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Sistema de Gestión de Información para El Consultorio Odontológico El Ángel, Ubicado en Maturín Estado Monagas
Sistema de Gestión de Información para El Consultorio Odontológico El Ángel, Ubicado en Maturín Estado Monagas
Sistema de Gestión de Información para El Consultorio Odontológico El Ángel, Ubicado en Maturín Estado Monagas
i
APROBACIÓN DEL TUTOR
_____________________________
Firma
Ing. Eliezer Córdova
C.I: 12.794.291
ii
ÍNDICE GENERAL
Pp.
LISTA DE CUADROS.................................................................................... vi
LISTA DE FIGURAS..................................................................................... vii
RESUMEN.................................................................................................... viii
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 1
CAPÍTULO
I. EL PROBLEMA..................................................................................... 3
Contextualización del problema.................................................................... 3
Objetivos de la investigación…………………………………………………… 6
Justificación.................................................................................................. 7
iii
Diseño de la Investigación ............................................................................. 45
Tipo de la Investigación................................................................................ 46
Procedimientos de la Investigación.............................................................. 46
Unidad de Estudio.......................................................................................... 49
Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos......................................... 49
Técnicas de análisis de datos....................................................................... 51
IV RESULTADOS………………………………………………………………... 54
Situación actual que presenta el Consultorio Odontológico El Ángel,
Maturín Estado Monagas………………………………………………………. 54
Requerimientos necesarios para obtener un modelo de gestión que se
ajuste a las necesidades……………………………………………………….. 71
Sistema de gestión de información para el Consultorio Odontológico “El
Ángel”, Maturín Estado Monagas……………………………………………… 78
Costo-beneficio del sistema de gestión de información a fin de constatar
su viabilidad de implementación………………………………………………. 92
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………… 96
Conclusiones……………………………………………………………………… 96
Recomendaciones……………………………………………………………….. 97
REFERENCIAS............................................................................................. 98
iv
LISTA DE CUADROS
CUADRO Pp.
1. Definición de variables…………………………………………………… 42
2. Procedimientos…………………………………………………………... 48
3. Focos problemáticos…………………………………………………….. 64
4. Matriz FODA……………………………………………………………… 69
5. CATWOE…………………………………………………………………. 73
6. Determinación de las definiciones raíz………………………………….. 74
7. Análisis de CATWOE para definiciones raíz. ………………………….. 75
8. Requerimientos de hardware…………………………………………… 78
9. Requerimientos de hardware…………………………………………… 79
10. Descripción de actores…………………………………………………… 83
11. Costo de la propuesta…………………………………………………… 93
12. Costos de no eficiencia asociados a la empresa. ……………………. 94
v
LISTA DE FIGURAS
FIGURA Pp.
1. Esquema representativo de un sistema…………………………….. 11
2. Elementos de un sistema de información………………………….. 15
3. Ciclo de vida del desarrollo de software……………………………… 18
4. Componentes de la gestión empresarial……………………………. 20
5. Funcionamiento de la gestión tecnológica………………………….. 26
6. Etapas de la metodología suave de Peter Checkland……………… 28
7. Componentes del diagrama Caso de Uso………………………….. 33
8. Vista satelital del Centro de Consulta Externa Santa Sofía……….. 54
9. Proceso de atención al usuario (paciente)………………………….. 55
10. Estructura organizativa del Consultorio Odontológico El Ángel……. 57
11. Flujograma del proceso de atención de pacientes…………………. 61
12. Jerarquía de Sistema de Negocios del Consultorio Odontológico. 63
13. Interconexión de focos problemáticos………………………………. 65
14. Diagrama causa – efecto de irregularidades en el proceso de
gestión de información………………………………………………. 67
15. Estructura del sistema o plan de negocios…………………………. 71
16. Modelo conceptual bajo BMM………………………………………. 76
17. Cadena de valor de la organización bajo BMM…………………….. 77
18. Infraestructura de TI, del sistema…………………………………… 80
19. Caso de uso: identificación de actores……………………………… 82
20. Caso de uso: roles de manejo del sistema…………………………. 84
21. Caso de uso: ingreso al sistema…………………………………….. 85
22. Interfaz de ingreso al sistema………………………………………… 86
23. Interfaz de inicio del sistema…………………………………………. 87
vi
24. Interfaz de menú: administración, submenú: personas……………. 87
25. Interfaz de menú: administración, submenú: usuarios…………….. 88
26. Interfaz de asignación de permisos…………………………………. 89
27. Modelo relacional de la base de datos……………………………… 90
28. Mapa de navegación del sistema de gestión de información……… 91
Trabajo de Grado
vii
Resumen
viii
INTRODUCCION
1
Dentro del campo de la informática hasta ahora, tal vez el aspecto
clave ha sido la comunicación, donde ha sido determinante el uso de las
computadoras para liberar a los gerentes de realizar abrumadoras tareas
masivas convirtiéndolas en rutinas más estimulantes e interesantes para toda
la organización haciéndolas tan eficientes como los procesos que realizan
día a día. Los sistemas de información como parte de las tecnologías juegan
un papel importante en el quehacer diario de muchas organizaciones
médicas, que le proporcionan la oportunidad de acelerar procesos tan
básicos como: registrar usuarios y concertar citas o tan avanzados como:
manipular estadísticas y renovar historias personales ofreciendo rapidez
información y capacidad de almacenamiento.
De tal manera, los sistemas de gestión de información han permitido
realizar el análisis de situaciones experimentales con resultados apropiados,
es por ello que al trasladarlo a un contexto de operatividad dentro del
consultorio odontológico El Ángel, se deben analizar la armonización de
decisiones y acciones que en conjunto lleven al logro de objetivos
previamente establecidos Por consiguiente, la presente investigación se ha
estructurado por cuatro capítulos descritos a continuación:
Capítulo I El Problema: contiene la contextualización del problema, los
objetivos, general y específicos, la justificación de la Investigación. El
Capítulo II, Marco Referencial, presenta los antecedentes que respaldan al
estudio, las bases teóricas y legales que sustentan la indagación, sistema de
variables y la Definición de términos básicos. Capítulo III, Marco
Metodológico, conformado por la Modalidad, Diseño y Tipo de Investigación,
Procedimientos de la investigación Unidad de Estudio, Técnicas e
Instrumentos de Recolección de datos, Técnicas de Análisis de Datos.
Capítulo IV. Resultados de la Investigación. Por último Conclusiones,
Recomendaciones y finalmente las Referencias
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
3
a la aceptación de sistemas de ambiente web que tengan la capacidad de
facilitar tareas rutinarias minimizando errores; es factible entonces afirmar
que en el país la tecnología correctamente gestionada es una ventaja de las
empresas sobre sus competidores, teniendo una visión de los sistemas de
gestión que formen parte de una clara definición de valor e identifique los
planteamientos estratégicos que determina la definición del modelo
organizativo y operativo, atendiendo a la cobertura tecnológica adecuada.
