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Metodo Computarizado - Ig
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DOCUMENTACIÓN
Administración y Preservación de Documentos
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ
La Documentación Administrativa.
ASIGNATURA:
PROFESOR:
ESTUDIANTE:
Nombre y cédula.
DECHA DE ENTREGA:
30 junio
I SEMESTRE
2021
Contenido
Introducción.......................................................................................................................................3
1. Tema..........................................................................................................................................4
Conclusiones......................................................................................................................................7
Recomendaciones..............................................................................................................................8
Bibliografía.........................................................................................................................................9
Introducción.
La mayoría de las organizaciones en todo el mundo ahora hacen funcionar su sistema entero
usando documentos computarizados. Los grandes empresarios requieren acceso a la
documentación en periodos de tiempo determinados para hacer elecciones rápidas y
proactivas para la compañía.
Y esto significa que la empresa debe tener un sistema de gestión documental adecuado y
refinado.
Por esto, necesitas asegurar que nunca perderás rastro de lo que pasa en los documentos,
proyectos o en los procesos de los departamentos. Entonces el control de documentos puede
ayudar a mantener un registro de la información que fluye en tu empresa.
•Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información
que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.
CONTROL DE PERSONAL.
Bases de datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un
fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es
cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del
contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas
opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene
información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que
una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.
Hardware
Escáner y dispositivos de digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectarán a un servidor para poder acceder a dicha información.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que
se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información a
través de Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta
electrónica de los mismos de acuerdo con los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.[ CITATION Nie23 \l 3082 ]
Conclusiones.
Una de las mejores maneras de manejar nuestros archivos hoy en día es gracias a las
nuevas tecnologías que facilita su manejo y guardado de manera sencilla.
Recomendaciones.
Todas las empresas que quieran tener éxito deben tener debe tener un sistema refinado y
adecuado para manejar sus archivos de manera computarizada y que el trabajo sea
muchas sencillo para todos los empleados.
Para todas aquellas personas que quieren comenzar en el mundo de la documentación
computarizada se recomienda que tenga conocimiento básico sobre informática ya que en
este mundo a pesar de tener mucha seguridad informática hay muchos métodos para que
hackers te filtren información y nadie quiere eso
Bibliografía.