Revision Gerencial

CÓDIGO DIR-FOR-007
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REVISION GERENCIAL VIGENCIA 03 Agosto
2017
FECHA LUGAR HORA

ENERO 09 DE 2019 TELEVIGILANCIA LTDA 02:00 P.M
INTRODUCCION
La revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión, (ISO 9001:2015,
ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007 y Norma BASC V5), así como sus oportunidades de
mejora, se consideran de suma importancia para asegurar el funcionamiento del mismo. El
incremento de la eficacia, eficiencia y efectividad, dependen en gran medida de la apropiada
y continúa realización de actividades que promuevan el mejoramiento continuo y que son un
compromiso permanente de los integrantes de la organización.
Para garantizar el éxito de este proceso, la alta dirección toma en consideración toda la
información que tiene a disposición para efectuar la revisión adecuada al Sistema Integrado
de Gestión; esta información proviene de diferentes fuentes, como lo son los resultados de
auditorías realizadas, la retroalimentación con clientes y partes interesadas, el desempeño
de los procesos, el cumplimiento de objetivos y metas, la conformidad del servicio, el estado
de las acciones correctivas y preventivas, el estado de las investigaciones de incidentes, los
cambios que podrían afectar el SIG, los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos
identificados para la entidad y las revisiones previas que se han realizado al sistema.
Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien
identificados, se resalta el compromiso y el esfuerzo que está haciendo la organización para
el fortalecimiento y mantenimiento del sistema; igualmente se ha evidenciado la disposición
y participación de todos los integrantes de la empresa en la aplicación del mejoramiento
continuo en los diferentes procesos.
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TEMAS TRATADOS
1. REVISION DE LA POLITICA Y OBJETIVOS INTEGRADOS
La política del Sistema Integrado de Gestión está orientada al cumplimiento de la misión

empresarial, la misma incorpora los elementos requeridos por las normas implementadas y
certificadas y es desarrollada a través de los objetivos del sistema, gestionados por cada
uno de los procesos organizacionales.
La alta dirección y su Representante adelantaron la revisión de la Política y objetivos para la

implementación de la Norma BASC V5 concluyendo que la Política debía ser modificada
para dar cumplimiento a lo establecido en la nueva versión de la Norma BASC, adicionando
los siguientes ítems:
 Implementar procedimientos seguros que vayan en contra de cualquier actividad
ilícita, corrupción y soborno, que pueda afectar la organización.
 Mantener la integridad de sus procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Respecto a los objetivos se concluye que se deben alinear con la nueva Política por tanto se
complementaron los ya establecidos con los siguientes:
 Mejorar los procesos del sistema
 Prevenir la ocurrencia de actividades ilícitas, soborno y corrupción en la prestación del
servicio.
 Prevenir la materialización de los riesgos identificados en la organización
Quedando los objetivos acordes a las proyecciones que la organización tiene, de igual
manera frente a los mismos se evidencia el manejo eficiente de recursos y compromisos con
las partes interesadas
2. DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE Y RETROALIMENTACION PARTES

INTERESADAS
RETROALIMENTACION PARTES INTERESADAS

En la retroalimentación con los clientes se planteó el indicador de Quejas y Reclamos dentro
del proceso de satisfacción del cliente, el cual se cumplió en un 100% en la ciudad de Neiva
y de Florencia. El número de Quejas y reclamos no fue representativo, pero en todo caso a
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cada una de ellas se le logro dar el tratamiento y fueron resueltos hasta lograr su cierre con
la satisfacción de los clientes que presentaron su reclamación.
I SEMESTRE II SEMESTRE
NEIVA/FLORENCIA VIG. FISICA 0 VIG. FISICA 0
VIG. MONITOREADA 14 VIG. MONITOREADA 5
Como se puede evidenciar las Quejas y Reclamos presentadas estuvieron presentes en el

servicio de vigilancia monitoreada, ya que es el servicio con que más clientes se cuenta, la
complejidad en la prestación del servicio por la cantidad de eventos que pueden ser
generados, sin embargo se logra dar una buena cobertura a ellos a través de nuestro
personal de operadores y supervisores, los cuales logran dar solución satisfactoria a los
eventos presentados y de esta manera mantener los clientes satisfechos.
Se mantiene continuo contacto con los clientes verificando la no presencia de operaciones

inusuales o sospechosas por parte de nuestro personal en la prestación del servicio.
Se trabaja con los asociados de negocio (clientes) la implementación SIPLAFT, socializando
a través de folletos temas de prevención de lavado de activos y Financiación del Terrorismo
y medidas de alerta, solicitando la información establecida de manera legal y por la
organización, así la organización evitar verse inmiscuida en actividades que puedan llegar
afectar la buena imagen y credibilidad de la organización.
Hasta el momento no se ha presentado ninguna queja referente a Seguridad y Salud en el