Asimismo, en el Estado Monagas la transición de las empresas está
ligada a un proceso de evolución en operaciones productivas donde los
métodos y servicios son sustituidos por otros más eficientes para satisfacer
las demandas y gustos del usuario, aunado esto a la necesidad de aplicar
estrategias de liderazgo para mejorar y promover su gestión hacia esquemas
basados en estilos gerenciales modernos y actualizados. Sin embargo se
evidencia que en el ámbito médico no todas las gerencias se encuentran en
la capacidad de promover una gestión orientada al desarrollo de innovación
que exige el entorno actual, esto debido principalmente a que la capacidad
de “hacer gerencia” no corresponde a los objetivos empresariales trayendo
como consecuencia principal una toma de decisiones poco adaptable
Como ejemplo de lo anteriormente explicado, se encuentra el
consultorio odontológico El Ángel, ubicado en la clínica Santa Sofía en la
ciudad de Maturín, el cual es un centro dedicado a los tratamientos y
atenciones de salud bucodental tanto de especificaciones medicas como
estéticas; fue creado por doctores jóvenes con una amplia visión de futuro y
ganas de posicionarse como un consultorio dental que preste servicios de
calidad. En esta organización se pudieron notar vulnerabilidades en sus
procedimientos que afectan el correcto funcionamiento de sus actividades
fundamentales, principalmente se hizo evidente el incremento del volumen
de datos lo cual se origina porque estos son llevados y almacenados de
forma manual, lo cual a medida que pasa el tiempo genera una pérdida de
información por extravíos como causa principal.
4
Por otro lado, se observa que la institución lleva un esquema de
trabajo acorde a las necesidades pero con muchas inconsistencias que se
atribuyen a la falta de estrategias organizacionales, esto debido a que el área
de trabajo no cuenta con una filosofía empresarial correctamente definida lo
que origina que la misma se desenvuelva sin un rumbo especifico careciendo
de una planificación y políticas organizacionales que sirvan de sustento a los
empleados. De igual forma, no existe un control de historias clínicas que
permita llevar el manejo de información, se evidencia a la hora del registro y
atención de los pacientes que las anotaciones se realizan en una agenda,
con datos de tipo generalizados, sin especificar los detalles más básicos e
imprescindibles en una ficha como lo son: la anamnesis, la exploración, el
diagnóstico y el plan de tratamiento.
De igual manera, no existe a nivel organizacional un material de
instrucción para nuevos empleados que no son profesionales médicos, tales
como: secretaria, auxiliar, y asistentes odontológicos, esto se debe a que
nunca se han realizado dentro del área lo que causa una gran incertidumbre
pues al momento de realizar algún procedimiento este personal nuevo no
cuenta con un soporte y por tanto se desconocen muchos procesos que son
llevados internamente.
En concordancia, el respaldo de los datos manejados se encuentran
en forma de archivo en una sola localidad, ya que como se ha explicado las
operaciones son llevadas manualmente y por tanto el volumen de registros
físicos es mayor, esto aparte de traer retrabajo puede representar una
amenaza para la empresa en caso de un desastre (incendio, hurto, etc.) que
pondría en peligro información vital para la empresa.
De forma paralela, el Consultorio Odontológico El Ángel, como
organización no se encuentra al día con los avances tecnológicos de hecho
no posee un medio fiable y amigable que permita a las personas interesadas
en los servicios que se ofrecen solicitar información sobre los mismos, lo cual
5
genera una imagen negativa de la empresa y afecta el índice de ganancias
que la misma pueda percibir.
De acuerdo a esta premisa, se pretende brindar una solución,
automatizando los procesos de gestión de la empresa permitiendo dar el
máximo de información para la toma de decisiones económicas, financieras y
estratégicas, así como obtener la máxima satisfacción de los clientes por la
fiabilidad, rapidez, eficacia y eficiencia de las soluciones propuestas a través
de un sistema de gestión de información para el consultorio El Ángel, con la
finalidad de obtener mejoras en el manejo de las actividades que se realizan.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Objetivos Específicos
6
Justificación de la Investigación
7
Desde una perspectiva económica al centralizar los registros y agilizar
sus actividades, se tendrá información a tiempo, reducirá los riesgos de
daño y pérdida de documentos físicos, además de poder atender mayor
número de clientes, mejorando la calidad en las atenciones, que dará valor
agregado, con la oportunidad de captar nuevos clientes, aumentando los
ingresos que permitirán permanecer en el mercado.
Finalmente la realización de esta propuesta servirá como aporte para
futuros investigadores con interés en ahondar en el desarrollo de sistemas de
gestión de información a través del uso de la metodología de sistemas de
Peter Checkland ya que la organización se centra en dos componentes
básicos: personas y procesos; de igual forma será necesaria la utilización
del método BMM (Business Modeling Method) el cual describe los conceptos
que caracterizan cualquier sistema de la empresa y las relaciones entre
estos conceptos para obtener productos o servicios y por último, se apoyara
en el Lenguaje Unificado de Modelado (UML) para describir los límites, la
estructura y el comportamiento del sistema y los objetos que contiene.
Establecido por lo anterior, este trabajo se enmarca dentro de las líneas de
investigación del Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño.
8
CAPÍTULO ll
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación
9
un sistema web que brinde a los usuarios una eficiente aplicación para la
planificación, programación y monitoreo de los servicios que ofrece, lo cual
facilita al personal que labora en el centro estético un análisis detallado de
cada cliente y de los requerimientos necesarios para cumplir las
satisfacciones sociales. El aporte a esta investigación fue la forma de utilizar
la UML para la definición y elaboración de entregables necesarios para
construir el sistema.
Belda, J. (2017) “Sistema de información para el manejo de inventario
de la empresa Inversiones Camino Real C.A, Puerto La Cruz, Estado
Anzoátegui”. Trabajo Especial de Grado presentado en el Instituto Politécnico
“Santiago Mariño”. Extensión Barcelona. El objetivo general fue desarrollar
un sistema de información basado en computadoras para la gestión de los
recursos de inventario y manejo de datos. El autor concluyó que el sistema
apoyará y corregirá ciertas deficiencias en los procesos de archivo, registro y
organización de la información de usuarios y empleados buscando la
comodidad al momento de realizar las operaciones. El aporte a esta
investigación fue el análisis y diseño del sistema, además del diseño de la
interfaz de usuario por ser amigable y sencilla.
Bases Teóricas
10
Sistemas
11
Suprasistemas y Subsistemas
Tipos de sistemas
12
Por último, se consideran los sistemas cerrados que no presentan
intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier
influencia ambiental. Es importante destacar que da el nombre de sistema
cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y
programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia
con el ambiente; así también si el sistema es muy estructurado también se
considera cerrado, pues los elementos y relaciones se combinan de una
manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable.
13
Entropía y Homeostasia: La entropía es la tendencia de los sistemas a
desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un
aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si
aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la
base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la
información como medio o instrumento de ordenación del sistema. Por otro
lado homeostasia es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones,
actúan y operan orientados en función de los objetivos del sistema. La
alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las
demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras
características, esta constituye uno de los soportes básicos para la
construcción del modelo o materia de análisis administrativo.
14
Los sistemas de información deben ser evaluados ya sea con base en
su utilidad, la cual se define como el grado en que un sistema de información
mejora el desempeño del individuo o analizando la calidad del sistema de
información (facilidad de uso, confiabilidad, flexibilidad) y la calidad de la
información que provee (relevante, comprensible, completa y a tiempo),
mediado por el uso del sistema de información y la satisfacción del usuario.
15
realimentación mediante la cual el sistema decisional puede conocer los
resultados de las acciones impulsadas previamente y adoptar las medidas
correctivas oportunas.
Es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los
sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo
especifico de actividades del analista y del usuario (Ver figura 3, p. 18).
Según Senn (2012) “el método de ciclo de vida para el desarrollo de
sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y
usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información”
(p.33). Estas pautas básicas para el desarrollo de un sistema tales como:
Fase de análisis. Una vez que el equipo de proyecto se decide por una
metodología de desarrollo determinada, da comienzo la segunda etapa en el
ciclo de vida de un sistema de información. Es la que tiene que ver con el
análisis y donde se busca concretar una serie de requisitos, que son los que
regirán el nuevo sistema.
