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- INTRODUCCIN Tener un buen control sobre los productos existentes que tiene una empresa, es de suma importancia para cualquier empresa que se preocupa por una buena administracin de la misma; en grupo LLYASA no es la excepcin, por ello la empresa cuenta con una exhaustiva revisin y control sobre el stock dentro del almacn de la compaa. Este manual tiene como objetivo principal, ensearnos las caractersticas principales y aspectos a considerar con relacin a la gestin de stock, guindonos a mantener un grado satisfactorio de existencias el cual nos ocasione un menor costo y un mejor control de existencias para evitar fallas en nuestras operaciones que realizamos. Para una mejor realizacin de stock en el presente manual de consulta nos indica la importancia, alcance, los principales problemas que estos nos ocasionan y las buenas prcticas para la realizacin de nuestras actividades.

2.- MARCO CONCEPTUAL Gestin de stock en grupo LLYASA es una herramienta muy importante, ya que le permite medir la cantidad de productos que se encuentran almacenados, con esto se tendr un buen control sobre la existencia de la misma, a la vez que facilitara el acceso a la mercanca al momento en que sea solicitado por los clientes. La utilizacin de los inventarios es una actividad fundamental en la empresa, ya que una de sus principales ventajas es el control de las existencias para as suministrar los productos en tiempo y forma a todos y cada uno de los clientes. La constitucin de inventarios de materiales es de dos tipos de factores: -Positivos, ya que dota la empresa de flexibilidad operativa, permitindola producir a un ritmo distinto al de adquisicin y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestin de stock debe responder a una doble funcin: 1.- Econmica: nos ayuda a reducir nuestros costos de operacin. 2.- Seguridad: nos ayuda a protegernos cuando por un motivo u otro no se cuenta con la materia prima necesitada, evitando de esta manera a detener la produccin o a verse afectada.

-Negativos: los aspectos negativos son todos aquellos incrementos de los costos que nos ocasiona el tener la mercanca con nosotros. Como lo son: 1.- Administrativos, personal y sistema de gestin. 2.- De espacio fsico: amortizaciones, impuestos, rentas de maquinaria, seguros y suministros, al igual que el costo por el mantenimiento de almacenes. 3.- Operativos: personal, equipo de manipulacin, seguro sobre las existencias contratacin de terceros. 4.- Econmicos: obsolescencia de la mercanca, deterioro de la misma al permanecer mucho tiempo dentro del almacn y hurto de los mismos materiales. 5.- Financieros: intereses correspondientes al capital invertido.

3.- OBJETIVOS Los principales objetivos que persigue la gestin de stock son los siguientes:

Reducir al mnimo los niveles de existencias (en este caso solo en productos terminados, esto Para reducir los costos y sobre todo prevenir robos de existencias).

OBJETIVOS
Asegurar el suministro de producto en el momento en que sea requerido para la realizacin de nuestras actividades o bien para el suministro al cliente.

4.- IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE STOCK

La gestin de stock en cualquier compaa calcula la inversin que tiene la empresa inmovilizada, la cual debe ser valorada peridicamente a travs de diferentes mtodos que pueden ser utilizados por la compaa, por ello la empresa debe tener conocimiento sobre el valor econmico que se encuentra en movimiento. Un incremento del inventario, supone el aumento del activo circulante y de los gastos financieros con lo que se incrementan los costes totales y disminuye la rentabilidad de la inversin. la gestin de stocks es importante en la empresa ya que nos indica los costes de la produccin de nuestros productos y el grado de impacto que este represente en nuestras utilidades.

