TALENTO HUMANO / FORMACIÓN DEL PERSONAL Código : PTH.

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Versión : 11
PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y
CAPACITACIÓN Página 1de 8

Revisó: Jefe División Recursos Humanos Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008

Aprobó: Rector
Profesional Formación División Recursos Humanos Resolución N° 032

OBJETI ALCAN
VO CE

Proporcionar los lineamientos generales que permitan ejecutar las Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
actividades de entrenamiento y capacitación del personal capacitación del personal administrativo de la Universidad Industrial de
administrativo de la Universidad Industrial de Santander. Santander

NONROMRAMTAITVIIVDAAD

Programa de Capacitación PGTH. 08

DEFINICIONES Y/O
ABREVIATURAS

 Capacitación: actividad orientada al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los
funcionarios de la Universidad, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo
profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios (Ley 909 de 2004).
 DRH: División de Recursos Humanos.
 Entrenamiento en el Puesto de trabajo: Busca impartir la preparación en el ejercicio de las funciones del empleo con el objetivo de
que se asimilen en la práctica los oficios; se orienta a atender, en el corto plazo, necesidades de aprendizaje específicas requeridas para el
desempeño del cargo, mediante el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes observables de manera inmediata. (Circular 100-010-2014
DAFP)
 FP: Formación de personal.
 UAA: Unidades Académico Administrativas.
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CONSIDERACIONES

1. Desarrollo del Plan de Entrenamiento y Capacitación

La División de Recursos Humanos atenderá las necesidades de entrenamiento y capacitación identificadas, y apoyará el desarrollo de actividades de
entrenamiento y capacitación identificadas las cuales deberán seguir los lineamientos en el Programa de Capacitación y Entrenamiento PGTH.08

Las UAA deberán gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitación de su personal, para el caso que no
sean apoyadas por la División de Recursos Humanos.

Las actividades de entrenamiento y capacitación atendidas y/o apoyadas por la División de Recursos Humanos serán socializadas a través del Plan de
Entrenamiento y Capacitación semestral, el cual será actualizado según se requiera y debidamente publicado para el conocimiento de los interesados.

2. La evaluación

Las actividades de entrenamiento y capacitación realizadas en la Universidad pueden estar sujetas a los siguientes tipos de evaluación : Evaluación de
la reacción, la cual pretende medir la satisfacción del participante frente a tres aspectos, el expositor, el contenido de la capacitación y los recursos
empleados y evaluación del aprendizaje, la cual pretende evaluar los conocimientos adquiridos en las actividades de entrenamiento y
capacitación, dependiendo de naturaleza del tema, la necesidad o requerimiento establecido por el(os) jefe(s) de Unidad(es) relacionadas, por el
profesional o funcionario encargado de la actividad de Entrenamiento y Capacitación o por el propio capacitador o entrenador.

Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitación planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la División de Recursos
Humanos o por otras UAA, estarán bajo la responsabilidad de cada Funcionario que lidera el mismo, es decir cada funcionario será responsable de la
realización de todas las actividades que en este procedimiento se establecen, así como los cambios y actualizaciones que se generen en el Plan de
Entrenamiento y Capacitación.

Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitación para recibir el certificado de asistencia por parte de l a División de Recursos
Humanos, deberá evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas Programadas.

El resumen de asistencia de las actividades de entrenamiento y capacitación deberán ser comunicados a la División de Recursos Humanos por la UAA,
registrando en el documento la firma del entrenador como requisito de validez.
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CAPACITACIÓN Págin d 8
a3 e

Inicio/Fin Activi Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Conector Conector de página

intranet Procedimiento predefinido
dad

DESCRIPCI DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABL
DE
ÓN E REFERENCIA

INICIO

Profesional
1. Presenta propuesta de capacitación al Jefe de la UAA FP-DRH o
responsable de la capacitación. Funcionario
asignado
según corresponda

NO Una vez identificada la necesidad de formación, se presenta Alta Dirección

SI
para aprobación la propuesta de formación, en caso de que no Jefe DRH
sea aprobada se ajusta la propuesta y se remite nuevamente
¿Necesita
para verificación.
capacitad
ores
externos?
Profesion
S A Revisa propuesta y evalúa si se cuenta dentro de la Universidad
NO al FP-
I Pág.6 con un funcionario que pueda hacer las veces de capacitador o
se debe ubicar una propuesta de un capacitador externo. DRH o
Funcionario
asignado
1. Revisa disponibilidad
del según corresponda
funcionario
Profesional
 2. Se verifica la disponibilidad del funcionario que hará las veces FP-DRH o
de capacitador. Funcionario
asignado según
1
corresponda
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DESCRIPCI DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABL
REFERENCIA
ÓN E

Profesional
3. Acuerda fechas y horarios con el capacitador. FP-DRH o FTH.24 Plan de
B Funcionario
asignado entrenamiento y
capacitación
según corresponda