16
más conveniente. Ésta será o la más efectiva, o la más eficiente en costes o
la menos compleja.
17
Figura 3. Ciclo de vida del desarrollo de software.
18
(p.14). De esta forma, el desafío de los sistemas de Información, es dar
respuesta a la necesidad de gestionar distintos niveles de información sobre
salud; desde registros personales con acceso a fuentes de información
médica de interés y a la historia clínica virtual, bases de datos sobre
enfermedades con información de la práctica y ensayos clínicos; hasta datos
básicos de conocimiento sanitario globales desagregables
El proceso comienza con la necesidad de entender que se está
produciendo un cambio inevitable, para luego trabajar sobre la necesidad de
que las instituciones se adapten a la nueva situación y rediseñen sus
procesos organizativos, para lo cual es necesaria la participación de todos
los profesionales involucrados en el sector aunque hacer posible la
implantación efectiva de sistemas de información de la salud, significa ir
superando diversas barreras o frenos a su desarrollo. Algunos de estos
factores son inherentes al propio desarrollo de cualquier tecnología y otros
son coyunturales y serán superados con mayor o menor esfuerzo, acordes a
la voluntad de cambio.
Gestión
19
gestión de las empresas no es nada fácil e implica la toma de decisiones,
hasta la misma gestión de su negocio, debido a que la misma cuenta con
una estructura adecuada y con los recursos necesarios tanto materiales,
humanos y tecnológicos. (Ver figura 4).
20
flujo de trabajo para hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades de
los clientes. No hay que olvidar que los procesos los realizan personas y, por
tanto, hay que tener en cuenta en todo momento las relaciones con
proveedores y clientes.
Para Harringon, (2009), “El mejoramiento de los procesos del negocio
es una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a
una organización a realizar avances significativos en la manera de dirigir sus
procesos”. (p.30). Entre los principales objetivos que se buscan al
implementar este tipo de metodología y herramientas están los de eliminar
las actividades que no agregan valor, disminuir los tiempos de ciclo y mejorar
la calidad y eficiencia. Así, la gestión por procesos supone reordenar flujos
de trabajo de toda la organización, con el fin de dar una atención y respuesta
única que va dirigida tanto a aumentar la satisfacción de los usuarios como
facilitar las tareas a recursos humanaos y que requiere la implicación de todo
el personal.
21
que necesitan para tomar decisiones que van desde pequeños detalles
diarios hasta una estrategia de nivel superior. Los sistemas actuales de
gestión de la información se basan en gran medida en la tecnología para
recopilar y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las
tecnologías informáticas modernas.
Un sistema de gestión de la información tiene que ser diseñado y
administrado de tal manera que el nivel de agregación de información,
seguimiento de las actividades y operaciones de la empresa y mejora la
comunicación y la colaboración entre los empleados. Esto asegura una mejor
planificación de todas las actividades y mejores formas de medir el
rendimiento, la gestión de recursos y facilitar el cumplimiento de las
regulaciones. Incluso con la capacidad y la competencia completas dentro de
las seis áreas del conocimiento, se discute que las cosas puedan todavía ir
mal. El problema radica en la migración de ideas y el valor de la gestión de la
información de un área de competencia a otra, así se consideran los
procesos de gestión de la información:
22
cual normalmente es consecuencia de la necesidad de poner en práctica
nuevas estrategias a fin de enfrentar nuevos retos del mercado y el entorno.
Tecnología de la Información
23
es más reconocible que antes. La tecnología de la información puede ser
bastante amplia, cubriendo muchos campos.
Estas tecnologías, combinadas con las telecomunicaciones, están
revolucionando el mundo que conocemos y llevándolo hacia un nuevo
mundo digital y hacia una sociedad de la información y del conocimiento.
Dicha revolución proviene, básicamente, de la innovación tecnológica y de
todas las posibilidades que ofrece. Los profesionales TI realizan una
variedad de tareas que van desde instalar aplicaciones a diseñar complejas
redes de computación y bases de datos. Algunas de las tareas de los
profesionales TI incluyen, administración de datos, redes, ingeniería de
hardware, diseño de programas y bases de datos, así como la administración
y dirección de los sistemas completos. Cuando las tecnologías de
computación y comunicación se combinan, el resultado es la tecnología de la
información o “infotech”.
Hardware y Software
24
se retroalimentan. Es decir, ambos se dan instrucciones para el desempeño
de tareas y, sin uno de ellos, no sería posible el funcionamiento de un
ordenador. Sin embargo, pese a esta complementariedad, su diferencia es
más que patente, ya que mientras el hardware se puede ver y tocar, el
software responde a elementos digitales y, por tanto, intangibles, que
carecen de una forma física.
25
Figura 5. Funcionamiento de la gestión tecnológica.
26
C “consumidores” víctimas o beneficiarios de Transformación
27
Los problemas “duros” son problemas caracterizados por el hecho de
que están bien definidos. Se asume, en ellos, que hay una solución definida
y que se pueden definir metas numéricas específicas a ser logradas. Los
problemas “suaves”, por otra parte, son difíciles de definir; tienen una
componente social y política grande. Por esta razón, el SSM aplica los
sistemas estructurados al mundo actual de las organizaciones humanas.
Pero crucialmente sin asumir que el tema de la investigación es en sí mismo
es un sistema simple. El SSM (Ver figura 6) por lo tanto es una manera útil
de acercarse a situaciones complejas y a las preguntas desordenadas
correspondientes. Los estadios brindan la estructura a las situaciones
problemáticas de temas organizacionales y políticos complejos.
28
La etapa inicial consiste simplemente en que los encargados y/o los
empleados (propietarios del problema) deciden que son requeridos una
revisión o un cambio de tareas y la manera en que debe realizarse y llaman a
un analista (facilitador del problema). La organización acepta que puede
haber un problema o ven una posibilidad de mejorar y conciben la idea de
que se inicie el análisis o la revisión. La metodología de sistemas suaves
aporta en principio que el término “el problema” es inadecuado porque hace
que se minimice la visión de la situación.
29
como las reglas sociales que son importantes para las personas, clase de
comportamiento previsto en estos papeles, y aquellas cosas por las que los
individuos se preocupan.
30
El propósito de esta fase es definir aquellos cambios que sean muy
factibles y deseables. Los posibles cambios de la fase anterior son
considerados y sopesados usando varios criterios, incluso el costo-beneficio
del cambio, y la viabilidad política. De las diferencias emergidas entre la
situación actual y los modelos conceptuales, se proponen cambios
tendientes a superarlas, dichos cambios deben ser evaluados y aprobados.
31
mismo. (p.1). Por otra parte el método BMM se compone por un grupo de
sub-modelos que describen cada uno de los elementos de un sistema de
negocios, a continuación se describen dichos aspectos que se deben
analizar y representar.
Modelo de Actores
32
en un número de diagramas que representan las diferentes vistas del
proyecto; es el lenguaje de mayor uso en el modelado de procesos de
software, para modelar procesos de negocio y sistemas de negocio. (Ver
figura 7). Aunque UML está pensado para modelar sistemas complejos con
gran cantidad de datos, el lenguaje es lo suficientemente expresivo como
para modelar sistemas, como flujos de trabajo (workflow) en una
organización y hasta el diseño de la estructura de la misma.
