Gestión a la Pequeña Empresa

UNIDAD VI
INTRODUCCIÓN
En esta unidad trataremos algunos temas que ya has visto anteriormente en otros
módulos, pero es necesario hacer un reforzamiento debido a que a esta altura ya estamos
pisando firme y en tierra derecha respecto a tu formación profesional.

El ser un empresario formalizado significa incorporar al diario quehacer la organización

natural de todo negocio.

Esta organización la da la Gestión Administrativa de la Empresa. Esto incluye

documentación mercantil (facturas, guías de despacho, notas de débito, notas de crédito,
etc.), documentación laboral (Contratos de trabajo, liquidación de remuneraciones, etc.),
documentación contable (libros auxiliares, inventarios, centralizaciones, etc.), todo cuanto
nos permita operar en forma correcta dentro del marco de las leyes.

Veremos aquí:
 Documentación administrativa y comercial.
 Control de existencia.
 Criterios de costos de venta.
 Determinación de precios.

Puede que esta unidad contenga mucha escritura, pero es necesario no omitir nada de
estos aspectos.

Seamos claros, administrar una empresa requiere de un trabajo muy ordenado y previsor.

Los fracasos empresariales se deben, en muchos casos al desorden interno de la

empresa.

Vamos al grano...

OBJETIVOS
Los alumnos y las alumnas serán capaces de:

1. Conocer los sistemas de registros contables y administrativos.

2. Conocer y aplicar los sistemas de control interno.

A. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL

Es muy conveniente que se establezca y mantenga un registro completo de todas las
transacciones financieras y administrativa de su negocio a través de formularios,
documentos, libros y registros.

Como por ejemplo:

Documentación
 Factura
 Boletas
 Guías de despacho
 Rollos de maquinas registradoras
 Entradas de espectáculos y reuniones pagadas
 Boletas de Honorarios
 Boletas de Prestaciones de Servicios de Terceros
 Facturas de compras
 Facturas de Exportación
 Notas de Débito
 Notas de Crédito
 Letras de Cambio
 Pagarés y cualquier otro documento de operaciones de crédito.

Libros y Registros
 Libro de compras
 Libro de ventas
 Libro de bancos
 Libro de caja
 Libro de remuneraciones
 Libro diario
 Libro mayor
 Libro de inventarios y balances
 Tarjetas de existencias
 Tarjeta de Cta. Cte.
 Libreta de bancos. Etc.

De la Contabilidad y Registros Contables

Libros de contabilidad
Según el artículo Nº 25 del Código de Comercio, todo comerciante está obligado a llevar
para su contabilidad y correspondencia los siguientes libros:
 Libro Diario
 Libro Mayor o de Cuentas Corrientes
 Libro de Inventarios y Balances
 Libro Copiador de Cartas.

Otros Libros de Contabilidad: El art. 17 inciso 4º del C.C. establece que el Director
Regional del SII puede exigir además de los antes mencionados, libros adicionales o
auxiliares, de acuerdo con las normas que dicte para el mejor cumplimiento o fiscalización
de las obligaciones tributarias. Actualmente tenemos en este sentido varios libros
principales y auxiliares que son obligatorios, tales como:
 Libro de Remuneraciones
 Libro de Compras y de ventas
 Libro de Fondo de Utilidades Tributarias ( FUT)
 Libro de Caja y bancos
Pareciera ser extraño tener que decir esto, pero todos los Libros de Contabilidad deben
ser llevados en lengua castellana y sus valores deben expresarse en la moneda en que
tengan pagado o expresado el capital.

Sistemas contables
La ley exige que todo contribuyente lleve ciertos registros de contabilidad para propósitos
de los impuestos sobre la renta, las ventas y servicios y cuánto mejor sean llevados más
fácil le será elaborar la declaración de impuesto mensual y anual de su negocio y
aprovechar la posibilidad de que le rebajen impuestos por factores tales como
depreciación de muebles y enseres, equipo, vehículos automotores y del edificio, si es
usted el propietario.

Los registros contables bien documentados respaldan la exactitud de su declaración

fiscal. Si están incompletos y ello, por ejemplo, no le permite calcular sus utilidades
gravables, la oficina de impuestos probablemente tenga que utilizar métodos de cálculo
que demanden mucho tiempo y sean desventajosos para usted al aumentar el valor del
impuesto, por no llevar debidamente los registros de contabilidad.

Los libros o registros reales que usted lleve dependen del tamaño, naturaleza y esfera de
acción de su negocio. El alcance de los registros también dependerá de las necesidades
de su negocio y del grado en que usted desee estar informado al respecto.

A menos que tenga experiencia contable, no es probable que quiera establecer usted
mismo un sistema de contabilidad y control. Lo más seguro es que resuelva asignarle esa
tarea a su contador. No obstante, cuanto mayor sea la cantidad de registros diarios
habituales que lleve usted mismo, dejándole al contador solamente el trabajo de fin de
mes, menor será el costo de éste.

Además quizá sea conveniente que el contador prepare la declaración de renta de fin de
año. Por estar al tanto de las normas más recientes sobre impuestos, puede reducir la
cuantía del impuesto que el negocio tenga que pagar.

Los comerciantes deben ajustar su contabilidad a prácticas contables adecuadas que

reflejen claramente el movimiento y resultado de sus negocios.

Se considera cono "Sistema Contable" el conjunto de elementos que permiten el registro,

acumulación y entrega de información de hechos económicos realizados por el
contribuyente, como son sus libros de contabilidad, registros y comprobantes, y el
conjunto de principios, normas y procedimientos para efectuar dicho registro, acumulación
y entrega de información.

