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    Digitalizacion

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    Jorge Peralta Molina
    Saetha Engineering & Technology ofrece servicios de digitalización y gestión documental, incluyendo la digitalización masiva de documentos, el desarrollo e implementación de un sistema de administración de contenidos para gestionar los documentos electrónicamente, y el uso de una metodología formal que garantiza el cumplimiento de los requerimientos del cliente.

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    Attribution Non-Commercial (BY-NC)
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    Servicio de Digitalizacin y Gestin Documental

    En Saetha Engineering & Technology realizamos la digitalizacin en masa de los documentos de su empresa y, diseamos e implementamos una solucin especializada para la gestin electrnica de los mismos por medio de un sistema de administracin de contenidos empresariales y los procesos asociados a ellos. DIGITALIZACIN Se trata de capturar y transformar los documentos del papel a formato digital Para esto se crean digital. archivos de imgenes escaneadas de los documentos y se tratan electrnicamente por diferentes mtodos para conseguir la mxima calidad esttica (limpieza de fondo, reconstruccin de caracteres, alineamiento, limpieza de bordes, entre otros), almacenndose y comprimindose en mltiples formatos de acuerdo a su utilidad. El proceso de digitalizacin de los documentos de su organizacin esta conformado por las siguientes fases: Preparacin de los documentos: Se revisan todos los documentos que se deben digitalizar, clasificndolos segn su tipo y preparndolos para la fase de escaneo. Escaneo: Utilizando mltiples tipos de escneres especializados se lleva cada documento a formato digital, para esto se sigue un estricto control de calidad (QA Imgenes). Importacin y Mejoramiento de archivos: Se lleva cada documento digitalizado al o los formatos que segn sus caractersticas le corresponde y se optimizan sus niveles de uso mediante el mejoramiento de imgenes. Almacenaje o Indexacin en ECM: Segn sea el caso se almacenan los documentos en el soporte solicitado o se incorporan en el Sistema de Administracin de Contenidos a implementar en la organizacin para as aumentar su versatilidad y aprovechamiento.

    Maximice la utilidad y versatilidad de los documentos de su empresa llevndolos a formato digital

    GESTION DOCUMENTAL Es la administracin inteligente de los documentos de su empresa mediante el uso de tecnologas y procedimientos que permiten la creacin, modificacin, almacenamiento, seguimiento y recuperacin de toda la informacin generada por su organizacin ste permite el organizacin. manejo de documentos de diversas ndoles como los ofimticos tradicionales (Doc, Ppt, Xls, etc.), imgenes, planos CAD, documentos HTML, PDF, otros. Un sistema documental es mucho ms que llevar a un archivo digital los documentos que se encuentran en formato papel. Se trata de un sistema que permite acceder a la informacin almacenada de forma prctica y provechosa para su empresa. Un software de gestin documental debe generar valor a la organizacin en forma de ahorro de tiempo (por la mejora de los procesos), disminucin de costos de materiales (hojas, tinta, otros) y de espacio fsico dentro de la organizacin.

    La gestin documental est ligada de forma directa al desarrollo, la evolucin y la optimizacin de los procesos operativos de la l empresa

    Partiendo de un anlisis exhaustivo de las particularidades que conforman su empresa procedemos a la implementacin de un software especializado que se adapte a sus necesidades especficas segn el caso d negocio, volumen d d fi l de i l de documentos y, el ti y cantidad d procesos t l tipo tid d de que se llevan a cabo. Dicho sistema poseer un alto nivel de escalabilidad, asegurando la adaptacin del mismo al crecimiento de la organizacin (volumen de documentos, procesos, procedimientos y/o usuarios). Los archivos electrnicos generados en la digitalizacin son introducidos de forma lgica en el software de administracin de contenidos, donde se asocian a la informacin correspondiente a su contenido mediante mltiples mtodos tales como OCR / ICR, identificacin de cdigo de barras, OMR, barras OMR mecanogrfica o indexacin manual manual. Una vez establecido el sistema este permitir la introduccin de nuevos archivos mediante varias formas: un mdulo de escner, en el cual se digitalizan y tratan los documentos generados en formato papel; un mdulo de incorporacin de archivos, que permite introducir al sistema cualquier tipo de documento digital generado en los ordenadores de su empresa; un mdulo de e-mail, el cual captura los correos electrnicos enviados y recibidos, as como los archivos asociados y los almacena en el sistema.

    FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Permite la definicin de perfiles de usuario y los permisos asociados a cada uno, contando con un sistema de seguridad que evita los accesos no permitidos. Hace posible la administracin eficiente de todo tipo de documento dentro de la organizacin organizacin; permitiendo la creacin, visualizacin, modificacin, almacenamiento, seguimiento y recuperacin de la informacin segn los permisos asociados de cada usuario. Permite la publicacin de comentarios asociados a los documentos. Automatizacin de procesos mediante el desarrollo de Flujos de Trabajo (Workflow) prediseados o definidos por los usuarios de acuerdo a sus necesidades especficas; permitiendo el ordenamiento secuencial o en paralelo de tareas. Incrementa el dinamismo de los trmites internos mediante la implementacin de firmas electrnicas. Manejo de versiones de un mismo documento por diferentes usuarios y/o distintos workflow. Definicin del ciclo de vida de los documentos. Trazabilidad del documento y de las acciones de los usuarios, lo cual permite saber quien hizo qu y cuando. Un sofisticado motor de bsqueda para la localizacin de archivos. La gestin y control de la entrada y salida de la documentacin (informacin) en la organizacin. i i Sistema de backup masivo o selectivo, de forma manual o automtica peridicamente. Se respalda a la vez la informacin de gestin del sistema.

    Aumente el control sobre los documentos de su empresa, evite los accesos no permitidos y la fuga de informacin

    Mayor productividad

    Mas rentabilidad

    BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Agiliza los procesos y elimina los cuellos de botella, lo que se traduce directamente en un incremento de la productividad. Facilita de manera cuantiosa la localizacin de la informacin necesaria, lo que aumenta la posibilidad de ser utilizada de forma ms ventajosa. Optimiza el espacio fsico de almacenamiento de Informacin. Aumenta las restricciones de seguridad de los documentos y permite llevar un mejor control de los usuarios responsables de cada documento y los autores de cada accin realizada sobre el. Permite llevar a la empresa a un esquema de integracin y eficiencia. Se evita el traslado de los documentos y la realizacin de copias no permitidas. Se asegura la vida til de los documentos. Reduce importantemente los costos de impresin y copiado. Facilita la reparticin eficiente de las cargas de trabajo. Contribuye directamente a la mejora de los servicios y la atencin al cliente. Facilita la implementacin de mejores prcticas en cuanto a los procesos internos de la empresa. Desaparece el riesgo fsico de prdida de documentos. Permite la integracin con otras aplicaciones.

    Lleve su empresa a un esquema de integracin y eficiencia

    Rif j-31146594-4

    METODOLOGA DE IMPLEMENTACIN En Saetha Engineering & Technology trabajamos siguiendo una metodologa formal para garantizar el cumplimiento cabal de los requerimientos de nuestros clientes, llevando sus necesidades a un desarrollo que le permita crecer evitando las fallas y los contratiempos en el desarrollo del proyecto.

    Contamos con una metodologa formal con la que garantizamos l ti la satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes

    En colaboracin con:
    (0281) 286.9522 / (0414) 813.9650 / (0414) 826.2076

    Rif j-31146594-4

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