1

Fase 2 - Planificación del Tiempo, del Costo y de la Calidad del Proyecto

Presentado por:

Paula Collazos Ramírez

Johana mercedes Chávez

102437378- Gestión Integral de Proyectos II

Grupo 20

Director:

Oscar Andres Gualtero

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)

Gestión Integral de Proyectos II

Especialización en Gestión de Proyectos

 2

2023

Introducción

La planificación y gestión efectiva de proyectos son fundamentales para el logro de

resultados exitosos. En este contexto, la formulación de objetivos claros y específicos es esencial

para guiar y dirigir todas las etapas del proyecto. El presente documento tiene como objetivo

principal abordar la planificación de los aspectos más destacados de un proyecto seleccionado,

enfocándose en la determinación precisa del cronograma, costos y la calidad del proyecto. Para

alcanzar este objetivo general, se han establecido una serie de objetivos específicos que

abordarán aspectos cruciales en la planificación y ejecución del proyecto.

A través de la proyección de un cronograma de actividades, la definición detallada del

presupuesto total, el análisis de la liquidez del proyecto mediante la elaboración de un flujo de

efectivo y la evaluación del Retorno de la Inversión (ROI), así como la realización de un estudio

comparativo (Benchmarking) para comprender la posición de los competidores del proyecto, se

busca proporcionar un enfoque completo y estructurado para la gestión del proyecto. Además, se

diseñará un plan general de calidad que garantice la satisfacción de los requerimientos y

expectativas de los stakeholders involucrados.

Este enfoque meticuloso en la planificación y definición de los aspectos más críticos del

proyecto servirá como base sólida para su ejecución exitosa, minimizando riesgos, optimizando

recursos y asegurando la calidad de los resultados finales. El éxito de cualquier proyecto

comienza con una planificación precisa y orientada hacia objetivos claros, y es precisamente eso

lo que se abordará en el presente documento.

 3

Objetivos

Objetivo General

Elaborar la planificación de los aspectos más significativos del proyecto seleccionado,

precisando el cronograma, costos y la calidad del proyecto.

Objetivos Específicos

Diseñar un cronograma de actividades conforme a los plazos y actividades previamente

establecidos.

Detallar exhaustivamente el presupuesto total del proyecto.

Evaluar la liquidez del proyecto mediante la creación de un flujo de efectivo, estimando la

relación costo-beneficio y calculando el Retorno de la Inversión (ROI).

Realizar un estudio comparativo (Benchmarking) para comprender la posición de los

competidores del proyecto.

Crear un plan general de calidad para el proyecto.

 4

Fase 2 - Planificación del Tiempo, del Costo y de la Calidad del Proyecto

1- Cronograma de Actividades y/o Burndown Chart

Tabla 1
Cronograma de actividades

SEMANA

ACTIVIDADES POR EJECUTAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Ítem Descripción

1 Fase 1-Planificación y Definición

1. Definir los criterios y requisitos del

1 directorio de proveedores.

1. Determinar el formato y la estructura

2 del directorio.

1. Identificar las categorías o

3 clasificaciones de los proveedores a

incluir en el directorio.

1. Establecer los objetivos y metas del

4 directorio de proveedores.

1. Identificar y recopilar información

5 sobre los proveedores existentes.

1. Beneficios a largo plazo

1. Estudio de mercado
 5

1. Análisis de riesgos

1. Estudio legal

2 Fase 2-Elaboración Macro: Crear un formulario o plantilla para recopilar

los datos relevantes de los proveedores.

2. Contactar a los proveedores y

1 solicitarles que completen el

formulario con la información

requerida.

2. Revisar y verificar la información

2 proporcionada por los proveedores.

Ingresar la información recopilada en

2.
una base de datos o sistema de gestión
3
de directorios.

2. Realizar seguimiento y recordatorios a

4 los proveedores que no hayan

proporcionado la información

solicitada.

3 Fase 3-Recolección e ingreso de la información, Información de

proveedores recopilada

Realizar pruebas y validaciones del

3.
directorio para asegurarse de que la
1
información esté completa y precisa.

3. Diseñar y generar informes o

 6

2 presentaciones del directorio de

proveedores.

3. Establecer un mecanismo de

3 actualización periódica del directorio

para incorporar nuevos proveedores o

cambios en la información existente.

Establecer un sistema de

3. retroalimentación para recibir

4 comentarios y sugerencias de mejora

sobre el directorio.

4 Fase 4-comercializacion

4. Definición de estrategia de marketing

4. Desarrollo de materiales de marketing

4. Campañas de marketing en línea

4. Desarrollo de alianzas estratégicas

4. Estrategia de precios y paquetes

4. Lanzamiento y promoción

4. Seguimiento de ventas y adquisición

7 de clientes
 7

5 Fase 5-Finalización, entrega y cierre del proyecto

5. Proporcionar capacitación o

1 instrucciones sobre cómo utilizar el

directorio de proveedores.

