UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO

DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
SALIDAS NO CONFORMES

Tabla de contenido

1. Objetivo. .................................................................................................................................. 2
2. Alcance. ................................................................................................................................... 2
3. Vocabulario. ............................................................................................................................ 2
4. Abreviaturas ............................................................................................................................ 3
5. Autoridad................................................................................................................................. 3
6. Responsabilidades. .................................................................................................................. 4
7. Desarrollo ................................................................................................................................ 5
8. Diagrama ............................................................................................................................... 10
9. Tabla de registros .................................................................................................................. 11
10. Indicadores ........................................................................................................................ 12
11. Tabla de control de cambios y aprobación ....................................................................... 13

VIGENTE A PARTIR DE: AGOSTO DE 2018 1 SB_P_PCSNC_8.7.1_2018_01

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
SALIDAS NO CONFORMES

1. Objetivo.
Establecer las directrices para identificar, controlar, dar tratamiento y prevenir el uso o entrega
no intencionada de salidas no conformes de los diferentes procesos del Sistema de Gestión de
Calidad del Sistema Bibliotecario

2. Alcance.
El presente procedimiento es aplicable a las salidas no conformes, tales como producto,
proceso, servicio o queja de los clientes de los procesos operativos y de soporte del Sistema
Bibliotecario que se han integrado al Sistema de Gestión de Calidad.

3. Vocabulario.
Aplican las definiciones de la norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario en la versión 2015 y los
definidos de forma interna por la organización.

SALIDA: Resultado de un proceso (3.7.5)

PRODUCTO: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna
transacción entre la organización y el cliente (3.2.4)
Ejemplo: Resultado de un Proceso (Producto o Servicio)

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria (3.6.4)

Ejemplo: Aquel que está establecido en información documentada, requisitos de productos,
requisitos de gestión de la calidad, requisitos del cliente, requisitos legales y reglamentarios, etc.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito (3.6.9)

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME:

Ejemplo: Es aquel que No es Conforme con los requisitos establecidos.

CUARENTENA: Acción de señalizar, aislar o separar durante un periodo determinado un producto

o servicio no conforme, con la finalidad de prevenir su uso o entrega no intencionados.

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es conforme con los
requisitos especificados (3.12.5)
Ejemplo: Servicios, libros, equipos, etc. que no cumplen con los requisitos y que son aprobados
por el cliente para su uso por un periodo de tiempo limitado o para un uso específico.

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SALIDAS NO CONFORMES

LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso o el proceso

siguiente (3.12.7)

CORRECCION: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada (3.12.3)

4. Abreviaturas
NC = No conformidad

SNC = Salidas no conformes

SGC = Sistema de Gestión de Calidad

SB = Sistema Bibliotecario

CI = Centros de Información

5. Autoridad
a. Responsable del Proceso
• Supervisar las actividades particulares, del personal a su cargo, establecidas en
el presente procedimiento, según les corresponda, para identificar, controlar,
dar tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados de las salidas no
conformes
• Coordinar las actividades particulares, del personal, establecidas en el
presente procedimiento según les corresponda, para identificar, controlar, dar
tratamiento, y prevenir el uso o entrega no intencionados de las salidas no
conformes
• Autorizar la concesión de salidas o servicios no conformes en cantidad
limitada, cuando no afecta la integridad de los usuarios o partes interesadas,
por un tiempo determinado o para uso específico.

b. Comité de Biblioteca
• Definir las acciones más convenientes para el tratamiento de quejas y sugerencias.

c. Usuarios y partes interesadas

• Autorizar la concesión de salidas o servicios no conformes en cantidad
limitada, cuando no afecta la integridad de los usuarios o partes interesadas,
por un tiempo determinado o para uso específico.

