MICROSOFT WORD 2016

ESQUEMAS – DOCUMENTOS MAESTROS

15

Capacidad Organiza documentos de gran tamaño empleando las

herramientas de esquemas y documentos maestros.

Contenidos 15.1 Esquemas

15.2 Documentos Maestros
15. Esquemas – Documentos Maestros

15.1 Esquemas
Introducción

Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento
debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos
puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso está dividido
en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a
tercer nivel. Cuanto más extenso sea un documento más interesante es utilizar los esquemas. (Microsoft, s.f.)

Con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarán perfectamente estructurados.

Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Figura 1: Ejemplo de documento extendido

Y en la siguiente imagen se puede observar al mismo documento, pero en vista de esquema, más adelante veremos
cómo crearlo

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 Figura 2: Ejemplo de documento en vista de esquema

Conceptos previos

Antes de ver cómo crear esquemas y trabajar con ellos se definirán algunos conceptos que se utilizarán.

• Nivel de esquema. El nivel de esquema es una característica de formato que se puede asignar a un párrafo.
De forma similar a cómo asignamos una alineación a un párrafo, también podemos asignarle un nivel de
esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de esquemas se basa en los niveles
de esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los niveles de esquema es las
partes adecuadas del documento. Como se verá, los niveles de esquema se pueden asignar directamente o
por medio de los Estilos de Título.

• Estilo de título. Un estilo de título es un formato predefinido que se aplica normalmente a un título.
Word tiene nueve estilos de título diferentes: Título 1, Título 2, ... , Título 9. Cada estilo tiene sus propias
características de formato (fuente, tamaño de letra, etc.) y también tiene un nivel de esquema definido. El
estilo Título 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Título 2 tiene el nivel de esquema 2, y así sucesivamente.
De esta forma, al aplicar un estilo de título también estamos asignando el nivel de esquema correspondiente:

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 También es importante no confundir los Esquemas con las Tablas de Contenidos o el mapa
del documento.

• Mapa de documento. Si no se han asignado Niveles de esquema al documento, Word dispone de otra
forma de crear algo similar a un esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema más
rudimentario creado por Word según unos criterios internos y que no podemos modificar. Si el documento
está bien estructurado Word creará un Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no
tiene una estructura clara el mapa de documento creado por Word no servirá de mucho. Se puede apreciar
al mostrar el Panel de navegación, haciendo clic en esta opción de la pestaña Vista, y sirve básicamente
para ayudar al usuario a desplazarse por el documento.

• Tabla de contenidos. Una tabla de contenido también puede tener ciertas similitudes con un esquema.
Una tabla de contenidos es lo que en algunos lugares suele llamarse un índice. Una tabla de contenidos es
una lista de los puntos de un documento con el número de página donde se encuentra dicho punto. Además,
tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestión presionando la tecla CTRL y
haciendo clic sobre el punto. También tiene la capacidad de actualizarse de forma automática.

Crear un esquema

A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de dos estrategias:

1. Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos.

Para aplicar este método:

Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema. Desde la pestaña Vista > Esquema.

Figura 1: Opciones de la Ficha Vistas

Se abrirá la pestaña Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.

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- Se redacta el primer título o punto del documento y se observará como Word le asigna Título 1 y Nivel de
esquema 1. Seguimos redactando los siguientes títulos o puntos de nuestro documento asignándoles el nivel
de esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaña de la siguiente forma:

- Después de escribir un título se pulsa la tecla ENTER y luego se escribe el siguiente título con el mismo nivel
de esquema en el que se encontraba, si se desea bajar un nivel se pulsa el botón , y si desea subir un
nivel se pulsa el botón .

NOTA:
Una vez está creado el esquema, para introducir el texto normal del documento

en el desplegable Nivel de esquema , hay

que seleccionar Texto independiente.

2. Crear el esquema después de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2...).
Si no es así tendremos que ver cómo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opción es la que utilizaremos nosotros en los ejemplos de
este material.

Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word, Título 1, Título 2... Título 9. Estos
estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el número del
título, es decir el Título 1 tiene el Nivel de esquema 1 y así sucesivamente.

Para aplicar un estilo de título debemos:

- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.

- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.

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 NOTA:
El inconveniente de utilizar los títulos predefinidos de Word es que tienen su
propio formato, por ejemplo, el Título 1 es Cambria con tamaño 14 y en azul,
y puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.

b) La segunda opción es definir nuestros propios estilos de títulos y asignarles el nivel de

esquema que creamos conveniente.

Para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de diálogo Nuevo estilo y pulsar
en el botón de la parte inferior izquierda llamado Formato. Se abrirá un desplegable, elegimos Párrafo y
aparecerá un cuadro de diálogo como el de la imagen.

En la parte superior del cuadro está la opción Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que
deseemos. Por ejemplo, en la imagen tenemos seleccionado el Nivel 2.