Trabajo y ambiental.
INDICADOR: QUEJAS Y RECLAMOS

No DE QUEJAS Y RECLAMOS RESUELTOS / QUEJAS Y RECLAMOS PRESENTADOS
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SATISFACCION DEL CLIENTE

Se aplicaron las encuestas de satisfacción del cliente de los servicios prestados en la
organización, las cuales son realizadas de manera semestral, obteniendo los siguientes
resultados:
PRIMER PERIODO
SERVICIO No Encuestas % de
PRESTADO Realizadas Satisfacción
Vig. Física 43 84%
Vig. Monitoreada 124 73%
Escolta a 5 100%
personas
En el segundo semestre se realizó encuesta de satisfacción de las partes interesadas

(clientes, proveedores y trabajadores) obteniendo los siguientes resultados:
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La organización ha cumplido con la meta establecida en el indicador, no se realiza

comparativo ya que es la primer encuesta de satisfacción de partes interesadas que realiza,
el comparativo se realizara para el próximo semestre que se vuelva a realizar la aplicación
de las encuestas y su tabulación. Se seguirá trabajando con los trabajadores en el servicio al
cliente ya sean internos o externos.
Para el primer periodo del 2018 se realizara una certificación de competencias laborales en
“Atención al cliente” con el Sena al personal administrativo de la organización, y se
continuara con la certificación del personal operativo.
2.2 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO
GESTON HUMANA
Se cumplió con el objetivo establecido para el proceso, contribuyendo de esta manera al
logro y cumplimiento de la política y objetivos del sistema como los “Capacitar al personal”
obteniendo un porcentaje del 100% en la eficacia de los entrenamientos suministrados.
INDICADOR: EFICACIA DE LA CAPACITACION

No DE ENTRENAMIENTOS EFICACES / TOTAL DE ENTRENAMIENTOS SUMINISTRADOS
Respecto al segundo indicador del proceso referente a la evaluacion de desempeño, se

consiguio los siguientes resultados:
El 90% del personal obtuvo la calificacion superior o igual a bueno asi: 49% Excelente y un
42% Muy bueno.
Incluyendo en la evaluacion del cumplimiento de los compromisos establecidos por la
organización en SST y Ambiental.
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INDICADOR: EVALUACION DE DESEMPEÑO

EL 80% DEL PERSONAL OBTENGA CALIFICACION SUPERIOR O IGUAL A BUENO
De igual manera se ejecutaron todas las actividades planeadas dentro del programa de
prevención de consumo de alcohol y drogas, entre ellas capacitaciones, sensibilización de la
política, se realizaron tomas de pruebas de alcohol y drogas al ingreso, de manera aleatoria
y por sospecha.
GESTION DE COMPRAS
DESEMPEÑO PROVEEDORES
Se cumplió la meta planteada en el indicador ya que los proveedores obtuvieron en la Re-
evaluación una calificación superior al 75% evidenciando de esta manera que cumplen con
los criterios establecidos al momento del suministro de los productos y servicios.
El resultado de la re-evaluación realizada fue dado a conocer a cada uno de ellos para
contribuir en el mejoramiento continuo de los procesos y no desmejorar la calidad de sus
productos o servicios suministrados.
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Se cuenta con proveedores confiables gracias a los criterios establecidos dentro del
proceso, así mismo nos aseguramos que los proveedores de servicios y de productos se
comprometan con los requisitos de calidad, ambiental, seguridad BASC y Seguridad y salud
en el trabajo.
INDICADOR: NIVEL DE DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES

No DE PROVEEDORES QUE PASAN LA RE-EVALUACION / TOTAL DE PROVEEDORES
GESTION COMERCIAL
En este proceso se logró realizar una muy buena gestión logrando vincular los clientes bajo
criterios de seguridad establecidos por la organización en los diferentes servicios prestados.
Se pudo incrementar el número de incorporaciones de contratos con nuevas tecnologías en
los cuales el servicio prestado es el rastreo vehicular, incorporando 33 clientes nuevos para
el año 2018, cumpliendo con la meta establecida para el indicador la cual era de 20
incorporaciones al año.
De igual manera para el año 2017 se realiza la medición del ingreso de clientes de vigilancia
monitoreada, estableciéndose una meta mensual de incorporaciones de cinco (05), logrando
cumplir la meta y arrojando muy buenos resultados para la compañía lográndonos
posicionar como la empresa con mayor representación en la ciudad.
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Otra variable que se logró medir es la fidelización de los clientes, de lo cual se puede
evidenciar que de los 900 clientes de vigilancia monitoreada se retiró un 8% de ellos.
Entre las causas de retiro de clientes la que presenta una mayor representación se
encuentra cierre de local con un 39%, seguida por motivos económicos 22% y un 16 % por
mora siendo estas las más representativas.
Se trataran de realizar estrategias de mercadeo para tratar de disminuir el retiro de clientes
por motivos económicos.
INDICADOR: FIDELIZACION CLIENTES