33
Existen distintas notaciones y lenguajes de modelado tales como:
Diagramas de Flujo de Datos (DFD), UML 2.0, extensiones de UML para
modelado de negocios (UML Business), BPMN (Business Process Modeling
Notation), entre otros. UML Business es una extensión del lenguaje UML que
captura los elementos primordiales de una organización tales como:
procesos de negocios, objetivos, reglas, actores y objetos de negocio;
entendiéndose por objeto de negocios todos aquellos insumos, productos,
recursos, información, entre otros.
Aplicación web
34
han desarrollado tecnologías para coordinar estos lenguajes con las
tecnologías en el lado del servidor.
Lenguaje de Marcado
HTML
35
editor de texto, aunque también existen programas específicos para editar
HTML (los editores más conocidos son Microsoft FrontPage, Netscape
Composer, Macromedia Dreamweaver y Adobe PageMill), concebidos
específicamente para editar páginas web en HTML. Los archivos HTML
tienen la extensión .html o htm y para ver su estructura los navegadores
suelen disponer de un menú especial.
Lenguaje de Programación
36
consecutivas, datos y algoritmos para, de esa forma, crear programas que
controlen el comportamiento físico y lógico de una máquina. Es debido a que
el lenguaje de programación obedece a un conjunto de reglas que permiten
expresar las instrucciones que serán interpretadas por el programador. El
lenguaje informático comprende otros lenguajes que dan formato a un texto
pero no son programación en sí mismos. Por otro lado, Los lenguajes de
programación están formados por un conjunto de símbolos (llamado
alfabeto), reglas gramaticales (léxico/morfológicas y sintácticas) y
semánticas, que en conjunto definen las estructuras válidas del lenguaje y su
significado.
37
servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la
utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje
de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. A su vez representan
un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que
permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen
ese conjunto determinado; cada una de ellas se compone de una o más
tablas que guarda la información requerida. Aunque todos los SBD tienen el
mismo propósito, existen características que los hacen diferentes y, por lo
consiguiente, cada uno posee ciertas ventajas sobre los demás.
MySQL
Bases Legales
38
fundamentales para el desarrollo económico, social y político del
país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el
fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará
recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y
tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar
recursos para las mismas. El Estado garantizará el cumplimiento
de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de
investigación científica, humanística y tecnológica. La ley
determinará los modos y medios para dar cumplimiento a esta
garantía.
39
la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que
satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo,
empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para
dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e
impulsar el desarrollo integral del país.
40
Artículo 3: Forman parte del Sistema Nacional de Ciencia
Tecnología e Innovación, las instituciones públicas o privadas que
generen y desarrollen conocimientos científicos y tecnológicos y
procesos de innovación, y las personas que se dediquen a la
planificación, administración, ejecución y aplicación de actividades
que posibiliten la vinculación efectiva entre la ciencia, la tecnología
y la sociedad. A tal efecto, forman parte del Sistema:
1. El Ministerio de Ciencia y Tecnología, sus organismos adscritos
y las entidades tuteladas por éstos, o aquéllas en las que tengan
participación.
2. Las instituciones de educación superior y de formación técnica,
academias nacionales, colegios profesionales, sociedades
científicas, laboratorios y centros de investigación y desarrollo,
tanto público como privado.
3. Los demás organismos públicos y privados que se dediquen al
desarrollo, organización, procesamiento, tecnología e información.
4. Los organismos del sector privado, empresas, proveedores de
servicios, insumos y bienes de capital, redes de información y
asistencia que sean incorporados al Sistema.
5. Las personas que a título individual o colectivo, realicen
actividades de ciencia, tecnología e innovación.
Sistema de Variables
41
se expresa de manera clara la forma que serán entendidas dichas variables
para efectos del estudio que se realiza. (Ver cuadro 1).
Cuadro 1
Definición de variables
Objetivos Específicos Variables Definición Conceptual
Describir la situación actual Situación en la que se
que presenta el Consultorio encuentran los procesos
Odontológico El Ángel que realiza la empresa.
Situación actual
contextualizando la gestión
de la información, con el fin
de conocer las fallas que
presentan.
Determinar los Aquellos requerimientos
requerimientos necesarios fundamentales de
con el fin de obtener un Requerimientos acuerdo a las fallas para
modelo de gestión que se presentar un modelo
ajuste a las necesidades del viable.
consultorio odontológico.
Elaborar sistema de gestión Sistema de Sistema de gestión que
de información para el Gestión de permite manipular la
Consultorio Odontológico El Información información empresarial
Ángel que agilice las en base los
actividades para mejorar la requerimientos.
atención de pacientes.
Estimar el costo-beneficio del Análisis Costo- Permite conocer el valor
sistema de gestión de Beneficio económico y los
información a fin de constatar beneficios del sistema
su viabilidad de que se van a elaborar.
implementación.
Definición de Términos
42
Base de datos: conjunto de datos persistentes que es utilizado por los
sistemas de aplicación de alguna empresa dada. (Date, 2015, p.9).
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados. (Gómez, 2015, p. 26)
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Hardware: componente físico constituido por la maquina en sí y por los
dispositivos auxiliares necesarios para realizar las funciones de
procesamiento, almacenamiento y transferencia de datos. (Niño, 2008, p.11).
Historia Clínica: documento legal en el que se registran cronológicamente las
condiciones de salud del paciente. (Botero, 2007, p.13).
Información: Es la comunicación o adquisición de datos que permite ampliar
los conocimientos que se poseen de un hecho o una determinada materia.
(Alsina, 2001, p.17)
Rentabilidad: Medida del rendimiento que en un determinado periodo
produce los capitales utilizados en el mismo. Esto supone la comparación
entre la renta generada y los medio utilizados para obtenerla con el fin de
permitir la elección entre alternativas o a juzgar por la eficiencia de la
acciones realizadas (Sánchez, 2015, p.20).
Software: programa de ordenador y su documentación asociada.
(Sommerville, 2005, p.5).
43
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Modalidad de la Investigación
44
manejo de las actividades que se realizan a través del uso de un sistema de
información que permita maximizar la eficiencia en los procedimientos
reduciendo las irregularidades al momento de registrar la información, al
conseguir respaldos más eficientes.
Diseño de la Investigación
45
Tipo de Investigación
Procedimientos de la Investigación
46
lograr un desarrollo efectivo del sistema propuesto. A continuación se
detallan cada una de las fases necesarias para llevar a cabo el estudio.
Fase de Diagnóstico
47
Fase de Propuesta
Cuadro 2.
Procedimientos
Fase Metodología Actividades Objetivo especifico
Recabar información. Describir la situación
Sistema Aplicar instrumentos. actual que presenta el
suaves o Describir procesos. Consultorio
Diagnóstico blandos de Identificar problemas. Odontológico El Ángel
Peter contextualizando la
Checkland gestión de la
información, con el fin
de conocer las fallas
que presentan.
Sistema Describir el entorno Determinar los
suaves o del sistema de requerimientos
Alternativas blandos de negocios. necesarios para
de solución Peter Construir definición modelar la gestión
Checkland raíz. ajustándose las
Seleccionar definición necesidades del
Business
raíz adecuada. consultorio
Modeling
Verificar modelos. odontológico.
Method
(BMM)
Business Especificar Elaborar sistema de
Modeling requerimientos. gestión de
Method Elaborar casos de uso información para el
(BMM) Consultorio
48
Cuadro 2. (Cont.)
Lenguaje Estandarizar interfaz Odontológico El Ángel
unificado de Realizar diseño lógico que agilice las
modelado de bases de datos. actividades para
(UML) mejorar la atención de
pacientes.
