PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL MENGGUNAKAN

SISTEM INFORMASI PUSAT ARSIP (SIPA) PADA

PUSAT ARSIP di KANTOR PUSAT PT. BANK SUMUT

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Oleh

Doni Kusuma Damanik

71190915021

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA

MEDAN

2022

i
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis kirimkan kepada Allah

Subhanahu wa ta’ala, yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada

penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini dengan judul

“PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

PUSAT ARSIP (SIPA) PADA PUSAT ARSIP di KANTOR PUSAT PT. BANK

SUMUT”. Tidak lupa Shalawat beserta salam penulis kirimkan kepada Nabi Besar

Muhammad Shallallahu ‘alaihi wa sallam beserta kepada keluarga dan para

sahabatnya.

Laporan ini merupakan hasil Kerja Praktek yang telah dilaksanakan di PT

Bank Sumut, mulai tanggal 02 November s/d 02 Desember 2022 dan merupakan

kurikulum untuk mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik UISU.

Hal tersebut tentunya tidak terlepas dari bantuan Pembimbing Kerja Praktek dan

segenap karyawan PT Bank Sumut.

Dalam melaksanakan kerja praktek dan penyelesaian penulisan laporan

ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan dan bantuan dari pihak lain berupa

materil, spiritual, dan informasi secara langsung maupun tidak langsung.

ii
 Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Ir. H. Abdul Haris Nasution, MT. Selaku Dekan Fakultas Teknik

Universitas Islam Sumatera Utara.

2. Bapak Mhd. Zulfansyuri Siambaton, ST, M.Kom selaku Ketua Prodi

Teknik Informatika yang telah memberikan pembekalan untuk kegiatan

KP selaku pembimbing Kerja Praktek (KP) yang telah bersedia

membimbing dalam menyusun laporan Kerja Praktek.

3. Bapak Khairuddin Nasution,ST.M.Kom selaku Dosen Pembimbing

Akademik sekaligus pembimbing Kerja Praktek yang telah bersedia

membimbing penulis dalam menyusun laporan Kerja Praktek (KP)

4. Bapak Maulana, Kepala Pusat Arsip PT Bank Sumut Kantor Pusat.

5. Bapak Devrie dan Bapak Maulana yang selalu memberikan nasihat untuk

memjadikan kami menjadi lebih baik.

6. Teman-teman yang selalu membantu memberikan dukungan.

7. Dan yang paling utama kedua orang tua penulis serta sanak saudara.

8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Selama melaksanakan Kerja Praktek di PT. Bank Sumut Kantor Pusat

penulis merasa sangat bersyukur karena dengan pelaksanaan Kerja Praktek ini

memberikan banyak ilmu pengetahuan terkait bidang Pengarsipan di Pusat Arsip

PT. Bank Sumut Kantor Pusat.

iii
 Akhir kata, penulis menyadari bahwa pelaksanaan kerja praktek dan

penyusunan laporan ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran

yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga penyusunan laporan ini

bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, 2022

Penulis

Doni Kusuma Damanik

iv
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR.............................................................................................ii

DAFTAR ISI............................................................................................................v

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................vi

DAFTAR TABEL...................................................................................................ix

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1 Latar Belakang...........................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah......................................................................................2

1.3 Batasan Masalah........................................................................................2

1.4 Tujuan Kerja Praktek.................................................................................3

1.5 Alasan Memilih Bank Sumut Untuk Melaksakan Kerja Praktek..............3

1.6 Manfaat Kerja Praktek...............................................................................3

1.7 Tempat dan Tanggal Pelaksanaan Kerja Praktek......................................5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................6

2.1 Konsep Sistem Informasi...........................................................................6

2.2.1 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip...................................................7

2.2 Konsep Jaringan Komputer.......................................................................9

2.2.1 Jenis Jaringan Komputer....................................................................9

2.3 Konsep Aplikasi.......................................................................................15

v
 2.3.1 Jenis Jenis Aplikasi..........................................................................16

2.3.2 Fungsi dan Kegunaan Aplikasi........................................................17

2.4 Gambaran Umum PT. Bank Sumut.........................................................20

2.4.1 Sejarah Singkat PT. Bank Sumut.....................................................20

2.4.2 Visi dan Misi PT. Bank SUMUT.....................................................21

2.4.3 Logo Dan Makna PT. Bank Sumut..................................................22

BAB III METODOLOGI PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK.......................25

3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek.......................................25

3.1.1 Kegiatan Selama Kerja Praktek.......................................................26

3.2 Pelaksanaan Kerja Praktek.......................................................................27

3.2.1 Metode Pelaksanaan.........................................................................27

3.3 Flowchart Uraian Kerja Praktek..........................................................29

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN........................................................30

4.1 Analisis Sistem Arsip yang digunakan pada Pusat Arsip di Kantor Pusat

PT. BANK SUMUT................................................................................30

4.2 Karakteristik dan Manfaat Aplikasi E-Arsip...........................................30

4.3 Peralatan yang Digunakan.......................................................................31

4.4 Flowchart Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan SIPA.....................32

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.................................................................48

5.1 Kesimpulan..............................................................................................48

5.2 Saran........................................................................................................49

vi
DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi.............................................................................23

Gambar 3.1 Flowchart Kerja Praktek.....................................................................28

Gambar 4. 1 Flowchart Aplikasi E-Arsip..............................................................31

Gambar 4.2 Tampilan Login SIPA........................................................................32

Gambar 4.3 Menu Utama Aplikasi........................................................................33

Gambar 4.4 Entri Data...........................................................................................35

Gambar 4.5 Pengisian Menu Sirkulasi...................................................................36

Gambar 4.6 Menu Utama Sirkulasi........................................................................36

Gambar 4.7 Tampilan Pilihan Menu Data Master.................................................37

Gambar 4.8 Entri Data Klasifikasi.........................................................................37

Gambar 4.9 Data Klasifiaksi Secara Keseluruhan.................................................38

Gambar 4.10 Entri Data Pencipta Arsip.................................................................38

Gambar 4.11 Entri Data Pada Unit Kearsipan.......................................................39

Gambar 4.12 Entri Data Pada Lokasi Arsip...........................................................39

Gambar 4.13 Entri Data Media Arsip....................................................................40

vii
Gambar 4.14 Manajemen User Aplikasi................................................................40

Gambar 4.15 Entri Data User Aplikasi..................................................................41

Gambar 4.16 Format Excel Import Data................................................................42

Gambar 4.17 Pencarian Arsip Berdasarkan Nomor Arsip.....................................43

Gambar 4.18 Pencarian Arsip Berdasarkan Uraian (Judul Arsip).........................43

Gambar 4.19 Pencarian Lanjut...............................................................................44

Gambar 4.20 Proses Download..............................................................................45

Gambar 4.21 Hasil Download................................................................................45

Gambar 4.22 Tabel Database Arsip dan Penjelasan..............................................46

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek 24

Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan Selama Kerja Praktek 25

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pusat Arsip sebagai tempat mengelola Arsip yang sudah tidak aktif

atau inaktif mempunyai peranan penting bagi suatu perusahaan, karena

pusat arsip berfungsi sebagai fasilitas untuk para karyawan yang memiliki

keperluan dalam melihat dan menggunakan arsip inaktif di kemudian hari.