Diagnóstico de necesidades Profesional

de capacitación
4.Promueve las actividades de acuerdo con el cronograma FP-DRH o
establecido en el plan de capacitación. Funcionario
asignado
según corresponda
Formato de
Inscripción o
5. Revisa y consolida los registros de inscripción; así mismo, Profesional
Aplicación de diagnostico verifica la suscripción de la carta de compromiso, si esta es FP-DRH o correo
requisito de participación en la actividad de formación. Funcionario electrónico
asignado y
según corresponda Carta de
Nota: Realiza apoyo logístico para la ejecución de la actividad compromiso
(según aplique)
Análisis de
la información 6.Realiza las actividades de entrenamiento o capacitación, Capacitador o
control de asistencia a la actividad en cada una de sus jornadas. Entrenador FTH.33 Control de
2 asistencia

Nota: Junto con el formato de asistencia, de manera aleatoria se

solicita a los asistentes realizar la Evaluación de la Reacción FTH.25 Evaluación
frente a la actividad, estos resultados se tienen en cuenta para de
futuras formaciones y así mismo alimentan los indicadores de la Reacción
desempeño de calidad del proceso.
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DESCRIPCI DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABL
REFERENCIA
ÓN E

NO
¿Se requiere
evaluación
del aprendizaje?

SI

Evaluación de
aprendizaje

7. Evalúa si el participante adquirió los conocimientos,

habilidades y/o actitudes previstas en la actividad. Capacitador o FTH.32 Resumen de
Algunas herramientas que pueden ser usadas para evaluar el Entrenador la Evaluación de
aprendizaje a nivel personal o grupal son: examen, quiz, trabajo, aprendizaje
7. Evalúa el
aprendizaje tarea, exposición o nota apreciativa, entre otras.

NO

¿Aprobó la evaluación? FIN

SI
N
O

¿Se planeó certificar?

SI

3
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PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y
CAPACITACIÓN Página 6 de 8

DESCRIPCI DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABL
REFERENCIA
ÓN E

8. Emite certificado de la capacitación y realiza la entrega a los Capacitador,

8. Emite certificado participantes. Entrenador o Jefe de
la División de
Recursos Humanos

Certificado

Nota: Se realiza seguimiento de manera semestral al

cumplimiento del plan de formación y si es necesario se realizan
las modificaciones y ajustes pertinentes para su posterior
FIN
publicación.

9.Realiza la búsqueda con empresas o personas expertas en el Profesional

A
9. Búsqueda y selección tema respondan a los requerimientos de la necesidad de FP-DRH o
de entrenamiento o capacitación.
capacitador Funcionario
externo asignado
según corresponda

10. Realiza el proceso contractual.

De acuerdo con el ACS No. 034 de 2015 (Estatuto de Profesional

10. Realiza proceso Contratación) y ACS No. 050 de 2015 (Reglamentación del
contractual FP-DRH o
Estatuto de Contratación) Funcionario
asignado
según corresponda
B
Pág.4
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CONDTERFOINL
IDCEIOCNAEMSBIOS

FECHA DE
VERSI DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
APROBACIÓN
ÓN REALIZADOS

1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento

2 Abril 14 de 2008 Modificación de consideraciones, Inclusión y eliminación de documentos de referencia ,

modificación de actividades.

3 Octubre 31 de 2008 Modificación de consideraciones y modificación de actividades.

4 Noviembre 19 de Modificación de documentos de referencia.

2008
Modificación de forma de las consideraciones. Resumen de las actividades 1 y 2 de
identificación
5 Abril 21 de 2009 de necesidades de formación en una. Modificación de la actividad 4; Incluyen las actividades
16 y
17. Fusión de las actividades 19 y 22 ya que se repite la misma actividad. Eliminación de la sigla
APA del Auxiliar Administrativo que colabora en la formación. Eliminar la Actividad 30 e
Inclusión de la Actividad 34.

Modificación en las consideraciones. Inclusión de las cartas de compromiso en la actividad 12 y

6 Octubre 23 de en su documento de referencia. Modificación de los responsables de las actividades 31, 45, 49,
2009 51, 54, 56 y 57 e inclusión de las actividades 23 y 60.
Cambio en el nombre del procedimiento, objetivo, alcance, y ajustes de las consideraciones y
7 Octubre 20 de
actividades de acuerdo a los nuevos lineamientos.
2011
Cambio en el nombre del procedimiento. Modificación de objetivo, alcance, consideraciones
8 Mayo 29 de 2014 y actividades de acuerdo con los nuevos lineamientos institucionales sobre capacitación y
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CONDTERFOINL
IDCEIOCNAEMSBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
APROBACIÓN
REALIZADOS

Modificación de las consideraciones y de las actividades N° 4, 6, 7, 11, 13, 18 y 28.

9 Abril 08 de 2015
Eliminación de la actividad N°12 y de la nota de la actividad N°15.

10 Inclusión columna Tiempo Estimado y actividad 8. Eliminación de actividades 7, 12, 13, 16,
Febrero 29 de 2016
22.

11 Octubre 09 de Reducción de las actividades de 32 a 10. Eliminación de las actividades

1,2,3,4,5,6,7,10,11,12,13,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,28,29,30,31.32
2018