Propuesta
Inferir los costos en Estimar el costo-
Sistema que debe incurrir la beneficio del sistema
suaves o organización. de gestión de
blandos de Establecer los información a fin de
Peter beneficios que va a constatar su viabilidad
Checkland obtener la de implementación.
organización al
implantar el sistema.
Unidad de Estudio
49
procedimientos utilizados para la recolección de los datos, es decir, el cómo.
Estas pueden ser de revisión documental, observación, encuesta, entre
otras” (p.53). Los instrumentos que se utilicen van a depender directamente
de las técnicas que se desean implementar para la elaboración y desarrollo
de la investigación que se plantea. Las técnicas que fueron empleadas son
las enunciadas y desarrolladas a continuación:
Observación Directa
Revisión Documental
50
Para esta investigación se aplicó la técnica de revisión documental, ya
que se consultaron textos asociados a los procesos odontológicos, registro
de pacientes y archivos, se representaron por fuentes documentales, citas,
notas y referencias bibliográficas, análisis, y resúmenes analíticos, índices,
gráficos e ilustraciones, con la finalidad de obtener un marco teórico acerca
del objeto de estudio.
Entrevistas no Estructuradas
51
información para el Consultorio Odontológico El Ángel Maturín, Estado
Monagas con la finalidad de obtener mejoras en el manejo de las actividades
que se realizan.
Flujograma de procesos
52
técnica fue de gran ayuda, ya que permitió visualizar con claridad las causas
que generan las deficiencias en el proceso de gestión de información en el
consultorio odontológico El Ángel, Maturín Estado Monagas, es decir, servirá
para identificar los factores que llevarán a cabo un resultado, que en estos
casos serian negativos y que afectan directamente una o varias situaciones
y/ o procesos.
Matriz FODA
53
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
54
A través de un criterio económico, la empresa cuenta con un personal
altamente calificado y una cartera de clientes de altas exigencias las cuales
requieren ser plenamente satisfechas, lo cual hace importante que cuente
con herramientas de estrategias de mercado para un correcto management
para unir las personas (talento humano) para lograr las metas (objetivos
empresariales) deseadas. De esta manera después de detallar el contexto de
la investigación se presentan los resultados del diagnóstico realizado dentro
de la organización (Ver figura 9), cuyo objetivo es un proceso analítico que
permite conocer la situación real para descubrir problemas y áreas de
oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas
55
altamente competitivo eficazmente. Es de esta forma que no se observa que
exista un compromiso gerencial por implementar nuevas e innovadoras
medidas que se correspondan en habilidades de liderazgo para cumplir con
los propósitos definidos y alcanzar la máxima eficiencia de trabajo.
Tal como lo ilustra la figura, el proceso de atención al usuario
(paciente), luego de su previo registro en el libro de citas y revisiones; es
visible que la operatividad no es manejada con la debida competencia de
funcionalidades debido principalmente a irregularidades en la distribución de
responsabilidades, factor que está íntimamente ligado a la carencia de un
manual de procedimientos que debió realizarse al estructurar la empresa. El
enfoque de sistemas aplicado al concepto de administración analiza a la
organización como a un sistema unido y dirigido compuesto por partes
interrelacionadas.
Las decisiones sobre el diseño organizacional con frecuencia incluye el
diagnostico de múltiples factores, entre ellos la cultura de la organización el
poder y los comportamientos políticos y el diseño de trabajo; por tal motivo
para llevar a cabo el análisis de los factores que deben estudiarse dentro del
consultorio odontológico El Ángel, mediante el uso de la metodología de
Peter Checkland, se realizó el estudio del entorno actual del sistema objeto
de estudio, esto con la finalidad de comprender a cabalidad los procesos que
son llevados a cabo para posteriormente determinar los actores involucrados:
usuarios, trabajadores y entorno.
De igual forma, es importante realizar este análisis con el objetivo de
que sea más dinámica el establecimiento de fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas. En este sentido, la teoría general de sistemas
permite estructurar la jerarquía de los mismos a través de los cuales se
marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las
diferencias que existen entre los subsistemas respectivos; esto ayuda a
determinar los sistemas principales de la organización así como los que se
56
derivan de ellos facilitando la comprensión de los procesos originados dentro
y su posterior identificación. (Ver figura 10).
57
Gerente: Es un especialista en odontología con habilidades técnicas,
humanas y conceptuales sobre medicina y gerencia; es responsable de la
unidad odontológica, coordinando, gestionando y supervisando el trabajo del
resto de los empleados; por otro lado lidera y coordina las funciones de
planificación estratégica junto con el equipo médico a su cargo monitorizando
las actividades diarias.
58
realizar los tratamiento de restauración de piezas y por norma general son el
primer contacto del paciente infante con el mundo dental.
Misión
El consultorio odontológico El Ángel es una organización enfocada al
logro de una práctica dental con mayor eficacia y eficiencia logrando así la
salud de los pacientes a través de una atención de calidad, personal
capacitado y una cultura de prevención como base primordial de una mejor
calidad de vida, implantando y desarrollando un nuevo concepto de
odontología multidisciplinar, capaz de ofertar y realizar todo tipo de
tratamientos dentales.
59
Visión
Aspira ser una empresa líder en odontología en afán de superación y
comprometida con el cambio, satisfaciendo las expectativas de los pacientes
a través de la eficiencia y ética, con equidad, solidez y calidad de vida. De
esta forma trabajar incansablemente para mantener la salud bucal, mejorar la
estética, restablecer la función y mejorar la vida de todas las personas.
Valores
1. Igualdad
2. Lealtad
3. Honestidad
4. Humanidad
5. Confianza
6. Veracidad
7. Responsabilidad
8. Calidad
9. Seguridad
10. Confidencialidad
60
garantizar la calidad y aumentar la productividad de los trabajadores. Esto
sucede pues la documentación del flujo de las actividades hace posible
realizar mejoras y aclara mejor el propio ritmo de trabajo.
61
En este sentido, a priori el flujograma de procesos anterior permite
llevar el control del conjunto de serie de procesos, así se mostraron todas las
transacciones que se realizan y todos los agentes que intervienen en ella,
con lo que se puede llevar un mejor control de quién es el responsable de
cada etapa. En principio el proceso de recepción de pacientes por parte de la
secretaria quien verifica si necesita una cita con un especialista en específico
de ser así se remite, sino en cambio pasa directo a odontología general. Por
otro lado se procede al registro de información para el vaciado de datos esto
incluye: datos personales, contactos y antecedentes clínicos; posteriormente
se ingresa el paciente y se llena la ficha médica para posteriormente hacer la
historia clínica que se archiva en carpetas.
El proceso de consulta médica se lleva a cabo según criterios de cada
profesional y la patología descrita por cada individuo, en el estado del mismo
se cuestiona si necesita exámenes especiales de ser así se realizan sino la
consulta es de tipo general, igualmente si el paciente es un infante debe ser
requerido por el especialista (Odontopediatra) en caso negativo el
odontólogo general será el encargado de su tratamiento. De ser necesaria se
concede otra cita, material que es igualmente resguardado en historia para
pasar al archivo de información y que así el proceso finalice.
Por otra parte el sistema de negocios (Ver figura 12, p.63), proporciona
soporte a los procesos y abarca las actividades clave de la empresa, es un
paso esencial que debe tomar cualquier organización sin importar su
magnitud para consideraciones de: servicios, mercados meta, entorno,
estrategias de entrada/operaciones de negocio y consideraciones
financieras. El sistema se caracteriza por ciertos parámetros los cuales son
constantes, arbitrarias y que se caracterizan por sus propiedades, el valor y
la descripción dimensional, por tanto en su dinámica, para mantenerse las
organizaciones como sistema recurren a la multiplicación de mecanismos y
estructuras de recompensas para vincular las partes del sistema,
estableciendo normas y valores.