Di masa perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat,

banyak instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi, salah

satunya PT. Bank Sumut, khususnya Pusat Arsip yang terletak di Kantor

Pusat Medan. Mereka mulai memanfaatkan teknologi informasi sebagai

media informasi dan media promosi. Media infromasi sebagai alat untuk

mengumpulkan dan menyusun kembali sebuah informasi dan menjadi

bahan yang bermanfaat bagi penerima informasi.

Sistem informasi merupakan bagian dari teknologi informasi yang

dibutuhkan oleh suatu perpustakaan untuk mendukung kelancaran

aktivitas dalam kegiatan sehari-harinya. Untuk mendukung hal itu,

pengolahan system secara digital merupakan solusi yang efektif di era

sekarang ini

Pada saat melaksanakan Kerja Praktek di PT. Bank Sumut, penulis

ditempatkan di bagian Pusat Arsip, karena di bagian tersebut pengarsipan

sudah mulai menggunakan SISTEM INFORMASI PUSAT ARSIP (SIPA)

yang telah disediakan oleh perusahaan, dan laporan ini akan membahas
1
 bagaimana cara penginputan berbagai macam laporan, nota direksi, dan

berbagai surat yang ada pada Pusat Arsip PT. Bank Sumut Kantor Pusat.

Laporan ini juga akan menjelaskan pengetahuan yang sudah didapat ketika

melaksanakan Kerja Praktek.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut, penulis

mengambil judul laporan kerja praktik “ PENGELOLAAN ARSIP

DIGITAL MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI PUSAT ARSIP

(SIPA) PADA PUSAT ARSIP di KANTOR PUSAT PT. BANK SUMUT”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka

masalah yang dapat dirumuskan adalah bagaimana mengetahui Pengelolaan Arsip

digital menggunakan aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip (SIPA) pada PT. Bank

Sumut Kantor Pusat.

1.3 Batasan Masalah

Pembatasan suatu masalah digunakan untuk menghindari adanya

penyimpangan maupun pelebaran pokok masalah agar sesuai dengan judul laporan

Kerja Praktek (KP) tersebut lebih terarah dan memudahkan dalam pembahasan

Beberapa batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Lokasi Kerja Praktek (KP) berada pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat.

2. Aplikasi yang digunakan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat adalah

aplikasi yang ada di dalam Komputer Pusat Arsip

2
 3. Aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip (SIPA) hanya menggunakan

jaringan intranet pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat.

1.4 Tujuan Kerja Praktek

Adapun yang menjadi tujuan lainya dari pembahasan diatas ini

adalah:

1. Membandingkan ilmu dan mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku

kuliah dengan yang ada di lapangan.

2. Mengetahui Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan Sistem Informasi

Pusat Arsip (Sipa) Pada Pusat Arsip Di Kantor Pusat PT. Bank Sumut

3. Meningkatkan kualitas dan rasa tanggung jawab ketika memasuki dunia

kerja.

1.5 Alasan Memilih Bank Sumut Untuk Melaksakan Kerja Praktek

1. Mendapatkan pengalaman di dunia kerja yang sebenarnya.

2. Membandingkan ilmu yang Praktikan miliki dengan keadaan di dunia kerja.

3. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari dari bangku perkuliahan

dalam kegiatan perusahaan.

4. Untuk melatih diri dalam kedisiplinan dan tanggung jawab dalam

melaksanakan tugas.

1.6 Manfaat Kerja Praktek

Selain menjadi kewajiban bagi para mahasiswa Teknik Informatika UISU,

kerja praktek juga menjadi kegiatan yang sangat bermanfaat bagi mahasiswa

3
karena dalam waktu kurang lebih 1 (satu) bulan bekerja di instansi atau

perusahaan mendapatkan pengalaman bekerja secara langsung yang akan

diterapkan jika sudah menyelesaikan perkuliahan.

1.1.1 Bagi Mahasiswa

Kerja praktek memiliki manfaat yang sangat banyak bagi mahasiswa

antara lain:

1. Menjadi bekal ketika nanti bekerja di instansi atau perusahaan.

2. Setiap teori yang diberikan oleh dosen bisa diaplikasikan langsung di

lapangan.

3. Memperkenalkan diri kepada suatu Instansi atau perusahaan bahwa kita siap

memasuki dunia kerja.

4. Mahasiswa dan mahasiswi dapat mengenal kegiatan di Instansi atau

perusahaan proses pengolahan pekerjaan serta memperoleh pengalaman

bekerja secara langsung.

1.1.2 Bagi Program Studi Teknik Informatika

Adapun manfaat kerja praktek bagi Program Studi Teknik

Informatika ialah:

1. Menjalin Kerjasama antara Program Studi Teknik Informatika UISU dengan

PT. Bank Sumut.

2. Untuk Memperluas pengenalan Program Studi Teknik Informatika UISU

kepada lingkungan masyarakat dan lingkungan perusahaan.

4
1.1.3 Bagi PT. Bank Sumut

Manfaat kerja praktek bagi PT. Bank Sumut adalah:

1. Dapat menjalin kerja sama antara PT. Bank Sumut dengan program studi

Teknik Informatika UISU.

2. Membantu instansi dalam memberikan informasi keluar kepada masyarakat

bagaimana sebenarnya PT. Bank Sumut.

3. Perusahaan memperoleh keringanan dalam kerja karena dengan adanya

mahasiswa sehingga pekerjaan para karyawan dapat terbantu dan lebih cepat

terselesaikan.

1.7 Tempat dan Tanggal Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek ini dilaksanakan di PT. Bank Sumut Kantor Pusat

bertempat di Jl. Imam Bonjol No. 18, Madras Hulu, Kec. Medan Polonia,

Kota Medan, Sumatera Utara 20212, Kerja Praktek ini dilaksanakan pada

tanggal 02 November 2022 s/d 02 Desember 2022.

5
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building block) yaitu:

1. Blok masukkan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dalam

sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang

digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa

dokumen dasar.

2. Blok model (model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika

dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang

tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan

keluaran yang sudah diinginkan.

3. Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran

yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna

untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi (technologi block) Teknologi digunakan untuk menerima

input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan

dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara

keseluruhan. Teknologi terdiri dari unsur utama:

a. Teknisi (human ware atau brainware)

b. Perangkat lunak (software) c. Perangkat keras (hardware)

6
5. Blok basis data (data base block) Merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok kendali (control block) Banyak faktor yang dapat merusak sistem

informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu,

kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan

ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu

dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat

merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat

langsung diatasi

2.2 Konsep Jaringan Komputer

Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas

komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer,

CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses

informasi(peramban web).Tujuan dari jaringan komputer adalah agar dapat

mencapai tujuannya, setiap bagian dari jaringan komputer dapat meminta dan

memberikan layanan (service). Pihak yang meminta/menerima layanan disebut

klien (client) dan yang memberikan/mengirim layanan disebut server. Desain ini

disebut dengan sistem client-server, dan digunakan pada hampir seluruh aplikasi

jaringan komputer.

2.2.1 Jenis Jaringan Komputer

1. LAN (Local Area Network)

Local Area Network atau LAN, merupakan suatu Jenis Jaringan Komputer

dengan mencakup wilayah lokal. Dengan menggunakan berbagai perangkat

7
jaringan yang cukup sederhana dan populer, seperti menggunakan kabel UTP

(Unshielded Twisted-Pair), Hub, Switch, Router, dan lain sebagainya.Contoh dari

jaringan LAN seperti komputer-komputer yang saling terhubung di sekolah, di

perusahaan, Warnet, maupun antar rumah tetangga yang masih mencakup wilayah

LAN.

Pada sebuah LAN, setiap node atau komputer mempunyai daya komputasi

sendiri, berbeda dengan konsep dump terminal. Setiap komputer juga dapat

mengakses sumber daya yang ada di LAN sesuai dengan hak akses yang telah

diatur. Sumber daya tersebut dapat berupa data atau perangkat seperti printer.

Pada LAN, seorang pengguna juga dapat berkomunikasi dengan pengguna yang

lain dengan menggunakan aplikasi yang sesuai.

Berbeda dengan Jaringan Area Luas atau Wide Area Network (WAN),

maka LAN mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Mempunyai pesat data yang lebih tinggi.

2. Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit.

3. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator

telekomunikasi.

2. MAN (Metropolitan Area Network)

Metropolitan Area Network atau MAN, merupakan Jenis Jaringan

Komputer yang lebih luas dan lebih canggih dari Jenis Jaringan Komputer LAN.

Disebut Metropolitan Area Network karena Jenis Jaringan Komputer MAN ini

biasa digunakan untuk menghubungkan jaringan komputer dari suatu kota ke kota

lainnya. Untuk dapat membuat suatu jaringan MAN, biasanya diperlukan adanya

operator telekomunikasi untuk menghubungkan antar jaringan komputer.

8
Contohnya seperti jaringan Depdiknas antar kota atau wilayah dan juga jaringan

mall-mall moderen yang saling berhubungan antar kota.

Keuntungan dari Jenis Jaringan Komputer MAN ini diantaranya adalah

cakupan wilayah jaringan lebih luas sehingga untuk berkomunikasi menjadi lebih

efisien, mempermudah dalam hal berbisnis, dan juga keamanan dalam jaringan

menjadi lebih baik.

Kerugian dari Jenis Jaringan Komputer MAN seperti lebih banyak

menggunakan biaya operasional, dapat menjadi target operasi oleh para Cracker

untuk mengambil keuntungan pribadi, dan untuk memperbaiki jaringan MAN

diperlukan waktu yang cukup lama.

Lebih singkatnya lagi MAN (Metropolitan Area Network) adalah suatu

jaringan dalam suatu kota dengan transfer data berkecepatan tinggi, yang

menghubungkan berbagai lokasi, seperti; Kampus, perkantoran, pemerintah, dll.

Jaringan MAN adalah gabungan dari beberapa LAN. Jangkauan dari MAN

ini antar 10 hingga 50 km, MAN ini merupakan jaringan yang tepat untuk

membangun jaringan antar kantor-kantor dalam satu kota antara pabrik/instansi

dan kantor pusat yang berada dalam jangkauannya.

3. WAN (Wide Area Network)

Wide Area Network atau WAN, merupakan Jenis Jaringan Komputer yang

lebih luas dan lebih canggih daripada Jenis Jaringan Komputer LAN dan MAN.

Teknologi jaringanWAN biasa digunakan untuk menghubungkan suatu jaringan

dengan negara lain atau dari satu benua ke benua yang lainnya. Jaringan WAN

bisa terdiri dari berbagai Jenis Jaringan Komputer LAN dan WAN karena luasnya

wilayah cakupan dari Jenis Jaringan Komputer WAN. Jaringan WAN, biasanya

9
menggunakan kabel fiber optic serta menanamkannya di dalam tanah maupun

melewati jalur bawah laut.

Keuntungan Jenis Jaringan Komputer WAN seperti cakupan wilayah

jaringannya lebih luas dari Jenis Jaringan Komputer LAN dan MAN, tukar-

menukar informasi menjadi lebih rahasia dan terarah karena untuk berkomunikasi

dari suatu negara dengan negara yang lainnya memerlukan keamanan yang lebih,

dan juga lebih mudah dalam mengembangkan serta mempermudah dalam hal

bisnis.

Kerugian dari Jenis Jaringan WAN seperti biaya operasional yang

dibutuhkan menjadi lebih banyak, sangat rentan terhadap bahaya pencurian data-

data penting, perawatan untuk jaringan WAN menjadi lebih berat.

Lebih singkatnya WAN (Wide Area Network) merupakan jaringan

komputer yang mencakup area yang besar sebagai contoh yaitu jaringan komputer

antar wilayah, kota atau bahkan negara, atau dapat didefinisikan juga sebagai

jaringan komputer yang membutuhkan router dan saluran komunikasi publik.

WAN digunakan untuk menghubungkan jaringan area lokal yang satu

dengan jaringan lokal yang lain, sehingga pengguna atau komputer di lokasi yang

satu dapat berkomunikasi dengan pengguna dan komputer di lokasi yang lain

4. INTRANET

Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti

internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung

internet (WARNET) pun dapat di kategorikan Intranet. Antar Intranet dapat saling

berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang

memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya

10
sebuah Intranet tidak perlu sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara

benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP Protokol TCP/IP, alamat IP,

dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa

protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan

komponen protokol yang sering digunakan. sebuah intranet dapat dipahami

sebagai sebuah "versi pribadi dari jaringan Internet", atau sebagai sebuah versi

dari Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.

