を受け取ったとき、作業を終了したときの各テーブルの
状態を図２８、図２９に示す。

【０１３０】ステップ３の作業終了時には、コスト計算
書が登録されたことにより、情報マスターテーブル、参
照／更新権テーブル、構成管理テーブルが、それぞれ変
更されている。

【０１３１】この例の場合には、コスト計算書の情報番
号は、「１００２」とされ、ステップ番号は「３」、バ
ージョン番号は「１」であるので、コスト計算書の構成
管理テーブルでの実体ファイル名は、「３−１−１００
１」となる。

【０１３２】また、参照／更新権テーブルには、コスト
計算書は、ステップ３、ステップ４で参照可能であり、
ステップ３でのみ更新することができるように参照権／
更新権が設定されている。

【０１３３】（６）ステップ４の担当者が、フォルダー
を受け取ったときの各テーブルの状態を図３０、図３１
に示す。フォルダーを受け取った時点でステップ４のた
めのフォルダーが新規に作成されている。すなわち、バ
ージョン管理テーブルにステップ番号「４」と、最新バ
ージョン番号として「１」のレコードが登録され、ま
た、構成管理テーブルに各情報番号についてのステップ
番号「４」のレコードが登録されて、新規のフォルダー
が作成されている。

【０１３４】（７）今、ここでステップ４の担当者は、
ステップ１の誤りを検出し、ステップ１にやり直しを行
なうように指示したとする。この場合のステップ１の担
当者が、やり直しのフォルダーを受け取ったときと、作
業を終了したときのバージョン管理テーブルと構成管理
テーブルの状態を図３２に示す。

【０１３５】この場合、図２１に示した作成の処理ルー
チンＳ７０においては、受け取ったフォルダーに含まれ
るやり直しの指示フラグにより、判断Ｓ７４でやり直し
と判断し、処理Ｓ７６の処理が行なわれる。すなわち、
ステップ１のバージョン１のフォルダーから、ステップ
１のバージョン２のフォルダーが作成される。

【０１３６】そして、ステップ１の担当者が、図面Ａを
再度参照したときには、実体ファイル名「１−１−１０
０１」のファイルが渡される。そして、ステップ１の担
当者が図面Ａを更新したときに、この更新された図面Ａ
に対して、異なる実体ファイル名「１−２−１００１」
にされたものとなっている。ステップ１のフォルダーに
は、コスト計算書は含まれないので、やり直しに際し
て、コスト計算書のセキュリティーは確保されている。

【０１３７】（８）このステップ１でのやり直しの処理
が終了した後、ステップ２の担当者が、再びフォルダー
を受け取ったときと、その作業を終了したときのバージ
ョン管理テーブルと構成管理テーブルの状態を図３３に
示す。ステップ２の担当者は、やり直された図面Ａのバ
ージョン２のファイル、つまり実体ファイル名「１ー２
ー１００１」を参照して、修正をする。このステップ２
の担当者の更新により、実体ファイル名は、「２−２−
１００１」に変更される。

【０１３８】こうして、各ステップ毎、バージョン毎、
情報番号毎に、ファイルが管理されて、やり直しに際し
ては、バージョン番号を参照して、当該ステップの前の
バージョンのフォルダーからやり直しのためのデータを
得るようにしたので、必要な情報についてのセキュリテ
ィーを確保しながら、ワークフローの実行を行うことが
できる。

【０１３９】なお、以上の実施例では、やり直しの際に
は、当該ステップの前のバージョンのフォルダーからや
り直しのための作業対象情報を得るようにしたが、セキ
ュリティーの確保を必要としない情報のフォルダーから
なる後のステップの前回のバージョンのフォルダーか
ら、前記作業対象情報を得るようにしてもよい。