5. Servicio de atención al cliente y

2 soporte

5. Medición y seguimiento de resultados

5. Feedback y mejora continua

Línea de Base de Tiempo

Tabla 2

Línea base de tiempo en MS Project libre

8
 9

Tabla 2
Línea base de tiempo en MS Project libre

Figura 1
Cuadro Gantt línea base de tiempo
 10

Línea de base de Costos

Tabla 3
Recursos

Elaboración propia

Costo y presupuesto por fase WBS

Figura 2

Costo y presupuesto por fase

Nota: Elaboración propia

2- Flujo de Caja

Tabla 4
Flujo de Caja primer año
 11

Flujo de caja
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Total

Saldo inicial $ 9.928.333,33 18000000 26071666,67 34143333,33 42215000 50286666,67 58358333,33 66430000 74501666,67 82573333,33 90645000 98716666,67

Ingresos
Ventas en efectivo $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 18.000.000 $ 216.000.000
Cobros de ventas a crédito 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Cobros por ventas de activo fijo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total Ingresos 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000 216000000

Egresos
Pago de nómina $ 4.530.000,00 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 4.530.000 $ 54.360.000
Pago 2. Tecnología $ 833.333,33 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 833.333 $ 10.000.000
Pago 3. Consultores y Capacitación $ 108.333,33 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 108.333 $ 1.300.000
Pago 4. Infraestructura $ 766.666,67 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 766.667 $ 9.200.000
Pago 5. gastos de comercializacion $ 2.166.666,67 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 2.166.667 $ 26.000.000
Pago 6. Aspectos Legales $ 1.083.333,33 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 1.083.333 $ 13.000.000
Pago 7. servicios publicos $ 190.000,00 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 190.000 $ 2.280.000
Pago 8. Contingencias $ 200.000,00 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 2.400.000
Pago 9. Gastos Operativos Continuos $ 50.000,00 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 50.000 $ 600.000

Total Egresos $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 9.928.333 $ 119.140.000

Flujo de caja económico $ 18.000.000 $ 26.071.667 $ 34.143.333 $ 42.215.000 $ 50.286.667 $ 58.358.333 $ 66.430.000 $ 74.501.667 $ 82.573.333 $ 90.645.000 $ 98.716.667 $ 106.788.333

Financiamiento
Préstamo recibido 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Pago de préstamos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total Financiamiento 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Flujo de caja financiero $ 18.000.000 $ 26.071.667 $ 34.143.333 $ 42.215.000 $ 50.286.667 $ 58.358.333 $ 66.430.000 $ 74.501.667 $ 82.573.333 $ 90.645.000 $ 98.716.667 $ 106.788.333

Ingresos - Gastos-
Inversion Inicial $ 96.860.000,00

Nota: Tabla 4- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

Tabla 5
Información egresos
 12

EGRESOS

1. Recursos Humanos Anual Mensual

Creador de Macro y Digitalizador(a)

encargado(a) de la base de datos $ 33.360.000,00 $ 2.780.000,00
Especialista en Marketing y Atención al
Cliente $ 21.000.000,00 $ 1.750.000,00
$ 54.360.000,00 $ 4.530.000,00
2. Tecnología Anual Mensual
Software y Herramientas $ 5.000.000,00 $ 416.666,67
Hardware: $ 5.000.000,00 $ 416.666,67
$ 10.000.000,00 $ 833.333,33
3. Consultores y Capacitación Anual Mensual
Consultores Externos $ 800.000,00 $ 66.666,67
Capacitación $ 500.000,00 $ 41.666,67
$ 1.300.000,00 $ 108.333,33
4. Infraestructura Anual Mensual
Arriendo local $ 1.200.000,00 $ 100.000,00
Conectividad y Redes $ 8.000.000,00 $ 666.666,67
$ 9.200.000,00 $ 766.666,67
5. Gastos de comercializacion Anual Mensual
Sitio Web y Plataforma de
Comercialización $ 15.000.000,00 $ 1.250.000,00
Marketing y Publicidad $ 11.000.000,00 $ 916.666,67
$ 26.000.000,00 $ 2.166.666,67
6. Aspectos Legales Anual Mensual
Protección de Datos Personales $ 5.000.000,00 $ 416.666,67
Política de Privacidad y Términos de Uso $ 3.000.000,00 $ 250.000,00
Cumplimiento de Normativas Locales
(camara de comercio, registros legales etc)
$ 5.000.000,00 $ 416.666,67
$ 13.000.000,00 $ 1.083.333,33
7. Servicios publicos Anual Mensual
energia $ 720.000,00 $ 60.000,00
internet $ 960.000,00 $ 80.000,00
otros, papeleria etc $ 600.000,00 $ 50.000,00
$ 2.280.000,00 $ 190.000,00
8. Contingencias
Reserva para Contingencias $ 2.400.000,00 $ 200.000,00
9. Gastos Operativos Continuos
Mantenimiento: Costo estimado de
mantenimiento continuo $ 600.000,00 $ 50.000,00
10. Costos Totales:
$ 119.140.000,00 $ 9.928.333,33
TOTAL

Anual $ 119.140.000,00

Nota: Tabla 5- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

Tabla 6
Información Ingresos
 13

INGRESOS
C/u de la licencia de programa de
proveedores $ 1.200.000 Duracion de licencia 1 año
Proyeccion ventas al mes 15
Al mes $ 18.000.000
Anual $ 216.000.000

