Manual de Gestión de Seguridad BASC
Manual de Gestión de Seguridad BASC
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GERENCIA GENERAL PROCESOS - SGI
Contenido
Contenido ................................................................................................................................. 2
OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES ........................................................................... 3
DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDAD .......................................................................................................... 3
MISIÓN ....................................................................................................................................... 3
VISIÓN ....................................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ................................................................................................................................. 3
ALCANCE ................................................................................................................................... 3
EXCLUSIONES............................................................................................................................. 3
GENERALIDADES ........................................................................................................................ 4
POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD............................................................................................ 4
ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................................................ 5
COMUNICACIÓN .......................................................................................................................... 5
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ................................................................................. 6
ESTRUCTURA DEL SISTEMA.......................................................................................................... 6
CONTROL DE DOCUMENTOS ......................................................................................................... 6
CONTROL DE REGISTROS............................................................................................................. 7
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ................................................................................................... 7
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ....................................................................................... 11
CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................................. 11
MANUAL DE SGCS G-PR-SGI-N-02 (03:17) Página
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GERENCIA GENERAL PROCESOS - SGI
DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDAD
Se dedica a la fabricación y comercialización de papel Kraft, cartón corrugado y derivados a partir de materias
primas fibrosas recicladas.
Esta empresa se constituyó en 1961 disponiendo su sede social e instalaciones fabriles en el cantón Marcelino
Maridueña.
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS
La empresa ha definido sus objetivos en el documento del Sistema de Gestión Integral G-PR-SGI-A-05 Objetivos
Estratégicos
ALCANCE
Este manual documenta la forma de implementar, mantener y revisar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad
(BASC)
El Sistema de Gestión en Control y Seguridad se aplica a los procesos producción, comercialización y despacho de
producto terminado así como a los procesos y actividades de apoyo hasta la entrega del producto terminado al
cliente. No se consideran controles a los productos terminados una vez hayan sido recibidos y utilizados por
nuestros clientes por no tener vigilancia ni influencia sobre los mismos.
Las instalaciones están ubicadas en el Cantón Marcelino Maridueña, Provincia del Guayas, Ecuador.
EXCLUSIONES
GENERALIDADES
Los elementos del Sistema de Gestión en control y seguridad han sido incorporados a nuestros procesos definidos
en el alcance de este Manual.
La Alta Dirección de la empresa conformada por el Gerente General y Gerentes de Áreas de la empresa, han
definido una Política del Sistema de Gestión Integral (SGI) y aseguran que ésta satisface los requerimientos del
Estándar BASC.
La Política del SGI está documentada, implementada y comunicada en el Anexo G-PR-SGI-A-04: “Política del
SGI”, en la cual la empresa declara su intención de garantizar que la cadena logística bajo nuestra responsabilidad
permanezca ajena de actividades ilícitas
Esta Política del SGI es difundida en toda la organización a través de afiches, tarjetas, publicaciones y charlas de
actualización al personal de empleados y obreros y contratistas que laboran recurrentemente en la empresa; como
también en el proceso de inducción de nuevos empleados de la empresa, de igual manera está a disposición del
público en general que lo solicitare, ya sea en el Área de Gestión Humana y/o Procesos SGI.
OBJETIVOS DE SGCS
La empresa ha definido sus objetivos en el documento del Sistema de Gestión Integral G-PR-SGI-A-05 Objetivos
Estratégicos
Ha establecido e implementado el procedimiento G-PR-SGI-P-11 (02 17) Gestión de riesgos empresariales, el cual
identifica en todos los procesos de la Organización las amenazas y vulnerabilidades y evalúa el nivel de riesgo por
medio del uso de una herramienta informática. La evaluación de Riesgo se realiza anualmente.
Ha establecido y mantiene el procedimiento G-GA-P-02 (07 17) Identificación y evaluación de Requisitos legales y
otros compromisos, con la finalidad de identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a la
Organización.
PREVISIONES
La Gerencia General establece las previsiones necesarias con el objetivo de soportar y respaldar las siguientes
actividades claves:
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
La Organización mantiene establecido en su sistema de gestión integrado los Organigramas con la estructura
Organizacional donde se identifica la jerarquía de cada cargo.
La Organización mantiene documentados los manuales de función de cada cargo con la autoridad (cuando aplique)
y las principales responsabilidades de los mismos.
