Administración Documentaria

Semana 16
Lic. ADM y NNII Julio César Torres Tipacti
Objetivo del tema:
Elaborar un archivo técnico de los reportes de un sistema integrado de
comunicación y documentación .

Puntos a desarrollar en clases:

 Conceptos de reportes internos y externos .
Sistema de comunicación y documentación en las empresas publicas y
privadas .
Sistema de Archivos logísticos y físicos.
QUÉ ES UN ARCHIVO TECNICO?

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma

segura y disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más
conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir
como testimonio e información para las personas o instituciones que los
produce.
DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Es toda actividad humana fijada en un soporte perdurable.

Según la finalidad que persiguen, los documentos se clasifican en:
• DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:
Son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento, leyes,
decretos, ordenanzas, resoluciones, acuerdos.
• DOCUMENTOS INFORMATIVOS:
Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión
administrativa: cartas, circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.
• DOCUMENTOS TESTIMONIALES:
Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fe de que el hecho
sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.
FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

 CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN: porque
conservan el patrimonio histórico de la empresa.
 CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una fuente primaria. El
archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.
 CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan una eficaz ayuda
a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y política, entre otros.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN:

Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta

permanente como: hojas de vida, contratos, resoluciones y demás
papeles específicos de cada oficina.
Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos
determinados (una o dos veces por año).
Permanente o pasivo: su uso es muy reducido. Ej: papeles de
constitución de la empresa.
Sistemas documentales de gestión de
comunicaciones:
Una de las principales preocupaciones de una compañía es la buena
gestión de toda su documentación, desde el proceso de creación del
documento hasta su distribución. Pero, sin duda, la función más importante
para una organización es la correcta entrega o distribución de sus
documentos, ya que son los elementos cargados de información que
reciben los usuarios. Un sistema documental de gestión apropiada de las
salidas de estos documentos ayudará a que el cliente reciba la mejor
experiencia posible.
¿Qué es un sistema documental de gestión
de comunicaciones?
Los sistemas de gestión de comunicaciones suelen ser una parte esencial
de la estrategia empresarial CCM (Customer Communications
Management) nacen como solución a uno de los problemas más
frecuentes entre las empresas: la mala gestión de los archivos de salida de
los sistemas de información. Gracias a estos sistemas documentales, los
documentos y los spools (colas de impresión) generados quedan
eficazmente gestionados, se garantiza su entrega y se facilitan los medios
necesarios para el redireccionamiento hacia otros medios de impresión o
distribución.
Es imprescindible en un sistema documental de gestión de comunicaciones
su posibilidad de distribución de información o documentos a través de
múltiples canales. La función multicanal permite que los usuarios puedan
enviar y entregar todos los documentos generados de distintas formas, ya
sea vía email, correo postal, SMS, vídeo, impresión, presentación en
pantalla, etc.

Estas plataformas documentales de comunicación solventan los principales

problemas que suele tener un operador, tales como la reimpresión, el
reenvío, la alteración de la selección de bandejas de salida o el manejo de
distintos flujos de datos provenientes de diferentes sistemas que son
dirigidos a equipos de tecnología variada. Estos problemas se encuentran
día a día en un sistema informático, y gracias a un sistema de gestión de
comunicaciones, la organización puede reducir y evitar contratiempos.
Principales funcionalidades de un sistema documental de gestión de
comunicaciones:

• Se manejan todos los aspectos necesarios de las salidas del sistema de

impresión a través de una única infraestructura tecnológica,
proporcionando múltiples características que se pueden implementar de
forma modular para crear el entorno necesario.
• El sistema está basado en una arquitectura escalable para poder
administrar y manipular una gran cantidad de impresoras. Además, el
gestor se puede reiniciar en periodos de tiempo muy cortos. Así, se
evitarían retrasos operativos innecesarios y se ahorraría tiempo.
• Permite el ahorro de tóner en impresoras, reduciendo la cantidad de tóner
total utilizado en la salida de impresión. Este ahorro no perjudica la calidad
de los documentos.
• El gestor de impresión está creado principalmente para distribuir y controlar
todas las impresiones generadas, ofreciendo la posibilidad del envío con
PDF adjunto por correo electrónico, la conexión a otras aplicaciones y el
almacenamiento de los documentos en un sistema de gestión documental.
• Ofrece a las organizaciones la posibilidad de imprimir documentos
generados en dispositivos inteligentes sin necesidad de recurrir a
componentes externos para que los dispositivos se conecten a la
infraestructura de red.
• Permite optimizar los flujos de datos de impresión eliminando partes
innecesarias o porciones repetitivas. De esta manera, se acelera el proceso
de impresión y se disminuye el consumo de recursos.
• En un sistema documental de gestión de impresión es importante que
aparezca una vista completa del sistema para poder conocer en todo
momento su estado. Esto se consigue a través de un panel de control que
ofrece al usuario una vista gráfica del funcionamiento del sistema en tiempo
real.
Beneficios de un sistema documental de gestión de comunicaciones:

• Ahorro de papel y tóner: gracias a su función multicanal, un sistema de gestión de

impresión permite el ahorro de papel con la opción de envío por PDF, entre otros.
• Ahorro de costes: la disminución de costes es una consecuencia del ahorro de
tóner, así como el ahorro de papel y el uso de la energía gracias a la
automatización de los procesos y la tecnología avanzada de la salida de impresión.
• Protege la documentación confidencial y reduce el volumen de impresiones: al
tratarse de un sistema totalmente controlado, la confidencialidad de la información
está asegurada al completo.
• Análisis del sistema en tiempo real: poder visualizar y supervisar en tiempo real
todo el sistema es otra de las ventajas que ofrecen estas plataformas, permitiendo
realizar registros e informes de todos los procesos de impresión y distribución.
La importancia de la gestión documental
Sin lugar a dudas, la gestión documental es una de las preocupaciones más
relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos
operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado
notablemente y la digitalización de la información está siendo uno de los
caballos de batalla de las empresas.
Nos encontramos en muchos casos que el “documento” en sí es el activo
más importante de una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte
del trabajo. Lo podemos ver claramente en las empresas de transporte o
industria, obligados a manejar una gran cantidad de información y
documentos para desarrollar su actividad diaria. O incluso en empresas que
enfocan toda su actividad profesional de forma online (diarios digitales,
distribuidores online).
¿A qué nos referimos exactamente
cuando hablamos de gestión documental?
Fácil de decir, pero no tan fácil de implementar… ¿Por qué? Porque a la hora de
gestionar la documentación en nuestras empresas nos encontramos con una serie de
problemas que nos restan visibilidad y agilidad a la hora de generar y encontrar la
información necesaria:

• Documentación duplicada: los actuales sistemas de almacenamiento de

información en carpetas generan pérdidas de tiempo y organización. Los diferentes
criterios de almacenamiento en los diferentes directorios, muchas veces
improvisados y aleatorios, originan duplicidad de documentos, almacenamientos
tanto en local como en los sistemas centrales, así como de carpetas y directorios
• Capacidad de almacenamiento limitada: los que trabajamos también en
infraestructuras sabemos perfectamente que el coste del almacenamiento, pese al
decrecimiento del precio del giga, aumenta de forma constante y rápida, ya que la
generación de documentos lo hace de igual manera.
• Fallas en la seguridad de la información: los datos confidenciales
quedan muchas veces expuestos por la complejidad de elaborar una
jerarquía en los permisos de acceso a la misma. La pérdida de
documentos por borrados fortuitos o la utilización de herramientas como
dropbox o similares crean agujeros de seguridad en post de una mayor
agilidad en la disposición de la documentación de las empresas.
• Pérdida de visibilidad: nos encontramos con problemas en el control de
versiones de documentos (que muchas veces llevan anexados
condiciones legales), problemas en la comunicación entre empleados en
la elaboración de documentos, falta de información en la parte comercial
que impide la reutilización de propuestas complejas… En definitiva,
problemas que suponen un coste en términos de tiempo (y dinero) para
nuestras empresas.
Cuando somos conscientes de estos problemas, comenzamos a
plantearnos seriamente la implementación de un sistema de gestión
documental. Y, para no variar, no es un proceso sencillo.
¿Por qué es fundamental la adopción de
un sistema de gestión documental?
Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están
integrados e identificados en un único sistema.

Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación y

permite el control de acceso y de seguridad de la información, impidiendo
que personas no autorizadas accedan a los contenidos.

Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la empresa para

una óptima gestión del propio sistema.
¿Qué funciones debe cumplir un sistema de
gestión documental?
Tres son las principales funciones:

Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los documentos:

creación, recepción, ubicación, acceso y preservación.
Custodiar y recuperar la documentación generada con la eficacia
necesaria para que no suponga un impedimento en la actividad de la
empresa.
Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de
la legislación vigente, asegurando la preservación adecuada de los activos
documentales de la organización.
Y para que estos requisitos se vean cumplidos, es muy importante que el
sistema elegido por las empresas incluya una serie de funcionalidades clave
a nivel operativo:

• Gestión de usuarios completa y sencilla: la definición de permisos en el

acceso de a la documentación debe ser fácil de gestionar por el
administrador del sistema, ya que sufre de constantes modificaciones.
• Interfaz de usuario: la usabilidad del sistema es fundamental para que la
curva de aprendizaje sea mínima y el aprovechamiento de las
funcionalidades sea óptimo.
• Integración con los programas de ofimática: especialmente con el
paquete de Microsoft Office, que facilita en gran manera la generación y
almacenamiento de documentos.
• Digitalización de textos: el reconocimiento óptico de caracteres es de
gran ayuda a la hora de eliminar papel en los procesos de la empresa.
Los 7 procesos de la gestión documental en
empresas y organizaciones
• La gestión documental consiste en la captura, el almacenamiento y la
recuperación de los documentos. Es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados
en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que
estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la
conservación a largo plazo de los más valiosos.
• Un Sistema de Gestión Documental es el conjunto de elementos y de
relaciones diseñados entre ellos con el objetivo de normalizar, controlar y
coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción,
la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la
conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos
generados en el transcurso de la actividad de una organización.
Procesos de la gestión documental
1. Incorporación de los documentos
Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un
documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se
decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar
los documentos que hay que capturar.
2. Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar
constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador
único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación
(metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.
3. Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite
agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas
características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte,
etc.
4. Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su
autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo
necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de
documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello,
hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación,
con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con
el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o
desastres.

5. Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada
con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué
circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los
derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos
dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter
personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de
documentos financieros o con información estratégica).
6. Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es
una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los
usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido
autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de
forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los
permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido
asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados
siempre que se necesiten.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control
adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al
sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.
7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento
determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de
conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro
sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y
sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para
la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe
ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del
documento como prueba.
• https://www.youtube.com/watch?v=6tU8HSD4mbc
• https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww
• https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw

MUCHAS GRACIAS
• https://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/gestion_doc/con
tenido_u1.pdf
• https://www.ceupe.com/blog/como-funciona-la-gestion-archivos.htm
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