Nota: Tabla 6- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

Tabla 7
Proyección a 6 años

Proyeccion a 6 años

Aumento 8%
Año Ingresos Egresos Flujo de efectivo
1 $ 216.000.000 $ 119.140.000 $ 96.860.000
2 $ 233.280.000 $ 128.671.200 $ 104.608.800
3 $ 251.942.400 $ 138.964.896 $ 112.977.504
4 $ 272.097.792 $ 150.082.088 $ 122.015.704
5 $ 293.865.615 $ 162.088.655 $ 131.776.961
6 $ 317.374.865 $ 175.055.747 $ 142.319.118

Nota: Tabla 7- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

3- Estimación Relación Costo – beneficio

 14

Tabla 8
Estimación relación costo- beneficio- Inversión

inversion: $ 9.928.333
TIR 984%

Nota: Tabla 8- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

Tabla 9
Análisis relación costo- beneficio

ANALISIS COSTO BENEFICIO DEL PROYECTO

AÑO INGRESOS EGRESOS FLUJO DE EFECTIVO SUMA DE INGRESOS $ 1.584.560.672
0 0 0 -$ 9.928.333 SUMA DE EGRESOS $ 874.002.585
1 $ 216.000.000 $ 119.140.000 $ 96.860.000 COSTO MAS INVERSION $ 883.930.919
2 $ 233.280.000 $ 128.671.200 $ 104.608.800 B/C $ 2
3 $ 251.942.400 $ 138.964.896 $ 112.977.504
4 $ 272.097.792 $ 150.082.088 $ 122.015.704
5 $ 293.865.615 $ 162.088.655 $ 131.776.961
6 $ 317.374.865 $ 175.055.747 $ 142.319.118

Nota: Tabla 9- Elaboración propia- Grupo.102437378-20- Gestión Integral de Proyectos

II. UNAD

ROI: 9%

Análisis:

 El resultado obtenido con el cálculo de la ROI nos dice que se puede obtener un 9%

de recuperación de la inversión anualmente

 El valor de costo - beneficio calculado corresponde a 2 por lo tanto como este es

mayor que 1 nos indica que los ingresos superan los costos, por lo tanto el proyecto es

rentable.
 15

4- Herramienta de calidad - Estudios comparativos (benchmarking)

Objetivos y Alcance

El objetivo principal del benchmarking en este proyecto es identificar y aprender de las

mejores prácticas y soluciones implementadas en otras organizaciones, tanto en el sector de

Cooperación Internacional como en otros sectores, para optimizar la gestión de proveedores

logísticos y desarrollar un enfoque más eficiente y efectivo.

Objetivos Específicos:

Eficiencia y Productividad: Evaluar cómo otras organizaciones han logrado optimizar la

búsqueda y selección de proveedores para mejorar la eficiencia y productividad en la gestión de

compras y contratación de servicios logísticos.

Cumplimiento Normativo: Comprender cómo otras organizaciones garantizan el

cumplimiento de requisitos legales y políticas de contratación al seleccionar proveedores.

Variedad de Oferta: Investigar cómo otras organizaciones han ampliado la variedad de

productos y servicios disponibles al implementar soluciones en la gestión de proveedores.

Satisfacción de Clientes Internos y Externos: Evaluar el impacto de las soluciones

implementadas en la satisfacción de clientes internos y externos, como empleados y beneficiarios

de proyectos de cooperación.

Alcance:

El estudio comparativo se centrará en organizaciones, tanto dentro como fuera del sector

de Cooperación Internacional, que hayan implementado soluciones exitosas en la gestión de

proveedores logísticos o procesos relacionados.

Se examinarán aspectos relacionados con la eficiencia, cumplimiento normativo, oferta de

productos y servicios, y satisfacción del cliente en el contexto de estas soluciones implementadas.

 16

El alcance se amplía para incluir organizaciones de diversos sectores que puedan ofrecer

información valiosa sobre la optimización de la gestión de proveedores.

Identificar Competidores o Referencias

Organizaciones o proyectos similares que hayan implementado sistemas de directorio

sistematizado para la selección de proveedores logísticos.

Tabla 1. Competidores identificados

Empresa Paginas tratamiento de proveedores

Comfama. (2020). Inscríbete para ser
COMFAMA -Caja de Compensación proveedor. https://www.comfama.com/trabajo-
Familiar de Antioquia con-proposito/empresas/inscribete-para-ser-
proveedor/
ALCALDIA SANTIAGO DE CALI Alcaldía Santiago de Cali (2019). Sistema de
Registro de Proveedores.
http://servicios.cali.gov.co:9292/Contratacion_S
RP/sisregpro_index.html
COMFANDI- Caja de Compensación Comfandi (2023). Proveedores.
Valle del Cauca https://www.comfandi.com.co/proveedores

Nota: Elaboración propia

Recopilar Información

Información detallada sobre cómo funcionan los sistemas de directorio en las

organizaciones de referencia.