Figura 2. Selección del nivel de esquema Nivel 2

También podríamos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro documento directamente, es decir,
sin definir un estilo nuevo. Bastaría seleccionar el texto y aplicarle formato Párrafo para llegar a este cuadro
de diálogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo más aconsejable es definir un estilo nuevo y
aplicarlo cuando lo necesitemos.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaña Esquema.

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 Pestaña de Esquema

Figura 3. Acceso a la Vista de Esquema

Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los títulos correspondientes los niveles
adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaña Vista y cambiar la vista a Esquema.

Si lo hemos hecho bien veremos únicamente los títulos del documento con la sangría adecuada a su nivel de
esquema.

Además de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaña Esquema que vemos en la imagen de abajo.

Figura 4. Cinta de opciones de la vista de Esquema

A continuación, se detalla la funcionalidad de cada botón de la barra de esquema de forma esquemática:

Los botones modifican el nivel del texto seleccionado.

Subir y Bajar. Trasladan el título seleccionado y todo lo que él incluye una línea arriba o abajo
respectivamente. Estas funciones las veremos con más detalle.

Expandir y Contraer. Expande el texto contraído, o contrae el texto expandido. Es decir, muestra u
oculta el texto de un determinado nivel.

. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los

niveles mostrará el documento al completo.

. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botón

nos mostrará únicamente la primera línea de los párrafos.

. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

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 . Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos maestros.

Modificar niveles de esquema

En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles del texto.

Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el Nivel_1, independientemente del nivel
que tenía anteriormente.

Con el botón conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tenía un nivel 2, al
seleccionar el texto (o simplemente colocar el cursor) y pulsar este botón pasa a tener nivel 1.

Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente el texto y
presionando sobre el triángulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles niveles y aplicárselo
directamente al texto.

Con el botón conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tenía un nivel 2 al pulsar
sobre este botón el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.

Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel más bajo de todos (Texto
independiente) sea cual sea el nivel que tenía anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale
a no tener ningún nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal.

Desplazar, expandir y contraer texto

Desplazar texto utilizando los botones y :

Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que hemos visto en la
página anterior y en esta barra tenemos estos dos botones (el botón de subir y el botón de bajar )

Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edición básica (I) es el primer punto y seguramente
sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por un documento que tendrá un nivel
inferior al del título principal y Este a su vez tiene tres puntos en su interior que son Desplazamientos cortos
dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de
desplazamiento, que serán del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al título Desplazarse por
un documento.

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 Figura 5. Vista de Esquema del documento

En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de desplazamiento vaya antes que el
punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento tendríamos que seleccionar todo el texto de ese punto
"cortar" y situándonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento "pegar" el texto.

Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma más fácil: simplemente seleccionado el último punto
(Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el botón de la barra de esquema. Y con esto
desplazamos el título y todo su contenido un lugar por encima de donde estaba como podemos ver en la imagen.

Figura 6. Cambio de posición de Texto Seleccionado

Expandir y contraer el texto.

En las dos imágenes anteriores tenemos el esquema únicamente con los puntos claves del documento. Con la
ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es decir podemos ir
introduciéndonos para ver el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el nivel texto independiente. Veamos
un ejemplo:

Este es el nivel mínimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver el título principal
del documento.

Si a continuación pulsamos sobre el botón estando con el cursor sobre este título conseguimos expandir el
documento un nivel más, es decir tendremos el nivel 2 a la vista también.

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 Figura 7. Vista Esquema Nivel 2

Si volvemos a pulsar sobre el botón estando de nuevo sobre el primer título conseguimos expandir un nivel
más en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos títulos con el nivel 3.

Figura 8. Vista Esquema Nivel 3

Y volviendo a hacer clic sobre el botón desde el título 1 del documento conseguiremos expandir un nivel más
sobre el documento, en nuestro caso ya no existen más niveles así que despliega el documento en toda su
extensión con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.

Figura 9. Vista Esquema completa del documento

Haciendo doble clic en el botón redondo con el círculo más que hay delante de cada título, se consigue el
mismo efecto que con los botones y , es decir, cuando está contraído se expande y cuando está
expandido se contrae.

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15.2. Documentos Maestros
Introducción

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas,
formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que
pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas automáticamente en el documento
maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto
que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y
modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.

En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un
documento dividiéndolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la
realización de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes capítulos, siguiendo la misma
estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.

Sabiendo esto puedes pensar, muy bien, pero ¿y qué ocurre con los números de página, los índices y demás
características de los subdocumentos?, el documento final no estará organizado. En este sentido no hay problema
ya que el documento maestro se trata como un único documento, teniendo su propio índice general, números de
páginas, encabezados, etc.

El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de
cálculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al
normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.

En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.