Los cargos críticos con responsabilidad directa en el sistema de gestión de control y seguridad están identificados
en el documento “G-GG-A 03 Listado de Cargos Críticos del SGCS BASC” y sus responsabilidades documentadas
en cada manual de funciones.
La Alta Dirección designa al Representante de la Alta Dirección con autoridad y responsabilidad para la planificación
y desarrollo del Sistema de la Gestión de Control y Seguridad, otorgándole al mismo tiempo la autoridad y medios
necesarios para ellos. Esta persona asume, entre otras cosas, las siguientes responsabilidades:
Esta designación incluye la posibilidad de tomar las medidas preventivas adecuadas en el caso de condiciones que
supongan un riesgo grave e inminente para el cumplimiento de los objetivos de este sistema de gestión, así también
se ha establecido que el Área de Procesos - SGI administre este sistema de gestión por ser el área responsable de
los demás sistemas que mantiene la empresa, con las siguientes responsabilidades:
La Organización ha identificado las competencias del personal en todos los niveles de la organización, y ha
establecido Programas de Capacitación relacionados con los requisitos de BASC, el cual cumple con el objetivo de
brindar entrenamiento y toma de conciencia en lo relacionado al cumplimiento de las exigencias de esta Norma.
COMUNICACIÓN
Las comunicaciones internas y externas relativas a los aspectos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC se llevan a cabo según lo establecido en el Procedimientos G-SI-P-11 Procedimiento de comunicación,
consulta y participación.
Mantiene publicaciones periódicas en carteleras, correos electrónicos, folletos informativos y comunicados directos
al personal a través de los cuales se da a conocer de los requerimientos y exigencias del Sistema de Gestión
Integrado donde se incluye BASC.
Atiende y mantiene las actividades de recepción de comunicados, cartas, peticiones, solicitud de apoyo, etc. de
parte de la comunidad y da respuesta a las comunicaciones externas, bajo la dirección de la Gerencia General en
todo lo relacionado al Sistema de Gestión Integrado de la empresa.
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Nivel I:
Manual de Seguridad BASC (Política y descripción del Sistema de Gestión de control y
seguridad BASC),
Organigramas
Nivel II:
Procedimientos
Nivel III:
Instrucciones de trabajo y otros documentos del sistema (Normas, Especificaciones, etc.). Con la
misma clasificación que los procedimientos.
Anexos
Nivel IV:
Formatos
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL OPERACIONAL
La Organización, como resultado de la evaluación de riesgos mantiene identificado los riesgos más probables de
materializarse, para lo cual se ha documentado el procedimiento “G-SI-P-13 Plan de acción para eventos
críticos” en el cual se define responsables y acciones a tomar para gestionar y abordar el evento.
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VERIFICACIÓN
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
La Organización ha establecido el monitoreo y medición de los procesos con el cumplimiento de los objetivos
documentados en cada procedimiento, con la medición o resultados de indicadores de gestión declarados en cada
área y con informes de gestión elaborados por los responsables de cada área.
AUDITORÍA
Los procesos y actividades de la Organización son evaluados para verificar su cumplimiento y mejora continua, para
asegurar la eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC implementado. Esta evaluación es
realizada mediante Auditorías internas según el procedimiento P-AI-P-03 Administración del proceso de
Auditoria Interna
CONTROL DE REGISTROS
Los periodos de retención de los registros están identificados en el registro G-PR-SGI-F-08: “Listado de Registros de
SGI”.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección consciente de la necesidad de cumplir con los requisitos y las necesidades del Sistema de Gestión
BASC, revisa como mínimo 1 vez al año el sistema de gestión, se asegura de revisar todos los aspectos enunciados
en la Norma BASC, la idoneidad, mejora continua, adecuación y efectividad de su Sistema de Gestión Integrado.
A través de las áreas de Compras y Suministros, Ventas Papel y Ventas Cartón, promueve los controles pertinentes
para el cumplimiento de los objetivos y política del SGI con sus asociados de negocios (proveedores, clientes,
terceras partes) por medio de los procedimientos CO-VT-P-16 Emisión de contratos de ventas y CO-VT-P-17
Procesamiento de ventas de Cartón.
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Los proveedores de bienes y servicios son seleccionados y evaluados según el procedimiento A-CS-P-03 Gestión
de proveedores, el mismo que mantiene los criterios de cumplimiento para cada proveedor dependiendo de su
naturaleza.