Provisiones de ventas

Gestin de compras

Produccin

Almacenamient o y distribucin

Venta y cobro

5.- PRINCIPALES DEBILIDADES ACTUALES

Principales problemas de la gestin de inventarios  Nivel de incertidumbre: -ERROR EN LAS PREVISIONES: Cuando no se realiza un buen forecast no se calcula bien la previsin futura de la mercanca por lo que el nivel de stocks tiende a aumentar o disminuir, esto puede traer grandes problemas a la empresa. -VARIABILIDAD DE LOS PLAZOS DE RECEPCIN DE PRODUCTOS DE PROVEEDORES, FABRICACIN, ETC: Hay ocasiones en las que existen variaciones al momento de recepcin de mercancas, por lo que esto puede llegar a ser un problema en la gestin de inventarios. -CAMBIOS DE LA DEMANDA: Se debe tener siempre en cuenta que no siempre los mercados se comportan de igual manera; este puede representar un problema para la empresa en los inventarios. Estacionalidad y tendencia: el nivel de ventas pued llegar a variar dependiendo de las temporadas que se presenten en el ao, por lo que el nivel de stock puede aumentar o disminuir dependiendo igual de las estaciones del ao (semana santa, venta macabra, etc). -CAMBIOS EN LAS CONDICIONES DEL MERCADO. Los mercados no siempre se conforman de la misma manera, por lo que los cambios que se lleguen a presentar pueden traer problemas al momento de la gestin de stock, tales como cambios de precios, productos, proveedores, cambio de gustos, etc.

 Intrautilizaciones: - EXCESOS DE PRODUCCIN: Tamao del lote de fabricacin: Para la gestin de stocks no es conveniente un exceso en el lote de fabricacin; esto estancara la venta de los productos. Gestin de seguridad: El stock de seguridad es inversin estancada por lo que si esta en cantidades muy grandes representa costos de mantenimiento y estancamiento de flujo de mercanca, o viceversa cuando se calcula mal la demanda el stock de seguridad falla. Colchn tiempo de espera: Se procura definir un tiempo de espera que permita planificar los inventarios. falta de estandarizacin: La falta de estandarizacin en los productos puede afectar el calculo de la demanda y por tanto repercutir en la gestin de stock. Fallos de planificacin: Cuando falla la planificacin, hay problemas en todo el proceso tanto de ventas demanda, inventario, etc.  Ineficacia administrativa: FALTA DE COMUNICACIN COMERCIAL: En cualquier empresa debe haber una estrecha comunicacin entre el departamento de ventas y los inventarios.

 Tiempos de espera entre procesos: - Fallos de programacin : Cuando hay fallas en el tiempo. Un proceso no puede seguir si el proceso anterior no a funcionado correctamente. Se debe tener un cochn de seguridad entre un proceso y otro.

 Buffers de proteccin: CUELLOS DE BOTELLA: Se le llama cuello de botella a la magnitud en cuanto al flujo de los procesos por ejemplo entre mas grande sea el cuello de botella en el transporte de una cierta mercanca a un determinado lugar menor ser el tiempo invertido en su transporte lo cual reducir sus costos. FALLOS DE MANTENIMIENTO: Se le debe dar mantenimiento adecuado en tiempo y forma a la planta, esto ayudara a que no se presenten fallos en la misma. Se debe tener un control en los procesos en este caso los inventarios. MERMAS: Este puede ser los desperdicios de mi producto por deterioro o bien por la mala calidad del mismo.

 Exceso de movimientos: - ALMACENES SATURADOS: Cuando no se hace una buena previsin de la demanda futura en el forecast los niveles de stocks sufren un cambio uno de estos puede ser el exceso de almacenamiento lo que provoca una saturacin de stocks o bien de almacenes.

6.- TIPOS DE STOCKS Grupo LLYASA cuenta con ciertos parmetros para medir el stock,el cual se muestra a continuacin Stock operativo: Consiste en reaprovisionarnos de los productos o mercanca que se valla necesitando dependiendo del nivel de ventas y pedidos previos que se le hagan a la compaa. Stock de seguridad o adicional: Es grupo LLYASA es importante contar con un stock de seguridad ya que en muchas ocasiones se tienen imprevistos en el reaprovisionamiento de nuestros proveedores por retardos en la entrega, pero es importante contar justo con lo necesario para que no crear gastos innecesarios en los almacenes.