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 Figura 10. Vista de Esquema de un documento maestro

Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la Vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos
a ver los botones de la barra de esquemas que están destinados al tratamiento de documentos maestros. En el
último punto del tema explicaremos más detalladamente el uso de estos botones.

Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista - Esquema.

Figura 11. Selección de la vista de Esquema

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

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 Figura 12. Cinta de opciones del menú Esquema

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

Figura 13.Cinta de opciones para trabajar con Documentos Maestros

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un
título. Lo veremos con detalle más adelante.

Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como

subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como
subdocumento.

. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios

subdocumentos.

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 . Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para
que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Crear un documento maestro

Para crear un documento maestro debemos ir a la pestaña Vista-Esquema- Documentos Maestros en la cul
tenemos dos opciones:

a) Crear un esquema de un documento maestro.

Esta opción sirve cuando tenemos muy clara la organización, estructura y el desarrollo del documento. Podemos
crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la
selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y sabemos el número de capítulos con
sus títulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo
a un subdocumento.

Figura 14.Ejemplo de la vista de esquema de un documento maestro

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente.
- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.

- Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuación, podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por cada
subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.

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 Por ejemplo, en la imagen anterior, tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2
y Capítulo 3). Estos 4 documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da
por defecto a los subdocumentos son el primer título. En este ejemplo los documentos tienen el nombre
de Capitulo 1.docx, etc.

b) Convertir documentos existentes en un documento maestro.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un único
documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y
pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará
el sistema al trabajar con él.

Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos:

- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.

- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista > Esquema.

Figura 15. Selección de la opción Esquema del menú Vistas

Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los capítulos ya creados.

- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Título 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capítulo 1) presionamos sobre del menú Documentos
Maestros.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos
insertar.

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 Figura 16. Cuadro de diálogo para seleccionar archivo vinculado al documento maestro

- Seleccionamos el Capítulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Manipulando documentos maestros

Contraer / expandir documentos

Figura 17. Vista de esquema del documento maestro creado

Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la manipulación con
documentos maestros, ahora los veremos con un poco más en detalle.

Con el botón conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el

documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos
viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos, sino que muestra la ruta de
nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

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Quitar subdocumento

Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón para quitar el

documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del
documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra físicamente
de nuestro disco duro.

Combinar / dividir subdocumentos

Combinar

Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos pequeños en nuestro documento maestro
puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos de poca extensión para tener menos
subdocumentos, pero un poco más extensos.

Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el

icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos
subdocumentos como queramos.

Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarán todos en
el mismo subdocumento. Este botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.

Dividir

El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios
subdocumentos.

Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al principio del título del subdocumento a partir de
donde vayamos a crear otro subdocumento.

Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón , este botón sólo estará habilitado si
estamos en la posición correcta.

Bloquear documentos

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Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los
subdocumentos pueden ser bloqueados automáticamente por Word cuando un usuario está utilizando un
subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá acceso en modo lectura.

También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos

en la barra esquema .

NOTA:

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del

subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este

momento no podremos modificar el subdocumento, sólo tendremos acceso en
modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

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 Referencias Bibliográficas

AulaClic. (s.f.). Documentos maestros. Obtenido de AulaClic: https://www.aulaclic.es/word-2016/t_16_1.htm

MediaServer. (s.f.). Ejercicio 3: Documento Maestro. Obtenido de MediaServer:

http://mediaserver.filol.ucm.es/iconografia/bo/download/18/Ejercicio3.pdf

Microsoft. (s.f.). Usar la vista esquema para administrar los títulos y organizar el texto. Obtenido de Centro de Ayuda
de Excel: https://support.office.com/es-es/article/usar-la-vista-esquema-para-administrar-los-
t%C3%ADtulos-y-organizar-el-texto-5e4c6831-b495-4aec-a7b8-7899b0ffda04

Techlania. (s.f.). Cómo crear un documento maestro en Microsoft Word. Obtenido de Techlania:
https://techlandia.com/crear-documento-maestro-microsoft-word-como_322669/

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 Autoevaluación Tema 15

INDICACIONES:
Crear la carpeta APELLIDOS_TEMA15.
Guarde este archivo de Word como APELLIDOS_TEMA15.DOCX en la carpeta creada, y responder las preguntas.

PARTE I: Marca la alternativa Correcta

1. ¿Para Activar Esquema debo ir a la pestaña?
a) Revisar
b) Programador
c) Vista
d) Referencia

2. ¿Un Documento Maestro permite reunir varios documentos Word?

a) Verdadero
b) Falso

PARTE II: Resuelve el siguiente ejercicio

Busca en Internet el Tema Startups y crea una carpeta llamada con el mismo nombre que contenga los siguientes
archivos: Significado de startup y definición, Que necesito para crear un startup, Característica, Importancia, crea el
documento Startups que será un Documento Maestro, que incluya los 4 archivos mencionados en el orden indicado.

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