Elaboración de Manuales Administrativos

ELABORACIÓN DE
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
SE DEBEN DESARROLLAR UNA SERIE DE
FASES…
1. Planificación del Trabajo.
2. Búsqueda de la Información.
3. Análisis de la Información.
4. Elaboración del Manual.
5. Validación del Manual.
6. Autorización del Manual.
7. Difusión y distribución del Manual.
8. Revisión y Actualización del Manual.
1. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
• Se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales.

• Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo
con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
• Se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la
información para elaborar los manuales.
2. BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN
• Se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las
herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas.
• Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los
cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa,
estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de
procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
• Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún
documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para
obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para
guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
• ¿Qué trabajo o actividad se hace?
• ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
• ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
• ¿Para qué se realiza el trabajo?
• ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué momento se hace?
• ¿Por qué se hace?
4. ELABORACIÓN DEL MANUAL.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el

manual administrativo, para ello se debe considerar:
• La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un
vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
• La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico,
estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
• El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que
haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- VALIDACIÓN DEL MANUAL.
• Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual,
para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las
responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto
a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
6.- AUTORIZACIÓN DEL MANUAL.
• Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este
punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la
reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las
unidades administrativas correspondientes.
7.- DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL
• Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo
entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios
lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así
también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico
de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información
organizacional de la institución.
8.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL.
• Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados
a la realidad institucional.
• Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un
Manual Administrativo

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Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el

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