PORCENTAJE CLIENTES RETIRADOS AÑO 2018 SEA =< 10%
GESTION OPERATIVA
SALIDAS NO CONFORMES
Se cumplió con el indicador de Salidas No Conformes, a las cuales se les dio el tratamiento
establecido en el procedimiento, se les hizo seguimiento además de aplicar las sanciones
pertinentes en caso de algún incumplimiento respecto de las consignas generales o
particulares.
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La presencia de salidas No conformes no fue recurrente, ni relevante gracias al buen

desempeño por parte de nuestros funcionarios en el cumplimiento de sus funciones en los
puestos de trabajo contribuyendo a la satisfacción de nuestros clientes.
INDICADOR: SERVICIOS NO CONFORMES

No DE SERVICIOS NO CONFORMES =< 10
Se detectaron 5 operaciones sub-estándar en el 2018 en comparación al año anterior que

habían sido 16 referidas a la prestación del servicio, las cuales fueron reportadas al
personal responsable de la seguridad dentro de la organización y se les dio el tratamiento
requerido al evento presentado.
Además se cuenta con el apoyo de entidades que nos ayudan a prevenir la ocurrencia de
operaciones su-estándar entre ellas encontramos la fiscalía, SIJIN, policía, con las cuales se
mantiene un contacto directo a través de la central de monitoreo y nos brindan apoyo frente
a cualquier eventualidad.
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3. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Respecto al desempeño ambiental del Sistema, se evidenció que se tienen identificados los
aspectos e impactos ambientales presentes en el centro de trabajo, se cuenta con: un
Programa de gestión en materia ambiental el cual incluye: Manejo y Disposición de
Residuos, Gestión Ahorro de Agua y Gestión Ahorro de Energía; también se cuenta con los
controles necesarios para atender una situación de emergencia que pueda impactar el
medio ambiente. Se cuenta con un Plan de Gestión ambiental de residuos sólidos “PGIRS”
encaminado a la gestión adecuada de los residuos, efectuando la separación en la fuente, la
cual se realiza mediante los puntos ecológicos que cumplen con los códigos de colores
establecidos por la empresa y se hace la entrega controlada de dichos residuos al operador
que cuenta con sus licencias ambientales reglamentarias.
3.1 GRADO DE CUMPLIMIENTO OBJETIVOS AMBIENTALES
 CONSUMO DE ENERGIA NEIVA
II IV
I TRIMESTRE III TRIMESTRE
TRIMESTRE TRIMESTRE
CONSUMO DEL TRIMESTRE 7284 6700 7937 6076
ESPERADO EN EL TRIMESTRE 7413 7306 9025 9884
% DE CONSUMO 98% 92% 88% 61%
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Como se podemos ver se logro disminuir el consumo de energia, en los dos ultimos
trimestres del años se vio una reduccion significante gracias a la concientizacion del
personal, actividades realizadas.
Se segurira trabajando en la disminucion del consumo de energia para la mejora del
indicador.
 CONSUMO DE AGUA NEIVA
II IV
TRIMESTRE TRIMESTRE
% DE CONSUMO 83% 76% 54% 61%
Se disminuye el consumo de agua en los dos últimos trimestres de una manera

considerable gracias a la colaboración del persona, generación de campañas,
capacitaciones. Se seguirá trabajando en este tema de vital importancia dentro del
programa de gestión ambiental.
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 RESIDUOS NEIVA
En la gran mayoría de los meses se cumplió con indicador, los dos meses no cumplidos
se debe a terminación de contratos con gran cantidad de trabajadores generando este
residuo, pero a se les realiza la disposición final correspondiente.
RESIDUOS (papel, cartón, raes, plástico, peligrosos)
II IV
TRIMESTRE TRIMESTRE
TOTAL KG RESIDUOS GENERADOS 108 144 120 138
TOTAL KG RESIDUOS DISPUESTOS 108 144 120 138
% DE CUMPLIMIENTO 100% 100% 100% 100%
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 CONSUMO ENERGIA- FLORENCIA
II IV
TRIMESTRE TRIMESTRE
% DE CONSUMO 96% 92% 87% 93%
Como se pude evidenciar el trimestre que mayor ahorro consumo de energia presento
fue en el tercer trimestre con un 13%, aunque los trimestres restantes el consumo del
triemestre fue mayor al esperado se puedo obtener ahorro de energia.
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 Consumo de agua-Florencia
II IV
TRIMESTRE TRIMESTRE
% DE CONSUMO 80% 56% 69% 56%
Como se puede evidenciar se ha realizado un consumo de agua no muy alto, los dos ultimos
trimestres resultaron favorables en el consumo de agua, gracias a la participacion de los
trabajadores.
 Residuos Florencia
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3.2 CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL
II IV
TRIMESTRE TRIMESTRE
N° de Actividades Ejecutadas 3 12 10 14
N° de Actividades Programadas 3 12 10 14
% DE CUMPLIMIENTO 100% 100% 100% 100%
Se logra dar cumplimiento a todas las actividades planteadas dentro del programa, junto
con la medición y cumplimiento de indicadores en el planteado. Se requiere realizar plan
de acción para mejorar la cobertura del programa.
3.3 ACCIDENTES E INCIDENTES AMBIENTALES
En el transcurso del año 2018 no se presentaron accidentes ambientales.
4. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
4.1 DESEMPEÑO DE SST DE LA ORGANIZACIÓN (Cumplimiento de Programas)
En el año 2018 se obtuvo el siguiente resultado frente al cumplimiento del sistema de

