IP082 – GESTIÓN DE LA CALIDAD: ISO 9001

ACTIVIDAD PRÁCTICA
CASO PRÁCTICO: METAL S.L.

La dirección de la empresa METAL, SL, fabricante de piezas metálicas por estampación, se

encuentra con el dilema de mantener el certificado ISO 9001:2008, actualizándolo a la nueva
versión del 2015; o por el contrario dejarlo caducar y perder la certificación.

Con el fin de tomar una decisión, solicitan un informe al responsable de calidad que les clarifique
algunas dudas y les ayude a decidir.

Para ello, facilitan los siguientes datos a dicho responsable:

 La empresa está cambiando el perfil de su portfolio de clientes, priorizando al cliente final en

lugar de empresas industriales del sector del automóvil.
 La empresa está considerando obtener la certificación ISO 14.001 para potenciar la venta al
cliente final.
 La dirección tiene la percepción de que el actual sistema de gestión documental es pesado y
algunas veces ineficiente.
 A la dirección preocupa la transición a la nueva versión de la ISO 9001 por lo que puede
representar de trabajo adicional.

Ante estos datos, el responsable de calidad observa el equilibrio que hay en la dirección entre las
dos posibilidades, y decide realizar un informe, donde se detallen explícitamente las diferencias
entre la ISO 9001:2008 y la del 2015, y las ventajas que puede presentar esta nueva versión para el
futuro de la empresa.

Una vez analizada la norma ISO 9001:2015, consultados diversos blogs de internet y analizada la
escasa documentación existente en estos momentos sobre la norma, el responsable piensa que, para
realizar el informe, deberá compilar información, para lo cual, solicita su ayuda.

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 Instrucciones para el desarrollo de la actividad:
Elabore un documento para el Responsable de Calidad de Metal S.L., que responda a las
siguientes consignas:

1. Indique cuáles son las diferencias entre las dos versiones de la norma, comentando si
pueden ayudar o no a la toma de la decisión, y en qué sentido lo harían.

DIFERENCIAS

ISO 9001:2008
- Responsabilidad de la dirección.
- Enfoque basado en procesos.
- Requisitos de la información.
- Gestión de los recursos.
- Acción correctiva.
- Ambiente de trabajo.
- Verificación de los productos comprados.
- Realización de producto.
- Diseño y desarrollo.

ISO 9001:2015

- Liderazgo.

- Enfoque basado en el riesgo.

- Información documentada.

- Recursos.

- No conformidades y acción.

- Ambiente para la operación de los procesos.

- Liberación de los productos y servicios.

- Operación.

- Producción y provisión del servicio.

Las normas de sistema de gestión ISO, proporcionan un modelo a seguir para establecer y
operar un sistema de gestión, modelo que es construido en consenso internacional, obteniendo
como ventaja la experiencia mundial de gestión y las buenas prácticas (Cruz-Medina, 2017).

Por ello, esta comparación es importante a la hora de ayudar a tomar decisiones, ya que es
vital conocer que procesos están siendo afectados o modificados a la hora de realizar un
cambio en el Sistema de Gestión de Calidad, lo que será de mayor beneficio para la
organización. Los cambios que traen consigo la norma ISO 9001:2008 únicamente son

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 reflejados en la terminología de la norma y para una mejor comprensión de ella. Por su parte,
la norma ISO 9001:2015 amplía muchos conceptos, y es un nuevo esquema común para la
organización y el contenido de la norma relfeja que es de prioridad la mejora continua en la
organización.

2. Explique cómo sería la gestión documental según la ISO 9001:2015 y qué cambios
habría que realizar en el sistema documental vigente.
La gestión documental debe entenderse como parte de la gestión administrativa que comienza
en la creación de los documentos y va más allá de la exclusividad archivística (Puentes,
2017).
Esta norma respecto a la gestión documental no necesita realizar una modificación total de los
documentos que trajo consigo la norma ISO 9001:2008 para que la organización pueda
certificarse, únicamente es necesaria para la entidad. La norma ISO 9001:2015 presenta
requisitos de documentación reducida, que hace más accesible o fácil su implementación de
acuerdo con sus exigencias en la documentación.
La nueva norma no menciona el Manual de Calidad por lo que no es obligatorio, aunque hay
que tener en cuenta su necesidad. Existe aún registros y documentos que son de grado
obligatorio por lo que el Sistema de Gestión de Calidad debe incluir varios puntos:
1. Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos
documentales de uso habitual en la organización (cartas, actas, informes, etc.).
2. Fijar un número limitado de formatos en uso en la organización para la producción,
intercambio, distribución y conservación.
3. Establecer criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el
trabajo diario por parte del personal de oficina responsable de su producción.
4. Se recomienda conservar los documentos modelo, formularios y las plantillas.
5. Se recomiendo eliminar lo antes posible los borradores y notas, los documentos cuyo
original se tramite en soporte papel, duplicados y, en general, todos aquellos que
hayan sido declarados como documentos a eliminar en su correspondiente regla de
valoración.
6. Archivar en el ordenador personal o de uso compartido en red aquellos documentos
que se hayan de conservar, haciendo uso de la estructura de directorios del ordenador
personal o de uso compartido en red para la creación de carpetas y subcarpetas y
ficheros, de acuerdo con un sistema normalizado para nombrarlos basado en el cuadro
de clasificación de documentos de archivo de la organización.
7. Transferir al archivo los documentos electrónicos en soporte óptico, con la misma
estructura de carpetas y subcarpetas antes indicada, en el plazo establecido.
8. Aplicar las reglas de conservación, de acuerdo con los estudios de valoración de
series documentales y los dictámenes establecidos que afecten a los documentos de
archivos ofimáticos.
9. Establecer metadatos asociados a los documentos electrónicos.