Contabilidad Completa:
Comprende llevar un sistema contable que proporcione información fidedigna de los
hechos económicos y, que para tal efecto, un conjunto de libros permiten el registro de la
información, tales como los Libros Diarios, Caja, Mayor e Inventarios y Balances, o sus
equivalentes, y, los libros auxiliares exigidos por el SII, tales como, Ventas Diarias, Libro
de Compras, Libro de Remuneraciones y el Libro de Fondo de Utilidades Tributarias.
El llevar contabilidad completa conlleva a otras obligaciones tales como:
 Tomar inventarios físicos y valorizados al termino de cada ejercicio comercial
 Aplicar la Corrección Monetaria (Art. 41 de la Ley de la Renta)
 Confeccionar Balance al termino de cada ejercicio comercial
 Calcular y registrar la Renta Liquida Imponible

Contabilidad Simplificada:
Consiste en llevar un Libro de entradas y gastos, sin perjuicio de otros libros que exijan
otras leyes. Este sistema debe ser autorizado por el Director Regional, quien le señalará
los requisitos que deben cumplir y las normas para efectuar dichas anotaciones.

Cabe destacar que los profesionales y personas que ejerzan alguna ocupación lucrativa
no necesitan pedir autorización para llevar sólo un libro de entradas y gastos.

La contabilidad de acuerdo a la Resoluciones números 2.107 y 2.252, del mes de

diciembre de 1983, publicadas en el Diario Oficial del 5 y 30 de diciembre del mismo año,
establece que a partir del 1º de enero de 1984, los contribuyentes que cuenten con más
de un establecimiento o negocio, deberán obligatoriamente centralizar la contabilidad de
todos ellos, en la casa matriz, establecimiento principal de mayor importancia, o en el que
se encuentren las sedes de su negocio. Con respecto a los libros auxiliares, éstos podrán
seguir siendo llevado en cada sucursal, como es el caso del libro de ventas,
remuneraciones, etc. En todo caso la contabilidad centralizada deberá contemplar
cuentas separadas respecto del movimiento de cada sucursal, establecimiento, bodega,
negocio o agencia, de modo que permitan distinguir las operaciones en cada una de ellas,
de acuerdo a la circular Nº 8 del 7-2-84 SII.

Los libros de contabilidad de acuerdo al art. 17 del Código de comercio, deben

mantenerse mientras esté vigente el periodo de prescripción, o sea, 3 o 6 años. Es
importante tener presente que los duplicados de facturas u originales de boletas deben
conservarse seis años obligatoriamente.

Los contribuyentes obligados a declarar sus "rentas efectivas" lo deben hacer mediante
contabilidad fidedigna.

La contabilidad fidedigna es aquélla que se ajusta a las normas legales y reglamentarias

vigentes y registran fiel, cronológicamente y por su verdadero monto las operaciones
económicas y financieras que dan origen a la renta efectiva.

La calificación de "fidedigna" de la contabilidad es un factor de suma importancia, ya que

las operaciones registradas en ellas se encuentran respaldada por la correspondiente
documentación.

1. Datos básicos de contabilidad

Hay aspectos básicos acerca de los cuales cualquier negocio debe llevar un registro. En
primer lugar deben registrarse las ventas diarias, semanales, mensuales y trimestrales,
descompuestas adicionalmente al contado y a crédito, por clase de tarjeta de crédito si es
necesario, y por departamento, tipo de mercancía. Los registros de crédito son necesarios
para determinar la cantidad de cuentas por cobrar en determinado momento.
Los gastos de operación por conceptos, totalizados por un periodo de ventas e inclusive
por departamento o clase de mercancía, también deben ser registrados. Además, deben
ponerse los gastos pendientes de pagos, pues ellos constituyen las cuentas por pagar.
El inventario debe realizarse por lo menos anualmente, y algunos negocios aún
mensualmente. El inventario debe hacerse separadamente por clase e incluso por
artículos.

Para todas las ventas y gastos es importante que usted conserve los documentos que
respaldan las transacciones: talones de venta, cintas registradoras o facturas; facturas de
compra e informes de recepción, etc.

2. Ingresos en efectivo
Su sistema de contabilidad debe estar establecido de tal manera que le permita a usted
ejercer el debido control sobre los ingresos en efectivo.

El buen manejo del efectivo debe ser depositado intacto diariamente en el banco. El
recibo de depósito, debidamente sellado por el banco, debe ser conservado por la
empresa. Si todo el efectivo que se reciba cada día es depositado diariamente, ninguno
de los que lo manejan se sentirá tentado a tomar dinero en calidad de préstamo por
algunos días para su uso personal.

También asegura que no se hagan pagos en efectivo para cancelación de facturas. Si

esto se permite, un empleado falto de escrúpulos podría extender facturas falsas,
convertirlas en dinero constante y quedarse con él.

Libro caja ingreso

Fecha Detalle Nº compra Control Cta. 1 Cta. 2 Cta. 3

01/03 Venta Factura 002 001 13.000.-   13.000.-
02/03 Pago letra 002 5.000.-     5.000.-
03/03 Venta boletas 003 3.500.- 3.600.-
Sumas   21.500.- 3.600.- 13.000.- 5.000.-

a. Separación del registro y control del activo.

Una medida básica para lograr un control eficaz de los ingresos a caja consiste en hacer
que funcionen separadamente el registro de información sobre el efectivo y el control del
mismo.

Pongamos por caso las cuentas de las personas a las cuales usted vende a crédito
mercancías o servicios. Estas cuentas son un activo. Supongamos que los cheques
recibidos en pago son entregados al cajero, quien, a su vez, registra los abonos a las
cuentas. A estos cheques, junto con otro efectivo y cheques recibidos de los clientes, se
les da entrada, como parte del registro total de ingresos y egresos, al terminar el turno del
cajero. Este procedimiento no tiene nada de malo mientras el cajero sea honrado.

b. Egresos de caja.
Para gastos menores que tengan que ser pagados en efectivo, debe establecerse un
fondo de caja chica. Usted debe asignar a este fondo suficiente efectivo para atender las
transacciones de un mes aproximadamente. Los pagos deben estar respaldados con un
recibo que explique el destino del desembolso.
Cuando el fondo esté casi agotado, los recibos de respaldo, comprobantes y memorandos
se entregan y con autorización del cajero o del gerente, el dinero del fondo se repone
hasta por la suma original. En los recibos, comprobantes y memorandos entregados debe
estamparse el sello de pagado, para que no puedan ser utilizados nuevamente.