COMFAMA

El sistema de directorio de Comfama funciona de la siguiente manera:

Inscripción de Proveedores: Comfama cuenta con una página web dedicada a la

inscripción de proveedores. En esta página, se da la bienvenida a aquellos que deseen convertirse

en proveedores de la organización. La página informa sobre los documentos necesarios para la

inscripción.
 17

Instrucciones de Registro: Después de la bienvenida, los proveedores interesados pueden

acceder a otra página que contiene instrucciones detalladas sobre el proceso de registro. Estas

instrucciones incluyen información sobre cómo actualizar los datos y responden preguntas

frecuentes.

Beneficios de la Vinculación: Comfama informa a los proveedores sobre los beneficios de

la vinculación, que incluyen el acceso a las invitaciones para procesos de contratación, la

capacidad de responder a ofertas, consultar la adjudicación de contratos y formar parte de la red

mundial Ariba de negocios y proveedores.

Información del Proveedor: Durante el proceso de registro, se recopila información

importante del proveedor, como su nombre, país, dirección, así como información de la cuenta de

usuario, que incluye una dirección de correo electrónico y una contraseña. Además, se solicita la

aceptación de las condiciones de uso.

Activación de Usuario: Después de la inscripción, el usuario debe activar su cuenta

mediante un enlace enviado a su dirección de correo electrónico.

Diligenciamiento de Productos: Una vez que el usuario ha activado su cuenta, puede

completar la información sobre los productos o servicios que ofrece como proveedor.

Recursos de Instrucción: Comfama ofrece recursos de instrucción para facilitar el proceso

de registro. Estos recursos incluyen videos instructivos y guías prácticas. Los videos son

especialmente útiles ya que son fáciles de entender y dinámicos.

El sistema de directorio de Comfama es un proceso completo que permite a los

proveedores registrarse, acceder a información importante y beneficiarse de la relación con la

organización. Los recursos de instrucción, como los videos y las guías, hacen que el proceso sea

más accesible y fácil de seguir para los proveedores.

 18

Figura 1- Registro de proveedores empresa COMFAMA

 19

Figura 1 . Fuente página. Comfama. (2020). Inscríbete para ser proveedor

Se identifican las siguientes novedades en la página de la empresa COMFAMA, los

cuales se podrían mejorar:

Visibilidad del Enlace de Inscripción: El enlace de inscripción no es fácilmente visible o

accesible para los proveedores interesados. Para abordar este problema, se podría considerar

destacar el enlace en la página de inicio o en una ubicación más prominente en la página web.

Exceso de Información y formatos de registro complejos: El proceso de inscripción actual

implica una cantidad excesiva de información y formatos complicados para diligenciar. Para

mejorar la experiencia de los proveedores, se podría simplificar el proceso de registro, reduciendo

la cantidad de campos requeridos y proporcionando una guía paso a paso clara.

Contenido multimedia no disponible: Se ha señalado que algunos videos instructivos ya

no son accesibles. Para abordar este problema, se podría realizar un mantenimiento regular del

contenido multimedia y asegurarse de que todos los recursos de instrucción estén actualizados y

disponibles para los proveedores. Estas sugerencias podrían ayudar a abordar los desafíos

mencionados y mejorar la accesibilidad y la eficiencia del sistema de inscripción para los

proveedores.

Alcaldía de Santiago de Cali

El sistema de directorio de proveedores de la Alcaldía de Santiago de Cali funciona de la

siguiente manera:
 20

Pantalla Principal: Cuando los proveedores acceden al sistema, son recibidos con una

pantalla de bienvenida que explica el propósito del registro y su utilidad. Esto ayuda a los

proveedores a comprender por qué deberían registrarse en el sistema.

Diferenciación de Proveedores: El sistema ofrece la opción de diferenciar entre

proveedores legalmente constituidos y no constituidos. Esto es útil ya que brinda orientación

específica a cada tipo de proveedor.

Proveedores no constituidos: Si un proveedor no está legalmente constituido, el sistema

promueve la idea de que se registre como empresa. Además, proporciona información sobre las

entidades a las que deben acudir, como la DIAN para obtener el RUT y la Cámara de Comercio

para el registro mercantil.

Proveedores constituidos: Para las empresas legalmente constituidas, el sistema solicita

inmediatamente crear un registro.

Proceso de Registro: El proceso de registro para las empresas constituidas incluye campos

para la identificación del proveedor, su dirección de correo electrónico, la creación de una clave

de acceso, y la aceptación de la política de tratamiento de datos. Esto garantiza que la Alcaldía

tenga información actualizada y segura de los proveedores.

Validación de Enlaces: El sistema valida los enlaces de acceso que dirigen a las páginas

de la DIAN y la Cámara de Comercio, lo que asegura que los proveedores sean dirigidos a las

fuentes de información correctas y confiables para completar sus registros y trámites legales.

Recursos Visuales: Aunque no se menciona explícitamente, sería beneficioso que el

sistema incluya instructivos o infografías para facilitar la comprensión y el proceso de

inscripción. Estos recursos visuales pueden ayudar a los proveedores a visualizar mejor cada paso

del registro y asegurarse de que no se pierdan detalles importantes.