7.- MTODO DE GESTIN DE STOCKS: En LLYASA para tener una buena gestin utilizamos lo que son 2 mtodos los cuales son el mtodo determinista y el mtodo clsico y as de esta manera tener un buen servicio, con nuestros clientes.  Mtodo determinista: Al momento que en LLYASA se determina que el nivel de existencias esta en un nivel bajo, rpidamente se busca reaprovisionar para que de esta manera se puede cubrir con todas las necesidades.  Mtodo clsico: LLYASA tiene el clculo de cada uno de los productos que estn en existencias y lleva la contabilidad de cada uno de ellos as le es posible reabastecerse de cada producto.

8.- LOS COSTES DE STOCKS:

Dentro de LLYASA es importante reducir nuestros costes de stocks de la manera ms eficaz posible. Una variedad de costos serian los siguientes: Intereses: Inversin de stocks: al invertir en nuestros stocks tenemos la capacidad de tener una mejora continua, y hacia mejorar nuestro servicio con los clientes. Coste de servicios de stocks: Seguros: como en cualquier otra empresa es importante asegurar nuestros productos por robos o extravos en cualquier momento. Impuestos: es necesario tener pagados nuestros impuestos para poder hacer uso de nuestros almacenes y la distribucin de nuestro producto en el mercado. Coste del riesgo de stocks: Obsolescencia: es cuando una parte de nuestro producto queda en almacn y de esta manera no puede ser utilizado, queda varado y no hay flujo de dinero.

Daos: al tener algn imperfecto nuestro producto, ejemplo alguna abolladura, rotura, agujer etc. Y de esta manera el cliente queda insatisfecho por lo que se presentaran quejas sobre el provocando prdidas a la empresa. Coste del traslado: todo depende la manera en la se baya a trasladar el producto por carretera es mucho ms econmico que por otras vas de transporte, mas sin embargo puede variar dependiendo de la seguridad k se quiera para el traslado de la mercanca. Coste del espacio de almacenamiento: Almacenes pblicos: En LLYASA contamos con almacenes pblicos en los cuales tenemos nuestras existencias bien contabilizadas y dentro de estos almacenes cualquier persona puede tener la oportunidad de observar lo que hay dentro de el. Almacenes propios de la compaa: Dentro de LLYASA contamos con almacenes propios en los cuales no es necesario alquilar almacenes en otros lugares y de esta manera reducir los costos de almacenamiento.

9.- BUENAS PRCTICAS: Existen varias buenas prcticas que se realizan las cuales son: y y y Tener la elaboracin de procedimientos Mejora del stock: como reducir costos Realizacin de buenas polticas

10.- POLTICAS DE STOCKS: y y y y y Tener reaprovisionamiento Tener inventarios con dispositivos de entrada y de salida Tiempo trazabilidad del producto Tener referencias sobre los stocks de producto Informacin acerca de los inventarios

11.- ELABORACIN DEL PROCEDIMIENTO Teniendo en cuenta todos los puntos anteriores con las bases bien explicadas lo nico que se tiene que hacer es enfocarnos en como aplicaremos dichos procedimientos dentro de la empresa y saber cmo las vamos a proyectar para que de esta manera funcionen y realizar los pasos correctos.

12.- ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION

 % stocks/ ventas ltimos 12 meses. En grupo LLYASA se realiza un inventario anual con la finalidad de conocer el % de stock vendido durante los ltimos 12 meses, con ello LYASA obtendr las ventas deseadas.  ndice de roturas de stocks: Con este indicador LLYASA realiza un conteo sobre la mercanca faltante para la satisfaccin del cliente, este indicador nos muestra las causas por las que no se est abasteciendo los pedidos que el mercado este demandado al producto.  Relacin del stock obsoleto sobre las ventas: Este indicador ayudara a LLYASA a conocer la relacin del stock obsoleto sobre las ventas. Al seguir este indicador sabremos cmo influye la obsolescencia de stocks sobre las ventas reales, ya que se tendrn que considerar muchos factores y emplear innovadoras tcnicas para la salida a este tipo de stock o tambin cuanto costara mantenindolo almacenado.  ndice de obsolescencia: LLYASA debe manejar una buena gestin de stocks esto evitando que alguno de sus productos se vuelva obsoleto, con este indicador la empresa estar llevando un control sobre la mercanca que tienen en almacn esto ayudara a la devolucin de mercanca con los diferentes proveedores con los que comercializa.