62
Figura 12. Jerarquía de Sistema de Negocios del Consultorio Odontológico.
63
proceso de detección y atención de necesidades y oportunidades dentro del
núcleo organizacional, razón por la cual se busca a continuación describir los
focos problemáticos (Ver cuadro 3) que permitan conocer a fondo los
aspectos negativos presentes a fin de obtener una hipótesis estructurada de
los factores que han causado la problemática. En este sentido, los focos
problemáticos son situaciones o hechos que forman parte del funcionamiento
continúo de la unidad de estudio aunque que impiden el buen
desenvolvimiento de la misma.
Cuadro 3.
Focos problemáticos
Síntoma Causas Consecuencias
64
sistema como un todo, es decir, el conjunto de vulnerabilidades fraccionadas
a lo largo de la gestión causando una irregularidad mayor que colapsa el
sistema de trabajo. Una vez identificados y definidos los focos problemáticos,
además de conocer sus respectivas causas y consecuencias, se consideran
variables para la realización de una interconexión como herramienta de
análisis visual detallada de la relación entre subproblemas. (Ver figura 13)
65
la ocultación de información a través del análisis de descomposición
sucesiva (o de arriba hacia abajo). Esto permite que la atención se centre en
los detalles pertinentes y evita la confusión de mirar los detalles irrelevantes.
De esta forma se han descrito diez (10) focos principales de atención
que son emergentes en la problemática total, donde en la interconexión se
evidencia la influencia directa (A → B) donde se sigue la dirección de la
flecha indicando que A genera en B y/o B depende de A, además la
influencia también puede ser recíproca (A ↔ B), es decir A sobre B y B
sobre A. Es extraño conseguir dentro de esta interconexión focos aislados
debido a que generalmente cada foco tiene por lo menos una causa y a su
vez podrá generar al menos una consecuencia o foco problemático.
Después de identificados los focos problemáticos se hizo necesario la
realización de un análisis que permitiera estudiar, clasificar, cuantificar y
ponderar los aspectos críticos antes mencionados, para esto se emplea el
presente diagrama que a su vez garantiza la disminución de la apreciación
subjetiva que posee la Metodología de Sistemas Suaves de Checkland
(MSS), garantizando un alto grado de objetividad en este análisis.
Este instrumento también denominado espina de pescado, o también
diagrama de Ishikawa, se basó en la relación causal existente entre los
distintos focos problemáticos. Esta técnica es una de las más poderosas
para clasificar y vincular las causas y sub-causas que generan u originan un
problema, visualizando las interrelaciones existentes entre ellas, para así
obtener una visión de la dinámica que presenta la situación en estudio. (Ver
figura 14, p. 67). En este sentido en el consultorio odontológico “El Ángel es
importante aplicar el diagrama con la finalidad de obtener una hipótesis
estructurada de los factores que han causado la problemática, se considera
una prioridad conocer que los causa, como actúan en la organización, y si
conlleva cambios disciplinarios.
66
Figura 14. Diagrama causa – efecto de irregularidades en el proceso de gestión de
información.
67
esto ocurre debido que los procesos marchan de manera inadecuada y
ocasiona la insatisfacción de los usuarios que son los pacientes del centro
odontológico, de igual manera la repetición de labores que se traduce en
retrabajos se ocasiona por la complicación de tareas, esto hace que al hacer
una labor una y otra vez se creen duplicidades en la información.
Asimismo en relación al control el factor determinante es la carencia de
una herramienta automatizada cuya principal causa es el hecho de que los
registros son realizados manualmente y ocasiona que las operaciones sean
propensas a errores, así también dentro de los procesos la lentitud del flujo
de trabajo que hace que la calidad vaya en un visible detrimento acarreando
una ralentización del proceso productivo de los servicios que ofrece la
empresa.
En este sentido el que exista un excesivo volumen de registros físicos
distribuye las actividades de forma deficiente y genera muy poca fiabilidad
de la información. Una vez considerados los aspectos más críticos, es decir,
aquellos que parecían estar creando situaciones problemáticas y que
influyen de manera diferente en el comportamiento dinámico del sistema, y
luego de conocer sus respectivas causas y consecuencias mediante el
diagrama de Ishikawa, es posible conocer el punto o puntos del problema,
aquellas variables principales capaces de generar los aspectos más
negativos del consultorio odontológico "El Ángel", por tanto y posterior a lo
explicado previamente se procede con el establecimiento de estrategias para
conformar un margen de solución.
Ahora bien dentro de la organización se deben variar los niveles
estratégicos adaptándose a los cambios de los posibles factores externos,
ya que cuando las estrategias de la gerencia son antiguas, su desarrollo
será más difícil debido al impacto de la tecnología y sus acelerados cambios.
Es importante entonces utilizar la herramienta FODA (Ver cuadro 4, p.70)
para ofrecer un claro diagnóstico que permita tomar las decisiones
estratégicas oportunas y mejorar en el futuro. Por consiguiente es
68
fundamental la creación de una relación entre el aspecto interno y externo
que permita estudiar y calificar la problemática para tener la información
necesaria que facilite la implantación de acciones, medidas correctivas,
generación de nuevos o mejores proyectos.
Esta herramienta se utilizó observando y describiendo las
características de la organización y del mercado en el cual opera, el análisis
FODA que permite detectar las fortalezas de la organización en estudio, las
oportunidades del mercado, las debilidades internas y Amenazas en el
entorno. En conclusión este análisis es una de las herramientas más
poderosa para las toma de decisiones en organizaciones y negocios
entendiendo los factores relevantes.
Cuadro 4.
Matriz FODA
Factores Internos Fortalezas Debilidades
F1.Personal D1Inexistencia de
responsable. tecnología actual.
F2.Servicio médico de D2.Falta de gestión de
calidad. información.
F3.Buena ubicación D3.Retraso de
Factores Externos del consultorio procesos.
Oportunidades Estrategias F-O Estrategias D-O
O1.Capacidad de (F1-O1).Establecer un (D1-O1).Elaborar
adquirir nueva sistema de gestión herramienta
tecnología. (F2-O3).Captación de automatizada para la
O2.Capacidad nuevo personal gestión de información
financiera. asistente. (D2-O3).Rediseñar la
O3.Diversificación de forma en la cual se
los servicios. maneja la información
Amenazas Estrategias F-A Estrategias D-A
A1.Registros (F1-A1).Proporcionar (F2-A3).Establecer un
vulnerables ante capacitación para el plan estratégico
desastres. personal sobre nuevas operativo adaptado a la
A2.Alta competencia formas de respaldar economía actual
en el ramo. información (F3-A3).Implementar
A3.Inestabilidad (F2-A1).Establecer una sistemas burocráticos
económica del país. estrategia para para mejorar los
publicitar los servicios procesos
69
Una vez realizada la Matriz FODA, se han podido establecer las
estrategias necesarias para aumentar la eficiencia empresarial entendiendo
los factores claves y su nivel de significación, es fundamental primeramente
establecer un sistema de gestión para mejorar permanentemente la calidad
de los servicios estableciendo programas y controles de evaluación;
igualmente la captación de nuevo personal asistente toma papel estratégico
debido a que actualmente la empresa tiene un solo auxiliar para apoyar el
trabajo de tres especialistas distintos.