【０１４０】図３４は、前述したステップ１に対するや
り直しの指示があった場合に、ステップ２の前回のバー
ジョンのフォルダーを、やり直しのバージョンの際に受
け取った場合を示している。つまり、ステップ１には、
実体ファイル名が「２−１−１００１」であるステップ
２のバージョン１の図面Ａが渡される。このフォルダー
にも、コスト計算書は含まれておらず、コスト計算書の
ステップ１の担当者に対するセキュリティーは確保され
る。そして、前述の例の場合と同様にして、この実体フ
ァイル名「２−１−１００１」の図面Ａがやり直しの結
果、実体ファイル名「１−２−１００１」に変更され
る。

【０１４１】以上の実施例では、処理対象情報は、図
面、仕様書、コスト計算書のように、情報単位ごとに管
理されており、このため、上記のように情報単位ごとに
セキュリティーを確保することが容易である。

【０１４２】なお、以上の例は、図面作成のワークフロ
ーの場合の例であるが、この発明の情報処理システム
は、図面作成の業務処理に限らず、その他、種々の業務
処理を行う場合に適用できることはいうまでもない。

【０１４３】

【発明の効果】以上説明したように、第１の発明によれ
ば、情報処理システム自身が作業処理結果の実体情報を
格納すると共に、その実体情報を、作業段階ごとに、か
つ、情報単位ごとに識別するための参照情報を用いて管
理するため、各作業段階の担当者に配達すべき情報を、
容易かつ適切に管理することができる。

【０１４４】また、第２の発明によれば、作業対象情報
に対するアクセス権は、各作業段階に対して、その作業
内容に応じて設定されており、そして、各作業段階の担
当者は、当該作業段階に対応して各担当者の情報が記憶
されている担当者情報記憶部から決定されるので、担当
者情報記憶部の担当者を変更するだけで、各作業段階の
担当者を変更することができ、実際の作業担当者の変更
などに柔軟に対応できる。

【０１４５】また、第３の発明によれば、各作業段階の
処理結果を、何回目の処理であるかを示すバージョン情
報と対応を付けて構成情報管理手段で管理するので、や
り直しの指示があった時であっても、当該やり直しの作
業段階に対して秘密にしたい情報は除いて必要な情報を
選定して、当該作業段階に転送することができる。この
ため、当該やり直しの作業者に対するセキュリティーが
保持される。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による情報処理システムの一実施例の
要部のブロック図である。

【図２】この発明による情報処理システムの一実施例の
全体を示すブロック図である。

【図３】この発明による情報処理システムの一実施例に
おけるワークフローデータの一例を示す図である。

【図４】この発明による情報処理システムの一実施例に
おいて、定義されたワークフローの各ステップの担当者
を説明するための図である。

【図５】この発明による情報処理システムの一実施例に
おける担当者情報の一例を説明するための図である。

【図６】この発明による情報処理システムの一実施例に
おいて、ステップが開始されるときの担当ユーザへの通
知のための処理を説明するための図である。

【図７】この発明による情報処理システムの一実施例に
おける担当者情報の他の例を説明するための図である。

【図８】この発明による情報処理システムの一実施例に
おいて、格納される情報に関するテーブルの例を説明す
るための図である。

【図９】この発明による情報処理システムの一実施例に
おいて、各ステップに対して設定されるアクセス権のテ
ーブルの例を説明するための図である。

【図１０】この発明による情報処理システムの一実施例
において、各ステップに対して設定されるアクセス権の
テーブルの例を説明するための図である。

【図１１】この発明による情報処理システムの一実施例
において、各ステップでの処理のバージョンに関するテ
ーブルの例を説明するための図である。

【図１２】この発明による情報処理システムの一実施例
において、各ステップでの処理結果の情報に関するテー
ブルの例を説明するための図である。

【図１３】この発明による情報処理システムの一実施例
において、定義されたワークフローの各ステップおよび
各ステップ間で受け渡されるフォルダーを説明するため
の図である。

【図１４】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部での要求処理の一例を示す流れ
図である。

【図１５】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図１６】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図１７】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図１８】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図１９】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図２０】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図２１】図１４の流れ図の一部の処理ルーチンの一例
を示す流れ図である。

