Plan Operativo Anual (Poa)

PLAN OPERATIVO
ANUAL (POA)
Universidad Politécnica de Honduras
Msc. Regina Vargas
¿Qué es un plan operativo?
◦ Es el resultado de convertir tu plan estratégico en un mapa detallado que describa exactamente

qué acción llevará a cabo tu equipo cada semana o, a veces, incluso cada día.
◦ Incluirá acciones pendientes e hitos que cada equipo o departamento debe llevar a cabo para
ejecutar tu plan estratégico.
◦ Debe incorporar una descripción de las responsabilidades de cada equipo o persona para el
próximo trimestre, semestre o año fiscal.
◦ El nivel de detalle y el cronograma que selecciones para tu plan operativo deben depender de la
rapidez con que tu organización se desempeñe normalmente
Planificación operativa vs. planificación
estratégica
◦ Un plan estratégico es un plan a nivel de empresa que presenta tu estrategia a

largo plazo para los próximos tres a cinco años.
◦ Un plan operativo es más pequeño tanto en el alcance como en el cronograma.
◦ El objetivo de la planificación operativa es describir las acciones que debes
realizar a diario para alcanzar tus objetivos estratégicos.
¿Quién debería crear un plan operativo?
◦ El plan operativo debe ser muy detallado.
◦ Por esta razón, crea un plan operativo a una escala menor que tu plan estratégico,
tanto en términos de cronograma como de alcance.
◦ En lugar de intentar crear un plan operativo para toda tu empresa, crea uno a
nivel de departamento o equipo.
◦ En una empresa más grande, incluso podrías crear un plan operativo para una
iniciativa específica, lo que sería similar a un plan de trabajo detallado.
Hay tres niveles para saber quién necesita
crear un plan de operaciones:
• Alcance: Tu plan operativo capturará el quién, el qué y el cuándo de cada actividad. Debe estar
enfocado con precisión en un equipo o iniciativa.
• Cronograma: En función de la rapidez de desempeño de tu organización, tu plan operativo
debe abarcar un trimestre, un semestre o un año fiscal.
• Participantes: Asegúrate de que las personas involucradas en el plan operativo sean cercanas al
trabajo, para que puedan proyectar y predecir con precisión qué trabajo debe incluirse en el
plan
Beneficios de hacer un plan operativo
◦ Un plan estratégico es una excelente manera de alinear de forma proactiva a tu equipo en torno a un
propósito compartido.
◦ Al definir objetivos a largo plazo, puedes delinear con exactitud hacia dónde quieres ir.
◦ El plan operativo de una empresa te ayuda a alcanzar tus objetivos estratégicos.
◦ Podrás definir con precisión qué objetivos a corto plazo debes alcanzar para estar encaminado hacia los
objetivos a largo plazo.
◦ Puede ayudarte a pensar en las acciones que estás llevando a cabo actualmente o que necesitarás llevar a
cabo para alcanzar tus objetivos.
• Deja claro con exactitud qué es lo que tu equipo debe hacer cada semana y cada día.
• Proporciona una guía completa de las operaciones diarias que los miembros de tu equipo deben realizar
para lograr tus objetivos a largo plazo.
• Establece un punto de referencia para las expectativas diarias, para que puedas evitar desviarte de lo que
se debe hacer.
Plan Operativo Anual (POA)
◦ El Plan Operativo Anual o POA es el tipo de plan operativo más conocido y frecuente.
◦ Para una gran mayoría de empresas, la planificación operativa anual es la más eficiente.
◦ Este documento de carácter anual debe igualmente estar alineado con el plan estratégico
de la compañía e incluir los objetivos anuales, las acciones que se realizarán para lograr
esos objetivos específicos, los responsables de cada actividad, los recursos necesarios y
un cronograma detallado.
◦ En general un POA o plan operativo anual debe ser claro, coherente con el plan
estratégico y ser acorde con los recursos de la empresa.
Características de un POA
• Alineado con el plan estratégico: Antes de hacer tu POA (plan anual operativo)
deberás contar con un plan estratégico, algo así como tu plan maestro.
• El POA debe ser coherente con las estrategias y metas que has diseñado a largo plazo.
• Claro y conciso: Al ser un plan más detallado puede que tu POA se convierta en un plan
operativo anual muy extenso. Evita elaborar un plan operativo excesivamente largo y
complejo, debe ser lo más conciso posible para que resulte más comprensible y fácil de
llevar a cabo.
• Viabilidad: El POA debe ser viable. Parece una obviedad pero necesitarás que sea viable.
Para ello, deberás contar con los responsables pertinentes de cada área a la hora de
realizar tu POA, de esta manera te asegurarás que las acciones que estás contemplando en
tu Plan Operativo Anual son posible tanto por presupuesto, como por recursos humanos
y materiales.
5 pasos para elaborar un plan operativo
◦ Durante el proceso de creación de un plan de operaciones, no creas nuevos planes

