Curso de Activo Fijo - AES
Curso de Activo Fijo - AES
Curso de Activo Fijo - AES
Mdulo:
Activos Fijos (AM)
Curso:
Adm.& Contabizacin de AF
Capacitador:
Rodrigo Galarce L.
AGENDA
Introduccin Objetivos Transacciones / Temas Conceptos del Proceso Flujo del proceso Conceptos Bsicos Glosario de trminos utilizados Transacciones Conceptos por transaccin Demostracin por transaccin Ejercicios por transaccin Revisin por transaccin Conclusin del curso
OBJETIVOS
Ustd ser capaz de:
Identificar y aplicar las operaciones disponibles en el sistema relativas al mantenimiento del Maestro de Activo Fijo. Ejecutar en el sistema las operaciones bsicas para activos fijos. Contabilizar la correccin monetaria y depreciacin. Identificar y desarrollar el mdulo y sus procesos necesarios para el cierre de ejercicio de la compaa.
TRANSACCIONES / TEMAS
Mantenimiento de registro maestro de activo fijo
Creacin de un registro maestro (AS01) Creacin de un subnmero de activo fijo (AS11) Modificacin de un registro maestro (AS02) Bloquear / Desbloquear un activo fijo (AS05)
Operaciones Bsicas
Visualizacin de un registro maestro (AS03) Visualizacin de valores de activo fijo (AW01N) Transferencia de un activo fijo (ABUMN) Baja de un activo fijo (ABAVN) Baja por venta de un activo fijo (ABAON)
TRANSACCIONES / TEMAS
Otras operaciones
Correccin de amortizaciones de aos anteriores (ABZU) Amortizacin no planificada (ABAA) Revalorizacin manual (ABAW) Otros (ABSO) Anulacin de movimiento de activo fijo (AB08) Anulacin de capitalizacin de activo en curso (AIST) Abono en ejercicio de factura (ABGL) Abono en ejercicio siguiente (ABGF)
Correccin monetaria
Crear Pool de trabajo (AR01) Tratar Pool de trabajo (AR31) Ingresar factores de corrreccin monetaria (S_ALR_87003624) Programa de Correccin monetaria (J1AI) Anulacin de correccin monetaria (Programa J_1AAINFL_REVERSE)
Depreciacin
Contabilizacin de depreciacin (AFAB)
TRANSACCIONES / TEMAS
Operaciones de cierre
Cambio de ejercicio Reclculo de valores Cierre de ejercicio
Reportes
Cuadro de activo fijo Comprobacin de origen de cargos de activo fijo Altas de activo fijo Bajas de activo fijo Traslados de activo fijo Movimientos de activo fijo Modificaciones de los registros maestros de activo fijo
Objetivos del Mdulo de Activos Fijos Administracin optima de los datos y reduccin de errores cuando
se ingresan los datos asociados con los Activos de una Empresa. Al establecer las reas de depreciacin se cuenta con una gran flexibilidad. El usuario determina el nmero y las especificaciones individuales de las reas de amortizacin
CO: Controlling
- Centros de Costos - Ordenes Internas
FI: Financiero
- Asientos en lnea de operaciones diarias - Contabilizacin de depreciaciones, ajuste por inflacin y Rev. tcnico - Manejo de perodos contables y cronogramas de cierres
Valoracin
Activo Fijo
Datos maestros
Permiten establecer los campos que van a componer el registro maestro. Por ejemplo: Nmero de Inventario Fsico Descripcin del bien Centro de Costo u Orden Interna a la que imputar la amortizacin Ubicacin Fsica Cantidad de Unidades y Unidad de medida Etc.
Muebles y tiles
Las clases de activos establecen la conexin entre el registro maestro de activo y las cuentas contables:
ALTAS
BAJAS
Amortizaciones
Amortizacin acumulada
Revalorizaciones
Determinacin de cuentas
Plan de valoracin
En general se requiere calcular valores para los activos segn diferentes necesidades, ya sean internas o externas. SAP permite administrar valores para activos en paralelo definiendo tantas reas de valoracin como sean necesarias. El Plan de Valoracin es un conjunto de reas de valoracin generadas de acuerdo a las necesidades de una compaa. Cada sociedad se asigna a un nico Plan de Valoracin.