3. Comente las ventajas e inconvenientes de implantar un sistema integrado de gestión

(SIG), a partir de la Estructura de Alto Nivel, definida por ISO, en el anexo de la norma
de referencia.

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 Según Peña-Escobio et al. (2011) el concepto de Sistema Integrado de Gestión (SIG)
surge como una forma en que una organización puede asegurarse de que se cumpla de manera
eficaz y eficiente con requisitos de varios sistemas de gestión. Así la integración de los
sistemas puede tener ventajas como:
• Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, al establecer
la obligatoriedad de cumplir al mismo tiempo con los requisitos legales y regulatorios, los
ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo especificados, y otros.
• Se integran los procesos gerenciales de planificación de objetivos y revisión del Sistema,
ya que la definición de los objetivos del SIG abarca objetivos ambientales, de calidad y de
seguridad y salud en el trabajo y en las revisiones al sistema se toman en cuenta aspectos
relacionados con las 4 funciones, todo lo cual permite solucionar los conflictos de
responsabilidades, y optimizar y simplificar el proceso de toma de decisiones basadas en
datos integrales.
• Se alcanza una mayor coherencia, facilidad de manejo y reducción de los costos de
mantenimiento de la documentación, al integrarse en un solo documento (procedimiento,
instrucción, registro, etc.) aspectos relacionados con las 4 funciones.
• Se incrementa el rendimiento, las competencias y el entrenamiento de los miembros de
la organización, ya que se determinan y suplen al unísono las necesidades de formación de
los individuos en varias materias.
• Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la consistencia, la
trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias.
• Se logra un significativo ahorro de recursos en el desarrollo e implementación del SIG y
una menor inversión que la necesaria para los procesos de certificación de estos sistemas
de manera independiente.

Sin embargo también tiene desventajas como pueden ser:

• Mayores costos de implantación respecto a un solo sistema particular de gestión. Si es
difícil en cualquier organización poner a rodar uno de estos sistemas, hay que pensar lo que
sería implantar los 4 a la vez. Por esto la tónica actual de las organizaciones es implantar un
Sistema de Gestión de la Calidad y posteriormente integrar los demás.
• Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura
empresarial, al requerir la realización de un mayor número de actividades para garantizar la
formación del personal en las varias materias.
• Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma
de decisiones, ya que se deben tener en consideración aspectos relacionados con la calidad,
el desempeño ambiental y el desempeño en seguridad y salud en el trabajo.
4. Comente cómo la gestión de riesgos exigida por la ISO 9001:2015, puede ayudar en el
momento de cambio en que se encuentra la empresa.
La nueva versión de la ISO 9001:2015 puede ayudar de manera drástica en el cambio propuesto por
la empresa METAL S.L., dado que esta nueva versión, en cuanto a la gestión de riesgos, es tomada en cuenta
en el establecimiento, implementación. mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad, es
decir, en toda la norma como prevención, tomando un papel fundamental en la planeación estratégica.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS

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Artículos
Cruz-Medina, F.L., López-Díaz, A. y Ruíz- Cárdenas, C. (2017). “Sistema De Gestión ISO 9001-2015:
técnicas y herramientas de ingeniería de calidad para su implementación", Rev. Ingeniería Investigación y
Desarrollo, 17 (1), 59-69.
Peña-Escobio, D., Moreno-Pino, M., Rigor-Cardona, B. (2011). Sistemas integrados de gestión de la
calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, según los enfoques normalizados. Ciencias
Holguín, 17 (3), pp. 1-11

Puentes, M. (2017). Propuesta metodológica para articular la gestión documental con los requisitos de la
Ley General de Archivos y la norma técnica internacional ISO 9001:2015, Revista Signos, 9 (2), 81-95.

Nuevas Normas ISO. (s.f.). Adaptación a la nueva norma ISO 9001:2015.

Santiago,
Chi.https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

Nuevas normas ISO es una iniciativa de Escuela Europea de Excelencia 22 octubre, 2015.
Tomado
de: https://www.nuevaiso90012015.com/2015/10/iso-9001-2008-vs-iso-9001-2015/

Normas ISO. (s.f). ASESORÍA Y FORMACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN. Madrid,

Esp.https://www.normas-iso.com/iso-
9001/Normas9000.(2017).QuéesISO.Minnesota,EU.https://www.normas9000.com/content/que-
es-iso.aspx