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Trabajo - Colaborativo Fase 3 - V8
Trabajo - Colaborativo Fase 3 - V8
Trabajo - Colaborativo Fase 3 - V8
Presentado por:
Bayardo Bustos Linares
Gisseth Dahiana Escobar
Johanna Patricia Puentes
Wilson Esneider Ladino
Tutor
Edwin Hernando Castro Cervera
Introducción....................................................................................................................................3
Justificación....................................................................................................................................4
Estimación de los costos.................................................................................................................5
Plan de gestión de la calidad:......................................................................................................5
Requisitos de recursos:...............................................................................................................8
Registro de riesgos:...................................................................................................................13
Reserva de gestión....................................................................................................................16
Factores ambientales................................................................................................................16
Condiciones del mercado......................................................................................................16
Información comercial..........................................................................................................17
Tasas de Cambio...................................................................................................................18
Políticas de estimación de costos:.........................................................................................18
Plantillas De Estimación De Costos.......................................................................................19
plan de gestión de costos......................................................................................................20
Herramientas - Análisis De Reservas.........................................................................................20
Determinar El Presupuesto...........................................................................................................22
Entradas....................................................................................................................................22
Plan de gestión de los recursos.............................................................................................22
Caso del negocio...................................................................................................................24
Plan de gestión de beneficios................................................................................................25
Acuerdos...............................................................................................................................26
Salidas.......................................................................................................................................27
Línea base de costos.............................................................................................................27
Requisitos de financiamiento del proyecto...........................................................................27
Conclusiones.................................................................................................................................29
Bibliografía....................................................................................................................................30
Introducción
El proceso de estimar los costos del proyecto de forma correcta permite contar de manera
oportuna con el costo total del proyecto estructurado y el cual se va a ejecutar, y determinar el
presupuesto donde se deben distribuir los costos del proyecto a largo de vida de proyecto, hora bien
dichos procesos de gestión de los costos se aplicará al proyecto de la empresa INGENIO CARMELITA S.A
Justificación
La realización de este proyecto permitirá estimar y conocer del paso a paso para determinar el
presupuesto del proyecto de la empresa INGENIO CARMELITA S.A.S, a partir de la construcción de la
información para realizar la estimación de los costos , teniendo en cuenta el plan de gestión de la
calidad, recursos, registro de riesgos, determinación de los factores ambientales, analizar las reservas y
determinar el presupuesto planificado, esto con el fin de definir la distribución y contar con el control
presupuestal sobre el proyecto.
Estimación de los costos
Mejora continua
Requisitos de recursos:
REQUISITOS DE RECURSOS
FASES DEL PROYECTO TIPOS DE RECURSOS
UNIDAD
CÓDIG IDENTIFICACIO
FASES ACTIVIDADES DE VALOR
O N
MEDIDA
Proceso de iniciación 001 G-Q -R días $ 8.000.000,00
Proceso de planificación 002 E-Q-R días $ 15.000.000,00
Proceso de ejecución 003 G-Q- R-U-V días $ 35.000.000,00
Fase I:
Proceso de seguimiento y control 004 C-G-Q- R-U-V-D días $ 17.000.000,00
Registro de riesgos:
Riesgo Valoración
Probabilida Acciones a Plan de Soporte /
priorizado Riesgo Causa global del Impacto Afecta Responsable Costo
d tomar contingencia Herramienta
# riesgo
GR-01 Cumplimiento Falta de claridad 0% Baja Indirect Proveedores Controlar el Evitar los Tener un control Director del COP 17,380,000.00
con el en la o paso a paso reprocesos del detallado de cada Proyecto
cronograma y los contratación, de la proyecto de esta situación que
tiempos respecto al metodología forma puede
establecidos del cronograma de para que se podremos presentarse, es
proyecto. entregas. cumplan los minimizar el más fácil
tiempos riesgo del controlar un
destinados incumplimiento problema
para cada en los tiempos, pequeño que
actividad. dejar que se
convierta en algo
que tengamos
que
preocuparnos.