reas Derivadas
Total AF Total AF Chile ML Chile ML
FI FI FI FI SL SL
SL
FUT FUT
USG Corp USG Corp MG MG USG Corp USG Corp Trib. Hist. Trib. Hist. ML ML USG SEC USG SEC ML ML
SL SL SL SL SL
USG SEC USG SEC MG MG USG SEC USG SEC Trib. Hist. Trib. Hist. ML ML
Obras en Curso
Mdulo PS
Obras tangibles
Mdulo AM
N Registro Maestro
Proyecto de Inversin
e Intangibles
Liquidacin Peridica
e nd i ac C liz na AU i F la
Capitalizacin
Inmovilizado en Curso Liquidacin Total ACTIVO FIJO
Clase especial de AF
Clave de amortizacin
0000 0000
Contabilizaciones en GL
Asientos en lnea de operaciones diarias Contabilizacin de depreciaciones, ajuste por inflacin y rev. tcnico Manejo de perodos contables y cronogramas de cierres
Mdulo AM
Clases de Activos
MOBILIARIO
Mdulo GL
Cuentas de Balance
D H
Balance
Activo Principal
EDIFICIOS RODADOS
D
GPS Radio- Herratelfono mientas EDIFICIOS
Subnmeros
Contabilizaciones en CO
Mdulo AM
Mdulo CO
Orden Interna
Centro de Costo
CONCEPTOS BSICOS
Plan de valoracin:
Es el conjunto de reas de valoracin que se gestionan en el activo Fijo
Clave de amortizacin:
Es un conjunto de mtodos y lgicas de clculo para determinar el importe de depreciacin.
Clase de movimiento:
Es un campo clave en toda contabilizacin individual del activo fijo. Indica si el importe es al Debe o al Haber, y el tipo de movimiento que se est efectuando en el activo (1XX=> Altas, 2XX => Bajas, 3XX => Traslados)
CONCEPTOS BSICOS
Clases de activos fijos:
- Las clases de activos fijos constituyen el medio ms importante para estructurar activos fijos. Puede definir un nmero ilimitado de clases de activos fijos en el sistema. Las clases de activos fijos se pueden utilizar para estructurar sus activos fijos en funcin de las necesidades de su empresa. Las clases de activos fijos son vlidas para todas las sociedades. Por lo tanto, el catlogo de clases es relevante en todas las sociedades de un mandante. Esta afirmacin resulta igualmente vlida cuando las sociedades tienen diferentes planes de valoracin y, por tanto, diferentes reas de valoracin. - Caractersticas Importantes: 1. La clase de activos fijos proporciona los valores propuestos para todos los registros maestros de activo fijo de la clase (Ej: vida til) 2. La estructuracin de las pantallas, la disposicin de las fichas y las caractersticas de los campos (obligatorio/opcional/suprimido) del registro maestro de activo fijo se pueden especificar para la clase de activos fijos 3. La asignacin de los nmeros de activos fijos puede controlarse mediante la clase de activos fijos. 4. Constituye un parmetro importante en la Generacin de reporte
CONCEPTOS BSICOS
Determinacin de cuentas
Utilizacin
Mediante el componente FI-AA, se pueden actualizar automticamente todas las operaciones relevantes para el libro mayor. stas comprenden todas las operaciones contables que se contabilizan en los activos fijos y todas las modificaciones realizadas en los valores efectivos que el sistema calcula automticamente (especialmente, la amortizacin). Esta actualizacin se produce inmediatamente y en modo interactivo para un rea de valoracin, o bien como parte de las operaciones peridicas del resto de las reas de valoracin.
Caractersticas
Al contabilizar con imputacin a un activo fijo, el sistema determina la cuenta de mayor que deber contabilizarse a partir de cuatro elementos: el plan de cuentas vlido en la sociedad, el rea de valoracin que se debe contabilizar, la clave de asignacin de cuentas y la clase de movimiento.
Para poder crear los registros maestros y / o subnmeros, se deber determinar las caractersticas del mismo:
Sociedad Clase de activo Nmero de activo (solo para subnmeros) Centro de costo Ubicacin del activo Vida til Criterios de Clasificacin
AS01 / AS11
directas no se les deber indicar cantidad ya que este valor se actualiza al registrar la entrada de mercadera. En el campo n de inventario se deber indicar el cdigo KKS, necesario para la integracin con el mdulo de mantenimiento. Se deber indicar para cada rea de valoracin la vida til para el clculo de la depreciacin. Por defecto el sistema propondr la vida til en las reas tributarias. Siempre se debern llenar los campos obligatorios.
AS05
Se evitan activaciones de nuevas adquisiciones para un activo, por lo anterior, al cierre mensual todo activo valorizado deber ser bloqueado. Se puede desbloquear un activo fijo bloqueado anteriormente. Un activo fijo bloqueado permite realizar imputaciones de correccin monetaria y depreciacin.