A medida que se giren cheques, las facturas conexas deben ser canceladas de alguna
manera para que no haya posibilidad de que sean reutilizadas fraudulentamente.

Cualquier cheque en que se cometa algún error al ser llenado debe ser anulado de alguna
manera para que no pueda reutilizarse.

Libro caja egreso

Fecha Detalle Nº compra Control Cta. 1 Cta. 2 Cta. 3

01/03 Pago factura 002 001 3.500.-   3.500.-
02/03 Pago letra 002 6.000.-     6.000.-
03/03 Pago teléfono 003 3.600.- 3.600.-
Sumas   13.100.- 3.600.- 3.500.- 6.000.-

B. CONTROL DE EXISTENCIAS
Toda empresa necesita disponer de los productos precisos para los clientes precisos en el
momento preciso.

Sin eso, no habrá ventas.

El objeto de pedir la cantidad precisa es evitar quedarse sin existencia al mismo tiempo
que se reduce la inversión o el dinero inmovilizado en inventario.

Los fondos innecesariamente inmovilizados en inventario no producen ganancia alguna

(de hecho, tener mercancías en existencia cuesta dinero). Si usted lo deja depositado en
el banco en vez de mantenerlo en inventario, su dinero le produce ganancias: la tasa de
interés que el banco le paga.

En otras palabras, el problema es el control físico y financiero del inventario.

1. Tarjetas de inventario permanente

Para saber qué cantidad pedir de un artículo determinado en un momento cualquiera,
usted necesita saber cuál es el inventario de cada artículo en particular que tenga en
existencia. Una excelente manera de mantenerse informado sobre el inventario de
mercancías disponibles, particularmente si no mantiene existencia de centenares de
artículos diferentes, consiste en utilizar un sistema de tarjetas de inventario permanente.

Se requiere una tarjeta individual, como la que se muestra en el ejemplo, para cada clase
de artículo que se tenga en inventario. Las cantidades de la columna de "entradas" se
toman de las facturas recibidas con la mercadería. Las de la columna de "salidas"
corresponden a los artículos vendidos.
TARJETA DE CONTROL EXISTENCIAS FÍSICAS
NOMBRE DEL ARTÍCULO:
Fecha Detalle Entrada Salida Saldo
02/03/00 Distribuidora Antofagasta 100 100
03/03/00 Almacén Ventas   30 70

1. Control de Cantidades
Es obvio que si todas las cantidades de "entradas" y "salidas" se registran debidamente
en las tarjetas, la cifra de "saldo" en éstas debe estar de acuerdo con el conteo de los
artículos en la estantería. Así pues, las tarjetas pueden ser útiles para el control de
inventario.

Las tarjetas también ayudan a asegurar que no haya exceso ni insuficiencia de

mercancías, puesto que indican el máximo de existencia para cada artículo, y el punto
hasta el cual puede bajar ese nivel antes que sea preciso hacer un nuevo pedido para el
artículo que esté a punto de agotarse.

Sin necesidad de contar los artículos realmente en existencia, la persona encargada del
inventario sólo tiene que revisar las tarjetas una por una semanalmente, o con tanta
frecuencia como sea conveniente para hacer un nuevo pedido, y elaborar una lista de
artículos cuyo "saldo" esté en el punto mínimo, o cerca de éste, y después pedir la
cantidad necesaria para llevar el inventario nuevamente al punto requerido.

Observe que las tarjetas también pueden ser diseñadas para anotar los nombres y el
teléfono de los proveedores propuestos.

2. Variación en la Cantidad Utilizada

Para establecer niveles de equivalencia, niveles máximos y niveles de existencias para
hacer nuevos pedidos, usted debe considerar la variación en la cantidad utilizada del
artículo y el intervalo entre la fecha del pedido y la entrega (tomando en cuenta posibles
demoras en ésta).

Supongamos, por ejemplo, que su tienda vende normalmente durante la semana 18

unidades de un artículo. En consecuencia, normalmente se pedirán 36 en cada ocasión.

No obstante se ha establecido un nivel mínimo, o de seguridad, de seis unidades para ese

artículo. Por consiguiente, el máximo es de seis. Si, en el día del pedido, hay nueve
unidades en existencia y se necesitan dos días para la entrega, entonces deben pedirse
39, que eleven a 42 la cantidad necesaria de existencias en el transcurso de dos días,
cuando será requerido.

3. Registros Electrónicos
El sistema de tarjeta de inventario permanente que se presenta en el ejemplo es para
llenar a mano. Actualmente se consigue equipo electrónico capaz de cumplir el mismo
objetivo, y suministrar a grandes velocidades información adicional para el control de
existencia de mercancías.

Para utilizar este método, su control de existencia puede estar conectado a las cuentas de
la caja registradora, de manera que cada vez que se venda determinado artículo éste sea
deducido automáticamente del inventario permanente. El registro se programa entonces
para suministrarle al empresario un inventario actualizado de todos los artículos con la
misma frecuencia con que lo necesite.

Problemas especiales
Los negocios minoristas deben encarar algunas veces problemas especiales de
inventario. Por ejemplo, puede darse que las demandas de sus clientes cambien a muy
corto plazo con las variaciones en las características del mercado, al producirse cambios
en el estilo de los trajes (para una tienda de ropa), e incluso en el clima (por ejemplo, para
una heladería).