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6. Responsabilidades.
Todo el personal integrado al SGC del SB es responsable de la aplicación de este procedimiento,
cuando identifique una salida o servicio no conforme, antes, durante o después de la provisión.
Las salidas no conformes detectadas, deben atenderse inmediatamente.

a. Responsable del Proceso

• Verificar que se identifiquen y documenten las Salidas que no sean Conformes
en su área, de acuerdo en lo indicado en el presente procedimiento.
• Proporcionar la instrucción necesaria al personal para la identificación de los
servicios y SNC
• Realizar la verificación o inspección de las salidas no conformes detectadas
por el personal
• Gestionar la reparación inmediata de las salidas no conformes
• Llevar el control del tratamiento de las salidas no conformes
• Dar seguimiento a las Salidas No Conformes
• Verificar la conformidad de los requisitos cuando se corrigen las salidas no
conformes

b. La Responsabilidad para el personal

• Resguardar los registros de la detección de Salidas No Conformes
• Identificar las salidas no conformes antes, durante o después de la entrega o provisión
de los productos o servicios
• Dar tratamiento a las salidas no conformes, mediante la corrección, separación,
contención, devolución o suspensión de la provisión de productos o servicios
• Informar a los usuarios y partes interesadas sobre los servicios y salidas no conformes,
mediante los medios más convenientes.

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7. Desarrollo

DOCUMENTO
NUM
ACTIVIDAD DESCRIPCION FRECUENCIA RECURSOS DE
.
REFERENCIA
1 IDENTIFICA Es responsabilidad del Formatos CPS
CIÓN personal en base a su Procesos
competencia, identificar y Operativos
registrar las salidas y y de
servicios no conformes, soporte
antes o durante la
prestación del servicio y
comunicarlas al
responsable del Proceso,
con la finalidad de evitar
su entrega o uso no
intencionado a los
usuarios u a las partes Cuando se
interesadas. detecta un
2 Prevención El personal previene el uso servicio o Formatos
del uso de los servicios o salidas salida no
no conformes, mediante la conforme Señalizació
separación, señalización n de
(cuarentena), contención, cuarentena
devolución o suspensión cuando
de la provisión de aplique
productos y servicios y lo
registra en los formatos
correspondientes.
3 Notificación El centro de Información o Formatos Comunicaci
al cliente o Proceso deberá notificar ón interna
partes sobre las salidas no Equipo de
interesadas conformes detectadas, cómputo
mediante los Catálogos de
Productos y Servicios, Teléfono,
correos electrónicos, según
llamadas telefónicas, etc. correspond

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según sea el caso a los a

clientes o partes
interesadas.
4 ¿Concesión Actividad de toma de
? decisión para determinar si
la actividad es aplicable a
la salida o servicio no
conforme, cuando se
requiere.
NOTA: La concesión se
limita a la entrega de
salidas y servicios no
conformes, por un periodo
de tiempo determinado o
para un uso específico.

5 Sí La concesión de productos Cuando

y servicios aplica para aplique
aquellos que no cumplen
con los requisitos
especificados y que:

a) no afecta la
integridad de los
mismos,
b) No afecta la
integridad del
cliente o las partes
interesadas

6 Una autoridad pertinente Formatos

Autorización (Responsable del Proceso)
de o el usuario tienen la
concesión facultad para autorizar la
concesión de las salidas o
servicios no conformes,
cuando se cumplen los
criterios establecidos;
quedando como evidencia
el formato:
SB_R_C_8.7.1.d.

7 Liberación Las salidas o servicios no Formatos

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por periodo conformes se liberarán

determinado previa autorización y será
o uso exclusivamente para el
específico uso específico o por un
tiempo menor al
determinado para los
productos conformes.
SB_R_C_8.7.1.d.

8 No Cuando la concesión no
aplica, debido a la
naturaleza de la no
conformidad y se realiza la
entrega o uso no
intencionado de la salida
y/o servicio no conforme al
cliente o a las partes
interesadas y estos lo
rechazan; el personal en
turno debe de atender la
situación de forma
inmediata, mediante la
mitigación del daño,
sustitución del producto o
servicio, exculpación, etc.
según corresponda.

9 Tratamiento El tratamiento de las SNC Cuando se Equipo con Procedimie

de SNC se realiza en la plataforma detecta una conexión a nto de no
de hallazgos, conforme al SNC internet conformida
procedimiento de no dy
conformidades y acciones Acciones
correctivas; siendo correctivas
responsabilidad de los
Responsables de Proceso
o Gestores Internos,
- según corresponda-
documentar y dar
seguimiento.
NOTA: La información que
describe la no
conformidad, las acciones

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tomadas, y la autoridad
que decide las acciones
con respecto a la no
conformidad, queda
documentada como
evidencia en la plataforma
mencionada.