Jika sebuah badan usaha / bisnis / institusi mengekspose sebagian dari

internal jaringannya ke komunitas di luar, hal ini di sebut ekstranet. Memang

biasanya tidak semua isi intranet di keluarkan ke publik untuk menjadikan intranet

menjadi ekstranet. Misalnya kita sedang membeli software, buku dll dari sebuah

e-toko, maka biasanya kita dapat mengakses sebagian dari Intranet toko tersebut.

Badan usaha / perusahaan dapat memblokir akses ke intranet mereka melalui

router dan meletakan firewall. Firewall adalah sebuah perangkat lunak / perangkat

keras yang mengatur akses seseorang kedalam intranet. Proteksi dilakukan

melalui berbagai parameter jaringan apakah itu IP address, nomor port dll. Jika

firewall di aktifkan maka akses dapat dikontrol sehingga kita hanya dapat

mengakses sebagian saja dari Intranet perusahaan tersebut yang kemudian dikenal

sebagai extranet.

Kegunaan intranet

Dasarnya perangkat lunak aplikasi yang digunakan di Intranet tidak berbeda

jauh dengan yang digunakan di Internet. Di Intranet digunakan Web, e-mail dll.

persis seperti yang digunakan di Intranet. WARNET sebetulnya intranet yang

11
sangat sederhana sekali, kebetulan tidak ada content yang khusus / spesifik yang

internal di warnet tsb.

Web dengan perangkat database di belakangnya, biasanya merupakan alat

bantu paling potensial untuk melakukan 2 hal utama yaitu:

1. Membuat perusahaan / institusi menjadi semakin effisien, pendekatan

yang dilakukan disini biasanya membuat system informasi manajemen

yang berbasis Web & database. Cukup banyak rasanya orang di

Indonesia yang mengerti masalah MIS ini. Jika MIS / ERP perusahaan

telah ditata dengan baik langkah selanjutnya biasanya mengarah ke e-

commerce (dagang melalui Internet). Perlu dicatat bahwa sebaiknya

jangan masuk terlalu jauh ke e-commerce jika system backoffice MIS /

ERP perusahaan tsb belum siap, karena akan tampak sekali cacatnya.

2. Membuat perusahaan / institusi menjadi semakin kompetitif di dunia-

nya. Bahkan jika mungkin menjadi pemimpin dalam usahanya.

Membuat sebuah badan menjadi kompetitif hanya mungkin dilakukan

jika kita dapat mengolah secara baik sumber daya manusia & sumber

daya pengetahuan yang ada di internal badan / perusahaan tersebut.

Ilmu / konsep yang berkaitan dengan hal ini adalah konsep knowledge

management. Dasarnya adalah bagaimana kita melakukan percepatan

proses daur ulang, analisis, sintesa dari pengetahuan baik itu yang

bersifat implicit maupun eksplisit. Masih jarang ahli di Indonesia yang

menguasai teknik tsb, sebetulnya yang paling baik proses penguasaan

teknik ini adalah para pustakawan.

5. Pengertian Internet

12
 Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang

mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara

lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya

informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

Internet atau kependekan dari interconnection-networking merupakan

seluruh jaringan komputer yang saling terhubung dengan menggunakan suatu

standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite

(TCP/IP) yang digunakan sebagai protokol pertukaran paket untuk melayani

miliaran pengguna yang terdapat di seluruh dunia. Rangkaian internet yang

terbesar tersebut dinamakan dengan Internet. Cara menghubungkan rangkaian

dengan menggunakan kaidah ini dinamakan dengan internetworking

("antarjaringan").

2.3 Konsep Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2004 : 4), Aplikasi merupakan program yang berisikan

perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.

Jogiyanto menambahkan aplikasi secara umum adalah suatu proses dari cara

manual yang ditransformasikan ke komputer dengan membuat sistem atau

program agar data diolah lebih berdaya guna secara optimal.

Menurut Dhanta (2009 : 32), aplikasi (Application) adalah software yang

dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu,

misalnya Microsoft Word, dan Microsoft Excel. Sedangkan menurut Anisyah

(2000:30), aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan data.

13
 Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan

software yang ditransformasikan ke komputer yang berisikan perintah perintah

yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atas tugas-tugas

tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.

2.3.1 Jenis Jenis Aplikasi

1. Aplikasi Desktop

Desktop application atau aplikasi desktop adalah suatu aplikasi yang dapat

berjalan sendiri atau independen tanpa menggunakan browser atau koneksi

internet disuatu komputer otonom. (Dew Omenn, 2013). Aplikasi berbasis

desktop merupakan aplikasi yang dijalankan pada masing-masing komputer

atau klien. Aplikasi berbasis desktop harus diinstall terlebih dahulu ke

dalam komputer agar dapat digunakan. Berdasarkan pengertian diatas

penulis menyimpulkan bahwa aplikasi desktop adalah aplikasi yang berjalan

pada komputer yang dapat digunakan secara langsung ketika kode program

selesai dikompilasi. (Rafyrp 101, 2013).

2. Aplikasi Web

Aplikasi berbasis web merupakan sebuah program atau perangkat lunak

yang di akses melalui internet dengan menggunakan web browser. Elniema

(2008) menyatakan bahwa “Web based application is an application

deployed on a web server, which users connect to it through the internet”.

Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan bahasa

markah yang disebut HTML (Hyper Text Markup Langauge). Pada

perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk

14
 memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan

Apllet pada objek.

Beberapa kemudahan dan keuntungan menggunakan aplikasi berbasis web

yaitu:

 Bisa diakses dari mana saja tanpa perlu menginstal karena aplikasi telah

terpasang di server.

 Multi platform atau bisa digunakan pada sistem operasi apapun baik

menggunakan sistem operasi Linux, Windows atau Mac OS, yang

terpenting pada komputer tersebut telah terpasang web browser dan

terhubung ke internet.

 Terkait dengan isu lisensi (hak cipta), telah menjadi tanggung jawab dari

penyedia aplikasi web sehingga pengguna tidak memerlukan lagi.

 Dapat diakses melalui banyak media seperti : computer, tab dan handphone

yang sudah sesuai dengan standar WAP.

3. Aplikasi mobile

Aplikasi mobile yaitu aplikasi yang dijalankan di perangkat mobile seperti

smartphone dan tablet. Kategori aplikasi mobile saat ini penggunaannya

sudah sangat banyak, seiring dengan kepemilikan gadget di kalangan

masyarakat.

2.3.2 Fungsi dan Kegunaan Aplikasi

Sesuai dengan pengertian aplikasi, fungsi aplikasi tentu tak jauh dari tujuan

diciptakannya. Yakni memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam berbagai

15
bidang kehidupan. Dari hal tersebut dapat diperoleh berbagai fungsi aplikasi

untuk berbagai bidang kehidupan, diantaranya :

 Bidang ilmu pengetahuan

Dalam bidang yang satu ini, aplikasi dapat digunakan untuk mendapatkan

informasi tentang ilmu pengetahuan. Aplikasi tersebut juga dapat dikembangkan

guna membantu seseorang melakukan penelitian. Salah satu contoh penerapannya

adalah aplikasi yang dapat mempertemukan siswa dengan guru atau pengajar

privatnya.