AS03
Para realizar la visualizacin se deber indicar: el activo a visualizar y el tipo de visualizacin (datos maestros, reas de valoracin, o valores del activo) La visualizacin permite simular parmetros de depreciacin o de movimientos por activo y de esta manera poder analizar su impacto contable. Si la visualizacin corresponde a una simulacin, tambin se debern indicar los parmetros de simulacin correspondientes (por ejemplo: vida til, clave de amortizacin y clase de movimiento, etc.)
AW01N
Para realizar la visualizacin de valores se deber indicar: el activo a visualizar y rea de valoracin a visualizar. Se puede simular valores en aos futuros y visualizar valores en el pasado (hasta su fecha de capitalizacin). Cambiando la vida til y/o la clave de valoracin, se visualizan los nuevos valores que asume el bien.
ABUMN
Transferencias entre activos, se da cuando existe un activo y surge la necesidad de realizar una transferencia del mismo (ya sea total o parcial) sobre otro activo fijo nuevo, creado especialmente. Las transferencias se pueden realizar en forma total o parcial (de un monto o porcentaje a aplicar).
ABAVN
Baja por desguace, indica que este activo deja de ser utilizado en la compaa y debe ser desmantelado sin ningn ingreso realizado. Al utilizar esta opcin de contabilizacin, SAP no crea ingreso alguno, ni contabilizaciones de ganancias y prdidas, en su lugar crea la contabilizacin Prdidas por baja de activo fijo sin ingresos por el valor del valor neto contable que se da de baja. Es posible efectuar una baja parcial, indicando cantidad o porcentaje, en estos casos, se debe indicar si el activo es alta del ejercicio o de ejercicios anteriores.
ABAON
Baja por venta de activo fijo, en esta operacin se debe indicar el ingreso por venta del activo fijo, el cual se contabiliza en una cuenta de compensacin (por el total de la venta), y junto a ella una cuenta de resultado (Prdida o Ganancia), por la diferencia con el valor neto del activo. La cuenta de compensacin es utilizada tambin al contabilizar la factura de venta quedando compensada.
ABZU
Correccin, se entiende como una modificacin posterior en los valores del activo fijo. Esta modificacin puede adoptar diferentes formas dependiendo de los motivos de la misma. Existen dos motivos muy comunes para las correcciones: Olvid capitalizar un activo fijo en un ejercicio ya cerrado y esta omisin debe corregirse. Las correcciones de valor (amortizacin) calculadas en el pasado son demasiado elevadas. Ahora debe corregir este error, por medio de una correccin en el ejercicio en curso. La amortizacin excesiva generalmente tiene su origen en: o La utilizacin de trminos incorrectos de amortizacin, por ej. incorrecta vida til esperada, incorrecta clave de amortizacin. o Amortizacin no planificada, que ya no es vlida en la situacin actual. o Una reduccin posterior en los costos de adquisicin y produccin de un activo fijo; por ej. debido a un abono posterior.
ABAA
La amortizacin no planificada permite contabilizar una depreciacin adicional a la planificada por el sistema. Se debe tener presente al momento de contabilizarla si el activo es alta del ejercicio o de ejercicios anteriores, ya que dependiendo de ello es la clase de movimiento que debe utilizarse: 650 640 Amortizacin no planificada de activo fijo nuevo Amortizacin no planificada de activo fijo antiguo
ABAW
La revalorizacin manual consiste en realizar una contabilizacin en un activo fijo (individual) de la revalorizacin en caso de algn error. Cabe sealar que solo las rea de valoracin en moneda local (CLP) se debe realizar la imputacin, en aquellas reas en moneda de grupo (U$D) no se debe imputar valor alguno. Dependiendo de la fecha de activacin del bien y del signo de la revalorizacin, es la clase de movimiento con las que se debe realizar las contabilizacin, estas son: 891 892 893 897 Revalorizacin (de deudor) ejercicio anterior Revalorizacin (de acreedor) ejercicio actual Revalorizacin (de acreedor) ejercicio anterior Revalorizacin (de deudor) ejercicio actual
Otros ABSO
ABSO
Transaccin que, principalmente, permite realizar regularizaciones o ajuste de valores a determinadas reas de valoracin (US GAAP, o casos especiales como los Activos en Leasing.) Se definieron dos clases de movimiento que permitirn realizar ajuste de valores, son: Z01 Z02 Z03 Abono reas Financieras US GAAP Abono reas Tributarias Alta reas tributarias
AB08
Anulacin de movimiento de activo fijo, permite reversar todos aquellos movimientos contables de un activo generados en el mdulo de activos fijos.