10 Verificación El responsable del proceso Cuando se Formatos

de realiza la verificación de la corrige una
conformidad eficacia de las acciones SNC
tomadas para corregir la
SNC, asegurándose de
que las salidas o servicios
son conformes con los
requisitos establecidos
11 ¿Cumple? Actividad de toma de
decisión para constatar
que las SNC son
verificadas de conformidad
cuando se implementaron
acciones para corregirlas

12 No Si en la verificación y Formatos Procedimie

seguimiento se detecta nto de no
que la no conformidad no conformida
ha sido reparada, el dy
Responsable de Proceso Acciones
nuevamente deberá correctivas
determinar la necesidad de
implementar una acción
correctiva dependiendo del
impacto de la salida o
servicio no conforme y su
recurrencia; así mismo,
retomar la secuencia de
actividades del presente
procedimiento, hasta
asegurarse que las SNC
cumplen con los requisitos
establecidos.
13 Sí Una vez verificado el Cuando se Equipo con Procedimie
cumplimiento de los corrige la conexión a nto de no

VIGENTE A PARTIR DE: AGOSTO DE 2018 8 SB_P_PCSNC_8.7.1_2018_01

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requisitos de conformidad, SNC y se internet conformida

el responsable del Proceso verifica la dy
da seguimiento a eficacia de Acciones
la cédula de las SNC en la las acciones correctivas
plataforma de hallazgos, tomadas
conforme al procedimiento
de no conformidad y
acciones correctivas

14 Liberación Los responsables de

proceso liberan las salidas
o servicios no conformes
una vez que se corroboró
la conformidad con los
requisitos
15 Elaboración
de Es responsabilidad del
estadísticas personal generar la
estadística de salidas y
servicios no conformes.
NOTA: La alta dirección
de acuerdo a los
resultados obtenidos en el
formato estadística de
SNC y del análisis de
frecuencia e impacto
identificarán la necesidad
de generar planes de
acción.

VIGENTE A PARTIR DE: AGOSTO DE 2018 9 SB_P_PCSNC_8.7.1_2018_01

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8. Diagrama

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9. Tabla de registros

Nombre del Registro Codificación

Vigilancia PFRH_R_V_8.6_2017_01

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Encuadernación y trazabilidad de las SB _R _ETC_8.5.2 _8.5.4 _8.6.a

colecciones
Registros de salidas no conformes del proceso PGRF
Registros de salidas no conformes del proceso POD
Registros de salidas no conformes del proceso PAI
Registros de salidas no conformes del proceso PGTS
Registros de salidas no conformes del proceso PDHI
Catálogo de Productos y Servicios de los SB _R _CPSPO_8.2.1.a _8.2.2.a _8.5.1.c
Procesos Operativos
Catálogo de Productos y Servicios de los SB _R _CPSPS_8.2.1.a _8.2.2.a _8.5.1.c
Procesos de Soporte
Concesión SB_R_C_8.7.1.d.
estadística de servicios y salidas no SB_R_ESSNC_9.1
conformes

10. Indicadores
INTERPRETAC
INDICADOR DEFINICI IÓN O
NOMBRE OBJETIVO MÉTODO: FORMULA
ES ÓN POSIBLES
SOLUCIONES.
eficiencia Salidas Conocer SSNC = Concentrar SSNC*100/S Evaluación,
no el #Númer mensualme SC establecimie
conform porcentaj o de nte la nto,
es e de salidas y información ejecución de
salidas y servicios del total de planes de
servicios no salidas y acción y
no conform servicios monitoreo
conforme es. conformes
s que se SSC = # y el total de
presenta Número salidas y
n en el de servicios no
sistema salidas y conformes
biblioteca servicios por tipos y
rio conform por áreas.
es.

VIGENTE A PARTIR DE: AGOSTO DE 2018 12 SB_P_PCSNC_8.7.1_2018_01

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11. Tabla de control de cambios y aprobación

No. Sección Descripción Revisó Fecha Aprobó Fecha

1 Comité de 31 de julio de Comité de 6 de agosto de
Todo el documento Documento nuevo
Calidad 2018 Calidad 2018

VIGENTE A PARTIR DE: AGOSTO DE 2018 13 SB_P_PCSNC_8.7.1_2018_01