2022

ENSAYO TABLA DE RETENCI

INSTRUCTORA MARIA VIXTORIA SERRANO
johanna castro
ENSAYO

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCIÓN

La Ley Nacional 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V:

Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información
para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas. En su artículo 24 refiere entre otros aspectos, la obligación de la
elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento
archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.
¿Qué es una tabla de retención documental, como se elaboran y cuál es su
importancia dentro de una organización o empresa ya sea de carácter público o
privado? Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento
archivístico que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al
interior de las empresas, definido por La norma ISADG (Norma Internacional de
Descripción Archivística) que sirve para determinar el valor del documento, la
información contenida en ellos, la categorización, optimización de los procesos y
controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización. Teniendo lo
anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le
ofrece a la gestión documental en una empresa, las Tablas de Retención
Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que
permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva
tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como
su disposición final.
Beneficios de su aplicación
Cada empresa produce (a su ritmo) diferentes tipos de información en distintos
formatos. De este modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión
documental, la empresa podría ir perdiendo control sobre lo que produce. Esto se
ve reflejado en los gastos relacionados al manejo documental, así como el tiempo
que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos.
ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y del
manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto
uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar
tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento
económico de la empresa. En el IDT se adoptó el formato de Tabla de Retención
Documental del Archivo de Bogotá y se encuentra normalizada en el SIG. Las
TRD forman parte de las herramientas de gestión documental de las instituciones
productoras y cumplen con las siguientes funciones:
 Identificar las funciones de la institución productora de los documentos.
 Visibilizan y transparentan la producción documental de la institución
mediante la presentación y manejo de un listado de series y subseries
documentales.
 Facilitan el proceso de organización documental en las distintas fases de
los documentos.
 Documentan los tiempos en que los documentos deben permanecer en los
diferentes archivos, de acuerdo al ciclo vital de los documentos (retención).
 Facilitan la toma de decisión en relación a la disposición final de los
documentos, previo análisis y determinación de sus valores.
 Regulan las transferencias desde las instituciones productoras al archivo
nacional como consecuencia de su aplicación.
 Otorgan seguridad a los procesos de valoración y eliminación de los
documentos de archivo, de acuerdo a la normativa vigente. Procedimiento
para la elaboración de tablas de retención documental Este procedimiento
aplica a todas aquellas instituciones públicas que se encuentran afectas al
DFL N°5.200 de 1929, que estén obligadas a transferir sus documentos al
Archivo Nacional, así como a todas aquellas que voluntariamente deseen
transferir sus documentos a esta institución. La elaboración de la TRD se
inicia con la identificación del último acto administrativo que afecte las
funciones de la institución productora de los documentos, pudiendo ser un
decreto, una resolución u otro documento oficial, donde se establezca la
modificación de su orgánica, se añadan o resten funciones. A partir de este
documento, se construye la tabla incorporando el listado de series y
subseries que genera la institución para el cumplimiento de sus funciones y
en algunos casos, también se enlistan los tipos documentales que dan
forma a esas series y subseries documentales. Una vez finalizada, la TRD
reflejará las decisiones del Comité de Archivos (CDA) en relación a la
disposición final de los documentos de la institución, entendida como la
“destrucción final de los documentos de archivo o su transferencia a un
archivo tal como está determinado en su valoración” , considerando que
“ninguna acción de disposición debería tener lugar si no se garantiza que el
documento de archivo ya no se necesita, que no queda ninguna labor
pendiente de ejecución y que no existe ningún litigio o investigación, en el
momento actual o pendiente de realización, que implique la utilización del
documento como prueba. El proceso de elaboración de la TRD, con las
directrices establecidas en este documento, otorgará fuerza y registrará el
proceso de valoración, explicitando todos los procedimientos que
determinarán la disposición final de los documentos, de acuerdo a las
disposiciones legales que permitan materializar las acciones propuestas en
la Tabla de Retención Documental.
Pasos para la Elaboración de la Tabla de Retención Documental
Para iniciar el trabajo de elaboración de las TRD, es necesario que la institución
conforme una Comisión de Archivos (CDA) que será la responsable de llevar a
cabo este procedimiento. Esta comisión debe ser coordinada y articulada por el
archivero o encargado del sistema de gestión documental. Este comité debe estar
conformado por:
 El responsable (s) de la producción y/o gestión de los documentos.
 Un técnico jurídico administrativo u otro funcionario que tenga conocimiento
específico de la organización desde el punto de vista organizacional y del
marco jurídico institucional y sectorial.
 Un especialista de la institución en finanzas y legislación relacionada, que
maneje los plazos de auditorías y fiscalizaciones.
 Un experto en historia contemporánea, puede ser un historiador que analice
los aspectos relacionados con el valor secundario de los documentos y su
interés para la investigación en el presente y en el futuro.
 Un experto en tecnologías de la información y comunicación de la
institución, que pueda dar su opinión principalmente relacionado a los
soportes, formatos e interoperabilidad del sistema que contiene la serie
evaluado.
 Archivero del sistema. Es el alma del sistema, pero también el técnico que
aporta un conocimiento de la organización a través del tiempo, con una
visión a largo plazo tanto hacia el pasado como hacia el futuro, y el que
puede hacer los estudios comparativos con otros sistemas de valoración.