GR-02 El tiempo para el Falta de 45% Media Directo Planeación Se debe Entregar y Seguimiento al Director del COP 17,380,000.00
desarrollo del planificación plantear una solicitar un cronograma Proyecto
proyecto no sea para la ejecución reunión de cronograma de establecido, y
suficiente correcta del seguimiento actividades comunicado al
proyecto con el fin de adicionales si el proyecto.
reunión periodo de
organizar el tiempo no es
cronograma suficiente
de ejecución
del proyecto
GR-03 Presupuesto para Presupuesto 7% Baja Indirect Proveedores Será Autorización del Evaluación con Director del COP 17,380,000.00
las importaciones asignado en o necesario que presupuesto respecto a Proyecto /
pesos se aplique a la contemplado en recursos que se jefe
colombianos. autorización moneda lleguen a solicitar Financiero
por parte de extranjera
los
interesados
del proyecto
entre el más
importante el
cliente
directo o
propietario
deberá dar la
autorización
del
presupuesto
GR-04 Encontrar No se cuenta en 90% Alta Directo Patrocinado El estudio de planificar desde Hacer el COP 17,380,000.00
proveedores Colombia con r proveedores el principio del correspondiente
especializados una variedad de es un proceso proyecto así se estudio del
que cumplan con proveedores con que debe podrá validar mercado para
los requisitos implementación hacerse con cada verificar que los
designados de montajes de anticipación requerimiento proveedores
Director del
específicamente gran magnitud que se llegue a generen garantía
Proyectos /
con certificación necesitar antes a lo que se
Compras
del fabricante de que este se solicita
(Siemens) de solicite
Procesos Control
y con experiencia
reconocida en
PCS7.
GR-05 Encontrar No se cuenta en 90% Alta Directo Seguridad Se debe Que este sea Contratar una COP 17,380,000.00
proveedores Colombia con contratar evaluado y empresa externa
especializados una variedad de recurso competente para que Director del
que cumplan con proveedores con humano para las encuentre el Proyecto /
los requisitos de implementación capacitado actividades que recurso necesario jefe
montaje eléctrico de montajes de se realiza. Financiero
con experiencia gran magnitud
superior a 3 años
Reserva de gestión
Reserva de Gestión $ 43.450.000
Proveedores $ 10.862.500
Planeación $ 10.862.500
RIEGOS QUE
Patrocinador $ 10.862.500
AFECTAN seguridad $ 10.862.500
Factores ambientales
Fuente asocaña
Precios del azúcar a nivel internacional, a corte del 20 de septiembre de 2021
Información comercial
El sector agroindustrial de la caña asocaña está integrado por ingenios y cultivadores entre ellos
Ingenio carmelita el Sector Agroindustrial de la Caña ha conformado otras instituciones dedicadas a
labores especializadas en temas de investigación, capacitación y comercialización internacional de
azúcar.
Dólar Euro
Moneda Peso
s COP $ $3,828,18 COP $ 4,484.33
Precio promedio mensual azúcar crudo primera posición - Nueva York Contrato N° 11 - USDcents/lb
Año Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Promedio
2019 12,68 12,93 12,47 12,54 11,83 12,44 12,13 11,56 11,16 12,46 12,69 13,34 12,35
2020 14,17 15,07 11,81 10,05 10,64 11,83 11,90 12,81 12,44 14,29 14,93 14,67 12,88
2021 15,92 17,00 15,81 16,24 17,20 17,21 17,71 19,38 19,26 17,30
Fuente: sugaronline
Las organizaciones con el fin de ser muy eficientes en el manejo de los recursos económicos
establecen políticas, que delimitan y coordinan e los recursos en función de un objetivo que se pretende
a conseguir, como son los gastos de producción, administración y venta del bien o servicio que se va
comercializar. Para ello, lo primero es diferenciar y definir los costos en cuanto a nomina, herramientas
e infraestructura, así como la posibilidad de reducir al máximo a los mismos.
A continuación, se muestras algunas de las políticas que más se relacionan con los
procedimientos implícitos en los costos del presente proyecto.
Delimitar un monto coherente según las condiciones del mercado para fase del proyecto
a ejecutar
Realizar la verificación y aprobación por parte de la junta directiva cada costo que se
tenga en cada fase del proyecto.