gestión y sus programas:
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4.2 GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EN SST
 ACCIDENTALIDAD
Variación
AT No de Tasa
AÑO No AT
Fatales Trabajadores Accidentalidad
respecto al
año
2015 37 2 662 5,59%
2016 24 1 584 4,11% 35,135%
2017 28 0 488 5,74% -16,667%
2018 35 0 655 5,34% -25,000%
Se presentaron 32 accidentes en el año 2018, con respecto al año anterior 2017 aumentaron
pero de igual manera aumento el número de personal en la organización, por lo cual la
variación del año 2018 fue del -25,000%.
Los accidentes que se presentan en su mayoría son en riesgo locativo con mayor
representación y tránsito. Lo cargos de mayor accidentalidad son guardas y supervisores.
Se tomaron las acciones del caso para cada accidente, se entregaron lecciones aprendidas.
En el presente año no se presentan accidentes fatales, en todo caso se hace necesario la
toma de acciones para tratar de disminuir la accidentalidad.
Nivel del indicador:
SOBRESALIENTE NORMAL ACEPTABLE DEFICIENTE

X < 0,4% 0,4% < X <= 1% 1% < X <= 1,6% X>1,6%
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 ENFERMEDAD LABORAL
Hasta el momento no se han tenido casos de enfermedad laboral en el 2018 asociadas a los
riesgos existentes, por lo tanto el indicador se ha ubicado en sobresaliente.
 AUSENTISMO
Nivel del Indicador:

Sobresaliente Normal Aceptable Deficiente
X <= 5% 5% < X <= 8% 8% < X <= 10% X > 10%

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Se puede evidenciar se cumple con la meta establecida en el indicador de ausentismo, en la

mayoría de los meses el indicador queso en normal, no quedando ninguno en inaceptable.
El Tipo de ausentismo se originó por enfermedades de origen laboral y las causas más
representativas con las infecciones respiratorias agudas y la diarrea, para lo cual se seguirá
trabajando en la socialización de prevención de enfermedades endémicas.
 ACTOS INSEGUROS
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En su mayoría ocurridos al personal de guardas y supervisores, el de mayor ocurrencia fue

la de caída de personas
Se deberá crear cultura en los trabajadores para el reporte de actos y condiciones inseguros
detectados en las Tarjetas de Observación de Trabajo inmediata y no solo los ocurridos en
AT.
 CONDICIONES INSEGURAS
Las condiciones inseguras son ocurridas en su mayoría por los Riesgos tránsito y locativo.
Con mayor presencia de ellos en el mes de Mayo obteniendo la tasa alta con el 1,1%
ubicando el indicador del mes en Normal, ocurridos en su gran mayoría a los supervisores.
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 INDICE DE FRECUENCIA, SEVERIDAD Y LESIONES INCAPACITANTES

DE AT
Ind. Ind.
PERIODO I.L.I
Frecuencia Severidad
2018 2,5 13,4 0,034
2017 2,6 25,6 0,067
2016 4,61 20,09 0,093
I.F.A.T
Podemos decir que en la organización se presentaron 2 accidentes por cada doscientas mil
horas hombre trabajadas.
I.S.A.T
En cuanto a la severidad en la empresa por cada 607.140 horas-hombre-trabajadas se
pierden 13 días por cada doscientas mil horas hombre trabajadas.
4.3 ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES

Investigaciones de Incidentes
A la fecha el reporte de incidentes ha sido mínimo (dos), por lo tanto se debe trabajar en el
fortalecimiento de la sensibilización para generar cultura de información de este tipo de
reportes.
4.4 RESULTADOS DE LA PARTICIPACION Y CONSULTA