 Bidang pendidikan
Aplikasi ini berfungsi sebagai bahan pengajaran. Contoh penerapannya

seperti Microsoft PowerPoint yang dapat menyakikan berbagai jenis materi di

bidang pendidikan yang tidak hanya sekedar tulisan saja. Akan tetapi juga dapat

berupa video, audio, animasi-animasi, dan lainnya sehingga suasana belajar

mengajar pun akan lebih menarik dan menyenangkan.

 Bidang kedokteran
Aplikasi pada bidang kedokteran yang satu ini dapat berfungsi untuk

membantu para dokter di berbagai hal. Mulai dari mendiagnosa penyakit, meracik

obat, menjadwalkan perawatan, dan lain sebagainya. Saat ini sendiri sudah ada

banyak aplikasi yang dikembangkan dalam bidang kedokteran.

 Bidang militer
Aplikasi pada bidang militer dapat berfungsi sebagai pengontrol pesawat.

Dengan begitu, tidak ada lagi pengontrolan secara manual. Alhasil, ketetapan

informasi kontrol tersebut akan lebih optimal jika dibandingkan dengan

melakukannya secara manual.

16
  Bidang bisnis
Jika dilihat dari bidang bisnis, maka aplikasi dapat berfungsi sebagai alat

bantu menghitung besarnya keuntungan dengan lebih cepat, mudah, dan akurat.

Dengan begitu, seseorang yang menekuni bisnisnya tidak perlu menghabiskan

waktu lama hanya untuk sekedar menghitung angka karena aplikasi sudah dapat

menggantikan kinerjanya.

 Dapat memudahkan pekerjaan seseorang

Adanya aplikasi sangat memudahkan seseorangdalam melakukan

pekerjaannya. Misalnya saja untuk mencari sebuah alamat rumah. Seseorang

hanya perlu mendownload aplikasi Google Maps yang ada di Play Store maupun

App Store. Kemudian menggunakannya untuk melacak sebuah alamat. Begitu

pula saat seseorang ingin melakukan editing foto dan yang perlu dilakukan

hanyalah mencari aplikasi edit foto lewat di Play Store dan App Store kemudian

mengunduh lalu menggunakannya dengan cara yang cepat dan mudah.

 Sebagai media hiburan

Fungsi aplikasi secara umum lainnya adalah dapat menjadi media hiburan

yang menyenangkan. Seperti beberapa aplikasi yang dibuat untuk bermain game,

menonton film, dan lain sebagainya. Aplikasi ini dibuat agar seseorang tidak

mudah merasa jenuh maupun bosan dimana pun mereka berada.

 Media komunikasi dan pertemanan

Satu lagi yang menjadi fungsi umum saat seseorang menggunakan aplikasi

adalah sebagai media komunikasi dan pertemanan. Dengan adanya aplikasi,

17
seseorang dapat berteman tanpa ada batasan jarak. Hal ini berarti seseorang dapat

menjalin komunikasi dan pertemanan dengan mereka yang lokasinya atau

jaraknya jauh.

 Sebagai pembaharuan kabar terkini

Terakhir, aplikasi yang dibuat juga dapat berfungsi sebagai media

pembaharuan kabar terkini. Saat orang menggunakan aplikasi tersebut, maka

notifikasi dari aplikasi dapat memberikan pembaharuan kabar terkini. Dengan

begitu, seseorang tidak akan ketinggalan berita-berita terbaru yang ada saat itu.

2.4 Gambaran Umum PT. Bank Sumut

2.4.1 Sejarah Singkat PT. Bank Sumut

Gambar 2.1 Bank Sumut Kantor Pusat

Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4

Nopember 1961 dengan sebutan BPSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank

Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara maka pada tahun 1962 bentuk
18
usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar

pada saat itu sebesar Rp.100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah

Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera

Utara.

Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU dirubah menjadi Perseroan

Terbatas dengan nama PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara atau

disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL.

Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar

yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank, di

tahun yang sama modal dasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.

Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan perkembangan yang

sangat signifikan diliat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari tahun ke

tahun, tercatat total asset Bank Sumut mencapai Rp. 10,75 Trilyun pada taun 2009

dan menjadi Rp. 12,76 Trilyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi

Bank Profesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya

program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion

2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak

lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga

membuka akses permodalan lai seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar

Bank Sumut kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Trilyun pada tahun 2008 menjadi

Rp. 2 Trilyun pada tahun 2011 dengan total asset meningkat menjadi Rp. 18,95

Trilyun.

2.4.2 Visi dan Misi PT. Bank SUMUT

Visi :
19
Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan

perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu

sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat.

Misi :

Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan

pada prinsip-prinsip compliance.

2.4.3 Logo Dan Makna PT. Bank Sumut

Gambar 2.2 Logo Bank Sumut

Bentuk Logo menggambarkan dua elemen dalam bentuk huruf “U” yang

saling berkait ber-sinergy membentuk huruf “S” yang merupakan kata awal

“Sumut”. Sebuah penggambaran bentuk kerjasama yang sangat erat antara Bank

SUMUT dengan masyarakat Sumatera Utara sebagaimana visi Bank

SUMUT. Warna Oranye sebagai simbol suatu hasrat untuk terus maju yang

dilakukan dengan energik yang dipadu dengan warna biru yang sportif dan

profesional sebagaimana misi Bank SUMUT.

Warna putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani sebagaimana

statemen Bank SUMUT. Jenis huruf “Palatino Bold” sederhana dan mudah

20
dibaca. Penulisan Bank dengan huruf kecil dan SUMUT dengan huruf kapital

guna lebih mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan

dukungan untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara.

- Peran

Sebagai alat kelengkapan Otonomi Daerah di bidang Perbankan, PT. Bank

Sumut berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di daerah,

berperan sebagai Pemegang Kas Daerah yang melaksanakan penyimpanan uang

daerah serta sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah dengan

melakukan kegiatan usaha sebagai Bank Umum seperti dimaksudkan pada

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992, tentang Perbankan sebagaimana telah

diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998.

Memberikan Pelayanan TERBAIK

Terpercaya, Enerjik, Ramah, Bersahabat, Aman, Integritas tinggi, Komitmen.

2.4.1

21
 Gambar 2.3

22
 BAB III

METODOLOGI PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan di PT. Bank Sumut Kantor Pusat bertempat di Jl.