Ingenio carmelita atendiendo a las lecciones aprendidas relaciona a continuación las plantillas
de estimación de costos, con el fin de contar con la información clara y cumplir a cabalidad con el
objetivo del proyecto, sin embargo, se deja a consideración del equipo formulador del proyecto los
ajustes que consideren oportunos dentro de la estructura de las mismas:
CONTROL DE VERSIONES
Aprobada
Versión Hecha Por Revisada Por Fecha Motivo
Por
UNIDADES DE MEDIDA
Tipo De Recurso Unidades De Medida
Dependiendo del origen y destino de la reserva, para el caso particular de los costos de un
proyecto, estas pueden ser de dos tipos: de contingencia y de gestión Reservas de Contingencia Es un
fondo adicional que se agrega a cada actividad del cronograma, en forma de un porcentaje o de otra
unidad como puede ser horas-hombre, cuyo fin es cubrir los costos adicionales no planificados, pero de
ocurrencia probable, sobre situaciones identificadas en el registro de riesgos del proyecto. El propósito
de este tipo de reserva es mitigar o reducir el margen de incertidumbre que existe sobre las actividades
y su costo asociado. La reserva de contingencia es un “colchón” de tiempo o costo que se puede agregar
de manera puntual sobre una o varias actividades donde exista alguna condición incierta o sobre todas
las actividades del proyecto. Los costos calculados hasta este punto, es decir, incluyendo la reserva por
contingencia, conforma la Línea Base de Costos del proyecto.
Reservas de Gestión
La reserva de gestión es un colchón extra que se agrega a la Línea Base de Costos, en la forma de
un porcentaje cuya cantidad queda a discreción de la directiva de la organización ejecutante, cuyo fin es
cubrir riesgos no identificados o desconocidos, que usualmente implican una modificación drástica del
alcance del proyecto. Esta es una de las diferencias
Entre este tipo de reserva y la reserva de contingencia. En la reserva de contingencia, los riesgos
son conocidos, porque están identificados en el registro de riesgos del proyecto y se pueden aplicar
puntualmente sobre estos. En el caso de la reserva de gestión los riesgos no están identificados, es decir,
puede tratarse de cualquier situación imprevista. La reserva de gestión se incluye en el presupuesto,
pero no forma parte de la Línea Base de los Costos ni se considera su inclusión para efectos de
seguimiento y control. (Sorg, 2015)
En el proyecto de la empresa Ingenio Carmelita debe contar con reservas, teniendo en cuenta la
matriz de riesgos del proyecto, puesto que en caso que se lleguen a materializar se debe activar dichas
reservas, con el fin de que no se vea afectada la ejecución del proyecto y sus actividades ya planteadas.
El análisis de reservas, se debe tener en cuenta para los riesgos que presenta el proyecto, los
cuales son:
Incumplimiento con el cronograma y los tiempos establecidos del proyecto
Que el presupuesto no alcance
Contar a tiempo con proveedores especializados que cumplan con los requisitos
establecidos.
Fallas en el software diseñado
Demora en la entrega de los equipos
Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del proyecto donde se evalúa el
impacto de cualquier posible cambio del costo, en especial las consecuencias en los objetivos finales del
proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser presentado al Sponsor y evaluará
distintos escenarios, para diseñar alternativas de intercambio.
Determinar El Presupuesto
Entradas
CONTROL DE VERSIONES
Ve Revisada Aprob Fech Mo
rsión Hecha por por ada por a tivo
1. Bayardo Director de 26/1 Plan
0 Bustos Linares proyecto 0/2021 inicial
El plan de gestión de beneficios se enfatiza en el cliente interno, los cuales pertenecen al área de
producción y comercialización del azúcar y sus derivados.
Acuerdos
El resultado del éxito en la realización del proyecto, se basa en cómo se gestiona los recursos de
financiamiento y esto se da en la adecuada distribución y el dinamismo en la ejecución de los costos y
gastos.
3)http://bibing.us.es/proyectos/abreproy/70193/fichero/4.+T%C3%89CNICAS+Y+HERRAM
IENTAS+PARA+LA+GESTI%C3%93N+DE+PROYECTOS.pdf
Ramirez, C. A. M. (2017b). Sector Agroindustrial de la Caña. Asocaña - Sector
Agroindustrial de la Caña. https://www.asocana.org/publico/info.aspx
Busio, O. J. G., & Busio, O. J. G. (2018, 26 enero). Análisis de reservas. TodoPMP.
https://todopmp.com/herramientas/analisis-de-reservas/