Dentro del sistema se logra la participación de los trabajadores en las diferentes actividades
realizadas, tales como:
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo: desarrollando actividades de

seguridad y salud en el trabajo y participando en el seguimiento ausentismo,
capacitaciones, inspecciones e investigación de accidentes e incidentes.
Comité de Convivencia: Se realizan las respectivas reuniones, hasta el momento no
se ha presentado ningún caso para estudio, pero se involucraron en temas de
capacitación hacia el personal.
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Identificación de peligros: Los trabajadores identifican los peligros existentes en sus

puestos de trabajo contribuyendo a la construcción de la Matriz de identificación de
peligros.
Reporte de actos y Condiciones inseguros identificados durante la ejecución de sus
actividades
Actividades de motivación e incentivos: participación de reuniones programadas tales
como celebraciones de fechas especiales, capacitaciones, menciones, entre otros.
Peticiones, quejas y sugerencias: se cuenta con dos buzones ubicados uno en la
parte administrativa y otro en la operativa para que el personal de la organización
pueda hacer llegar sus peticiones, quejas y sugerencias y puedan ser tratadas. En el
transcurso del año se presentaron cinco (05) Sugerencias a las cuales se les da
trámite correspondiente de acuerdo a las necesidades planteadas por el trabajador.
Reporte de Operaciones inusuales o sospechosas: en el transcurso del año se logra
el reporte de 08 Operaciones sospechosas logradas detectar durante la prestación
del servicio a las cuales se les dio el tramite respectivo.
4.5 GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1072-RESOLUCION 1111/2017
La organización de acuerdo con la medición realizada de los estándares mínimos (12 Junio
de 2018 realizada por CM&M) se encuentra en un cumplimiento del 97.75% de los
elementos requeridos. El porcentaje faltante para dar cumplimiento total se encuentra en
gestión.
4.6 GESTION DE COMITES
PARTICIPACION COPASST
En el transcurso del año 2018 se han llevado cabalmente las reuniones de los miembros del
COPASST, actuando como secretaria del mismo Saray Polanco Tamayo.
El comité recibe las capacitaciones correspondientes por parte de la ARL para adquirir
competencia y así poder llevar a cabo las responsabilidades adquiridas para con la empresa
y los trabajadores, el plan de capacitación incluyo:
-Funciones de los integrantes, del presidente y secretario, normatividad.

-Investigación de accidentes de trabajo.
-Elementos de Protección personal
-Equipos eficientes de trabajo.
Los miembros del COPASST han mantenido su participación activa en las investigaciones
de accidentes de trabajo y propuestas de mejora de acuerdo a esto.
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El COPASST ha participado en las actividades de promoción y prevención en salud del

personal, dando recomendaciones de seguridad de las actividades a realizar, inspecciones
de seguridad en los puestos de trabajo.
PARTICIPACION COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
En el transcurso del año 2018 se han llevado cabalmente las reuniones de los miembros del
Comité de Convivencia.
Participaron en actividades que se realizaron de convivencia e integración de los
trabajadores de la organización.
Se presentó un No de acoso laboral sino de agresión física entre dos trabajadores el cual es
revisado en el Comité en reunión extraordinaria, del cual salió una recomendación la cual
fue ejecutada.
Se capacitaron los miembros del comité en: Liderazgo, empoderamiento y trabajo en equipo.
5. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC
Se logra implementar de manera eficaz el SGCS BASC V5, sin verse afectado el
desempeño de los procesos.
5.1 GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EN CONTROL Y SEGUIRDAD
Se dio cumplimiento a la Política Integrada a través del desarrollo y cumplimiento de los

objetivos propuestos desarrollados en los diferentes procesos de la organización. Los
objetivos del SGCS se integran con los objetivos a cumplir dentro del sistema, obteniendo
los siguientes resultados:
INDICADOR 1: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISISTOS LEGALES

% CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES APLICABLES A LA ORGANIZACIÓN Sobresaliente
X = 100%
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Se evalua de manera periodica el cumplimiento de los requisitos legales, se puede

evidenciar su cumplimiento al 100% del indicador establecido.
INDICADOR 2: MEJORAR LOS PROCESOS DEL SISTEMA

No DE ACCIONES CORRECTIVAS EFICACES / No DE ACCIONES CORRECTIVAS GENERADAS Sobresaliente
X >= 80
A las acciones Correctivas generadas se les dio tramite, se establecieron acciones y se hizo
seguimiento a su eficacia hasta lograr el cierre de cada una de ellas.
INDICADOR 3: PREVENIR LA OCURRENCIA DE ACTIVIDADES ILICITAS

No DE EVENTOS ENCONTRADOS EN EL AÑO 0
META
X=0
No se tuvo eventos de actividades ilícitas presentes en la organización en el año 2018
INDICADOR 4: PREVENIR LA OCURRENCIA DE ACTIVIDADES COMO SOBORNO Y CORRUPCION