Imam Bonjol No.18, Madras Hulu, Kec. Medan Polonia, Kota Medan, Sumatera

Utara 20212. Kerja praktek dilaksanakan mulai dari tanggal 02 November 2022

sampai dengan tanggal 02 Desember 2022, dan waktu pelaksanaan praktek setiap

hari Senin sampai dengan hari Jum’at.

Tabel 3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Hari Masuk Istirahat Keluar

Senin 08.00 12.30 17.00

Selasa 08.00 12.30 17.00

Rabu 08.00 12.30 17.00

Kamis 08.00 12.30 17.00

Jum’at 08.00 12.30 17.00

23
3.1.1 Kegiatan Selama Kerja Praktek

Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Hari/Tanggal Kegiatan

Pengenalan Ruang Pusat Arsip Bank Sumut di

1 Rabu, 02 November 2022
Lantai 4.

2 Kamis, 03 November 2022 Mengamati dan mempelajari Aplikasi E-Arsip.

3 Jum’at, 04 November 2022 Mengamati dan mempelajari Aplikasi E-Arsip.

4 Senin, 07 November 2022 Mengamati dan mempelajari Aplikasi E-Arsip.

Penginputan data Surat Edaran Direksi Bank

5 Selasa, 08 November 2022
Sumut

Penginputan data Surat Edaran Direksi Bank

6 Rabu, 09 November 2022
Sumut

Penginputan data Surat Edaran Direksi Bank

7 Kamis, 10 November 2022
Sumut

Penginputan data Surat Edaran Direksi Bank

8 Jum’at, 11 November 2022
Sumut

Penginputan data Surat Edaran Direksi Bank

9 Senin, 14 November 2022
Sumut

Penginputan data Nota Dinas Direksi Bank

10 Selasa, 15 November 2022
Sumut

Penginputan data Nota Dinas Direksi Bank

11 Rabu, 16 November 2022
Sumut

Penginputan data Nota Dinas Direksi Bank

12 Kamis, 17 November 2022
Sumut

Penginputan data Nota Dinas Direksi Bank

13 Jum’at, 18 November 2022
Sumut

Penyusunan berkas lama yang akan

14 Senin, 21 November 2022
dimusnahkan

Penyusunan berkas lama yang akan

15 Selasa, 22 November 2022
dimusnahkan

16 Rabu, 23 November 2022 Penyusunan berkas lama yang akan

24
 dimusnahkan

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

17 Kamis, 24 November 2022
dalam Sistem Arsip

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

18 Jum’at, 25 November 2022
dalam Sistem Arsip

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

19 Senin, 28 November 2022
dalam Sistem Arsip

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

20 Selasa, 29 November 2022
dalam Sistem Arsip

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

21 Rabu, 30 November 2022
dalam Sistem Arsip

Pengolahan Cheque (Cek) untuk diinput ke

22 Kamis, 01 Desember 2022
dalam Sistem Arsip

23 Jum’at, 02 November 2022 Perpisahan dengan Pegawai di Pusat Arsip

3.2 Pelaksanaan Kerja Praktek

3.2.1 Metode Pelaksanaan

Untuk mendapatkan data-data yang mendukung dalam penulisan laporan

kerja praktek, maka penulis menggunakan 4 metode:

a. Pengamatan (Observasi)

Yaitu usaha pengumpulan data dengan cara melihat secara langsung

pekerjaan yang dilaksanakan dan kemudian mempraktekkannya secara

langsung.

b. Wawancara

Yaitu pengumpulan data dengan cara mengajukan beberapa

pertanyaan yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek.

c. Studi Pustaka

25
 Studi pustaka merupakan upaya yang dipakai oleh peneliti dalam

mengumpulkan informasi yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman

dalam menganalisis sebuah data. Adapun pengumpulan data ini berupa

jurnal atau referensi lainnya yang berhubungan dengan penelitian.

d. Dokumentasi

Adapun dokumentasi adalah pengumpulan bahan-bahan berupa foto

atau pun bahan tertulis mengenai hal-hal-hal yang berkaitan dengan

laporan.

3.2.2 Hambatan

Selama melaksanakan kerja praktek di PT. Bank Sumut Kantor Pusat,

penulis memiliki beberapa hambatan diantaranya:

1. Pada minggu pertama pelaksanaan kerja praktek di PT. Bank Sumut

Kantor Pusat masih merasa canggung terhadap karyawan di perusahaan.

2. Jumlah karyawan yang tidak sebanding dengan pekerjaan yang ada di

Pusat Arsip.

3. Pada saat kerja praktek melakukan jenis pekerjaan yang baru dan tidak

berhubungan dengan program studi.

3.2.3 Solusi Hambatan

1. Harus menumbuhkan rasa sosial dan solidaritas kepada karyawan di PT.

Bank Sumut Kantor Pusat demi terciptanya rasa percaya diri dan

menghilangkan rasa segan.

2. Beradaptasi dan mempelajari hal baru yang akan menjadi pekerjaan dari

penulis sehingga ketika pengerjaan tidak mengalami kesulitan.

26
3.3 Flowchart Uraian Kerja Praktek

START

Mencari dan Mengumpulkan Data

Menyeleksi Data

Menyusun Laporan

END

Gambar 3.1 Flowchart Kerja Praktek.

27
 BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Sistem Arsip yang digunakan pada Pusat Arsip di Kantor

Pusat PT. BANK SUMUT

Sistem yang berjalan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat menggunakan

system yang dapat memudahkan pegawai untuk menyelesaikan tugas dengan

efisien. E-Arsip merupakan aplikasi berbasis WEB yang berfungsi sebagai

penyimpanan dan manajemen arsip vital PT. Bank Sumut.

4.2 Karakteristik dan Manfaat Aplikasi E-Arsip

 Karakteristik

Aplikasi SIPA bersifat tertutup dan terbatas karena menggunakan

jaringan intranet yang hanya bisa diakses pada Pusat Arsip Kantor

Pusat PT. Bank Sumut.

 Manfaat

Penerapan SIPA berbasis intranet di Pusat Arsip PT. Bank Sumut

Kantor Pusat memberikan berbagai manfaat, yakni:

1. Memudahkan manajemen pengarsipan terkait arsip statis yang akan

disimpan karena tidak memerlukan ruang di ruangan Pusat Arsip.

2. Mempercepat pengiriman dokumen ke pegawai lain yang

membutuhkan arsip dokumen yang tersimpan dalam SIPA.

3. Pengelolaan arsip yang semakin efisien karena tampilan SIPA yang

minimalis.

