Este documento describe cómo crear y dar formato a esquemas y tablas dinámicas en Excel. Explica que un esquema es un resumen jerárquico de los datos y cómo crear esquemas automáticamente u ocultarlos. También describe las partes de una tabla dinámica y cómo crear una para analizar y resumir grandes cantidades de datos fácilmente arrastrando columnas y filas.
Este documento describe cómo crear y dar formato a esquemas y tablas dinámicas en Excel. Explica que un esquema es un resumen jerárquico de los datos y cómo crear esquemas automáticamente u ocultarlos. También describe las partes de una tabla dinámica y cómo crear una para analizar y resumir grandes cantidades de datos fácilmente arrastrando columnas y filas.
Este documento describe cómo crear y dar formato a esquemas y tablas dinámicas en Excel. Explica que un esquema es un resumen jerárquico de los datos y cómo crear esquemas automáticamente u ocultarlos. También describe las partes de una tabla dinámica y cómo crear una para analizar y resumir grandes cantidades de datos fácilmente arrastrando columnas y filas.
Este documento describe cómo crear y dar formato a esquemas y tablas dinámicas en Excel. Explica que un esquema es un resumen jerárquico de los datos y cómo crear esquemas automáticamente u ocultarlos. También describe las partes de una tabla dinámica y cómo crear una para analizar y resumir grandes cantidades de datos fácilmente arrastrando columnas y filas.
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Esquemas y vistas en Excel
Un esquema es un resumen preciso donde estn los conceptos mas importantes o mas trascendentes del documento esquematizado. Para hacer un esquema se requiere:
Los datos para crear un esquema debe tener jerarqua o estar en una estructura por niveles. Por ejemplo datos sobre las lluvias ocurridas a lo largo del ao en todo un pas con las lluvias mensuales de todos los estados.
En una hoja solo puede haber un esquema. Si se desea tener mas de un esquema de los mismos datos se debe copiar los datos en otra hoja.
Para crear esquemas de manera automtica se debe preparar la hoja con el formato adecuado.
CREACIN AUTOMTICA DE ESQUEMAS
Para crear un esquema automticamente hay los siguientes requisitos:
Las filas sumario deben estar encima o debajo de los datos sin estar mezclados Las columnas sumario deben estar a la derecha o izquierda sin estar mezclados. Sino se hace de esta forma se tendr que hacer el esquema manualmente. La siguiente imagen representa un ejemplo de datos bien estructurados:
Se puede ver que se puede hacer un esquema ya que se ha organizado los subtotales de cada provincia en filas y se ha calculado los subtotales de cada trimestre en columnas. Para hacer el esquema se debe posicionar en la pestaa Datos, luego se busca el boton Agrupar en la seccion Esquema y mas tarde se elige la opcin Autoesquema del men.
Automticamente Excel genera los niveles del esquema como se ve a continuacin:
en este caso, por columnas hay 2 niveles: la tabla completa y la tabla con los datos mensuales y por fila hay 3 niveles: la tabla completa, por autonomas y solo por el pas. Para comprimir o expandir un esquema se debe hacer clic en los smbolos + o - de cada nivel.
BORRAR Y OCULTAR UN ESQUEMA
Borrar un esquema. Si se va a borrar un esquema se debe entrar a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema. Esta accin (la de borrar un esquema ) no se puede deshacer con el botn de deshacer de Excel. Ocultar un esquema. Cuando se oculta un esquema lo que se esta ocultando son las marcas de expansin/ contraccin del esquema pero el esquema sigue activo.Para ocultar un esquema se hace clic en las teclas Ctrl +8 y para que vuelvan a aparecer las marcas del esquema se hace nuevamente clic en las teclas Ctrl+8.( la tecla 8 debe ser de la fila del teclado superior porque la teclado numrico no sirve)
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS
Para tener un campo de visin menos amplio y no tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro se puede usar la opcin ver la misma hoja en varias ventanas y usar la opcin ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas se debe posicionar en la pestaa Vista y presionar el boton Nueva ventana. Luego de hacer esto si se mira en la barra de titulo se puede ver que ahora el nombre del documento tiene aadido al final :2 que indica que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las ventanas el mismo tiempo se hace clic en Organizar todo y se selecciona Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada dependiendo de como estn los datos situados en la hoja.
Ahora es mas fcil el desplazamiento de una ventana independientemente de la otra.
DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES
Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.
Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja en 2 4 paneles. Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa Vista y automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto
Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Funcionamiento de las tablas
dinmicas Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y
resumidos en la tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.
Cmo crear una tabla dinmica
Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas. Crear una tabla dinmica en Excel 2010 Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el
rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Partes de una tabla dinmica
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
Dar formato a una tabla dinmica
Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.
Esta ficha est dividida en tres grupos.
Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla
dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.
Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten
restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a
la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.
Crear un grfico dinmico
Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica. Cmo crear un grfico dinmico en Excel Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de
grfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:
De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro delgrfico dinmico:
Mover un grfico dinmico
Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado. Mover un grfico dinmico a otra hoja Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.
Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser colocado.
Modificar el estilo de un grfico dinmico
Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:
Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un
nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.
Cambiar origen de datos de una
tabla dinmica Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos. Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.
Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te
permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.
Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado. https://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/ https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/ https://exceltotal.com/funciones/ https://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/