En concordancia, al establecer una estrategia se define el ámbito
donde se debe actuar, estructurar los caminos y conocer los atributos que
ayuden a construir una relación ganar-ganar por lo cual es fundamental para
la organización elaborar una herramienta que permita realizar de forma
automatizada las labores que actualmente son llevadas manuales ya que así
se ahorra tiempo y se gana eficiencia, entonces rediseñar esta forma como
se maneja la información debe ser puntual ya que representa un cambio
importante para la empresa.
Los procesos de secuencia lógica deben reafirmar los principios de
rentabilidad, y para que un método sea provechoso se debe capacitar al
personal sobre nuevas formas de respaldar la información, al implantar un
sistema de información una buena manera de educar sobre su uso es
realizando un manual de usuario. Ahora bien, para asegurar que las cosas
se están haciendo bien, es imprescindible diseñar un plan estratégico
operativo empresarial que este adaptado a la economía actual del país y que
indique de donde partir orientando la puesta en marcha de estrategias de
mejora contínua. También es importante resaltar que la burocracia son
normas y procedimientos por las que se rige una organización, es por ello
que se sugiere implementar un sistema bajo esta modalidad que provoque
racionalidad en relación con el logro de los objetivos colectivos, precisión en
70
la definición de los cargos y las operaciones, uniformidad de rutinas y
procedimientos.
Requerimientos necesarios para obtener un modelo de gestión que se
ajuste a las necesidades.
71
Figura 15.Estructura del sistema o plan de negocios.
72
Asimismo se busca hacer una descripción clara y concreta del
sistema basado en las actividades humanas que se ejecutan en él, donde se
tomó en cuenta a los clientes internos (empleados del área de emergencias),
externos (usuarios del servicio) y la opinión del autor de la propuesta.
Entonces para que una definición raíz esté bien formulada, es preciso
desarrollar una mejor comprensión del mundo real, se considera los
elementos que se describen a continuación y como se observa, forman la
palabra CATWOE un mnemónico que establece una lista de chequeo,
modelo emblemático de actividad con propósito definido:
Cuadro 5
CATWOE
Son los beneficiarios de transformación, que en
C Customers - este caso son los usuarios (pacientes) que
Consumidores adquirirán el servicio médico odontológico
Aquellos que harán la transformación, son los
A Actors – empleados del consultorio odontológico: gerente,
Actores administrador, médicos, secretaria y asistente.-
Representa el proceso mediante el cual la
T Transformation - entrada se convierte en salida lo que en la unidad
Transformación será el sistema de gestión de información que
manejara las operaciones.
World View – Es la visión que da sentido a la transformación,
W Visión amplia es la nueva manera que se verá la organización
con la implementación de un nuevo sistema.
Owners - Sera el “dueño” del sistema el encargado
O Propietarios principal de manejar la información contenida.
Es el medio ambiente de interacción y/o
E Environment - restricciones o imposiciones ambientales, en este
Entorno caso se trata del ambiente laboral del consultorio
donde se implantaran los cambios.
73
Resulta necesario darle un valor a cada de las definición raíz con
respecto a la perspectiva CATWOE generada para la efectividad de la
organización, de tal manera es necesario la incorporación de un método
binario (0,1), donde cero (0) significa que no se encuentra el elemento y uno
(1) que si se encuentra lo cual se apega al comportamiento que debe tener el
mismo, en cuanto al objetivo inmediato del sistema y la forma de lograrlo,
donde se vean involucrados los elementos como personas, procesos, medio
ambiente y entidades (Ver cuadro 6 y 7, p.76).
Cuadro 6.
Determinación de las definiciones raíz
74
el cual actualmente se
lleva la operatividad.
Cuadro 7
Análisis de CATWOE para definiciones Raíz.
Definiciones Raíz / CATWOE
Definición 1 Definición 2 Definición 3
C Clientes 1 1 1
A Actores 1 1 1
T Transformació 0 1 1
n
W Visión Amplia 0 1 0
O Propietarios 1 1 0
E Entorno 1 0 1
Ponderación Total 4 5 4
Verificación de Modelos
75
simplificación. Es importante comenzar con el modelo conceptual (Ver figura
16, p.77) el cual es construido utilizando la teoría de sistemas siguiendo la
metodología BMM para describir lo que el sistema necesita hacer, como las
distintas actividades están correlacionadas unas con otras, como ellas
deberían estar lógicamente arregladas y conectadas.
76
sistema extrayendo sus especificaciones y por ultimo documentarlo para
futuras consultas proporcionando un medio colaborativo.
En relación a lo anteriormente expuesto, actualmente se exige una
nueva estructura, con el objetivo de superar las expectativas de los clientes
así como ser ágiles para poder reconfigurar rápidamente los procesos de
negocio con el fin de satisfacer las nuevas necesidades; es por ello que la
cadena de valor (Ver figura 17), en el que cada una de las actividades de la
marca aumenta el valor del producto o servicio. Por tanto modelar los
procesos para dar valor es una de las fases más importantes de la
metodología Business Modeling Method (BMM), en él se representarán las
actividades y tareas de todos los procesos que ejecuta.
77
especificar las características positivas que lo diferencian de los
competidores.
Sistema de gestión de información para el Consultorio Odontológico
“El Ángel”, Maturín Estado Monagas.
Requerimientos
Cuadro 8.
Requerimientos de hardware
Tarjeta Principal Placa base
Procesador 1 GHz o más rápido.
Memoria 256 MB de RAM
Espacio libre en disco 2 GB de espacio libre en el disco
duro.
Tarjeta grafica Procesador gráfico DirectX® 9
78
Periféricos Monitor, Teclado, Mouse.
Cuadro 9.
Requerimientos de software
Sistema operativo Windows 7, 8 o 10.
Navegadores compatibles Internet Explorer, Google Chrome o
Mozilla Firefox
Lenguaje PHP
Manejador de base de datos MySQL
Servidor Apache
Scripts Java Script ECMAScript 2016
79
información, es importante resaltar que las personas y procesos no están
asociadas a esto. Toda arquitectura de software debe describir diversos
aspectos del software. Generalmente, cada uno de estos aspectos se
describe de una manera más comprensible si se utilizan distintos modelos o
vistas. Cada paradigma de desarrollo exige diferente número y tipo de vistas
o modelos para describir una arquitectura; a continuación se describe la
visión estática que describe qué componentes tiene la arquitectura.
80
procesos fundamentales de la organización. Sus elementos interactúan entre
sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función
de los objetivos.
81
Proxy: Es un servidor programa o dispositivo, que hace de
intermediario en las peticiones de recursos que realiza un cliente (A) a otro
servidor (C).Esta situación estratégica de punto intermedio le permite ofrecer
diversas funcionalidades: control de acceso, registro del tráfico, restricción a
determinados tipos de tráfico, mejora de rendimiento, anonimato de la
comunicación, caché web, etc.
Casos de Usos
Son unas secuencias de transacciones que son desarrolladas por un
sistema en respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio
sistema, estos diagramas se utilizan para ilustrar los requerimientos al
mostrar cómo reacciona una respuesta a eventos que se producen en el
mismo, a su vez intervienen algunos conceptos nuevos: un actor es una
entidad externa al sistema que se modela y que puede interactuar con él. En
ingeniería del software, un caso de uso es una técnica para la captura de
requisitos potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software.
82
Identificación de Actores.
Un actor es cualquier cosa que intercambia datos con el sistema, puede
ser un usuario, hardware externo, incluso otro sistema y la diferencia entre
un actor y un usuario de sistema individual es que un actor representa una
clase concreta de usuario en lugar de un usuario real. Es vital distinguir un
actor de alguien que no lo es, pero aparenta serlo, este siempre tendrá
interacción con el sistema ya sea inicializando el caso de uso o
intercambiando información. A continuación se presentan los diferentes
usuarios, además se especifica gráficamente la relación de herencia
existente entre los mismos, es importante destacar que el administrador es
quien posee el control total del sistema. (Ver cuadro 10).