28
4.3 Peralatan yang Digunakan

Agar dapat menggunakan aplikasi SIPA dibutuhkan beberapa pelatan, yaitu:

1. Perangkat Keras (Hardware), berupa:

a. Monitor

b. PC

c. Keyboard

d. Mouse

e. Kabel LAN

2. Perangkat Lunak (Software), berupa :

a. Sistem Operasi Windows 10

b. XAMPP

c. Browser Microsoft Edge

d. SQLyog

29
4.1 Flowchart Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan SIPA

Gambar 4. 1 Flowchart Aplikasi E-Arsip

30
4.5 Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan Sistem Informasi Pusat Arsip

di PT. Bank Sumut

Gambar 4.2 Tampilan Login SIPA

Masukkan User Login dan Password yang terdapat pada Sistem Informasi Pusat

Arsip Dana Pensiun Pegawai:

Username : BSumut

Sandi : *****

31
 Gambar 4.3 Menu Utama Aplikasi

Sistem Infomasi Pusat Arsip memiliki beberapa menu yang terdiri dari:

1. Entri Data

a. Nomor Arsip

Merupakan Nomor Folder yang terdapat pada fisik arsip;

b. Tanggal Penciptaan

Merupakan tanggal, bulan, dan tahun arsip diciptakan;

c. Pencipta Arsip

Merupakan unit pengolahan/unit pencipta arsip;

d. Unit Kearsipan

Merupakan Unit yang melakukan penyimpanan arsip yang terpusat;

e. Kode Klasifikasi

Merupakan kode pengenal arsip yang membedakan atara masalah

yang satu dengan masalah yang lain dan dapat menentukan jadwal

retensi arsip;

f. Uraian

Merupakan Judul/informasi yang terkandung didalam arsip;

32
g. Lokasi Arsip

Merupakan tempat penyimpanan yang disingkat dan memiliki arti

tersendiri dengan contoh L4.1.1.1 yang merupakan singkatan dari L

yaitu Lantai 4 (empat), 01 (kosong satu) yaitu lemari 1 (satu), dan 1

(satu) yaitu rak nomor 1 (satu);

h. Jenis Media

Merupakan jenis fisik arsip yang tercipta dari suatu proses kegiatan

yaitu tektual. USB, Audio Disk, Blueprint, Hardisk, Kertas Koran, dan

Lain-lain;

i. Keterangan Keaslian

Berisikan fisik arsip dalam bentuk asli ataupun copy;

j. Status

Merupakan identitas arsip yang terdiri dari Musnah, Aktif, Inaktif dan

Dinilai kembali

k. Jumlah

Berisikan berapa banyak folder yang terdapat pada box arsip;

l. Nomor box

Merupakan nomor yang telah ditetapkan oleh petugas dan

ditempelkan pada box;

m. Lampiran

Merupakan fisik arsip yang dialih mediakan menjadi bentuk PDF

maupun dalam bentuk Microsoft officce

33
Gambar 4.4 Entri Data

34
 2. Sirkulasi

Sirkulasi merupakan layanan peminjaman arsip yang terdiri dari Nomor Arsip,

Peminjam, Keperluan, Tanggal Peminjaman, Tanggal Harus Dikembalikan dan

tanggal pengembalian.

 Pada menu entri peminjaman baru dapat diketahui bahwa yang diisi pada

kolom seperti gambar dibawah adalah nomor Arsip, Username peminjaman

(yang dapat meminjam dokumen adalah petugas yang terdapat pada aplikasi),

alasan keperluan peminjaman, tanggal peminjaman serta tanggal harus

kembali disesuai dengan contoh dibawah ini:

Gambar 4.5 Pengisian Menu Sirkulasi

Gambar 4.6 Menu Utama Sirkulasi

35
3. Data Master

Gambar 4.7 Tampilan Pilihan Menu Data Master

Pada data master memiliki beberapa sub menu yang terdiri dari

Klasifikasi, Pencipta Arsip, Unit Kearsipan, Lokasi, Media, User, dan

Import data dengan menggunakan menu admin apliaksi dengan keterangan

sebagai berikut:

a. Klasifikasi terdiri dari kode, Nama, dan retensi

Pada sub menu pada gambar dibawah ini diisi kode klasifikasi dengan

menggunakan hufuf besar, Nama dari kode klasifikasi, dan tahun retensi;

Gambar 4.8 Entri Data Klasifikasi

36
 Gambar 4.9 Data Klasifiaksi Secara Keseluruhan

b. Pencipta Arsip

Page Pada sub menu ini terdapat 1 (satu) entry data yang akan diinput

yaitu unit pencipta arsip baik dalam bentuk bidang, bagian, dan lain-

lain sesuai dengan gambar dibawah ini;

Gambar 4.10 Entri Data Pencipta Arsip

37
 c. Unit Kearsipan

Page Pada sub menu ini terdapat 1 (satu) entry data yang akan diinput yaitu unit

Kearsipan yaitu Pusat Arsip dari suatu institusi yang merupakan bawahan

langsung ANRI , ataupun Cabang sebagai Unit Kearsipan yang merupakan cabang

dari pusat arsip sesuai dengan gambar di bawah ini;

Gambar 4.11 Entri Data Pada Unit Kearsipan

d. Lokasi

Page Pada sub menu ini terdapat 1 (satu) entry lokasi simpan arsip yang akan

diinput sesuai dengan tempat penyimpanan yang disingkat dan memiliki arti

tersendiri dengan contoh L4.01.1 yang merupakan singkatan dari L adalah Lantai

4 (empat), 1 (satu) adalah lemari 1 (satu), dan 1 (satu) adalah rak nomor 1 (satu);

Gambar 4.12 Entri Data Pada Lokasi Arsip

38
 e. Media

Page Pada sub menu ini terdapat 1 (satu) entry data media arsip yang akan diinput

sesuai dengan Jenis media ataupun bentuk fisik yang akan disimpan contoh dalam

bentuk tekstual, foto, kertas koran, blueprint, CD, Kaset dan lain-lain;

Gambar 4.13 Entri Data Media Arsip

f. User

Page Pada sub menu ini terdapat Pembagian user yang hanya ada pada menu

admin, pembagian user tersebut terdiri dari username, password, konfirmasi

password, Hak akses bedasarkan klasifikasi, Hak Akses modul (menu) untuk

petugas dan tipe yang terdiri dari admin serta user;

Gambar 4.14 Manajemen User Aplikasi

39
Untuk melakukan pembagian user maka yang harus dilakukan adalah sebagai

berikut:

1) Username merupakan identitas pengguna yang digunakan untuk masuk

aplikasi;

2) Password merupakan kode yang dirahasiakan untuk yang dapat masuk

kedalam aplikasi;

3) Konfirmasi Password merupakan kode yang dirahasiakan yang diketik

ulang;

4) Hak Akses Klasifikasi merupakan kode klasifikasi yang dibuat untuk

dapat membagi database arsip secara menyeluruh kepada user aplikasi

berdasarkan bagian masing-masing pada user;

5) Hak Akses Modul merupakan pembagian menu yang terdapat pada user
sehingga user hanya dapat diberikan akses sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya;
6) Tipe hanya 2 (dua) bagian yang terdiri dari admin dan user.