 21

El sistema de directorio de proveedores de la Alcaldía de Santiago de Cali está diseñado

para orientar a los proveedores a través del proceso de registro, diferenciando entre proveedores

legalmente constituidos y no constituidos, proporcionando información esencial y validando

enlaces a entidades relevantes. sin embargo, se podría mejorar la experiencia del usuario

mediante la inclusión de recursos visuales como instructivos o infografías.

Figura 2- Registro de proveedores empresa ALCALDIA SANTIAGO DE CALI

 22

Figura 2. Fuente página. Alcaldía Santiago de Cali (2019). Sistema de Registro de

Proveedores

COMDANDI

El proceso de funcionamiento del directorio de proveedores de Comfandi se puede

describir de la siguiente manera:

Página Principal: La página principal es el punto de partida para los proveedores que

desean interactuar con Comfandi.

Proporciona un calendario de fechas de facturación para que los proveedores puedan

identificar su fecha de corte para la facturación.

Ventanas de Navegación: En la página de proveedores, se encuentran las siguientes

ventanas de navegación: "Manuales", "Requisitos", "Registro", "Portal" y "Acuerdos".

Chat de Soporte y Preguntas Frecuentes: En la esquina inferior izquierda, se ofrece un

servicio de conversación por chat y acceso a preguntas frecuentes.

El chat de soporte está disponible para brindar asistencia en tiempo real.

 23

Sin embargo, al acceder a cualquiera de las ventanas de navegación, no hay una opción

para volver atrás; en su lugar, los usuarios deben regresar a la página principal.

Manuales: La ventana "Manuales" contiene videos financieros que abarcan todo el

proceso para los proveedores, desde cómo solicitar certificados hasta cómo radicar facturas y

pagos, los videos proporcionan información útil y un buen control para los proveedores.

Además, permite a los proveedores radicar y cargar sus facturas en la plataforma.

Requisitos de Proveedores: En la ventana "Requisitos de Proveedores," se detallan todos

los documentos que los proveedores deben entregar. No obstante, no se indica claramente dónde

deben entregar los documentos. Se supone que deben adjuntarlos en la página, pero esta

información debería ser más explícita.

Portal: La ventana "Portal" permite a los proveedores ingresar como usuarios y en este

portal se recomienda la actualización de documentos, como el RUT, lo que sugiere un enfoque en

mantener la información actualizada.

Acuerdos: En la ventana "Acuerdos," se informa sobre los acuerdos de radicación de

facturas, tiempos y procesos, así como los plazos de pago, esto brinda claridad a los proveedores

sobre las condiciones y procesos relacionados con la facturación y el pago.

El directorio de proveedores de Comfandi ofrece una plataforma que brinda información y

recursos útiles para los proveedores. Sin embargo, existen oportunidades para mejorar la claridad

en la entrega de documentos y la navegación dentro del sitio web, así como para proporcionar

información sobre dónde los proveedores deben adjuntar los documentos requeridos. Además,

sería beneficioso mejorar la sección de preguntas frecuentes para incluir información relevante

para los proveedores.

 24

Figura 3- Registro de proveedores empresa COMFANDI

Figura 3. Fuente página. Comfandi (2023). Proveedores

25
 26

Comparar y Analizar

Comparar la información recopilada de las organizaciones de referencia con el proyecto actual

Tabla 2. Comparación positiva de organizaciones

Organización Eficiencia en la Información Soporte Beneficios para los Sistema de

Captura de Datos Completa y Multimedia y Proveedores Retroalimentación
Precisa Guías
Instructivas
El sistema de Gracias a los El sistema Comfama ofrece una La organización
inscripción de formatos detallados incorpora serie de beneficios a podría considerar la
proveedores de y a las recursos los proveedores que implementación de un
Comfama es instrucciones multimedia, como se inscriben, como el sistema de
COMFAMA eficiente en la proporcionadas, se videos acceso a invitaciones retroalimentación para
captura de datos, lo obtiene instructivos, que para procesos de recibir comentarios de
que permite información facilitan el contratación y la los proveedores y así
recopilar completa y precisa proceso de posibilidad de continuar mejorando
información de los proveedores, registro para los formar parte de la la experiencia de
detallada de los lo que facilita la proveedores. red mundial Ariba de registro.
proveedores de selección precisa Estos recursos negocios y
manera efectiva. de proveedores son prácticos y proveedores.
para futuros fáciles de
procesos de entender.
contratación.
ALCALDIA DE El sistema parece ser El sistema ofrece Aunque no se El sistema ofrece No se menciona
SANTIAGO DE eficiente en la información menciona beneficios a los explícitamente, pero
CALI captura de datos, ya completa y precisa explícitamente, se proveedores al un sistema de
que solicita a los proveedores. sugiere que el guiarlos en el retroalimentación
información clave de Explica claramente sistema podría proceso de sería importante para
 27

manera organizada y el propósito del beneficiarse de la legalización y permitir a los