En consecuencia, las siguientes medidas pueden ayudarles a minoristas con problemas

especiales:

a. Si las circunstancias lo permiten, utilizar tarjetas de inventario permanente, o registros

electrónicos, para controlar el movimiento del inventario.

b. Suplementariamente, colocarle a cada artículo la parte desprendible de una etiqueta de

venta, que puede quitarse en el momento de venderse el artículo. Una tabulación manual
de estas etiquetas puede ayudar a verificar cuáles artículos se están vendiendo y de
cuáles debe hacerse un nuevo pedido.

c. Establecer el punto mínimo en que deba hacerse un pedido, así como los niveles
máximos de inventario para cada artículo básico en existencia. Los artículos básicos son
los de mayor demanda y que, al mismo tiempo, se hallan sujetos a mayores cambios en el
mercado. Es preciso asegurarse de tener a mano, en todo momento, la mayor cantidad
posible de ellos.

d. Si el negocio es muy pequeño y tiene en existencia solamente unos cuantos artículos,

puede utilizarse una forma de inspección visual, especialmente si los artículos que deban
reemplazarse son de fácil y rápida consecución con los proveedores. La inspección visual
significa que se puede eliminar el papeleo para el control del inventario. Los artículos
pueden contarse rápidamente en sus respectivos sitios de almacenamiento, y en cada
uno puede haber una indicación (por ejemplo, marcada con lápiz en el estante) acerca del
punto mínimo en que debe hacerse un nuevo pedido. Comparada con el inventario
permanente, la inspección visual puede presentar riesgos de perder el control de las
existencias, pero ellos pueden reducirse con una vigilancia atenta.

Con su sistema de control de inventario, usted quizá se encuentre con que tiene en
existencia artículos de salida lenta que a la postre probablemente deba vender sin el
margen de ganancia normal o en algunos casos, a menos del costo. Las tiendas
minoristas que venden artículos sujetos a caprichos de la moda se hallan particularmente
expuestas a llegar a esta situación.

Una apropiada forma de comercialización exige que saque usted esos artículos de su
inventario con la mayor brevedad posible. El efectivo inmovilizado en tales artículos no le
es de ninguna utilidad, y es probable que pueda darles salida solamente con ventas a
precios especiales, descuentos y publicidad también especial.
C. COSTOS DE VENTA
Cada vez que se compra existencias o suministros para un negocio minorista, asume un
costo. En consecuencia, para reducir estos costos se debe prestar mayor atención a la
función de las compras, caso en el cual, probablemente se encuentre la mayoría de los
pequeños negocios.

La compra eficaz por regla general disminuye los costos totales.

A modo de ejemplo, examine las partidas siguientes:

Ventas $ 1.000.000.-
Costos de Ventas $ 400.000.-
Otros Costos $ 550.000.-
 
Utilidad Líquida $ 50.000.-

Si su negocio que se halle en tal situación pudiera ahorrar 5% a través de una compra
más eficaz de sus existencias (costo de mercancía vendida), economizaría $20.000 (5% x
$400.000). Suponiendo que otros costos no se modifiquen, la utilidad aumentaría de
$50.000 a $70.000: ¡un aumento de utilidades de 40 %!El objetivo de la compra,
independientemente de que sea usted u otro quien la haga, consiste en asegurarse de
que las existencias necesarias y otros suministros y servicios estén disponibles en
cantidades apropiadas, para normas predeterminadas, al precio justo y a un costo mínimo
para cumplir las normas deseadas.

El encargado de las compras, sea cual sea el tamaño del negocio, puede beneficiarse con
la aplicación de algunas de las prácticas y procedimientos básicos de compra que se
analizan en el presente capítulo. Este beneficio será particularmente realizable cuando
haya escasez de productos, con los altos precios resultantes.

Estableciendo y cumpliendo determinados procedimientos de compra, usted puede evitar

peligros latentes en el proceso de la adquisición de productos, tales como compras por
pánico; compras excesivas o insuficientes; compras por el precio más bien que por una
combinación de calidad y precio; compras por presión, o probablemente, lo que es muy
común, "compras por resignación". Comprar "con resignación" significa que el comprador
hace la adquisición basándose en la hipótesis de que no pudiere obtener nada mejor en
cuanto a precio o calidad.

Selección de proveedores
Es posible que en su negocio usted disponga solamente de un producto determinado, que
compra a determinado precio, a un proveedor determinado, y que vende a otro. No
obstante, en la mayoría de los negocios lo normal es entenderse con varios proveedores,
independientemente de que sean fabricantes o mayoristas.

Lo importante al elegir finalmente a los proveedores consiste en ponerse al habla con

tantos de ellos como sea dable, a fin de recibir suficientes cotizaciones, de suerte que
compre un producto de buena calidad al precio más bajo posible.
Para cada producto o servicio se recomienda obtener separadamente un mínimo de tres
cotizaciones, si bien esto tal vez no sea necesario o posible en todos los casos. Algunas
veces le convendrá recibir estas cotizaciones por escrito. En otros casos puede tomarlas
por teléfono.

Será mejor que mantenga un número limitado de proveedores para ahorrarse pedidos,
operaciones de contabilidad, errores, tiempo gastado con representantes de los
proveedores y posible superposición o duplicación en inventario de artículos en
existencia.

Además, si disemina sus compras entre demasiados proveedores, simplemente será una
cuenta demasiado pequeña para cada uno de ellos, y quizá no le presten la debida
atención ni obtenga beneficios de descuentos por volumen de compras u otros servicios
que suelen proporcionar los proveedores.

Tampoco debe considerar a sus proveedores como simple fuente de existencias.

Averigüe si tienen programas de ayuda para minoristas. Algunos fabricantes ofrecen
cooperación en mercadeo, ventas o promoción; publicidad nacional conjunta de
fabricantes y comerciantes, normas de mercadeo y otras formas de ayuda para una
administración más provechosa de la tienda. La cantidad y calidad de los servicios
ofrecidos pueden ser tan importantes para obtener utilidades como lo es la mercancía que
le venden.

Conocimiento de disponibilidad del producto

Para elegir al proveedor conveniente es preciso conocer todo lo que concierna al
producto. ¿Qué disponibilidad hay de productos o bienes que sean provechosos para su
negocio?