【図２２】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルの初期化
終了時の内容の例を示す図である。

【図２３】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのワーク
フロー起動時の内容の例を示す図である。

【図２４】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ１の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図２５】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ１の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図２６】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ２の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図２７】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ２の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図２８】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ３の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図２９】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ３の開始時および終了時の内容の例の一部を示す図で
ある。

【図３０】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ４の開始時の内容の例の一部を示す図である。

【図３１】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルのステッ
プ４の開始時の内容の例の一部を示す図である。

【図３２】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルの、ステ
ップ１でのやり直し作業の際の内容の一例を示す図であ
る。

【図３３】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルの、ステ
ップ２でのやり直し作業の際の内容の一例を示す図であ
る。

【図３４】この発明による情報処理システムの一実施例
における参照情報管理部に格納されるテーブルの、ステ
ップ１でのやり直し作業の際の内容の他の例を示す図で
ある。

【符号の説明】

１０システム部１１テンプレート管理部１２ルーティング管理部１３通知管理部１４進捗情報管理部１５ユーザ管理部１６システム管理部２０ユーザインターフェイス部１００参照情報管理部１１０処理部１２０記憶部１１１要求処理部１１２情報マスター管理部１１３アクセス要求可否判定部１１４アクセス権設定部１１５構成情報管理部１１６実体管理部１２１情報マスター格納部１２２追加、削除権情報格納部１２３参照、更新権情報格納部１２４バージョン情報格納部１２５構成情報格納部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】情報を媒介にして連携する複数の作業段階
からなる作業について、前記複数の作業段階の順序と、
各作業段階の処理内容を定めて、前記作業の処理を支援
する情報処理システムであって、前記各作業段階の処理結果の実体情報を格納して管理す
る第１の管理手段と、前記各作業段階の処理結果の実体情報を作業段階ごと
に、かつ、情報単位ごとに識別するための参照情報を生
成し、当該参照情報を管理する第２の管理手段とを備
え、前記第１および第２の管理手段により、前記作業段階の
担当者に与える情報を管理することを特徴とする情報処
理システム。
【請求項２】情報を媒介にして連携する複数の作業段階
からなる作業について、前記複数の作業段階の順序と、
各作業段階の処理内容を定めて、前記作業の処理を支援
する情報処理システムであって、作業対象情報を記憶する実体情報記憶部と、作業段階を識別するための作業段階識別情報を記憶する
作業段階識別情報記憶部と、前記作業段階識別情報記憶部の前記作業段階識別情報
と、作業の進行状況を把握するための情報とから、現在
実行中の作業段階を判別する判別手段と、前記各作業段階の処理内容に応じて設定された、当該作
業段階における前記作業対象情報に対するアクセス権の
情報を記憶するアクセス権情報記憶部と、前記判別手段で判別された作業段階の担当者からの前記
作業対象情報に対するアクセス要求を許諾するか否かを
前記アクセス権情報記憶部のアクセス権情報を参照して
判断するアクセス要求判断手段とを備える情報処理シス
テム。
【請求項３】情報を媒介にして連携する複数の作業段階
からなる作業について、前記複数の作業段階の順序と、
各作業段階の処理内容を定めて、前記作業の処理を支援
する情報処理システムであって、前記作業の進行状況を把握するための情報から、作業段
階を識別するための作業段階識別情報を記憶する作業段
階識別情報記憶部と、前記作業段階識別情報記憶部の前記作業段階識別情報
と、作業の進行状況を把握するための情報とから、作業
段階を判別する判別手段と、前記各作業段階での処理結果を記憶する実体情報記憶部
と、前記各作業段階での処理結果のそれぞれについて、それ
がいづれの作業段階の処理結果であり、かつ、何回目の
処理であるかを示す参照情報と対応を付けて管理する管
理手段と、所定の作業段階に対するやり直しの指示があったとき、
当該指示された作業段階の作業担当者に、前記管理手段
で管理されている参照情報に基づいて、必要な情報を与
える情報転送手段とを備える情報処理システム。