Las principales funciones que deberá realizar este comité serán:

 Recoger el trabajo resultante de valoración documental, una vez
determinados los valores primarios y secundarios de los documentos.
 Establecer tiempos de permanencia en las diferentes fases de archivo.
 Presentar a la dirección la propuesta y los documentos de la TRD.
Participar en el Comité de Valoración del Archivo Nacional. Paso 1: Investigación
Preliminar La primera etapa en la elaboración de la TRD consiste en desarrollar
una investigación preliminar y recopilar antecedentes sobre la historia de la
institución, incluyendo los cambios administrativos que ha tenido durante su
evolución, las funciones y los procedimientos que ejecuta para cumplir con su
misión. Además de esta recopilación de documentos institucionales, será
necesario efectuar todas las entrevistas necesarias para indagar aspectos
relacionados con la producción de los documentos, la normativa a que están
sujetos y conocer los procedimientos que realiza la institución en materia de
archivos (custodia, transferencias, eliminación, entre otros).
Los resultados obtenidos de la entrevista deben generar información que permita
identificar:
 La ubicación de la unidad en el organigrama institucional.
 Las funciones asignadas mediante último acto administrativo.
 Las oficinas que intervienen en el trámite.
  La producción documental ya sea mensual o anual.
 Si la unidad documental generada es simple o compuesta.
 La frecuencia de producción.
 La frecuencia de consulta.
 Las normas que afectan su producción.
 El nombre con el que se conoce la unidad documental y sus variantes.
 Sus caracteres externos (soporte, formato).
 El tipo de ordenamiento
 Su estado de conservación.
 Si la información que contiene esta registrada en otras unidades
documentales.
 Los documentos que integran la unidad documental.
 El tiempo de conservación del archivo de gestión o en la oficina que las
produce.
 La persona determina el tiempo de permanencia en el archivo.
 Si ha sido objeto de transferencia al archivo.
 Cuántas transferencias han realizado y en qué periodo. Finalmente, la
persona que efectúe la(s) entrevista(s) deberá registrar los nombres de los
funcionarios entrevistados, sus cargos y las firmas para asegurar el
compromiso de los entrevistados con la información entregada, que será un
insumo fundamental, junto con la documentación recopilada para la
elaboración de la TRD.

Paso 2: Análisis de la Información recogida Esta etapa tiene como objetivo

analizar la información reunida a través de la recopilación de la legislación, actos
administrativos, historias institucionales y de la información proporcionada por las
personas entrevistadas o productores de los documentos con el objeto de
sustentar la relación funciones/documentos. 1. Una vez analizada la información,
confirmar que las series y subseries documentales correspondan a las del Cuadro
de Clasificación Documental y su respectiva codificación. 2. En caso de no contar
con este instrumento, consultar el instructivo para la elaboración del Cuadro de
Clasificación Documental. Como se indicó
anteriormente, este instrumento es requisito obligatorio para pasar a la tercera
etapa de este instructivo.
PASO 3 : Elaboración de Propuesta de Tabla de Retención
Documental Una vez sistematizada la información y confirmadas las series y
subseries documentales que genera la institución, es momento de realizar la
propuesta de tabla de retención. Para tal efecto puede utilizar el formulario de
tabla de retención documental.
1. . Identificar la institución productora.
2. Indicar la versión y fecha de elaboración de la TRD.
3. Registrar las series y subseries documentales y su respectiva codificación
4. Asignar tiempos de retención a las series o subseries estableciendo la
permanencia en cada archivo, de acuerdo a la normativa vigente. Para
establecer y determinar los tiempos de retención.
 5. . Una vez establecidos los plazos de retención, indicar en la propuesta en
qué soporte se encuentra la serie documental. Si se encuentran en papel
indicar con una P y si el soporte es electrónico con una E en el formulario.

TABLA DE RETENCION