Hay diferentes maneras de obtener conocimiento del producto:

a. Los representantes de ventas constituyen probablemente la fuente más útil de

conocimiento del producto. La mayor dificultad para el minorista radica en encontrar
tiempo suficiente para charlar con todos los representantes de ventas y separar la
información verdaderamente útil del bombo que les dan a sus productos.

b. La información impresa de los proveedores (folletos y boletines) a menudo la preparan

los fabricantes y algunos distribuidores para describir productos nuevos que tengan
para la venta. En esta información impresa usted debe seleccionar solamente hechos
específicos y pasar por alto todo comentario que tienda a exagerar las virtudes del
producto. Algunos grandes fabricantes producen catálogos de todos sus productos,
tanto nuevos como viejos.

c. La publicidad en periódicos y revistas es otra fuente valiosa de conocimiento del

producto. Estos anuncios son convenientes porque usted puede verlos al hojear el
periódico saber si están dirigidos específicamente a su tipo de negocio. Suministran
información que de no ser por ellos no podría conseguir usted si en su localidad no
hay representantes de ventas o distribuidores del producto en cuestión.

d. Las convenciones y exposiciones comerciales, si se celebran para su clase de

negocio, le proporcionan la oportunidad de tratar acerca de diferentes productos y
servicios con sus fabricantes o proveedores en corto espacio de tiempo. Los
 representantes con los cuales usted hable pueden hacerle demostraciones y explicarle
detalles acerca de sus productos, cotizar precios, tomar pedidos y ser útiles de
diferentes maneras.

Convenios de compras
Existen diferentes clases de convenios de compras con los proveedores. Algunas de
estas son:

a. Compra de mercado competitivo o libre, en el cual las cotizaciones se reciben por

teléfono, directamente de un vendedor o por escrito a través del correo. Siempre que
sea posible, las cotizaciones por escrito son preferibles.
b. La compra de fuente única es usual cuando el producto que usted quiera vender sea
tan exclusivo que solamente se consiga con un fabricante/proveedor. En tal caso
posiblemente usted tenga poco control sobre el costo del producto.
c. La compra por contrato puede utilizarse para un producto o unos productos que sea
necesario comprar en cantidades relativamente grandes durante un período
moderadamente largo (por ejemplo, de tres meses) para asegurar un suministro
regular, y el fabricante o proveedor puedan garantizar el precio durante ese período.
Sin embargo, también algunos contratos a largo plazo pueden permitir posibles
cambios de precio negociados(dentro de un lapso de tiempo especificado) durante la
vigencia del contrato.
d. La compra a un solo proveedor ocurre cuando un establecimiento compra a un solo
proveedor todos los artículos, o la mayoría de ellos. Es el caso, por ejemplo, del
propietario de un restaurante que compra víveres y otros suministros a un solo
proveedor. No se requiere más que un pedido, una entrega y una factura de cobro.
Teóricamente esto reduce los costos de compra; sin embargo, como quizá no haya
licitación con esta modalidad de compra, las ventajas financieras deben ser
consideradas cuidadosamente antes de utilizar este método de compra.

Ética de la compra
Las prácticas de compra a los proveedores deben obedecer a una ética. Por ejemplo,
sería injusto pedirle a un proveedor que envíe una cotización si hay poca o ninguna
probabilidad de que usted le haga el pedido.

Igualmente, si el producto cumple las normas de calidad que usted requiere, lo normal es
comprárselo al proveedor que lo cotice al precio más bajo. De no hacerlo así, los
proveedores no tardarán en darse cuenta que una cotización baja no se justifica y
comenzarán a cotizar a precios más altos.

Además, no es ético obligar a un proveedor a rebajar los precios con la promesa de

posteriores pedidos adicionales, pues con esa práctica se llega a la larga a un punto de
no retorno con proveedores reacios a adelantar cualquier clase de negociación con usted.

Órdenes de compra
Si su negocio es suficientemente grande, posiblemente quiera utilizar órdenes de compra.

En una orden de compra se anotan el producto, sus especificaciones (cuando sea

necesario) y el precio cotizado. Se necesitan tres copias de la orden de compra: una para
el proveedor, una para la persona encargada de la recepción del pedido y la tercera, para
fines contables, que se adjunta a la factura cuando ésta sea concebida para que se haga
el pago correspondiente.
Si los pedidos se hacen por teléfono, deben ser seguidos tan pronto como sea posible por
la orden de compra o la confirmación por escrito.

Recepción de mercancía
El último paso en el proceso de compra es la recepción de la mercancía. La persona
designada para esta tarea debe estar bien informada acerca del producto que recibe. En
negocios pequeños esa persona puede ser el mismo propietario.

En establecimientos grandes puede haber un departamento de recepción separado que

se encargue de verificar todas las entregas antes de distribuir los artículos a los
departamentos individuales o a las zonas de almacenamiento.

En todos los casos, cuando se hayan preparado órdenes de compra, una copia de éstas
debe tenerse a mano durante el proceso de recepción. En especial, las cantidades
pedidas y facturadas.

Siempre que se compren artículos por peso, debe disponerse de balanzas o básculas, a
fin de verificar que los pesos sean los mismos que indique la factura.
Finalmente, los precios de las facturas deben ser comparados con los de las cotizaciones
o con los de la orden de compra.

Posiblemente se necesiten pruebas de control de calidad para verificar que los artículos
entregados cumplan con las especificaciones al respecto. Cualquier daño en la
mercadería entregada debe ser informado inmediatamente al proveedor, para el ajuste
correspondiente.

Todas las boletas de despacho (o las facturas, si acompañan a las entregas) deben ser
selladas, y el sello debe ser firmado con iniciales en los sitios apropiados,

Si la mercancía ha sido despachada con faltantes, o devuelta al proveedor por cualquier

razón, conviene elaborar una nota de crédito y hacérsela firmar al conductor del camión
de reparto. Esto comprobará que la mercancía no debe ser pagada y hará que el
proveedor expida una factura de crédito apropiada.

Descuentos en las compras

Siempre que le ofrezcan un descuento en las compras, usted debe considerar la ventaja
de aceptarlo. Supongamos, por ejemplo, que las condiciones son de 2%. En una compra
de $5.000 pagadera dentro de 10 días, ello representaría un ahorro de $100 (2% x
$5.000). Esto puede significar una suma considerable, si se hace en todas las compras
similares durante un año.