Dentro de los procedimientos de gestión y control, mantiene el procedimiento “G-PR-SGI-P-08 Emisión y control de
Contratos”, en el cual se detallan los lineamientos a seguir para cada Asociado de Negocio que se le genere un
contrato.
Cuenta con reglamentos, políticas, código de ética y conducta, establecidos dentro de los procesos de la
organización con el objetivo de prevenir el lavado de activos tanto en los clientes como en los proveedores.
La organización mantiene control permanente con los asociados de negocios identificados como críticos en la
evaluación de riesgos, siendo el área de Logística la coordinadora y responsable de que se cumplan los controles
en forma permanente por medio de procedimientos, verificaciones y monitoreos aplicados a los transportistas.
Los criterios para verificar la integridad física del transporte se encuentran establecido en los procedimientos CO-
PT-P-02 Despacho de producto terminado, A-LG-P-02 Ingreso y despacho de producto terminado y registro de
estas actividades en el formato A-LG-F-03 Inspección de vehículos de carga.
Se excluye este apartado debido a que las operaciones en la planta son temporales, no se almacenan en la planta
contenedores y furgones
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3.1. Empleados
3.2. Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio
La organización mantiene el control de accesos físicos para trabajadores, visitantes y proveedores, quienes tendrán
acceso a la planta por medio de las Garitas donde permanece el personal de guardias de seguridad con
procedimientos específicos a cumplir “G-SI-P-01 Control de ingresos y salidas de visitantes y personal de la
empresa”, “G-SI-P-02 Control de ingreso y salidas de transporte de cargas”, “G-SI-F-01 Control diario de visitantes y
personal
El área de Seguridad Industrial mantiene procedimientos para revisar y verificar en forma constante la seguridad de
las garitas, lugares por donde se da el ingreso y salida de personal y vehículos de carga así como las inspecciones
que el personal de guardia debe hacer.
La gestión de la documentación para exportación está a cargo del área Comercial y de Logística dependiendo del
producto a exportar. Existen procedimientos de control en cada área para estas actividades al igual que las tareas
de entrega, recepción y discrepancias en la carga.
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En el área de Logística se identifica por medio de software el material de empaque que va a exportación y el que es
de distribución interna. Para los químicos que son regulados por entes de control, existen los permisos, responsable
técnico y responsables de uso debidamente documentados en los procedimientos de producción y despacho.
6. SEGURIDAD FISICA
La organización mantiene el control de accesos físicos a la planta por medio de las Garitas donde permanece el
personal de guardias de seguridad con procedimientos específicos a cumplir “G-SI-P-01 Control de ingresos y
salidas de visitantes y personal de la empresa”, “G-SI-P-02 Control de ingreso y salidas de transporte de cargas”,
“G-SI-F-01 Control diario de visitantes y personal”
La estructura de edificios es gestionada por el área de Servicios Generales, Jefe de Seguridad Industrial, Gestión
Humana y Área Técnica de Confiabilidad, dependiendo del lugar donde se requiera mejoras y donde los
responsables de las áreas mencionadas tengan injerencia. Esta gestión está documentada en diferentes procesos
de las áreas mencionadas.
Las llaves de accesos a las áreas administrativas han sido dadas para custodia a personal estratégico dentro de
cada edificio manteniéndose en reserva esta información.
6.6. Iluminación
La empresa mantiene instaladas cámaras de vigilancia, las mismas que permiten monitorear en forma permanente
las actividades dentro y fuera de la empresa. Estas cámaras también se encuentran instaladas en puntos críticos
identificados por el área de Seguridad Industrial
Para el control de la seguridad industrial y física se mantiene personal cuyas responsabilidades han sido
documentadas en contratos, nombramientos, funciones y procedimientos.
Se ha documentado el “Plano de áreas Críticas” donde se identifican las diferentes áreas de la empresa
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La empresa mantiene casilleros en el área industrial con identificación de lo cada casillero debe y no debe contener,
siendo de uso personal de cada trabajador, los mismos que en forma periódica son revisados por el área de
Seguridad Industrial
La empresa mantiene documentado en los procedimientos de Seguridad Industrial los pasos a seguir al momento de
alguna emergencia de acuerdo a los riesgos detectados.
8.1. Capacitación
La caracterización de los procesos se ha gestionado en el sistema informático MAI, con responsables de procesos
CONTROL DE CAMBIOS