clara. Esto facilita a registro, las inclusión de registro. Les proveedores
los proveedores diferencias entre recursos proporciona proporcionar
proporcionar la proveedores multimedia y información sobre comentarios sobre su
información legalmente guías instructivas las entidades experiencia con el
necesaria de manera constituidos y no para facilitar aún relevantes y los sistema y sugerir
rápida y sencilla, lo constituidos, y más el proceso de trámites necesarios, mejoras. Esto ayudaría
que ahorra tiempo y proporciona registro. Esto lo que puede ayudar a la Alcaldía a seguir
reduce la posibilidad orientación sobre mejoraría la a los proveedores a mejorando el sistema
de errores. los pasos a seguir experiencia del cumplir con los en función de las
para la legalización usuario y requisitos legales de necesidades y
de empresas. Esto reduciría la manera más comentarios de los
garantiza que los posibilidad de eficiente. usuarios.
proveedores tengan malentendidos.
acceso a
información
relevante y
confiable.
La plataforma ofrece La ventana La sección La plataforma brinda Aunque no se
COMFANDI un calendario de "Requisitos de "Manuales" beneficios a los menciona
fechas de Proveedores" incluye videos proveedores al específicamente en la
facturación, lo que detalla todos los financieros que ofrecer un calendario descripción, se sugiere
es eficiente para que documentos actúan como de fechas de que el chat de soporte
los proveedores necesarios, lo que recursos facturación, y la opción de
identifiquen sus proporciona multimedia y asistencia en línea a preguntas frecuentes
fechas de corte para información guías instructivas través del chat de podrían servir como
facturar. completa sobre los para los soporte y recursos canales para obtener
Los videos requisitos. proveedores, informativos en la retroalimentación de
financieros en la La sección ayudándoles a sección "Manuales". los proveedores. Un
 28

sección "Manuales" "Acuerdos" comprender el Además, recomienda sistema más formal de

brindan información informa sobre los proceso y los la actualización de retroalimentación
completa sobre el términos y procedimientos de documentos podría implementarse
proceso de ser condiciones facturación. importantes, como el para recopilar
proveedor, lo que relacionados con la RUT, para mantener opiniones y
facilita la radicación de la información sugerencias de los
comprensión y la facturas y los actualizada. usuarios y realizar
captura de datos tiempos de pago, lo mejoras continuas en
relevantes. que garantiza la la plataforma.
precisión de la
información.
Nota: Elaboración propia
 29

Identificar Mejoras y Oportunidades

A partir de la comparación y el análisis, se identifican las áreas en las que el proyecto se puede mejorar o adoptar mejores
prácticas de las organizaciones de referencia

Tabla 3. Identificación oportunidades de mejora en organizaciones

Organizació Eficiencia Precisión Tiempo de Costos Satisfacción del cliente

n respuesta
El sistema de La precisión de la La referencia a En términos de La satisfacción del
inscripción de información problemas de costos, si los cliente, en este caso, se
proveedores actual recopilada durante navegación y proveedores refiere a la satisfacción
parece ser menos el proceso de ventanas enfrentan de los proveedores que
COMFAMA eficiente debido a inscripción emergentes dificultades utilizan el sistema de
problemas de dependerá de la podría estar significativas inscripción. Los
visibilidad del capacidad de los afectando el durante el proceso problemas mencionados,
enlace de proveedores para tiempo de de inscripción, esto como la falta de
inscripción, exceso completar los respuesta de los podría traducirse en visibilidad del enlace, los
de información y formatos con proveedores costos adicionales formatos complejos y los
formatos precisión. Dado durante el de tiempo y videos no disponibles,
complejos. Esto que se mencionan proceso de recursos para ellos. pueden afectar
puede llevar a una múltiples campos y inscripción. Para Además, la falta de negativamente la
mayor inversión de formatos a algunos, este visibilidad del experiencia de los
tiempo por parte de diligenciar, es proceso podría enlace de proveedores. Si estos
los proveedores importante llevar más inscripción y la problemas persisten, la
para completar el asegurarse de que tiempo del necesidad de satisfacción del cliente,
proceso de registro. los proveedores esperado debido realizar múltiples en este caso los
comprendan a estos clics podrían ser proveedores, podría
claramente qué obstáculos. percibidos como verse comprometida.
 30

información se una inversión

requiere para evitar adicional en tiempo
errores. por parte de los
proveedores.
Implementar la Asegurarse de que Ofrecer una Evaluar si es Implementar un sistema
automatización en los datos función de chat posible reducir las de retroalimentación
ALCALDIA la revisión de ingresados por los en vivo o tarifas o cargos formal para recopilar
DE registros y en la proveedores se soporte en línea asociados con el opiniones y sugerencias
SANTIAGO validación de datos validen en tiempo para que los registro o los de los proveedores y
DE CALI para acelerar el real para reducir la proveedores trámites legales, tomar medidas en
proceso de registro posibilidad de puedan obtener especialmente para función de sus
y reducir la carga errores. respuestas proveedores más comentarios.
de trabajo manual. rápidas a sus pequeños o no
preguntas. constituidos.
Mejorar la Proporcionar Asegurarse de Proporcionar Implementar una
navegación del información clara y que el servicio información clara encuesta de satisfacción
sitio web para que detallada sobre de chat en vivo sobre los costos del cliente para recopilar
COMFAND los proveedores dónde y cómo los proporcione asociados con la comentarios y
I puedan encontrar proveedores deben respuestas participación en el sugerencias de los
fácilmente la entregar los rápidas y útiles a programa de proveedores sobre la
información que documentos las preguntas de proveedores plataforma y el proceso.
necesitan y navegar requeridos para los proveedores.
entre las secciones evitar confusiones
sin dificultad. y errores.
Proceso de
Registro
Simplificar el
proceso de registro
de proveedores
 31

para reducir la
cantidad de pasos y
formularios
requeridos.