D. DETERMINACIÓN DEL PRECIO

Antes que un artículo sea vendido por el fabricante al mayorista, por éste al minorista y al
consumidor, alguien tiene que tomar una decisión acerca de qué precio fijarle.

Para algunos minoristas, esto es fácil, pues el fabricante puede proponer un precio
tentativo al minorista, lo que no impide que éste venda el artículo a un precio mayor o
menor, a causa de la competencia o de otros factores.
Valor percibido
Por regla general el precio final de un artículo es el que los compradores piensan que
debe ser. Para describir esto, los economistas utilizan el término oferta y demanda. En
otras palabras, la cantidad de oferta disponible de un artículo, en relación con la demanda
del mismo, impone en definitiva un precio apropiado en el mercado.

Por ejemplo, si usted administra la única ferretería de la ciudad y un cliente necesita

desesperadamente comprar determinada herramienta para terminar un trabajo de
construcción, teóricamente usted podría cobrarle lo que quisiera, porque la oferta es baja
(o al menos se halla controlada por usted) y alta la demanda. Claro está que el precio
podría ser tan elevado, que el cliente encontrara justificado viajar a la ciudad vecina
(donde hay dos ferreterías) para beneficiarse de un precio más bajo debido a la
competencia (es decir, a la oferta aumentada).

Este es un ejemplo muy simple pero que demuestra cómo en todo producto o servicio,
tanto en la producción como en la venta al por mayor y al menudeo, existe relación entre
oferta, demanda y precio.

Teóricamente podría determinarse con exactitud esta relación y, de acuerdo con ella,
fijarles el precio a todas las mercancías y servicios, pero hacer esto en la vida real sería
poco práctico e innecesario, si se tiene en cuenta que, según lo demuestran experimentos
sucesivos, los precios de bienes y servicios tienden, con el paso del tiempo, a
estabilizarse en su "justo" nivel si se utiliza un sistema comercial para la fijación de
precios.

Con un sistema comercial usted debe considerar cuánto está dispuesto a pagar el cliente
y qué espera obtener por ese precio. En otras palabras, ¿cree el cliente que por ese
precio está recibiendo algo que vale lo que cuesta?

MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DE PRECIOS

 Método de margen de utilidad fija

Para tener un punto de referencia inicial en la fijación de precios, a menudo es beneficioso
utilizar un método matemático. El método matemático más fácil de utilizar es el de margen
de utilidad fija.

Para aplicar este método, al artículo se le fija un porcentaje especificado de margen de

ganancia bruta, y después esa cantidad se le suma al costo para obtener el precio de
venta. Por ejemplo, si un artículo le cuesta $40 y usted le fija un 50% de margen de
ganancia bruta a este precio de costo, su precio de venta será de % 40 +(50% x $40 +
$20 = $60. Si a esta información se le da la forma de estado de ingresos (ganancias y
pérdidas), y se supone que otros costos de operación y gastos generales fueron de $12,
habrá una ganancia de $ 8 en ese artículo:

Venta $ 60.-
Costo de ganancia bruta $ 40.-
Margen de ganancia bruta $ 20.-
Otros costos $ 12.-
Utilidad $ 8.-
En este caso en particular, el margen de ganancia bruta cubre todos los otros costos de
operación y gastos generales y le proporciona a usted una utilidad satisfactoria.

La dificultad estriba en obtener un porcentaje aceptable de margen de ganancia bruta,

porque en muchos casos los otros costos (de operación y gastos generales) no pueden
ser calculados fácilmente para cada artículo separado que se venda.

 Porcentaje tradicional
En muchos negocios se aplica un cálculo de porcentaje industrial tradicional. Por ejemplo,
las tiendas de ropa minoristas tradicionalmente fijan un margen de ganancia bruta del
100% sobre el costo, porque saben por experiencia que este nivel de margen de ganancia
bruta les proporciona una utilidad razonable, siempre y cuando el negocio sea manejado
apropiadamente en todos los demás aspectos.
Otras empresas utilizan cualquier norma de margen de ganancia bruta que se adapte a su
tipo de negocio. El riesgo estriba en que la norma puede no ser adecuada para un
negocio en particular, a causa de alguna situación única en su género.
Además, a menudo no es posible utilizar un margen de ganancia bruta uniforme para
todos los productos. En el pasado algunos negocios podían operar con un margen
uniforme para todos los productos que manejaban. Sin embargo, los factores externos de
hoy en día obligan a que a algunos artículos se les agregue un margen de ganancia bruta
más alto que el normal, y menos alto a otros, de manera que el promedio general termine
siendo la cifra deseada. En otras palabras, usted debe conocer qué artículos componen
sus ventas y a cuáles se les pueden agregar más y a cuáles menos.

Factores que deben tener en cuenta

Entre los factores claves que debe tener en cuenta al establecer precios de productos
individuales figuran su propia estrategia de comercialización, los precios propuestos
(cuando sea pertinente) por el fabricante o por el mayorista, la naturaleza cíclica o de
temporada de las ventas, los precios divulgados en el ámbito nacional, la clase de
productos que se manejan, las normas artículos que se vendan con pérdida para atraer
clientela (cuando ello demanda que tengan diversos productos en el mercado, el deseo de
mantener los precios dentro de una escala general de precios especificados y la
necesidad de cubrir costos para obtener una utilidad adecuada).

Rebajas
Lo opuesto al margen de ganancia es una rebaja. Una rebaja es una disminución del
precio al menudeo con motivo de una venta o por otra razón. El porcentaje de una rebaja
invariablemente se expresa como un porcentaje del precio al menudeo, y en general no
crea la confusión que los márgenes de ganancia bruta algunas veces sí pueden crear. Por
ejemplo, un 10 % de rebaja del consabido artículo de $60, resultará en una rebaja de
precio del 10% sobre $60, o sea $6, con lo cual el nuevo precio de venta quedará en $54.
No olvide que cuando usted rebaja el precio de un artículo y espera vender, en
compensación, más unidades de él, debe estar enterado de cuántas necesita vender
adicionalmente para compensar la reducción de precio.