AIST
El sistema anula todos los documentos que se han contabilizado en la ltima liquidacin. Si desea anular una liquidacin que se ha contabilizado antes de la liquidacin ms reciente, primero se deber anular por orden cronolgico todas las liquidaciones que se hayan contabilizado despus de la liquidacin que desea anular.
ABGL
El sistema permite corregir el valor de adquisicin para aquellos activos que han sido adquiridos en el mismo ejercicio. Un abono que reduce los costos de adquisicin representa lo contrario de una factura para un activo fijo comprado. De este modo, es posible contabilizar un abono del mismo modo como se hace cuando se contabiliza un alta externa integrada con un acreedor o en una cuenta de compensacin. En este caso se debe indicar el nmero de activo fijo afectado y la clase de movimiento105 (Abono en ejercicio de factura)
ABGF
SAP da la posibilidad de corregir el valor de adquisicin para aquellos activos que han sido adquiridos en ejercicios anteriores al actual. Si se reciben abonos para ejercicios ya cerrado, el sistema no podr corregir la amortizacin contabilizada en el ejercicio cerrado. Por esta razn, antes de poder contabilizar el abono, deber modificar manualmente la amortizacin para el ejercicio cerrado mediante una correccin. Para contabilizar el abono se deber indicar la clase de movimiento 160 Abono en ejercicio siguiente.
AR01
EL Pool de trabajo se utiliza para efectuar el procesos de modificacin en masa. Este proceso se utiliza mensualmente para asignar la clave de revalorizacin, necesaria para indicarle al sistema el factor por el cual se corregir monetariamente cada activo fijo. Tambin es posible utilizar esta herramienta para dar de baja activos fijos en forma masiva . La modificacin en masa solo se puede efectuar para una sociedad a la vez. Al crear el pool de trabajo para asignar la clave de revalorizacin se deber utilizar la sustitucin ZREV.
AR31
Al tratar el pool de trabajo, se ejecutar la accin que se defini en la creacin del pool, en este caso es la asignacin automtica de la clave de revalorizacin.
S_ALR_87003624
Se ingresan los indices mensuales de inflacin con la finalidad de registrar las variaciones de IPC para el clculo de la correccin monetaria en Activos Fijos.
J1AI
Se ejecuta el programa de correccin monetaria. Se debe ejecutar con la opcin Contab.directa y la lista de salida Grid LVA. Una vez ejecutado, se tiene la opcin de visualizar un listado de errores, en caso de haber. Esta contabilizacin no genera una contabilizacin en FI (Finanzas), esta se har efectiva una vez que se ejecute y contabilice la amortizacin (depreciacin).
J_1AAINFL_REVERSE
Se ejecuta el programa de reverso de la correccin monetaria, lo que no significa que anule los comprobantes de contabilizacin de correccin monetaria, solo los reversa. Este programa solo anula aquellas contabilizaciones hechas por el programa de correccin monetaria, no anular aquellas contabilizaciones manuales que se efecten a los activos fijos.
Contabilizacin de depreciacin_AFAB
AFAB
El proceso de Contabilizacin de la Amortizacin planificada implica contabilizar la planificacin automtica de la amortizacin de los activos fijos que el sistema calcul cuando se valorizaron. A travs de este proceso mensual la amortizacin planeada por activo fijo es registrada en la Contabilidad Financiera (amortizacin acumulada y cuenta de resultados). Dicho proceso se realiza en forma colectiva, no se crean documentos individuales por activo fijo sino por clase de activo fijo, centro de costo. La amortizacin se calcula sobre la base de la clave seleccionada en el registro maestro de cada activo fijo . Este proceso tambin contabiliza el ajuste por inflacin.
Cambio de ejercicio_AJRW
AJRW
Cambio de ejercicio, mediante este proceso se abre un nuevo ejercicio. Esta tarea o funcionalidad es una actividad obligatoria del cierre de ejercicio que debe efectuarse durante el mes de Diciembre.
Recalculo de valores_AFAR
AFAR
El propsito de este proceso es el reclculo de la amortizacin planificada anual para todos los activos fijos, tomando en cuenta los parmetros actuales para el clculo normal de la amortizacin. Este proceso no se contabiliza pues su funcin apunta a la actualizacin de la base de datos. Los casos en los cuales puede ser necesario el reclculo de la amortizacin son:
Si se ha modificado la clave de amortizacin. Si se han efectuado modificaciones masivas en los datos relevantes para la amortizacin.
