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¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinámicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que, aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán
sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el
total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica: Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
Cómo crear una tabla dinámica
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra
dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar
la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica. Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los
campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente, como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla
dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.
Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán
como columnas de la tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila. Formato de valores en una tabla dinámica
En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a
los valores agrupados de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinámica:
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área Valores.
Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de
valor.
Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.
Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de
diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato
se aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica. Filtrar una tabla dinámica
Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono
predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