Al decidir sobre un porcentaje de descuento, es mejor establecer desde un principio el

máximo que esté usted dispuesto a conceder; por ejemplo, el 20%. Si ofrece inicialmente
un 10% y posteriormente otro 10%, podría alborotar a los clientes. La próxima vez que
ofrezca una venta con rebaja, el cliente esperará, para comprar, a que se produzca una
segunda rebaja. Si esa no es su intención, la venta se pierde.
Se suele decir en el comercio minorista que la primera rebaja es la mejor rebaja. En otras
palabras, procure que la primera rebaja sea lo suficientemente sustancial para mover los
artículos y hacer que las existencias se reduzcan, a fin de liberar efectivo, eliminar los
gastos que ocasiona mantener mercancía almacenada y poder comprar artículos nuevos
y más lucrativos. Las existencias improductivas o de lento movimiento, guardadas en un
estante, le cuestan más, al mismo tiempo que su valor disminuye con el transcurso del
tiempo.

Artículos a precio de oferta

Los artículos rebajados deben distinguirse de los artículos a precios de oferta (o a precios
"de sacrificio") que son aquellos que sirven para atraer clientes, con la esperanza de que
éstos, además de comprar el artículo a precio de oferta, también adquieran los que se
venden a precios normales, o que en el futuro regresen como clientes regulares.
Los precios de oferta usualmente tienen buena promoción y se ofrecen por corto tiempo.
Por lo general no se utilizan para mercancías estancadas y de poco movimiento, sino para
artículos que generalmente se venden bien pero cuyos precios usted decide rebajar por
un corto período.
Una fuente secundaria de artículos a precios de oferta son el fabricante o el mayorista que
le vende a usted artículos a precios por debajo de los normales, para que usted, a su vez,
los venda a precios de oferta. Es probable que el fabricante o el mayorista asuman el
gasto de promoción y publicidad, dado su interés en introducir un nuevo producto y en
estimular su venta.

Otras consideraciones
Tal como se dijo, los cálculos matemáticos constituyen un punto de partida para la fijación
de precios. No obstante, por regla general hay otros factores que han de tenerse en
cuenta.

1. Competencia
Al aplicar un método de mercadeo para la fijación de precios, usted debe tomar en cuenta
a la competencia. Independientemente del sitio en que se encuentren sus competidores,
no debe olvidar los precios que éstos le fijen a sus artículos, sin que ello signifique que los
suyos tengan que ser iguales.

Por ejemplo, si usted fuese el propietario de un motel que estuviera en competencia con
otro situado en la misma cuadra, su tarifa por habitación podría ser dos mil pesos más alta
que la de su competidor (por una habitación idéntica) porque el de usted cuenta con
piscina, mientras que el de su competidor no. Los huéspedes podrían estar dispuestos a
pagar la cantidad adicional, tan sólo por disponer de una piscina, aunque no la usen,
simplemente porque consideran que así obtienen valor por dinero.

2. Proximidad al mercado
La proximidad al mercado también puede influir en los precios. Si usted administrara una
tienda minorista en un centro comercial con alto volumen de ventas y convenientemente
situado para su mercado (sus clientes), podría cobrar más por productos idénticos que en
una tienda que funcionara en una galería comercial situada en un punto menos
conveniente (para sus clientes), a varios kilómetros de distancia. No obstante, la
diferencia de precio no debería ser excesiva, pues de otra manera los clientes podrían
someterse a la incomodidad de viajar a la otra galería para ahorrar dinero.
3. Bienes o servicios sustitutivos
Otra variable en el dilema de la fijación de precios es el hecho de que todos los negocios,
sea cual sea su naturaleza, compiten entre sí. Un cliente potencial de un agente de viajes
puede utilizar los servicios de éste para que le aconseje acerca de puntos sustitutivos
para las vacaciones, hoteles sustitutivos a la llegada e inclusive sistemas sustitutivos para
llegar s su destino.

La razón para esto estriba en que el cliente no tiene que gastar determinados recursos
(dinero) en unas vacaciones. Si el costo de las vacaciones le parece demasiado alto,
entonces puede decidir gastar el dinero disponible en ropa nueva, o en un automóvil
nuevo, o en reparaciones de su casa, o en una cualquiera de las muchas otras
posibilidades que se le ofrecen. Recordemos nuevamente que la conciencia que tenga el
cliente del valor de su dinero es el factor verdaderamente importante. Los precios deben
ser justos para el cliente, pues de lo contrario posiblemente no permanezca usted mucho
tiempo en el mundo de los negocios.

Recuerde también que la demanda de sus productos está condicionada por factores tales
como disponibilidad de suministros, época del año, períodos de vacaciones y tendencias.

4. Psicología
La Psicología también puede desempeñar un papel en la fijación de precios. Una etiqueta
con el precio de $19 parece ser más atractiva para los compradores que otra con el de
$20,00. Algunos minoristas evitan que sus precios terminen en números redondos o en 5,
especialmente cuando se trata de un artículo de precio reducido. Un artículo de $ 29
tiende a venderse más que uno de $ 30 aunque a los clientes no les importa el peso
adicional, o al menos piensan que no les importa.

No olvide, sin embargo, que la rebaja de 1, representa para usted la merma de 1/30, 3.33
% de la utilidad bruta, aunque esto no signifique mucho para el cliente. En cambio,
aumentar un precio de venta de 41 a 43 representa un aumento en su ganancia bruta.

5. Factores económicos
Los factores económicos son algo que escapa a su control cuando se trata de fijar los
precios, pero acerca de los cuales, no obstante, debe usted tener conciencia. Las
situaciones de crisis económica probablemente lo obliguen a rebajar sus precios, en tanto
que una economía floreciente quizá le permita aumentarlos.