No TRABAJADORES CON INCUMPLIMIENTO AL CODIGO DE CODIGO CONDUCTA / TOTAL DE TRABAJADORES
2018
No TRABAJADORES CON
META
INCUMPLIMIENTO AL CODIGO DE 0
X=0
CODIGO CONDUCTA
TOTAL DE TRABAJADORES 300
TOTAL 0,0%
Respecto a la ocurrencia de actividades tales como corrupción y soborno se puede

evidenciar que no hubo presencia en la organización. Se trabajó de manera constante la
socialización del Código de conducta, capacitaciones en los temas de corrupción y soborno,
para así lograr la concientización de los trabajadores en el tema.
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INDICADOR 5: PREVENIR LA MATERIALIZACION DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS EN LA ORGANIZACIÓN

No DE RIESGOS MATERIALIZADOS / No DE RIESGOS IDENTIFICADOS
2018
No. RIESGOS MATERIALIZADOS 0 META
X = 0%
No. TOTAL RIESGOS IDENTIFICADOS 18
TOTAL 0,0%
De los riesgos identificados en la Matriz de Riesgos por procesos se puede evidenciar que
no se ha materializado ninguno de ellos, gracias a los controles con que cuenta la
organización. Se seguirá haciendo seguimiento al cumplimiento de ellos por parte de los
procesos involucrados en su prevención. La actualización de los riesgos se realizara de
manera anual o de manera anticipada cuando surja algún evento que lo amerite.
5.2 RESULTADOS DE LA GESTION DEL RIESGO BASC
Siguiendo los lineamientos establecidos por la Norma y Estándar Internacional de Seguridad

versión 5 y la normatividad legal vigente, se identificaron los riesgos en los procesos y se
consolidó la “Matriz de riesgos por procesos” MEJ-FOR-011, donde se describen los
siguientes aspectos:
a. Identificación, análisis y evaluación del riesgo inherente, con base en la Probabilidad

de ocurrencia X el impacto, en esta etapa de la gestión del riesgo se define el Nivel
de cada uno de los riesgos identificados.
b. Se identifican, analizan y evalúan los controles existentes para determinar la zona de
riesgo final
c. Una vez determinada la zona de riesgo se evalúa la conveniencia, de aplicar acciones
como mecanismos de implementación del control, que actúen para minimizar el
riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas, con el fin de garantizar el
desarrollo y cumplimiento de las actividades acorde a los requisitos institucionales
De acuerdo con lo anterior, la organización implemento un plan de contingencias, el cual se

encuentra documentado; que tiene como objetivo asegurar la continuidad de negocio de la
organización, ante eventos que pongan en peligro su existencia, protegiendo y conservando
las operaciones y activos de la organización de riesgos de actividades ilícitas; se cumplieron
con los controles por procesos estipulados de la Matriz tales como capacitación en temas
específicos programados en el plan anual de capacitación, además se entrenó al personal,
se realizaron ejercicios prácticos y simulacros, se implementaron procesos de seguridad y
se trabajó en el riego de lavado de activos y financiación del terrorismo acorde al SIPLAFT.
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6. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO Y MEDICION
La organización cuenta con plan de seguimiento y medición, el cual le permite realizar la

evaluación y análisis del cumplimiento de los objetivos y por ende de la política del Sistema
Integrado de gestión.
Del análisis del cumplimiento se pudo obtener los siguientes resultados:

Rangos Desempeño DESEMPEÑO
97%
Entre 100-90 Excelente GLOBAL
Entre 89-70 Bueno DESEMPEÑO SST 84%
Entre 69-55 Regular DESEMPEÑO
94%
< 54 Deficiente CALIDAD
BACS 100%
AMBIENTAL 100%
7. SEGUIMIENTO ACCIONES DE REVISION POR LA DIRECCION PREVIAS
Se cumple el objetivo de la dirección lo cual era la implementación de la norma BASC

V5 y Estándar Internacional de Seguridad 5.0.2, se está a la espera de su
certificación por parte del Capítulo BASC Centro occidente
Se implementó de manera eficaz el SIPLAFT, de acuerdo a los tiempos estipulados
por la Superintendencia. Ya se ejecutó primera auditoria.
Se ejecutó la formación en la actualización de la Norma 19001:2018
Se continúa con la certificación del personal operativo en competencias laborales con
el Sena.
Se continúa trabajando en la ampliación de la cobertura del personal de capacitación.
8. CAMBIOS EN CUESTIONES INTERNAS O EXTERNAS PERTINENETES CON EL

SIG
- Por el cambio de la Norma BASC a V5 y la transición a la Norma ISO 45001 se

hace necesario el apoyo continuo en todos los procesos para lograr y contribuir a
su implementación y mantenimiento.
- Ingreso permanente de personal a la organización.