Cuadro 10.
Descripción de actores
Actor ACT.#1Administrador
Descripción Gestiona totalmente el sistema
<Otorga permisos>.
Responsabilidades <Accede a todas las operaciones>.
Actor ACT.#2Especialista
Descripción Privilegios para ingresar datos
<Visualizan otros usuarios>.
Responsabilidades <Pueden realizar mantenimiento preventivo>.
Actor ACT.#3Superusuario
Descripción Privilegios para ingresar y modificar datos
Actor ACT.#4Empleados
Descripción Solo realiza consultas
<Consulta información>.
Responsabilidades <Restringido para modificar>.
83
Roles de manejo del sistema
Dentro del Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un actor modela un
tipo de rol jugado por una entidad que interactúa con el sujeto (esto es,
intercambiando signos y datos), pero que es externo a dicho sujeto, así, una
única instancia física puede jugar el rol de muchos actores diferentes y,
asimismo, un actor dado puede ser interpretado por múltiples instancias
diferentes. En la empresa muchos requerimientos de los empleados y
usuarios no están establecidos claramente; por lo tanto, antes de que pueda
considerarse la investigación del sistema, deben examinarse ciertos
requerimientos para determinar precisamente lo que desea la organización;
mediante el siguiente diagrama se especificara el desarrollo general del
sistema (Ver figura 20), incluido los intermediarios y sus respectivas
acciones dentro del mismo.
84
Ingreso al sistema
Es el proceso que controla el acceso individual al sistema de gestión
mediante la identificación del usuario utilizando credenciales provistas; un
usuario puede hacer el login a un sistema para obtener acceso. A
continuación se visualiza el caso de uso que permite el acceso a los
programas que componen el sistema (Ver figura 21), primeramente se
muestra el ingreso al sistema y luego las operaciones que realiza el
Administrador como ente principal que maneja todas las actividades del
sistema teniendo el control total de la aplicación y posee todos los privilegios
existentes en cuanto a datos de la misma como a la administración de la
base de datos y recursos manejados por ésta.
Estandarización de interfaz
La arquitectura del sistema estará conformada por varios módulos de
fácil acceso, cada uno con sus respectivos menús y botones bien
identificados que brindarán una mejor comodidad para el usuario. La
seguridad de los datos dentro de estos módulos estará garantizada
mediante el establecimiento de claves de acceso evitando la manipulación
85
de ésta por personas no autorizadas y restringiendo las acciones según la
jerarquía otorgada por el administrador del sistema.
La interfaz corresponde a la arquitectura global del sistema, la cual se
refiere al proceso de diseño que identifica los subsistemas que conforman la
infraestructura y su control en general. Estas interfaces representan las
pantallas en donde el usuario establecerá la comunicación con el mismo, a
través de las entradas y salidas de datos. (Ver figura 22)
86
Figura 23. Interfaz de inicio del sistema.
Esta pantalla representa cada uno de las opciones que forman parte
del sistema, donde se puede detallar un submenú que muestra las opciones
que desee hacer el usuario, donde se observa: inicio, administración,
procesos y maestros, igualmente en la parte superior derecha es visible la
opción de recargar la página y de “off” para salir de la página (logout).
(Figura 24)
87
La pantalla permite visualizar el apartado "personas", dentro del cual se
pueden identificar las categorías de ID: que será la identificación que se le
asigne al usuario, CI: para ingresar la cedula de identidad, Nombres y
Apellidos: para insertar los datos completos y Acciones: donde se aplican
dos botones, uno que permite editar y otro para visualizar la información
previamente editada. Posteriormente se ubica el botón "+Crear Persona"
que permite finalizar la acción de agregar. (Figura 25)
88
Figura 26. Interfaz de asignación de permisos.
89
en el ordenador. A continuación se muestran las estructuras de las tablas
diseñadas (Ver figura 27).
90
fundamental en la construcción de bases de datos relacionales, ya que
permite establecer las concordancias, asignaciones y relación entre las
entidades o tablas, así mismo permite garantizar la integridad referencial de
los datos. Permiten evitar la duplicidad de registros.
Mapa de navegación
El mapeado sirve para representar la arquitectura de la parte de la
aplicación bajo entorno web, partiendo de un concepto raíz (página inicial) a
partir del cual se ramifican el resto de elementos del mapa (Ver figura 28). El
objetivo principal es estructurar los contenidos para que los usuarios
accedan a ellos de forma sencilla y amigable a través de prototipos de
navegación que comprenden: esquemas, sketches y wireframes.
91
una vez añadidos estos requisitos se muestra el menú comprendido por el
inicio, la administración cuyo submenú contiene: personas, usuarios y
botones. Igualmente dentro de los procesos se pueden ubicar la asignación
y consultas de permisos, así también se observan los botones de maestros,
refrescamiento de la página y salida del sistema para finalizar.
92
son mayores a los egresos y, en consecuencia, el proyecto generara riqueza
a una comunidad. Si el proyecto genera riqueza con seguridad traerá consigo
un beneficio social. Si el resultado es igual a 1, los beneficios igualan a los
sacrificios sin generar riqueza alguna. Por tal razón seria indiferente ejecutar
o no el proyecto. Para realizar el análisis costo beneficio para las mejoras
propuestas, se calculan los diferentes costos en los que incurre la puesta en
marcha del proyecto, dependiendo de la decisión tomada, a continuación se
presentaron los posibles tipos de costos. (Ver cuadro 11)
Cuadro 11.
Costo de la propuesta
Descripción Cantida Precio Unit (Bs.S) Total (Bs.S)
d
Capacitación al
personal sobre el
uso del sistema 7 200.000,00 Bs.S 1.400.000,00 Bs.S
de gestión de
información
Implantación del
sistema de 1 400.000,00 Bs.S 400.000,00 Bs.S
gestión de
información.
Evaluación
sistemática de las
estrategias 1 300.000,00 Bs.S 300.000,00 Bs.S
diseñadas
mediante
modelos.
Total 2.100.000,00Bs.S
93
organización con relación a la implementación de los cambios en base a la
implementación del nuevo sistema que modelara la gestión. Por otra parte
se muestran los costos de no eficiencia basada en horas/hombre asociados
a la empresa debido a la falta de una herramienta automatizada para el
control y organización de la gestión, (Ver cuadro 12) para ello se tomó en
cuenta el salario mínimo:
Cuadro 12.
Costos de no eficiencia asociados a la empresa.
Descripción Cantida Precio Unit (Bs.S) Total (Bs.S)
d
H/H por pérdida de 240 13.333,00 Bs.S 3.199.920,00 Bs.S
documentos e
información.
H/H por jornadas 240 13.333,00 Bs.S 3.199.920,00 Bs.S
de retrabajo
debido a
duplicidad de
datos.
Compra de 1.500.000,00 Bs.S 1.500.000,00 Bs.S
material de oficina -
por llevar registros
manuales
Total 7.899.840,00 Bs.S
94
Posterior a esto, se aplicó la relación coste / beneficio C/B=>1, dando como
resultado el siguiente valor:
95
CONCLUSIONES
96
RECOMENDACIONES
97
REFERENCIAS
98
Hurtado, J (2015). El Proyecto de Investigación: Compresión holística de la
metodología y la investigación. Caracas: Sypal.
99