Una vez que se ha efectuado el reclculo se deber reejecutar la depreciacin para contabilizar aquellas diferencias que se pueden haber producido.
Cierre de ejercicio_AJAB
AJAB
El mdulo de Activos Fijos, dentro de sus funcionalidades, incluye el cierre del ejercicio. Esto se debe a que se trata de un mdulo contable para el cual es necesario ejecutar una serie de procesos cuando cambia el ejercicio de la compaa. Mediante este proceso se cierra el ejercicio en curso. Para llevarlo a cabo es necesario haber realizado la apertura del nuevo ejercicio.
Reportes_Varios
REPORTES
El sistema crea reportes peridicamente sobre los activos fijos del grupo. Los reportes se realizan a partir de los parmetros ingresados en el mdulo, indicado por el usuario solicitante. Los reportes se visualizarn en pantalla y podrn bajarse en forma de listados impresos u hojas de Excel. SAP permite obtener los siguientes reportes:
Informes sobre activos individuales Patrimonio de activos Explicaciones sobre balances Explicaciones sobre las prdidas y las ganancias Contabilidad de costos Preparacin de cierre Previsin de amortizacin: variante de simulacin Operaciones diarias
PREGUNTAS?
Chile 01Chile Gaap Moneda Local 02 Retasacin Tcnica Moneda Local 06 Chile Gaap Moneda Grupo 07 Retasacion Tecnica Moneda Grupo
Argentina 01Argentina Gaap Moneda Local 06 Argentina Gaap Moneda Grupo 10 REI Moneda Local 11 Diferencial Cambiaria Moneda Local 13 REI Moneda Grupo 14 DC Moneda Grupo 21 rea Impositiva Moneda Local 26 rea Impositiva Moneda Grupo 30 US GAAP Corp Financiero Histrico Moneda Local 31 US GAAP Corp Moneda Grupo 50 US GAAP SEC Financiero Histrico Moneda Local 51 US GAAP SEC Moneda Grupo 70 Chile Gaap Moneda Local 71 Chile Gaap Moneda Grupo
21 Chile Gaap Impuestos Moneda Local 26 Chile Gaap Impuestos Moneda Grupo 30 US GAAP Corp Financiero Histrico Moneda Local 31 US GAAP Corp Moneda Grupo 42 US GAAP Corp Tributario Histrico Moneda Local 50 US GAAP SEC Financiero Histrico Moneda Local 51 US GAAP SEC Moneda Grupo 62 US GAAP SEC Tributario Histrico Moneda Local 71 FUT Moneda Local
Crite rio s d e Clas ificaci n 3 Tip o d e Ge n e raci n Ge n e r a ci n Hid r o e l ct r Ge n e r a ci n T r m ica Ge n e r a ci n Ciclo Co m b Co _ ge n e r a ci n ( Bio m a s Tr a n s m is i n Co m e r cia l Ad m in is t r a ci n
1 2 3 4 5 6 7
Cla s e s de A c t iv o s
100000 200000
D e s c r ip c i n Terren os P la n t a s y Eq u ip o s d e G e n e r a c i n
KKS Co d e
Gr u p o Eu r o p a
1 4 9 10 13 14 8 7 5
200100 200101 200102 200103 200200 200201 200202 200203 200300 200301 200302 200303 200400 201000 300000 301000 310000 400000 400100 520000 530000 600000 701000
A B C N E L G H M P Q S X
N o m b r e Eu r o p a Terren os Eq u ip o s D e G e n e r a c i o n Y T r a n s m i s io n Eq u ip o s D e La b o r a t o r io Eq u ip o s D e Bo d e g a Y M a e s t r a n z a Eq u ip o s D e C o m u n ic a c io n Im p le m e n t o s D e Se g u r id a d El e m e n t o s D e T r a n s m is i o n D e En e r g ia P a t io D e A l t a T e n s io n Eq u ip o s D e P r o t e c c io n Y C o n t r o l
In s t a la c io n e s Y Eq u ip o s A u x il ia r e s
2 3 12 15 11 18 17 16
Ed if ic i o Y C o n s t r u c c i o n e s O b r a s H id r a u lic a s M u e b le s Y Eq u ip o s Eq u ip o D e P r o c e s a m ie n t o D e D a t o s Eq u ip o s D e T r a n s p o r t e So f t w a r e A c t iv o s N o D e p r e c ia b le s A c t iv o s En Le a s in g