 % de diferencia en inventarios: Se tendr que dar conocimiento sobre cunto es el porcentaje de diferencias en todos los inventarios realizados al calcular esto se podr realizar una accin de mejora para que los resultados no difieran tanto.

13.- TRAZABILIDAD DE LOS OBSOLETOS Y CADUCIDADES. Debido al costo de oportunidad y financiero LLYASA debe disponer de unos mecanismos de control de la obsolescencia.  Sistema de identificacin y control de los materiales obsoletos: Con este sistema LLYASA deber identificar los materiales que se podrn volver obsoletos para darles una salida ms rpida y que esto no genere ms costos a la empresa, es decir, poder ofrecerlos al mercado sin tener prdidas en el inventario.  Procedimiento de tratamiento y eliminacin de obsoletos: LLYASA tendr que buscar la forma de que los productos obsoletos no generen mas costos por ello tendrn que emplear tcnicas de rotacin para la mercanca esto para venderlos con mayor rapidez o cambiarlos a los diferentes proveedores. 14.- MEJORA EN LA GESTION DE STOCKS LLYASA tiene una de las principales medidas para mejorar la gestin de stocks en trminos de reduccin de costes mejora del servicio etc.  Anlisis de productos sin venta / consumos de los ltimos 6,12,24 y mas meses: En LLYASA es conveniente analizar los productos que no tienen mucha demanda para poder promocionarlos y que estos no permanezcan por mucho tiempo en almacenes. Se tomaran en cuenta los productos que se vendieron en los ltimos meses para conocer con ello a que productos se les proporcionara mayor atencin para su venta.  Anlisis de los costos del inventario: LLYASA hace un estudio sobre los costes de inventario esto para saber cunto le est costando a la empresa mantener un stock organizado y registrado.

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 Anlisis del sistema de reposicin del stock: LLYASA utiliza un estudio al sistema de reposicin del stock con ello se deber reponer el stock faltante en almacn. Al agotar existencia de un producto se deber pedir esa misma cantidad para volver a tenerla en existencia.  Anlisis del nivel de ocupacin del almacn: Con esto la compaa tendr en cuenta cual es la capacidad del almacn o cual es el nivel ocupado.  Anlisis de la rotacin de productos de cada almacn: Al analizar como rotar los productos se est conociendo como se debern ir vendiendo los mismos y evaluar si es ms conveniente su rotacin por costos u obsolescencias.

      

MEDIDAS PARA LA REDUCCION DE STOCKS Mejora de las prevenciones Reduccin del nmero de referencias Eliminacin de obsoletas Definicin de la unidad de ventas Optimizacin de la preparacin de pedidos Determinacin del nivel de servicio Acuerdos con proveedores

15.- ORGANIZACIN Y RECURSOS La funcin fundamental del responsable del responsable de la gestin de stocks debe ser la de optimizar el flujo de materiales teniendo una visin de todos los procesos de la cadena de suministro.

FUNCIONES BSICAS  Optimizacin de los niveles de existencias de materias primas y productos terminados.  Responsable de la gestin y la tenedura de existencias  Organizacin del abastecimiento de materias primas para la produccin

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 Elaboracin de anlisis de los indicadores de gestin ( obsolescencia, ruptura, rotacin, etc.  Organizacin de inventarios: permanentes, peridicos o anuales.  Mantenimiento de rigor necesario para el registro de todos los movimientos de existencias: entradas, salidas, etc. En LLYASA se debern registrar las entradas i la salidas para tener un control sobre nuestras existencias y abastecerse del producto necesario.

16.- TEGNOLOGIA Y SISTEMAS En LLYASA la tecnologa es de suma importancia en todas las areas de la empresa ya que facilita en gran parte los procesos que se llevan a cabo en cada rea. Parte de la tecnologa se encuentra en los sistemas de informacin al implementarlos en la gestin de stocks ya que se vuelve un proceso ms cmodo y accesible al momento de hacer conteos y revisar datos.

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