Gestión de Proyectos

Gestión de las Comunicaciones

del Proyecto

Ernesto Calvo
PMP | PMI-RMP | PMI-SP | PMI-ACP
P6 | CDAP | CSP | M3.0 | SAFe

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 10. Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto

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 10. Gestión de las Comunicaciones

• La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área de

Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar
la generación, obtención, distribución, almacenamiento,
recuperación y destino final de la información del proyecto en
tiempo y forma.

• Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la
información, necesarios para unas comunicaciones exitosas.

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 Comunicaciones
• Cuanto mayor es el grupo mayor es el número de enlaces de
comunicación entre sus miembros. Para disminuirlas:
• Estructurar las comunicaciones de manera que todas pasen por un coordinador
central dentro de cada grupo de trabajo.
• Establecer grupos de comunicación y el mínimo de comunicaciones entre
grupos.
• Los grupos ideales son de entre 2 y 8 personas. Disminuyen los
problemas de comunicación. Beneficios:
• Los miembros del grupo conocen el trabajo de los demás, con lo que se puede
mantener la continuidad si alguno de ellos abandona el grupo.
• El trabajo desarrollado se considera responsabilidad grupal, no individual.
• Mayor consenso hacia como abordar las tareas.

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 10. Gestión de las Comunicaciones
10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones—desarrollar un
enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación
del proyecto basados en las necesidades de información de cada
interesado, en los activos de la organización y en las necesidades del
proyecto.
10.2 Gestionar las Comunicaciones.- garantizar que la recopilación,
creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean
oportunos y adecuados.
10.3 Monitorear las Comunicaciones.- asegurar que se satisfagan las
necesidades de información del proyecto y de sus interesados.

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 Reuniones (Problemas)
• El propósito es poco claro.
• Los participantes no están preparados.
• Gente clave está ausente o llega tarde.
• La conversación se aleja del propósito.
• Los participantes discuten, dominan la conversación, o
no participan.
• Las decisiones tomadas en la reunión luego nunca se
hacen efectivas.
Una reunión de 8 personas durante 2 horas significa un
esfuerzo de 16 horas/persona

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 Reuniones (Soluciones)

• Definir objetivo, agenda y duración

• Los participantes deben conocerlos con
antelación suficiente
• Definir quiénes deben (y no deben) participar
• Asignar el rol de coordinador o moderador para
ceñirse a la agenda
• Asignar el rol de secretario, responsable por el
acta, la que se debe distribuir a los participantes

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 Gestión de las Comunicaciones del proyecto

Planificar la Gestión Grupo de Procesos

de las Comunicaciones de Planificación

10.1

Gestionar las
Grupo de Procesos
Comunicaciones de Ejecución

10.2

Monitorear las Grupo de Procesos

de
Comunicaciones Monitoreo y Control

10.3

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Entradas
.1 Acta de constitución del proyecto.-
.2 Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de involucramiento de los interesados
.3 Documentos del proyecto
• Documentación de requisitos
• Registro de interesados.- Proporciona la información necesaria
para planificar la comunicación con los interesados del proyecto
.3 Factores Ambientales de la Empresa.- Todos los factores ambientales
de la empresa se utilizan como entradas de este proceso.
.4 Activos de los Procesos de la Organización.- Todos los activos de los
procesos de la organización se utilizan como entradas de este proceso

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de Requisitos de Comunicaciones.- Determina las
necesidades de información de los interesados en el proyecto. La
cantidad de canales es igual a n(n-1)/2
.3 Tecnología de las Comunicaciones. - Los métodos para transferir
información entre los interesados pueden variar considerablemente,
factores que pueden afectar son:
• La urgencia de la necesidad de información.
• La disponibilidad de la tecnología.
• Facilidad de uso.
• Entorno del proyecto.
• Sensibilidad y confidencialidad de la información.

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

.4 Modelos de Comunicación.- Los componentes de este modelo incluyen:

• Codificar.
• Transmitir el Mensaje.
• Descodificar.
• Confirmar.
• Retroalimentación/Respuesta.

.5 Métodos de Comunicación.- Pueden clasificarse en:

• Comunicación interactiva.
• Comunicación de tipo push (empujar).
• Comunicación de tipo pull (halar).

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

.6 Habilidades interpersonales y de equipo

• Evaluación de estilos de comunicación
• Conciencia política
• Conciencia cultural

.7 Representación de datos
• Matriz de evaluación de la participación de los Interesados

.8 Reuniones.- Se necesita del debate y del diálogo con el equipo del

proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y
comunicar la información del proyecto.

