La gestión documental.

Definición, conceptos clave e

importancia

   
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y
recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y
recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en
forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo
ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar.
Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa.
Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos
documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin
embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
A este ejemplo se le podría agregar una nota de entrega, un documento de
aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían
estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Peor aún más, podrían estar en
diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el
departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación
podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos
diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas
y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta
documentación resulta complicada.

1. ¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para

gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una
organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir
la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la
conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así
como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos
eficaces y eficientes.

Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a

una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar,
etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los
documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los
documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y
utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida,
sistemas de recuperación de información, etc.

Algunas de las características clave en la gestión documental son:

 Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de
un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra
persona.
 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre
cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a
un documento durante el curso de su vida en el sistema.
 Comentarios y marcas.
La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también
es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.
 
2. Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión
documental

Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas
combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los
documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros
documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar. Podemos
tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo,
presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.

El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:

 Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión

documental sirven como repositorio central para todos los documentos
importantes de la organización. De esta forma posteriormente se pueden acceder,
ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso
buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.

 Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan,

la posibilidad de que se exponga información importante a las personas
equivocadas es considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos
equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de
gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante
políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde
solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si
utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a
garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.

 Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario

esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo.
Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se
 realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión
documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a
archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e
independientemente del dispositivo utilizado. Integración con software de terceros.
La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos
redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas
dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la
integridad y precisión de los datos.

 Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos

los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una
búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión
de segundos.

 Tiempo/eficiencia de costes. La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y

en lo que respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. A esto
se añade el hecho de que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental
se puede hacer con un coste muy bajo.

 Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios

pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas,
controlando con quién comparten esos documentos. Con la funcionalidad de
registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o
documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e
ineficiencias.
 
3. La gestión documental en la nube

La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión

documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.
La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos
alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un
servidor local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube,
las organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la
necesidad de invertir en hardware.

Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental

alojada en la nube.
Ventajas de la gestión documental en la nube
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se
accede a él online. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil
conectado a Internet para acceder al sistema.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía
dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta. La cantidad exacta
depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e
incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. 
La importancia de la gestión documental

Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar

considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que
ahorra tiempo, espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y
las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.

Así que toma nota y lleva a tu empresa a la mejora continua.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que

buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto
por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación
electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a
ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y
la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y
jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo
tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer

de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final
garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de
gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el
almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo
relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la
ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la
empresa.
 

Así pues:

 Mejora la gestión de la información.

 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio.

¿Cómo se lleva a cabo?

Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y

detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que
permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo
que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria
dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la
consolidación de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos.

Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario
casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y
quienes desean buscar, crear o editar información.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.

Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la
cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la
empresa.

De esta manera se logra la clasificación estandarizada.

Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los
archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte
para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la
gestión documental se resumen en:

 Revisión.
 Análisis.
 Categorización.
 Aplicación de estrategias.
 Establecimiento de matrices.

Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:

Revisión de la utilidad de los documentos:

Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino
documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine
siendo obsoleta o que pierda usabilidad.

Digitalización de los documentos importantes:

Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de
espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la
productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los
documentos a través del tiempo.

Centralización del contenido:

La adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a
la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los
documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información,
teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.

Clasificación de los documentos:

Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro
de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental,
lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y
manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el
entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos
que se ejecutan en la empresa.

Uso de metadatos:
Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se
centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede
resumir en: la administración más allá de la información, lo que permite la
estandarización de los archivos.

Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de

búsqueda o de funciones archivísticas.

¿Qué beneficios representa para la empresa?

Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental permite el correcto manejo
de los archivos físicos y electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de los
procesos y a su vez en varios aspectos que influyen en la mejora continua, entre
ellos:

1. Reducción de costos:
La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la
correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas
manuales.

2. Aumento de la eficacia:
La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y
conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o
recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información,
también permite una óptima regulación.

3. Aumento de la productividad:
Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a
compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las
consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.

4. Uso eficiente de los recursos:

Con la aplicación de un sistema de gestión documental se reduce en un 50% los
costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos
relacionados a dicho procesos.
El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la
viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la
empresa.

5. Liberar espacio:
La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de
ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor
espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y
no todo se almacena igual.
 6. Fácil ubicación:
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente
los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda
eficaz y pronta de la información.

 7. Administración de archivos:

La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los
archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.

8. Inmediatez:
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir
información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software
de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la
consolidación del trabajo colaborativo.

9. Seguridad en la información:
La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo
constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.

10. Preservación a través del tiempo:

La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores
condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es
exclusivo de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los
archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación
sea óptima.
Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden
proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de
automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y
centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el
fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.