Nota: Elaboración propia

 32

Implementación de cambios:

Basándonos en la información de las anteriores organizaciones, algunos cambios o

procesos que podrían considerarse para implementar en el nuevo proyecto de proveedores en

Chemonics es:

Simplificación del proceso de inscripción: Reduzca la complejidad del proceso de

inscripción de proveedores. Minimice la cantidad de campos requeridos y simplifique los

formatos para facilitar la captura de información.

Mejora de la visibilidad del enlace de inscripción: Asegúrese de que el enlace de

inscripción sea fácilmente visible y accesible en la página web de Chemonics para que los

proveedores interesados lo encuentren rápidamente.

Actualización y mantenimiento de recursos multimedia: Proporcione videos instructivos y

guías actualizadas y funcionales para que los proveedores puedan comprender y completar el

proceso de registro de manera efectiva.

Reducción de ventanas emergentes innecesarias: Mejore la navegación del sitio web y

reduzca las ventanas emergentes innecesarias que puedan dificultar la experiencia del proveedor

durante el proceso de registro.

Implementación de un mecanismo de retroalimentación: Establezca un sistema de

retroalimentación que permita a los proveedores informar sobre cualquier problema o dificultad

que encuentren durante el proceso de registro. Utilice esta retroalimentación para realizar ajustes

y mejoras continuas.

Validación de datos en tiempo real: Asegurarse de que el sistema valide los datos

proporcionados por los proveedores en tiempo real para garantizar la precisión de la información.
 33

Asistencia y soporte en línea: Ofrecer soporte en línea en tiempo real para los

proveedores, ya sea a través de chat en vivo o una línea telefónica de atención al cliente, para

resolver preguntas y problemas de manera rápida y efectiva.

Política de Tratamiento de Datos Transparente: Asegurarse de que la política de

tratamiento de datos sea clara y fácil de entender para los proveedores. Ofrecer una opción para

que los proveedores descarguen y revisen esta política antes de registrar sus datos.

Proporciona un calendario de fechas de facturación para que los proveedores identifiquen

su fecha de corte para la facturación y también radicación de facturas por medio de la plataforma.

Seguimiento y Evaluación Continuos

Para realizar un seguimiento y evaluación efectivos de las mejoras implementadas en el

proyecto de proveedores de Chemonics, se pueden tener en cuenta:

Establecer Métricas de Rendimiento: Definir métricas específicas que permitan medir la

eficiencia, precisión, tiempo de respuesta, costos y satisfacción del proveedor antes y después de

la implementación de los cambios.

Realizar Pruebas Piloto: Antes de implementar los cambios a gran escala, se cree

conveniente realizar pruebas piloto con un grupo pequeño de proveedores para identificar

posibles problemas y refinar los procesos.

Recopilar Datos de Retroalimentación: Recopilar los datos de retroalimentación de los

proveedores que utilicen el nuevo sistema y solicite sus comentarios sobre la experiencia de

registro.

Entrenamiento y Capacitación: Ofrecer capacitación y recursos de formación para los

proveedores, especialmente para aquellos que puedan no estar familiarizados con los trámites

legales y los requisitos de registro.

 34

Monitoreo Continuo: Mantener un monitoreo constante de la eficiencia y satisfacción del

proveedor a lo largo del tiempo y realice evaluaciones periódicas para asegurarse de que las

mejoras se mantengan efectivas.

4- Plan de calidad

Para el proyecto "Directorio Logístico Sistematizado de Proveedores" de Cooperación

Internacional de la Empresa Chemonics International Inc, sucursal Cali, Valle del Cauca,

Colombia; se ha pensado en el desarrollo de un plan de calidad pensando en el beneficio del

cliente. A continuación, se dará detalle de cada uno de sus criterios.

Política de Calidad

La política de calidad para este proyecto establece el compromiso de Chemonics

International Inc. en garantizar que el Directorio Logístico Sistematizado de Proveedores cumpla

con los más altos estándares de calidad. Teniendo en cuenta eso la política se establece desde

unos principios, los cuales son:

 Cumplimiento de las normativas locales y nacionales aplicables.

 Satisfacción del cliente mediante la entrega de un directorio confiable y útil.

 Mejora continua de los procesos y la calidad de los datos y servicios.

 Compromiso con la formación y el desarrollo de nuestro equipo.

Objetivos de Calidad

En este caso, para el tema de calidad se establecen unos objetivos que permiten medir el

éxito del proyecto en términos de calidad. Algunos de los objetivos de calidad para este proyecto

incluyen:

 Garantizar que el Directorio Logístico Sistematizado de Proveedores de la

Cooperación Internacional de la Empresa Chemonics International Inc, sucursal

 35

Cali, Valle del Cauca, Colombia, mantenga la más alta precisión en la información

de los proveedores y asegure la confidencialidad de los datos sensibles.