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Salidas
.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones.- Puede ser formal o informal,
muy detallado o general. Contiene:
• los requisitos de comunicación de los interesados
• la información que debe ser comunicada, idioma, formato, etc.
• el motivo de la distribución de dicha información
• el plazo y la frecuencia para la distribución de la información
• la persona responsable de comunicar y autorizar la divulgación
• la persona o los grupos que recibirán la información
• los métodos o tecnologías a utilizar
• los recursos asignados
• un glosario de la terminología común
• las restricciones en materia de comunicación

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Salidas

.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Plan de involucramiento de los interesados
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Registro de interesados

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 Comunicaciones
Dos personas 1 línea de comunicación

Tres personas 3 líneas de comunicación

Cuatro personas 6 líneas de comunicación

Cinco personas 10 líneas de comunicación

:
:
n(n-1)/2 líneas de
n personas
comunicación
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 10. Gestión de las Comunicaciones

• Modelo básico de comunicación

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 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

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 Formas de Comunicación
Oral Escrita

Formal Presentación del Plan del Elaboración y revisión de

Proyecto documentos
Presentación de Issues Presentación de Informes y
memos

Informal Reuniones con el equipo Mensajes electrónicos como

para anticipación de resultado de anticipación de
situaciones situaciones
Reuniones con el usuario Mensajería instantánea
(medición de temperatura)

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las comunicaciones.- Describe la forma en que se
planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las
comunicaciones.
• Plan de involucramiento de los interesados

.2 Documentos del proyecto

• Registro de cambios
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Informe de calidad
• Informe de riesgos
• Registro de interesados

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Entradas
.3 Informes de Desempeño del Trabajo.- Se utilizan para distribuir la
información sobre el estado y desempeño del proyecto. Las proyecciones
se actualizan y emiten basándose en el desempeño del trabajo.
.4 Factores Ambientales de la Empresa .-

.5 Activos de los Procesos de la Organización.-

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas
.1 Tecnología de la Comunicación.- Puede variar de un proyecto a otro
y también a lo largo de la vida de un proyecto
.2 Métodos de Comunicación .- pueden existir numerosas barreras y
desafíos durante este proceso, el foco se centra en asegurar que la
información que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y
comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentación

.3 Habilidades de comunicación
• Competencia comunicativa
• Retroalimentación
• No verbal
• Presentaciones
.4 Sistema de información para la dirección de proyectos

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas
.5 Presentación de informes del proyecto
.6 Habilidades interpersonales y de equipo
• Escuchar de forma activa
• Gestión de conflictos
• Conciencia cultural
• Gestión de reuniones
• Creación de relaciones de trabajo
• Conciencia política
.7 Reuniones

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 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Salidas
.1 Comunicaciones del Proyecto .- Incluye las actividades requeridas para
crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información.

.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de involucramiento de los interesados
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Cronograma del proyecto
• Registro de riesgos
• Registro de interesados
.4 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Entradas

.1 Plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de involucramiento de los interesados
.2 Documentos del proyecto
• Registro de incidentes.- Se utiliza para documentar y monitorear la
resolución de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la
comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes.
• Registro de lecciones aprendidas
• Comunicaciones del proyecto.- Provienen de múltiples fuentes y
pueden variar considerablemente en cuanto a su formato, nivel de
detalle, grado de formalidad y confidencialidad.

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Entradas

.3 Datos del Desempeño del Trabajo.- incluir detalles sobre las

comunicaciones que se han distribuido realmente, realimentación sobre
las comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia de la
comunicación u otras observaciones identificadas a lo largo de las
actividades de comunicación.

.4 Factores ambientales de la empresa

.5 Activos de los procesos de la organización

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de Expertos.- Sirve para evaluar el impacto de las

comunicaciones del proyecto, la necesidad de acción o intervención,
las acciones que se deberían emprender, la responsabilidad de
emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo.
.2 Sistema de información para la dirección de proyectos .-
Proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el
director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados
la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al
desempeño del proyecto
.3 Análisis de datos
• Matriz de evaluación de la participación de los Interesados

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas

.4 Habilidades interpersonales y de equipo

• Observación/conversación
.5 Reuniones.- Se necesita del debate y del diálogo con el equipo del
proyecto para determinar la manera más adecuada de actualizar y
comunicar el desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes
de información por parte de los interesados.

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Salidas

.1 Información de Desempeño del Trabajo.- Organiza y resume los datos de

desempeño recopilados. Estos datos proporcionan información sobre el estado
y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes
interesados
.2 Solicitudes de Cambio .- Este proceso conduce a la necesidad de ajuste, de
acción y de intervención.
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de involucramiento de los interesados
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Registro de interesados

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones

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 10.3 Monitorear las Comunicaciones
Presupuesto
hasta la
Conclusión
(BAC)
Valores Acumulativos

Valor
Planificado
Costo (PV)
Real
(AC)

Valor
Ganado
(EV)

Fecha de Datos
Tiempo

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PMBOK 6ta Edición
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 Preguntas tipo examen PMP:

1. Un informe enviado a un sub-contratista acerca del proyecto

es un ejemplo de ¿qué tipo de comunicación?
a. Informal - escrita.
b. Formal - escrita.
c. Informal - verbal.
d. Formal - verbal.

2. Cuando su proyecto comenzó, usted tenía 8 interesados. Ha

habido cambios en el proyecto y, ahora, tiene 14 interesados.
¿Cuántos canales de comunicación se han añadido al proyecto?
a. 69.
b. 63.
c. 15.
d. 91.

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 Preguntas tipo examen PMP:

3. ¿Cuál de las alternativas NO es un elemento básico para

lograr una comunicación exitosa?
a. Tecnología.
b. Mensaje.
c. Emisor.
d. Receptor.

4 ¿Cuál de las siguientes opciones NO es un tipo de

comunicación?
a. Paralingual.
b. Ruido.
c. Formal - escrita.
d. No verbal.

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 Ernesto Calvo A.

www.linkedin.com/in/ernestocalvo

ernesto@cramix.org

(51) 998-679257

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