Si su negocio minorista se halla establecido en una ciudad industrial que está atravesando
una situación de paro forzoso, es muy seguro que tenga que rebajar sus precios. Si las
ventas están en expansión, sus precios pueden ser aumentados.

Finalmente, si su negocio funciona en una localidad turística, probablemente podrá

aumentar los precios durante la temporada alta, aunque probablemente también tenga
que rebajarlas en temporada baja.
Fijación de precios de penetración
Pese a que, a la larga, los productos tienden a encontrar su precio justo, algunas veces es
necesario emplear procedimientos especiales para la fijación del precio de un producto
nuevo en el mercado. Si en un comienzo el precio es demasiado alto, posiblemente el
producto nunca alcance ventas suficientes para que su producto continúe en el marcado.

Si es demasiado bajo, también puede llegarse al mismo resultado.

Un método que se utiliza para introducir un producto nuevo en un mercado muy

competitivo es la fijación de precios de penetración. El producto se introduce en el
mercado con un precio apenas suficiente para cubrir costos.

La fijación de precios de penetración a menudo va acompañada de gran despliegue

publicitario, ventas especiales y descuentos frecuentes. El objetivo consiste en convencer
a los compradores potenciales de que compren el producto una vez, a fin de convertirlos
en compradores regulares. A medida que las compras se repitan para que las escasas
utilidades anteriores (o inclusive las pérdidas) se compensen con ventas y utilidades
sustanciales.

Líneas de precios
Muchos productos se venden con base en líneas de precios. La fijación de líneas de
precios da por sentado que los clientes potenciales saben aproximadamente qué grado de
calidad quieren y qué precio están dispuestos a pagar. Muchos fabricantes, pensando en
esto, producen sus artículos con base en línea de precio, dentro de las cuales establecen
tres categorías de calidad: bueno, mejor y óptimo. Algunas veces hay una cuarta
categoría.

La fijación de líneas de precios se apoya en el concepto de que los clientes establecen en

su propia mente escalas de precios para muchos de los productos que compran. Estas
escalas de precios identifican la calidad del producto por el cual el cliente está dispuesto a
pagar determinada cantidad.

La fijación de líneas de precios puede afectar al inventario, porque significa que usted
mantendrá en existencia cantidades menores de cada artículo. Las líneas de precios que
generen el mayor volumen de ventas corresponderán a los artículos que usted mantenga
en existencia en mayores cantidades.

RESUMEN DE MEDIDAS PARA LA FIJACIÓN DE PRECIOS

Este capítulo ha mostrado algunos de los muchos sistemas posibles para la fijación de
precios y algunas de las variables que deben ser tenidas en cuenta. En resumen, un
sistema general para la fijación de precios de productos individuales comprende los cuatro
pasos siguientes:

1. Identificar las características del producto, para fijar su precio

Cada producto o servicio tiene sus propias características individuales para la fijación de
precios, tales como las económicas de oferta y demanda, la percepción del valor del
mercado, la competencia, y así sucesivamente. Usted debe tratar de identificar las
características peculiares que conduzcan a algo más que a una simple conjetura respecto
del precio que deba cobrarse.
2. Selección de una escala de precios justa
La identificación de las características del producto, correspondiente al paso 1, debe
indicar una escala de precios (de bajos a altos) para cualquier producto individual.

3. Elección de un precio final

Una vez que se hayan dado los pasos 1 y 2, dispondrá usted de los elementos para
establecer los precios finales, para lo cual deberá tener presente nuevamente la
competencia y la percepción del valor del dinero del mercado.

4. Evaluación de los resultados de la fijación de precios

Como la fijación de precios es un problema permanente, usted debe evaluar
constantemente los resultados del sistema que emplea para hacerlo. Como los costos de
sus compras y otros gastos del negocio varían de vez en cuando, del mismo modo usted
debe modificar los precios para asegurarse de que continuará percibiendo utilidades
razonables y un rendimiento de la inversión satisfactorio. En particular, cerciórese de no
haberse equivocado en la fijación de precios finales que den por resultado un inventario
inactivo. Si esto ocurre debe pensar seriamente en la necesidad de hacer rebajas.

La evaluación es probablemente el más importante de los cuatro pasos. Con una

evaluación inteligente usted puede mejorar su sistema de fijación de precios y aumentar
sus ganancias futuras.
 TALLER Nº1
Don Guillermo Labarca Hubertson, se inicia con $200.000.- en efectivo y vende dos tipos
de artículos para cocina; Usleros y Cuchillos. Inicia su negocio comprando 100 Usleros
a $1.500.- c/u. y 80 Cuchillos a $5.000.- Al crédito, fija su precio de venta por porcentaje
tradicional (100% de utilidad sobre el precio de compra).

 El día 1 vende 20 usleros y 5 cuchillos.

 El día 2 vende 10 usleros y 15 cuchillos.
 El día 3 vende 15 usleros y 2 cuchillos.
 El día 4 vende 30 usleros y 10 cuchillos

Todas las ventas al contado.

Realiza los siguientes pagos.

El día 1 paga arriendo por $30.000.-

El día 2 paga teléfono celular por $12.000.-
El día 3 abona a proveedores $180.000.-

Con la información anterior confecciona

 Libro caja ingreso.

 Caja egreso.

 Tarjeta de existencias para las usleros y cuchillos.

 TALLER Nº 2
Don Guillermo Labarca Hubertson ha comprado 30 hornos usadas a $35.000.- c/u, y
desea venderlas con un margen de utilidad fija de un 30%.

Los gastos de su local son de $150.000.- (luz, agua, teléfono, arriendos etc.)

1. Indica cuál será el precio de venta del señor Labarca.

2. Si vende los 30 hornos. ¿cuál será su margen de utilidad líquida?

3. ¿Cuántos hornos debe vender para cubrir los gastos del local?

Responde las mismas preguntas si se aplica el porcentaje tradicional

1. Indica cuál será el precio de venta del señor Labarca.

2. Si vende los 30 hornos. ¿cuál será su margen de utilidad líquida?

3. ¿Cuántos hornos debe vender para cubrir los gastos del local?