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9. CUMPLIMIENTO REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
De acuerdo a la matriz de cumplimiento legal establecida por la organización a la fecha del

presente, se está cumpliendo con la normatividad legal vigente aplicable a la organización.
10. RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS – NO CONFORMIDADES Y ACCIONES

CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
De acuerdo al procedimiento establecido MEJ-PRO-005 de Auditorías Internas se realiza

un ciclo en el año, las cuales buscan evidenciar el sostenimiento y fortalecimiento de la
mejora continua en la organización, desde la óptica de los requisitos de las normas ISO
9001:2015, OHSAS 18001:2017, ISO 14001:2015 y BASC V5, en forma adicional los
requisitos del tipo interno y externo aplicables a la organización.
A través del grupo auditor formado en la organización en HSEQ se realizó un recorrido por
los 07 procesos de la organización, en las ciudades de Neiva y Florencia en el mes de
Diciembre, lo que permitió evidenciar el estado del sistema y determinar hallazgos que
promovieran la prevención y mejora organización; en la cual fueron encontrados 04
hallazgos (No Conformes), a los cuales cada proceso implicado presento planes de acción a
desarrollar para realizar en cierre de cada una de ellas.
Respecto a la auditoria Externa del Icontec realizada en el 2018 se encontraron 04 hallazgos

y de la Auditoria de la organización BASC 04 hallazgos (No Conformes), a las cuales se les
dio el trámite correspondiente para llegar a su cierre de manera eficaz.
CÓDIGO DIR-FOR-007
VERSIÓN 04
2017
Las acciones correctivas generadas por la empresa para el sistema integrado tiene
diferentes fuentes: Auditorías Internas, simulacros integrados, Indicadores de gestión, y
accidentalidad, ya se encuentran cerradas. Se debe evaluar constantemente la eficacia de
las acciones implementadas por los líderes de procesos.
La alta dirección debe acompañar directamente a los líderes de los procesos cuando las
acciones emprendidas no demuestren el mejoramiento del proceso.
Cuando la gerencia detecte que las acciones implementadas en alguno de los procesos no
permiten alcanzar las metas esperadas realizará reuniones con el líder del proceso
buscando diseñar estrategias que lleven al cumplimiento de las metas.
11. ADECUACION DE RECURSOS
La alta gerencia dispondrá de los recursos necesarios para mantener y mejorar

continuamente el sistema de gestión en su aspecto de satisfacción del cliente, ambiental,
Seguridad y Seguridad y Salud en el Trabajo.
La alta gerencia dispondrá de manera anual de los recursos necesarios establecidos en el
presupuesto establecido para tal fin (Presupuesto “DIR-FOR-018).
12. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Las oportunidades de mejora para el SGI se han consignado a lo largo del recorrido de la
revisión de cada uno de los ítems y seguimientos de los procesos aquí referidos y además
se encuentran consignados en el formato MEJ-FOR-006 “Plan de Mejoramiento”
13. CONCLUSIONES:
A. Conveniencia, adecuación y eficacia del SIG
ELEMENTO SI/NO JUSTIFICACION

 Se ha asegurado la gestión de su operación con la
existencia del mapa de procesos. Los procesos y
El Sistema Integrado de Gestión Si procedimientos son actualizados de acuerdo con la
es conveniente política de la organización, las necesidades de la
operación y la normatividad. Se evidencia la ejecución
de actividades de los diferentes procesos en pro de los
objetivos propuestos.
CÓDIGO DIR-FOR-007
VERSIÓN 04
2017
 Ha permitido a la organización dar respuesta a

requerimientos de organismos de control y ofrece
herramientas para tomar acciones y decisiones
respecto a No Conformidades reales dentro del SIG.
 Ha permitido evidenciar la mejora continua
 Existe coherencia de la política institucional con los
El Sistema Integrado de Gestión Si objetivos de los procesos, los indicadores de gestión y
es adecuado las acciones para el cumplimiento de esos indicadores.
 Porque para el año 2018 se ha dado cumplimiento a

las metas y compromisos proyectados
El Sistema Integrado de Gestión Si  Contribuye a la mejora de la operación en los procesos
es Eficaz de la organización
 Porque se evidencia que el actuar de la organización
impacta positivamente a sus partes interesadas,
generando compromiso por parte de los líderes de
proceso en la búsqueda de satisfacción del usuario
interno y externo, para garantizar el mejoramiento
continuo y así asegurar el cumplimiento de los
objetivos y metas de la organización.
 Todos los procesos y el sistema en general muestran
su fortaleza en la planificación, seguimiento y medición
de resultados a través de los indicadores y la
implementación de acciones correctivas
B. Implicación para la Planeación Estratégica de la organización
Los objetivos del Sistema contribuyen al logro del cumplimiento de la Planeación estratégica
de la organización.
Los objetivos están directamente relacionados con las actividades estratégicas de la
organización y por ende con la Planeación.
Los objetivos son coherentes con las necesidades de la organización y permiten la gestión
integral de los procesos.
14. SALIDAS DE LA REVISION POR LA DIRECCION
 Seguir trabajando en la disminución de retiro de clientes de vigilancia monitoreada.