ni desarrollas nuevos objetivos.
◦ En cambio, para crear un plan operativo de una empresa, evalúas todo aquello en
lo que tu equipo está trabajando actualmente y todo lo que necesitas hacer de
forma diaria o semanal para alcanzar tus objetivos estratégicos.
Empieza con un plan estratégico
◦ Si aún no lo has hecho, primero crea un plan estratégico.
◦ Necesitas una visión y objetivos a largo plazo antes de poder desglosar los detalles
del día a día.
◦ Hay cuatro pasos que debes seguir para crear un plan estratégico:
◦ Define tu posición
◦ Desarrolla tu estrategia
◦ Elabora tu plan estratégico
◦ Comparte, supervisa y gestiona tu plan estratégico
Reduce tu alcance
◦ Para crear un plan operativo detallado, debes limitar el alcance a un equipo, departamento
o área de enfoque.
◦ El alcance de tu plan operativo de una empresa dependerá del tamaño de tu organización.
◦ Por ejemplo, imagina que estás desglosando tu plan estratégico en planes de acción para varios
departamentos de la empresa.
◦ Tu equipo de marketing abarca varias funciones, por ejemplo, diseño, marketing de productos,
redes sociales, creación de contenido y promoción web.
◦ Para capturar funciones diarias específicas dentro de cada equipo, debes crear un plan de acción
de operaciones para cada equipo más pequeño.
Identifica a los participantes
◦ Antes de crear un plan operativo, decide quién participará en el proceso de
planificación operativa.
◦ Los miembros del equipo a cargo de crear el plan operativo deben ser
relativamente cercanos a las acciones que describe el plan.
◦ Para continuar con nuestro ejemplo, el director del equipo de diseño y los líderes del
equipo (según el tamaño del equipo) deben crear el plan operativo del equipo de
diseño.
◦ Una vez que hayan creado su plan operativo, el equipo debe compartir el plan con el
director de marketing para que otorgue la aprobación final.
Crea el plan
◦ Tu plan operativo explica las acciones que tu equipo llevará a cabo para lograr tus objetivos dentro de un período
establecido.
◦ Para crear un plan operativo, debes establecer:
◦ Los objetivos de tu equipo
◦ Qué entregables se harán a medida que se cumple el plan operativo
◦ Todo resultado o estándar de calidad deseado
◦ Requisitos de personal y recursos, incluido tu presupuesto de operaciones
◦ Cómo supervisarás e informarás del progreso
◦ Si tienes dificultades para determinar cuál es la información que debe incluirse en tu plan operativo, pregúntate lo
siguiente:
◦ ¿Qué necesitamos lograr? Esta información debe provenir de tu plan estratégico o de tus objetivos anuales.
◦ ¿Qué tareas diarias debemos finalizar para alcanzar nuestros objetivos? Estas pueden ser tareas diarias que estás
realizando actualmente o un nuevo trabajo que debes comenzar.
◦ ¿Quiénes son las personas responsables de esas tareas? Asegúrate de que cada tarea tenga un
encargado para que no haya confusión con respecto a quién acudir en caso de tener preguntas o
necesitar actualizaciones.
◦ ¿Cuáles son nuestras métricas de éxito? Si aún no lo has hecho, asegúrate de que tus objetivos
sigan el marco SMART.
Comparte y actualiza tu plan operativo
◦ Una vez que hayas creado el plan, compártelo con los participantes clave para que
comprendan los objetivos más importantes de tu equipo y las tareas diarias que se
necesitarán para lograrlos.
◦ Gestiona tu plan y sus actualizaciones en una herramienta compartida que capture el
progreso en tiempo real.
◦ Como cualquier elemento de la planificación de un proyecto, es inevitable que las cosas
cambien.
◦ Supervisa activamente tu plan operativo e informa sobre el progreso para que los
participantes clave y los miembros del equipo puedan mantenerse informados con
respecto a cómo se está avanzando en relación con tus objetivos.
◦ Informa sobre el progreso cada mes mediante las actualizaciones de estado por escrito.

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