 Mejorar y optimizar la usabilidad y la experiencia del usuario en el Directorio

Logístico, con el fin de fomentar su adopción y utilidad.

Listado de Estándares o Normas Aplicables

Normas de seguridad de datos y privacidad de Colombia, donde encontramos la ley 1581

del 2012; por medio de la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales. El

decreto 1377 del 2013 que reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012. Teniendo en cuenta lo

indicado desde la ley para la recolección de datos personales o corporativos y el manejo de los

mismos la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC, también tiene algunas

recomendaciones que aplican al manejo de los datos, donde encontramos aspectos como:

 Recolectar la información con una finalidad clara y una autorización oral o escrita

(hay que conservar la evidencia).

 Destinar a una persona o un área para la protección de los datos.

 Establecer procedimientos de corrección y actualización de la información.

 Capacitar a los empleados para la correcta manipulación de los datos.

 Clasificar las bases de datos en categorías como información sensible,

confidencial o pública.

 Identificar las etapas en las que se recolectan, almacenan, utilizan y circulan los

datos personales en la organización.

 Analizar los riesgos que tiene la manipulación de los datos al interior de la

empresa y prever el impacto de manejos indebidos.

 Incluir cláusulas de confidencialidad y manejo de información personal en los

contratos de los empleados.

 36

 Comunicar de forma clara, ante los titulares de la información, cuáles son sus

derechos y el valor de sus datos para la empresa.

Por otro lado, tenemos las normas ISO, que es un conjunto de normas industriales

diseñadas especialmente para la gestión de la calidad, entre ellas destaca la norma ISO 9000 que

permite a las organizaciones implementar un sistema de gestión de calidad, determinando

indicadores para evaluar su desempeño y cumplimiento de objetivos. Así, reducen los costes de

producción y aumentan la productividad y el beneficio del usuario o consumidor final.

Norma ISO 9001, es la norma de gestión de la calidad de mayor reconocimiento a nivel

mundial, se destaca porque contribuye en la gestión y el control de la calidad en forma continua

durante todos los procesos.

Norma ISO 9004, se le conoce como la norma de gestión avanzada y su objeto es ayudar a

las empresas a conseguir un éxito sostenido en la gestión de la calidad, no requiere de

reconocimiento o certificación externa y funciona a través de autoevaluaciones que conducen a la

mejora continua.

Norma ISO 27001, establece los requisitos para la implementación, mantenimiento y

mejora continua de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Este

sistema se utiliza para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Métricas de Aseguramiento y Control de Calidad del Proyecto

Se implementarán las siguientes métricas y controles de calidad:

Desarrollar el proyecto en el tiempo y costo estimado.

Control de calidad de datos: Verificación de la exactitud y consistencia de la información

de los proveedores.

Encuestas de satisfacción del cliente: Evaluación periódica de la satisfacción del cliente

con el directorio.
 37

Auditorías de cumplimiento: Revisiones regulares para garantizar el cumplimiento de las

normativas (ISO 9000, 9001) y estándares aplicables.

Capacitar el personal: se medirá mediante evaluaciones que tan capacitado está el

personal para desempeñar sus diferentes funciones

Programa de Calidad

El programa de calidad define las actividades y responsabilidades relacionadas con el

aseguramiento y control de calidad del proyecto,

Entre los integrantes del desarrollo del proyecto se conformará un equipo de control de

calidad encabezado por el gerente del proyecto, la tarea de este equipo consiste en:

verificar: revisará y verificará la exactitud de la información antes de la inclusión en el

directorio.

Actualización continua: mantenimiento regular para garantizar que la información esté

vigente y precisa.

Auditorías de cumplimiento: consiste en hacer revisiones periódicas para asegurar el

cumplimiento de normativas y estándares.

Responsabilidades:

El equipo de control de calidad será responsable de verificar la precisión de la

información.

El equipo de gestión de proyectos supervisará el programa de calidad y se asegurará de

que se cumplan los objetivos de calidad.

Los responsables del manejo del software y los datos garantizarán el cumplimiento de las

normativas de privacidad.

Frecuencia con que se efectuarán los seguimientos al plan de calidad:

El control de calidad de datos será continuo.

 38

Las auditorías de cumplimiento se realizan trimestralmente.

Las encuestas de satisfacción del cliente se llevarán a cabo anualmente.

Este plan de calidad garantiza que el proyecto del Directorio Logístico Sistematizado de

Proveedores cumpla con los más altos estándares de calidad, asegurando la satisfacción del

cliente y el cumplimiento de las normativas aplicables.

 39

Conclusiones
 40

Referencias

Alcaldía Santiago de Cali (2019). Sistema de Registro de Proveedores.

http://servicios.cali.gov.co:9292/Contratacion_SRP/sisregpro_index.html

Comfama. (2020). Inscríbete para ser proveedor. https://www.comfama.com/trabajo-con-

proposito/empresas/inscribete-para-ser-proveedor/

Comfandi (2023). Proveedores. https://www.comfandi.com.co/proveedores

Tech Solutions. (2023). Project Life (Versión 2.0). Recuperado de

https://www.ejemplo.com/projectlife