 Realizar planes de acción para los indicadores que no se les logro dar cumplimiento,
ellos son:
 Cobertura del Plan de capacitación de la organización, creando nuevas
estrategias
CÓDIGO DIR-FOR-007
VERSIÓN 04
2017
 Disminución de la accidentalidad
 Se hará la transición a la norma OHSAS 18001 a la ISO 45001 para la presentación
de la auditoria en el año 2020.
 Formación en la actualización de auditores y jefes de proceso en la nueva versión de
la ISO 31000:2018
Conforme a la revisión de la información se manifiesta que no se ve necesidad en
realizar cambios al SGI, pero se iniciara con la transición a la norma ISO 45001.
Para el desarrollo de las oportunidades de mejora, la Gerencia está comprometida con

asignar los recursos necesarios que permitan su desarrollo.

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CÓDIGO DIR-FOR-007

FECHA LUGAR HORA

La política del Sistema Integrado de Gestión está orientada al cumplimiento de la misión

La alta dirección y su Representante adelantaron la revisión de la Política y objetivos para la

2. DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE Y RETROALIMENTACION PARTES

RETROALIMENTACION PARTES INTERESADAS

Como se puede evidenciar las Quejas y Reclamos presentadas estuvieron presentes en el

Se mantiene continuo contacto con los clientes verificando la no presencia de operaciones

Hasta el momento no se ha presentado ninguna queja referente a Seguridad y Salud en el

INDICADOR: QUEJAS Y RECLAMOS

SATISFACCION DEL CLIENTE

Vig. Monitoreada 124 73%

En el segundo semestre se realizó encuesta de satisfacción de las partes interesadas

La organización ha cumplido con la meta establecida en el indicador, no se realiza

2.2 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

INDICADOR: EFICACIA DE LA CAPACITACION

Respecto al segundo indicador del proceso referente a la evaluacion de desempeño, se

INDICADOR: EVALUACION DE DESEMPEÑO

INDICADOR: NIVEL DE DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES

INDICADOR: FIDELIZACION CLIENTES

La presencia de salidas No conformes no fue recurrente, ni relevante gracias al buen

INDICADOR: SERVICIOS NO CONFORMES

Se detectaron 5 operaciones sub-estándar en el 2018 en comparación al año anterior que

3. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

3.1 GRADO DE CUMPLIMIENTO OBJETIVOS AMBIENTALES

 CONSUMO DE ENERGIA NEIVA

 CONSUMO DE AGUA NEIVA

Se disminuye el consumo de agua en los dos últimos trimestres de una manera

RESIDUOS (papel, cartón, raes, plástico, peligrosos)

 CONSUMO ENERGIA- FLORENCIA

3.2 CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL

3.3 ACCIDENTES E INCIDENTES AMBIENTALES

En el transcurso del año 2018 no se presentaron accidentes ambientales.

4. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

4.1 DESEMPEÑO DE SST DE LA ORGANIZACIÓN (Cumplimiento de Programas)

En el año 2018 se obtuvo el siguiente resultado frente al cumplimiento del sistema de

4.2 GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EN SST

Nivel del indicador:

SOBRESALIENTE NORMAL ACEPTABLE DEFICIENTE

Nivel del Indicador:

X <= 5% 5% < X <= 8% 8% < X <= 10% X > 10%

Se puede evidenciar se cumple con la meta establecida en el indicador de ausentismo, en la

En su mayoría ocurridos al personal de guardas y supervisores, el de mayor ocurrencia fue

 INDICE DE FRECUENCIA, SEVERIDAD Y LESIONES INCAPACITANTES

4.3 ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES

4.4 RESULTADOS DE LA PARTICIPACION Y CONSULTA

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo: desarrollando actividades de

Identificación de peligros: Los trabajadores identifican los peligros existentes en sus

4.5 GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1072-RESOLUCION 1111/2017

4.6 GESTION DE COMITES

-Funciones de los integrantes, del presidente y secretario, normatividad.

El COPASST ha participado en las actividades de promoción y prevención en salud del

PARTICIPACION COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

5. DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

5.1 GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EN CONTROL Y SEGUIRDAD

Se dio cumplimiento a la Política Integrada a través del desarrollo y cumplimiento de los

INDICADOR 1: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISISTOS LEGALES