Gambar 4.15 Entri Data User Aplikasi

40
 g. Import Data

Pada aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip selain entry data baru juga dapat

melakukan impor data dalam bentuk excel dengan format sebagai berikut:

Gambar 4.16 Format Excel Import Data

 Catatan : dalam melakukan import data pada format excel yang sangat

penting diperhatikan ada 2 (dua) yaitu tanggal dan Kode Klasifikasi dengan

rincian sebagai berikut:

a. Tanggal

Tanggal yang diisi pada kolom excel pada file import data merupakan

tanggal ditetapkannya arsip yang masuk kedalam masa retensi dengan

bertuliskan contoh: ‘2019-01-01 (tahun-bulan-tanggal);

b. Kode Klasifikasi

Kode klasifikasi yang diisi pada kolom excel pada file Import data

merupakan kode yang bertuliskan dengan contoh: AI.01 bertuliskan AI

dengan menggunakan huruf (AI) besar disertakan dengan titik (.) dan

sambung dengan angka (01) dengan keterangan Internal Audit;

41
 4. Menu Pencarian

Pada menu utama Aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip terdapat pencarian

yang berfungsi untuk memudahkan dalam temu balik arsip dengan menginputkan

nomor arsip ataupun uraian (judul) arsip sesuai dengan gambar dibawah ini;

Gambar 4.17 Pencarian Arsip Berdasarkan Nomor Arsip

Gambar 4.18 Pencarian Arsip Berdasarkan Uraian (Judul Arsip)

42
Pada menu utama aplikasi juga terdapat pencarian lanjut yang dapat di cari sesuai

dengan keinginan pengguna aplikasi yang terdiri dari:

1. Uraian

2. Nomor Arsip (Nomor Folder)

3. Status

4. Retensi

5. Pencipta Arsip

6. Unit Kearsipan

7. Lokasi (lokasi simpan)

8. Media

9. Tanggal

10. Keterangan

11. Kode Klasifiaksi

12. Nomor Box

Gambar 4.19 Pencarian Lanjut

43
 5. Download

Pada menu utama Aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip terdapat menu donwload

dimana fungsinya untuk mengetahui berapa banyak arsip yang tersimpan pada

pusat arsip sebagai Big Data Arsip secara keseluruhan. Pada menu donwload

pengguna hanya dapat melakukan donwload data sesuai dengan kebutuhan

pengguna dan hasil dowload data tersebut menjadi Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

dalam bentuk format excel dengan contoh sebagai berikut;

Gambar 4.20 Proses Download

Gambar 4.21 Hasil Download

Catatan : Untuk hasil donwload memiliki perbedaan dengan format excel untuk

melakukan upload dengan memperhatikan urutan judul.

44
 6. Tabel Database Arsip

Pada menu utama Aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip terdapat tabel database

arsip yang terdiri dari No. Arsip, tanggal, Kode Klasifikasi, Uraian, Keterangan,

status, file, jumlah, no box, retensi dan menu lainnya sesuai dengan gambar di

bawah ini dengan beberapa keterangan;

File ini dapat di download View

yang merupakan hasil dari
alih media dokumen
(PDF,MS)
Edit Data

Hapus Data

Gambar 4.22 Tabel Database Arsip dan Penjelasan

45
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melaksanakan kerja praktek yang dilakukan di PT BANK SUMUT

Kantor Pusat serta memahami dan mempelajari langsung lingkungan kerja di

perusahaan tersebut, maka penulis dapat membuat kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi Sistem Informasi Pusat Arsip dibuat untuk memudahkan dalam

melakukan temu balik informasi arsip baik secara fisik maupun digital (alih

media);

2. Aplikasi sistem Informasi Pusat Arsip mencatatan seluruh arsip yang telah

diciptakan sehingga pengguna dapat mengetahui DPA (Daftar Pertelaan

Arsip) yang dapat di download ke dalam bentuk Format Excel;

3. Aplikasi sistem Informasi Pusat Arsip membantu pengguna untuk dapat

mengetahui kapan arsip yang disimpan tersebut dapat dimusnakan sesuai

dengan Jadwal Retensi Arsip yang sudah ditetapkan sesuai ketentuan

berlaku;

4. Aplikasi sistem Informasi Pusat Arsip memudahkan proses pencatatan

didalam melakukan peminjaman dan pengembalian arsip;

5. Aplikasi sistem Informasi Pusat Arsip dapat membagi user sesuai dengan

tugas pokok masing-masing pengguna sehingga pengguna lain tidak

mengalami kebocoran data untuk menghidari hal hal yang tidak diinginkan;

6. Aplikasi E-Arsip dapat mempermudah admin dalam melakukan pengelolaan

arsip di Kantor Pusat Bank Sumut.

46
 7. Saat melaksanakan kerja praktek, penulis banyak mempelajari hal baru

karena penulis melakukan banyak pekerjaan yang berbeda dan mengerti

perihal dunia kerja yang nantinya akan dialami.

8. Dalam pelaksanaan kerja praktek, penulis mampu melaksanakan tugas-tugas

yang diberikan dan dapat menyelesaikan tugas dengan baik.

9. Bahwa pelaksanaan kerja praktek memiliki peran penting dalam

menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas di dalam dunia kerja.

5.2 Saran

Setelah melaksanakan kerja praktik di PT BANK SUMUT Kantor Pusat dan

mengerjakan laporan, penulis dapat memberikan beberapa saran yang bersifat

membagun dan sekiranya dapat dijadikan pertimbangan, saran - saran tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Salah satu kunci keberhasilan dalam pekerjaan maupun penyelesaian

laporan adalah komunikasi yang baik antar sesama serta aktif.

2. Sebagai seorang mahasiswa Teknik Informatika harus peka terhadap

teknologi, dan berani menantang diri untuk melakukan pembaharuan dan

peningkatan.

3. Penggunaan Sistem yang tepat akan meningkatkan efektivitas dalam

pekerjaan.

47
 DAFTAR PUSTAKA

Pengertian Aplikasi: Fungsi, Klasifikasi, dan Contoh diakses pada 01 Februari

2023 dari https://idcloudhost.com/pengertian-aplikasi-arti-fungsi-klasifikasi-

dan-contoh-aplikasi/#Klasifikasi_dan_Jenis_Aplikasi

Pengertian dan Definisi Jaringan Lan, Man, Wan, Intranet dan Internet diakses

pada 04 Maret 2023 dari https://www.sman15-bdl.sch.id/2015/10/lan-man-

wan-intranet-dan-internet.html